Documento 182455

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 12
DEPRECIACIONES
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITOS DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE
METODOS DE DEPRECIACION
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE LAS DEPRECIACIONES
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL
EL CONTROL DE LAS DEPRECIACIONES DE ACTIVOS FIJOS MEDIANTE LOS SISTEMAS
ELECTRONICOS DE DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES
PRESENTACION Y DISCUCION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
SEGUIMIENTO
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 12
DEPRECIACIONES
INTRODUCCION
La presente guía de auditoría interna relacionada con las depreciaciones, emitida por la
Comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores
- IGCPA -, tiene como punto fundamental establecer la importancia del control, administración
y registro de la depreciación por desgaste de los activos que sean propiedad de la empresa.
La depreciación de los activos fijos de una empresa puede constituir un rubro de importancia
relativa dentro de sus estados financieros, ya que la misma tiene efecto en costos de
producción, si es una empresa industrial y en los resultados de la empresa si es comercial; es
por ello que el auditor interno debe conocer y evaluar las políticas y procedimientos aplicados
en la valuación de los activos fijos.
En esta guía se incluyen los propósitos de la misma, el concepto, la naturaleza y registro de las
depreciaciones de activos fijos, los objetivos de auditoría interna, los procedimientos básicos
de control, las técnicas y procedimientos de auditoría aplicables, la discusión del borrador del
informe, el informe final y su seguimiento.
PROPOSITOS DE LA GUIA:
Los própositos de la guía son los siguientes:
A. Establecer el concepto naturaleza y registro de los rubros que conforman
depreciaciones del activo fijo.
B. Definir los objetivos de auditoría interna aplicables a las depreciaciones.
C. Determinar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría
interna, a través de técnicas y procedimientos aplicalbes.
D. Establecer la comunicación del resultado de la auditoría.
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE
Para fines contables, la depreciación consiste en la distribución del costo de los activos
depreciables a lo largo de la vida útil del activo fijo, por lo tanto este es un proceso de
distribución, a medida que ésta se carga a los resultados de cada período, se acumula la
cantidad en una cuenta denominada depreciación acumulada.
El registro contable de las cantidades resultantes de la depreciación de activos fijos puede
hacerse de varias maneras sin embargo las mas usadas son:
Método directo
Método de acumulación
En el primer método los valores resultantes se registran efectuando un cargo a la cuenta de
gastos y abonando la cuenta de activo fijo relacionada con el registro, en este caso los saldos
en la cuenta de activo fijo presentan el valor ya depreciado.
En el segundo método los valores resultantes se registran efectuando un cargo a la cuenta de
gastos y abonando una cuenta de regularización de activo que acumula los valores depreciados
durante todos los períodos, en este caso los saldos en el balance de situación financiera de la
empresa se presentan deduciendo en cada rubro la parte correspondiente a cada activo fijo.
METODOS DE DEPRECIACION
El auditor interno debe establecer que el método de cálculo de la depreciación, se lleve a acabo
de forma consistente; en la práctica se emplean varios métodos siendo los más usados:
Método de depreciación lineal
Este método se caracteriza por el cálculo de una provisión anual multiplicando el costo del
activo (menos valor del rescate) por el coeficiente de la vida útil estimada.
Método de las unidades de producción
En este caso se calcula la provisión anual multiplicando la producción de período (que puede ser
expresada en horas de operación, unidades de producto, kilometraje etc.) por el costo unitario.
Este se determina dividiendo el costo de activo (una vez deducido el valor de rescate) entre la
producción esperada durante la vida útil del activo fijo.
Método de suma de digitos
La provisión anual se calcula multiplicando el costo del activo (una vez deducido el valor de
rescate) por una fracción. La fracción se calcula dividiendo la vida útil estimada por la suma de
los números de años estimados de la vida útil del activo fijo.
Método de saldos decrecientes
La provisión anual se calcula aplicando la base no depreciada (sin tomar en cuenta el valor de
rescate) por un porcentaje de relación uniforme.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS DEPRECIACIONES:
A. Determinar que el cargo a la depreciación se ha calculado en forma consistente
respecto al año anterior.
B. Constatar que las bajas de los activos, reposiciones y ajustes estén reflejados en las
cuentas mediante la aplicación debida y consistente de principios de contabilidad
generalmente aceptados.
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL
El auditor interno debe verificar la existencia de políticas, procedimientos contables y
administrativas aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administración, los
cuales son útiles en la toma de decisiones financieras, que constituyen la base para efectuar un
programa de auditoría que llene las expectativas del exámen a realizar, entre los cuales se
pueden mencionar los siguientes:
A. Que las depreciaciones se esten calculando de acuerdo a principios de contabilidad
generalmente aceptados y sobre una base uniforme y consistente.
B. Que las depreciaciones se esten calculando sobre activos fijos que realmente existen y
esten en uso y que pertenezcan a la empresa.
C. Para la aplicación el porcentaje de aplicación tomar en consideración aspectos fiscales
y financieros.
El control de las depreciaciones de activos fijos mediante los sistemas electronicos de
datos
Los sistemas de informática, en la actualidad son una herramienta valiosa para la
administración, en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, razón por la cual
el Auditor Interno, debe establecer si en la empresa se cuenta con programas de computación
(software) y equipo (hardware), donde se lleven los controles de la propiedad planta y equipo,
razón por la cual el Auditor debe evaluar los aspectos que a continuación se indican:
Organigrama del departamento
Definición de puestos
Hardware o equipo utilizado
Lenguaje en que se desarrollan los programas
Tipos de reportes que se producen
Flujogramas de los procesos
Limitaciones en acceso al equipo para efectuar consultas
Existencia de adecuada segregación de funciones
Procedimientos de verificación de registros de transacciones
Métodos de detección de errores y mal funcionamiento de equipo y programas
Llaves de seguridad
Copias de seguridad de archivos
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES:
Familiarización
El auditor interno debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el
manejo de los rubros que conforman el rubro de depreciación de Activo Fijo considerando los
aspectos siguientes:
A. Estudio y evaluación de políticas y procedimientos que aplique la empresa, para
establecer si son adecuadas.
B. Evaluación del control interno.
Verificar que exista un control adecuado en lo que respecta a la existencia de registros
relacionados con adiciones, mantenimiento y baja de tales activos, además de la distinción
entre los cargos de capital y de gasto, ya que dichos aspectos tienen un efecto sobre la
depreciación.
C. Inventario de activos fijos:
El auditor interno deberá cerciorarse que los activos registrados contablemente y cuyos
valores sirven de base para la aplicación de cálculos de depreciación por período contable,
realmente existan, esten en uso y sean propiedad de la empresa.
Narrativas, entrevistas y flujogramas
A. Conocer los procedimientos que se tienen establecidos para establecer y calcular las
estimaciones para depreciaciones gasto.
B. Identificar al personal que tiene a cargo las funciones de cálculo, registro y aplicación
de la estimación de vidas útiles y depreciaciones del activo fijo.
C. Conocer las políticas y procedimientos establecidos en los manuales e instructivos para
determinar las fortalezas y debilidades del control interno.
D. Determinar si se está cumpliendo con los objetivos establecidos por la empresa.
Análisis de la información financiera
El auditor interno debe obtener información financiera que le permita formarse un juicio de
las operaciones relacionadas con el monto de las depreciaciones y su distinción en los estados
financieros.
Clasificar las estimaciones de depreciaciones de activos de acuerdo a su naturaleza.
Comparar la clasificación de las depreciaciones con empresas similares.
Verificar que las estimaciones de depreciaciones, se han efectuado de acuerdo a las políticas
dictadas por la administración de la empresa.
Determinar el comportamiento de las depreciaciones registradas con período anteriores,
justificando las variaciones significativas.
Examen de la documentación e investigación específica
El auditor interno debe revisar la documentación que respalda los cálculos de las
depreciaciones de activos fijos, así como realizar las investigaciones específicas que considere
conveniente, como las que a continuación se indican:
A. Analizar manuales o instructivos de políticas y procedimientos, verificando su
actualización y cumplimiento.
B. Determinar la razonabilidad de su vida útil.
C. La vida útil de un activo debe de establecerse por medios o especificaciones técnicas o
experiencia de activos similares, en estos casos el auditor debe recurrir a los manuales
de instrucción y de caracteristicas del activo fijo, y en casos que no exista esta
documentación consultar con personal especializado en dicho campo.
D. Verificación de cálculos y registros.
E. El auditor debe efectuar procedimientos para determinar la razonabilidad de los
cálculos y el registro adecuado de las estimaciones de los valores de depreciación.
F. Efectuar pruebas comparativas con el proposito de establecer tendencias inusuales.
G. Analizar registros contables, tanto principales como auxiliares.
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME:
Es importante que el auditor interno presente un borrador del informe a fin de que pueda ser
discutido con los interesados, quienes tendrán la oportunidad de confirmar o eliminar las
observaciones resultantes del trabajo efectuado.
El auditor interno en su informe debe referirse a:
Fortalezas y debilidades del control interno
Errores y debilidades encontradas
Cuantificación del costo de las mismas y sus recomendaciones, discutiendo con los
gerentes y personal involucrado a fin de obtener opiniones basadas en su experiencia.
INFORME
El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluación del control
interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración breve y
sencilla.
El informe debe contener como mínimo:
Breve descripción del trabajo realizado
Identificación y cuantificación de deficiencias encontradas.
Debilidades de procedimientos de control.
Justificaciones o comentarios del personal responsable de la operatoria y control.
Recomendaciones.
SEGUIMIENTO
El auditor interno debe cumplir con lo establecido en los programas de trabajo de auditoría
elaborados para realizar su examen, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones
efectuadas en auditorías anteriores, tomando en cuenta lo siguiente:
A. Recomendaciones de auditorías recurrentes
B. Verificar las acciones correctivas realizadas
C. Verificar que las recomendaciones que no fueron atendidas, se deben tomar las
decisiones oportunas de acuerdo a los procedimientos y reglamentación interna de la
empresa.
D. Considerar si la Gerencia o Consejo de Administración, asumió la responsabilidad de no
tomar acciones correctivas sobre las deficiencias reportadas.
E. Comunicar resultados del trabajo de seguimiento al órgano que reporta.