Instrucciones para el cumplimiento de las verificaciones (DOC

SECRETARÍA DE ESTADO DE
COOPERACIÓN TERRITORIAL
FONDO
SOCIAL
EUROPEO
DIRECCIÓN GENERAL DE
COOPERACIÓN LOCAL
Subdirección General de Análisis
Económico de Entidades Locales
RESOLUCIÓN DE 25 DE MAYO DE 2006 DEL DIRECTOR GENERAL DE
COOPERACIÓN LOCAL POR LA QUE SE APRUEBAN INSTRUCCIONES
COMPLEMENTARIAS SOBRE CERTIFICACIONES DE GASTO DE LOS PROYECTOS
COFINANCIADOS POR LA SUBVENCIÓN GLOBAL DE LOS P.O. FOMENTO DEL
EMPLEO DEL FONDO SOCIAL EUROPEO.
El Reglamento (CE) Nº 1260/1999 del Consejo de 21 de junio de 1999, por el que se
establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales, regula las distintas
formas de intervención de los mencionados Fondos, considerando la Subvención Global
como la parte de una intervención de los programas operativos cuya ejecución y gestión
pueda encomendarse a uno o más intermediarios autorizados y utilizada preferentemente
a favor de iniciativas de desarrollo local.
En esta línea, con base en lo dispuesto en el Reglamento (CE) nº 1784/1999 del
Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de julio de 1999, relativo al Fondo Social
Europeo, se han formalizado y aprobado, por decisión de la Comisión de 16 de enero de
2001, los Programas Operativos de Fomento del Empleo. Tanto en el Programa Operativo
para el Objetivo 1 como en el del Objetivo 3 se encuadra la Subvención Global, con la
finalidad de fomentar iniciativas que desarrollen nuevas actividades que respondan a
necesidades locales y sean generadoras de empleo, permitiendo la financiación de
actuaciones complementarias de las que viene realizando el INEM en el ámbito local.
En el marco de la cooperación del Estado para contribuir a la creación de empleo, al
desarrollo económico y a la cohesión económica y social en el ámbito local, se ha
atribuido a la Dirección General de Cooperación Local, perteneciente a la Secretaría de
Estado de Cooperación Territorial del Ministerio de Administraciones Públicas, la gestión,
como organismo intermediario, de la Subvención Global. En virtud de esta atribución,
dicha Secretaría resolvió aprobar las bases reguladoras de los requisitos para la
concesión en régimen de concurrencia competitiva, de las mencionadas ayudas a través
de cuatro convocatorias de la Subvención Global prevista en los Programas Operativos de
Fomento del Empleo de las regiones Objetivo 1, incluida Cantabria en régimen transitorio,
y Objetivo 3, facultando en ellas al Director General de Cooperación Local para dictar
cuantas instrucciones y resoluciones fueran precisas para su cumplimiento.
Por otra parte, el Tribunal de cuentas de la Unión Europea y la Comisión han puesto de
manifiesto en sus auditorías insuficiencias e incumplimientos de los requerimientos del
Art. 4 del Reglamento (CE) 438/2001, de 2 de marzo de 2001, por el que se establecen
disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) Nº 1260/1999 del Consejo, en relación
con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos
Estructurales.
Asimismo, la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, de acuerdo a las
competencias que le otorgan los Reglamentos (CE) 1260/1999 y 438/2001 y el RD
683/2002, ha requerido en las conclusiones y recomendaciones efectuadas a través de
las verificaciones del Art. 9 del Reglamento (CE) 438/2001 el cumplimiento del Art. 4 del
citado Reglamento, aprobando con fecha 4 de Mayo de 2006 las instrucciones y modelos
para el cumplimiento de las verificaciones del antedicho precepto Reglamentario, como
paso indispensable previo al reembolso de gastos.
En virtud de esta autorización expresada en las Bases Reguladoras, y de las normas
indicadas por la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo sobre admisibilidad de
certificaciones de gastos y su posterior solicitud de reembolso, esta Dirección General ha
resuelto:
PRIMERO: Remitir para su conocimiento a las Entidades afectadas, copia de las citadas
“Instrucciones para el cumplimiento de las verificaciones del Art. 4 del Reglamento (CE)
438/2001”, aprobadas por la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, recogida
en el ANEXO I a esta Resolución.
SEGUNDO: Aprobar las “Instrucciones complementarias sobre justificación de gastos con
cargo a la Subvención Global de los P.O. Fomento del Empleo del Fondo Social
Europeo”, relacionadas en el ANEXO II, así como el modelo de certificado que deberán
remitir a esta Dirección General las Entidades Beneficiarias, incluido como ANEXO III.
TERCERO: Notificar la presente Resolución a todas las Entidades interesadas por ser
beneficiarias de proyectos en ejecución, o bien liquidados cuya subvención se encuentra
pendiente de reembolso, como consecuencia de las instrucciones aprobadas por la
Unidad Administradora del Fondo Social Europeo
Madrid, a 25 de Mayo de 2006
EL DIRECTOR GENERAL
DE COOPERACIÓN LOCAL
Fdo. Manuel Zafra Víctor
Ministerio de
Administraciones
Públicas
SECRETARÍA DE ESTADO DE
COOPERACIÓN TERRITORIAL
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EUROPEO
DIRECCIÓN GENERAL DE
COOPERACIÓN LOCAL
Subdirección General de Análisis
Económico de Entidades Locales
ANEXO
II
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS SOBRE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS CON
CARGO A LA SUBVENCIÓN GLOBAL DE LOS P.O. FOMENTO DEL EMPLEO DEL
FONDO SOCIAL EUROPEO (CUMPLIMIENTO DE VERIFICACIONES ART. 4 DEL
REGLAMENTO (CE) 438/2001)
1.- Responsabilidad de las verificaciones.
El Art. 4 del Reglamento (CE) 438/2001 de la Comisión de 2 de marzo de 2.001, por el
que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) Nº 1260/1999 del
Consejo, en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con
cargo a los Fondos Estructurales, dispone el establecimiento de mecanismos de
comprobación y verificación de carácter administrativo. Estos procedimientos no son
auditorías financieras ni de sistemas, por lo tanto, deberán estar incorporados en las
estructuras de gestión administrativa como control interno y ejecutarse de forma paralela
o simultánea a ellos.
Por esta razón, la responsabilidad de llevar a cabo esta tarea corresponde a los
Beneficiarios Finales de los programas operativos FSE como responsables de la
ejecución.
Las verificaciones pueden realizarse:
-
A través de las mismas estructuras del Beneficiario Final que gestionan las
operaciones. Esta alternativa podrá emplearse cuando, de acuerdo con el criterio de
proporcionalidad en relación con el volumen económico del proyecto gestionado, no
sea necesario para garantizar una buena gestión financiera, establecer una separación
adecuada de las funciones dentro de la organización de que se trate. (Art. 3
Reglamento (CE) 438/2001).
-
Estableciendo departamentos y estructuras diferenciadas de la gestión.
-
Mediante la contratación de empresas externas.
Cualquiera de las opciones es válida y debe ser determinada por el Beneficiario Final de
acuerdo con su organización y disponibilidad de recursos.
2.- Comprobaciones a realizar.
Estas comprobaciones ya han sido recogidas en las distintas Instrucciones para la
Aplicación y Desarrollo de las Bases Reguladoras, por lo que a efectos del cumplimiento
de las presentes Instrucciones la labor del Beneficiario Final consistirá en la justificación
documental de las verificaciones a realizar o realizadas, conservando debidamente los
informes, actas y demás documentos justificativos.
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No obstante lo anterior, si no se hubieran realizado actuaciones para la comprobación de
los citados requisitos o no se hubieran documentado las mismas, se deberán disponer los
medios y procedimientos necesarios para iniciarlas a la mayor brevedad.
3.- Justificación del cumplimiento de las comprobaciones del Art. 4 reglamento
438/2001.
Realizadas estas verificaciones, el responsable de la Entidad Beneficiaria, en cada
certificación de gastos y solicitud de pagos que presente, debe poner en conocimiento de
la Dirección General de Cooperación Local del Ministerio de Adminsitraciones Públicas,
que ha cumplido con estas obligaciones de verificación expidiendo al efecto el
certificado del Anexo III que es el método establecido para la acreditación de que el
Beneficiario Final cumple con los requerimientos del Art. 4 del Reglamento 438/2001.
El Beneficiario Final debe disponer de la información necesaria para justificar la
realización de las comprobaciones exigidas y resumidas en el certificado, conservando al
efecto los informes de control, las actas de visitas in situ, listados de comprobación o
check-list, etc.
En esta información deberán identificarse al menos las siguientes cuestiones:
-
Departamentos o Áreas que han realizado la verificación.
Identificación de las operaciones verificadas,
Forma de realizar las comprobaciones (visita “in situ”, justificación documental, etc.)
Departamento que custodia la documentación de la verificación.
Resultados de la verificación.
Irregularidades detectadas.
Correcciones realizadas (financieras, publicidad, contratación, etc.)
A efectos de cumplimentar el citado certificado anejo y, teniendo en cuenta los tres
capítulos de gasto incluidos en las certificaciones expedidas por las Entidades
Beneficiarias, se recuerdan los documentos mínimos que deberán ser objeto de control y
plasmación en la documentación justificativa de la verificación de la elegibilidad del gasto,
sin menoscabo del cumplimiento de lo dispuesto en las Bases Reguladoras e
Instrucciones para la Aplicación y Desarrollo de las mismas así como de la normativa
nacional y comunitaria aplicable:
 Costes laborales

En caso de medios personales propios:
o Nóminas pagadas, y documentos de cotización a la S.S.
o Resolución de la autoridad competente (Alcalde o Presidente de la Entidad
Local, o del Presidente del Organismo Autónomo, en su caso) en la que conste
la asignación de la persona a las tareas, sus funciones y competencias y el
tiempo de desempeño de las funciones. Este documento deberá haber sido
expedido con antelación al desarrollo de las tareas.
o Informe del Interventor en el que se refleje el importe bruto del salario y cargas
sociales del empleado que pueden imputarse al proyecto, en proporción al
tiempo dedicado a su ejecución.

En caso de personal contratado:
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o Contratos, nóminas pagadas y documentos justificativos del abono de las
cargas sociales.

Contratación de empresas para la ejecución de una o varias de las actividades del
proyecto:
o Expediente de contratación.
o Facturas pagadas de acuerdo con el precio y sistema de pago acordado y
constancia documental de la transferencia de fondos.

Becas:
o Documento justificativo del pago de la beca a su destinatario, por el importe
bruto, sin perjuicio de que la Entidad practique las retenciones que corresponda
de acuerdo con la normativa fiscal. La cuantía máxima de beca a abonar
mensualmente a los beneficiarios es la siguiente:
· Hasta 30 de Junio de 2004, el 75% del Salario Mínimo Interprofesional
correspondiente.
· Desde el 1 de Julio de 2004, el 75% del Indicador Público de Renta de
Efectos Múltiples vigente.

Indemnizaciones por razón de servicio:
o Documento justificativo habitual con las limitaciones previstas en el Real
o Documentación acreditativa de la actividad realizada (convocatoria, firmas de
asistentes, acuerdos celebrados, actas de reuniones, etc.)

Primas de seguros de los beneficiarios:
o Facturas pagadas.
 Gastos de amortización y arrendamiento

Amortización:
o Informe del Interventor en el que se hagan constar los extremos siguientes:
· Que los locales o equipos sean propiedad de la Entidad o recibidos en
cesión mediante acuerdo formal.
· Que las subvenciones nacionales o comunitarias no hayan contribuido a la
construcción o compra de los locales o equipos.
· Que la amortización se calcule de conformidad con las normas de
contabilidad.
· Que el criterio de amortización adoptado haya sido recogido y aprobado en
las Bases de Ejecución del Presupuesto de la Entidad.
· Que el coste imputado se refiera exclusivamente al período de
cofinanciación del proyecto.
· En el caso de equipos informáticos sólo se permitirá su amortización si
tienen una antigüedad menor de tres años y no está totalmente amortizado.
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o Informe del responsable del desarrollo del proyecto en el que conste que tales
locales o equipos tienen una relación directa con el mismo.
o Factura con fecha de compra, plan contable de amortización y sistema de
cálculo para la imputación.

Alquiler o arrendamiento financiero:
o - Contrato formalizado y las correspondientes facturas pagadas.
 Gastos corrientes

Informe del responsable del desarrollo del proyecto en el que conste que se trata
de gastos relacionados con el mismo.

Facturas correspondientes

En el caso de que no se dispusiera de una factura independiente por tratarse de
gastos compartidos con otras actividades, Informe del Interventor en el que se
recoja el método de imputación a prorrata.
4.- Incidencia en las Instrucciones de aplicación y desarrollo de las Bases
Reguladoras:
1) Los gastos en que se incurra como consecuencia de las actuaciones de verificación
contenidas en las presentes Instrucciones podrán ser certificados como gasto
elegible, dentro del capítulo de costes laborales, con el límite del presupuesto elegible
aprobado.
No obstante lo anterior, no podrán imputarse los sueldos del personal propio si
derivan del ejercicio de las competencias de autoridades públicas o de las tareas
habituales de gestión, supervisión y control, en los términos establecidos por la norma
11, apartado 4, del Reglamento (CE) Nº 1685/2000 de la Comisión, de 28 de julio de
2000 (modificado por el Reglamento (CE) nº 448/2004 de la Comisión, de 10 de
marzo de 2004), por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento
(CE) Nº 1260/1999 del Consejo, en lo relativo a la financiación de gastos de
operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales.
Aquellos proyectos ya liquidados que, como consecuencia de las presentes
Instrucciones deban llevar a cabo las actuaciones de verificación de la inversión
certificada, podrán realizar una nueva liquidación añadiendo los gastos en los que se
incurra, con el límite indicado del presupuesto elegible aprobado.
2) Seguimiento de ejecución: Se modifica la redacción del apartado sexto de las
Instrucciones de aplicación y desarrollo de las Bases Reguladoras, el cual queda
redactado en el siguiente sentido:
Al objeto de efectuar un seguimiento adecuado de la ejecución de los proyectos
cofinanciados mediante la Subvención Global, la Entidad beneficiaria deberá
presentar en la Dirección General de Cooperación Local, después de cada trimestre
natural y una vez cumplidas las actuaciones de verificación contenidas en el artículo 4
del Reglamento (CE) 438/2001, la siguiente documentación:
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
Resumen del avance de la ejecución del proyecto, mediante la descripción de las
actividades acometidas durante el trimestre aludido y las incidencias significativas
surgidas en su desarrollo.

Certificaciones de gasto efectivamente pagado con cargo a los proyectos al objeto
del reembolso de las ayudas del FSE

Certificado del cumplimiento de las verificaciones del Art. 4 del Reglamento (CE)
438/2001

Información relativa a los indicadores de seguimiento

Descripción resumida de las actuaciones acometidas en materia de información y
publicidad de los proyectos
5. Normas para la expedición del certificado de cumplimiento de verificaciones del
artículo 4 del Reglamento 438/2001
El funcionario, laboral u órgano directivo que ostente la fe pública, o que tenga atribuida
dicha facultad por norma de rango legal o reglamentario, en atención a la naturaleza
jurídica de la Entidad beneficiaria, deberá expedir la certificación de cumplimiento de
verificaciones del artículo 4 del Reglamento (CE) 438/2001, con base en los informes
elaborados por los responsables de la intervención, contabilidad y tesorería, en su caso,
así como de los demás departamentos de la Entidad implicados en la ejecución del
proyecto, o empresa externa contratada al efecto, si procede.