Guía llenado de formatos presupuestales

ANEXO II
(FORMATOS 2 - 6)
GUIA PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS PRESUPUESTALES
DE LA CONVOCATORIA FPA2 C4L1-2012
El FPA, con la finalidad de facilitar la presentación de la información, de carácter
presupuestal, que las municipalidades (provinciales o distritales), asociación de
municipalidades o entidades, que participan en la primera convocatoria para la Línea 1
“Apoyo a la Planificación Estratégica y Gestión Democrática”, pone a disposición un
conjunto de formatos y la presente guía.
En este sentido, el FPA recomienda una lectura previa al llenado de los formatos, de
manera que los mismos cumplan con el objetivo de brindar la información que le
permita al FPA una correcta evaluación de la propuesta.
Formatos.
Anexo 2 Formato 2A: Auxiliar Presupuesto Total de Gastos Operativos

Anexo 2 Formato 2: Presupuesto Total de Gastos Operativos.

Anexo 2 Formato 3: Presupuesto Total de Gastos Administrativos.

Anexo 2 Formato 4: Presupuesto Total de Gastos de Inversión.

Anexo 2 Formato 5: Total Aportes de los miembros de la Alianza.

Anexo 2 Formato 5A: Aportes de los miembros de la Alianza - Solicitantes.

Anexo 2 Formato 5B: Aportes de los miembros de la Alianza – Colaboradoras.

Anexo 2 Formato 6: Presupuesto Total del Proyecto.
Los Formatos están presentados de manera secuencial, para que el proyectista a partir
del plan de actividades cuantificado, expresado en el formato de gastos operativos,
continúe calculando los gastos administrativos y de inversión. Los datos
correspondientes al financiamiento requeridos en los formatos 2, y 6, deberían ser
llenados después de haber trabajado el formato 5 de aportes de los miembros de la
alianza. Finalmente, el formato 6 resume el presupuesto total del proyecto y sirve de
control para la consistencia de la información inscrita en todos los formatos anteriores.
La experiencia nos dice que si se sigue este procedimiento no tendría porqué haber
inconsistencia entre los cuadros. En tal sentido, eventuales inconsistencias serán
castigadas con un menor puntaje.
Es necesario resaltar que todos los formatos tienen notas explicativas al pie, las cuales
deben ser leídas cuidadosamente antes del llenado de los mismos, su no lectura puede
llevar a errores en la elaboración del cuadro.
Asimismo, es importante tomar en consideración que todos los espacios en color blanco
deben ser debidamente llenados, mas no así los espacios en color celeste.
Es necesario que tengan presente que lo que se busca a través de los formatos, en esta
etapa, es un estimado de los costos de las actividades, productos y otros que se
desarrollarán con la propuesta; por lo tanto, es recomendable el esfuerzo en presentar la
información de manera coherente y realista, basando los cálculos de costos en los
precios de los bienes y servicios que rigen en el mercado local.
Anexo 2 Formato 2A.El objeto de este formato es obtener de manera descriptiva la información
correspondiente a las diferentes tareas que se llevarán a cabo, en cada una de las
actividades necesarias identificadas para la elaboración del producto.
La descripción debe contener información tal como, días de capacitación, número de
participantes, tipo de capacitación, medios de difusión, gastos de imprenta, transporte,
alimentación, etc. El costo que se consigna en este formato es el costo agregado (total)
de la actividad.
Anexo 2 Formato 2.Este formato de gastos operativos muestra los costos en que el proyecto incurrirá para la
ejecución de las actividades y la obtención de los productos, en otras palabras, son todos
aquellos gastos vinculados de manera directa con la ejecución del proyecto, los cuales
son imputados al producto final sin la distorsión que puede implicar, para efectos de
este cálculo, el considerar gastos tales como los administrativos o de inversión.
Cada producto puede tener un conjunto de actividades, el formato exige colocar el costo
de las actividades involucradas y su respectivo financiamiento.
De necesitarse inscribir mas actividades por producto o mas productos con sus
respectivas actividades, en el primer caso, se puede insertar las filas que se necesiten de
manera que se presenten todas las actividades que corresponden a cada producto y en el
segundo caso se debe insertar los nuevos productos respetando la codificación numérica
secuencial (1.5, 1.6, ...) y sus actividades identificándolas como (1.5.1, 1.5.2, ...). Tener
cuidado con las fórmulas
El financiamiento de los gastos operativos debe presentarse por fuente de
financiamiento (aporte del FPA, aporte propio en efectivo y aporte propio valorizado).
El llenado del presente formato exige el trabajar primeramente el formato S5
Anexo 2 Formato 3.El objeto de este formato es presentar todos aquellos gastos en que se incurre para llevar
adelante la Administración del proyecto. No se relacionan de manera directa con la
operación del proyecto, sino más bien con el acompañamiento para el correcto
desempeño y desarrollo del proyecto.
El formato muestra los gastos administrativos a nivel de concepto de gasto (honorarios,
pasajes y viáticos, servicios y otros). Al igual que con los gastos operativos, se deberá
colocar de una manera sintética los gastos administrativos en que incurrirá el proyecto.
Deben tener en cuenta los límites y estímulos que se establecen en la convocatoria, de
manera de no excederse en el cálculo de estos gastos y de asignarle el financiamiento
más adecuado.
De necesitarse agregar en el detalle mas filas de manera que se exprese de manera
correcta la información pertinente por concepto de gasto, puede hacerlo, recordándoles
que apreciaremos la capacidad de síntesis en la elaboración de este cuadro. Tener
cuidado con las fórmulas
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Luego de calculados los gastos deberá consignarse la fuente de financiamiento
solicitada (aporte del FPA) y/o comprometida (aporte propio en efectivo y/o
valorizado); por lo tanto, se deberá consignar el gasto en los casilleros ya
predeterminados sin crear un nuevo grupo de gasto.
En la elaboración del presente formato se deberá tener en cuenta que los gastos
administrativos no podrán superar, en ningún caso, el 10% (diez por ciento) de los
gastos operativos del proyecto.
Anexo 2 Formato 4.El objeto de este formato es presentar todos aquellos gastos referidos a la adquisición de
Equipos y Bienes Duraderos, que a pesar de encontrarse relacionados de manera directa
con el proyecto y en particular con los productos finales, han sido separados de los
gastos operativos para efectos de visualizar de manera independiente los mismos.
El formato muestra el gasto en tres grupos (equipos de cómputo, equipos diversos y
muebles de oficina), así como la respectiva fuente de financiamiento que sustenta el
mismo; por lo tanto, se deberá consignar el gasto en cualquiera de los grupos
predeterminados, sin crear un nuevo grupo de gasto, diferente a los que ya se consigna
en el formato.
De ser el caso que el número de equipos o muebles superaran las líneas inscritas en el
formato para consignar dicha información, proceder a agregar las filas que se
consideren necesarias de manera que se presente la información completa de la
inversión. Tener cuidado con las fórmulas
Se debe tener en cuenta que los gastos de inversión no deben superar el 20% del aporte
total del FPA.
Anexo 2 Formato 5.Con este formato se busca presentar, a nivel de componentes del proyecto, los
compromisos de aportes de recursos establecidos por los integrantes de la alianza, tanto
de recursos en efectivo como de bienes o servicios valorizados a precios del mercado
local, detallando por cada miembro su participación en las diferentes categorías de gasto
(gastos operativos del proyecto, gastos de inversión y gastos administrativos del
proyecto).
Es necesario que consideren que la información que se brinda a través del presente
formato, responde a los compromisos que los diferentes miembros de la Alianza
adquieren con el proyecto, los mismos que deben reflejar los aportes que figuran en el
acta de la Alianza Estratégica. En el caso que se detecten eventuales errores en la
valorización, sea por sobrevaluación o subvaluación, estos deben ser corregidos y debe
anotarse el tipo de ajuste realizado para cada caso, mediante notas, de manera que se
pueda conciliar la información del acta de compromisos con la del presente formato.
De ser el caso que los aportantes fueran entidades solicitantes o colaboradoras, incluso
solo una de ellas, el llenado del presente formato exige previamente el llenado de los
formatos 5A y/o 5B, según sea el caso. Se debe tener en cuenta que el aporte propio no
debe ser menor al 20% del costo total del proyecto.
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Anexo 2 Formato 5A.Con este formato se busca identificar los aportes en efectivo y valorizado de cada uno
de los miembros de la alianza que tienen la condición de Entidad Solicitante. Tomar en
consideración que esta información debe ser consistente con lo señalado en el acta de la
Alianza Estratégica.
Anexo 2 Formato 5B.Este formato identifica los aportes en efectivo y valorizado de cada uno de los
miembros de la alianza que tienen la condición de Entidad Colaboradora. Esta
información debe ser consistente con lo señalado en el acta de la Alianza Estratégica.
Anexo 2 Formato 6.El objeto de este formato, es presentar, sobre la base de la información consignada en
los otros formatos, el presupuesto total del proyecto. El formato considera de manera
agregada (componentes del proyecto) los gastos en que se incurrirán durante el
desarrollo del proyecto, así como su respectiva fuente de financiamiento.
Adicionalmente, el formato considera los gastos de supervisión los cuales deben ser del
10% (diez por ciento) del total del gasto en efectivo de la suma de los componentes 1 y
2 del proyecto.
Es conveniente recordar que los gastos administrativos no deben superar el 10% (diez
por ciento) de los gastos operativos del proyecto. El FPA, de ninguna manera,
financiará gastos mayores al 5%.
Recordar que los gastos de inversión no deben superar el 20% del aporte total del FPA y
que el aporte propio no debe ser menor al 20% del costo total del proyecto.
Finalmente, presentamos algunas definiciones de gasto que pueden utilizarse con la
finalidad de estandarizar los conceptos.
DEFINICIONES DE GASTO
Gastos Administrativos:
Honorarios.- Son los pagos en que se incurren por los servicios que presta el personal
administrativo del proyecto, como por ejemplo, los servicios del Contador, la secretaria
(a medio tiempo) en el proyecto.
Pasajes y Viáticos.- Son los gastos por transporte y viáticos en los que incurre el
personal administrativo descrito en el parágrafo anterior.
Servicios.- Son aquellos gastos en que se incurren para el adecuado desempeño
administrativo, tales como teléfono, luz, agua, etc.
Otros gastos administrativos.- Se utiliza para consignar todos aquellos gastos que no
han podido clasificarse en los rubros anteriores, tales como, útiles de oficina,
suministros, repuestos de equipos, etc.
Gastos de Inversión:
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a) Equipos de Computo.-Solo considera los gastos correspondientes a las
computadoras, scanner e impresoras. En este rubro, también se
consideran los gastos de software.
b) Equipos diversos.- Considera la adquisición de equipos diferentes a los
señalados en el rubro equipos de computo, como por ejemplo,
fotocopiadora, retroproyector, cámara fotográfica etc.
c) Muebles.- Considera la adquisición de muebles y otros bienes duraderos
necesarios para el correcto desenvolvimiento del proyecto, así como para
la sostenibilidad del mismo.
Nota General:
Cabe señalar que de pasar la solicitud del proyecto a la siguiente fase, tendrá que
elaborarse antes de la ejecución, una propuesta con mayor detalle en lo técnico,
presupuestal y financiero denominada “planificación detallada”.
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