INSTRUCTIVO 1 PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL
POPAYAN SEPTIEMBRE 2012
PARA RECTORES, DIRECTORES RURALES Y CONSEJOS DIRECTIVOS
A MANERA DE INTRODUCCIÓN POR PARTE DE LASECRETARIA DE EDUCACION
MUNICIPAL DE POPAYAN COMO ENTIDAD TERRITORIAL CERTIFICADA FRENTE A LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Las Entidades Territoriales certificadas de conformidad con lo establecido en la Ley 715 de
2001, tienen la competencia de administrar el servicio educativo en su jurisdicción garantizando
su adecuada prestación en condiciones de cobertura, calidad y eficiencia. Lo anterior implica
planificar, organizar, coordinar, distribuir recursos (humanos, técnicos, administrativos y
financieros) y ejercer el control necesario para garantizar eficiencia, efectividad y transparencia
en el servicio ofrecido (conforme el artículo 153 de la Ley 115 de 1994), mejorando la oferta a
los estudiantes actuales y ampliando la cobertura de manera que se atienda en 100% de la
población en edad escolar. En este marco de acción no solo es importante organizar y distribuir
la planta de personal docente, directivo docente y administrativa de acuerdo con las
necesidades del servicio, sino fortalecer los establecimientos educativos, que en últimas son
los responsables directos de prestar el servicio, aplicando las políticas y lineamientos
establecidos tanto por el Gobierno Nacional como por los Gobiernos locales de acuerdo con la
realidad regional. El fortalecimiento de los establecimientos implica, asistencia técnica y
asesoría permanente, capacitación pertinente y asignación de los recursos necesarios para
garantizar el funcionamiento de todos y cada uno de los establecimientos de su jurisdicción,
independiente del tamaño de la infraestructura y de la matrícula que atiendan. Para el efecto,
los Departamentos deberán además coordinar con los municipios no certificados, con el fin de
concertar acciones que permitan la concurrencia organizada de recursos, para el logro de las
metas definidas en los planes sectoriales y el mejoramiento continuo en el servicio prestado a
los estudiantes.
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los establecimientos educativos,
creadas como un mecanismo de gestión presupuestal y ejecución de recursos para la
adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e
inversión distintos a los de personal. Dichos Fondos perciben ingresos de los diferentes niveles
de Gobierno y de otras fuentes privadas, destinados exclusivamente a atender el servicio
fundamental de educación y por lo tanto, son recursos públicos que deben manejarse de
conformidad con las normas establecidas, buscando la eficiencia administrativa en beneficio de
la comunidad. Por consiguiente, cada entidad territorial certificada a través de sus secretarías
de educación en cumplimiento de sus funciones debe ejercer un papel fundamental en la
orientación y control de su ejecución. A continuación se describen las principales tareas de las
Secretarias de Educación de las Entidades Territoriales certificadas frente a la organización,
administración y control de dichos Fondos.
DEFINICIÓN DE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Teniendo en cuenta que no todos los establecimientos educativos estatales deben contar
necesariamente con un Fondo de Servicio Educativo, pero si deben estar asociados a uno
existente de manera que puedan percibir los recursos tanto por venta de servicios como
trasferencias de los diferentes niveles de Gobierno y especialmente de los recursos de
gratuidad asignados por la Nación a través del Sistema General de Participaciones, es
importante revisar los Fondos existentes y su funcionamiento así como definir los nuevos
Fondos requeridos, vale la pena aclarar que solo podrá existir un fondo por institución
educativa. Como un prerrequisito para el funcionamiento de los Fondos, la Secretaria de
Educación debe verificar la existencia de: Consejo Directivo, Consejo de Padres de Familia,
Proyecto Educativo Institucional y la definición de tarifas educativas. Para la creación de los
Fondos se debe tener en cuenta: matrícula actual, monto de ingresos proyectados que permita
garantizar la contratación de un contador, disponibilidad de recurso humano para atender
adecuadamente su funcionamiento o disponibilidad de la secretaría para la asignación de un
funcionario adicional. Con base en lo anterior y el análisis de Fondos cercanos existentes, cada
Secretaria de Educación certificada deberá realizar un análisis de viabilidad técnica y financiera
que garantice el uso eficiente de los recursos tanto humanos, técnicos y financieros que
permita una adecuada administración de los recursos. Con base en la viabilidad definida por la
Secretaria de Educación, el rector o director rural previo acuerdo de aprobación del Consejo
Directivo para la creación del Fondo, procederá a abrir la cuenta correspondiente y a realizar
los trámites requeridos para su creación. Nuevamente, la secretaría de educación debe definir
los trámites requeridos y la Oficina encargada de registrar las cuentas correspondientes a los
Fondos de Servicios Educativos y los procedimientos internos a seguir. En la revisión de los
Fondos existentes, es necesario determinar los establecimientos que cuentan con Fondo de
Servicios Educativos constituido, los establecimientos asociados a cada Fondo, la
disponibilidad de recurso humano para atender adecuadamente su funcionamiento, el monto
de recursos disponibles que permita garantizar la contratación de un contador que atienda
todos los informes contables requeridos y en general el funcionamiento actual de los mismos
de manera que se ajusten a la normatividad vigente. En este punto es importante recordar que
el servicio que prestan los contadores también puede ser contratado directamente por la
secretaria para un grupo de establecimientos logrando economías de escala. Con base en todo
lo anterior cada Secretaria puede definir la necesidad de reorganizar los Fondos existentes, ya
sea fusionando algunos o generando nuevos Fondos que permitan recaudar, distribuir, ejecutar
y controlar de manera ágil los recurso asignados a cada establecimiento y a sus diferentes
sedes.
NORMATIVIDAD
Es de suma importancia que todos los procesos por los cuales se guían los FONDOS DE
SERVICIOS EDUCATIVOS estén enmarcados dentro de la normatividad por esto se hace
relevante conocerla, dentro de las cuales tenemos:
DECRETO 4791 DEL 18 DE DICIEMBRE DE 2012
Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 Y 14 de la Ley 715 de 2001 en
relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,
En ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución
Política y los artículos 11, 12, 13 Y14 de la Ley 715 de 2001,
DECRETA:
Artículo 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las normas contenidas en el presente decreto son
aplicables a las entidades territoriales y a los establecimientos educativos estatales.
Artículo 2. DEFINICIÓN. Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas por
la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los
establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para
atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.
Parágrafo. Con sujeción a lo establecido en la normatividad vigente, la administración y
ejecución de estos recursos por parte de las autoridades del establecimiento educativo, es
autónoma. Los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios de carácter
público sometidos al control delas autoridades administrativas y fiscales de los órdenes
nacional y territorial.
Artículo 3. ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS. El rector o director
rural en coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal administra
el Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley 715 de
2001 y el presente decreto.
Parágrafo. Se entiende por administrar el Fondo de Servicios Educativos las acciones de
presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y
rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto
por el consejo directivo.
Artículo 4. ORDENACIÓN DEL GASTO. Los fondos de servicios educativos carecen de
personería jurídica. El rector o director rural es el ordenador del gasto del Fondo de Servicios
Educativos y su ejercicio no implica representación legal.
Artículo 5. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. En relación con el Fondo de Servicios
Educativos el consejo directivo cumple las siguientes funciones:
l. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante
acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director
rural.
2. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la
forma de realización de los recaudo s y de los pagos, según la normatividad existente en la
entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los
responsables en la autorización de los pagos.
3. Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como los traslados presupuestales que
afecten el mismo.
4. Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director
rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador
General de la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control.
5. Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa.
6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda
Contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. (s.
m.l.m.v), o sea $ 11.334.000.
7. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que
faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.
8. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes
muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u
onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de
conformidad con lo dispuesto en el decreto 1860 de 1994.
9. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de
eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en
representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.
10. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de
ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
Artículo 6. RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O DIRECTORES RURALES.
En relación con el Fondo de Servicios Educativos los rectores o directores rurales son
responsables de:
1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo
para aprobación al consejo directivo.
2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, hacer
los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos
trimestralmente al consejo directivo.
3. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de
traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo.
4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a
los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan
operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería.
5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios
Educativos.
6. Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los
requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General
de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.
7. Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y
entregada en los formatos y fechas fijadas para tal fin.
8. Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva
entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de
recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en
periodicidad diferente.
9. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios
no certificados, deberá presentar al Alcalde respectivo, en la periodicidad que éste determine,
un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad
territorial.
Artículo 7. PRESUPUESTO ANUAL. Es el instrumento de planeación financiera mediante el
cual en cada vigencia fiscal se programa el presupuesto de ingresos y de gastos. El de
ingresos se desagrega a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gastos se desagrega en
funcionamiento e inversión, el funcionamiento por rubros y la inversión por proyectos.
Artículo 8. PRESUPUESTO DE INGRESOS. Contiene la totalidad de los ingresos que reciba el
establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios Educativos sujetos o no a
destinación específica. Se clasificará en grupos con sus correspondientes ítems de ingresos de
la siguiente manera:
1. Ingresos operacionales. Son las rentas o recursos públicos o privados de que dispone o
puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento, los cuales
se obtienen por utilización de los recursos del establecimiento en la prestación del servicio
educativo, o por la explotación de bienes y servicios.
En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotación de bienes de
manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos
y someterse a aprobación de la entidad territorial.
Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la autorización previa del consejo
directivo y quien lo usa deberá restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado.
2. Transferencias de recursos públicos. Son los recursos financieros que las entidades públicas
de cualquier orden y sin contraprestación alguna deciden girar directamente al establecimiento
educativo a través del Fondo de Servicios Educativos.
3. Recursos de capital. Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto de
recursos de balance, rendimientos financieros, entre otros.
Parágrafo 1°. Los ingresos operacionales del Fondo de Servicios Educativos no pueden
presupuestar recursos por concepto de créditos o préstamos.
Parágrafo 2°. Los recursos financieros que se obtengan por el pago de derechos académicos
del ciclo complementario en las escuelas normales superiores deben ser incorporados en el
presupuesto del Fondo de Servicios Educativos como una sección presupuestal independiente.
Artículo 9. PRESUPUESTO DE GASTOS O APROPIACIONES. Contiene la totalidad de los
gastos, las apropiaciones o erogaciones que requiere el establecimiento educativo estatal para
su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional
demande, diferentes de los gastos de personal.
El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos y las
partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones máximas de gasto.
Artículo 10. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO. La ejecución del presupuesto del Fondo de
Servicios Educativos debe realizarse con sujeción a lo determinados en la Ley 715 de 2001, el
presente decreto y las disposiciones territoriales expedidas en materia presupuestal. En todo
caso, deben observarse las normas vigentes en materia de austeridad del gasto y las que en
adelante las modifiquen.
El rector o director rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del
flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer
obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre
apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.
Parágrafo 1. Las transferencias o giros que las entidades territoriales efectúen al Fondo de
Servicios Educativos no pueden ser comprometidos por el rector o director rural hasta tanto se
reciban los recursos en las cuentas del respectivo Fondo. La entidad territorial deberá informar
a cada establecimiento educativo estatal a más tardar en el primer trimestre de cada año, el
valor y las fechas que por concepto de dichas transferencias realice, y dar estricto
cumplimiento a la información suministrada.
Parágrafo 2°. Los ingresos obtenidos con destinación específica deben utilizarse únicamente
para lo que fueron aprobados por quien asignó el recurso.
Artículo 11. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos sólo pueden utilizarse en los
siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto Educativo
Institucional:
1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros,
materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de
derechos de propiedad intelectual.
2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles
e inmuebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras
que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben
contar con estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.
3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén destinados
a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de
oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.
4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y útiles
de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio,
gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo.
5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del
establecimiento educativo.
6. Adquisición de impresas y publicaciones.
7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones fijadas
por la entidad territorial.
8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento
educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial certificada respectiva, así como
las primas por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias.
9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención, cuando
sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno de la
institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del
docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya
generado e] pago de viáticos.
10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos
productivos.
11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y
temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas
por personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo directivo del
establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la contratación estatal. En
ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las
relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de
salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al
pago de acreencias laborales de ningún orden.
12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para los
educandos, en las cuantías autorizadas por el consejo directivo.
13. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales,
pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación
del consejo directivo.
14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcada en los planes de
mejoramiento institucional.
Parágrafo 1°. Las adquisiciones a que hacen referencia los numerales 1,3,4 Y5 se harán con
sujeción al programa general de compras debidamente aprobado por el consejo directivo y de
conformidad con las normas que rigen la materia.
Parágrafo 2°. En las escuelas normales superiores, los gastos que ocasione el pago de hora
cátedra para docentes del ciclo complementario deben sufragarse única y exclusivamente con
los ingresos percibido s por derechos académicos del ciclo complementario.
Artículo 12. ADICIONES Y TRASLADOS PRESUPUESTALES. Todo nuevo ingreso que se
perciba y que no esté previsto en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, será
objeto de una adición presupuestal mediante acuerdo del consejo directivo, previa aprobación
de la entidad territorial, de conformidad con el reglamento que ésta expida para tal efecto. En
este acuerdo se deberá especificar el origen de los recursos y la distribución del nuevo ingreso
en el presupuesto de gastos o apropiaciones.
Cuando se requiera efectuar algún gasto cuyo rubro no tenga apropiación suficiente, de existir
disponibilidad presupuestal se efectuarán los traslados presupuestales a que haya lugar, previa
autorización del consejo directivo, sin afectar recursos de destinación específica.
Artículo 13. PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO. El ordenador del gasto del
Fondo de Servicios Educativos no puede:
1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal, tales como viáticos,
pasajes, gastos de viaje, desplazamiento y demás, independientemente de la denominación
que se le dé, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9° del artículo 11 de presente decreto.
3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo.
Artículo 14. FLUJO DE CAJA. Es el instrumento mediante el cual se define mes a mes los
recaudos y los gastos que se pueden pagar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con
los requerimientos del plan operativo.
Artículo 15. MANEJO DE TESORERÍA. Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se
reciben y manejan en una cuenta especial a nombre del Fondo de Servicios Educativos,
establecida en una entidad del sistema financiero sujeta a la inspección y vigilancia de la
Superintendencia Financiera, registrada en la tesorería de la entidad territorial certificada a la
cual pertenezca el establecimiento educativo.
Artículo 18. CONTROL ASESORÍA Y APOYO. Respecto del Fondo de Servicios Educativos,
corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno,
brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de
acuerdo con las normas vigentes.
La entidad territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien debe
ejercer la función de tesorería o pagaduría del Fondo de Servicios Educativos y el perfil
profesional requerido para ta1 efecto. Así mismo, debe estab1ecer e1 proceso para e1 registro
de 1a cuenta y determinar 1as condiciones de apertura y manejo de la misma, al igual que
señalar políticas de control en la administración de dichos fondos.
La función de tesorería o pagaduría del Fondo no puede ser ejercida por el personal docente o
directivo docente, y debe estar amparada por una póliza de manejo equivalente por lo menos al
valor de lo presupuestado en el año inmediatamente anterior. El retiro de recursos requerirá la
concurrencia de al menos dos firmas, una de las cuales deberá ser la del rector o director rural
en su calidad de ordenador del gasto.
Artículo 16. CONTABILIDAD. Los fondos de servicios educativos estatales deben llevar
contabilidad de acuerdo con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la
Nación. La entidad territorial certificada debe establecer las condiciones en que se realizará el
proceso operativo de preparación y elaboración de la contabilidad del establecimiento
educativo estatal.
Parágrafo. Con el fin de optimizar el uso de los recursos, dos o más establecimientos
educativos podrán celebrar acuerdos entre sí con el fin de contratar conjuntamente los
servicios contables requeridos.
Artículo 17. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN. La celebración de contratos a que haya lugar
con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo
dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública, cuando supere la cuantía de
veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Si la cuantía es inferior a los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes se deben
seguir los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo
los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con
los postulados de la función administrativa.
Parágrafo. Cuando un particular destine bienes o servicios para provecho directo de la
comunidad educativa, debe realizarse un contrato entre éste y el rector o director rural, previa
autorización del consejo directivo, en el cual se señale la destinación del bien y la transferencia
o no de la propiedad.
Este contrato se regirá por las normas del Código Civil.
Si se adquieren obligaciones pecuniarias en virtud de tales contratos, éstas deben ser de tal
clase que se puedan cumplir dentro de las reglas propias de los gastos del Fondo.
La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de
los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo
debe suministrar toda la información que le sea solicitada.
Artículo 19. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PUBLICIDAD. Con el fin de garantizar los principios
de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los recursos del Fondo
de servicios Educativos el rector o director rural debe garantizar el cumplimiento de lo
siguiente:
1. Publicar en el sitio web del establecimiento educativo, así como en un lugar visible y de fácil
acceso del mismo, el informe de ejecución de los recursos y los estados contables del Fondo
de Servicios Educativos.
2. Al inicio de cada vigencia fiscal, enviar a la entidad territorial certificada copia del acuerdo
anual del presupuesto del Fondo, numerado, fechado y aprobado por el consejo directivo.
3. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los contratos y
convenios celebrados durante el periodo transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se
indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato.
4. A más tardar el último día de febrero de cada año y previa convocatoria a la comunidad
educativa, celebrar audiencia pública para presentar informe de la gestión realizada con
exp1icación de la información financiera correspondiente, incluyendo los ingresos obtenidos
por convenios con particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito sea el de
beneficiar a la comunidad educativa.
5. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios
no certificados, deberá presentar al Alcalde respectivo, en la periodicidad que éste determine,
un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad
territorial.
Artículo 20. RESPONSABILIDAD FISCAL Y DISCIPLINARIA. Siempre que el Estado sea
condenado con ocasión de obligaciones contraídas en contravención de lo dispuesto en la ley y
el presente decreto, la entidad territorial certificada procederá a iniciar los proceso de
responsabilidad disciplinaria y fiscal a que haya lugar, y a ejercer la acción de repetición de
conformidad con la ley contra los servidores públicos que resultaren responsables de dicha
contravención o contra los miembros del consejo directivo, cuando estos últimos no fueren
servidores públicos.
Artículo 21. VIGENCIA Y DEROGACIÓN. Este decreto rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga los decretos 1857 de 1994 y 992 de 2002, y todas las disposiciones que le
sean contrarias.
DECRETO 4807 DEL 20 DE DICIEMBRE DE 2011
Por el cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los
estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de las instituciones
educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en particular de las previstas en el
numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 5° de la Ley 715 de 2001 y el
artículo 140 de la Ley 1450 de 2011
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 44 consagra la educación como un
derecho fundamental de los niños y en su artículo 67 señala que es un derecho de la persona
y un servicio público que tiene una función social, y que será gratuita en las instituciones del
Estado, sin perjuicio del cobro de derechos académicos a quienes puedan sufragarlos.
Que el artículo 93 de la Constitución Política de Colombia establece que los derechos
constitucionales tienen que interpretarse de conformidad con los tratados internacionales
sobre derechos humanos ratificados por el Estado Colombiano.
Que diversos tratados internacionales sobre derechos humanos ratificados por Colombia
señalan la obligación de los Estados para garantizar la implantación progresiva de la
educación gratuita, entre otros el artículo 26 de la Declaración Universal de los Derechos
Humanos, el artículo 13 del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y
Culturales, el artículo 28 de la Convención Internacional sobre los Derechos del Niño, el
artículo 26 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos y el artículo 13 del
Protocolo Adicional en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.
Que la Corte Constitucional, a partir de una interpretación armónica de los artículos 44 y 67
de la Constitución Política con los tratados internacionales de derechos humanos suscritos
por el Estado Colombiano, ha señalado en diversas oportunidades, entre otras en las
sentencias T323 de 1994, T-550 de 2005, T-1228 de 2008 y en la C-376 de 2010, que la
educación es un derecho de carácter fundamental, obligatoria para todos los menores entre 5
y 18 años de edad, y que se debe implementar progresivamente la gratuidad para la
realización del derecho a la educación, eliminando de forma gradual el cobro de los servicios
complementarios de los que trata el artículo 67 y los demás gastos establecidos.
Que la Corte Constitucional en la Sentencia C-376 de 2010 resolvió la exequibílidad
condicionada del artículo 183 de la Ley 115 de 1994, en el entendido de que no aplica la
regulación de cobros académicos en las instituciones educativas estatales en el nivel de
educación básica primaria, la cual es obligatoria y gratuita, y mientras progresivamente se
alcanza la gratuidad universal para los niveles de secundaria y superior.
Que el artículo 183 de la Ley 115 de 1994 y el numeral 12 del artículo 5° de la Ley 715 de
2001 señalan como competencia de la Nación reglamentar las condiciones de costos, tarifas
de matrículas, pensiones, derechos académicos y otros cobros que se hacen en las
instituciones educativas.
Que la Ley 715 de 2001 señala como competencia de la Nación el realizar las acciones
necesarias para mejorar la administración de los recursos del Sistema General de
Participaciones.
Que el artículo 140 de la Ley 1450 de 2011 establece que los recursos del Sistema General de
Participaciones para educación que se destinen a gratuidad educativa deberán ser girados
directamente a las instituciones educativas estatales, de conformidad con la reglamentación
que el Gobierno Nacional establezca.
Que el artículo 16 de la Ley 715 de 2001, señala que la participación para educación del
Sistema General de Participaciones, será distribuida atendiendo los siguientes criterios: i)
población atendida ii) población por atender en condiciones de eficiencia iii) equidad.
Que los cobros de derechos académicos y servicios complementarios han sido una barrera
para el acceso y la permanencia escolar en la educación preescolar, básica y media, y ante ello
el Estado debe generar políticas públicas orientadas a mejorar la accesibilidad de la población
en edad escolar a todos los niveles educativos, a fin de que se logre garantizar la realización
del derecho a la educación.
DECRETA
ARTICULO 1. OBJETO y ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Decreto tiene por objeto
reglamentar la gratuidad educativa para todos los estudiantes de las instituciones educativas
estatales matriculados entre los grados transición y undécimo.
ARTICULO 2. ALCANCE DE LA GRATUIDAD EDUCATIVA. La gratuidad educativa se
entiende como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios. En
consecuencia, las instituciones educativas estatales no podrán realizar ningún cobro por
derechos académicos o servicios complementarios.
PARÁGRAFO 1. Para la asignación de los recursos de gratuidad se excluyen de los
beneficiarios a los estudiantes de ciclos 1, 2, 3, 4, 5, 6 de educación para adultos, el ciclo
complementario de las escuelas normales superiores, grados 12 y 13, Y a estudiantes
atendidos en instituciones educativas estatales que no son financiados con recursos del
Sistema General de Participaciones.
PARÁGRAFO 2. Los estudiantes atendidos mediante la contratación de la prestación del
servicio educativo, en cualquiera de sus modalidades contractuales, no se encuentran incluidos
en la asignación de recursos de gratuidad de que trata el presente Decreto, pues dichos
recursos se incluyen en el valor pagado al prestador del servicio por la atención educativa de
estos estudiantes. En consecuencia, el prestador del servicio educativo contratado no podrá
realizar cobros a la población atendida por conceptos de derechos académicos, servicios
complementarios, o por alguno de los componentes de la canasta educativa ofrecida o
cualquier otro concepto.
ARTICULO 3. FINANCIACIÓN. La gratuidad educativa se financiará con los recursos de la
participación para educación del Sistema General de Participaciones por concepto de calidad,
de que tratan los artículos 16 y 17 de la Ley 715 de 2001.
Las entidades territoriales podrán concurrir con otras fuentes de recursos en la financiación de
la gratuidad educativa conforme a lo reglamentado en el presente Decreto y en concordancia
con las competencias previstas en la Constitución Política y la ley estatales y se dictan otras
disposiciones para su implementación"
ARTICULO 4. METODOLOGIA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS. El
Departamento Nacional de Planeación en coordinación con el Ministerio de Educación Nacional
definirá la metodología para la distribución de los recursos del Sistema General de
Participaciones que se destinen a la gratuidad educativa.
ARTICULO 5. RESPONSABILIDAD EN El REPORTE DE INFORMACIÓN. Los rectores y
directores de las instituciones educativas estatales, los secretarios de educación y los
gobernadores y alcaldes de los departamentos y de los municipios certificados, serán
responsables solidariamente por la oportunidad, veracidad y calidad de la información que
suministren para la asignación y distribución de los recursos de gratuidad. Las inconsistencias
en la información darán lugar a responsabilidades disciplinarias, fiscales y penales, en
concordancia con lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 96 de la Ley 715 de 2001.
ARTICULO 6. DESTINATARIOS DEL GIRO DIRECTO. En consonancia con el artículo 140 de
la Ley 1450 de 2011, los recursos del Sistema General de Participaciones que se destinen a
gratuidad educativa serán girados por el Ministerio de Educación Nacional directamente a los
Fondos de Servicios Educativos de las instituciones educativas estatales.
PARÁGRAFO. Para las instituciones educativas estatales que no cuenten con Fondo de
Servicios Educativos, el giro se realizará al Fondo de Servicios Educativos al cual se asocien.
ARTICULO 7. PROCEDIMIENTO PARA El GIRO. Para el giro de los recursos del Sistema
General de Participaciones para gratuidad educativa por parte del Ministerio de Educación
Nacional a los Fondos de Servicios Educativos de las instituciones educativas estatales, se
establece el siguiente procedimiento:
a) Los municipios y distritos, una vez sea aprobado el documento Con pes Social,
procederán a realizar los ajustes correspondientes en sus presupuestos para
garantizar la aplicación de este gasto. Estos recursos deberán estar incorporados
en sus presupuestos "sin situación de fondos".
b) El Ministerio de Educación Nacional elaborará la respectiva resolución de
distribución efectuada por el Conpes Social para aprobación del Ministerio de
Hacienda.
c) Para proceder al giro de los respectivos recursos a los Fondos de Servicios
Educativos, los rectores y directores de las instituciones educativas estatales
deberán hacer llegar al Ministerio de Educación Nacional, a través del
departamento o del municipio certificado, la información sobre las instituciones
educativas beneficiarias, el Fondo de Servicios Educativos al cual se deben girar
los recursos, la certificación de la cuenta bancaria en la cual se realizará el giro y
la demás información que el Ministerio establezca para dicho fin, en las
condiciones y plazos que determine para el efecto.
d) El Ministerio de Educación Nacional elaborará una resolución que contenga la
desagregación de la asignación de recursos por establecimiento educativo, la cual
se constituirá en el acto administrativo que soporte el giro de los recursos.
e) Con base en lo anterior el Ministerio de Educación Nacional debe realizar los giros a
los Fondos de Servicios Educativos. Una vez el Ministerio haya efectuado la
totalidad de los giros, informará a cada municipio para que éstos efectúen las
operaciones presupuestales pertinentes.
PARÁGRAFO 1. En caso de que los rectores y directores de las instituciones educativas
estatales no remitan la información en los términos previstos por el Ministerio de Educación
Nacional, no se realizará el giro, el cual se efectuará cuando se cumpla con los requisitos
previstos y se informará a los organismos de control y al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público para los fines pertinentes.
PARÁGRAFO 2. El Conpes Social determinará el número de giros de los recursos del Sistema
General de Participaciones para gratuidad educativa.
ARTICULO 8. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos de calidad destinados
para gratuidad se administrarán a través de los Fondos de Servicios Educativos conforme a lo
definido en el artículo 11 de la Ley 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008, las normas de
contratación vigentes, las que las modifiquen o sustituyan y las que se establecen en el
presente Decreto.
En todo caso los recursos del Sistema General de Participaciones se administrarán en cuentas
independientes de los demás ingresos de los Fondos de Servicios Educativos.
ARTICULO 9. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Se adicionan los siguientes numerales al
artículo 11 del decreto 4791 de 2008, relacionado con la utilización de los recursos de los
Fondos de Servicios Educativos de las instituciones educativas estatales:
1. Contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada entre
transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentación
expedida por el Ministerio de Transporte.
2. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población matriculada
entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte y materiales.
3. Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.
4. Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los
estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.
PARÁGRAFO. La destinación de los recursos para gratuidad educativa deberá realizarse
teniendo en cuenta las políticas, programas y proyectos en materia educativa contemplados en
el plan de desarrollo de la respectiva entidad territorial y en coordinación con ésta.
ARTICULO 10. PROHIBICIÓN DE USO DE LOS RECURSOS. Se adicionan los siguientes
numerales al artículo 13 del Decreto 4791 de 2008, relacionado con las prohibiciones en la
ejecución de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos:
1. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las
jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo anterior del presente
decreto.
2. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio
de Educación Nacional.
3. Financiar la capacitación de funcionarios.
4. Financiar el pago de gastos suntuarios.
ARTICULO 11. OBLIGACIONES. En consonancia con las competencias que se señalan en las
leyes 115 de 1994 y 715 de 2001, se establecen las siguientes disposiciones:
1. Los rectores y directores de las instituciones educativas estatales deben:
a) Velar porque no se realice ningún cobro por derechos académicos o servicios
complementarios a los estudiantes matriculados en la institución educativa estatal
estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación" entre transición y
undécimo grado, en ningún momento del año, de acuerdo con las normas
contenidas en el presente Decreto.
b) Ejecutar los recursos de gratuidad, de acuerdo con las condiciones y lineamientos
establecidos en el presente Decreto, la Ley 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008 y
las normas de contratación pública vigentes.
c) Reportar trimestralmente la ejecución de los recursos de gratuidad a la secretaría de
educación de la entidad municipal, si la institución educativa es de un municipio
certificado; o a la alcaldía municipal y a la secretaria de educación departamental si
la institución educativa es de un municipio no certificado, de acuerdo con los
lineamientos y procedimientos que defina el Ministerio de Educación Nacional.
2. Los gobernadores y los alcaldes de los municipios certificados deberán realizar el
seguimiento al uso de los recursos según las competencias asignadas en la Ley
715 de 2001, en el Sistema de Información de Seguimiento a la Gratuidad y reportar
semestralmente dicho seguimiento al Ministerio de Educación Nacional.
ARTICULO 12. MONITOREO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS. El Ministerio de Educación
Nacional implementará el Sistema de Información de Seguimiento a la Gratuidad. De igual
forma, podrá adelantar auditorías para el monitoreo de los recursos asignados para gratuidad
educativa. En desarrollo de estas auditorías se podrá solicitar información de carácter técnico,
administrativo, legal y financiero y, en general, la necesaria para la verificación de la adecuada
utilización de los recursos de gratuidad.
CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Debe quedar claro que TODA COMPRA que realicen los Fondos de Servicios Educativos, (en
adelante también FSE), así el bien sea de pequeño valor, es un contrato. Igualmente, se insiste
en que TODO GASTO del FSE debe realizarse a través de las diversas modalidades de
contratos: compraventa, suministro, obra pública, contratos ocasionales para una labor
específica y temporal de servicios técnicos o profesionales, entre otros.
Debido a recientes consultas en las que se indagó si las compras también eran contratos y
se les aplicaba el Reglamento del Consejo Directivo, en el presente documento usaremos en
buena parte los términos compras y contratos que en el fondo son lo mismo porque la
compra es un contrato de compraventa. Además, porque son los 2 términos que de manera
generalizada utilizan los Rectores, Directores Rurales y Consejos Directivos, para referirse a la
ejecución de cualquier tipo de gasto que el Artículo 11 del Decreto 4791/2008 autoriza a los
FSE.
La anterior explicación y demás reiteraciones que encontrarán en el presente documento y
otros que hemos construido a propósito de la contratación de los Fondos de Servicios
Educativos, probablemente incomode a expertos en el tema legal y especialistas en la
construcción de textos literarios, por considerarlas obvias e innecesarias o atentatorias de la
buena prosa.
Sin embargo el propósito al repetir lo que para muchos no se debe y no dejo de darles la razón,
es puramente pedagógico, si se me permite el término: insistir como lo hace el buen padre de
familia con sus hijos, en aquellos apartes del tema en los cuales la experiencia nos ha indicado
que hay deficiencia en el conocimiento y por ende un potencial riesgo de anomalías en el
proceso de selección del contratista; inclusive, en la aplicación del Reglamento del Consejo
Directivo, procedimiento elemental y sencillo si se compara con los de la Contratación Estatal,
pero que de todas formas debe garantizar la vigencia de “…los principios de transparencia,
economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la
función administrativa.”.
Ojalá que este documento supla, al menos en parte, esa necesidad sentida de capacitación
que necesitan los Rectores y Directores Rurales para poder administrar correctamente los
recursos públicos de los Fondos de Servicios Educativos.
Con especial aprecio, para los señores Rectores y Directores Rurales, se ha construido este
documento, con la esperanza de que les sea de mucha utilidad.
NORMATIVA BÁSICA PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FSE
Los Fondos de Servicios Educativos (en adelante también FSE) están obligados a contratar
según lo dispone el Estatuto General de Contratación Estatal, el cual tiene diferentes
denominaciones, tales como: Estatuto de la Contratación Estatal, Estatuto de Contratación,
Estatuto Contractual o de la Contratación Administrativa.
Excepcionalmente, los FSE podrán utilizar el Reglamento del Consejo Directivo, procedimiento
que no es de ley 80//1993, o sea, del Estatuto de la Contratación Estatal, pero sí debe
garantizar los principios de la contratación administrativa: responsabilidad, publicidad, selección
objetiva, transparencia y los de la función administrativa.
De acuerdo con lo anterior, la normativa básica para la contratación en los FSE, es la siguiente:
1. Estatuto de Contratación Estatal: Leyes 80/1993 y 1150/2007 Y Decreto 2474/2008; Ley
1474/2011 y Decreto 2516/2011. Lo anterior, aparte de los demás decretos que las
reglamenten y normas que la sustituyan, modifiquen y complementen.
2. Estatuto Orgánico de Presupuesto, contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las demás
normas que lo sustituyan, modifiquen y complementen, estatuto aplicable a la contratación y
manejo de los FSE, inclusive al procedimiento del Consejo Directivo para contratar cuantías
inferiores a 20 SMLMV.
3. Reglamento del Consejo Directivo: Para compras o contratos INFERIORES a los 20
SMLMV: Ley 715/2001, Artículos del 11 al 14. Decreto 4791/2008, Artículos 5 y 17.
NORMAS DEROGADAS:
Adicionalmente se le recuerda a los Rectores, Directores Rurales y Consejos Directivos que:
A): Que los Decretos 1857 de 1994 y 992 de 2002, fueron derogados por el Decreto Nacional
4791/2008, el cual se encuentra en plena vigencia.
B): Que el Decreto 3576/2009 de Subasta Inversa del 10% de la Menor Cuantía, que había
sido suspendido en febrero/2011 el Consejo de Estado, definitivamente ya fue DEROGADO
POR EL DECRETO 2516 DEL 12 DE JULIO DE 2011, que reglamentó la CONRATACIÓN DE
MÍNIMA CUANTÍA, en virtud de la cual los FSE pueden adquirir todo tipo de bienes y servicios
cuyo valor no exceda el 10% de la Menor Cuantía, es decir, no mayores a 28 SMLMV, para el
caso de los FSE.
C): Que el Decreto Nacional 066 de 2008 (que reglamentaba la ley 150 y 80) fue declarado
nulo, y en su lugar fue expedido el Decreto 2474/2008, que es el que actualmente rige, aunque
algunos artículos han sido demandados y suspendidos por el Consejo de Estado.
Que el Artículo 46 del Decreto 2474/2008, lo anuló el Consejo de Estado. Este permitía
comprar bienes de MÍNIMA CUANTÍA (valor igual o inferior al 10% de la menor cuantía lo que
equivale a 28 SMLMV en el caso de los FSE), sin que se requiriera obtener previamente varias
ofertas.
D): Que el Decreto Nacional 2170/2002 (reglamentaba la ley 80) está derogado salvo los
artículos 6, 9 y 24.
Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades: Al Rector y al Director Rural, a los
Miembros de los Consejos Directivos y a los participantes en los procesos contractuales de los
FSE, incluso aquellos cuya cuantía sea inferior a los veinte (20) SMLMV, se les aplica el
régimen de incompatibilidades, inhabilidades o conflictos de interés, razón por la cual el
Reglamento del Consejo Directivo deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la
participación de oferentes y subcontratistas, incursos en alguna de estas causales. Véanse,
entre otras normas: La Ley 1474/2011 o Estatuto Anticorrupción, la Ley 190/1995, los Artículos
8º, 9º y 10º de la Ley 80/1993. Ley 734/2002: Artículos 37, 38, 39 y 40. Artículo 48 Numerales
17, 18, 30 y 31.
DEFINICIONES DE ALGUNOS TÉRMINOS UTILIZADOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO
Certificado De Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto
o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal
disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta
preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el
correspondiente Registro Presupuestal.
Registro Presupuestal: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se
afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro
fin.
Pliego De Condiciones Definitivo: Documento final que reúne las condiciones y requisitos
que deben cumplir los proponentes interesados en la selección abreviada, el cual pasa a ser
parte integrante del contrato
Estudios Previos: Es el documento que sirve de soporte para la elaboración del proyecto de
pliego de condiciones, de forma tal que los proponentes puedan estimar el alcance de los
requerimientos de la administración, al igual que la valoración de la distribución de los riesgos
que la entidad propone.
Estudios y Documentos Previos Simplificados: Los estudios y documentos previos son el
soporte para la elaboración de la invitación pública que la entidad formulará para la
participación de cualquier interesado de tal manera que puedan estimar el alcance de la
necesidad, el objeto, el plazo, las condiciones técnicas, el valor estimado del contrato y su
respaldo presupuestal.
Justificación Previa del Contrato: Versión elemental, corta y bastante simplificada de los
Estudios y Documentos Previos. Es el soporte para la invitación pública a contratar con base
en el Reglamento del Consejo Directivo, de tal manera que los proponentes puedan estimar el
alcance de la necesidad, el objeto, el plazo, las condiciones técnicas, el valor estimado del
contrato y la disponibilidad presupuestal existente.
Subasta Inversa: Puja dinámica realizada de forma presencial o electrónica mediante la
reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado.
SECOP: El Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP – es un sistema
gerencial basado en una herramienta tecnológica de apoyo a la contratación pública que
integra los sistemas de información actuales, facilitando información sobre estos procesos y
entregando a las entidades estatales herramientas para modernizar y optimizar la gestión
contractual. Esta herramienta corresponde a la fase transaccional del Sistema de Contratación
Electrónica del estado Colombiano (www.contratos.gov.co) y fue creado mediante el Decreto
2178 de 2006 y reglamentado por el Decreto 3485 del 2011.
SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.
RUP: Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial.
RUT. Registro Único Tributario. Documento de la DIAN donde se encuentra la información
básica y la actividad de las personas naturales y jurídicas.
SMLMV. Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.
FSE. Fondos de Servicios Educativos.
PEI. Proyecto Educativo Institucional
CER. Centro Educativo Rural. Establecimiento educativo.
Ofrecimiento más favorable: Es la oferta que al considerar los factores técnicos y económicos
de la escogencia y ponderación precisa y detallada de estos, contenidos en los pliegos de
condiciones, resulte ser la más ventajosa para la entidad.
Mínima Cuantía: Modalidad de selección mediante la cual la entidad adquiere bienes, servicios
y obras cuando el valor de los mismos sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor
cuantía independientemente del objeto que se trate. La regulación y reglas para la aplicación
de esta modalidad de selección se encuentran en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el
Decreto Reglamentario 2516 de 2011.
Garantía Única: Documento que avala o garantiza el cumplimiento de las obligaciones a favor
de la Entidad durante el desarrollo del Proceso de Selección, la ejecución y su liquidación
deberá estar vigente por el plazo de ejecución del mismo y por otro término más, según sea el
caso. La exigencia de la garantía será opcional y estará supeditada a las características del
objeto contractual y a la forma de pago, caso en el cual debe quedar justificado en el Estudio
Previo Simplificado.
Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecución de los Contratos: Son los trámites
necesarios para que el contrato surja al mundo jurídico. En el caso de la modalidad de
Selección de Mínima Cuantía, el contrato se constituye a través de la oferta presentada junto
con la comunicación de la aceptación que la Entidad hace la misma, luego de lo cual se
expedirá el respectivo registro presupuestal, entendiendo que el contrato se entiende
perfeccionado. Para su ejecución se requerirá la aprobación de la Garantía en caso de
requerirse. El contratista debe pagar los impuestos a que hubiere lugar.
Acta de Inicio: Documento suscrito entre el interventor y el contratista en el que se establece
el momento a partir del cual se empiezan a cumplir las obligaciones y el plazo establecidos en
el contrato.
Invitación Pública: Es el documento mediante el cual, la Entidad da a conocer las condiciones
que regirá el proceso de selección y el futuro contrato. El titular del Organismo competente
para adelantar el proceso de selección (Rector o Director Rural), publicará invitación pública a
participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP. La invitación deberá contener lo siguiente:
Nombre de la entidad contratante, indicación del lugar físico o electrónico donde pueden
consultar la invitación pública, los estudios previos, el objeto, plazo de ejecución, forma de
pago, las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del
proceso, el cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se
solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para
expedir la invitación y para extender las etapas previstas, requisitos habilitantes en donde se
indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica.
.
Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: BSCTU
Según el Artículo 16 del Decreto 2474/2008, “… son bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones
técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten
patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos requeridos por las entidades y
ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de
prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.
No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras
públicas y los servicios intelectuales.
Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que
simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del
servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las
necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.
No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de
marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta
que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la
justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.
CAPÍTULO I
LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Todos los recursos de los establecimientos educativos estatales, sus Presupuestos y Planes de
Compras, solo podrán ser ejecutados a través de la actividad contractual y únicamente por
intermedio del respectivo FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS legalmente constituido y
autorizado previamente por Secretaría de Educación Municipal. Para la creación de un FSE, el
establecimiento educativo estatal deberá contar, como mínimo con:
- Rector o Director Rural nombrados por la Secretaría de Educación Municipal, (únicos
ordenadores del gasto y titulares de la actividad contractual)
- Consejo Directivo y tesorero pagador de planta, que deberá proveer el Municipio: al menos
así lo dispone el Artículo 15 del Decreto Nacional 4791/2008.
- Autorización expresa de la Secretaría de Educación Municipal, mediante Resolución
motivada.
I. FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO, EN LOS FSE.
PRIMER PASO:
EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS:
Antes de iniciar el año lectivo, el Rector o Director Rural hará un inventario de todas las
necesidades de la propia institución y la de los CER a los cuales les administra el recurso, para
conformar el Presupuesto y el Plan de Compras, únicamente con aquellos bienes y servicios
que indica el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relación
con el PEI.
El Presupuesto y el Plan de Compras de los FSE unificado permitirá programar con
anticipación las compras y contratos de todos: EL FSE no podrá ejecutar en forma individual y
separada a cada CER los recursos, o entregarle el dinero para que el mono-docente o docente
haga la compra, o estar permanentemente comprando al menudeo los bienes y servicios
porque la contratación estatal incluyendo la que se hace con base en el Reglamento del
Consejo Directivo, manda a planear previamente la actividad contractual, a partir de la
elaboración del PRESUPUESTO y EL PLAN DE COMPRAS. (Ver Artículo 5 y 6 del Decreto
4791/2008)
Una vez que se priorizó y realizó el inventario de necesidades, éstas deben convertirse
mediante acto administrativo, en el Presupuesto y el Plan de Compras de la respectiva
vigencia, que el Consejo Directivo, previa elaboración del Rector o Director Rural, discutirá y
aprobará.
Tanto en la confección del Presupuesto y el Plan de Compras, como en su ejecución, se
deberá tener en cuenta la Ley 715 de 2001 (artículos 12 y 14) y el Decreto 4791 de 2008
(artículo 3), que establecen que el manejo presupuestal de los FSE deberá sujetarse a lo
dispuesto Estatuto Orgánico de Presupuesto, contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las
demás normas que lo modifican y complementan. Ver los artículos 5, 6, 6, 7, 8, 9 y 10 del
Decreto 4791/2008.
Recordemos que los SGP no harán unidad de caja con los demás dineros del FSE y por
lo tanto se depositarán y manejarán en cuenta bancaria aparte: así lo manda el Artículo 91 de
le Ley 715/2001. Por lo anterior, y en vista de que los recursos del Proyecto de Mejoramiento
de la Educación Media también deban consignarse en cuenta bancaria aparte, necesariamente
deberá haber una tercera cuenta para los ingresos propios de cada FSE.
Los dineros de los FSE no pueden consignarse en Cooperativas: Solo se podrán
consignar en establecimientos financieros vigilados por la Superintendencia Financiera, lo que
quiere decir, que no pueden ser consignados en cooperativas u otras entidades similares así
sean de ahorro y crédito, salvo que sean Cooperativas Financieras.
El Plan de Compras deberá registrarse en el SICE antes del 31 de diciembre de cada año.
Una vez ocurrido el registro SICE, las variaciones que en el año tenga el presupuesto y el Plan
de Compras se registrarán allí mismo como una simple modificación que se hará cada vez que
sea necesario.
Todo proveedor dentro de un proceso de selección del Estatuto de Contratación Estatal, debe
también registrarse previamente en el SICE y acreditar ese registro con la propuesta. No
obstante, dicho Registro no es absolutamente necesario acreditarlo cuando la compra o
contrato se vaya a realizar según el procedimiento que establece el Reglamento del Consejo
Directivo (tampoco en el procedimiento del Decreto 2516/2011 que reglamenta la Contratación
de Mínima Cuantía).
De todas formas, la consulta del SICE obliga previamente dentro de la etapa preparatoria del
contrato, puesto que es con base en esos precios que el Rector o Director Rural puede con
toda tranquilidad apartar mediante la Disponibilidad Presupuestal Previa, la suma de dinero
necesaria para realizar la compra o contrato, sin peligro de que mañana un ente de control
cualquiera le acuse de haber comprado por encima de los precios del mercado.
Conclusión: Aunque no sea necesario que el proponente esté registrado en el SICE cuando
quiera participar en un proceso de selección con base en el procedimiento del Consejo
Directivo, los precios del SICE siguen siendo el referente como precio del mercado, es decir:
que el FSE no puede comprar por encima de los precios que a la época de la convocatoria a
contratar registraba en el respectivo municipio el SICE, para los bienes o servicios requeridos.
Para probar los precios SICE y la consulta previa que de ellos se hizo; basta agregar copia del
pantallazo al expediente del contrato.
Si el SICE no registra oferta del bien o servicio para el municipio o por cualquier motivo técnico
o similar no se podía consultar el SICE, de lo cual se dejará la constancia y evidencias, el
Rector o Director Rural hará un estudio de mercado en la localidad solicitando cotizaciones a
todos los potenciales proveedores del lugar. El referido estudio de mercado, la forma de la
convocatoria, los participantes, precios y el resultado final deberá quedar el debido registro
documental el cual hará parte de los Estudios y Documentos Previos, o de la Justificación del
Contrato cuando se convoque la selección del contratista a través del Reglamento del Consejo
Directivo.
SEGUNDO PASO:
CONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO:
Las únicas obras, bienes y servicios que pueden contratar los FSE, son los que aparecen
relacionados en el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA
relación con el Proyecto Educativo Institucional, PEI.
Esas obras, bienes y servicios se pueden clasificar en la siguiente forma, con el fin de
conformar un OBJETO CONTRACTUAL ÚNICO, o bien varios OBJETOS CONTRACTUALES,
como más adelante se explicará.
GRUPO 1:
Bienes de uso común y características técnicas uniformes (en adelante también BSCTU):
i): Papelería, tal como: Papel Bond Carta y Oficio, Carpetas, sobres, fólderes, libretas, tintas,
CD, equipos de cómputo pero de los cuales solo se exigirán las características técnicas
requeridas según la necesidad del establecimiento educativo, sin nombrar o exigir una marca
en específico; ii): útiles de oficina tales como: lápices, lapiceros, minas, portaminas,
borradores, sacapuntas, clips, ganchos de cosedora y similares, todos de uso corriente y que
se ofrezcan en cualquier tienda, miscelánea o almacén y satisfagan la necesidad que motiva la
compra, independientemente de la marca que pueda tener ese bien; iii): elementos de aseo
para el establecimiento con las observaciones hechas para los bienes antes mencionados; iv):
servicio de fotocopiado, de impresión y publicaciones, etc.
Con el anterior Grupo o de los bienes que realmente necesite el FSE para la propia institución y
los CER que administra, el Rector o Director Rural podrá constituir:
UN ÚNICO OBJETO TOTAL CONTRACTUAL PARA UN ÚNICO PROCESO DE SELECCIÓN
Y UN ÚNICO CONTRATO: Esto sería lo ideal y preservaría el principio la economía. En este
caso el objeto del contrato lo constituyen todos los bienes que necesiten la propia institución y
los demás establecimientos para el año o el período que corresponda de este, y un solo
proponente puede ofertar el suministro de la totalidad de los bienes o de una parte de ellos. O
varios proponentes ofertar cada uno el suministro de uno o varios grupos de bienes. Lo
anterior, bajo el supuesto de que exista la disponibilidad presupuestal suficiente en el
respectivo rubro y a la vez el dinero en el banco para cubrir el valor total de los bienes del
contrato.
VARIOS OBJETOS CONTRACTUALES PARA VARIOS PROCESOS DE SELECCIÓN Y
VARIOS CONTRATOS: Es decir: Ante la imposibilidad de conformar un único objeto
contractual debido a la falta de recursos en el banco o por limitaciones del comercio del
municipio u otra causa objetiva, el Rector o Director Rural, con el debido cuidado y suficiente
asesoría ojalá del propio municipio o la Secretaría de Educación, podrá integrar varios objetos
contractuales dependiendo de los grupos de bienes que puedan asociarse en razón de su
naturaleza misma, especialidad y el uso que estén llamados a cumplir y que por tal se
diferencian claramente de otros bienes individualmente y como grupo. Veamos una breve
explicación, así:
El Conjunto “A” conformado por resmas de papel, carpetas, carátulas, sobres…. y otros de
igual o similar naturaleza, pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL con el Conjunto
“B” integrado por útiles de escritorio u oficina: así sean de diferente naturaleza los elementos
de los citados Conjuntos A y B, ambos tienen en común un mismo uso en el quehacer de la
institución, y por ello pueden conformar un grupo de bienes para un único OBJETO
CONTRACTUAL y un único proceso de selección del contratista.
Con el mismo razonamiento anterior, a pesar de no compartir su naturaleza se pueden juntar
en razón del uso o destino, bienes de un Conjunto “C integrado por detergentes, jabones,
desinfectantes y blanqueadores, con los elementos de un
Conjunto D compuesto por limpiones, estopas, traperas, escobas, baldes, cepillos, guantes,
esponjillas y otros utensilios (plásticos y no plásticos): todos los anteriores, son elementos de
aseo.
De la mano de los anteriores razonamientos, podríamos encontrar en los Numerales 1, 3, 6 y
10 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008, otros bienes que en razón de la naturaleza,
especialidad o del uso o destinación, pueden conformar varios OBJETOS CONTRACTUALES,
diferentes a los que a continuación se relacionan a manera de ilustración:
1. Objeto contractual integrado por equipos de cómputo, impresoras y elementos similares.
2. Objeto contractual integrado con los elementos de aseo.
3. Objeto contractual integrado por pinturas y elementos de ferretería.
4. Objeto contractual integrado por cuidos, concentrados, drogas veterinarias y similares
No sobra insistir en que el Rector o Director Rural deberán fundamentar la razón de ser de la
conformación del OBJETO CONTRACTUAL:
i. En el documento de Justificación Previa del Contrato si este vale menos de 20 SMLMV y
por ende habrá de utilizarse el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo;
ii. En los Estudios Previos si se utilizará un procedimiento del Estatuto de Contratación Estatal
en vista de que el bien vale 20 o más SMLMV.
De la correcta integración o conformación y fundamentación del OBJETO CONTRACTUAL
desde el punto de vista de la naturaleza, especialidad del bien o servicio (la obra pública es
diferente de los BSCTU) y del valor de los mismos (menos de 20 SMLMV o mayores a dicho
monto), depende la legalidad del trámite que se adelante para la selección del contratista. Por
esta razón, es recomendable que consultar previamente al momento de conformar el OBJETO
DEL CONTRATO: El municipio tiene asesores o funcionarios con experiencia en el tema y la
contratación administrativa en general, y pueden ser una buena fuente de consulta. Igualmente,
no olviden hacer uso de otras ayudas al momento contratar, según aparece más adelante.
GRUPO 2:
Lo constituyen: i): La Obra pública: adecuaciones, reparaciones, refacción, pintura y
similares del establecimiento educativo; ii): Los demás bienes que requieran los
establecimientos, que no sean bienes y servicios de características técnicas uniformes y
de común utilización-BSCTU: gasolina especial (no corriente), droga veterinaria, la máquina,
los repuestos, el computador y el software marca tal…. En los Numerales 1, 3, 6 y 10 del
Artículo 11 del Decreto 4791/2008, podremos encontrar otros ejemplos.
Con el GRUPO 2, se pueden conformar diversos objetos contractuales para contratarlos en
forma independiente aplicando la misma lógica, condiciones y explicaciones dadas para la
conformación de los objetos contractuales del GRUPO 1.
Con la conformación del OBJETO DEL CONTRATO, teniendo a la mano la debida asesoría
ante las probables dudas, y atendiendo las precisiones a partir de la clasificación en GRUPO 1
y GRUPO 2 de las necesidades de los establecimientos educativos, se evitará que el Rector o
Director Rural, incurran:
-En el fraccionamiento de contrato, lo que es penalizado por la ley. Hay fraccionamiento de
contrato cuando teniendo en caja los recursos suficientes para comprar la totalidad de los
bienes y servicios por ejemplo, los del Grupo 1, el Rector o Director Rural divide arbitrariamente
la compra de tal manera que la cuantía de cada contrato sea inferior a los 20 SMLMV para
poder comprar varias veces la misma clase de bienes en un mismo período fiscal (por ejemplo
papelería y elementos de escritorio) con base en el Reglamento del Consejo Directivo,
evadiendo con ello el procedimiento de selección de ley 80 y 1150, que requiere más trámites,
requisitos y documentos en el proceso de selección del contratista.
-En la violación de los principios de economía y eficiencia en la contratación porque las
adquisiciones fraccionadas impiden beneficios por compras de mayor volumen: Se debe
realizar una sola compra por el total, o como mínimo, por grupos de bienes que pueden
conformar un OBJETO CONTRACTUAL.
TERCER PASO:
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:
Numeral 12 del art. 25 y el numeral 1 del artículo 30 de la ley 80 de 1993. Es el documento en
el cual se analizará la necesidad y conveniencia de la compra o contrato a la luz del PEI del
respectivo establecimiento educativo y el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, y sirve de soporte
para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones en los procesos de selección del
Estatuto de Contratación Estatal, de forma tal que los proponentes puedan estimar el alcance
de los requerimientos de la administración, al igual que la valoración de la distribución de los
riesgos que la entidad propone. Y conozcan cuál es la disponibilidad presupuestal, su número y
fecha que tiene la entidad para realizar el contrato.
En el caso de las compras y contratos con base en el Reglamento del Consejo Directivo para
cuantías inferiores a 20 SMLMV, es suficiente un simple documento de Justificación Previa
del Contrato, que no es otra cosa que la versión simplificada y muy elemental de los Estudios
y Documentos Previos que deben realizarse en los demás procesos contractuales de las Leyes
80/1993 y 1150/2007.
II. FASE DE LA SELECCIÓN, LA FIRMA, LA EJECUCIÓN Y LA LIQUIDACIÓN DEL
CONTRATO.
Como parte de los Estudios Previos, o Justificación Previa cuando se contrata con el
Reglamento del Consejo Directivo, la entidad deberá establecer cuál será el procedimiento o la
modalidad de selección que utilizará para escoger al contratista: En la citada Justificación, el
Rector o Director Rural dirá, por ejemplo, que utilizará el Reglamento del Consejo Directivo
para contratar, porque los bienes y servicios valen MENOS de 20 SMLMV. O en los Pliegos de
Condiciones Simplificados dirán que se convoca una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
porque el valor del bien o servicio no supera los 28 SMLMV, y no sería procedente contratar
con base en el reglamento del Consejo Directivo. Igual explicación deberá darse en los Pliegos
de Condiciones normales.
Teniendo claro y justificado el procedimiento o modalidad contractual que deba convocarse se
procederá según la normativa para seleccionar al contratista, para luego suscribir el respectivo
contrato, ejecutarlo y una vez agotado el objeto, LIQUIDARLO.
.
CAPITULO II
MODALIDADES CONTRACTUALES APLICABLES EN LOS FSE
MODALIDADES DEL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL:
ESTA ES LA REGLA GENERAL APLICABLE A LOS FSE
Según el Artículo 13 de la Ley 715 y el 17 del Decreto 4791/2008, la Regla General es que los
FSE están supeditados al Estatuto General de la Contratación Estatal. Así las cosas, de las 5
modalidades de contratación que trae el Estatuto, solo unas cuantas está obligado el Rector o
Director Rural a convocar con ocasión de la ejecución de los recursos, debido especialmente a
los pequeños y medianos presupuestos que se manejan en los FSE.
Esas 5 modalidades contractuales son:
La Licitación Pública, la Selección Abreviada, el Concurso de Méritos y la Contratación
Directa. (Artículo 2 de la Ley 1150/2007, la cual hace parte del Estatuto). Además, existe una
5ta. Modalidad denominada Contratación de Mínima Cuantía creada por el Artículo 94 de la
Ley 1474/2011, y reglamentada por el Decreto 2516/2011.
Así las cosas, al momento de contratar el señor Rector o el Director Rural deberá verificar las
cuantías de cada objeto contractual y la clase de obras, bienes y servicios que requiere el FSE,
para poder saber cuál es la modalidad o procedimiento que debe convocar, así:
I. Si la obra, el bien o el servicio valen MENOS de 20 SMLMV, entonces el Rector o Director
aplicará el procedimiento establecido en el Reglamento del Consejo Directivo.
($ 11.334.000)
II. Si la cuantía de la obra, bien o servicio oscila entre los 20 y los 28 SMLMV, obliga la
convocatoria de una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA aplicando el Decreto 2516/2011,
modalidad que no es tan ágil como el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo,
pero sí más rápido que las otras modalidades contractuales.
($ 15.867.600)
III. Si la cuantía de la obra o de los bienes o servicios superan los 28 SMLMV sin exceder los
280 SMLMV, entonces al FSE le obliga contratar según la modalidad de la SELECCIÓN
ABREVIDADA (Subasta Inversa y De Menor Cuantía).
($ 158.676.000)
IV. Si la cuantía supera los 280 SMLMV, el Rector o Director Rural convocará un Licitación
Pública, para contratar la obra pública, los bienes o servicios que NO SEAN de características
técnicas uniformes y común utilización.
($ 158.676.000)
V. Si lo requerido por el FSE son servicios profesionales, técnicos y oficios específicos,
contratará en forma directa, tal cual lo explicaremos más adelante, en cumplimiento de las
causales “a, c, e, g, h, i”, del Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150; además, con base en el
Artículos 32 Numeral 3 de la Ley 80/1993, 82 del Decreto 2474/2008 y el Numeral 11 del
Decreto 4791/2008, sin olvidar las prohibiciones del Artículo 13, ibídem.
De acuerdo con lo anterior, las modalidades de la Contratación Estatal que mayoritariamente y
casi en forma exclusiva utilizará el FSE, serían las siguientes:
1. SELECCIÓN ABREVIADA: (DE SUBASTA INVERSA Y DE MENOR CUANTÍA)
La Selección Abreviada, es la modalidad de selección del Estatuto de la Contratación Estatal o
Administrativa, creado por la Ley 1150, Artículo 2º Numeral 2, que tiene 2 variables o formas de
procedimiento, así:
-SUBASTA INVERSA:
Está reglamentada a partir del Artículo 16 del Decreto 2474/2008, y puede ser Electrónica o
Presencial, siendo esta última la que por ahora obliga a los FSE. La Subasta Inversa
Presencial es un procedimiento de la SELECCIÓN ABREVIADA que los FSE utilizarán cuando
se trate de adquirir bienes de características técnicas uniformes y de común utilización y
el contrato valga 28 SMLMV o más, y por lo tanto no pueda utilizarse el Reglamento del
Consejo Directivo que solo se aplica si la cuantía es MENOR a los 20 SMLMV, ni la
Contratación de MÍNIMA CUANTÍA, del Decreto 2516/2011.
- MENOR CUANTÍA:
Procedimiento o variable de la modalidad SELECCIÓN ABREVIADA, Reglamentada por el
Decreto Nacional 2025/2009 -Artículo 9- que los FSE deberán utilizar cuando se trate de
contratar la Obra Pública o todo aquello que NO SEAN bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización, y siempre y cuando la obra, el bien o servicio valgan
20 ó más SMLMV, sin exceder de los 280, a partir de los cuales obligaría al FSE a la
convocatoria de una Licitación Pública. Se aclara que la selección que entre varias cotizaciones
hace el Rector o Director Rural, es una especie de contratación directa y nunca una licitación,
como algunos la consideran.
NOTA: El procedimiento “Menor Cuantía” que es una simple variable de la SELECCIÓN
ABREVIDA, no se puede confundir con la CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA, modalidad
esta que es muy diferente y fue creada por el Artículo 94 de la Ley 1474/2011 y reglamentada
por el Decreto Nacional 2516/2001.
Para los FSE la Menor Cuantía va hasta los 280 SMLMV, lo que implica que el 10% de la
Menor Cuantía para los FSE, o sea, la MÍNIMA CUANTÍA, es de 28 SMLMV. Véase el cuadro
siguiente donde se explica en forma clara este aspecto, según el Numeral 2 del Artículo 2º de
la Ley 1150.
LA MENOR CUANTIA DE LAS ENTIDADES Y DE LOS F.S.E ESTA DADA EN RAZON
DEL PRESUPUESTO ANUAL REFERIDO E SMLMV:
PRESUPUESTO ANUAL EN SMLMV
MENOR CUANTÍA EN S.M.L.M.V
= o > 1.200.000
= o > 850.000 y < 1.200.000
= o > 400.000 y < 850.000
= o > 120.000 y < 400.000
< 120.000 (caso de la mayoría de los FSE)
1.000
850
650
450
280
A manera de simple información, tenemos que las otras 2 modalidades para la selección
del contratista que trae el Estatuto de Contratación Estatal, y que es muy poco probable
que se tengan que convocar en un FSE, serían las siguientes: (Artículo 2 de la Ley 1150):
A): LICITACIÓN PÚBLICA: Modalidad de selección a través de la cual se contrata la
Obra Pública y la adquisición de bienes y servicios que no sean de uso común y
características técnicas uniformes, y cuyo valor de los bienes y servicios como el de la
obra pública, sea superior a 280 SMLMV. En razón de la cuantía, es poco probable que
un FSE deba convocar una licitación pública. (Véanse los artículos del 2 al 15 del
Decreto 2474/2008).
B): CONCURSO DE MÉRITOS: Es bastante remoto que un FSE deba hacer uso de esta
modalidad, a través de la cual se contratan los servicios de consultoría a que se refiere el
numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.
2. SELECCIÓN O CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA:
Modalidad de Contratación creada por el Artículo 94 de la Ley 1474/2011, reglamentada
por el Decreto 2516/2011. Esta se aplica para la adquisición de bienes, servicios y obras
cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad
contratante, entiéndase FSE, independientemente de su objeto.
Tal como en aparte anterior se dijo, ara los FSE la Menor Cuantía es hasta de 280
SMLMV, lo que quiere que el 10% de la Menor Cuantía, o sea, la MÍNIMA CUANTÍA, es
de 28 SMLMV. Véase el cuadro que antecede donde se explica en forma clara este
aspecto, según el Numeral 2 del Artículo 2º de la Ley 1150.
Antecedentes de la Contratación de MÍNIMA CUANTÍA.
Es importante hacer los siguientes comentarios, debido a que la contratación de MÍNIMA
CUANTÍA (28 SMLMV en los FSE) tuvo varios altibajos entre el 2007 y el 2011, lo que
pudo crear algunas confusiones en los señores Rectores y Directores Rurales, inclusive
en otros operadores del Estatuto General de Contratación Estatal o Administrativa, así:
LA LEY 1150/2007 ELIMINÓ LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: En el Numeral
4 del Artículo 2º de la Ley 1150/2007, desapareció la MÍNIMA CUANTÍA del valor de un
bien como causal para realizar una compra DIRECTA, al ser derogado de manera
expresa por el Artículo 32 de la citada ley, el Numeral 1º del Artículo 24 de la Ley
80/1993.
DOS INTENTOS FALLIDOS PARA RESTABLECER LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA
CUANTÍA: Para compensar lo anterior, meses después el Gobierno Nacional en el
Artículo 46 del Decreto 2474/2008 intentó revivir la Contratación de MÍNIMA CUANTÍA,
pero bien sabemos que dicho Artículo 46 fue posteriormente anulado por el Consejo de
Estado, porque mediante el Decreto 2474 no se podía revivir lo que ya había derogado la
Ley 1150. Posteriormente, en un segundo intento por revivir la Contratación de MÍNIMA
CUANTÍA, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 3576/2009 que estableció un
procedimiento ágil para obras, bienes y servicios cuyo valor no excediera el 10%
de la Menor Cuantía, el cual fue suspendido por el Consejo de Estado en Febrero de
2011 ante una demanda de nulidad.
EN EL 2011 CON EL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN, LA CONTRATACIÓN DE
MÍNIMA CUANTÍA FUE RESTABLECIDA (LEY 1474/2011). A través de esta, los FSE
pueden adquirir en forma ágil bienes, servicios y obras cuando el valor de los mismos sea
igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, (entiéndase
presupuesto del FSE). La regulación y reglas para la aplicación de esta modalidad de
selección se encuentran en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto
Reglamentario 2516 de 2011.
3. CONTRATACIÓN DIRECTA EN LOS FSE
Cuando se emplea el procedimiento establecido por el Reglamento del Consejo
Directivo para compras y contratos de valor inferior a los 20 SMLMV, se estaría
aplicando una especie de CONTRATACIÓN DIRECTA que autoriza el Artículo 13 de la
Ley 715 y el Artículo 17 del Decreto 4791/2008, y que es muy diferente a la mencionada
en la parte final del artículo 2 de la Ley 1150/2007, o sea, no es la misma del Estatuto de
la Contratación Estatal.
De acuerdo con lo antes dicho, 2 serían las oportunidades que tiene el FSE para
contratar en forma DIRECTA, así:
**La del Reglamento del Consejo Directivo: para compras y contratos inferiores a los
20 SMLMV, sin importar la obra pública, o el bien o servicio que deba adquirirse. Dicho
Reglamento debe constar en escrito.
**La del Estatuto de Contratación Estatal: Modalidad que utilizará el FSE, cuando se
trate de compras y contratos relacionados con las causales “a, c, e, g, h, i” del Numeral
4 del Artículo 2º de la Ley 1150, que aparecen a continuación, y el valor de los mismos
IGUALEN o SUPEREN los 20 SMLMV.
a) Urgencia manifiesta;
c) Contratos interadministrativos;
e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;
h. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
i) El arrendamiento de inmuebles.
En Resumen: Si la cuantía de las compras o contratos relacionados con los literales
anteriores es inferior a los 20 SMLMV, se podrá aplicar el Reglamento del Consejo
Directivo. Si la cuantía es igual o superior a los 20 SMLMV, se utilizará la modalidad de
CONTRATACIÓN DIRECTA del Estatuto de Contratación Estatal, consagrada en el
Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150/2007, y que reglamenta de manera general el
Decreto 2474/2008, y en forma particular a partir del Artículo 77, entre otros.
La anterior normativa, debe armonizarse con el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, que
permite, entre otros gastos, la celebración de contratos para la prestación de servicios
técnicos y profesionales y otros servicios donde la parte intelectual no es preponderante,
los cuales se rigen por la Ley 80/1993 y 1150/2007 o Estatuto General de Contratación, y
deben realizarse en la forma limitada que las normas citadas indican, con el fin de evitar
incurrir en los contratos que están prohibidos en el sector público, la subordinación, el
cumplimiento de horarios y períodos de tiempo prolongados al servicio de la institución,
más allá de la tarea temporal y concreta que debe encomendarse.
Estos contratos, como todos los contratos de la administración pública, deben constar por
escrito y exigir para la celebración y el pago, las constancias de afiliación y cancelación
de la seguridad social integral: salud, pensiones y riesgos profesionales, en tratándose de
personas naturales. En lo demás, véase el Artículo 50 de la Ley 789/2002.
A propósito de la Contratación Directa y la Ley de Garantías Electorales:
La Ley 996 de 2005, o Ley de Garantías Electorales, prohibió durante los 4 meses
anteriores a las elecciones, la Contratación Directa a las entidades del Estado, en los
siguientes términos:
ARTÍCULO 38. PROHIBICIONES PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS. A los
empleados del Estado les está prohibido:
PARÁGRAFO. Los gobernadores, alcaldes municipales y/o distritales, secretarios,
gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o
distrital, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones, no podrán celebrar
convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos, ni participar,
promover y destinar recursos públicos de las entidades a su cargo, como tampoco de las
que participen como miembros de sus juntas directivas, en o para reuniones de carácter
proselitista.
ARTÍCULO 33. RESTRICCIONES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. <Artículo
CONDICIONALMENTE exequible> Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección
presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso,
queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado.
Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de
crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y
desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes,
carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido
objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y
los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.
Una vez pasadas las elecciones, los FSE podrán volver a:
A. LA CONTRATACIÓN DIRECTA, pero exclusivamente para las causales “a, c, e, g,
h, i” del Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150.
B. La CONTRTACIÓN CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO:
Para adquirir cualquier bien, servicio u obra de valor inferior a los 20 SMLMV.
NOTA ESPECIAL: Lo anterior, bajo el entendido de que durante la vigencia de la Ley de
Garantías, las demás modalidades de contratación NO ESTABAN SUSPENDIDAS,
puesto que la restricción solo operaba para la Contratación Directa referida en los
anteriores literales.
MODALIDADES DE CONTRATACIÓN POR FUERA
CONTRATACIÓN: LA EXCEPCIÓN A LA REGLA GENERAL
DEL
ESTATUTO
DE
En el caso de los FSE, dos son los casos en que la Selección del contratista, se hará
mediante un procedimiento diferente al Estatuto de la Contratación Estatal o
Administrativa, así:
i. Reglamento del CONSEJO DIRECTIVO para la contratación de bienes y servicios de
cuantía inferior a los 20 SMLMV. (Artículo 13 Ley 715. Artículo 17 Decreto 4791/2008).
Pero “… en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía,
publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función
administrativa.”. Esos postulados están en el Artículo 209 de la CP: igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
ii. Reglamento BANCO MUNDIAL, establecido para la selección del contratista dentro
del Proyecto de Mejora de la Educación Media que actualmente se adelanta en la
Secretaría de Educación de Antioquia.
CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN, A DISPOSICIÓN DE LOS FSE EN
LA PÁGINA WEB DE LA SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL
Cuando un Rector o Director Rural necesite contratar tendrá los siguientes apoyos:
A. -El presente documento y los demás documentos publicados en la página web
de la Secretaría y los remitidos por otros medios a los FSE., en particular, los
documentos:
“INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS”
“PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA
COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV”, DOCUMENTO QUE A
CONTINUACION SE DESCRIBE
NOTA ESPECIAL: -Los procedimientos, formatos y documentos en cuestión, deberán
aplicarse teniendo en cuenta la estructura administrativa propia de los FSE, por ejemplo:
En los FSE no hay Consejo de Gobierno, ni Secretaría Técnica; el Responsable o Titular
del Organismo será el Rector o Director Rural; el Consejo Directivo hará las veces de
“Comité Asesor de Contratación” y de “Comité Evaluador de Propuestas”.
WILLIAM ZAMUDIO LOPEZ
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL
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INSTRUCTIVO 1 PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE

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