Análisis de tareas críticas y procedimientos de trabajo Por: Iván de la Rosa Ingeniero Industrial Universidad del Norte, Estados Unidos Cursillo Análisis de tareas críticas y procedimientos de trabajo Presentado en el 37 Congreso de Seguridad, Salud y Ambiente Consejo Colombiano de Seguridad Colombia Julio 2004 Analizar las tareas o los trabajos que nuestros empleados ejecutan, es una de las tareas más valiosas de los gerentes. Ello nos da una oportunidad para examinar cuidadosamente los métodos de trabajo para ver si podemos encontrar una manera mejor, más segura, más rápida o más confiable de hacer las cosas. Nos permite aprender más acerca de lo que nuestros empleados realmente hacen para realizar su trabajo. Proporciona una manera sistemática de fortalecer la orientación, la instrucción del trabajo/tarea, los contactos personales, las investigaciones de accidente/incidente, las reuniones de grupo y el entrenamiento de habilidades con la mejor información disponible en relación con nuestros trabajos/tareas más críticos. También nos proporciona una oportunidad muy importante para involucrar nuestros empleados en la determinación de cómo deben hacer su trabajo. Palabras claves: ANALISIS DE TAREAS CRITICAS, PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO. Un buen análisis de trabajo/tarea requiere tiempo para hacerse y también requiere de una actitud de “vamos a hacerlo mejor”, no importa cuánto nos sintamos tentados a no cambiar un sistema con el que estamos acostumbrados. Obtener lo más que podamos de nuestro trabajo requiere un compromiso firme para hacer los procedimientos y prácticas de trabajo/tarea una parte integral de nuestro sistema y estilo gerencial. Los procedimientos que usted produzca deben hacer posible que les facilite a sus empleados el trabajar en forma más segura, más productiva y más confiable. Definiciones claves Análisis de Trabajo/Tarea es el proceso mediante el cual se estudia parte del trabajo que alguien ejecuta, para poder determinar la mejor manera posible de hacerlo. Un “trabajo/tarea” es Un segmento del trabajo que una persona hace. Una asignación específica de trabajo llevada a cabo por alguna persona. Un conjunto de acciones requeridas para completar un objetivo de trabajo especifico. Ejemplos Ocupación Trabajo/Tarea 1. Operador de Grúa a. Posiciona el equipo b. Inspección pre-operacional c. ______________________ d. ______________________ 2. Pintor a. Prepara la superficie b. Pinta c. ______________________ d. ______________________ 3. Piloto de avión a. Chequeo previo al vuelo b. Despega el avión c. ______________________ d. ______________________ e. ______________________ Dos posibles resultados del análisis de Trabajo/tarea son: Procedimiento Es una descripción paso a paso de cómo proceder de principio a fin para desempeñar, realizar o ejecutar una tarea en forma apropiada. Práctica Un conjunto de guías positivas que ayudan al desempeño, realización o ejecución de un tipo específico de trabajo que no siempre podría ser realizado de la misma manera establecida. Pasos claves en el proceso de análisis de trabajo/tarea 1. Inventario de trabajo/tarea. 2. Identificación de los trabajos/tareas críticos. 3. División del trabajo/tarea en pasos o actividades. 4. Identificación de las exposiciones a pérdida. 5. Chequeo de eficiencia. 6. Desarrollo de controles. 7. Redacción de los procedimientos o prácticas. 8. Puesta en acción. 9. Actualización y mantenimiento de registros. Realización de un inventario de trabajo/tarea Entre las fuentes de información de trabajos/tareas para el inventario pueden incluirse: Descripciones de posiciones. Conversaciones con empleados, lista de las tareas que realizan o han visto hacer, dividida por ocupaciones. Seguimiento en el papel cada proceso, de principio a fin y realización de una lista de las tareas requeridas para realizarlo. Consultar otros colegas en la industria. Consultar manuales de oficios. Observar a la gente haciendo sus actividades. Asegúrese de que todas las tareas sean incluidas en el inventario, aun aquellas que se hacen rara vez. Identificación de trabajos/tareas críticas ¿Verdadero o Falso? Es una buena idea analizar cuidadosamente cada trabajo/tarea que nuestros trabajadores hacen y escribir prácticas o procedimientos para todas ellas. Preguntas para determinar si un trabajo/tarea es o no crítico: 1. ¿Puede este trabajo/tarea resultar en una pérdida mayor mientras se realiza? 2. ¿Puede este trabajo/tarea resultar en una pérdida mayor después de haberse realizado? 3. ¿Cuán mala sería la pérdida más probable resultante? 4. ¿Qué tan a menudo podría ocurrir? La criticalidad de un trabajo/tarea depende de la severidad de las pérdidas que podrían resultar, la exposición a ellas y la frecuencia con la que ocurren cuando se está expuesto a ellas. Al aplicar estos juicios a un trabajo/tarea, consideramos la pérdida más severa y más razonablemente probable que pudiera ocurrir. A continuación presentamos algunas guías para evaluar el potencial de pérdida de un trabajo/tarea. Evaluación del potencial de severidad 0 - No produce lesión o enfermedad; las pérdidas en calidad, producción o cualquier otro tipo se estiman en menos de US $100. 2 - Lesión menor o enfermedad sin tiempo perdido, daño a la propiedad que no cause interrupción o perjuicios a la calidad o a la producción o cualquier otra pérdida que exista y que esté entre US $100 y US $1.000. 4 - Lesión con tiempo perdido o enfermedad sin incapacidad permanente, daño a la propiedad que interrumpe la producción, las pérdidas a la calidad, la producción o cualquier otro tipo sean de más de US $1.000 pero menos de US $5.000. 6 - Incapacidad permanente o pérdida de la vida o de una parte del cuerpo o daño extenso a estructura, equipo o material: pérdidas en calidad, producción o cualquier otro tipo mayores de US $ 5.000. Evaluación de la exposición Qué tan a menudo se hace una tarea/trabajo es uno de los factores a considerar cuando evaluamos la frecuencia de exposición, así como también tenemos que tomar en cuenta el número de personas que hacen la tarea. En la tabla que se proporciona hay una manera fácil de estimar el valor que le daríamos a la Exposición y que se anotará en la columna correspondiente de nuestra Hoja de Análisis de Tareas. Este valor va de uno (1) para una tarea realizada por pocas personas menos de una vez al día, hasta tres (3) como calificación para una tarea que es realizada por muchas personas muchas veces al día. Evaluación de la frecuencia La frecuencia de pérdida depende de: Qué tan peligrosa, sea la tarea. Qué tan difícil sea la tarea. Qué tan complicada o compleja sea la tarea. Para obtener la clasificación de criticalidad del trabajo/tarea sumamos la calificación resultante de severidad, exposición y frecuencia. Como norma general un trabajo/tarea con clasificación de criticalidad de seis o más requiere que se le realice un análisis de trabajo/tarea. Una vez que los trabajos/tareas críticos hayan sido identificados, los pasos para analizar cada uno son: 1. Divida el trabajo/tarea en pasos o actividades. 2. Identifique las exposiciones a pérdida. 3. Realice un chequeo de eficiencia. 4. Desarrolle controles. División del trabajo en pasos Dividir el trabajo/tarea en pasos lo hace más fácil de analizar. Un paso es algo que hace que el trabajo avance, es un punto donde algo puede ocurrir mal. Determinación de las exposiciones a pérdida En el intento de determinar las pérdidas potenciales que podrían ocurrir durante el trabajo/tarea, los puntos claves a tener en cuenta/considerar son: 1. Experiencia de pérdidas en el pasado. 2. Potencial para pérdidas mayores. 3. Pérdidas menores recurrentes. Realización del chequeo de eficiencia Preguntas claves a tener en cuenta al realizar un chequeo de eficiencia: ¿Quién está mejor calificado para hacerlo? ¿Dónde es el mejor lugar para hacerlo? ¿Cuándo debe hacerse? ¿Cuál es el propósito de este paso? ¿Por qué es necesario? ¿Cómo puede hacerse mejor? Hay por lo menos siete maneras principales para hacer mejoras en una tarea que resultan de un chequeo de eficiencia: 1. Eliminar. 2. Combinar. 3. Rearreglar. 4. Simplificar. 5. Reducir. 6. Substituir. 7. Relocalizar. La profundidad del Chequeo de Eficiencia depende de la criticalidad del trabajo/tarea. Desarrollo de controles Las medidas de control deben ser dirigidas principalmente a la persona que realiza la tarea. Al desarrollar controles siempre debe consultarse a los empleados ya que ellos conocen mejor el trabajo que cualquier otro y usualmente tienen ideas muy valiosas para aportar. Redacción de los procedimientos y prácticas Después de finalizar un análisis de trabajo/tarea, escribimos un procedimiento si el trabajo/tarea debe hacerse exactamente de la misma manera cada vez, o una práctica de trabajo si es necesario variar la manera en que se hace el trabajo. Ambas se redactan desde el punto de vista del trabajador. El procedimiento que se presenta a continuación está escrito en uno de los varios formatos que pueden usarse para presentar la manera apropiada de hacer una tarea crítica. Procedimiento estándar de trabajo Entregado a: ___________________________________________________ Trabajo: __Operar el Monitor de Tamaño de Partículas ____ Fecha: ___________ Departamento: __ Molienda _________ Ocupación: Operador de Molienda____________ Propósito e importancia de la tarea El monitor de tamaño de partícula analiza la molienda y la densidad del producto final. Las tendencias se anotan en los gráficos de registro. El resultado es un registro de muestras representativas de la molienda de todo el día. El ajuste apropiado del proceso completo de molienda y flotación depende de la exactitud de las técnicas precisas de muestreo. Los errores y mal funcionamientos pueden ser responsables de muchos miles de dólares en pérdidas de mineral, materiales y esfuerzo. Algunos de lo equipos involucrados podrían dañarse fácilmente si no se operan correctamente y si no se le hacen las inspecciones y el mantenimiento adecuado con regularidad. Los pasos principales se detallan a continuación en el orden apropiado. Los Puntos Claves a Recordar están a continuación de cada paso del trabajo. Todos los pasos y puntos claves deben seguirse en secuencia para lograr máxima eficiencia y evitar pérdidas. Inspeccione el equipo buscando defectos Para evitar daño al equipo y malas lecturas, inspeccione visualmente los siguientes equipos por si tienen defectos y haga las correcciones/reparaciones necesarias antes de arrancarlo. Mire si hay acumulación de arena en la caja de los ciclones y limpie cualquier acumulación. Lave con manguera el eliminador de aire. Cierre la válvula de drenaje para evitar derrame y posibles caídas o choques eléctricos. Abra la válvula de agua fresca y limpie el filtro de agua para asegurar adecuado flujo de agua. Apague y limpie el sensor de las bombas y asegúrese de que el sensor está en su lugar. Use la herramienta especial de limpieza para evitar tener que desarmar toda la bomba y posibles lesiones en las manos. Coloque el interruptor de seguridad del sistema de agua en automático para evitar daño por baja presión de agua. Inspeccione visualmente la malla de muestreo en la caja de rebalse de ciclones y limpie cualquier acumulación para evitar lecturas deficientes. Arranque el monitor de tamaño de partículas Para arrancar: hale el botón de arranque-parada que está en la caja de controles. Asegúrese de que la presión de agua sea al menos 60 psi para evitar la parada automática del sistema. Permita que el tanque se llene hasta que la sección del sensor esté llena, en este punto el flujo agua se detendrá automáticamente. Es correcto que haya una pequeña circulación de agua de vez en cuando (intermitente). Coloque la malla de muestreo en la pasta aguada (slurry). El vacío debe elevarse a Normal (17 + pulgadas) Ajuste la válvula de entrada de flujo para nivel normal del tanque de slurry. Permita unos cinco minutos para que se estabilice a fin de evitar sobreflujo/derrame o sequedad del sistema. Arranque el cortador de muestras Para evitar daño al cortador de muestras asegúrese de que tenga libre movimiento. Arranque las bombas 470 y 470a Para evitar el sobreflujo arranque la bomba 470 primero. Inspección cada hora Inspeccione visualmente el equipo cada hora para evitar daño incremental y lesiones potenciales del equipo que falle y para asegurar que el muestreo se realice correctamente. Puntos claves para verificar: El sello de vacío debe estar frío al tacto. Solo debe haber una leve vibración en el eliminador de aire. La bola en el indicador de flujo debe estar en la parte superior del tubo indicador transparente. Muestreo cada hora Corte una muestra cada hora del rebalse/sobreflujo de los ciclones este y oeste moviendo el cortador de muestras a través del flujo y de un lado a otro. Para evitar lecturas deficientes no detenga el cortador en el centro del flujo. Parada de emergencia Para evitar un daño mucho mayor del que causó la abrupta parada, y para evitar un posible choque eléctrico, determine primero la razón para la pérdida de potencia. Obtenga permiso antes de arrancar nuevamente cualquier parte del proceso para evitar posibles lesiones serias a cualquiera que pudiera estar trabajando en el sistema. Parada Para evitar derrame abra la válvula de drenaje antes de presionar el botón de parada (stop). Para evitar que la pasta blanda (slurry) se asiente en el sistema enjuáguelo con agua. Procedimiento estándar de trabajo Certifico que he recibido el procedimiento estándar de trabajo __________ en la fecha, que me ha sido explicado y que la importancia de seguirlo ha sido enfatizada. Recibido por: Nombre: _____________________________ Firma: _______________________________ Fecha: ___________ Supervisor:_______________________ Organización: _________ Localización: _____________________________ Ocupación:_____________ Tarea: __________________________________ 1. Análisis de tarea y procedimiento completado por personas que han contribuido o suministrado información. Nombre: _______________ Cargo: __________________________________ Nombre:________________ Cargo: __________________________________ Nombre:________________ Cargo: __________________________________ 2. El análisis de tarea fue Observación:___________Discusión:__________ hecho por : 3. Si se ha señalado el método de discusión, por favor explique por qué no se usó el método de Observación: ____________________________________ 4. Dé los nombres de los trabajadores observados , o si se usó el método de la discusión, de los nombres de las personas que contribuyeron: Nombre: _________ Ocupación:_______ Nombre: _______________________ Ocupación:_______________________ Nombre: _______________________ Ocupación:_______________________ Nombre: _______________________ Ocupación:______________________ Nombre: _______________________ Ocupación:______________________ Nombre: _______________________ Ocupación:______________________ 5. ¿Se efectuó una verificación de la eficiencia para cada etapa de la tarea y su correspondiente exposición a pérdida? Si ___ No ___ 6. Ponga en una lista todos los cambios que han resultado de la verificación de la eficiencia en el reverso, e indique los beneficios que provendrán de ello. Adjunte un informe del mejoramiento de la eficiencia por cada cambio que se produzca en ella. 7. ¿Qué planes se han elaborado para poner en práctica los cambios y mejoramientos en la eficiencia? Adjunte detalles. 8. Se efectuaron los siguientes procedimientos de tareas y revisiones basándose en una puntuación 1-100. La puntuación incluyó: 1. Evaluación del contenido técnico para el área de los revisores, 2. Lo adecuado de la cobertura y 3. Calidad de la comunicación para el usuario final. Producción Titulo del Cargo Puntaje Calidad Título del Cargo Puntaje Salud ambiental Título del Cargo Puntaje Seguridad/Control de Pérdidas Título del Cargo Puntaje Mantenimiento Título del Cargo Puntaje Firma y Título Título del Trabajo Puntaje Puntaje del Evaluador ====> Aprobado: __ No aprobado: __ 9. Comentarios de los revisores relacionados con el puntaje de la evaluación: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ____________________________________ Poniendo los procedimientos y prácticas a trabajar Otras actividades gerenciales que deberían usar procedimientos o prácticas de trabajo/tarea son: Orientación a nuevos empleados. Instrucción para el Trabajo/Tarea. Observación de Tareas. Contactos personales. Charlas de seguridad. Investigación de accidentes/incidentes. Entrenamiento de habilidades. Actualización y mantenimiento de registros Los procedimientos y prácticas de Trabajo/Tarea deben actualizarse cada vez que: Haya un accidente/incidente que involucre el trabajo/tarea. Se introduzca una nueva maquina/herramienta o equipo. Ocurran problemas en la calidad del producto. Ocurra un cambio en un trabajo/tarea existente. Los empleados se quejen de problemas del trabajo/tarea. Por lo menos una vez al año. Métodos alternos de análisis de trabajo/tarea Hay dos maneras de realizar el análisis de trabajo/tarea. Estas son: 1. Análisis por observación y discusión. 2. Análisis por discusión solamente. Los pasos en “Análisis por observación y discusión” son: 1. Seleccionar el trabajador o los trabajadores a observar. 2. Explicar el proceso. 3. Observar y registrar la división en pasos inicial. 4. Revisar la división en pasos con el trabajador. 5. Repetir los pasos 2-4 con otro trabajador si es apropiado. 6. Identificar las exposiciones a pérdida. 7. Hacer un chequeo de eficiencia. 8. Desarrollar la recomendación de controles. 9. Escribir el procedimiento o práctica. 10. Contactar grupos que tengan interés especial. 11. Distribuir el procedimiento o práctica a los usuarios. 12. Reforzar las aplicaciones prácticas. Los pasos en “Análisis por Discusión Solamente” son: 1. 2. 3. 4. Reunir a la gente con más conocimiento disponible. Explicar el propósito y la aproximación/metodología. Determinar los pasos mas significativos o actividades críticas. Completar los pasos 6-12 del método por “Observación y Discusión”. Beneficios del análisis de trabajo/tarea Los análisis y procedimientos de trabajo/tarea pueden producir mejoras en: Eficiencia. Seguridad. Calidad. Productividad. Roles sugeridos para los supervisores, ejecutivos y coordinadores de seguridad y control de pérdidas con respecto a los análisis y procedimientos de tareas Para los supervisores 1. Establecer a nivel de su grupo objetivos para la realización de los análisis, de los procedimientos y de las prácticas iniciales y sus actualizaciones. 2. Hacer un inventario de las tareas de su grupo. 3. Determinar las tareas críticas a partir del inventario de tareas de su grupo. 4. Descomponer las tareas en pasos. 5. Señalar los problemas potenciales 6. Desarrollar controles. 7. Redactar procedimientos y prácticas. 8. Distribuir los procedimientos y prácticas a los usuarios. 9. Estimular el uso de los procedimientos y prácticas escritas. 10. Usar procedimientos y prácticas en la orientación, en la instrucción adecuada para las tareas, la observación planeada de tareas, el entrenamiento, los consejos sobre puntos claves y las charlas de seguridad. 11. Usar procedimientos y prácticas escritas en la investigación de accidentes/incidentes. 12. Actualizar los procedimientos y las prácticas. 13. Mantener registros del proceso del programa. Para los Ejecutivos (Superintendentes/Jefes de División) o aquellos que tienen supervisores que les reportan 1. Emitir directivas o cartas en que se respalde un programa para realizar los análisis, los procedimientos y las prácticas de tarea. 2. Establecer objetivos para la realización de los procedimientos y prácticas iniciales y de las actualizaciones. 3. Aprobar los procedimientos y prácticas. 4. Estimular el uso de los procedimientos y prácticas escritos. 5. Usar los procedimientos y prácticas escritas en la investigación de accidentes/incidentes y en el entrenamiento de habilidades. Para los coordinadores de seguridad o control de pérdidas 1. Proporcionar formularios y técnicas para los análisis, los procedimientos y las prácticas. 2. Ayudar en la determinación de las tareas críticas. 3. Ayudar/asesorar a los ejecutivos en la aplicación de los procedimientos y prácticas. 4. Colaborar en la distribución de los procedimientos y prácticas a los usuarios. 5. Apoyarse/usar /estimular el uso de los procedimientos y practicas escritas en la investigación de accidentes/incidentes. 6. Mantener archivo central de procedimientos y prácticas. 7. Mantener registro del progreso del programa. 8. Aconsejar y asesorar a la gente para llevar a cabo el programa total. 9. Asegurar un entrenamiento adecuado para todo el personal administrativo. 10. Evaluar el desempeño frente a las normas y objetivos establecidos. 11. Emitir cada 3 meses informes de progreso. 12. Reforzar las aplicaciones prácticas de los procedimientos y prácticas. Bibliografía 1. Frank E, Bird Jr, and Germain L. Liderazgo práctico en el control de pérdidas, Det Norske Veritas, Revised Edition 1990. 2. Accident Prevention Manual for Industrial Operations, Seventh Edition. National Safety Council, 1974. 3. Análisis de Seguridad en el Trabajo, Consejo Interamericano de Seguridad, 1994.