1. marco político, normativo y conceptual

DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA DE LA
DEFENSORIA DEL PUEBLO
DIRECCIÓN DE ARTICULACIÓN Y GESTIÓN
PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD
© Derechos Reservados
Bogotá, D.C., agosto de 2009
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título:
Documento de Diagnóstico de la implementación de la Estrategia de
Gobierno en Línea en la Defensoría del Pueblo
Fecha elaboración
aaaa-mm-dd:
[14] – [08] – [2009]
Sumario:
Documento que presenta el diagnóstico de Gobierno en Línea realizado en
la Defensoría del Pueblo
Palabras Claves:
Diagnóstico de Gobierno en Línea, Defensoría del Pueblo
Formato:
.doc
Dependencia:
Área de Articulación y Gestión
Programa Agenda de Conectividad
Código:
Lenguaje:
Versión:
1.0
Español
Estado:
En revisión
Categoría:
Patricia Hernández - Programa
Agenda de Conectividad
Autor (es):
Firmas:
Revisó:
Francisco Camargo Salas
Aprobó:
Francisco Camargo Salas
Información
Adicional:
Ubicación:
El archivo magnético asociado al documento esta localizado en:
\\Perseo\publico\Área Articulación y Gestión\Diagnóstico\CD Defensoría
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de la Defensoría del Pueblo
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1.0
FECHA
14–08– 2008
No. SOLICITUD
NA
RESPONSABLE
Patricia Hernández
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DESCRIPCIÓN
Creación del documento
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
5
1.
7
MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL
MARCO POLÍTICO
7
MARCO NORMATIVO
8
MARCO CONCEPTUAL
10
2.
LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
13
MAPA ESTRATÉGICO
13
Objeto general
13
Organigrama
13
Finalidad de las entidades
14
Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas
14
MAPA DE LAS ENTIDADES
17
Flujos y sistemas de información
17
Trámites y/o servicios prestados
19
Productos y servicios con cobertura nacional o territorial
21
Información, trámites y servicios dirigidos a población vulnerable
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3.
DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD
FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA
FASE DE INTERACCIÓN EN LÍNEA
FASE DE TRANSACCIÓN EN LÍNEA
FASE DE TRANSFORMACIÓN EN LÍNEA
FASE DE DEMOCRACIA EN LÍNEA
22
22
29
32
34
38
SÍNTESIS DEL DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES
40
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Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
INTRODUCCIÓN
La Estrategia de Gobierno En Línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Agenda de Conectividad,
contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste
mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación.
La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de
Gobierno En Línea. Así mismo, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento
CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso
estructural de la renovación y modernización de la administración pública. En el Documento CONPES 3292 de
2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios
con la administración pública. Y el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto
2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el
uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. Finalmente, el Decreto 1151 de 2008 define
claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública colombiana.
Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno En Línea son seis: Gobierno centrado en el ciudadano;
visión unificada del Estado; acceso equitativo y multi-canal; Gobierno En Línea es más que tecnología;
protección de la información del individuo y; credibilidad y confianza en el Gobierno En Línea. Para su
desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder
público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal):
mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; fortalecer la transparencia del Estado y la
participación ciudadana y; mejorar la eficiencia del Estado. Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las
entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno En Línea mediante un proceso gradual y
evolutivo para la implementación de la Estrategia, que consta de cinco fases de desarrollo: información,
interacción, transacción, transformación y democracia en línea.
Para el desarrollo del Gobierno En Línea, los siguientes son los roles que deben ejecutar cada uno de los
actores que se interrelacionan en ésta:
Programa Agenda de Conectividad. Su rol es el de promover el aprovechamiento de las tecnologías de la
información y la comunicación en la administración pública para mejorar el acceso, costos y calidad de los
servicios que presta el Estado al ciudadano. Sus principales acciones son:
 Establecer los lineamientos y los tiempos que deben seguir las entidades públicas para ofrecer
información, trámites y servicios a través de medios electrónicos.
 Establecer el apoyo que permita implementar de manera adecuada la Estrategia de Gobierno En Línea.
 Coordinar y acompañar a las entidades públicas que implementan la Estrategia de Gobierno En Línea.
 Definir el seguimiento y el grado de avance de las entidades públicas con respecto a la implementación de
la Estrategia de Gobierno En Línea.
 Administrar conocimiento, para compartirlo entre las entidades que implementan la Estrategia de Gobierno
En Línea.
Entidades. Las entidades juegan un papel muy importante dentro del Gobierno en Línea, ya que son ellas las
que permitirán que éste progrese, en la medida en que implementen las iniciativas planteadas. Las principales
acciones que deben llevar a cabo son:
 Atender a los ciudadanos, las empresas y el mismo Estado.
 Ejecutar los proyectos relacionados con la Estrategia de Gobierno En Línea y reportar su avance.
 Utilizar los recursos que provee la Estrategia de Gobierno En Línea para su implementación.
 Compartir experiencias, mejores prácticas y lecciones aprendidas.
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Diagnóstico de Gobierno En Línea
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En el marco de la Estrategia de Gobierno En Línea, el Programa Agenda de Conectividad, en coordinación con
las entidades, ha realizado de diagnósticos de Gobierno En Línea que tendrán el propósito de alimentar planes
de acción, necesarios para la implementación de la Estrategia.
El presente documento, estructurado y consolidado por la Dirección de Articulación y Gestión del Programa
Agenda de Conectividad con el apoyo de funcionarios del sector, establece el diagnóstico para determinar el
estado en que se encuentra el sector en cuanto a la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea,
corresponde a la actualización del diagnostico elaborado en el año 2007, incluyendo todas las entidades del
sector y se ajusta de acuerdo con lo establecido por el decreto 1151 y el manual de Gobierno En Línea. Se
espera que este documento se constituya en un insumo para mejorar los procesos al interior del sector de
Seguridad.
La estructura del diagnóstico es la siguiente:
Una primera parte, en la cual se realiza una descripción política, normativa y conceptual que da sustento a la
implementación de la Estrategia por parte de las instituciones.
Una segunda parte, en la cual se presenta la información recopilada que ha servido como base para la
evaluación de la situación actual.
En una tercera parte se realiza el diagnóstico de las entidades que conforman el sector, tomando como insumo
la información previamente levantada, en cuanto al cumplimiento de los criterios establecidos para cada una
de las fases de Gobierno En Línea.
Por último, se presentan los resultados consolidados del diagnóstico los cuales permitirán definir acciones o
proyectos encaminados a profundizar en el desarrollo de la Estrategia y cumplir con los criterios exigidos para
todas las fases de Gobierno En Línea.
Vale la pena resaltar que los resultados de este diagnóstico se constituyen en la base para la elaboración del
Plan de Acción de Gobierno En Línea, que es el paso siguiente en el marco del trabajo conjunto con el
Programa Agenda de Conectividad
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Diagnóstico de Gobierno En Línea
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1.
MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL
MARCO POLÍTICO
Las declaraciones normativas y de política que sirven de soporte para la implementación de la Estrategia de
Gobierno En Línea y para la elaboración de los diagnósticos sectoriales, pueden ser abordadas a partir de
disposiciones surgidas en el ámbito internacional pero también considerando el ámbito legal interno. En el
primer caso, se puede mencionar que en Diciembre de 2003, se reunieron en Suiza los representantes de
diversos estados y organizaciones internacionales, con motivo de la primera fase de la Cumbre Mundial sobre
la Sociedad de la Información y en dicho espacio se reconoció que “…la construcción de una Sociedad de la
Información integradora requiere nuevas modalidades de solidaridad, asociación y cooperación entre los
gobiernos y demás partes interesadas, es decir, el sector privado, la sociedad civil y las organizaciones
internacionales1”.
Dentro de los principios fundamentales de la declaración que surgió a partir de esta cumbre, se estableció que
los gobiernos y todas las partes interesadas en la promoción de las TIC para el desarrollo, tienen como función
importante la construcción de una Sociedad de la Información centrada en la persona. Para ello, se definieron
unas líneas de acción, dentro de las cuales se señala que las aplicaciones de las TIC pueden apoyar el
desarrollo sostenible en la administración pública, los negocios, la educación y capacitación, la salud, el
empleo, el medio ambiente, la agricultura y la ciencia, en el marco de ciberestrategias nacionales.
Específicamente, en cuanto a Gobierno Electrónico, la cumbre estableció que se habían de tomar medidas en
los siguientes ámbitos:



Implementar estrategias de gobierno electrónico centradas en aplicaciones encaminadas a la innovación y
a promover la transparencia en las administraciones públicas y los procesos democráticos, mejorando la
eficiencia y fortaleciendo las relaciones con los ciudadanos.
Concebir a todos los niveles iniciativas y servicios nacionales de gobierno electrónico que se adapten a las
necesidades de los ciudadanos y empresarios, con el fin de lograr una distribución más eficaz de los
recursos y los bienes públicos.
Apoyar las iniciativas de cooperación internacional en la esfera del gobierno electrónico, con el fin de
mejorar la transparencia, responsabilidad y eficacia en todos los niveles de gobierno2.
Estas declaraciones han servido de fundamento para la definición y puesta en marcha de numerosas
estrategias a nivel global y al interior de cada una de las naciones. En el caso colombiano, sin embargo, hay
que decir que el marco normativo del uso de las herramientas tecnológicas que se ponen al servicio de los
ciudadanos y su implementación en la administración pública, parte de la Constitución Política en donde se
garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
información veraz e imparcial (art. 20), y además en el derecho de que todas las personas pueden acceder a
los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley (art. 74), es decir, que existe un derecho a la
información en el ámbito privado y con mayor razón si se trata de las actuaciones públicas. Adicionalmente, el
Gobierno En Línea ha sido un tema tratado en el país incluso al nivel del Consejo de Ministros. Y hace parte
integral del Plan nacional de TIC que impulsa el Gobierno Nacional.
1
2
Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Declaración de Principios
Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Plan de Acción
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Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
MARCO NORMATIVO
La Ley 489 de 1998 que define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la
Administración Pública, en su artículo 36 creó el Sistema General de Información Administrativa, integrado,
entre otros, por los subsistemas de organización institucional, de gestión de recursos humanos, materiales y
físicos, y el de desarrollo administrativo. También en el artículo 37 se establece que los sistemas de
información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de
su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la
gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general.
Paralelamente, se ha venido fomentando el uso de las tecnologías de información y la comunicación en el
Estado. Por ejemplo, el CONPES 2739 de 1994 en donde se expidió la política nacional de ciencia y
tecnología3, reconoce que la capacidad de generar y aplicar conocimiento pasa por la capacidad de tener
acceso a información, poder procesarla y utilizarla eficientemente, y por tanto se fijan como metas: desarrollar
en el país una capacidad para utilizar la informática y los computadores en la educación y la ciencia; facilitar el
acceso a la información, tanto a través de redes nacionales, como de redes internacionales y promover el
desarrollo de estándares que faciliten la integración en informática.
En 1997, se creó el Consejo Nacional de Informática que presentó algunos lineamientos en este tema. En el
Plan de Desarrollo “Cambio para Construir la Paz 1998 – 2002” se definió como prioridad el desarrollo de la
infraestructura colombiana de la información como apoyo a los gobiernos departamentales y locales y para
incentivar el aumento de la competitividad del sector productivo.
De otra parte, en el año 1999 se expidió la Ley 527, mejor conocida como Ley de Comercio Electrónico,
mediante la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico, las
firmas digitales y se establecen las entidades de certificación, entre otras disposiciones. Los objetivos
planteados con esta norma fueron los de eliminar los obstáculos mercantiles, procurar un marco legal seguro
donde las transacciones se den en un ámbito confiable, contribuir con la armonización jurídica, y promover la
economía y la eficiencia del comercio internacional. En resumen, se perseguía dotar de seguridad jurídica las
transacciones y operaciones realizadas a través de mensajes de datos.
Así mismo, atendiendo los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo 1998-2002, se adoptó como política
de Estado la Agenda de Conectividad mediante el CONPES 3072 del 9 de febrero de 2000, y se estableció
como objetivo el fomento del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación o TIC. Igualmente,
en la directiva presidencial No. 2 de agosto de 2000 se definió la estrategia de Gobierno En Línea del
Programa Agenda de Conectividad que establece, como uno de sus objetivos, el proveer al Estado la
conectividad que facilite la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoye su función de servicio
al ciudadano.
Para materializar los proyectos del Programa Agenda de Conectividad se estableció, a través del Decreto 127
de 2001, un programa Presidencial para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y de las
Comunicaciones que se le denominó también Agenda de Conectividad, asignándole, entre otras, las funciones
de: formular y proponer políticas, planes y programas que garanticen el acceso y la implantación de nuevas
tecnologías de la información y de la comunicación, con el fin de fomentar su uso, como soporte del
crecimiento y aumento de la competitividad; apoyar al Estado en el desarrollo de la conectividad a las redes de
comunicaciones, para facilitar y optimizar la gestión de los organismos gubernamentales y la contratación
administrativa; elaborar el diagnóstico de necesidades y de sistemas y redes de comunicación para la
3
En desarrollo de la Ley 29 de 1990, Ley de fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico.
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definición, coordinación y difusión de planes y programas del Gobierno Nacional; y evaluar de manera
permanente la forma como se suministra la información sobre la gestión del gobierno, con el fin de lograr que
ésta sea transparente, oportuna y confiable.
La implementación de este programa se asignó posteriormente al Ministerio de Comunicaciones, mediante el
Decreto 3107 de 2003. De igual manera, en el Decreto 1620 de 2003 que modificó la estructura del Ministerio
de Comunicaciones se incluyeron dentro de las funciones: desarrollar las políticas, planes y programas
adoptados por el Gobierno Nacional, tendientes al mejoramiento del sector y a la difusión y acceso de los
colombianos a las tecnologías de la información y la comunicación; y promover la adopción y uso de la
tecnología de la información y la comunicación en las entidades públicas, particularmente para su relación con
los ciudadanos.
Los lineamientos establecidos en el CONPES 3072 fueron igualmente recogidos en la Ley 812 de 2003 Plan
de Desarrollo “Hacia un Estado Comunitario” que en su artículo 4 define la Agenda de Conectividad como una
política de Estado que busca masificar el uso de las tecnologías de la información y telecomunicaciones, con
el propósito de lograr que el país aproveche las tecnologías para su desarrollo económico, social y político,
buscando insertar a Colombia en la sociedad del conocimiento a través de la democratización del acceso a la
información, aumentando la competitividad del sector productivo, y liderando el proceso de modernización del
Estado. Para lograr estos objetivos, la Agenda de Conectividad debía desarrollar seis estrategias, una de las
cuales era la de Gobierno En Línea.
En este mismo sentido, en el documento CONPES 3248 de 2003 “Programa de Renovación de la
Administración Pública” se establece que el objetivo del Gobierno electrónico es “definir una política y un
conjunto de instrumentos adecuados para el manejo de la información en el sector público de modo que se
garantice plena transparencia de la gestión, alta eficiencia en los servicios prestados a los ciudadanos y en las
relaciones con el sector productivo y condiciones adecuadas para promover el desarrollo interno y la inserción
internacional. Esta política confiere sentido a la incorporación y al uso de la tecnología informática en el
desarrollo de las operaciones de las entidades estatales, tanto en sus actividades internas como en sus
relaciones con otras entidades públicas y privadas, con los ciudadanos y con el sector productivo. El propósito
último es facilitar las relaciones del ciudadano con la administración, e incrementar la eficiencia, la
transparencia y el desarrollo territorialmente equilibrado del Estado.”
En el año 2003 también se expidió el Decreto 3816 mediante el cual se creó la Comisión Intersectorial de
Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública-COINFO, que tiene como funciones
proponer las políticas sobre tecnologías de información y telecomunicaciones, establecer los criterios que
permitan integrar los sistemas de información e impulsar la estrategia de Gobierno En Línea del Programa
Agenda de Conectividad4.
Desde otra perspectiva, en desarrollo del Programa de Renovación Pública, en el año 2004 se expidió el
CONPES 3292 que impulsa la simplificación, racionalización, estandarización y automatización de trámites,
con el fin de evitar exigencias injustificadas a los ciudadanos, así como ahorros en costos y tiempo, y
propender por la utilización de las herramientas tecnológicas. Con fundamento en dicho documento se expidió
la Ley 962 de 2005 más conocida como la Ley Antitrámites, que establece unos criterios para que las
relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes.
4
El COINFO está integrado por los siguientes funcionarios: Vicepresidente de la República, Ministro de Hacienda y Crédito
Público, Ministro de Comunicaciones, Director del Departamento Nacional de Planeación, Director del Departamento
Administrativo Nacional de Estadística y Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. Un delegado del
Presidente de la República y el Director del Programa Agenda de Conectividad serán invitados permanentes de la Comisión.
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Complementario a lo anterior, a través del Decreto 4110 de 2004, el Gobierno Nacional adoptó la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, mediante la cual se determinan las
generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de
Gestión de la Calidad. Está norma es de obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de las entidades y
organismos de la Rama Ejecutiva del Poder y de otras entidades prestadoras de servicios y tiene como
propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las
necesidades y expectativas de sus clientes.
Posteriormente, en el año 2005, mediante el Decreto 4669 se crea el Grupo de Racionalización y
Automatización de Trámites -GRAT-, como instancia consultiva del Departamento Administrativo de la Función
Pública en esta materia. Además se constituye como instancia orientadora y debe brindar apoyo al COINFO.
También tiene dentro de sus funciones velar por la operabilidad de los sistemas de información y por el uso de
medios electrónicos integrados5.
Con la Ley 1151 de 2007, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, se volvió a
reconocer e institucionalizar la política de Gobierno En Línea, pues dicha Ley, en el numeral 6.2.2 establece
que “...el Gobierno Nacional promoverá la formulación de una política de Gobierno electrónico que comprenda
entre otros aspectos, la modernización de los esquemas de rendición de cuentas de las entidades del orden
nacional; la difusión de información relevante de cada una, su gestión y sus resultados. Se avanzará en la
automatización de trámites, para lo cual cada sector/rama/organismo desarrollará los sistemas de información
requeridos haciendo uso de la Intranet Gubernamental que fue diseñada por la Agenda de Conectividad, y se
adoptará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública como instrumento obligatorio para adelantar las
compras públicas, diseñado en el marco del Programa de Renovación de la Administración Pública”.
Finalmente, y como el mayor respaldo político al Gobierno En Línea, el Presidente de la República expidió el
Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, mediante el cual se establecen los lineamientos generales que la
Administración Pública debe adelantar en la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea,
considerado a la fecha la norma más importante en materia de Gobierno En Línea en Colombia.
MARCO CONCEPTUAL
Hacia fines de los años noventa se comenzó a trabajar sobre el concepto de Gobierno En Línea como una
manera de identificar aquellas actividades del gobierno realizadas y/o apoyadas a través del uso de las TIC.
Desde ese entonces, muchas iniciativas han sido agrupadas bajo este concepto, en especial aquellas que
tienen que ver con las relaciones gobierno-ciudadanos, aquellas que fortalecen o mejoran las capacidades
democratizadoras y proyectos en los cuales el foco es el incremento de la eficiencia, calidad y efectividad de
las funciones estatales.
De acuerdo con los lineamientos del Programa Agenda de Conectividad, la Estrategia de Gobierno En Línea
concentra sus esfuerzos en tres ejes fundamentales:

Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas: Este eje considera el establecimiento de
nuevas formas de relación gobierno-ciudadano que permitan al Estado brindar sus servicios en forma
eficiente, eficaz, con calidad y con independencia de las variables de tiempo y espacio.
5
El GRAT está conformado por dos delegados de cada una de las siguientes entidades: Presidencia de la República,
Vicepresidencia de la República, Ministerio del Interior y de Justicia, Ministerio de Comunicaciones a través del Programa
Agenda de Conectividad, Departamento Nacional de Planeación y Departamento Administrativo de la Función Pública.
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

Promover la implementación de mecanismos que faciliten la transparencia del Estado y la participación
ciudadana: Este eje se concentra en el fomento y la creación de mecanismos que permitan al ciudadano
jugar un rol activo en el quehacer del país, abriendo nuevos espacios y formas de participación ciudadana
sustentado en gran parte por la publicidad de información.
Mejorar la eficiencia del Estado: Este eje busca la concepción y el establecimiento de procesos al interior
de las entidades del Estado que permitan la integración de los sistemas de los diferentes servicios,
compartir recursos y mejorar la gestión interna en las instituciones públicas y por consiguiente la eficiencia
del Estado.
El desarrollo del Gobierno En Línea debe asumirse como un proceso evolutivo, que comprende cinco fases:
Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea. Estas fases no son
dependientes una de la otra, ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas
tiene distintos objetivos y exigencias en términos de costos, necesidades de conocimiento, decisión política y
nivel de uso de las tecnologías de la información y la comunicación.
Una explicación detallada de cada una de ellas es la siguiente:
Fase
Información en Línea
Interacción en Línea
Transacción en Línea
Transformación en Línea
Democracia en Línea
Definición
Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus sitios Web para proveer en línea
información, junto con esquemas de búsqueda básica. La información, en su mayoría, se
mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación unidireccional.
Adicionalmente, se crea un portal de Gobierno que ofrece el acceso a través de un solo punto
a la información que publican las entidades en sus sitios Web.
Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la
comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en
línea e interacción con servidores públicos. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano
con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las
entidades en sus sitios Web.
Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y
servicios, mediante canales seguros, cumpliendo con los estándares internacionales de
acceso y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al
español.
Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de forma que se
eliminan los límites entre entidades y se organizan los servicios alrededor de necesidades de
ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios por múltiples canales y/o
ventanillas únicas virtuales. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus
sistemas de información misionales integrados, aprovechando la Intranet Gubernamental.
Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalización para que los usuarios adapten
los sitios Web a sus preferencias.
Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones
de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno
en Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. El Gobierno incentiva a la
ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y
temas legislativos, así como a participar en la toma de decisiones y, en general, está
dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. En esta fase las
entidades ofrecen específicamente información, servicios y trámites en línea para incluir a las
poblaciones más vulnerables.
Como ya se mencionó, las entidades estatales avanzan por cada una de estas fases y se espera que haya un
proceso evolutivo que las lleve hacia una transformación y una democracia soportada en el uso de
herramientas tecnológicas; aunque este no es un proceso lineal, ya que una entidad puede encontrarse en una
etapa superior sin que necesariamente haya cumplido con todos los criterios de una o varias de las anteriores.
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de la Defensoría del Pueblo
El esquema que resume las fases es el siguiente:
Adicionalmente, algunos conceptos que resulta importantes considerar son los siguientes:

Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios
para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia
cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como
trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud.
(DAFP).

Servicio: Conjunto de actividades que buscan proporcionar valor agregado a los usuarios, al ofrecer un
beneficio o satisfacer sus necesidades.

Trámite En Línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una
entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente
el resultado requerido.

Servicio En Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una
entidad.

Cadena de Trámites: Asociación que se establece entre trámites -sectoriales e intra-sectoriales- comunes
y/o complementarios, en función de facilitar a los usuarios la adquisición de derechos o el cumplimiento de
obligaciones.

Ventanilla Única Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de
trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado.

Intranet Gubernamental: Conjunto de soluciones tecnológicas a través de las cuales se interconectan las
entidades para el intercambio de información estandarizada y con adecuados niveles de servicio.
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Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
2.
LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Para realizar el diagnóstico de Gobierno En Línea, es necesario iniciar con un levantamiento de información
que servirá de base para el análisis de la situación que posteriormente se definirá. La información recopilada
en esta etapa se constituye en insumo fundamental para la evaluación de las entidades.
MAPA ESTRATÉGICO
Este mapa permite conocer las generalidades de las entidades del sector, con el fin de identificar las
características en términos de objetos, políticas y programas.
Objeto general
La Defensoría del Pueblo tiene como objetivo primordial velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de
los derechos humanos.
Organigrama
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Finalidad de la entidad
La Defensoría del Pueblo es una institución del Estado colombiano responsable de impulsar la efectividad de
los derechos humanos en el marco de un Estado social de derecho, democrático, participativo y pluralista,
mediante las siguientes acciones integradas:



Promoción y divulgación de los derechos humanos.
Defensa y protección de los derechos humanos.
Divulgación y promoción del derecho internacional humanitario.
Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas
De acuerdo con el Plan Estratégico de la Defensoría del Pueblo 2009 – 2012 el siguiente es el conjunto de
políticas, líneas estratégicas y programas que le competen al organismo:
Línea Estratégica/
Objetivos corporativos
Políticas
Los pronunciamientos e intervenciones del Defensor del Pueblo deben ser
oportunos, visibles y fomentar la cultura y el respeto de los derechos humanos y del
derecho internacional humanitario
Ejercicio de la magistratura moral
La doctrina defensorial impulsa la realización efectiva de los derechos humanos y la
aplicación del derecho internacional humanitario
La Defensoría del Pueblo hace uso de la iniciativa legislativa que en materia de
derechos humanos le confiere la Constitución Política
Incidencia en la formulación y
gestión de la política pública
Asistencia, asesoría y orientación
defensorial.
La Defensoría del Pueblo formula observaciones y recomendaciones a las
autoridades del Estado para que rediseñen y ejecuten políticas públicas que
garanticen la realización de los derechos humanos
La Defensoría del Pueblo atiende a todas las personas afectadas en sus derechos y,
en particular, aquellas en situación de vulnerabilidad, para impulsar la protección y
realización de sus derechos humanos.
La Defensoría del Pueblo desarrollo modelos de atención especializada para que se
garanticen los derechos de las victimas del conflicto armado.
La Defensoría del Pueblo presta el servicio de defensoría pública para garantizar el
acceso a la justicia y la defensa de los derechos fundamentales, de acuerdo con la
Ley
Acceso a la justicia
La Defensoría del Pueblo ejerce el litigio defensorial para impulsar las acciones
constitucionales y los recursos judiciales, en defensa de la Constitución y de los
derechos fundamentales y colectivos.
La Defensoría del Pueblo de acuerdo con la ley, garantiza la representación
extrajudicial y judicial a las victimas de graves violaciones a los derechos humanos e
infracciones al derechos internacional humanitario.
}Prevención y protección de los
derechos humanos
La Defensoría del Pueblo desarrolla acciones de prevención y protección y requiere
de las autoridades del Estado la adopción de medidas para evitar la violación de los
derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 14 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Construcción de una cultura de los
derechos humanos y el derecho
internacional humanitario
La Defensoría del Pueblo adelanta procesos de formación y educación en derechos
humanos y derecho internacional humanitario dirigidos a la comunidad, y a los
servidores públicos para fortalecer el conocimiento y capacidad de exigencia y
respeto a sus derechos, con enfoque diferencial
La Defensoría del Pueblo apoya a la comunidad para que participe en proceso
decisorios con el fin de lograr una mayor realización de sus derechos humanos y la
aplicación del derecho internacional humanitario.
La Defensoría del Pueblo adecua su modelo de gestión y mejora su infraestructura,
tecnología y herramientas para cualificar la prestación del servicio.
Modernización y cualificación de
la gestión defensorial misionales
La Defensoría del Pueblo establece alianzas estratégicas a nivel territorial, nacional
e internacional para aumentar la cobertura y calidad de los servicios
Los servidores de la Defensoría cuentan con los conocimientos, habilidades y
destrezas necesarias para brindar atención cualificada, con criterio diferencial, a los
habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior.
Plan/ Programa
Administración, control y
organización institucional para
apoyo a la administración de
Defensoría Pública
Aplicación del programa de
descentralización de derechos
humanos
Capacitación del servicio y
generación de saldos
pedagógicos institucional para la
cualificación
Divulgación y promoción de los
derechos humanos en Colombia
Descripción
Garantizar a través de defensores públicos la representación judicial a las personas
que por sus condiciones económicas o sociales se encuentren en circunstancias de
desigualdad manifiesta para proveerse por sí mismas la defensa de sus derechos,
en condiciones de igualdad de frente al ente acusador.
Busca dar impulso al derecho a la verdad, justicia y reparación de las víctimas del
conflicto armado, a través de la asistencia, orientación y representación judicial de
las víctimas.
Garantizar la cualificación de los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo
para que brinden a la ciudadanía los conocimientos y capacidades que les permita
alcanzar la realización de sus derechos
Implementar acciones y estrategias educativas para que se incrementen los niveles
de realización de los derechos de los individuos yse promueva el deber de respeto y
garantía de los derechos por parte del Estado colombiano.
Implementación del programa
de seguimiento y evaluación
de las políticas públicas en
derechos humanos
Incidir en la formulación, la ejecución y el seguimiento de las políticas públicas y
promover la efectividad de los derechos fundamentales en el marco de los objetivos
del milenio.
Implementación del sistema de
alertas
tempranas
para
la
prevención de las violaciones
masivas de derechos humanos en
Colombia
Desarrollar lineamientos de política y estrategias de prevención para intervenir la
vulneración de los derechos humanos e infracciones al DIH para proteger a la
población civil en las zonas de mayor confrontación armada
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 15 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Protección fortalecimiento de la
gestión de la Defensoría del
Pueblo para la prevención y
atención
del
desplazamiento
forzado
Fortalecer la acción estatal para la atención integral a la población desplazada o en
riesgo de desplazamiento, atendiendo las demandas de derechos fundamentales,
dando prioridad a las zonas donde se desarrolla el conflicto armado
Adquisición compra mejoramiento
construcción y adecuación de
sedes
Garantizar a la ciudadanía que demanda los servicios de la Defensoría del Pueblo,
sedes propias para la prestación de un servicio efectivo en defensa de sus derechos.
Implementación del Sistema de
Gestión
Documental
de
la
Defensoría del Pueblo
Cumplir con las normas y principios generales que regulan la función archivística, de
conservación y de sistemas de información pública del estado, como fuente histórica
y probatoria.
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 16 de 41
MAPA DE LAS ENTIDADES
Flujos y sistemas de información
A continuación se presenta la relación de flujos de información que lidera el sector:
ORDEN NACIONAL – LIDERA EL FLUJO
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Sector
Entidad
Flujo
Organismos de
Control
Defensoría del Pueblo
Sólo si usa un sistema de información
Sólo si lidera el S.I.
Estándar
Descripción
Nombre del S.I.
Interop
Descripción
Las Defensoría del Pueblo participa en diversos flujos de información:
ORDEN NACIONAL - PARTICIPA DEL FLUJO
Sector
Entidad
Flujo
Descripción
Sólo si usa un sistema
de información
Nombre del S.I.
Defensa
Protección Social
Control
Acción Social
Ministerio de Justicia
Hacienda y Crédito
Público
Fiscalía General de Procesos de desmovilización
la Nación
Instituto de
Bienestar Familiar
Procuraduría
General de la
Nación
Ministerio de
Defensa Nacional
Superintendencias
de Servicios
Ministerio de
hacienda y crédito
Público
Presidencia
Presidencia
Función Pública
Departamento
Reporte de vinculación de
menores a procesos penales
Quejas sobre derechos humanos
en las cuales sus presuntos
autores sean los funcionarios
públicos.
Cuando hacen presencia miembros de grupos armados al
margen de la ley y manifiestan su decisión, se levanta un acta,
se reporta a la fiscalía y se realiza el respectivo
acompañamiento.
Cuando se ha vinculado a menores a procesos penales
Cuando hay violación de derechos humanos por parte de
funcionarios públicos.
Número de solicitudes tramitadas
Declaraciones de desplazados tramitadas en cada regional
Conciliaciones realizadas
Actas de conciliación llevadas a cabo
La entidad reporta a través del sistema sus movimientos
Gestión presupuestal y financiera
presupuestales y financieros y obtiene los documentos
de la entidad
presupuestales básicos.
Reporte
de
indicadores La entidad reporta a través del sistema los indicadores y
estratégicos de la entidad
proporciona la información para su medición.
Información de los trámites que La entidad reporta a través del sistema la descripción de cada
SIIF
SIGOB
SUIT
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
ORDEN NACIONAL - PARTICIPA DEL FLUJO
Sector
Entidad
Flujo
Sólo si usa un sistema
de información
Descripción
Nombre del S.I.
Función Pública
Función Pública
Administrativo de la
Función Pública
Departamento
Administrativo de la
Función Pública
Departamento
Administrativo de la
Función Pública
Interior y Justicia
Ministerio de
Interior y de
Justicia
Por definir
Por definir
Planeación
Departamento
Nacional de
Planeación
Hacienda y Crédito
Público
Organismos de
Control
Organismos de
Control
Organismos de
Control
Planeación –
Hacienda y Crédito
Público
presta la entidad
uno de los trámites que presta.
Reporte de avance en
implementación del MECI
la La entidad entrega el reporte del avance alcanzado en la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
Reporte de los cambios
personal en la entidad
de La entidad reporta a través del sistema la información de la
entidad, nómina y los cambios de personal existentes.
La entidad reporta la información relacionada con la gestión
jurídica integral y con los litigios en los que sea parte,
Reporte de los litigios en los que la
generando elementos de juicio que permitan el diseño de
entidad sea parte
estrategias y líneas de acción para fortalecer la defensa jurídica
de la nación y controlar las actuaciones de las personas que
están representando a la entidad en litigio
Reporte de la información de los
La entidad reporta a través del sistema la información de los
procesos de contratación y los
procesos contractuales.
contratos
El sistema busca unificar la información asociada a la inversión
Reporte sobre proyectos de
pública y satisfacer oportunamente las necesidades de
inversión de la entidad
información de las entidades, el DNP, la Presidencia y la
ciudadanía en general
Contaduría General Reporte de información contable
de la Nación
de la entidad
Informe de avance en la ejecución
Contraloría General
del plan de mejoramiento de la
de la República
entidad
Contraloría General
de la República
Rendición de la cuenta
Contraloría General Reporte
de
información
de la República
contratos de la entidad
Departamento
Nacional de
Marco fiscal de mediano plazo
Planeación –
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
La entidad reporta a través del sistema la información contable.
SUIP
LITIGOB
SECOP – Fase de
Información
SPI
CHIP
La entidad informa los avances en la implementación del plan
de mejoramiento.
La entidad reporta la ejecución presupuestal, contable y
financiera.
de La entidad reporta información relacionada con los procesos de
contratación y contratos celebrados.
La entidad reporta la proyección de sus gastos para las
siguientes vigencias fiscales.
Pág. 18 de 41
SICE
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
ORDEN NACIONAL - PARTICIPA DEL FLUJO
Sector
Entidad
Flujo
Sólo si usa un sistema
de información
Descripción
Nombre del S.I.
Ministerio de
Hacienda
Por definir
Por definir
Inventario de la infraestructura La entidad reporta a través del sistema el inventario de la
tecnológica de la entidad
infraestructura tecnológica cada año.
SITI
Trámites y/o servicios prestados
En lo referente a los trámites y servicios el día 6 de agosto se llevó acabo un taller de trabajo con los lideres funcionales de la Defensoría y la
participación del Departamento Administrativo de la Función Pública, en el cual se realizó un proceso de identificación de los trámites y servicios
que presta la entidad los cuales se resumen en la siguiente tabla:
Sólo si requiere comprobar circunstancia
con otra entidad
Nombre del trámite
Solicitud de
interposición de acción
de tutela o de
cumplimiento
Dirigido a
C y/o E
y/o AP
Etapa del trámite
Entidad y
requisito
Lo hace
por
medios
e-?
Sólo si lo
hace eCómo lo
hace (Según
categoría
definida en
Códigos A)
Sólo si lo
hace por eLa etapa:
¿Se puede
realizar por
medios e-?
¿Lo hace por medios Cómo lo hace
(Según
electrónicos?
categoría
definida en
Códigos B)
No se encuentran identificadas
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 19 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Sólo si requiere comprobar circunstancia
con otra entidad
Nombre del Servicio
Dirigido a
C y/o E
y/o AP
Etapa del servicio
Consulta de Acciones
Populares y de Grupo
No se encuentran identificadas
Asesoría para la
representación judicial o
extrajudicial
No se encuentran identificadas
Registro de abogados
aspirantes a Defensores
Públicos
Entidad y
requisito
Lo hace
por
medios
e-?
Sólo si lo hace por e-
La etapa:
Sólo si lo
¿Se puede
¿Lo hace por
hace erealizar
medios
Cómo lo
por
electrónicos?
hace (Según medios ecategoría
?
definida en
Códigos A)
No se encuentran identificadas
Consulta de documentos
sobre derechos humanos y
derecho internacional
humanitario
No se encuentran identificadas
Capacitación a grupos,
colegios, fuerzas militares
etc.
No se encuentran identificadas
Asesoría en Derechos
Humanos y Derecho
Internacional Humanitario
No se encuentran identificadas
No se encuentran identificadas
Registro de recurrente
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 20 de 41
Cómo lo hace (Según
categoría definida en
Códigos B)
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Recepción de declaración
de condición de desplazado
Asesoría a población en
situación de desplazamiento
No se encuentran identificadas
No se encuentran identificadas
A continuación se presentan los códigos para identificar los medios a través de los cuales se realizan las etapas de los trámites y de los
servicios:
1
2
3
4
5
CÓDIGOS A
Correo electrónico
Sistema de información (Mencione el SI)
Consulta en línea a base de datos (especifique cuál)
Servicio del enrutador transaccional
Otro (especifique cuál junto al código)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
CÓDIGOS B
Consulta a bases de datos
Aplicación (software descargable, simulador, cotizador, etc.)
Descarga o diligenciamiento en línea de formulario
Pago electrónico
Envío en línea de información
Verificación de cumplimiento de requisitos
Notificación del resultado del trámite/servicio
Recepción en línea del resultado del trámite/servicio
Ventanilla Única (Nombre de la ventanilla única)
Otro (especifique cuál junto al código)
Productos y servicios con cobertura nacional o territorial
La entidad cuenta actualmente con información georefenciada relativa al Sistema de Alertas Tempranas (SAT) para la advertencia de posibles
violaciones masivas a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario. Adicionalmente sería factible que la entidad
presente información localizada geográficamente referente a los resultados y productos del trabajo desarrollado en las oficinas regionales y
seccionales.
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 21 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
3.
DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD
Teniendo como guía las fases de Gobierno En Línea, a continuación se presenta el resultado del diagnóstico sectorial a partir de los criterios que
permiten determinar la evolución de las entidades por cada una de las fases de Gobierno En Línea. La valoración de cada uno de los criterios ha
sido definida por la Agenda de Conectividad dependiendo de la importancia dentro de los propósitos de Gobierno En Línea, y la complejidad de
implementación de cada uno. En el caso de cumplir con el criterio, se marca con una “S” y se otorga el puntaje asignado, en el caso contrario, se
marca con “N” y se otorga cero (0). En el caso que el criterio no sea aplicable a la entidad, se marca “NA” y se asigna el puntaje. El detalle de
esta evaluación se encuentra disponible en el Formato de Diagnóstico .xls anexo al presente documento.
Como fuente se han tomado los portales principales de las entidades; además, se valoran los sitios Web adicionales cuyo dominio es diferente al
principal y dependen de la entidad. Para estos casos, la puntuación máxima del sitio principal varía, dado que el puntaje total asignado se
distribuye entre el valor del sitio principal y el promedio de los sitios adicionales.
FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA
A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de información en línea
FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA
REQUERIMIENTO
DEFENSORIA
P.A.
ESPECIFICACIONES
SIN sitios CON sitios
Sitios
adicionales adicionales adicionales
Sitio Principal
S/N/NA
P.O.
Principal
INFORMACIÓN MÍNIMA
Acerca de la Entidad
Información básica en el Portal del Estado Colombiano
5
3
Debe estar actualizada la información general de la entidad y los canales de
atención al ciudadano en www.gobiernoenlinea.gov.co. Así mismo, el vínculo al
sitio Web de la entidad debe ser válido.
S
5
Misión y visión
2
2
Son las que están descritas en la norma de creación o reestructuración de la
entidad o definidas en el sistema de gestión calidad de la entidad.
S
2
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 22 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Objetivos y funciones
2
2
0,4
Son los que están descritos en la norma de creación o reestructuración de la
entidad. Si alguna norma le asigna funciones adicionales, éstas también se
deben
incluir
en
este
punto.
S
2
S
2
S
2
S
2
S
2
S
2
S
3
S
3
S
3
Aplica para sitios adicionales en lo relacionado con programas, planes,
dependencias o iniciativas.
Se encuentra, por regla general, en la norma de creación u organización de la
entidad. De lo contrario, cada entidad debe referir un organigrama contenido en
una norma jurídica y, en caso de no existir, se debería expedir esta norma, de
acuerdo con el manual de funciones de la entidad.
Organigrama
2
3
Localización física
2
1,5
0,4
Teléfonos y/o líneas gratuitas y fax
2
1,5
0,4
Correo electrónico de contacto
2
1,5
0,4
Horarios y días de atención al público
2
1,5
0,4
Directorio de funcionarios principales
3
3
0,8
Debe publicarse en la página inicial los datos de contacto y atención de la sede
principal y un enlace a las sedes y/o sucursales.
Se debe publicar información, como mínimo, de los funcionarios que ocupan
los cargos planteados en el organigrama. De estos funcionarios se debe
publicar como mínimo: nombre, apellidos, cargo, teléfono y/o número de la
extensión, dirección de correo electrónico del despacho y/o del funcionario.
En el caso de sitios adicionales aplica para el equipo de trabajo del programa,
plan, dependencia o iniciativa.
Se debe publicar el listado de entidades que integren el mismo
sector/rama/organismo (en el caso del orden nacional), del departamento (en el
caso de gobernaciones) o del municipio, en el caso de alcaldías), con enlace al
sitio
Web
de
cada
una
de
éstas.
Directorio de entidades
3
3
0,6
En el caso de sitios adicionales aplica se debe publicar el directorio
institucional, es decir, el listado de iniciativas, programas, planes o
dependencias que integren la misma entidad, con enlace al sitio Web de cada
una de éstas.
Se debe publicar el listado de las principales agremiaciones o asociaciones
relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al sitio Web de
cada
una
de
éstas.
Directorio de agremiaciones y asociaciones
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
3
3
0,6
En el caso de sitios adicionales se debe publicar el listado de las principales
agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la
iniciativa, programa, plan o dependencia, con enlace al sitio Web de cada una
de éstas.
Pág. 23 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Normatividad
Leyes/ Ordenanzas / Acuerdos
1
1
0,2
Decretos
1
1
0,2
Que rigen a la entidad, determinan su competencia, son aplicables a su
actividad o producidas por la misma. Deben publicarse dentro de los cinco (5)
días
siguientes
a
su
expedición.
Resoluciones y/u otros actos administrativos de carácter
general
1
1
0,2
0,2
Proyectos de normatividad
1
1
S
1
S
1
En el caso de sitios adicionales se tiene en cuenta para los programas, planes,
dependencias o iniciativas.
S
1
Normas que están en proceso de expedición, de temas relacionados con la
competencia de la entidad, durante el período de su presentación hasta su
sanción. Una vez aprobadas, deberán pasar a una de las categorías
anteriores.
S
1
SE tienen cuenta para los sitios adicionales en temas relacionados con la
competencia de la iniciativa, programa, plan o dependencia
Presupuesto
Presupuesto aprobado en ejercicio
3
3
El presupuesto en ejercicio de la entidad es el aprobado de acuerdo con las
normas vigentes aplicables por tipo de entidad.
S
3
Información histórica de presupuestos
1
1
Se debe mantener al menos la información de dos (2) años anteriores al año
en ejercicio.
S
1
S
2
Políticas, planes, programas y proyectos institucionales
Deben publicarse las políticas, planes y/o líneas estratégicas vigentes, y que
respondan
a
la
misión
de
la
entidad.
Políticas, planes y/o líneas estratégicas
2
2
0,4
En el caso de sitios adicionales se deben publicar las líneas estratégicas y/o
proyectos institucionales.
Programas y proyectos en ejecución
Contacto con dependencia responsable
2
2
2
Deben publicarse, como mínimo, los contenidos en Planes de Desarrollo y/o en
el Banco de Proyectos del Departamento Nacional de Planeación.
N
0
2
Cada sección referente a planes y proyectos debe contar en un lugar visible
con enlace al correo electrónico de la dependencia responsable para obtener
mayor
información
al
respecto.
N
0
0,4
En el caso de sitios adicionales aplica a las líneas estratégicas y/o proyectos.
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 24 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Trámites y servicios
Listado de trámites
6
5
En la página inicial debe existir, en un lugar plenamente visible, el enlace a la
sección de trámites y servicios de la entidad. Para los trámites se debe
manejar alguna de estas dos opciones: (a) Un listado de la totalidad de
trámites de la entidad, en el que se incluyan los siguientes campos: nombre del
trámite, enlace a la información sobre el trámite en el Sistema Único de
Información de Trámites (SUIT) y enlace a la gestión del trámite en línea (de
aplicar esto último); (b) Un enlace directo al listado de trámites y su información
en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
Listado de servicios
4
3
En la página inicial debe existir, en un lugar plenamente visible, el enlace a la
sección de trámites y servicios de la entidad. Se deben manejar las mismas
indicaciones señaladas anteriormente en el caso de los trámites.
S
4
5
Enlace en la página inicial, mediante el logotipo oficial, a la información que
publica la entidad sobre sus procesos de contratación en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública. Se podrá presentar un listado de los
procesos de contratación de la entidad y que cada identificación del proceso se
enlace con la información respectiva publicada en el Sistema Electrónico para
la Contratación Pública.
S
6
S
2
S
2
NA
6
Contratación
Información sobre la contratación
6
Control y rendición de cuentas
Entes de control que vigilan a la entidad
Informes de Gestión
2
2
Se debe publicar la relación de entidades que vigilan la entidad y los
mecanismos de control que existen al interior y exterior de la entidad para
hacer un seguimiento efectivo sobre la gestión de la misma. Para ello se debe
indicar, como mínimo, el tipo de control que se ejecuta al interior y exterior de
la entidad (fiscal, social, político, etc.) y la forma como un particular puede
comunicar una irregularidad ante la entidad responsable de hacer el control
sobre ella.
1,5
1,5
0,4
Se deben publicar, como mínimo, los informes del período en vigencia y el
histórico del período inmediatamente anterior, presentados a la Contraloría, al
Congreso/Asamblea/Concejo (según aplique), el informe semestral de
Gobierno En Línea y demás entes que vigilan la gestión de la entidad.
En el caso de sitios adicionales debe existir un enlace a los informes de
gestión que sobre la iniciativa, programa, plan o dependencia se publique en el
sitio Web primario de la entidad.
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 25 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Se debe publicar la información relacionada con metas, indicadores de gestión
y/o desempeño y los resultados mensualizados frente a las metas. En el caso
de entidades del Ejecutivo, orden nacional, se debe incluir un enlace directo a
la
información
que
la
entidad
reporta
al
SIGOB.
En el caso de sitios adicionales debe existir un enlace a la información
relacionada con metas, indicadores de gestión y/o desempeño y los resultados
que sobre la iniciativa, programa, plan o dependencia se publique en el sitio
Web primario de la entidad.
S
2
Metas, indicadores de gestión y/o desempeño y
resultados
2
1,5
Plan de Mejoramiento
2
1,5
Se deben publicar cada tres meses (octubre, enero, abril y julio de cada año)
los informes remitidos a la Contraloría General de la República sobre el Plan
de Mejoramiento de la entidad.
S
2
Información para niños
2
2
Información sobre la entidad y sus actividades dirigida para los niños, de
acuerdo con las indicaciones definidas por el Departamento Administrativo de
la Función Pública.
N
0
Preguntas y respuestas frecuentes
2
2
Se debe ofrecer una lista de respuestas a preguntas frecuentes relacionadas
con la entidad, su gestión y los servicios y trámites que presta.
S
2
S
2
S
2
N
0
Se debe incluir un glosario, con enlace desde la página inicial, que contenga el
conjunto de términos generales que usa la entidad o que tienen relación con su
actividad.
N
0
En el pie de la página inicial, se debe habilitar un enlace que dirija a las
políticas de privacidad y condiciones de uso del sitio Web.
S
2
0,4
Servicios de información
Se debe poner a disposición, para descarga, los boletines y publicaciones
emitidos
periódicamente
por
la
entidad.
Boletines y publicaciones
Noticias
2
2
2
2
0,4
0,4
En el caso de sitios adicionales se tiene en cuenta para la iniciativa, programa,
plan o dependencia.
En la página inicial se debe habilitar una sección que contenga las noticias
más relevantes para la entidad, el sector/rama/organismo o departamento al
que pertenezca y el gobierno en general, que estén relacionadas con su
actividad.
Aplica al caso de sitios adicionales.
Calendario de actividades
2
2
0,4
En la página inicial se debe habilitar un calendario de eventos y fechas clave
relacionadas
con
procesos
misionales
de
la
entidad.
Aplica para sitios adicionales
Glosario
2
2
Política de privacidad y condiciones de uso
2
2
0,4
TOTAL INFORMACIÓN
80
72
8
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
70
Pág. 26 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
ESTÁNDARES DE NAVEGACIÓN
De presentación
Identidad visual
2
2
0,3
Se debe mantener, de manera estática y siempre disponible en
cualquier nivel de navegación, la identidad visual del Estado (escudo
de la República e identidad visual de la entidad). Así mismo, se debe
mantener la misma identidad visual del sitio Web principal de la
entidad con el de programas o proyectos desarrollados por la misma,
en el caso de que éstos tengan un sitio Web adicional al principal.
NA
2
En el caso de sitios adicionales se debe mantener la misma identidad
visual del sitio Web principal de la entidad.
Enlace al Portal del Estado Colombiano
4
3
0,4
En la página inicial debe estar visible un enlace al Portal del Estado
Colombiano, www.gobiernoenlinea.gov.co, el cual debe proveerse
mediante el logotipo oficial del portal.
S
4
Fecha de la última actualización
1
1
0,1
En la página inicial debe aparecer la fecha de la última actualización
del sitio Web.
S
1
División de los contenidos
1
1
0,1
S
1
Uso de colores
2
1
0,1
S
2
Uso de marcos
1
1
0,1
Se debe evitar el uso de marcos dentro de las páginas. Si se llegaran
a incluir, los marcos deberán estar titulados y el sitio Web deberá ser
navegable sin marcos.
S
1
0,1
En los vínculos se deben utilizar textos que claramente indiquen al
usuario el contenido de la página Web asociada al enlace, que
expliquen el para qué de esta acción. No se deben utilizar palabras
propias del navegador y es prohibido el uso de frases como “Haga
click aquí”.
S
1
Manejo de vínculos
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
1
1
Los contenidos deben estar divididos en porciones pequeñas, sin
volverlo inconexo.
Se deben utilizar pocos colores, sin caer en un diseño monótono. Para
verificar que los colores contrastan, tanto del fondo como de los tipos
de letra, se recomienda imprimir las páginas en blanco y negro. Así
mismo, no se debe utilizar el color como elemento diferenciador o para
resaltar un texto sobre el que se quiere llamar la atención, ya que
quien tenga un monitor monocromático o una persona con dificultad de
visión no podrá percibirlo. Si se utiliza el color para dar significado,
debe utilizarse una alternativa para quienes no pueden diferenciar el
color.
Pág. 27 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
De funcionamiento
Mapa del sitio
1
1
0,1
Se debe incluir un mapa del sitio Web en la página de inicio, al cual se
debe tener acceso directo desde cualquier página del sitio.
S
1
Acceso a la página de inicio
1
1
0,1
Se debe incluir un acceso directo a la página de inicio, al cual se debe
tener acceso directo desde cualquier página del sitio.
S
1
Acceso al menú principal
1
1
0,1
Se debe tener acceso directo a cualquier opción del menú principal
desde cualquier página del sitio.
S
1
NA
2
Técnicos
Nombre de dominio
2
2
0,2
El nombre de dominio de la entidad debe tener el formato .gov.co,
.edu.co o .mil.co. Si una entidad del Estado ya tiene dominio diferente,
podrá mantenerlo siempre que habilite el ingreso por un dominio
permitido (.gov.co, .edu.co o .mil.co).
Marcación y/o etiquetado
1
1
0,1
Todas las páginas y todos los elementos insertos en éstas (incluidos
gráficos o archivos sonoros), deben estar debidamente marcados y/o
etiquetados, incluyendo una descripción adecuada de su contenido o
lo que representa.
N
0
Tiempo de despliegue
1
1
0,1
El tiempo de despliegue de una página en el navegador del usuario no
debe ser mayor a veinte (20) segundos para una conexión telefónica
conmutada.
S
1
Parpadeo
1
1
0,1
El contenido o elementos gráficos que se muevan, parpadeen, se
desplacen o se actualicen automáticamente deben tener la posibilidad
de ser detenidos temporal y totalmente.
NA
1
TOTAL ESTÁNDARES
20
18
2
Sitios Web adicionales al principal
0
10
10
TOTAL Web adicionales
0
10
100
100
19
Sitios Web adicionales al principal
TOTAL F1
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio
Web principal de una entidad.
N
0
89
Pág. 28 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
FASE DE INTERACCIÓN EN LÍNEA
A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de interacción
FASE DE INTERACCIÓN EN LÍNEA
DEFENSORIA
P.A.
REQUERIMIENTO
Principal
SIN sitios CON sitios
Sitios
adicionales adicionales adicionales
ESPECIFICACIONES
S/N/NA
P.O.
S
2
N
0
S
2
N
0
N
0
S
2
Mecanismos de Interacción
Buzón de contáctenos
2
1,5
1
Buzón de peticiones, quejas y reclamos
2
1,5
1
Mecanismo de búsqueda
2
1,5
1
Suscripción a servicios de información al correo electrónico
2
1,5
1
Encuestas de opinión
2
1,5
1
Información en audio y/o video
2
1,5
0,5
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
En la página inicial se debe ofrecer un botón
o enlace de contacto, ya sea mediante una
dirección de correo electrónico o un
formulario.
Aplica para sitios adicionales.
En la página inicial se debe ofrecer un botón
o enlace de peticiones, quejas y reclamos, ya
sea mediante una dirección de correo
electrónico
o
un
formulario.
Aplica para sitios adicionales.
En la página inicial se debe habilitar un
mecanismo de búsqueda, con posibilidad de
refinamiento
de
palabras
clave
y
combinaciones.
Aplica para sitios adicionales.
Se debe ofrecer la posibilidad de suscribirse
a servicios de información en el sitio Web que
permitan el acceso a noticias y/o boletines y/o
publicaciones y/o eventos, para ser enviados
al
correo
electrónico.
Aplica para sitios adicionales.
Se debe disponer de encuestas de opinión
sobre temas generales relacionados con la
finalidad de la entidad y de interés de los
particulares.
Aplica para sitios adicionales en lo que
corresponda a su temática.
Se debe ofrecer la información más relevante
en audio y/o video, considerando que los
archivos deben ser de calidad y al mismo
tiempo permitir una fácil visualización y rápida
descarga
en
el
sitio
Web.
Aplica para sitios adicionales.
Pág. 29 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Descarga de documentos
2
1,5
Mecanismos de participación
2
1,5
Ayudas
2
1,5
Contratación En Línea
2
1,5
TOTAL MECANISMOS
20
15
0,5
1
Se debe habilitar la descarga en formatos de
fácil acceso, de documentos, como planes de
acción, normatividad, publicaciones, etc.
Aplica para sitios adicionales.
Se
deben
habilitar
mecanismos
de
participación como foros de discusión y/o
listas de correo y/o salas de conversación y/o
blogs
Aplica para sitios adicionales en lo referente a
su temática.
Se deben proporcionar aplicaciones de
ayuda, tutoriales y/o, simuladores, sobre los
temas más relevantes.
Se deben gestionar los procesos de
contratación de la entidad a través del
Sistema Electrónico para la Contratación
Pública, conforme con lo establecido en la
normatividad vigente.
S
2
S
2
N
0
NA
2
7
12
Formularios
Formularios para descarga o diligenciamiento en línea
15
10
3
TOTAL FORMULARIOS
15
10
3
Sitios Web adicionales al principal
0
10
10
TOTAL Web adicionales
0
10
5
5
En concordancia con la Ley 962 de 2005, se
deben poner a disposición gratuita de los
particulares, a través del sitio Web, todos los
formularios cuya diligencia se exija por las
disposiciones legales.
Aplica para sitios adicionales en lo referente a
su temática.
NA
15
15
Sitios Web adicionales al principal
Se debe cumplir los criterios definidos para
sitio Web adicional al sitio Web principal de
una entidad.
N
0
0
Etapas de trámites y servicios
ETAPAS DE TRÁMITES (Seleccione UNA ÚNICA opción con una
X)
Bajo-Bajo
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Entre el 1% y el 50% de las etapas del 1% al
50% de los trámites priorizados se ofrece por
medios electrónicos
Pág. 30 de 41
0
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Bajo-Medio
10
10
Bajo-Alto
15
15
Medio-Bajo
20
20
Medio-Medio
25
25
Medio-Alto
30
30
Alto-Bajo
35
35
Alto-Medio
40
40
Alto-Alto
45
45
Bajo-Bajo
4
4
Bajo-Medio
6
6
Bajo-Alto
8
8
Medio-Bajo
10
10
Medio-Medio
12
12
Medio-Alto
14
14
Alto-Bajo
16
16
Entre el 1% y el 50% de las etapas del 51%
al 80% de los trámites priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 1% y el 50% de las etapas del 81%
al 100% de los trámites priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 51% y el 80% de las etapas del 1%
al 50% de los trámites priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 51% y el 80% de las etapas del 51%
al 80% de los trámites priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 51% y el 80% de las etapas del 81%
al 100% de los trámites priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 81% y el 100% de las etapas del 1%
al 50% de los trámites priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 81% y el 100% de las etapas del
51% al 80% de los trámites priorizados se
ofrece por medios electrónicos
Entre el 81% y el 100% de las etapas del
81% al 100% de los trámites priorizados se
ofrece por medios electrónicos
0
0
0
0
0
0
0
S
45
- ETAPAS DE SERVICIOS (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X)
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Entre el 1% y el 50% de las etapas del 1% al
50% de los servicios priorizados se ofrece por
medios electrónicos
Entre el 1% y el 50% de las etapas del 51%
al 80% de los servicios priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 1% y el 50% de las etapas del 81%
al 100% de los servicios priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 51% y el 80% de las etapas del 1%
al 50% de los servicios priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 51% y el 80% de las etapas del 51%
al 80% de los servicios priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 51% y el 80% de las etapas del 81%
al 100% de los servicios priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Entre el 81% y el 100% de las etapas del 1%
al 50% de los servicios priorizados se ofrece
por medios electrónicos
Pág. 31 de 41
0
0
0
0
0
0
0
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Alto-Medio
18
18
Alto-Alto
20
20
TOTAL ETAPAS T&S
65
65
100
100
TOTAL F2
Entre el 81% y el 100% de las etapas del
51% al 80% de los servicios priorizados se
ofrece por medios electrónicos
Entre el 81% y el 100% de las etapas del
81% al 100% de los servicios priorizados se
ofrece por medios electrónicos
0
S
20
0
65
92
FASE DE TRANSACCIÓN EN LÍNEA
A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de transacción
FASE DE TRANSACCIÓN EN LÍNEA
DEFENSORIA
P.A.
REQUERIMIENTO
Principal
SIN sitios CON sitios
Sitios
adicionales adicionales adicionales
ESPECIFICACIONES
S/N/NA
P.O.
El sitio Web de la entidad debe ser accesible vía protocolo de aplicaciones
inalámbricas (WAP) / asistente personal digital (PDA).
Aplica para sitios adicionales.
N
0
Utilidades Web
Acceso vía WAP/PDA
4
3
Consulta del estado de
un trámite y/o servicio
5
3
Se debe habilitar la opción de consultar y hacer seguimiento en línea al estado de un
trámite y/o servicio.
N
0
Plazos de respuesta
4
3
Se debe especificar a los usuarios el plazo de respuesta a su solicitud al gestionar un
trámite y/o servicio.
N
0
Medición de la
satisfacción de los
usuarios
4
3
1,5
Se debe contar con herramientas para medir el grado de satisfacción de los usuarios
frente a los trámites y servicios de la entidad.
Aplica para sitios adicionales en lo referente a su temática.
N
0
Suscripción a servicios
de información al teléfono
móvil
4
3
1,5
Se debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a servicios de información sobre noticias
y/o boletines y/o publicaciones y/o eventos para ser enviados al teléfono móvil.
Aplica a sitios adicionales en cuanto a su temática.
N
0
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
1,5
Pág. 32 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Georeferenciación
4
3
1,5
Las entidades deben contar con un sistema de Georeferenciación que represente
espacialmente la cobertura de los resultados de sus acciones estratégicas.
Aplica a sitios adicionales en lo referente a su temática.
S
4
Otro idioma
4
3
1,5
Se debe ofrecer una versión del sitio Web en otro idioma diferente al español.
Aplica a sitios adicionales.
N
0
Política de seguridad
4
3
1
Se debe contar con políticas de seguridad que incluyan: uso de registro de usuarios,
gestión de sesiones seguras; generación de logs de auditoria.
Aplica a sitios adicionales.
S
4
Monitoreo del
desempeño y uso
4
3
1,5
Las entidades deben contar con un mecanismo para monitorear el desempeño y uso
del sitio Web, sus trámites y servicios en línea.
S
4
TOTAL UTILIDADES
37
27
10
12
Sitios Web adicionales al principal
Sitios Web adicionales al
principal
TOTAL Web adicionales
0
10
0
10
10
Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web principal
de una entidad.
N
0
Trámites y servicios que NO requieren comprobar con otra entidad
- TRÁMITES (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X)
Bajo
6
6
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de trámites
priorizados están en línea.
Medio
18
18
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de trámites
priorizados están en línea.
0
Alto
42
42
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de trámites
priorizados están en línea.
0
S
6
- SERVICIOS (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X)
Bajo
3
3
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de servicios
priorizados están en línea.
Pág. 33 de 41
S
3
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Medio
9
9
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de servicios
priorizados están en línea.
0
Alto
21
21
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de servicios
priorizados están en línea.
0
TOTAL T&S
63
63
9
TOTAL F3
100
100
21
FASE DE TRANSFORMACIÓN EN LÍNEA
A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de transformación
FASE DE TRANSFORMACIÓN EN LÍNEA
DEFENSORIA
P.A.
REQUERIMIENTO
SIN sitios
CON sitios
Sitios
adicionales adicionales adicionales
Principal
ESPECIFICACIONES
S/N/NA
P.O.
Rediseño de procesos y procedimientos
Plan de simplificación,
racionalización y
estandarización de trámites
1
0,5
Se debe tener definido y aprobado por el Departamento Administrativo de la
Función Pública el plan de Optimización, simplificación, racionalización y
estandarización de trámites.
NA
1
Ejecución del plan
(ejecutado vs. programado)
2
1
Se verificará la ejecución de acciones para el logro del Plan de simplificación,
racionalización y estandarización de trámites (ejecutado vs. programado), según
reporte del Departamento Administrativo de la Función Pública.
NA
2
TOTAL REDISEÑO
3
1,5
1
0,5
3
Orientación al ciudadano
Incorporación al Sistema
Nacional de Servicio al
Ciudadano
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Se debe hacer parte del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, con un plan
de trabajo definido.
Pág. 34 de 41
NA
1
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Ejecución del plan
(ejecutado vs. programado)
2
1
Múltiples canales
2
1
Ventanillas únicas virtuales
y/o cadenas de trámites
2
1
Personalización
2
1
Se verificará la ejecución de acciones para el logro del plan definido en el marco
del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano.
NA
2
N
0
Se debe proveer asociaciones de trámites y/o servicios comunes y/o
complementarios a través de ventanillas únicas virtuales y/o cadenas de trámites
automatizadas, las cuales deberán registrarse en el Portal del Estado
Colombiano.
NA
2
2,5
Se debe habilitar herramientas de personalización para que los usuarios adapten
los sitios Web a sus necesidades y preferencias.
Aplica a sitios adicionales.
N
0
N
0
N
0
2,5
Se debe proveer trámites y servicios en línea mediante canales electrónicos
diferentes a Internet.
Aplica a los sitios adicionales en cuanto a su temática.
Accesibilidad Web
3
1
2,5
Se debe cumplir con la totalidad de los estándares internacionales de
accesibilidad, en lo relacionado con las prioridades de nivel 1 y 2. Para verificar
este aspecto se podrán usar herramientas de revisión referenciadas por la W3C,
como las que se encuentran en www.tawdis.net o www.sidar.org/hera.
Aplica a sitios adicionales.
Incentivos y/o estímulos
2
1
2,5
Se deben generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de
Gobierno En Línea por parte de los ciudadanos, empresas y la entidad misma.
Aplica a sitios adicionales en lo referente a su temática.
TOTAL ORIENTACIÓN
14
6,5
10
0
10
10
0
10
5
Sitios Web adicionales al principal
Sitios Web adicionales al
principal
TOTAL Web adicionales
Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web
principal de una entidad.
N
0
0
Generación de capacidades
Formación en Gobierno En
Línea
2
2
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Los planes de capacitación y/o formación de la entidad deben incluir temáticas de
Gobierno En Línea.
Pág. 35 de 41
N
0
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Los planes de capacitación y/o formación de la entidad deben incluir alguno de
los siguientes aspectos asociados al Gobierno En Línea: la optimización de
procesos, el servicio al ciudadano, la gestión del cambio y la formulación de
incentivos para la promoción del uso del Gobierno En Línea.
Formación en temas
relacionados con el
Gobierno En Línea
1
1
TOTAL CAPACIDADES
3
3
Red de Alta Velocidad del
Estado Colombiano
2
1,8
Se debe estar incorporado a la Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano, al
menos en la sede principal, cuando ésta se encuentre en las ciudades donde la
RAVEC está instalada.
S
2
Lenguaje estándar para el
intercambio de información
2
1,8
Se debe utilizar el lenguaje común del Estado colombiano para el intercambio de
información entre sistemas por lo menos en aquellos sistemas de información que
interoperen o deban interoperar con otros sistemas de otras entidades.
N
0
Políticas de
interoperabilidad
2
1,8
Se debe aplicar las políticas de interoperabilidad del Estado colombiano.
NA
2
Tramitador En Línea
2
1,8
Se debe contar con por lo menos un servicio que pueda ser accedido por otras
entidades a través del Tramitador En Línea.
NA
2
Centro de Contacto al
Ciudadano
2
1,8
La provisión de información, trámites y servicios de la entidad por múltiples
canales debe soportarse en el uso del centro de contacto al ciudadano.
N
0
TOTAL G.INFORMACIÓN
10
9
N
0
0
Gestión de la información
6
Flujos y sistemas de información
Bajo
5
5
Entre el 1% y el 50% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de
sistemas de información
Medio
10
10
Entre el 51% y el 80% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de
sistemas de información
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 36 de 41
S
5
0
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Alto
15
15
TOTAL F&S
15
15
Entre el 81% y el 100% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de
sistemas de información
0
5
Trámites y servicios que SÍ requieren comprobar con otra entidad
- TRÁMITES (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X)
Bajo
10
10
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de trámites
priorizados están en línea.
0
Medio
20
20
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de trámites
priorizados están en línea.
0
Alto
40
40
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de trámites
priorizados están en línea.
NA
40
- SERVICIOS (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X)
Bajo
5
5
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de servicios
priorizados están en línea.
0
Medio
10
10
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de servicios
priorizados están en línea.
0
Alto
15
15
El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de servicios
priorizados están en línea.
TOTAL T&S
55
55
55
TOTAL F4
100
100
74
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 37 de 41
NA
15
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
FASE DE DEMOCRACIA EN LÍNEA
A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de democracia en línea
FASE DE DEMOCRACIA EN LÍNEA
DEFENSORIA
P.A.
REQUERIMIENTO
SIN sitios
adicionales
CON sitios
adicionales
Principal
Sitios
adicionales
ESPECIFICACIONES
S/N/NA
P.O.
Se deben habilitar espacios donde los ciudadanos se identifiquen plenamente y
participen de manera activa en la construcción y/o seguimiento a políticas, planes,
programas y temas legislativos. Estos espacios deben ser liderados por el(los)
directivo(s) de la entidad y convocar, como mínimo: miembros de la comunidad,
representantes de agremiaciones, representantes de la sociedad civil y organizaciones
sociales, representantes de la academia, periodistas, servidores públicos.
Aplica para sitios adicionales en lo referente a su temática.
S
15
Participación electrónica
Construcción y
seguimiento a políticas,
planes, programas y
temas legislativos
15
14
Discusión y consulta en
línea para la toma de
decisiones
15
13
Se deben utilizar herramientas (tales como foros en línea y/o listas de correo y/o salas
de conversación y/o blogs) donde los ciudadanos se identifiquen plenamente y
participen de manera activa en la discusión y la consulta en línea para la toma de
decisiones con comunidades relacionadas.
N
0
13
Se deben definir términos y tiempos de respuesta a las participaciones ciudadanas,
para que las personas sepan que su participación podrá ser tomada en cuenta. Así
mismo, se deben presentar los resultados de la participación de la ciudadanía por
medios electrónicos en la toma de decisiones y la construcción de políticas, planes,
programas y temas legislativos.
N
0
Resultados de la
participación por medios
electrónicos
15
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
8
Pág. 38 de 41
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
Integración del Gobierno
En Línea a la política
sectorial
15
13
Se deben haber incorporado lineamientos y/o servicios de Gobierno En Línea en los
objetivos y/o lineamientos de política sectorial y en las metas SIGOB de la entidad.
N
0
Se debe incentivar a la ciudadanía a contribuir en participar en la toma de decisiones y
construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos. Estos incentivos
deben incorporar iniciativas de sensibilización y/o capacitación virtual en las que se le
indique a la ciudadanía sus posibilidades, derechos y deberes con respecto a la
participación en las decisiones de la entidad.
N
0
Incentivos para la
participación por medios
electrónicos
15
13
TOTAL eParticipación
75
66
8
Información, trámites y
servicios dirigidos a
población vulnerable
25
24
2
TOTAL FORMULARIOS
25
24
2
15
Población Vulnerable
Se deben habilitar mecanismos que permitan la atención a población vulnerable
(Información, servicios y trámites).
Aplica a los sitios alternos en lo referente a su temática.
S
25
25
Sitios Web adicionales al principal
Sitios Web adicionales al
principal
TOTAL Web
adicionales
TOTAL F5
0
10
10
0
10
10
100
100
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web principal de
una entidad.
N
0
40
Pág. 39 de 41
SÍNTESIS DEL DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES
Para la presentación de los resultados, se sigue el siguiente esquema de interpretación:
Rojo:
Amarillo:
Verde:
Si el cumplimiento de los criterios está entre 0% y 50%. BAJO
Si el cumplimiento de los criterios está entre 51% y 80%. MEDIO
Si el cumplimiento de los criterios está entre 81% y 100%.ALTO
El siguiente cuadro resume el estado de la Defensoría del Pueblo en cada una de las fases de Gobierno En
Línea.
FASES
Información Interacción Transacción Transformación Democracia
Defensoría
89%
92%
21%
74%
40%
Balance
entidad
89%
92%
21%
74%
40%
Adicionalmente, con el fin de tener un indicador integral sectorial que aglutina todas las fases de Gobierno En
Línea, se ha definido el indicador sectorial de Gobierno En Línea, para lo cual se utiliza la siguiente formula:
N
F
 TF * Peso %
IS  GEL 
n 1 f 1
N
Donde:
N  Númerode entidadesque conformanel sec tor
F  Númerode fases de GobiernoEn Línea
TF  Puntajetotal obtenidoen cada Fase
Peso %  Peso porcentualasignadoa cada Fase. Dichos pesos porcentuales son los siguientes:
Información 10%
Interacción 15%
Transacción 25%
Transforma
ción 30%
Democracia20%
Al aplicar esta fórmula, el indicador para la Defensoría del Pueblo el resultado es de 58%, lo que significa que
la entidad aún no aprovecha totalmente las herramientas del Gobierno en Línea como un medio para prestar
mejores servicios a los ciudadanos y a los otros usuarios de la gestión de la entidad. Aunque se aprecia que
la entidad cumple en su mayoría con los criterios para las fases de información e interacción, aun le resta por
hacer bastante trabajo en las fases siguientes, que son las que tiene un mayor peso relativo.
A partir de los resultados de este diagnóstico, es necesario determinar la realización de un plan de acción que
permita un mayor desarrollo de los diferentes componentes del Gobierno en Línea en la entidad de manera
que se mejore la prestación de los servicios a cargo de la entidad, en términos de efectividad, costos y
beneficios para los ciudadanos.
Diagnóstico de Gobierno En Línea
de la Defensoría del Pueblo
La entidad ha implementado acciones de Gobierno En Línea como se muestra para las fases de información e
interacción en la cual tiene un cumplimiento superior al 80% de los criterios, pero debe capitalizar esa
experiencia para incrementar la calidad en la prestación de servicios y la eficiencia en los flujos de información
a través de los cuáles se relaciona con la Administración Pública.
Finalmente, se debe estructurar un plan en donde se definan acciones entorno al cumplimiento de los criterios
de las fases de Gobierno En Línea, que generen un alto impacto, automatización de trámites y servicios,
vinculación de la entidad a la Intranet Gubernamental y acciones de seguimiento para medir en avance en el
cumplimiento de las metas definidas en el plan.
Además de adelantar las gestiones que permitan el cumplimiento puntual de los diferentes criterios para las
fases de interacción y transacción, la entidad debe enfocar esfuerzos importantes en la automatización de los
flujos de información que lidera la entidad y que se encuentran relacionados con la recolección de información
para el ejercicio de sus funciones.
De igual manera, dado el carácter de la entidad, sería también importante estructurar un proyecto que permita
implementar herramientas que abran la posibilidad de que los ciudadanos puedan participar a través de
canales electrónicos para apoyar a la Defensoría en el cumplimiento de su propósito misional con una
estrategia clara de e-participación y de e-democracia.
DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión
Pág. 41 de 41