V Curso Internacional “Gestión de la Ejecución de Proyectos” La Antigua, Guatemala. 2006 Caso de Educación Aguachica, Colombia Profesores: Héctor Sanín Eduardo Contreras Juan Francisco Pacheco Grupo Nº 2: Ana Carolina Rubí Rivera, Honduras Carlos Marcelo Mancuello Ríos, Paraguay Felipe Israel Valle Rodríguez, Guatemala José Marcelo Arandia Alarcón, Bolivia Raquel Eunices Sánchez Ovando, Nicaragua Tomasa Patricia Ramos Montiel, México Índice TALLER 1: ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO ......................................................................................................................... 1 Descripción del proyecto .................................................................................................................................................... 1 Análisis de los Supuestos .................................................................................................................................................... 2 Principales deficiencias encontradas en el proyecto ........................................................................................................... 2 Análisis de Involucrados ..................................................................................................................................................... 3 Diseño organizacional ........................................................................................................................................................ 4 Relación de precedencia entre actividades ......................................................................................................................... 5 TALLER 2: PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO............................. 6 Relación de dependencia entre actividades y ruta crítica .................................................................................................... 6 Holgura de las actividades .................................................................................................................................................. 7 TALLER 3: ASIGNACIÓN DE RECURSOS, NIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN ................. 8 TALLER 4: ACELERACIÓN DE MALLAS ......................................................................... 9 TALLER 5: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN ....................................... 13 TALLER 6: DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO GERENCIAL DEL PROYECTO .............................................................................................................. 19 TALLER 8: LICITACIONES Y CONTRATACIONES - ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA ............................................................................................................. 22 INFORME DE TERMINACIÓN DE PROYECTO ............................................................... 27 1. Resumen del Proyecto .................................................................................................................................................. 27 2. Objetivos del proyecto .................................................................................................................................................. 27 3. Resultados del Proyecto ................................................................................................................................................ 27 4. Lecciones aprendidas de la experiencia ........................................................................................................................ 28 5. Recomendaciones para proyecto futuro ....................................................................................................................... 28 Taller 1: Estudio de antecedentes y definición del alcance del proyecto Descripción del proyecto El proyecto pretende contribuir a mejorar la calidad educativa del municipio de Aguachica, Colombia mediante el incremento del acceso de la población en edad escolar al servicio educativo a partir de la implementación de los siguientes componentes: 1. 2. 3. 4. Instalaciones Educativas usadas adecuadamente Becas otorgadas para acceso a escuelas privadas Material educativo utilizado adecuadamente. Mecanismos de control social Las actividades propuestas son: Componente 1: Instalaciones educativas usadas adecuadamente Rehabilitación de aulas existentes en mal estado Identificación, cuantificación y selección de aulas a rehabilitar Ejecución de obras de rehabilitación en aulas Redistribución del número de alumnos por aula en los centros educativos, de acuerdo a normas Talleres de Planificación y seguimiento para establecer el proceso de redistribución Elaboración de documento que sistematice las directrices de redistribución Ejecución de Plan de manera conjunta con el consejo escolar comunitario Elaboración de Plan de Mantenimiento para las Instalaciones Elaborar los Términos de Referencia Licitación y Selección de la empresa consultora Contratación Elaboración del plan de mantenimiento Implementación de fase 1 del plan de mantenimiento Componente 2: Becas escolares otorgadas para acceso a escuelas privadas Selección de beneficiarios Convocatoria de postulantes a las becas Criterios de elegibilidad de becarios Proceso de selección de los beneficiarios Inscripción de beneficiarios Negociación con las Escuelas Privadas las condiciones para el otorgamiento de becarios Identificar la capacidad de la oferta educativa privada Elaboración de Propuesta Negociación y firma de Contratos Implementación de la subvención Planificación de la actividad Otorgamiento de becas Componente 3: Material Educativo utilizado adecuadamente Descentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares Elaboración de Propuesta de Descentralización Campaña de Incidencia a Decisores Públicos 1 Campaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales Educativos por parte de los Alumnos Campaña de Concientización a los padres de familia del Cuidado, Manejo y Uso de los Materiales asignados a sus Hijos. Componente 4: Control Social Creación de Instancia de concertación de Actores para contribuir en la Ejecución del Proyecto Creación del Consejo Escolar Comunitario en cada escuela integrado por: Director, Padres de familia, alumnos, docentes y unidad ejecutora. Puesta en Marcha del Consejo Análisis de los Supuestos Resumen Narrativo FIN PROPOSITO PRODUCTOS Supuesto El Gobierno Central mantiene las transferencias de apoyo con posterioridad a la ejecución del proyecto. Se mantiene el fondo de becas con el apoyo del sector público y privado. La mayor parte de los colegios identificados aceptan participar en el proyecto No se manifiestan nuevos conflictos que interfieren la ejecución del proyecto La población escolar del municipio de Aguachica mantiene una tasa de crecimiento promedio anual de 1.1% ACTIVIDADES Verificación Desarrollar acciones de incidencia política para verificar que la política educativa vigente se mantenga y que el fondo de becas pueda nutrirse de fondos públicos y privados. Realizar un diagnostico situacional de la oferta educativa privada. Se verifica con la tasa de crecimiento anual de la población El consejo escolar tiene procesos transparentes en la adquisición y distribución de materiales durante la ejecución del proyecto. Contratación de auditorias El gobierno central mantiene las transferencias de apoyo al proyecto durante su ejecución. Gestionar que el gobierno cuenta con una partida presupuestaria para el proyecto Realizar las gestiones de seguimiento para que las transferencias se hagan efectivas de forma oportuna Al inicio de cada período escolar los materiales se entregan oportunamente a los centros educativos de Aguachica que participan en el proyecto Realizar las gestiones para que los materiales sean entregados oportunamente. Principales deficiencias encontradas en el proyecto 1. 2. 3. 4. Falta de claridad para la definición del objetivo, fin y propósito. No tiene limite de tiempo En los indicadores no existe los parámetros de calidad cantidad y tiempo Falta mayor precisión para la definición de la población objetivo. 2 5. Solo se identifican los actores y no se establece el rol y el grado de intervención de cada uno de ellos. 6. El cálculo de los costos no esta en relación con la magnitud del alcance del proyecto. 7. Con las actividades planteadas no se alcanzan los productos deseados 8. Falta los antecedentes y no existe una línea base que permita conocer a la unidad ejecutora el escenario del proyecto. 9. La alternativa de solución seleccionada no esta redactada claramente. Análisis de Involucrados Identificación Los actores identificados en el mapeo son: Actores públicos 1. Secretaria de Educación, 2. Municipio de Aguachica 3. Consejo de Aguachica Actores sociales 1. Padres de familia, 2. Población en edad escolar, 3. Comunidad 4. Organización Sindical de maestros 5. Movimiento insurgente (guerrilla) Actores Orgánicos 1. Docentes 2. Asociación de colegios privados 3. Universidades Mapa de Poder (Decisores/actores) Alta Incidencia 1. Municipio de Aguachica 2. Consejo de Aguachica 3. Padres de familia, 4. Población en edad escolar, 5. Comunidad 6. Organización Sindical de maestros 7. Secretaria de Educación Baja Incidencia 1. Docentes 2. Asociación de colegios privados 3. Universidades 4. Movimiento insurgente (guerrilla) Estrategias generales: Se ha realizado un proceso de divulgación y promoción del proyecto que comunica los objetivos del proyecto al conjunto de actores Se ha generado una opinión pública favorable, producto del consenso y apropiación del proyecto por parte de los actores. Estrategias específicas: 3 1. En los espacios de concertación entre actores se ha identificado las expectativas reales de los actores involucrados en el proyecto. 2. Se ha creado un mecanismo de interacción entre los actores y la gerencia operativa, mediante la creación de un equipo de gestión del proyecto, derivado de los acuerdos entre ellos 3. Se cuenta con la definición de responsabilidades y actividades para cada uno de los actores involucrados. Roles Actores con Alta Incidencia) 1. Municipio de Aguachica (Compromete Recursos Económicos, Mejora Infraestructura Educativa, Brinda condiciones para el fortalecimiento educativo) 2. Consejo de Aguachica (Promueve políticas municipales que permitan la creación de Consejos Educativos Ciudadanos (Equipos de Gestión) 3. Padres de familia, (Participación en el control social a la calidad educativa, Apoyo a la formación de los educandos) 4. Población en edad escolar,(Cumplimiento de compromisos según criterios de elegibilidad de la beca) 5. Comunidad (Participación en el control social a la calidad educativa, Apoyo a la refacción de Infraestructura) 6. Organización Sindical de maestros (Participación en el proceso de mejoramiento de la calidad educativa con la actualización permanente; evitar las interrupciones por motivos de huelga) 7. Secretaria de Educación (Suministra Recursos Económicos, Mejora Infraestructura Educativa, promueve políticas públicas favorables al sector educativo) (Baja Incidencia) 1. Docentes (Operativizar los cambios estructurales incluidos en la propuesta de fortalecimiento al modelo educativo ) 2. Asociación de colegios privados (Viabilizar el otorgamiento de la becas a partir de un compromiso interinstitucional) 3. Universidades (Coadyuvar al diseño curricular de los contenidos programáticos en el marco de las reformas al modelo educativo) 4. Movimiento insurgente (guerrilla) Promover un carácter participativo e incluyente de sectores marginales en este tipo de iniciativas, además de propiciar procesos de tregua en municipios con alta población en edad escolar) Diseño organizacional El diseño organizacional es de modalidad por proyecto, es decir que todas las actividades involucradas en la ejecución del proyecto, serán desarrolladas por los integrantes de la UEP. Se encabezará por el gerente del mismo con colaboradores específicos, encargados de cada uno de los componentes del proyecto. Adicionalmente se contará con una unidad encargada de la administración del proyecto que trabajará en forma directa con el gerente y con cada uno de los coordinadores de componentes. Las actividades y su coherencia con los objetivos del proyectos estará a cargo de una unidad de Monitoreo y seguimiento. 4 Debido a que las actividades desarrolladas por los diferentes componentes, los coordinadores se reunirán periódicamente en una Unidad de Coordinadores, de modo a articular y sincronizar las acciones, conjuntamente con la gerencia del proyecto. El proyecto pretende construir un escenario a partir del carácter participativo de cada uno de los actores involucrados, quienes constituirán el Comité de Gestión del Proyecto, instancia encargada de garantizar la interrelación en las diferentes etapas del proceso de ejecución. Relación de precedencia entre actividades Le precede ACTIVIDAD Dias solares Proyecto Educación 2 Componente 1: Instalaciones educativas adecuadas Rehabilitaciòn de aulas 435 días 270 días 180 días Identificación, cuantificación y selección de aulas 30 días Ejecución de obras de rehabilitación Redistribución de alumnos 150 días 90 días Ejecución de obras de rehabilitación Talleres de Planificación y seguimiento 30 días Talleres de Planificación y seguimiento Elaborción documento sistematizado Elaborción documento sistematizado Ejecución de Plan Elaboración de Plan de Mantenimiento de Instalaciones Elaborar los TR Licitación y Selección Contratación 10 días 50 días 210 días 10 días 50 días 15 días Elaboración del plan Implementación de fasa 1 del plan de mantenimiento Componente 2: Becas de escolares Selección de beneficiarios Convocatoria de postulantes Criterios de elegibilidad Proceso de selección Inscripción de beneficiarios Negociación con las Escuelas Privadas Identificar capacidad de la oferta educativa privada 15 días 120 días 165 días 135 días 60 días 30 días 15 días 60 días 165 días 60 días Elaboración de Propuesta Negociación y firma de Contratos Implementación de la subvención Planificación de la actividad Otorgamiento de becas Componente 3: Material Educativo Descentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares 15 días 90 días 30 días 15 días 15 días 60 días Elaboración de Propuesta de Descentralización 15 días Campaña de Incidencia a Decisores Públicos Campaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales Educativos por parte de los Alumnos Campaña de Concientización del Cuidado, Manejo y Uso de los Materiales asignados a sus Hijos. Componente 4: Control Social Creación de Instacia de concertación de Actores para contribuir en la Ejecución del Proyecto Creación del Consejo Escolar Comunitario Puesta en Marcha del Consejo 30 días Identificación, cuantificación y selección de aulas Elaborar los TR Licitación y Selección Contratación Elaboración del plan Ejecución de Plan Convocatoria de postulantes ff Criterios de elegibilidad Proceso de selección Ejecución de Plan Identificar capacidad de la oferta educativa privada Elaboración de Propuesta Inscripción de beneficiarios Planificación de la actividad ff Elaboración de Propuesta de Descentralización Creación del Consejo Escolar Comunitario Creación del Consejo Escolar Comunitario Le sigue Ejecución de obras de rehabilitación Talleres de Planificación y seguimiento Elaborción documento sistematizado Contratación Elaboración del plan Implementación de fasa 1 del plan de mantenimiento Proceso de selección Proceso de selección Inscripción de beneficiarios Planificación de la actividad ff Elaboración de Propuesta Negociación y firma de Contratos Otorgamiento de becas 45 días 45 días 45 días 360 días Campaña de Incidencia a Decisores Públicos Creación del Consejo Escolar Comunitario Creación del Consejo Escolar Comunitario Creación del Consejo Escolar Comunitario 60 días 15 días 360 días 5 Taller 2: Programación de la ejecución del proyecto Relación de dependencia entre actividades y ruta crítica En base a la relación de precedencia de actividades desarrollada en el marco del taller 1, se ha elaborado la programación de la ejecución en MS Project, estableciendo el tipo de relación de dependencia entre tareas, de modo que en el proyecto exista una coherencia lógica en su desarrollo. Luego se han identificado en el mismo las actividades que conforman la “ruta crítica”, según se muestra a continuación. Debido a que cada uno de los componentes del proyecto se relaciona con el todo en forma sistemática, se han establecido relaciones de dependencia entre actividades de cada uno de los componentes. Algunas de las actividades se han programado 6 con relación de dependencia fin-fin con el propósito de garantizar que ambas terminen simultáneamente aún sacrificando la holgura lo cual no impacta en la ruta crítica ya que las actividades seleccionadas no forman parte de la misma. Con el objetivo de ejecutar el proyecto en el menor tiempo posible, se ha programado la ejecución de varios componentes en forma simultánea. Holgura de las actividades Una vez, desarrollada la programación, se realizó el control de cuales actividades tienen margen de demora, según se presenta a continuación: Cuadro de Holguras Proyecto Educación 2 Comienzo Fin Límite de inicio Límite de finalización Demora Margen de permisible demora total 02/01/2007 02/01/2007 02/01/2007 02/01/2007 12/08/2008 12/08/2008 25/12/2007 10/09/2007 02/01/2007 02/01/2007 02/01/2007 02/01/2007 12/08/2008 12/08/2008 12/08/2008 10/09/2007 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 02/01/2007 13/02/2007 11/09/2007 11/09/2007 23/10/2007 06/11/2007 12/02/2007 10/09/2007 25/12/2007 22/10/2007 05/11/2007 25/12/2007 02/01/2007 13/02/2007 11/09/2007 11/09/2007 23/10/2007 06/11/2007 12/02/2007 10/09/2007 25/12/2007 22/10/2007 05/11/2007 25/12/2007 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 02/01/2007 02/01/2007 16/01/2007 27/03/2007 17/04/2007 22/10/2007 15/01/2007 26/03/2007 16/04/2007 07/05/2007 24/10/2007 24/10/2007 07/11/2007 16/01/2008 06/02/2008 12/08/2008 06/11/2007 15/01/2008 05/02/2008 26/02/2008 211 días 0 días 0 días 0 días 0 días 211 días 211 días 211 días 211 días 211 días 08/05/2007 22/10/2007 27/02/2008 12/08/2008 211 días 211 días C2: Becas Selección de beneficiarios Convocatoria de postulantes Criterios de elegibilidad Proceso de selección Inscripción de beneficiarios Negociación con las Escuelas Privadas Identificar capacidad de la oferta educativa privada Elaboración de Propuesta Negociación y firma de Contratos Implementación de la subvención Planificación de la actividad Otorgamiento de becas 26/12/2007 26/12/2007 26/12/2007 06/02/2008 19/03/2008 09/04/2008 26/12/2007 12/08/2008 01/07/2008 18/03/2008 18/03/2008 08/04/2008 01/07/2008 12/08/2008 26/12/2007 16/01/2008 16/01/2008 27/02/2008 09/04/2008 30/04/2008 26/12/2007 12/08/2008 22/07/2008 08/04/2008 08/04/2008 29/04/2008 22/07/2008 12/08/2008 0 días 15 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 0 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 0 días 26/12/2007 19/03/2008 09/04/2008 11/06/2008 11/06/2008 02/07/2008 18/03/2008 08/04/2008 12/08/2008 22/07/2008 01/07/2008 22/07/2008 26/12/2007 19/03/2008 09/04/2008 02/07/2008 02/07/2008 23/07/2008 18/03/2008 08/04/2008 12/08/2008 12/08/2008 22/07/2008 12/08/2008 0 días 0 días 0 días 15 días 0 días 15 días 0 días 0 días 0 días 15 días 15 días 15 días C3: Material Educativo Descentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares Elaboración de Propuesta de Descentralización Campaña de Incidencia a Decisores Públicos 02/01/2007 28/05/2007 09/04/2008 12/08/2008 316 días 316 días 02/01/2007 02/01/2007 23/01/2007 05/03/2007 22/01/2007 05/03/2007 11/06/2008 11/06/2008 02/07/2008 12/08/2008 01/07/2008 12/08/2008 376 días 0 días 376 días 376 días 376 días 376 días Gerencia del Proyecto C1: Instalaciones educativas Rehabilitación de aulas Identificación, cuantificación y selección de aulas Ejecución de obras de rehabilitación Redistribución de alumnos Talleres de Planificación y seguimiento Elaborción documento sistematizado Ejecución de Plan Elaboración de Plan de Mantenimiento de Instalaciones Elaborar los TdR Licitación y Selección Contratación Elaboración del plan Implementación de fase 1 del plan de mantenimiento 7 Cuadro de Holguras Campaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales Educativos por parte de los Alumnos Campaña de Concientización del Cuidado, Manejo y Uso de los Materiales asignados a sus Hijos. C4: Control Social Creación de Instancia de concertación de Actores para contribuir en la Ejecución del Proyecto Creación del Consejo Escolar Comunitario Acompañamiento del Consejo Comienzo Fin Límite de inicio Límite de finalización Demora Margen de permisible demora total 23/01/2007 28/05/2007 09/04/2008 12/08/2008 316 días 316 días 23/01/2007 26/03/2007 11/06/2008 12/08/2008 361 días 361 días 02/01/2007 19/05/2008 28/03/2007 12/08/2008 61 días 61 días 02/01/2007 02/01/2007 02/01/2007 26/03/2007 22/01/2007 19/05/2008 21/05/2008 19/03/2008 28/03/2007 12/08/2008 08/04/2008 12/08/2008 361 días 0 días 61 días 361 días 316 días 61 días Taller 3: Asignación de recursos, nivelación y optimización Se ha desarrollado el ejercicio de nivelación y optimización de recursos, para personal de servicios generales, según la programación inicial, el proyecto presentaba una sobreasignación de recursos en los meses de enero y febrero de 2007, según se muestra en el siguiente histograma: La holgura de las actividades del componente 3 dedicado a la mejora de la utilización de los materiales educativos, ha permitido mover el inicio de las actividades hacia el mes de marzo, solucionando el problema de sobre asignación de personal de servicios generales, según se observa en el siguiente histograma: 8 Luego del ejercicio realizado se ha asignado la totalidad de los recursos comprometidos para el proyecto, con sus correspondientes costos, de modo a determinar los esfuerzos que demandará el proyecto. La información se detalla en el siguiente cuadro resumen: Tipo de recurso PERSONAL DE OBRA PERSONAL DE SERVICIOS GRALES CONSULTOR C1 CONSULTOR C2 CONSULTOR C3 CONSULTOR C4 GERENTE DE PROYECTO Pintura 1 Insumo 1 ASISTENTE DE GERENTE GASTOS ADMON Equipo Servicio Consultoría C1 Ejecución de obra 1 Capacidad máxima 70 5 7 6 4 5 1 1 1 1 1 1 1 1 Tasa estándar Costo/uso Acumular US$ 33,33/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 33,33/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 100,00/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 0,00/hora US$ 200.000,00 Prorrateo US$ 0,00/día US$ 100.000,00 Prorrateo US$ 50,00/día US$ 0,00 Prorrateo US$ 0,00/día US$ 24.000,00 Prorrateo US$ 0,00/día US$ 10.000,00 Prorrateo US$ 0,00/día US$ 20.000,00 Prorrateo US$ 0,00/día US$ 460.000,00 Prorrateo Calendario base Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Estándar Taller 4: Aceleración de mallas Una vez programada la ejecución del proyecto se ha detectado, que un elemento importante por el costo de oportunidad que tiene, es tratar de acelerar los procesos del proyecto de modo que la finalización del mismo, o bien la finalización de la actividad de otorgamiento de becas, termine en coincidencia con el inicio del año escolar de manera tal que los beneficiarios del proyecto puedan insertarse en el ciclo lectivo correspondiente. Para ello, se han detectado las actividades con mayor holgura y aquellas que pueden, sin perjudicar el correcto desarrollo del proyecto, realizarse en forma simultánea con otras. El resultado puede apreciarse en los siguientes diagramas Gantt, en los cuales se exponen las modificaciones realizadas a la programación. 9 10 11 Como podemos observar en los diagramas de Gantt anteriores, se hicieron modificaciones para que las actividades de elaboración de documento sistematizados, convocatoria de postulantes y la identificación de la capacidad de la oferta educativa iniciaran al mismo tiempo, modificamos también la relación de dependencia entre las actividades de ejecución de obras de rehabilitación y los talleres de planificación y seguimiento para la redistribución de alumnos de tal manera que tuvieran una relación de fin – fin y no una relación fin-comienzo como estaban inicialmente. Se retraso el inicio del componente C4 para no provocar con los movimientos anteriores una sobré asignación de recursos esto fue posible ya que es una actividad que por su duración dispone de holgura pues deberá estar terminada hasta la fecha de inicio de clases. Todo lo anterior nos permitió una reducción de 106 días. Además, de haber logrado el cometido inicial de acelerar la malla hasta cumplir con las actividades de otorgamiento de becas para el mes de febrero, se ha logrado una pequeña reducción de los costos totales del proyecto, según lo detallan las tablas a continuación: PERSONAL DE OBRA PERSONAL DE SERVICIOS GRALES CONSULTOR C1 CONSULTOR C2 CONSULTOR C3 CONSULTOR C4 GERENTE DE PROYECTO Pintura 1 Insumo 1 ASISTENTE DE GERENTE GASTOS ADMON Equipo Servicio Consultoria C1 Ejecuciòn de obra 1 Escenario Inicial Capacidad Máximo Tasa estándar máxima US$ 33,33/día 70 40 US$ 33,33/día 5 5 US$ 66,66/día 7 6 US$ 66,66/día 6 6 US$ 66,66/día 4 4 US$ 66,66/día 5 4,5 US$ 100,00/día 1 1 US$ 0,00/hora 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 50,00/día 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 0,00/día 1 1 PERSONAL DE OBRA PERSONAL DE SERVICIOS GRALES CONSULTOR C1 CONSULTOR C2 CONSULTOR C3 CONSULTOR C4 GERENTE DE PROYECTO Pintura 1 Insumo 1 ASISTENTE DE GERENTE GASTOS ADMON Equipo Servicio Consultoria C1 Ejecuciòn de obra 1 Escenario optimizado 70 40 US$ 33,33/día 5 4,5 US$ 33,33/día 7 7 US$ 66,66/día 6 6 US$ 66,66/día 3 3 US$ 66,66/día 3 3 US$ 66,66/día 1 1 US$ 100,00/día 1 1 US$ 0,00/hora 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 50,00/día 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 0,00/día 1 1 US$ 0,00/día Nombre del recurso Costo US$ 199.980,00 US$ 24.414,23 US$ 51.394,86 US$ 51.994,80 US$ 14.998,50 US$ 21.997,80 US$ 42.100,00 US$ 200.000,00 US$ 100.000,00 US$ 21.050,00 US$ 24.000,00 US$ 10.000,00 US$ 20.000,00 US$ 460.000,00 US$ 1.241.930,19 US$ 205.979,40 US$ 19.414,73 US$ 57.394,26 US$ 44.995,50 US$ 17.998,20 US$ 34.996,50 US$ 31.500,00 US$ 200.000,00 US$ 100.000,00 US$ 15.750,00 US$ 0,00 US$ 10.000,00 US$ 20.000,00 US$ 460.000,00 US$ 1.218.028,59 12 Taller 5: Seguimiento y control de la Ejecución Siguiendo las instrucciones, se ha guardado como línea de base del proyecto, la versión final de la programación de actividades del taller anterior y se ha procedido a actualizar el estado de avance de las actividades según la grilla de índices de avance físico y de cumplimiento de costo. Establecimos como punto de control la fecha 8/12/2008, que correspondía a 100 días antes de la fecha de finalización del proyecto programada inicialmente. En esta fecha se realizó el ejercicio de verificación del avance del proyecto. Debido a que en el ejercicio se ha propuesto indicadores de avance con porcentajes aleatorio por orden de actividades, el gantt de seguimiento se ha mostrado incoherente (ver Gantt de seguimiento Nº 1), pues existían actividades completas cuyas actividades precedentes aún no habían concluido, de acuerdo a la relación de dependencia y precedencia programada. Por ello se ha optado por establecer una nueva tabla de valores que asigne el retraso sólo a la actividad que de acuerdo al calendario debería estar ejecutándose y asignando 100% a todas sus actividades previas, la nueva tabla de valores se puede observar en el Gantt de Seguimiento Nº 2. De igual manera, se ha agregado valor a las actividades del componente 4 del proyecto, el cual según las instrucciones debía tener 0% de avance. Esto se ha realizado debido a que la programación realizada para el proyecto los componentes C1, C2 y C3 dependen del cumplimiento de algunas de las actividades del componente 4. El resultado de esta modificación se puede observar en el Gantt de seguimiento Nº 3. Seguidamente se han actualizado las actividades desfasadas, programándolas para su ejecución a partir de la fecha de evaluación y se han evidenciado los desfases de las actividades que provocaron el retraso del proyecto en 20 días (Gantt de seguimiento Nº 3). A partir de allí, se ha realizado la aceleración de mallas, para lo cual se tomaron las instrucciones del ejercicio y se modificó la asignación de recursos a la actividad nº 16 que es la actividad programada para subcontratar, al realizar esta modificación no se ha tenido una reducción en el desfase del proyecto ya que esta actividad no se encontraba dentro de la ruta crítica. Por ello se ha asignado mayor cantidad de recursos al componente C3, el cual se había transformado en la nueva ruta crítica del proyecto (gantt de seguimiento Nº 4). Como consecuencia de esta modificación se ha generado una sobreasignación de recursos en el Personal de Servicios Generales y en Consultor C3. Para solucionar el problema de sobreasignación de Personal de servicios generales se ha retrasado la continuación de la actividad nº 10, que tenía cierta holgura. Para resolver la sobreasignación de Consultor C3, se ha optado por la contratación de personal. Además de haber reducido el desfase a solo 1 día, se ha observado que la aceleración de malla ha también generado una reducción del costo total del proyecto según se observa en las tablas comparativas expuestas a continuación. 13 Nombre del recurso PERSONAL DE OBRA PERSONAL DE SERVICIOS GRALES CONSULTOR C1 CONSULTOR C2 CONSULTOR C3 CONSULTOR C4 GERENTE DE PROYECTO Pintura 1 Insumo 1 ASISTENTE DE GERENTE GASTOS ADMON Equipo Servicio Consultoria C1 Ejecuciòn de obra 1 PERSONAL DE OBRA PERSONAL DE SERVICIOS GRALES CONSULTOR C1 CONSULTOR C2 CONSULTOR C3 CONSULTOR C4 GERENTE DE PROYECTO Pintura 1 Insumo 1 ASISTENTE DE GERENTE GASTOS ADMON Equipo Servicio Consultoria C1 Ejecuciòn de obra 1 Escenario Inicial Capacidad máxima 70 6 7 6 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1 Tasa estándar US$ 33,33/día US$ 33,33/día US$ 66,66/día US$ 66,66/día US$ 66,66/día US$ 66,66/día US$ 100,00/día US$ 0,00/hora US$ 0,00/día US$ 50,00/día US$ 0,00/día US$ 0,00/día US$ 0,00/día US$ 0,00/día Escenario optimizado 70 US$ 33,33/día 7 US$ 33,33/día 7 US$ 66,66/día 6 US$ 66,66/día 4,6 US$ 66,66/día 3 US$ 66,66/día 1 US$ 100,00/día 1 US$ 0,00/hora 1 US$ 0,00/día 1 US$ 50,00/día 1 US$ 0,00/día 1 US$ 0,00/día 1 US$ 0,00/día 1 US$ 0,00/día Costo US$ 129,987.00 US$ 25,237.48 US$ 55,871.08 US$ 43,475.65 US$ 17,998.20 US$ 37,662.90 US$ 33,400.00 US$ 200,000.00 US$ 100,000.00 US$ 16,700.00 US$ 24,000.00 US$ 10,000.00 US$ 24,000.00 US$ 460,000.00 US$ 1,178,332.31 US$ 129,987.00 US$ 24,654.20 US$ 55,871.08 US$ 43,475.65 US$ 14,878.51 US$ 37,662.90 US$ 31,500.00 US$ 200,000.00 US$ 100,000.00 US$ 15,750.00 US$ 24,000.00 US$ 10,000.00 US$ 24,000.00 US$ 460,000.00 US$ 1,171,779.34 14 Gantt de Seguimiento Nº 1 15 Gantt de Seguimiento Nº 2 16 Gantt de Seguimiento Nº 3 17 Gantt de Seguimiento Nº 4 18 Taller 6: Diseño del sistema de información y seguimiento gerencial del proyecto El sistema de información parte del análisis por componentes, identificando las principales actividades y los hitos a ser ejecutados, la generación de dicha información permite clasificar a los actores que participan de esas acciones y se establece el tipo de informe que deben emitirse para que estos involucrados tengan acceso al detalle de informes considerando los criterios de periodicidad, fuentes de verificación, costos y tiempo. Los detalles cronológicos se adjuntan en el siguiente cuadro 19 Componente Macroactividades Hito o eventos determinantes Usuarios relevantes del proyecto Instalaciones educativas Rehabilitación de aulas usadas adecuadamente Instalaciones Educativas usadas adecuadamente Redistribución del número de alumnos por Ejecución del plan aula en los centros educativos, de acuerdo a normas Elaboración de Plan de Ejecución del plan 1ª. Mantenimiento para las fase Instalaciones Selección de beneficiarios Becas otorgadas para acceso a escuelas privadas Negociación con las Escuelas Privadas las condiciones para el otorgamiento de becarios Inscripción de beneficiarios Negociación y firma de contrato Otorgamiento de becas Implementación de la subvención Tipo de Informe Periodicidad Técnico – Administrativo del uso de unidades educativas Municipio de Aguachica Consejo de Aguachica Padres de familia Población en edad escolar Secretaria de Educación Administrativo Educativo con el numero de alumnos por área urbano- rural Conteo anual de registros del Municipio sobre el estado situacional de las aulas Informes Estadísticos de registro de Alumnos Trimestral por la Secretaria de Educación Informes de Consultores Verificación In situ Económico Financiero Avance físico de obras Administrativo Educativo con el Asociación de colegios numero de privados alumnos Padres de familia beneficiados Población en edad escolar Acuerdos y Secretaria de características de Educación la negociación Número de estudiantes que califican según criterios de elegibilidad Fuente de Verificación Informe del proceso por parte de Consultoria Anual Informe de negociación de la Gerencia General del proyecto Costo en US$ Tiempo 160 40/ día 4 días 200 40/ día 5 días 120 40/día 3 días 600 20/día 30 días 300 30/día 10 días 900 30/día 30 días Informe del proceso por parte de Consultoria 20 Componente Macroactividades Hito o eventos determinantes Descentralizar el Propuesta de Presupuesto de Descentralización Materiales Educativos a Material los Consejos Escolares educativo Campaña de utilizado capacitación a adecuadamente. profesores y padres de familia Creación del Consejo Puesta en marcha del Escolar Comunitario consejo escolar comunitario Control Social Usuarios relevantes del proyecto Municipio de Aguachica Padres de familia Docentes Secretaria de Educación Municipio de Aguachica Padres de familia Docentes Secretaria de Educación Asociación de colegios privados Universidades Tipo de Informe Periodicidad Propuesta técnica Según TR elaborada y presentada Técnico con el N’ Trimestral de Docentes y padres de familia, capacitados Técnico – Operativo del proceso de acompañamiento y control de los actores involucrados. Fuente de Verificación Informe del proceso por parte de Consultoria I informe de la actividad por parte del Consultor Actas del Consejo Trimestral Memorias de las Reuniones Costo en US$ Tiempo 600 40/día 15 días 1800 40/día 45 días 600 40/día 15 días 21 Taller 8: Licitaciones y contrataciones - Elaboración de términos de referencia Elaboramos los términos de referencia seleccionando la actividad No 15 que es la elaboración del plan de mantenimiento, los detalles del mismo se exponen a continuación. Ministerio de Educación Municipalidad de la ciudad de Aguachica - Colombia Términos de referencia PARA CONSULTORIA EN: “Diseño de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas en locales escolares de carácter público en el Municipio de Aguachica” OBJETIVOS General Diseño de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas en locales escolares de carácter público en el Municipio de Aguachica, que permita. Mejorar el incremento de la cobertura del servicio educativo. Específicos a. Análisis de información acerca de la situación general de las instalaciones educativas de las escuelas públicas y de las herramientas y recursos humanos disponibles para la realización mantenimiento. b. Elaboración de un sistema de mantenimiento anual adecuado para las instituciones educativas involucradas c. Elaboración del plan de implementación de la fase 1 del plan de mantenimiento, con cargo al proyecto d. Elaboración de propuesta presupuestaria para su inclusión en los presupuestos operativos de las instituciones educativas ACTIVIDADES Análisis Diagnóstico: Visitas de prospección para el relevamiento de la información Análisis diagnóstico del estado actual de la infraestructura educativa de las escuelas públicas del municipio de Aguachica. Análisis de las principales carencias en los modelos de mantenimiento actuales Relevamiento de las potencialidades de los recursos disponibles para la realización del mantenimiento 22 Detección de las necesidades de inversión, para contar con un equipo adecuado de mantenimiento Disponibilidades presupuestarias para inversiones Sistema de mantenimiento de locales escolares Elaboración de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas, que pueda ser implementado por las escuelas del municipio, según sus disponibilidades presupuestarias El sistema deberá contemplar: o Descripción y calendarización de las actividades de mantenimiento estandarizado para locales escolares o Especificación de recursos adecuados para la operación del sistema o Programación de actividades de Seguimiento y monitoreo o Formatos de Informes de evaluación de operaciones del sistema Plan de implementación fase 1 Cotización de los recursos necesarios de acuerdo a las necesidades detectas en las actividades de diagnóstico. Elaboración del presupuesto para la ejecución de las obras de mantenimiento a ejecutarse en la fase 1 del Sistema de Mantenimiento Diseño del cronograma de obras Propuesta presupuestaria para instituciones educativas Análisis de la documentación presupuestaria obtenida durante las actividades de diagnóstico Elaboración de la propuesta presupuestaria a ser incluida en los presupuestos operativos de las instituciones educativas involucradas, para darle continuidad al sistema. REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIBLES DE LOS PROPONENTES. Los proponentes deberá acreditar experiencia en trabajos relacionados con: El diseño y elaboración de planes de mejoramiento y refacción de infraestructuras sociales con enfasis en centros educativos Conocimiento en los lineamientos constructivos establecidos por la Secretaria de Educación. En el levantamiento de información y trabajo con sectores sociales, educativos, instituciones públicas o privadas. Estudios o consultorías para proyectos que implican la participación de la comunidad y sectores sociales El personal acreditado por el proponente deberá contar con una experiencia mínima de 5 anos en trabajos de construcción, refacción y mantenimiento de infraestructura para servicios sociales y contar con una formación académica acorde a los requisitos mínimos exigidos Es requisito indispensable incluir en la propuesta los siguientes aspectos: - Metodología de la evaluación y relevamiento del estado situacional de la 23 infraestructura educativa - Plan de ejecución para el trabajo propuesto. El costo de la propuesta deberá estar explicitado en el sobre “B” de acuerdo a los requisitos mínimos de la propuesta económica exigida La experiencia deberá estar relacionada con contratos ejecutados y /o en ejecución durante los últimos 3 años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta con certificaciones expedidas por las contratantes y suscritas por el funcionario competente. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICA El puntaje total a alcanzar es de 100 puntos, que serán obtenidos como sigue: Experiencia del proponente (30 puntos) Experiencia general (10 puntos): Se calificará con 1 punto por cada trabajo realizado hasta un máximo de 10 trabajos. Experiencia específica (10 puntos): Se calificará con 2 puntos por cada año de experiencia de trabajo en proyectos similares al solicitado, hasta un máximo de 5 años. Promedio de formación académica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgarán puntos a cada integrante del equipo y luego se hallará el promedio: o Técnicos Superiores 1 punto o Título universitario: 2 puntos. o Maestría o cursos de post grado de más de 240 h.: 3 puntos. Experiencia específica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgará 1 punto por cada año de experiencia en actividades similares al proyecto solicitado, hasta 5 años y se obtendrá el promedio. Propuesta Técnica (50 puntos) Pertinencia y solidez de: o La metodología seleccionada para la evaluación y relevamiento del estado situacional de la infraestructura educativa o Las estrategias y técnicas para la ejecución del Plan de ejecución para el trabajo propuesto. Adecuación a los términos de referencia. Propuesta Económica (20 puntos) Costos totales y por actividad, calificará la oferta más baja. 24 Se procederá a la apertura de la Propuesta Económica en el caso que la firma consultora alcance 65 puntos. CRITERIOS MINIMOS EXIGIBLES A LOS PROPONENTES. El trabajo de recolección de datos deberá cumplir los siguientes requisitos técnicos: Confiabilidad: La información recolectada serán las proveídas por los informantes institucionales y no podrán ser modificadas. Confidencialidad: Los datos relevados son patrimonio personal y privado de las personas, grupos e instituciones entrevistadas y podrán ser utilizados exclusivamente por el proyecto. El proponente deberá comprometerse a no utilizar ni divulgar la información relevada. PLAZO Y LUGAR DE TRABAJO. El plazo estipulado para este trabajo es de 15 días en las Unidades Educativa Publicas del Municipio de Agua Chica y los sobres deberán ser presentados el día lunes 17 de abril del 2007 en la Secretaria de Educación CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LA OFERTA El puntaje total a alcanzar es de 100 puntos, que serán obtenidos como sigue: Experiencia de la firma consultora (30 puntos) Experiencia general (10 puntos): Se calificará con 1 punto por cada trabajo de evaluación realizado hasta un máximo de 10 trabajos. Experiencia específica (10 puntos): Se calificará con 2 puntos por cada año de experiencia de trabajo en proyectos similares al solicitado, hasta un máximo de 5 años. Promedio de formación académica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgarán puntos a cada integrante del equipo y luego se hallará el promedio: o Título universitario: 0,5 puntos. o Maestría o cursos de post grado de más de 240 h.: 1,5 puntos. o PHD: 3 puntos. Experiencia específica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgará 1 punto por cada año de experiencia en evaluación de proyectos, hasta 5 años y se obtendrá el promedio. Propuesta Técnica (50 puntos) Pertinencia y solidez de: 25 o La metodología seleccionada, o Las estrategias y técnicas para la recolección de datos. Adecuación a los términos de referencia. Propuesta Económica (20 puntos) Costos totales y por actividad, calificará la oferta más baja. PLAZOS DE LAS ACTIVIDADES, TAREAS E INFORMES Duración El trabajo tendrá una duración de 15 días como máximo, contados a partir de la fecha de la firma del contrato. Informes Un borrador del informe final al finalizar las actividades, que contenga: o Diagnóstico o Sistema o Presupuestos Un informe final incorporando las observaciones de la Gerencia BASES PARA PROPUESTA ECONÓMICA Presupuesto Máximo disponible El presupuesto máximo disponible para la realización de las actividades no podrá exceder los US$ 24.000 Forma de pago Se dispondrá la siguiente modalidad de entregas y pagos: 1. A la firma del contrato: 30% del valor total del contrato. 2. A la entrega del borrador final del informe: 20% del valor total del contrato. 3. A la aprobación del Informe final y la presentación de los resultados de los trabajos realizados, el 50% del valor total del contrato Ítems requeridos para el presupuesto Descripción Coordinador Equipo Técnico Movilidad Materiales de oficina Monto Asignado Método de adjudicación Se procederá a la apertura de la Propuesta Económica en el caso que la firma consultora alcance 65 puntos de calificación en la propuesta técnica 26 Informe de Terminación de Proyecto 1. Resumen del Proyecto El proyecto estuvo orientado a mejorar la calidad educativa del municipio de Aguachica, Colombia mediante el acceso de la población en edad escolar a los servicios educativos públicos y privados, a través del mejoramiento y rehabilitación de las instalaciones educativas existentes, becas otorgadas a estudiantes preseleccionados y asignación de material educativo para el acompañamiento del proceso de educativo. Un aspecto importante a destacar por el proyecto, es el involucramiento de los actores en el proceso de control social a la calidad educativa, resaltándose la participación de padres de familia, docentes y autoridades locales - nacionales. Entre los logros alcanzados por el proyecto destacamos: el incremento en el promedio de escolaridad de 3 a 8 grados; capacitación a docentes, alumnos y padres de familia en gestión sobre la calidad educativa; 1549 becas otorgadas a niños y niñas preseleccionados, aumento de la cobertura de servicio educativo a 2000 estudiantes matriculados y mejoramiento de 402 aulas refaccionadas del conjunto de la infraestructura educativa existente en el municipio. 2. Objetivos del proyecto El objetivo se traduce en contribuir a mejorar la calidad y cobertura educativa mediante el incremento del acceso de la población en edad escolar al servicio educacional a partir de la implementación de los siguientes componentes: o o o o Instalaciones Educativas usadas adecuadamente Becas otorgadas para acceso a escuelas privadas Material educativo utilizado adecuadamente. Mecanismos de control social 3. Resultados del Proyecto Instalaciones educativas: 402 aulas refaccionadas 7486 pupitres 402 escritorios Becas 1,549 becas concedidas Material Educativo 100% de materiales entregados a los escolares a inicio periodo escolar 27 Control Social 10 Consejos escolares comunitarios en funcionamiento 4. Lecciones aprendidas de la experiencia Por falta de claridad en el objetivo, fin y propósitos del Marco Lógico, se tuvo que redefinir el enfoque de ejecución del proyecto, hecho que posibilito identificar mejor el tiempo de implementación y optimizar los recursos asignados al proyecto. Ante la indefinición de algunos indicadores por la ausencia de las variables de calidad, cantidad, costo y cronología, se tuvo que reformular los indicadores para poder precisar de mejor manera los componentes a ejecutar por el proyecto. El involucramiento de los actores en la etapa de formulación del proyecto fue escasa, sin embargo, a lo largo de la ejecución se logro conformar el Consejo Escolar Comunitario, como instancia de concertación y ejercicio del control social a la ejecución del proyecto. Como Unidad Ejecutora se identifico el carácter integral del proyecto, lo que facilito la interrelación de los involucrados, fortaleciendo las relaciones interinstitucionales entre los mismos permitiéndonos el logro de nuestros objetivos. 5. Recomendaciones para proyecto futuro Los encargados en la formulación y diseño de los proyectos dejen claramente establecido que se desea lograr con el proyecto de modo que la ejecución no vaya a comprometer los objetivos perseguidos. La comunicación interna y externa del proyecto debe ser una prioridad en la agenda de la Gerencia del Proyecto. Hay que destacar las habilidades, destrezas y liderazgo del Gerente para fines de que sea un buen negociador. La Unidad Ejecutora del Proyecto responda a la magnitud del Proyecto. 28 Apéndice Apéndice Nº 1 Propuesta técnica para licitación Consultoría: “Fortalecimiento institucional de la Cooperativa de Aguas Rurales” Experiencia y capacidad de la firma La empresa Sin Ventura Ltda. es una empresa constituida en 1995, que lleva más de 10 años dedicándose a actividades de desarrollo y fortalecimiento insitucional para la gerencia de servicios públicos en empresas privadas, instituciones sin fines de lucro e instituciones gubernamentales. Como tal ha desarrollado actividades de planificación estratégica, atención al cliente, administración y finanzas, incorporando el desarrollo de tecnología de punta, para el logro de la excelencia en el servicio. Adjunto se encontrará el currículum empresarial que detalla las actividades realizadas Experiencia de los integrantes del equipo La firma está integrada profesionales de primer nivel en áreas de administración, desarrollo y fortalecimiento institucional, excelencia en el servicio, atención al cliente e incorporación de tecnología para la mejora del servicio. Brevemente se resume el currículum del equipo propuesto para el desarrollo de la consultoría, el currículum vitae extenso se encontrará en forma adjunta. Personal Grado académico María Teresa Valencia PhD Administración de empresas, con especialización en Gestión institucional Luis Fernando Valencia Ma. Administración de empresa con especialización en Gestión de servicios públicos Experiencia Función a desempeñar Coordinadora y capacitadota Empresaria, asesora de gerencia y miembro de la junta directiva de importanes empresas de la ciudad de Santiago, ha sido directora del centro nacional de productividad. Ha participado como expositora en diversos seminarios y simposios Asesor de importantes empresas e Capacitador y instituciones públicas de la ciudad, ha apoyo técnico presentado servicios de asesoria y consultoría a empresa como ARCHIES PIZZA, DELIFRUIT, ILUMINATA, etc. Amplia experiencia en desarrollo de instituciones cooperativas 1 Personal Alberto Ramiro Durán Grado académico Ma. Informático especialización en desarrollo de sistema de administración y gerencia Personal de Apoyo Experiencia Altamente capacitado en tecnología de la información y comunicación orientada a la excelencia en el servicio empresarial Función a desempeñar Capacitador y apoyo técnico Técnicos altamente capacitados en asistencia técnica a instituciones. Propuesta técnica de desarrollo de la oferta Las actividades se dividirán en 4 componentes principales Planificación y coordinación La actividad se iniciará con un taller de planificación conjunta con la Gerencia del proyecto, los responsables de los componentes involucrados en la actividad licitada y los representantes de la Cooperativa, en el cual se establecerán los lineamientos básicos relativos al desarrollo del plan de capacitación, se nominarán a los puntos focales de cada institución involucrada, se establecerá la agenda de reuniones planificadas para los ajustes y optimización del plan, con miras a optimizar el aprovechamiento de los cursos, con actividades pertinentes, en concordancia con las necesidades de capacitación. Desarrollo de materiales y metodologías de capacitación Basándose en las áreas de experiencia del personal técnico propuesto y en concordancia con las exigencias específicas del caso, se elaborarán los materiales didácticos para el desarrollo de los cursos que adoptarán metodologías altamente participativas. Cada uno de los materiales y metodologías serán consensuada con la gerencia del proyecto, la gerencia del componente y la directiva de la Cooperativa, de modo a garantizar la pertinente adecuación a las necesidades de la institución a ser capacitada Desarrollo de los cursos de capacitación Una vez desarrollados y consensuados los materiales y metodologías propuestas para el desarrollo del plan de capacitación, se desarrollarán dos cursos de capacitación de 80 horas cada uno, estos cursos se llevaran acabo de forma paralela y serán dirigidos al personal de la cooperativa incluyendo a 10 personas por curso, de acuerdo al siguiente temario: 2 Nº ACTIVIDAD Temáticas Metodología RECURSOS Capacitación y adiestramiento en fortalecimiento institucional de la cooperativa 1 2 Taller Misión y Visión de la cooperativa Criterio generales sobre nuevos servicios a brindar 1.1.. Descripción y análisis de los contenidos de la misión y visión Materiales de escritorio, v salario Curso taller, personal técnico alimentación exposición con data hospedaje, funcionamiento de 1.2. Reflexión sobre la importancia show, interacción vehículos y transporte de con participantes de la Misión y Visión participantes de talleres. 2.1.Introducción a los nuevos Material de escritorio, cartillas de Exposición con data servicios sobre : Lectura y capacitación, salarios personal show, interacción facturación técnico, funcionamiento de con participantes vehículos, y transporte de 2.2.Gestión de cobros con ejemplos participantes de taller. 2.3.Administración de los teórico prácticos Recursos Recaudados Capacitación y adiestramiento del personal 3 4 5 3.1. Capacitación en relaciones Exposición con data humanas al personal de atención Mejora en el show, interacción al cliente servicio de atención con participantes 3.2. Sistema de optimización de al cliente con ejemplos tiempos de espera teórico prácticos de 3.3. Implementación de la ODECO reclamos mas (Oficina de atención y solución de frecuentes reclamos al consumidor 4.1. Capacitación en el manejo del Exposición con data sistema Administrativo financiero show, interacción Gestión con participantes 4.2. Capacitación en el manejo de Administrativa con ejemplos RRHH teórico prácticos, 4.2. Capacitación en liderazgo e realización de imagen de la cooperativa en su trabajos prácticos relacionamiento con los usuarios de participantes Exposición con data show, interacción 5.1. Capacitación en la aplicación con participantes Gestión informática del sistema informático : con ejemplos Lecturacion, facturación, cobros prácticos en el funcionamiento del sistema Material de escritorio, cartillas de capacitación, salarios personal técnico, funcionamiento de vehículos, y transporte de participantes de taller. Material de escritorio, cartillas de capacitación, salarios personal técnico, funcionamiento de vehículos, y transporte de participantes de taller. Material de escritorio, cartillas de capacitación, salarios personal técnico, funcionamiento de vehículos, y transporte de participantes de taller, equipos de computación Capacitación y adiestramiento practico 6 Trabajo practico de síntesis aplicación practica 6.1. aplicación practica del sistema in situ de los de fortalecimiento institucional de participantes del la cooperativa proceso de capacitación Material de escritorio, cartillas de capacitación, salarios personal técnico, funcionamiento de vehículos, y transporte de participantes de taller. 3 Los módulos serán desarrollados de acuerdo al siguiente calendario: Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana4 Semana 5 Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Capacitación y adiestramiento en fortalecimiento institucional de la cooperativa Taller sobre misión y visión de la cooperativa 4 Taller criterios generales sobre nuevos servicios a brindar 6 Capacitación y adiestramiento del personal Mejora en la atención al cliente 4 2 4 Gestión administrativa 6 8 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs 4 6 4 4 Gestión informática Capacitación y adiestramiento practico Trabajo Practico de Síntesis Hrs Total 14 4 6 6 22 3 15 7 6 6 19 Total 80 Desarrollo y ejecución del apoyo para la instalación de nuevos servicios. El desarrollo del apoyo para la instalación del nuevo servicio en la administración de la cooperativa se iniciará con una actividad de planificación en la primera semana de enero del 2007, en la misma se establecerán los lineamientos básicos para la administración del nuevo servicio y se detectarán las áreas críticas que requerirán de apoyo. Se desarrollará una plataforma informática amigable, que permitirá al personal de la cooperativa acudir a consultas en línea con los expertos propuestos para la presente consultoría Una vez que se haya desarrollado la plataforma informática, se desarrollarán 3 talleres simultáneos de adiestramiento en el manejo de la plataforma informática, que tendrán una duración de 1 semana y se ejecutarán durante la última semana de enero de 2007. Plan de trabajo y calendarización de actividades La duración total de la consultoría será de 90 días calendario (tres meses) entre los meses de enero y marzo de 2007, de acuerdo al siguiente calendario de actividades Enero Febrero Marzo Planificación de capacitación Desarrollo de materiales y metodologías Desarrollo de los cursos de capacitación Planificación de apoyo al establecimiento del servicio Desarrollo del sistema informático de apoyo en línea Capacitación sobre el uso del sistema informático Apoyo técnico en línea en las áreas de capacitación 4 Propuesta económica Descripción Coordinación y planificación Materiales didácticos y metodología Desarrollo de Cursos (US$ 2.750 c/u) Apoyo en línea Sub total Impuestos (10%) Total Costo US$ 3.000 US$ 600 US$ 5.500 US$ 1.335 US$ 10.435 US$ 1.565 US$ 12.000 5 Apéndice Nº 2 Consideraciones del grupo acerca de la experiencia de los talleres Consideraciones al curso La conjugación de la práctica y la teoría permitió enriquecer los conocimientos de los instrumentos de ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos. Los ejercicios han permitido a los participantes una sistematización de la experiencia empírica de los mismos, a través del desarrollo de los casos. Poco tiempo para el desarrollo del tema de licitación y términos de referencia, lo cual no ha permitido aprehender con mayor profundidad los lineamientos generales de los mismos. Los casos entregados para desarrollar los proyectos deberían contener mayor información para el mejor desarrollo de estos. Consideraciones acerca del grupo La transdiciplinariedad del equipo ha permitido tener una visión integral en el trabajo y enriquecer los conocimientos de cada uno. El nivel de coordinación, comunicación y trabajo en equipo cumplió con las expectativas de cada uno de los miembros del equipo. Las decisiones se tomaron considerando las opiniones de cada uno de los integrantes del equipo. Existió liderazgo compartido dependiendo del tema que se estaba desarrollando. En algunas circunstancias del debate del equipo existieron discrepancias en cuanto a temperamentos de caracteres entorno a posicionamiento de ideas, las cuales se discutían y se llegaba a un consenso. 6