V Curso Internacional
“Gestión de la Ejecución de
Proyectos”
La Antigua, Guatemala. 2006
Caso de Educación
Aguachica, Colombia
Profesores:
Héctor Sanín
Eduardo Contreras
Juan Francisco Pacheco
Grupo Nº 2:
Ana Carolina Rubí Rivera, Honduras
Carlos Marcelo Mancuello Ríos, Paraguay
Felipe Israel Valle Rodríguez, Guatemala
José Marcelo Arandia Alarcón, Bolivia
Raquel Eunices Sánchez Ovando, Nicaragua
Tomasa Patricia Ramos Montiel, México
Índice
TALLER 1: ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO ......................................................................................................................... 1
Descripción del proyecto .................................................................................................................................................... 1
Análisis de los Supuestos .................................................................................................................................................... 2
Principales deficiencias encontradas en el proyecto ........................................................................................................... 2
Análisis de Involucrados ..................................................................................................................................................... 3
Diseño organizacional ........................................................................................................................................................ 4
Relación de precedencia entre actividades ......................................................................................................................... 5
TALLER 2: PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO............................. 6
Relación de dependencia entre actividades y ruta crítica .................................................................................................... 6
Holgura de las actividades .................................................................................................................................................. 7
TALLER 3: ASIGNACIÓN DE RECURSOS, NIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN ................. 8
TALLER 4: ACELERACIÓN DE MALLAS ......................................................................... 9
TALLER 5: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN ....................................... 13
TALLER 6: DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO GERENCIAL
DEL PROYECTO .............................................................................................................. 19
TALLER 8: LICITACIONES Y CONTRATACIONES - ELABORACIÓN DE TÉRMINOS
DE REFERENCIA ............................................................................................................. 22
INFORME DE TERMINACIÓN DE PROYECTO ............................................................... 27
1. Resumen del Proyecto .................................................................................................................................................. 27
2. Objetivos del proyecto .................................................................................................................................................. 27
3. Resultados del Proyecto ................................................................................................................................................ 27
4. Lecciones aprendidas de la experiencia ........................................................................................................................ 28
5. Recomendaciones para proyecto futuro ....................................................................................................................... 28
Taller 1: Estudio de antecedentes y definición del alcance del
proyecto
Descripción del proyecto
El proyecto pretende contribuir a mejorar la calidad educativa del municipio de Aguachica,
Colombia mediante el incremento del acceso de la población en edad escolar al servicio educativo a
partir de la implementación de los siguientes componentes:
1.
2.
3.
4.
Instalaciones Educativas usadas adecuadamente
Becas otorgadas para acceso a escuelas privadas
Material educativo utilizado adecuadamente.
Mecanismos de control social
Las actividades propuestas son:
Componente 1: Instalaciones educativas usadas adecuadamente
Rehabilitación de aulas existentes en mal estado
Identificación, cuantificación y selección de aulas a rehabilitar
Ejecución de obras de rehabilitación en aulas
Redistribución del número de alumnos por aula en los centros educativos, de acuerdo a
normas
Talleres de Planificación y seguimiento para establecer el proceso de redistribución
Elaboración de documento que sistematice las directrices de redistribución
Ejecución de Plan de manera conjunta con el consejo escolar comunitario
Elaboración de Plan de Mantenimiento para las Instalaciones
Elaborar los Términos de Referencia
Licitación y Selección de la empresa consultora
Contratación
Elaboración del plan de mantenimiento
Implementación de fase 1 del plan de mantenimiento
Componente 2: Becas escolares otorgadas para acceso a escuelas privadas
Selección de beneficiarios
Convocatoria de postulantes a las becas
Criterios de elegibilidad de becarios
Proceso de selección de los beneficiarios
Inscripción de beneficiarios
Negociación con las Escuelas Privadas las condiciones para el otorgamiento de becarios
Identificar la capacidad de la oferta educativa privada
Elaboración de Propuesta
Negociación y firma de Contratos
Implementación de la subvención
Planificación de la actividad
Otorgamiento de becas
Componente 3: Material Educativo utilizado adecuadamente
Descentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares
Elaboración de Propuesta de Descentralización
Campaña de Incidencia a Decisores Públicos
1
Campaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales Educativos por
parte de los Alumnos
Campaña de Concientización a los padres de familia del Cuidado, Manejo y Uso de los
Materiales asignados a sus Hijos.
Componente 4: Control Social
Creación de Instancia de concertación de Actores para contribuir en la Ejecución del
Proyecto
Creación del Consejo Escolar Comunitario en cada escuela integrado por: Director, Padres
de familia, alumnos, docentes y unidad ejecutora.
Puesta en Marcha del Consejo
Análisis de los Supuestos
Resumen Narrativo
FIN
PROPOSITO
PRODUCTOS
Supuesto
El Gobierno Central mantiene las transferencias de
apoyo con posterioridad a la ejecución del proyecto.
Se mantiene el fondo de becas con el apoyo del
sector público y privado.
La mayor parte de los colegios identificados aceptan
participar en el proyecto
No se manifiestan nuevos conflictos que interfieren la
ejecución del proyecto
La población escolar del municipio de Aguachica
mantiene una tasa de crecimiento promedio anual de
1.1%
ACTIVIDADES
Verificación
Desarrollar acciones de incidencia política
para verificar que la política educativa vigente
se mantenga y que el fondo de becas pueda
nutrirse de fondos públicos y privados.
Realizar un diagnostico situacional de la
oferta educativa privada.
Se verifica con la tasa de crecimiento anual
de la población
El consejo escolar tiene procesos transparentes en la
adquisición y distribución de materiales durante la
ejecución del proyecto.
Contratación de auditorias
El gobierno central mantiene las transferencias de
apoyo al proyecto durante su ejecución.
Gestionar que el gobierno cuenta con una
partida presupuestaria para el proyecto
Realizar las gestiones de seguimiento para
que las transferencias se hagan efectivas de
forma oportuna
Al inicio de cada período escolar los materiales se
entregan oportunamente a los centros educativos de
Aguachica que participan en el proyecto
Realizar las gestiones para que los
materiales sean entregados oportunamente.
Principales deficiencias encontradas en el proyecto
1.
2.
3.
4.
Falta de claridad para la definición del objetivo, fin y propósito.
No tiene limite de tiempo
En los indicadores no existe los parámetros de calidad cantidad y tiempo
Falta mayor precisión para la definición de la población objetivo.
2
5. Solo se identifican los actores y no se establece el rol y el grado de intervención de cada uno
de ellos.
6. El cálculo de los costos no esta en relación con la magnitud del alcance del proyecto.
7. Con las actividades planteadas no se alcanzan los productos deseados
8. Falta los antecedentes y no existe una línea base que permita conocer a la unidad ejecutora
el escenario del proyecto.
9. La alternativa de solución seleccionada no esta redactada claramente.
Análisis de Involucrados
Identificación
Los actores identificados en el mapeo son:
Actores públicos
1. Secretaria de Educación,
2. Municipio de Aguachica
3. Consejo de Aguachica
Actores sociales
1. Padres de familia,
2. Población en edad escolar,
3. Comunidad
4. Organización Sindical de maestros
5. Movimiento insurgente (guerrilla)
Actores Orgánicos
1. Docentes
2. Asociación de colegios privados
3. Universidades
Mapa de Poder (Decisores/actores)
Alta Incidencia
1. Municipio de Aguachica
2. Consejo de Aguachica
3. Padres de familia,
4. Población en edad escolar,
5. Comunidad
6. Organización Sindical de maestros
7. Secretaria de Educación
Baja Incidencia
1. Docentes
2. Asociación de colegios privados
3. Universidades
4. Movimiento insurgente (guerrilla)
Estrategias generales:


Se ha realizado un proceso de divulgación y promoción del proyecto que comunica los
objetivos del proyecto al conjunto de actores
Se ha generado una opinión pública favorable, producto del consenso y apropiación del
proyecto por parte de los actores.
Estrategias específicas:
3
1. En los espacios de concertación entre actores se ha identificado las expectativas reales
de los actores involucrados en el proyecto.
2. Se ha creado un mecanismo de interacción entre los actores y la gerencia operativa,
mediante la creación de un equipo de gestión del proyecto, derivado de los acuerdos
entre ellos
3. Se cuenta con la definición de responsabilidades y actividades para cada uno de los
actores involucrados.
Roles
Actores con Alta Incidencia)
1. Municipio de Aguachica (Compromete Recursos Económicos, Mejora Infraestructura
Educativa, Brinda condiciones para el fortalecimiento educativo)
2. Consejo de Aguachica (Promueve políticas municipales que permitan la creación de
Consejos Educativos Ciudadanos (Equipos de Gestión)
3. Padres de familia, (Participación en el control social a la calidad educativa, Apoyo a la
formación de los educandos)
4. Población en edad escolar,(Cumplimiento de compromisos según criterios de
elegibilidad de la beca)
5. Comunidad (Participación en el control social a la calidad educativa, Apoyo a la
refacción de Infraestructura)
6. Organización Sindical de maestros (Participación en el proceso de mejoramiento de la
calidad educativa con la actualización permanente; evitar las interrupciones por motivos
de huelga)
7. Secretaria de Educación (Suministra Recursos Económicos, Mejora Infraestructura
Educativa, promueve políticas públicas favorables al sector educativo)
(Baja Incidencia)
1. Docentes (Operativizar los cambios estructurales incluidos en la propuesta de
fortalecimiento al modelo educativo )
2. Asociación de colegios privados (Viabilizar el otorgamiento de la becas a partir de un
compromiso interinstitucional)
3. Universidades (Coadyuvar al diseño curricular de los contenidos programáticos en el
marco de las reformas al modelo educativo)
4. Movimiento insurgente (guerrilla) Promover un carácter participativo e incluyente de
sectores marginales en este tipo de iniciativas, además de propiciar procesos de tregua en
municipios con alta población en edad escolar)
Diseño organizacional
El diseño organizacional es de modalidad por proyecto, es decir que todas las actividades
involucradas en la ejecución del proyecto, serán desarrolladas por los integrantes de la UEP. Se
encabezará por el gerente del mismo con colaboradores específicos, encargados de cada uno de los
componentes del proyecto. Adicionalmente se contará con una unidad encargada de la
administración del proyecto que trabajará en forma directa con el gerente y con cada uno de los
coordinadores de componentes. Las actividades y su coherencia con los objetivos del proyectos
estará a cargo de una unidad de Monitoreo y seguimiento.
4
Debido a que las actividades desarrolladas por los diferentes componentes, los coordinadores se
reunirán periódicamente en una Unidad de Coordinadores, de modo a articular y sincronizar las
acciones, conjuntamente con la gerencia del proyecto.
El proyecto pretende construir un escenario a partir del carácter participativo de cada uno de los
actores involucrados, quienes constituirán el Comité de Gestión del Proyecto, instancia encargada
de garantizar la interrelación en las diferentes etapas del proceso de ejecución.
Relación de precedencia entre actividades
Le precede
ACTIVIDAD
Dias solares
Proyecto Educación 2
Componente 1: Instalaciones educativas adecuadas
Rehabilitaciòn de aulas
435 días
270 días
180 días
Identificación, cuantificación y selección de aulas
30 días
Ejecución de obras de rehabilitación
Redistribución de alumnos
150 días
90 días
Ejecución de obras de rehabilitación
Talleres de Planificación y seguimiento
30 días
Talleres de Planificación y seguimiento
Elaborción documento sistematizado
Elaborción documento sistematizado
Ejecución de Plan
Elaboración de Plan de Mantenimiento de Instalaciones
Elaborar los TR
Licitación y Selección
Contratación
10 días
50 días
210 días
10 días
50 días
15 días
Elaboración del plan
Implementación de fasa 1 del plan de mantenimiento
Componente 2: Becas de escolares
Selección de beneficiarios
Convocatoria de postulantes
Criterios de elegibilidad
Proceso de selección
Inscripción de beneficiarios
Negociación con las Escuelas Privadas
Identificar capacidad de la oferta educativa privada
15 días
120 días
165 días
135 días
60 días
30 días
15 días
60 días
165 días
60 días
Elaboración de Propuesta
Negociación y firma de Contratos
Implementación de la subvención
Planificación de la actividad
Otorgamiento de becas
Componente 3: Material Educativo
Descentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los
Consejos Escolares
15 días
90 días
30 días
15 días
15 días
60 días
Elaboración de Propuesta de Descentralización
15 días
Campaña de Incidencia a Decisores Públicos
Campaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales
Educativos por parte de los Alumnos
Campaña de Concientización del Cuidado, Manejo y Uso de los Materiales
asignados a sus Hijos.
Componente 4: Control Social
Creación de Instacia de concertación de Actores para contribuir en la
Ejecución del Proyecto
Creación del Consejo Escolar Comunitario
Puesta en Marcha del Consejo
30 días
Identificación, cuantificación y selección
de aulas
Elaborar los TR
Licitación y Selección
Contratación
Elaboración del plan
Ejecución de Plan
Convocatoria de postulantes ff
Criterios de elegibilidad
Proceso de selección
Ejecución de Plan
Identificar capacidad de la oferta
educativa privada
Elaboración de Propuesta
Inscripción de beneficiarios
Planificación de la actividad ff
Elaboración de Propuesta de
Descentralización
Creación del Consejo Escolar
Comunitario
Creación del Consejo Escolar
Comunitario
Le sigue
Ejecución de obras de
rehabilitación
Talleres de Planificación y
seguimiento
Elaborción documento
sistematizado
Contratación
Elaboración del plan
Implementación de fasa 1 del
plan de mantenimiento
Proceso de selección
Proceso de selección
Inscripción de beneficiarios
Planificación de la actividad ff
Elaboración de Propuesta
Negociación y firma de
Contratos
Otorgamiento de becas
45 días
45 días
45 días
360 días
Campaña de Incidencia a
Decisores Públicos
Creación del Consejo Escolar
Comunitario
Creación del Consejo Escolar
Comunitario
Creación del Consejo Escolar
Comunitario
60 días
15 días
360 días
5
Taller 2: Programación de la ejecución del proyecto
Relación de dependencia entre actividades y ruta crítica
En base a la relación de precedencia de actividades desarrollada en el marco del
taller 1, se ha elaborado la programación de la ejecución en MS Project,
estableciendo el tipo de relación de dependencia entre tareas, de modo que en el
proyecto exista una coherencia lógica en su desarrollo. Luego se han identificado en
el mismo las actividades que conforman la “ruta crítica”, según se muestra a
continuación.
Debido a que cada uno de los componentes del proyecto se relaciona con el todo en
forma sistemática, se han establecido relaciones de dependencia entre actividades
de cada uno de los componentes. Algunas de las actividades se han programado
6
con relación de dependencia fin-fin con el propósito de garantizar que ambas
terminen simultáneamente aún sacrificando la holgura lo cual no impacta en la
ruta crítica ya que las actividades seleccionadas no forman parte de la misma.
Con el objetivo de ejecutar el proyecto en el menor tiempo posible, se ha
programado la ejecución de varios componentes en forma simultánea.
Holgura de las actividades
Una vez, desarrollada la programación, se realizó el control de cuales actividades
tienen margen de demora, según se presenta a continuación:
Cuadro de Holguras
Proyecto Educación 2
Comienzo
Fin
Límite de inicio
Límite de
finalización
Demora Margen de
permisible demora total
02/01/2007
02/01/2007
02/01/2007
02/01/2007
12/08/2008
12/08/2008
25/12/2007
10/09/2007
02/01/2007
02/01/2007
02/01/2007
02/01/2007
12/08/2008
12/08/2008
12/08/2008
10/09/2007
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
02/01/2007
13/02/2007
11/09/2007
11/09/2007
23/10/2007
06/11/2007
12/02/2007
10/09/2007
25/12/2007
22/10/2007
05/11/2007
25/12/2007
02/01/2007
13/02/2007
11/09/2007
11/09/2007
23/10/2007
06/11/2007
12/02/2007
10/09/2007
25/12/2007
22/10/2007
05/11/2007
25/12/2007
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
02/01/2007
02/01/2007
16/01/2007
27/03/2007
17/04/2007
22/10/2007
15/01/2007
26/03/2007
16/04/2007
07/05/2007
24/10/2007
24/10/2007
07/11/2007
16/01/2008
06/02/2008
12/08/2008
06/11/2007
15/01/2008
05/02/2008
26/02/2008
211 días
0 días
0 días
0 días
0 días
211 días
211 días
211 días
211 días
211 días
08/05/2007
22/10/2007
27/02/2008
12/08/2008
211 días
211 días
C2: Becas
Selección de beneficiarios
Convocatoria de postulantes
Criterios de elegibilidad
Proceso de selección
Inscripción de beneficiarios
Negociación con las Escuelas Privadas
Identificar capacidad de la oferta educativa
privada
Elaboración de Propuesta
Negociación y firma de Contratos
Implementación de la subvención
Planificación de la actividad
Otorgamiento de becas
26/12/2007
26/12/2007
26/12/2007
06/02/2008
19/03/2008
09/04/2008
26/12/2007
12/08/2008
01/07/2008
18/03/2008
18/03/2008
08/04/2008
01/07/2008
12/08/2008
26/12/2007
16/01/2008
16/01/2008
27/02/2008
09/04/2008
30/04/2008
26/12/2007
12/08/2008
22/07/2008
08/04/2008
08/04/2008
29/04/2008
22/07/2008
12/08/2008
0 días
15 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
0 días
15 días
15 días
15 días
15 días
15 días
0 días
26/12/2007
19/03/2008
09/04/2008
11/06/2008
11/06/2008
02/07/2008
18/03/2008
08/04/2008
12/08/2008
22/07/2008
01/07/2008
22/07/2008
26/12/2007
19/03/2008
09/04/2008
02/07/2008
02/07/2008
23/07/2008
18/03/2008
08/04/2008
12/08/2008
12/08/2008
22/07/2008
12/08/2008
0 días
0 días
0 días
15 días
0 días
15 días
0 días
0 días
0 días
15 días
15 días
15 días
C3: Material Educativo
Descentralizar el Presupuesto de Materiales
Educativos a los Consejos Escolares
Elaboración de Propuesta de Descentralización
Campaña de Incidencia a Decisores Públicos
02/01/2007
28/05/2007
09/04/2008
12/08/2008
316 días
316 días
02/01/2007
02/01/2007
23/01/2007
05/03/2007
22/01/2007
05/03/2007
11/06/2008
11/06/2008
02/07/2008
12/08/2008
01/07/2008
12/08/2008
376 días
0 días
376 días
376 días
376 días
376 días
Gerencia del Proyecto
C1: Instalaciones educativas
Rehabilitación de aulas
Identificación, cuantificación y selección de
aulas
Ejecución de obras de rehabilitación
Redistribución de alumnos
Talleres de Planificación y seguimiento
Elaborción documento sistematizado
Ejecución de Plan
Elaboración de Plan de Mantenimiento de
Instalaciones
Elaborar los TdR
Licitación y Selección
Contratación
Elaboración del plan
Implementación de fase 1 del plan de
mantenimiento
7
Cuadro de Holguras
Campaña de Capacitación a Profesores en el
Uso eficiente de Materiales Educativos por
parte de los Alumnos
Campaña de Concientización del Cuidado,
Manejo y Uso de los Materiales asignados a
sus Hijos.
C4: Control Social
Creación de Instancia de concertación de
Actores para contribuir en la Ejecución del
Proyecto
Creación del Consejo Escolar Comunitario
Acompañamiento del Consejo
Comienzo
Fin
Límite de inicio
Límite de
finalización
Demora Margen de
permisible demora total
23/01/2007
28/05/2007
09/04/2008
12/08/2008
316 días
316 días
23/01/2007
26/03/2007
11/06/2008
12/08/2008
361 días
361 días
02/01/2007
19/05/2008
28/03/2007
12/08/2008
61 días
61 días
02/01/2007
02/01/2007
02/01/2007
26/03/2007
22/01/2007
19/05/2008
21/05/2008
19/03/2008
28/03/2007
12/08/2008
08/04/2008
12/08/2008
361 días
0 días
61 días
361 días
316 días
61 días
Taller 3: Asignación de recursos, nivelación y optimización
Se ha desarrollado el ejercicio de nivelación y optimización de recursos, para
personal de servicios generales, según la programación inicial, el proyecto
presentaba una sobreasignación de recursos en los meses de enero y febrero de
2007, según se muestra en el siguiente histograma:
La holgura de las actividades del componente 3 dedicado a la mejora de la
utilización de los materiales educativos, ha permitido mover el inicio de las
actividades hacia el mes de marzo, solucionando el problema de sobre asignación
de personal de servicios generales, según se observa en el siguiente histograma:
8
Luego del ejercicio realizado se ha asignado la totalidad de los recursos
comprometidos para el proyecto, con sus correspondientes costos, de modo a
determinar los esfuerzos que demandará el proyecto. La información se detalla en el
siguiente cuadro resumen:
Tipo de recurso
PERSONAL DE OBRA
PERSONAL DE SERVICIOS GRALES
CONSULTOR C1
CONSULTOR C2
CONSULTOR C3
CONSULTOR C4
GERENTE DE PROYECTO
Pintura 1
Insumo 1
ASISTENTE DE GERENTE
GASTOS ADMON
Equipo
Servicio Consultoría C1
Ejecución de obra 1
Capacidad
máxima
70
5
7
6
4
5
1
1
1
1
1
1
1
1
Tasa
estándar
Costo/uso
Acumular
US$ 33,33/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 33,33/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 66,66/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 66,66/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 66,66/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 66,66/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 100,00/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 0,00/hora US$ 200.000,00 Prorrateo
US$ 0,00/día US$ 100.000,00 Prorrateo
US$ 50,00/día
US$ 0,00 Prorrateo
US$ 0,00/día
US$ 24.000,00 Prorrateo
US$ 0,00/día
US$ 10.000,00 Prorrateo
US$ 0,00/día
US$ 20.000,00 Prorrateo
US$ 0,00/día US$ 460.000,00 Prorrateo
Calendario
base
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Estándar
Taller 4: Aceleración de mallas
Una vez programada la ejecución del proyecto se ha detectado, que un elemento
importante por el costo de oportunidad que tiene, es tratar de acelerar los procesos
del proyecto de modo que la finalización del mismo, o bien la finalización de la
actividad de otorgamiento de becas, termine en coincidencia con el inicio del año
escolar de manera tal que los beneficiarios del proyecto puedan insertarse en el
ciclo lectivo correspondiente.
Para ello, se han detectado las actividades con mayor holgura y aquellas que
pueden, sin perjudicar el correcto desarrollo del proyecto, realizarse en forma
simultánea con otras. El resultado puede apreciarse en los siguientes diagramas
Gantt, en los cuales se exponen las modificaciones realizadas a la programación.
9
10
11
Como podemos observar en los diagramas de Gantt anteriores, se hicieron
modificaciones para que las actividades de elaboración de documento
sistematizados, convocatoria de postulantes y la identificación de la capacidad de la
oferta educativa iniciaran al mismo tiempo, modificamos también la relación de
dependencia entre las actividades de ejecución de obras de rehabilitación y los
talleres de planificación y seguimiento para la redistribución de alumnos de tal
manera que tuvieran una relación de fin – fin y no una relación fin-comienzo como
estaban inicialmente. Se retraso el inicio del componente C4 para no provocar con
los movimientos anteriores una sobré asignación de recursos esto fue posible ya
que es una actividad que por su duración dispone de holgura pues deberá estar
terminada hasta la fecha de inicio de clases. Todo lo anterior nos permitió una
reducción de 106 días.
Además, de haber logrado el cometido inicial de acelerar la malla hasta cumplir con
las actividades de otorgamiento de becas para el mes de febrero, se ha logrado una
pequeña reducción de los costos totales del proyecto, según lo detallan las tablas a
continuación:
PERSONAL DE OBRA
PERSONAL DE SERVICIOS GRALES
CONSULTOR C1
CONSULTOR C2
CONSULTOR C3
CONSULTOR C4
GERENTE DE PROYECTO
Pintura 1
Insumo 1
ASISTENTE DE GERENTE
GASTOS ADMON
Equipo
Servicio Consultoria C1
Ejecuciòn de obra 1
Escenario Inicial
Capacidad
Máximo Tasa estándar
máxima
US$ 33,33/día
70
40
US$ 33,33/día
5
5
US$ 66,66/día
7
6
US$ 66,66/día
6
6
US$ 66,66/día
4
4
US$ 66,66/día
5
4,5
US$ 100,00/día
1
1
US$ 0,00/hora
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 50,00/día
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 0,00/día
1
1
PERSONAL DE OBRA
PERSONAL DE SERVICIOS GRALES
CONSULTOR C1
CONSULTOR C2
CONSULTOR C3
CONSULTOR C4
GERENTE DE PROYECTO
Pintura 1
Insumo 1
ASISTENTE DE GERENTE
GASTOS ADMON
Equipo
Servicio Consultoria C1
Ejecuciòn de obra 1
Escenario optimizado
70
40
US$ 33,33/día
5
4,5
US$ 33,33/día
7
7
US$ 66,66/día
6
6
US$ 66,66/día
3
3
US$ 66,66/día
3
3
US$ 66,66/día
1
1
US$ 100,00/día
1
1
US$ 0,00/hora
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 50,00/día
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 0,00/día
1
1
US$ 0,00/día
Nombre del recurso
Costo
US$ 199.980,00
US$ 24.414,23
US$ 51.394,86
US$ 51.994,80
US$ 14.998,50
US$ 21.997,80
US$ 42.100,00
US$ 200.000,00
US$ 100.000,00
US$ 21.050,00
US$ 24.000,00
US$ 10.000,00
US$ 20.000,00
US$ 460.000,00
US$ 1.241.930,19
US$ 205.979,40
US$ 19.414,73
US$ 57.394,26
US$ 44.995,50
US$ 17.998,20
US$ 34.996,50
US$ 31.500,00
US$ 200.000,00
US$ 100.000,00
US$ 15.750,00
US$ 0,00
US$ 10.000,00
US$ 20.000,00
US$ 460.000,00
US$ 1.218.028,59
12
Taller 5: Seguimiento y control de la Ejecución
Siguiendo las instrucciones, se ha guardado como línea de base del proyecto, la versión final
de la programación de actividades del taller anterior y se ha procedido a actualizar el estado
de avance de las actividades según la grilla de índices de avance físico y de cumplimiento de
costo.
Establecimos como punto de control la fecha 8/12/2008, que correspondía a 100 días antes de
la fecha de finalización del proyecto programada inicialmente. En esta fecha se realizó el
ejercicio de verificación del avance del proyecto.
Debido a que en el ejercicio se ha propuesto indicadores de avance con porcentajes aleatorio
por orden de actividades, el gantt de seguimiento se ha mostrado incoherente (ver Gantt de
seguimiento Nº 1), pues existían actividades completas cuyas actividades precedentes aún no
habían concluido, de acuerdo a la relación de dependencia y precedencia programada. Por ello
se ha optado por establecer una nueva tabla de valores que asigne el retraso sólo a la actividad
que de acuerdo al calendario debería estar ejecutándose y asignando 100% a todas sus
actividades previas, la nueva tabla de valores se puede observar en el Gantt de Seguimiento
Nº 2.
De igual manera, se ha agregado valor a las actividades del componente 4 del proyecto, el
cual según las instrucciones debía tener 0% de avance. Esto se ha realizado debido a que la
programación realizada para el proyecto los componentes C1, C2 y C3 dependen del
cumplimiento de algunas de las actividades del componente 4. El resultado de esta
modificación se puede observar en el Gantt de seguimiento Nº 3.
Seguidamente se han actualizado las actividades desfasadas, programándolas para su
ejecución a partir de la fecha de evaluación y se han evidenciado los desfases de las
actividades que provocaron el retraso del proyecto en 20 días (Gantt de seguimiento Nº 3). A
partir de allí, se ha realizado la aceleración de mallas, para lo cual se tomaron las
instrucciones del ejercicio y se modificó la asignación de recursos a la actividad nº 16 que es
la actividad programada para subcontratar, al realizar esta modificación no se ha tenido una
reducción en el desfase del proyecto ya que esta actividad no se encontraba dentro de la ruta
crítica. Por ello se ha asignado mayor cantidad de recursos al componente C3, el cual se había
transformado en la nueva ruta crítica del proyecto (gantt de seguimiento Nº 4).
Como consecuencia de esta modificación se ha generado una sobreasignación de recursos en
el Personal de Servicios Generales y en Consultor C3. Para solucionar el problema de
sobreasignación de Personal de servicios generales se ha retrasado la continuación de la
actividad nº 10, que tenía cierta holgura. Para resolver la sobreasignación de Consultor C3, se
ha optado por la contratación de personal.
Además de haber reducido el desfase a solo 1 día, se ha observado que la aceleración de malla
ha también generado una reducción del costo total del proyecto según se observa en las tablas
comparativas expuestas a continuación.
13
Nombre del recurso
PERSONAL DE OBRA
PERSONAL DE SERVICIOS GRALES
CONSULTOR C1
CONSULTOR C2
CONSULTOR C3
CONSULTOR C4
GERENTE DE PROYECTO
Pintura 1
Insumo 1
ASISTENTE DE GERENTE
GASTOS ADMON
Equipo
Servicio Consultoria C1
Ejecuciòn de obra 1
PERSONAL DE OBRA
PERSONAL DE SERVICIOS GRALES
CONSULTOR C1
CONSULTOR C2
CONSULTOR C3
CONSULTOR C4
GERENTE DE PROYECTO
Pintura 1
Insumo 1
ASISTENTE DE GERENTE
GASTOS ADMON
Equipo
Servicio Consultoria C1
Ejecuciòn de obra 1
Escenario Inicial
Capacidad
máxima
70
6
7
6
3
3
1
1
1
1
1
1
1
1
Tasa estándar
US$ 33,33/día
US$ 33,33/día
US$ 66,66/día
US$ 66,66/día
US$ 66,66/día
US$ 66,66/día
US$ 100,00/día
US$ 0,00/hora
US$ 0,00/día
US$ 50,00/día
US$ 0,00/día
US$ 0,00/día
US$ 0,00/día
US$ 0,00/día
Escenario optimizado
70
US$ 33,33/día
7
US$ 33,33/día
7
US$ 66,66/día
6
US$ 66,66/día
4,6
US$ 66,66/día
3
US$ 66,66/día
1
US$ 100,00/día
1
US$ 0,00/hora
1
US$ 0,00/día
1
US$ 50,00/día
1
US$ 0,00/día
1
US$ 0,00/día
1
US$ 0,00/día
1
US$ 0,00/día
Costo
US$ 129,987.00
US$ 25,237.48
US$ 55,871.08
US$ 43,475.65
US$ 17,998.20
US$ 37,662.90
US$ 33,400.00
US$ 200,000.00
US$ 100,000.00
US$ 16,700.00
US$ 24,000.00
US$ 10,000.00
US$ 24,000.00
US$ 460,000.00
US$ 1,178,332.31
US$ 129,987.00
US$ 24,654.20
US$ 55,871.08
US$ 43,475.65
US$ 14,878.51
US$ 37,662.90
US$ 31,500.00
US$ 200,000.00
US$ 100,000.00
US$ 15,750.00
US$ 24,000.00
US$ 10,000.00
US$ 24,000.00
US$ 460,000.00
US$ 1,171,779.34
14
Gantt de Seguimiento Nº 1
15
Gantt de Seguimiento Nº 2
16
Gantt de Seguimiento Nº 3
17
Gantt de Seguimiento Nº 4
18
Taller 6: Diseño del sistema de información y seguimiento
gerencial del proyecto
El sistema de información parte del análisis por componentes, identificando las
principales actividades y los hitos a ser ejecutados, la generación de dicha
información permite clasificar a los actores que participan de esas acciones y se
establece el tipo de informe que deben emitirse para que estos involucrados tengan
acceso al detalle de informes considerando los criterios de periodicidad, fuentes de
verificación, costos y tiempo.
Los detalles cronológicos se adjuntan en el siguiente cuadro
19
Componente
Macroactividades
Hito o eventos
determinantes
Usuarios relevantes del
proyecto
Instalaciones educativas Rehabilitación de aulas
usadas adecuadamente
Instalaciones
Educativas
usadas
adecuadamente
Redistribución del
número de alumnos por Ejecución del plan
aula en los centros
educativos, de acuerdo a
normas
Elaboración de Plan de Ejecución del plan 1ª.
Mantenimiento para las fase
Instalaciones
Selección de
beneficiarios
Becas
otorgadas para
acceso a
escuelas
privadas
Negociación con las
Escuelas Privadas las
condiciones para el
otorgamiento de
becarios
Inscripción de
beneficiarios
Negociación y firma de
contrato
Otorgamiento de becas
Implementación de la
subvención
Tipo de Informe
Periodicidad
Técnico –
Administrativo del
uso de unidades
educativas
Municipio de Aguachica
Consejo de Aguachica
Padres de familia
Población en edad
escolar
Secretaria de
Educación
Administrativo
Educativo con el
numero de
alumnos por área
urbano- rural
Conteo anual de
registros del
Municipio sobre el
estado situacional
de las aulas
Informes
Estadísticos de
registro de Alumnos
Trimestral por la Secretaria de
Educación
Informes de
Consultores
Verificación In situ
Económico Financiero
Avance físico de
obras
Administrativo
Educativo con el
Asociación de colegios numero de
privados
alumnos
Padres de familia
beneficiados
Población en edad
escolar
Acuerdos y
Secretaria de
características de
Educación
la negociación
Número de
estudiantes que
califican según
criterios de
elegibilidad
Fuente de
Verificación
Informe del proceso
por parte de
Consultoria
Anual
Informe de
negociación de la
Gerencia General
del proyecto
Costo en US$
Tiempo
160 40/ día
4 días
200 40/ día
5 días
120 40/día
3 días
600 20/día
30 días
300 30/día
10 días
900 30/día
30 días
Informe del proceso
por parte de
Consultoria
20
Componente
Macroactividades
Hito o eventos
determinantes
Descentralizar el
Propuesta de
Presupuesto de
Descentralización
Materiales Educativos a
Material
los Consejos Escolares
educativo
Campaña de
utilizado
capacitación a
adecuadamente.
profesores y padres de
familia
Creación del Consejo Puesta en marcha del
Escolar Comunitario consejo escolar
comunitario
Control Social
Usuarios relevantes del
proyecto
Municipio de Aguachica
Padres de familia
Docentes
Secretaria de
Educación
Municipio de Aguachica
Padres de familia
Docentes
Secretaria de
Educación
Asociación de colegios
privados
Universidades
Tipo de Informe
Periodicidad
Propuesta técnica Según TR
elaborada y
presentada
Técnico con el N’ Trimestral
de Docentes y
padres de familia,
capacitados
Técnico –
Operativo del
proceso de
acompañamiento
y control de los
actores
involucrados.
Fuente de
Verificación
Informe del proceso
por parte de
Consultoria
I
informe de la
actividad por parte
del Consultor
Actas del Consejo
Trimestral Memorias de las
Reuniones
Costo en US$
Tiempo
600 40/día
15 días
1800 40/día
45 días
600 40/día
15 días
21
Taller 8: Licitaciones y contrataciones - Elaboración de
términos de referencia
Elaboramos los términos de referencia seleccionando la actividad No 15 que es la
elaboración del plan de mantenimiento, los detalles del mismo se exponen a continuación.
Ministerio de Educación
Municipalidad de la ciudad de Aguachica - Colombia
Términos de referencia
PARA CONSULTORIA EN:
“Diseño de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas en
locales escolares de carácter público en el Municipio de Aguachica”
OBJETIVOS
General
Diseño de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas en locales escolares de
carácter público en el Municipio de Aguachica, que permita. Mejorar el incremento de la
cobertura del servicio educativo.
Específicos
a. Análisis de información acerca de la situación general de las instalaciones educativas de
las escuelas públicas y de las herramientas y recursos humanos disponibles para la
realización mantenimiento.
b. Elaboración de un sistema de mantenimiento anual adecuado para las instituciones
educativas involucradas
c. Elaboración del plan de implementación de la fase 1 del plan de mantenimiento, con cargo
al proyecto
d. Elaboración de propuesta presupuestaria para su inclusión en los presupuestos operativos
de las instituciones educativas
ACTIVIDADES
Análisis Diagnóstico:




Visitas de prospección para el relevamiento de la información
Análisis diagnóstico del estado actual de la infraestructura educativa de las escuelas
públicas del municipio de Aguachica.
Análisis de las principales carencias en los modelos de mantenimiento actuales
Relevamiento de las potencialidades de los recursos disponibles para la realización del
mantenimiento
22


Detección de las necesidades de inversión, para contar con un equipo adecuado de
mantenimiento
Disponibilidades presupuestarias para inversiones
Sistema de mantenimiento de locales escolares


Elaboración de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas, que pueda ser
implementado por las escuelas del municipio, según sus disponibilidades presupuestarias
El sistema deberá contemplar:
o Descripción y calendarización de las actividades de mantenimiento estandarizado
para locales escolares
o Especificación de recursos adecuados para la operación del sistema
o Programación de actividades de Seguimiento y monitoreo
o Formatos de Informes de evaluación de operaciones del sistema
Plan de implementación fase 1



Cotización de los recursos necesarios de acuerdo a las necesidades detectas en las
actividades de diagnóstico.
Elaboración del presupuesto para la ejecución de las obras de mantenimiento a ejecutarse
en la fase 1 del Sistema de Mantenimiento
Diseño del cronograma de obras
Propuesta presupuestaria para instituciones educativas


Análisis de la documentación presupuestaria obtenida durante las actividades de
diagnóstico
Elaboración de la propuesta presupuestaria a ser incluida en los presupuestos operativos
de las instituciones educativas involucradas, para darle continuidad al sistema.
REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIBLES DE LOS PROPONENTES.
Los proponentes deberá acreditar experiencia en trabajos relacionados con:






El diseño y elaboración de planes de mejoramiento y refacción de infraestructuras
sociales con enfasis en centros educativos
Conocimiento en los lineamientos constructivos establecidos por la Secretaria de
Educación.
En el levantamiento de información y trabajo con sectores sociales, educativos,
instituciones públicas o privadas.
Estudios o consultorías para proyectos que implican la participación de la comunidad y
sectores sociales
El personal acreditado por el proponente deberá contar con una experiencia mínima de 5
anos en trabajos de construcción, refacción y mantenimiento de infraestructura para
servicios sociales y contar con una formación académica acorde a los requisitos mínimos
exigidos
Es requisito indispensable incluir en la propuesta los siguientes aspectos:
-
Metodología de la evaluación y relevamiento del estado situacional de la
23

infraestructura educativa
- Plan de ejecución para el trabajo propuesto.
El costo de la propuesta deberá estar explicitado en el sobre “B” de acuerdo a los
requisitos mínimos de la propuesta económica exigida
La experiencia deberá estar relacionada con contratos ejecutados y /o en ejecución durante los
últimos 3 años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta con certificaciones
expedidas por las contratantes y suscritas por el funcionario competente.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICA
El puntaje total a alcanzar es de 100 puntos, que serán obtenidos como sigue:

Experiencia del proponente (30 puntos)
 Experiencia general (10 puntos): Se calificará con 1 punto por cada trabajo
realizado hasta un máximo de 10 trabajos.
 Experiencia específica (10 puntos): Se calificará con 2 puntos por cada año de
experiencia de trabajo en proyectos similares al solicitado, hasta un máximo de
5 años.
 Promedio de formación académica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se
otorgarán puntos a cada integrante del equipo y luego se hallará el promedio:
o Técnicos Superiores 1 punto
o Título universitario: 2 puntos.
o Maestría o cursos de post grado de más de 240 h.: 3
puntos.
 Experiencia específica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgará 1 punto
por cada año de experiencia en actividades similares al proyecto solicitado,
hasta 5 años y se obtendrá el promedio.
 Propuesta Técnica (50 puntos)
 Pertinencia y solidez de:
o La metodología seleccionada para la evaluación y
relevamiento del estado situacional de la infraestructura
educativa
o Las estrategias y técnicas para la ejecución del Plan de
ejecución para el trabajo propuesto.
 Adecuación a los términos de referencia.
 Propuesta Económica (20 puntos)
 Costos totales y por actividad, calificará la oferta más baja.
24
Se procederá a la apertura de la Propuesta Económica en el caso que la firma consultora
alcance 65 puntos.
CRITERIOS MINIMOS EXIGIBLES A LOS PROPONENTES.
El trabajo de recolección de datos deberá cumplir los siguientes requisitos técnicos:
 Confiabilidad: La información recolectada serán las proveídas por los informantes
institucionales y no podrán ser modificadas.
 Confidencialidad: Los datos relevados son patrimonio personal y privado de las personas,
grupos e instituciones entrevistadas y podrán ser utilizados exclusivamente por el proyecto.
El proponente deberá comprometerse a no utilizar ni divulgar la información relevada.
PLAZO Y LUGAR DE TRABAJO.
El plazo estipulado para este trabajo es de 15 días en las Unidades Educativa Publicas del
Municipio de Agua Chica y los sobres deberán ser presentados el día lunes 17 de abril del 2007 en
la Secretaria de Educación
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LA OFERTA
El puntaje total a alcanzar es de 100 puntos, que serán obtenidos como sigue:

Experiencia de la firma consultora (30 puntos)
 Experiencia general (10 puntos): Se calificará con 1 punto por cada trabajo de
evaluación realizado hasta un máximo de 10 trabajos.
 Experiencia específica (10 puntos): Se calificará con 2 puntos por cada año de
experiencia de trabajo en proyectos similares al solicitado, hasta un máximo de
5 años.
 Promedio de formación académica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se
otorgarán puntos a cada integrante del equipo y luego se hallará el promedio:
o Título universitario: 0,5 puntos.
o Maestría o cursos de post grado de más de 240 h.: 1,5
puntos.
o PHD: 3 puntos.
 Experiencia específica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgará 1 punto
por cada año de experiencia en evaluación de proyectos, hasta 5 años y se
obtendrá el promedio.
 Propuesta Técnica (50 puntos)
 Pertinencia y solidez de:
25
o La metodología seleccionada,
o Las estrategias y técnicas para la recolección de datos.
 Adecuación a los términos de referencia.
 Propuesta Económica (20 puntos)
 Costos totales y por actividad, calificará la oferta más baja.
PLAZOS DE LAS ACTIVIDADES, TAREAS E INFORMES
Duración
 El trabajo tendrá una duración de 15 días como máximo, contados a partir de la fecha de
la firma del contrato.
Informes
 Un borrador del informe final al finalizar las actividades, que contenga:
o Diagnóstico
o Sistema
o Presupuestos
 Un informe final incorporando las observaciones de la Gerencia
BASES PARA PROPUESTA ECONÓMICA
Presupuesto Máximo disponible
El presupuesto máximo disponible para la realización de las actividades no podrá exceder los
US$ 24.000
Forma de pago
Se dispondrá la siguiente modalidad de entregas y pagos:
1. A la firma del contrato: 30% del valor total del contrato.
2. A la entrega del borrador final del informe: 20% del valor total del contrato.
3. A la aprobación del Informe final y la presentación de los resultados de los trabajos
realizados, el 50% del valor total del contrato
Ítems requeridos para el presupuesto
Descripción
Coordinador
Equipo Técnico
Movilidad
Materiales de oficina
Monto Asignado
Método de adjudicación
Se procederá a la apertura de la Propuesta Económica en el caso que la firma consultora
alcance 65 puntos de calificación en la propuesta técnica
26
Informe de Terminación de Proyecto
1. Resumen del Proyecto
El proyecto estuvo orientado a mejorar la calidad educativa del municipio de Aguachica,
Colombia mediante el acceso de la población en edad escolar a los servicios educativos
públicos y privados, a través del mejoramiento y rehabilitación de las instalaciones educativas
existentes, becas otorgadas a estudiantes preseleccionados y asignación de material educativo
para el acompañamiento del proceso de educativo.
Un aspecto importante a destacar por el proyecto, es el involucramiento de los actores en el
proceso de control social a la calidad educativa, resaltándose la participación de padres de
familia, docentes y autoridades locales - nacionales.
Entre los logros alcanzados por el proyecto destacamos: el incremento en el promedio de
escolaridad de 3 a 8 grados; capacitación a docentes, alumnos y padres de familia en gestión
sobre la calidad educativa; 1549 becas otorgadas a niños y niñas preseleccionados, aumento
de la cobertura de servicio educativo a 2000 estudiantes matriculados y mejoramiento de 402
aulas refaccionadas del conjunto de la infraestructura educativa existente en el municipio.
2. Objetivos del proyecto
El objetivo se traduce en contribuir a mejorar la calidad y cobertura educativa mediante el
incremento del acceso de la población en edad escolar al servicio educacional a partir de la
implementación de los siguientes componentes:
o
o
o
o
Instalaciones Educativas usadas adecuadamente
Becas otorgadas para acceso a escuelas privadas
Material educativo utilizado adecuadamente.
Mecanismos de control social
3. Resultados del Proyecto
Instalaciones educativas:



402 aulas refaccionadas
7486 pupitres
402 escritorios
Becas

1,549 becas concedidas
Material Educativo
 100% de materiales entregados a los escolares a inicio periodo escolar
27
Control Social

10 Consejos escolares comunitarios en funcionamiento
4. Lecciones aprendidas de la experiencia

Por falta de claridad en el objetivo, fin y propósitos del Marco Lógico, se tuvo que
redefinir el enfoque de ejecución del proyecto, hecho que posibilito identificar mejor
el tiempo de implementación y optimizar los recursos asignados al proyecto.

Ante la indefinición de algunos indicadores por la ausencia de las variables de calidad,
cantidad, costo y cronología, se tuvo que reformular los indicadores para poder
precisar de mejor manera los componentes a ejecutar por el proyecto.

El involucramiento de los actores en la etapa de formulación del proyecto fue escasa,
sin embargo, a lo largo de la ejecución se logro conformar el Consejo Escolar
Comunitario, como instancia de concertación y ejercicio del control social a la
ejecución del proyecto.

Como Unidad Ejecutora se identifico el carácter integral del proyecto, lo que facilito
la interrelación de los involucrados, fortaleciendo las relaciones interinstitucionales
entre los mismos permitiéndonos el logro de nuestros objetivos.
5. Recomendaciones para proyecto futuro

Los encargados en la formulación y diseño de los proyectos dejen claramente
establecido que se desea lograr con el proyecto de modo que la ejecución no vaya a
comprometer los objetivos perseguidos.

La comunicación interna y externa del proyecto debe ser una prioridad en la agenda de
la Gerencia del Proyecto.

Hay que destacar las habilidades, destrezas y liderazgo del Gerente para fines de que
sea un buen negociador.

La Unidad Ejecutora del Proyecto responda a la magnitud del Proyecto.
28
Apéndice
Apéndice Nº 1
Propuesta técnica para licitación
Consultoría: “Fortalecimiento institucional de la Cooperativa
de Aguas Rurales”
Experiencia y capacidad de la firma
La empresa Sin Ventura Ltda. es una empresa constituida en 1995, que lleva más de 10 años
dedicándose a actividades de desarrollo y fortalecimiento insitucional para la gerencia de
servicios públicos en empresas privadas, instituciones sin fines de lucro e instituciones
gubernamentales.
Como tal ha desarrollado actividades de planificación estratégica, atención al cliente,
administración y finanzas, incorporando el desarrollo de tecnología de punta, para el logro de
la excelencia en el servicio.
Adjunto se encontrará el currículum empresarial que detalla las actividades realizadas
Experiencia de los integrantes del equipo
La firma está integrada profesionales de primer nivel en áreas de administración, desarrollo y
fortalecimiento institucional, excelencia en el servicio, atención al cliente e incorporación de
tecnología para la mejora del servicio.
Brevemente se resume el currículum del equipo propuesto para el desarrollo de la consultoría,
el currículum vitae extenso se encontrará en forma adjunta.
Personal
Grado académico
María Teresa
Valencia
PhD
Administración de
empresas, con
especialización en
Gestión institucional
Luis Fernando
Valencia
Ma.
Administración de
empresa con
especialización en
Gestión de
servicios públicos
Experiencia
Función a
desempeñar
Coordinadora y
capacitadota
Empresaria, asesora de gerencia y
miembro de la junta directiva de
importanes empresas de la ciudad de
Santiago, ha sido directora del centro
nacional de productividad. Ha participado
como expositora en diversos seminarios
y simposios
Asesor de importantes empresas e
Capacitador y
instituciones públicas de la ciudad, ha
apoyo técnico
presentado servicios de asesoria y
consultoría a empresa como ARCHIES
PIZZA, DELIFRUIT, ILUMINATA, etc.
Amplia experiencia en desarrollo de
instituciones cooperativas
1
Personal
Alberto Ramiro
Durán
Grado académico
Ma.
Informático
especialización en
desarrollo de
sistema de
administración y
gerencia
Personal de
Apoyo
Experiencia
Altamente capacitado en tecnología de la
información y comunicación orientada a
la excelencia en el servicio empresarial
Función a
desempeñar
Capacitador y
apoyo técnico
Técnicos altamente capacitados en
asistencia técnica a instituciones.
Propuesta técnica de desarrollo de la oferta
Las actividades se dividirán en 4 componentes principales
Planificación y coordinación
La actividad se iniciará con un taller de planificación conjunta con la Gerencia del proyecto,
los responsables de los componentes involucrados en la actividad licitada y los representantes
de la Cooperativa, en el cual se establecerán los lineamientos básicos relativos al desarrollo
del plan de capacitación, se nominarán a los puntos focales de cada institución involucrada, se
establecerá la agenda de reuniones planificadas para los ajustes y optimización del plan, con
miras a optimizar el aprovechamiento de los cursos, con actividades pertinentes, en
concordancia con las necesidades de capacitación.
Desarrollo de materiales y metodologías de capacitación
Basándose en las áreas de experiencia del personal técnico propuesto y en concordancia con
las exigencias específicas del caso, se elaborarán los materiales didácticos para el desarrollo
de los cursos que adoptarán metodologías altamente participativas.
Cada uno de los materiales y metodologías serán consensuada con la gerencia del proyecto, la
gerencia del componente y la directiva de la Cooperativa, de modo a garantizar la pertinente
adecuación a las necesidades de la institución a ser capacitada
Desarrollo de los cursos de capacitación
Una vez desarrollados y consensuados los materiales y metodologías propuestas para el
desarrollo del plan de capacitación, se desarrollarán dos cursos de capacitación de 80 horas
cada uno, estos cursos se llevaran acabo de forma paralela y serán dirigidos al personal de la
cooperativa incluyendo a 10 personas por curso, de acuerdo al siguiente temario:
2
Nº
ACTIVIDAD
Temáticas
Metodología
RECURSOS
Capacitación y adiestramiento en fortalecimiento institucional de la cooperativa
1
2
Taller Misión y
Visión de la
cooperativa
Criterio generales
sobre nuevos
servicios a brindar
1.1.. Descripción y análisis de los
contenidos de la misión y visión
Materiales de escritorio, v salario
Curso taller,
personal técnico alimentación
exposición con data
hospedaje, funcionamiento de
1.2. Reflexión sobre la importancia show, interacción
vehículos y transporte de
con participantes
de la Misión y Visión
participantes de talleres.
2.1.Introducción a los nuevos
Material de escritorio, cartillas de
Exposición con data
servicios sobre : Lectura y
capacitación, salarios personal
show, interacción
facturación
técnico, funcionamiento de
con participantes
vehículos, y transporte de
2.2.Gestión de cobros
con ejemplos
participantes de taller.
2.3.Administración de los
teórico prácticos
Recursos Recaudados
Capacitación y adiestramiento del personal
3
4
5
3.1. Capacitación en relaciones
Exposición con data
humanas al personal de atención
Mejora en el
show, interacción
al cliente
servicio de atención
con participantes
3.2. Sistema de optimización de
al cliente
con ejemplos
tiempos de espera
teórico prácticos de
3.3. Implementación de la ODECO
reclamos mas
(Oficina de atención y solución de
frecuentes
reclamos al consumidor
4.1. Capacitación en el manejo del Exposición con data
sistema Administrativo financiero
show, interacción
Gestión
con participantes
4.2. Capacitación en el manejo de
Administrativa
con ejemplos
RRHH
teórico prácticos,
4.2. Capacitación en liderazgo e
realización de
imagen de la cooperativa en su
trabajos prácticos
relacionamiento con los usuarios
de participantes
Exposición con data
show, interacción
5.1. Capacitación en la aplicación con participantes
Gestión informática del sistema informático :
con ejemplos
Lecturacion, facturación, cobros
prácticos en el
funcionamiento del
sistema
Material de escritorio, cartillas de
capacitación, salarios personal
técnico, funcionamiento de
vehículos, y transporte de
participantes de taller.
Material de escritorio, cartillas de
capacitación, salarios personal
técnico, funcionamiento de
vehículos, y transporte de
participantes de taller.
Material de escritorio, cartillas de
capacitación, salarios personal
técnico, funcionamiento de
vehículos, y transporte de
participantes de taller, equipos de
computación
Capacitación y adiestramiento practico
6
Trabajo practico de
síntesis
aplicación practica
6.1. aplicación practica del sistema in situ de los
de fortalecimiento institucional de participantes del
la cooperativa
proceso de
capacitación
Material de escritorio, cartillas de
capacitación, salarios personal
técnico, funcionamiento de
vehículos, y transporte de
participantes de taller.
3
Los módulos serán desarrollados de acuerdo al siguiente calendario:
Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana4
Semana 5
Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs
Capacitación y adiestramiento en fortalecimiento institucional de la cooperativa
Taller sobre misión y
visión de la cooperativa
4
Taller criterios generales
sobre nuevos servicios a
brindar
6
Capacitación y adiestramiento del personal
Mejora en la atención al
cliente
4
2
4
Gestión administrativa
6
8
Semana 6
Semana 7
Semana 8
Hrs
Hrs
Hrs
Hrs
Hrs
4
6
4
4
Gestión informática
Capacitación y adiestramiento practico
Trabajo Practico de
Síntesis
Hrs
Total
14
4
6
6
22
3
15
7
6
6
19
Total
80
Desarrollo y ejecución del apoyo para la instalación de nuevos servicios.
El desarrollo del apoyo para la instalación del nuevo servicio en la administración de la
cooperativa se iniciará con una actividad de planificación en la primera semana de enero del
2007, en la misma se establecerán los lineamientos básicos para la administración del nuevo
servicio y se detectarán las áreas críticas que requerirán de apoyo.
Se desarrollará una plataforma informática amigable, que permitirá al personal de la
cooperativa acudir a consultas en línea con los expertos propuestos para la presente
consultoría
Una vez que se haya desarrollado la plataforma informática, se desarrollarán 3 talleres
simultáneos de adiestramiento en el manejo de la plataforma informática, que tendrán una
duración de 1 semana y se ejecutarán durante la última semana de enero de 2007.
Plan de trabajo y calendarización de actividades
La duración total de la consultoría será de 90 días calendario (tres meses) entre los meses de
enero y marzo de 2007, de acuerdo al siguiente calendario de actividades
Enero
Febrero Marzo
Planificación de capacitación
Desarrollo de materiales y metodologías
Desarrollo de los cursos de capacitación
Planificación de apoyo al establecimiento del servicio
Desarrollo del sistema informático de apoyo en línea
Capacitación sobre el uso del sistema informático
Apoyo técnico en línea en las áreas de capacitación
4
Propuesta económica
Descripción
Coordinación y planificación
Materiales didácticos y metodología
Desarrollo de Cursos (US$ 2.750 c/u)
Apoyo en línea
Sub total
Impuestos (10%)
Total
Costo
US$ 3.000
US$ 600
US$ 5.500
US$ 1.335
US$ 10.435
US$ 1.565
US$ 12.000
5
Apéndice Nº 2
Consideraciones del grupo acerca de la experiencia de los
talleres
Consideraciones al curso




La conjugación de la práctica y la teoría permitió enriquecer los conocimientos de los
instrumentos de ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos.
Los ejercicios han permitido a los participantes una sistematización de la experiencia
empírica de los mismos, a través del desarrollo de los casos.
Poco tiempo para el desarrollo del tema de licitación y términos de referencia, lo cual
no ha permitido aprehender con mayor profundidad los lineamientos generales de los
mismos.
Los casos entregados para desarrollar los proyectos deberían contener mayor
información para el mejor desarrollo de estos.
Consideraciones acerca del grupo





La transdiciplinariedad del equipo ha permitido tener una visión integral en el trabajo
y enriquecer los conocimientos de cada uno.
El nivel de coordinación, comunicación y trabajo en equipo cumplió con las
expectativas de cada uno de los miembros del equipo.
Las decisiones se tomaron considerando las opiniones de cada uno de los integrantes
del equipo.
Existió liderazgo compartido dependiendo del tema que se estaba desarrollando.
En algunas circunstancias del debate del equipo existieron discrepancias en cuanto a
temperamentos de caracteres entorno a posicionamiento de ideas, las cuales se
discutían y se llegaba a un consenso.
6
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