Informe Comité Gestión Institucional

Informe
Comisión Gestión Institucional
Santiago, Agosto de 2009
Introducción
El presente documento contiene el informe elaborado por la comisión de gestión institucional,
constituida dentro del contexto del proceso de autoevaluación institucional desarrollado durante
el año 2009, con miras a la obtención de una nueva acreditación institucional de DuocUC.
Para la conformación de esta comisión, el comité de autoevaluación identificó las principales áreas
en que se desarrolla la actividad de gestión en nuestra institución –excluidas aquellos que
corresponden a la gestión docente- y se le pidió a los responsables respectivos que informaran los
objetivos y procesos que se persiguen y ejecutan en cada una de ellas.
Así, las áreas identificadas, sus responsables y cargos son los siguientes:
Plan Estratégico
Carlos Isaac P., Director General de Desarrollo
Administración y Finanzas
Francisco Gouet B., Director General de Administración y
Finanzas
Recursos Humanos
M. Asunción Gonzalez P., Director General de Recursos
Humanos
Infraestructura
Largio Romero A., Director de Obras
Financiamiento
John Davidson, Subdirector de Administración y Finanzas
Marketing
Rafael Irarrázaval, Director de Marketing
Desarrollo Tecnológico
Francisco Valdivia, Director de Tecnologías
El alcance de este trabajo es meramente descriptivo y no contiene juicios de consistencia entre lo
aquí expresado y los propósitos institucionales. Su objeto es servir de insumo al proceso de
autoevaluación que desarrollará la instancia correspondiente.
De acuerdo a lo solicitado por el Comité de Autoevaluación al momento de constituir la comisión,
cada área ha identificado sus objetivos propios y los procesos que desarrolla para alcanzarlos, así
como las principales decisiones que se toman y las políticas que las guían. Finalmente, de modo
general para cada área, se identifican los mecanismos de evaluación y rendición de cuentas de los
resultados de los procesos que ejecuta.
Renato Bartet Z.
Coordinador Comisión de Gestión Institucional
Contenido
Área Plan Estratégico .................................................................................................................... 5
Objetivo Estratégico N°1: Dotar a la institución de un plan estratégico institucional a mediano
plazo que oriente su desarrollo y sirva de guía para las distintas unidades. ............................ 5
Objetivo Estratégico N°2: Seguimiento del plan estratégico .................................................... 6
Mecanismos de rendición de cuentas del área planificación estratégica: ............................... 6
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área de planificación estratégica. ............... 7
Área Administración y Finanzas .................................................................................................... 8
Objetivo Estratégico N°1: Planificar, administrar y controlar los recursos financieros. ........... 8
Objetivo Estratégico N°2: Administración de la cuenta corriente de los alumnos. .................. 9
Objetivo Estratégico N°3: Desarrollar y proveer nuevos servicios a los alumnos relacionados con
financiamiento, seguridad y medios de pago. ........................................................................ 10
Objetivo Estratégico N°4: Aseguramiento del patrimonio, flujos y responsabilidad civil. ..... 10
Objetivo Estratégico N°5: Proveer de soporte operativo e información a sedes y otras unidades.
................................................................................................................................................. 11
Mecanismos de rendición de cuentas del área administración y finanzas: ............................ 12
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área administración y finanzas: ................ 12
Área Recursos Humanos ............................................................................................................. 13
Objetivo Estratégico N°1: Capital Humano: Desarrollar e implementar en toda la Institución
Políticas & Procedimientos que regulen la administración de dotaciones, procesos de
reclutamiento, selección, contratación, retención y desarrollo de funcionarios con sólidos
conocimientos técnicos, con énfasis en el trabajo en equipo, actitud de excelencia en el servicio,
capacidad de gestión y compromiso con el proyecto institucional. ....................................... 13
Objetivo Estratégico N°2: Cultura y clima organizacional: Diagnosticar y gestionar el clima
organizacional que contribuya a generar un grato ambiente laboral, en orden a favorecer el
cumplimiento de los objetivos y facilitar los procesos de cambio necesarios para la Institución.
................................................................................................................................................. 15
Objetivo Estratégico N°3: Arquitectura organizacional: Desarrollar una estrategia de
compensaciones atractiva, que facilite la incorporación y retención de personal talentoso y
garantice la equidad interna. .................................................................................................. 15
Objetivo Estratégico N°4: Calidad de los Servicios de Recursos Humanos: Mejorar, revisar e
instalar los procesos de RR.HH. alineados con las necesidades de la Institución y la legislación
laboral vigente......................................................................................................................... 16
Mecanismos de rendición de cuentas del área recursos humanos: ....................................... 17
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área recursos humanos: ........................... 17
Área Infraestructura .................................................................................................................... 18
Objetivo Estratégico: Realizar el plan de crecimiento de infraestructura definido en el Plan
Estratégico Institucional, adecuándola a los requerimientos que logren satisfacer la Misión de
la Institución y los objetivos que definen el crecimiento de infraestructura, ampliaciones de las
mismas y/o remodelaciones, para ajustarse a variaciones de las variables que determina el Plan
Estratégico............................................................................................................................... 18
Mecanismos de rendición de cuentas del área infraestructura: ............................................ 22
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área infraestructura: ................................. 22
Área Financiamiento ................................................................................................................... 23
Objetivo Estratégico: Ser fuerza impulsora para mantener un círculo virtuoso entre el aumento
del número de alumnos, el aumento de las necesidades de financiamiento generadas en
consecuencia y el aumento de alternativas de financiamiento como repuesta a esas
necesidades. ............................................................................................................................ 23
Mecanismos de rendición de cuentas del área financiamiento: ............................................ 25
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área financiamiento: ................................. 25
Área Desarrollo Tecnológico ....................................................................................................... 26
Objetivo Estratégico: El desarrollo, explotación y supervisión de la plataforma de tecnologías de
información y comunicaciones de la organización, la que es puesta al servicio de las distintas
unidades operativas y directivas de DuocUC para contribuir al logro de su Misión institucional.
................................................................................................................................................. 26
Mecanismos de rendición de cuentas del área desarrollo tecnológico:................................. 30
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área desarrollo tecnológico: ..................... 30
Área Marketing ........................................................................................................................... 31
Objetivo Estratégico: Velar por el fortalecimiento y buen uso de la marca DuocUC en todos
los ámbitos que sean pertinentes. Este trabajo permanente, debe permitir lograr los
objetivos propuestos por la organización en su Misión........................................................ 31
Mecanismos de rendición de cuentas del área marketing: .................................................... 32
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área marketing:......................................... 32
Área Plan Estratégico
El área de planificación estratégica ha definido 2 objetivos principales hacia los cuales dirige su
labor, ellos son:
Objetivo Estratégico N°1: Dotar a la institución de un plan estratégico
institucional a mediano plazo que oriente su desarrollo y sirva de guía
para las distintas unidades.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°1 del área de planificación estratégica se cuenta con un
proceso denominado:
 Elaboración del Plan Estratégico
Este proceso consta de las siguientes 4 etapas:
Elaboración del FODA institucional: se realiza un diagnóstico estratégico del entorno
(Oportunidades-Amenazas) así como un proceso de identificación de las áreas internas menos
desarrolladas y aquellas que han alcanzado un nivel de logro mayor (Fortalezas-Debilidades). Los
insumos utilizados para su elaboración consisten, tanto en información interna de los procesos de
la institución como en información del mercado educacional o laboral.
Definición de los Objetivos Estratégicos: una vez realizado el diagnóstico estratégico, y en
base a sus resultados, a la misión y a la visión, se establecen los objetivos estratégicos de mediano
plazo que guiarán la actividad del Instituto Profesional DuocUC.
Selección de las Estrategias para el logro de cada objetivo estratégico: Para cada objetivo,
se definen una o más estrategias que se adoptan para el logro de los objetivos. Asimismo, cada
estrategia se descompone, a su vez, en acciones que se llevarán a cabo y que expresan la puesta
en práctica de dichas estrategias.
Definición de indicadores y metas: Finalmente, para cada estrategia se establecen uno o
más indicadores objetivos y cuantificables que dan cuenta del estado actual de logro del objetivo
establecido, así como se fija una meta que debe ser alcanzada dentro del horizonte de tiempo que
abarca el plan estratégico institucional.
El proceso de elaboración del plan estratégico es conducido por la Dirección General de Desarrollo
de DuocUC. En dicho proceso, las principales unidades del IP DuocUC (Rectoría, Vicerrectorías,
Sedes, Escuelas y Direcciones Centrales) participan en diversas instancias, tanto individuales como
colectivas.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Las principales decisiones que
se toman en este proceso, dicen relación con la definición de los Objetivos Estratégicos y
las Estrategias, Indicadores y Metas que se adoptan para su consecución. Como se
mencionó, estas definiciones se adoptan en un proceso de interacción entre las principales
unidades del IP DuocUC, el que desemboca en una propuesta de Plan Estratégico que es
aprobado, en última instancia, por el Consejo de la Fundación Instituto Profesional
DuocUC.
Políticas: El plan estratégico institucional se confecciona quinquenalmente y contempla un
horizonte de tiempo de igual magnitud. En su elaboración participan representantes de
todas las unidades del IP DuocUC.
Objetivo Estratégico N°2: Seguimiento del plan estratégico
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°2 del Área de Planificación Estratégica se cuenta con un
proceso denominado:
 Realizar un seguimiento y control del avance del cumplimiento de los objetivos
definidos en el plan estratégico institucional.
Este proceso es permanente en el tiempo, y se descompone en 2 etapas:
Medición de indicadores: consistente en levantar información, en forma periódica y
sistemática, del estado de los indicadores definidos en el plan estratégico.
Seguimiento del plan: consistente en una revisión del grado de ajuste o acercamiento del
valor de los indicadores definidos en el plan estratégico respecto de las metas establecidas en el
mismo. Esta actividad contempla una revisión permanente del contexto o medio externo en que
se desenvuelve DuocUC, y contempla la adopción de estrategias o acciones adicionales a las
contempladas en el plan original, de modo de favorecer el cumplimiento de las metas.
Mecanismo de toma de decisiones asociadas al proceso: Dentro de este proceso, las
decisiones más relevantes tienen relación con la necesidad de realizar ajustes al plan
estratégico derivados de cambios en el diagnostico estratégico inicial, o bien, realizar
ajustes a las estrategias o acciones definidas en el plan. Además, se define un mecanismo
sistemático de revisión de los indicadores con los responsables de cada una de las
unidades. Estas decisiones las adopta la Dirección Ejecutiva de la Fundación IP DuocUC.
Políticas: Las revisiones y ajustes al plan estratégico mencionadas con anterioridad se
realizan con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas originalmente y
de monitorear la pertinencia y vigencia de las estrategias y métricas adoptadas.
Mecanismos de rendición de cuentas del área planificación estratégica:
1.
2.
Los indicadores se revisan periódicamente con los encargados de las unidades.
Se presenta un avance del plan estratégico anualmente al Consejo de la Fundación.
3.
4.
Se presenta anualmente el avance del plan estratégico en la reunión de la Alta Dirección.
Se presenta anualmente el avance del plan estratégico en la jornada de directivos de la
Institución.
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área de planificación
estratégica.
Para la elaboración del FODA se evalúan cuantitativa y cualitativamente cada una de las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas, utilizando información interna de los procesos de la
Institución, información de la industria de la educación e información sobre el mercado laboral.
En la definición de los objetivos estratégicos se valida que estén considerados cada uno de los
elementos del FODA.
El documento final del plan estratégico es corregido por evaluadores internos que aseguran la
consistencia y completitud del plan.
Área Administración y Finanzas
El área de administración y finanzas ha definido 5 objetivos principales hacia los cuales dirige su
labor.
Objetivo Estratégico N°1: Planificar, administrar y controlar los recursos
financieros.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°1 del área de administración y finanzas se cuenta con 3
procesos:
 Formulación presupuestaria y balances proyectados a nivel institucional.
El IP DuocUC realiza un proceso de planificación presupuestaria en forma anual. Se trata de un
proceso descentralizado, en que cada unidad formula sus requerimientos en base a su
planificación particular. Además, en el caso de las sedes, dichas unidades realizan la proyección de
alumnos, con la cual es posible construir la proyección de ingresos.
Lo anterior, permite consolidar las necesidades de recursos operacionales de toda la institución,
presupuestar sus ingresos globales y proyectar sus balances y estados de resultados (proforma)
para el periodo siguiente. Asimismo, esto posibilita dimensionar la disponibilidad de recursos para
fines no operacionales (inversiones en infraestructura, equipamiento y amortización de deudas), y
a la vez, permite determinar las necesidades de financiamiento externo requeridas para financiar
el plan de desarrollo de infraestructura y las demás iniciativas conducentes al logro de los
objetivos del plan estratégico institucional.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Los requerimientos financieros
de las distintas unidades del IP DuocUC son analizados de forma particular con cada una
de ellas, de acuerdo a un calendario establecido por la Vicerrectoría Económica. Luego se
consolida toda esta información y la Dirección Ejecutiva elabora el presupuesto anual
institucional, que establece tanto los recursos operacionales de que se dispondrá en el
periodo, como las inversiones de capital que se llevarán a efecto y sus correspondientes
fuentes de financiamiento. Finalmente, el presupuesto institucional es sometido a la
aprobación del Consejo de la Fundación Instituto Profesional DuocUC.
Políticas: La elaboración del presupuesto institucional, a nivel global, tiene por objeto
principal asignar los recursos necesarios para la implementación de las estrategias y
acciones definidas en el plan estratégico institucional, y en especial, en el plan de
desarrollo de infraestructura.
 Asignación de recursos operacionales y de proyectos a las distintas unidades.
Una vez aprobado el presupuesto institucional por parte del Consejo de la Fundación IP DuocUC,
se procede a asignar los presupuestos correspondientes a cada una de las unidades. En especial,
respecto de las unidades descentralizadas de gestión (sedes), se cuenta con una moderna
estructura financiera montada sobre un Sistema Integrado de Gestión (SIG) que les permite
realizar una gestión directa de los recursos asignados.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La Dirección General de
Administración y Finanzas comunica a las distintas unidades los presupuestos
operacionales y no operacionales con que aquellas cuentan para el periodo presupuestario
correspondiente.
Políticas: La asignación de recursos a las distintas unidades se realiza con el fin de
asegurar la operación regular de éstas, así como la adecuada y eficiente provisión del
servicio académico a los alumnos.
 Obtención de financiamiento externo (Bancos e Instituciones Financieras).
En base al presupuesto anual aprobado, se deben disponer de fuentes de financiamiento externas
de corto y largo plazo a un costo adecuado y de una duración acorde al tiempo de recuperación
de la inversión de los proyectos que financian.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La obtención de créditos
externos en condiciones competitivas se evalúa por parte de la Dirección General de
Administración y Finanzas, y se concreta mediante la suscripción de los correspondientes
contratos por parte de la Dirección Ejecutiva.
Políticas: Los estatutos de la Fundación IP DuocUC establecen una política de
endeudamiento con límites predefinidos. Por otra parte, se busca generar un calce entre
los plazos de las obligaciones y la maduración de los proyectos que se financian.
Objetivo Estratégico N°2: Administración de la cuenta corriente de los
alumnos.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°2 del área de administración y finanzas se cuenta con un
proceso:
 Recaudación y cobranza.
Este proceso permite asegurar la recolección de los ingresos presupuestados en la planificación
financiera institucional. El ítem más importante corresponde a las cuotas del arancel mensual,
para cuya recaudación se cuenta con una red de bancos que prestan dicho servicio. No obstante lo
anterior, y para casos de excepción, las sedes tiene cajas habilitadas donde también se puede
recibir el pago.
Además, anualmente se definen la periodicidad y fechas de vencimiento del arancel mensual, así
como las acciones de cobranza a desarrollar por parte de empresas externas y del IP DuocUC.
Semanalmente se monitorea el estado de la cobranza de cada unidad y carrera por medio de
informes estandarizados y se evalúa la adopción de medidas especiales de cobranza y
renegociación de deudas.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La Vicerrectoría Económica
anualmente dicta una circular sobre el monto y forma de pago de los aranceles, en los que
se informa a los alumnos las fechas, plazos y condiciones de pago de matrícula y su
renovación. Dicha circular se entrega a los alumnos y es parte del contrato de matrícula.
Políticas: Dada la naturaleza privada del IP DuocUC, y por el hecho de no contar con
aportes externos directos públicos o privados, la maximización de la recaudación y el
aseguramiento de los flujos de ingresos son variables críticas para la ejecución de la
planificación financiera institucional.
Objetivo Estratégico N°3: Desarrollar y proveer nuevos servicios a los
alumnos relacionados con financiamiento, seguridad y medios de pago.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°3 del área de administración y finanzas se cuenta con un
proceso:
 Mejora en la provisión de servicios a los alumnos.
Se desarrollan de manera sistemática prospecciones de alternativas de mejoras en el servicio
administrativo que se entrega a los alumnos, con el foco en facilitar las alternativas de pago y de
financiamiento de nuestros alumnos (PAC, PAT, Servipag, etc.). Además, se busca enriquecer la
propuesta de valor que entrega el IP DuocUC mediante la incorporación de beneficios accesorios a
la condición de estudiante (seguros, convenios con empresas, etc.).
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Este tipo de iniciativas son
lideradas por la Dirección General de Administración y Finanzas, y se llevan a cabo de
manera conjunta con otras unidades de la institución (Asuntos Estudiantiles,
Financiamiento, Ex Alumnos, etc.) según corresponda.
Políticas: Facilitar la incorporación al IP DuocUC de alumnos provenientes de familias
pertenecientes a los niveles socioeconómicos más desfavorecidos de nuestra sociedad.
Enriquecer la propuesta de valor que se entrega a los alumnos.
Objetivo Estratégico N°4: Aseguramiento del patrimonio, flujos y
responsabilidad civil.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°4 del área de administración y finanzas se cuenta con un
proceso:
 Contratación de pólizas de seguro.
Se realiza un proceso de dimensionamiento de los riesgos a que se enfrenta la institución, el que
principalmente se refiere a 3 ámbitos: activo fijo (edificios y equipamiento); responsabilidad civil
frente a terceros por hechos ocurridos dentro de nuestras instalaciones; y lucro cesante sobre los
flujos de cuotas ante la ocurrencia de hechos que pudieran suspender temporalmente el servicio
académico a los alumnos.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Tanto el dimensionamiento de
los riesgos, como la evaluación de las condiciones de las pólizas de seguro y montos de las
primas correspondientes son realizadas por la Dirección General de Administración y
Finanzas.
Políticas: Se busca limitar los riesgos patrimoniales a que se ve expuesta la institución, a
un costo razonable.
Objetivo Estratégico N°5: Proveer de soporte operativo e información a
sedes y otras unidades.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°5 del área de administración y finanzas se cuenta con 2
procesos:
 Compras
Por medio de un sistema integrado de gestión (SIG) que opera sobre una plataforma SAP se
entrega a las sedes, de manera centralizada, una serie de soportes operativos relacionados con el
abastecimiento y las funciones de tesorería que facilitan su gestión.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Existe una estructura de
perfiles de usuarios e instancias de autorización, que posibilita la gestión descentralizada y
controlada de los recursos destinados a la adquisición de insumos.
Políticas: Asegurar la integridad en el uso de los recursos.
 Contabilidad
El IP DuocUC cuenta con una estructura financiera y de costos que facilita una gestión
descentralizada de las distintas unidades, pero que a la vez, permite reconocer en cada una de
ellas tanto los ingresos como los costos que les son directamente atribuibles. El proceso de
creación de dicha estructura es flexible y se ajusta en el tiempo, tanto a los cambios
organizacionales como a las actualizaciones en el estado del arte de la disciplina contable.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La Dirección General de
Administración y Finanzas ha definido una estructura de divisiones (sedes), centros
gestores, centros de costo y beneficio, posiciones presupuestarias y plan de cuentas.
Además, por medio de instructivos se precisan los criterios de contabilidad adoptados.
Políticas: Provisión de información actualizada y fidedigna
Mecanismos de rendición de cuentas del área administración y finanzas:
a. Informes periódicos de contabilidad central
i. Balance clasificado, Estado de resultado, Estado de flujo de efectivo, anual
emitido por Auditores externos Price
ii. Balances y estados de resultados analíticos mensuales en BW.
iii. Inventario del Activo Fijo
b. Informes de evaluación de caja
i. Operacional
ii. Proyectos de inversión
iii. Bancos
c. Informes de rentabilidad (con comparación histórica y contra plan)
i. Sedes
ii. Escuelas/Carreras
d. Informes de cobranza
i. Semanal (Sedes, Carreras, Jornada)
1. Cuotas y montos
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área administración y
finanzas:
a. Auditorías externas de procesos
i. Sistemas de información (anexo 6)
ii. Certificación de saldos
iii. Control interno (carta de gerencia)
b. Clasificación de Riesgo
i. Sistema internacional de clasificación de riesgo (Fitch Ratings).
c. Auditoría Interna.
i. Procesos (Caja/Custodia de documentos/Compras/Sumas por Rendir y
Fondo Fijo)
ii. Saldos
1. Unidades o áreas de actividad
2. Proyectos
Área Recursos Humanos
El área de recursos humanos ha definido 4 objetivos principales hacia los cuales dirige su labor,
estos son:
Objetivo Estratégico N°1: Capital Humano: Desarrollar e implementar en
toda la Institución Políticas & Procedimientos que regulen la
administración de dotaciones, procesos de reclutamiento, selección,
contratación, retención y desarrollo de funcionarios con sólidos
conocimientos técnicos, con énfasis en el trabajo en equipo, actitud de
excelencia en el servicio, capacidad de gestión y compromiso con el
proyecto institucional.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°1 del área de recursos humanos se cuenta con 3 procesos:
 Dotación de personal
Cada año, tras establecer la proyección de crecimiento de las Sedes, se analizan y aprueban los
ajustes de dotación que permitirá cumplir con los objetivos antes planteados. Estas aprobaciones
quedan registradas en el HT10 (Ítem del presupuesto anual en el que se consignan los aumentos
de dotación que han sido aprobados para el ejercicio) del respectivo año (quedan excluidos de la
aplicación, los trabajadores que deban celebrar contratos docentes con la Institución.)
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Las dotaciones autorizadas se
mantendrán bajo permanente revisión por parte de la Dirección General de Operaciones,
en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos. Después de esta revisión, RR.HH.
no estará facultado para alterar los planes de contratación, salvo expresa autorización del
Director General de Operaciones.
Políticas: La dotación de personal del IP DuocUC debe permitir establecer una plataforma
de servicio adecuada para la atención de las necesidades de operación y servicios a los
alumnos.
 Reclutamiento y selección (R&S)
El Proceso de reclutamiento y selección de personal, independientemente del nivel que se trate,
estará orientado a obtener a la mejor gente del mercado laboral y se sustenta en aspectos
técnicos y objetivos, considerando que el postulante reúna las exigencias correspondientes al
perfil actual del cargo y tenga el potencial para desarrollarse en el futuro.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: El proceso de selección se inicia
con la definición del perfil del cargo, su nivel dentro de la estructura y las condiciones
económicas que tendrá el futuro ocupante. El proceso de R&S comprende básicamente
cuatro etapas:
1. entrevista de la línea quienes buscarán detectar en el candidato las competencias
técnicas
2. entrevista en Recursos Humanos
3. evaluación psicolaboral
4. entrevistas funcionales
Los antecedentes de los candidatos seleccionados serán acuciosamente analizados y
verificados antes de decidir su contratación. La decisión final del proceso de selección es
responsabilidad de la Sede/Casa Central por lo que la Dirección de Recursos Humanos
tiene la responsabilidad de prestar asesoría necesaria durante todo el proceso de
reclutamiento. Una vez seleccionado el candidato, dicha esta dirección publica la
incorporación de éste a través de comunicado interno con el fin de mantener al resto del
personal informado sobre la ocupación de cargos disponibles.
Políticas: La selección de personal es una actividad de la más alta prioridad para la
Institución, ya que se trata de una inversión crítica de largo plazo.
 Capacitación y desarrollo
La Capacitación y Desarrollo del personal es una actividad prioritaria para contribuir a mejorar la
calidad del desempeño y satisfacer las necesidades de sucesión futuras. Esto, a través de la
actualización y el aumento de los conocimientos para enfrentar los cambios tecnológicos y
estratégicos de la Institución. Por lo tanto, todos los funcionarios deben ser desarrollados y
capacitados permanentemente.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Las Sedes/Casa Central son
responsables de planificar anualmente las actividades de Capacitación y Desarrollo de su
personal de acuerdo a las necesidades individuales. La Dirección de Recursos Humanos
tiene una función asesora y coordinadora de las actividades de capacitación la cual
apoyará la confección del plan anual de capacitación y mantendrá los indicadores de
gestión establecidos por Sede.
Políticas: Se privilegiará el Desarrollo y Capacitación a través del trabajo propiamente tal
(“on-the-job training”), entregando tareas, responsabilidades y situaciones cada vez más
desafiantes. Un programa de Desarrollo deberá incluir actividades como por ejemplo:
Participación en cursos de capacitación.
Desarrollo estructurado en el propio trabajo
Coaching
Participación en proyectos
Asignaciones especiales
Reemplazo temporal del supervisor inmediato
Rotación de cargos
Aumento/ cambios de responsabilidades del cargo
La Institución deberá hacer un eficiente uso de las franquicias que permite el Estatuto de
Capacitación y Empleo, o cualquiera otro que tenga el mismo objetivo.
Objetivo Estratégico N°2: Cultura y clima organizacional: Diagnosticar y
gestionar el clima organizacional que contribuya a generar un grato
ambiente laboral, en orden a favorecer el cumplimiento de los objetivos y
facilitar los procesos de cambio necesarios para la Institución.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°2 del área de recursos humanos se cuenta con 1 proceso:
 Gestión del Clima Organizacional
A través de una herramienta de gestión organizacional la Institución obtiene información objetiva
sobre las personas y su opinión respecto de la efectividad de la gestión organizacional.
Adicionalmente, esta información permite orientar planes de acción que permitan comprometer
un mayor esfuerzo en sus funcionarios y así cumplir con la misión Institucional. Es así que cada 2
años de efectúa una medición de clima organizacional por Sede/Casa Central.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Cada sede organiza planes de
acción con el objetivo de fortalecer el clima organizacional.
Políticas: Potenciar aquellos aspectos que sean favorablemente calificados y crear planes
de mejoras de aquellos aspectos que no sean tan bien evaluados y sean factibles de
mejorar.
Objetivo Estratégico N°3: Arquitectura organizacional: Desarrollar una
estrategia de compensaciones atractiva, que facilite la incorporación y
retención de personal talentoso y garantice la equidad interna.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°3 del área de recursos humanos se cuenta con un proceso:
 Compensaciones.
La Institución posee una estructura formal de remuneraciones que mantiene una equidad interna
y que es competitiva con el mercado, lo cual contribuye a atraer, retener y motivar a sus
colaboradores.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La Dirección de Recursos
Humanos lleva el control de todos los cargos y sus ocupantes, y verifica que su nivel de
remuneraciones se ajuste a la estructura definida. Toda situación excepcional que pudiere
ocurrir es resuelta por la Dirección General de Operaciones.
Políticas: El sistema de remuneraciones está orientado a la compensación del buen
desempeño individual o de equipos y no de antigüedad o de desempeño bajo el promedio.
Los ajustes de remuneraciones tendrán su origen en algunas de las siguientes razones,
Evaluación de Desempeño, Promociones, Encuesta de Mercado. El proceso de liquidación
y pago de las remuneraciones se atiene estrictamente a las disposiciones legales laborales,
previsionales y tributarias vigentes.
Objetivo Estratégico N°4: Calidad de los Servicios de Recursos Humanos:
Mejorar, revisar e instalar los procesos de RR.HH. alineados con las
necesidades de la Institución y la legislación laboral vigente.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo N°4 del área de recursos humanos se cuenta con 3 procesos:
 Fijación de políticas de personal
Existe un conjunto de procedimientos internos tendientes a unificar los criterios de contratación,
desvinculación, control de jornada y horas extras y manejo de empresas subcontratistas.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Los procedimientos indicados
con anterioridad generan un marco de acción para la operación descentralizada de las
distintas unidades respecto de estos temas.
Políticas: Cumplimiento de las disposiciones legales.
 Prevención de riesgos, higiene y seguridad laboral
La Institución cumple integralmente la legislación vigente, en lo referente a las normas existentes
sobre Prevención de Riesgo, Higiene y Seguridad laboral y de Protección Ambiental utilizando
todos los medios de que dispone para prevenir las acciones y condiciones inseguras que puedan
afectar a su personal y al medio ambiente.
Es así, que todo accidente del trabajo, cualquiera que sea su importancia, es minuciosa y
oportunamente investigado, determinando las acciones o condiciones inseguras y adoptando las
medidas de prevención inmediatas para evitar su repetición. Es preocupación constante de cada
Dirección de Sede/Casa Central, evaluar las condiciones de seguridad laboral y ambiental y su
influencia al interior y al exterior de las instalaciones, velando porque éstas se enmarquen dentro
de la legislación vigente. Se realizan evaluaciones técnicas regulares y constantes, con el objeto de
dotar a los funcionarios con los equipos de protección personal adecuados y verificar que los
equipos e instalaciones cuenten con los elementos de seguridad que garanticen un ambiente de
trabajo seguro. Asimismo, es preocupación permanente de la Institución la capacitación y el
entrenamiento del personal de todo nivel en materia de prevención de riesgos, higiene y
seguridad laboral.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Es preocupación constante de
cada Dirección de Sede/Casa Central, evaluar las condiciones de seguridad laboral y
ambiental y su influencia al interior y al exterior de las instalaciones, velando porque éstas
se enmarquen dentro de la legislación vigente. Se realizan evaluaciones técnicas regulares
y constantes, con el objeto de dotar a los funcionarios con los equipos de protección
personal adecuados y verificar que los equipos e instalaciones cuenten con los elementos
de seguridad que garanticen un ambiente de trabajo seguro
Políticas: Asimismo, es preocupación permanente de la Institución la capacitación y el
entrenamiento del personal de todo nivel en materia de prevención de riesgos, higiene y
seguridad laboral.
 Bienestar
La Institución ha establecido, dependiente de la Dirección de Recursos Humanos, un único
Departamento de Bienestar el cual tiene como misión brindar a los funcionarios que se
encuentren inscritos en él, beneficios, ayuda de tipo social y de orden médico, servicios que
anualmente se definirán de acuerdo al presupuesto definido para este fin.
Para el buen funcionamiento del área de Bienestar se ha confeccionado un reglamento de
operación que define su actuar en forma clara.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Anualmente la Dirección de
Recursos Humanos revisa el funcionamiento y grado de utilización de los beneficios, para
evaluar su pertinencia y eficacia con miras a mejorar las prestaciones que se entregan a los
funcionarios.
Política: Proveer de beneficios sociales a todos los funcionarios del IP DuocUC.
Mecanismos de rendición de cuentas del área recursos humanos:
El área de Recursos Humanos controla sus procesos a través de una serie de indicadores, entre los
que se destacan: Dotación de administrativos y docentes, Alumnos/dotación, Profesores
Categorizados por sede, Rotación de administrativos y docentes, Uso de franquicia Sence, horas
extra, etc.
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área recursos humanos:
El área de Recursos Humanos tiene una reunión de coordinación semanal con la Vicerrectoría
Económica, instancia en la que se les hace seguimiento y evaluación a los indicadores del área y al
cumplimiento del plan de trabajo definido para el año.
Área Infraestructura
El área de infraestructura orienta su acción al cumplimiento del siguiente propósito:
Objetivo Estratégico: Realizar el plan de crecimiento de infraestructura
definido en el Plan Estratégico Institucional, adecuándola
a los
requerimientos que logren satisfacer la Misión de la Institución y los
objetivos que definen el crecimiento de infraestructura, ampliaciones de
las mismas y/o remodelaciones, para ajustarse a variaciones de las
variables que determina el Plan Estratégico.
El Desarrollo de la Infraestructura Institucional: qué hacer, cuándo hacer y en qué momento
desarrollarlo, corresponde a una decisión de nivel jerárquico, Dirección Ejecutiva, apegado al Plan
Estratégico quinquenal, ajustado a los procesos y progresos anuales, en revisión permanente.
Por tanto, tomada la decisión de aumentar la Infraestructura Institucional (entiéndase Diseño y
Construcción de Nueva Sede, Ampliación de Sede Existente o Remodelación de Sede Existente de
modo de ajustarla a nuevos requerimientos que los planes académicos y/o estratégicos demanden
en la revisión de la Planificación Estratégica) y por encargo al Director General de Proyectos, se
procede y asigna a un Director de Proyecto que lidere el proceso, actuando inicialmente
separadamente o en conjunto, para llevar a cabo las tareas que permitan formalmente plasmar el
proyecto en una realidad.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento del objetivo estratégico del área de infraestructura se cuenta con 5
procesos:
 Selección y adquisición de un inmueble
Este proceso se desarrolla en 2 etapas:
Búsqueda de alternativas de Propiedades: que satisfagan las condiciones para implementar un
Establecimiento de Educación Superior, (sólo en caso de Construcción de una Nueva Sede), como
son el uso de suelo de acuerdo al Plan Regulador Comunal y/o intercomunal, constructibilidad del
mismo, información solicitada a las Direcciones de Obra de la Ilustre Municipalidad de la Comuna
que se precise, a través del instrumento “Certificado de Información Previa”.
Compra de Propiedad. (Sólo en caso de Construcción de una Nueva Sede).
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La Dirección Ejecutiva de la
Fundación IP DuocUC decide cual es el terreno más apropiado para la instalación de una
nueva sede y, previa aprobación del Consejo de la Fundación, negocia su adquisición.
Políticas: Una de las variables a revisar previa a la compra, es el valor a la cercanía de la
movilización y accesibilidad al predio, así como la potencialidad que signifique
posicionarse en lugares que nuestros alumnos aprecien como significativos para alcanzar
sus instancias académicas.
 Definición de la oferta de carreras a impartir (Plan Formal de Productos)
Desarrollo del Plan Formal de Productos: El Director de Proyecto (normalmente el Director de
Sede), desarrolla Plan Formal de Productos (Carreras de Nivel Profesional y Carreras de Nivel
Técnico) que desarrollará en las nuevas instalaciones, ampliación de las existentes o
remodelaciones, incluyendo carreras que la Institución mantiene con su estructuración académica
vigente.
Aprobación del Plan Formal de Productos: El Director de Proyecto en conjunto con la Dirección
Ejecutiva, formalizan el encargo a la Dirección de Obras y aprueban el inicio del Proyecto, para su
etapa de Diseño de Arquitectura, que absorba los requerimientos que la Institución precisa con
ello.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La Vicerrectoría Académica
aprueba la propuesta de oferta de carreras de la sede mediante una resolución que fija las
vacantes para el proceso de admisión correspondiente.
Políticas: Asegurar una oferta pertinente al mercado educacional y laboral relevante al
ámbito de acción de la sede.
 Diseño del proyecto arquitectónico y de especialidades.
Elección de Arquitecto o Oficina de Arquitectura: la elección del profesional se realiza
normalmente sobre la base de la experiencias obtenida en proyectos anteriores, o en casos muy
particulares donde no existe una elección clara , se privilegia el conocimiento de nombres y
curriculum de alternativas de profesionales que hayan obtenido reconocimientos de índole
nacional o internacional, o en su defecto haya desarrollado en variadas ocasiones encargos
institucionales que lo hagan acreedor de formalizar una solicitud.
Designación del Equipo de Trabajo: Designado el Arquitecto y en conjunto con el Director General
de Proyectos, Director de Proyecto y Director de Obras, se inicia el trabajo de compatibilización
del Diseño de un Anteproyecto Arquitectónico y Académico Administrativo que satisfaga las
condicionantes aprobadas por la Dirección Ejecutiva.
Aprobación del Anteproyecto de Arquitectura y Arquitectura Básica: en base a reuniones de
carácter semanal del equipo de Trabajo designado, proposiciones de la Oficina de Arquitectura, el
proyecto toma forma en su base general, el cual en distintas instancias y reuniones con la
Dirección Ejecutiva, se aprueba el proyecto en su concepción Arquitectónica y en los términos
Académicos y Operacionales que identifiquen el sello Institucional de sus Establecimientos, dando
su aprobación final para continuar con el Proyecto Definitivo y Licitación de pertinencia,
estableciendo un cronograma y plazos para las distintas etapas del mismo.
Designación del Equipo de Trabajo Definitivo de Diseño Global del proyecto: Sobre la base de la
expertiz de la Oficina de Arquitectura y el equipo de trabajo de especialistas (Mecánico de Suelos,
Cálculo Estructural, Revisor externo de Cálculo Estructural, Revisor Externo de Arquitectura,
Profesional de Proyectos Sanitarios, Profesional de Proyectos Eléctricos, profesional de Proyectos
de Manejo de Basura, Profesional de Proyectos de Iluminación, Profesional de Proyectos de Clima,
otros), el Director de Obras y Oficina de Arquitectura coordinan, definen y contratan los
profesionales que serán responsables del desarrollo de las distintas aristas que un proyecto de
Arquitectura y Construcción precisan ser abordados y acotados, como lo es por ejemplo la
Ordenanza General de Construcción y su articulado especial dedicado a los Establecimientos de
Educación Superior, por la cual se vela en su cumplimiento entregándose una infraestructura de la
mejor calidad y diseño, que identifique a los alumnos con su casa de estudios. En general, además
de velar por un diseño Arquitectónico enmarcado en las Normas, se hace especial hincapié en la
funcionalidad desde la perspectiva académica y operativa administrativa, con espacios y
comodidades que realcen el trabajo ejecutado en las aulas y las propias de cada funcionario y
alumno institucional.
Término del Proyecto Definitivo: en base al equipo de trabajo designado para el Proyecto, es decir
Arquitecto y Especialistas, Director de Proyecto, Director de Obras, se adiciona el Supervisor de
Obras institucional, Inspector Técnico de Obras, Ingeniero de Desarrollo de la futura Sede, Sub
Directores en forma eventual; todos ellos semanalmente van conociendo el avance del trabajo,
aportando decisiones técnicas y expertiz acumulada de los proyectos ya ejecutados, con lo cual se
logra un conocimiento y un desarrollo controlado del proceso y producto definitivo.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La Dirección de la sede, previa
aprobación de la Dirección Ejecutiva de la Fundación IP DuocUC, define el tipo, cantidad y
capacidad de los recintos que tendrá la sede (salas, talleres, laboratorios, biblioteca,
casino y otros espacios comunes).
Políticas: La determinación de los recintos necesarios y la configuración de cada uno de
ellos, así como el equipamiento académico con que se habilita, se realiza en base a los
estándares de infraestructura y equipamiento de cada carrera que ha determinado en
forma previa la Escuela correspondiente. Respecto de los espacios comunes y del edificio
en general, se respetan laos requerimientos contenidos en la Ordenanza General de
Urbanismo y Construcciones.
 Determinación del presupuesto definitivo y selección de la empresa constructora
Proceso de Licitación: en un trabajo conjunto entre la Oficina de Arquitectura y los representantes
de la Institución, liderando el Proceso el Director de Obras, se procede a la Licitación, lo cual
significa la elaboración de los documentos administrativos que determinan el marco del proceso,
la definición de las empresas a ser especialmente invitadas por experiencia conocida o una
selección por curriculum solicitados.
Desarrollo del proceso de Licitación: en la base de un calendario sistematizado e instrucciones de
procedimiento entregadas en las Bases Administrativas Generales, el proceso se lleva a cabo
durante el tiempo designado para el estudio por parte de las empresas, el cual termina con una
apertura de carácter público con representantes de la Institución y representantes de las
empresas constructoras, entregándose un documento que refleje el resultado de las ofertas
recibidas producto del proceso mismo.
Resultado de la Licitación: El equipo de trabajo institucional, liderado por el director de Obras,
revisa las ofertas en el contexto de las Bases Administrativas Generales, analizando las mismas y
determinando el procedimiento y recomendación de asignación o declaración de Licitación
desierta.
Resolución del Proceso de Licitación: Los estudios y análisis efectuados se ponen a disposición del
Director General de Proyectos, quien en conjunto con la Dirección Ejecutiva, determinan el
rechazo o acogen la recomendación de asignación, o solicitan antecedentes o procedimientos
adicionales para una decisión aún más argumentada, siendo algunas variables de análisis, M2
Municipales Construidos, Valor del M2 Construido expresado en UF (unidades de Fomento) por
M2, valor comparable con la experiencia constructiva de instalaciones anteriores.
Comunicación a la Empresa Constructora designada: de acuerdo con los procedimientos señalados
en las Bases Administrativas Generales se comunica a la empresa Constructora, la asignación de
los trabajos Licitados, y confirma la documentación y detalles del contrato a perfeccionar, por
Asesor Legal institucional.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La aprobación final del
proyecto de infraestructura, tanto en su contenido como en el presupuesto, la realiza el
Consejo de la Fundación IP DuocUC a propuesta de la Dirección Ejecutiva. Posteriormente,
se procede a la firma del contrato de construcción con la empresa correspondiente.
Políticas: la decisión de aprobación final del proyecto de infraestructura y su adjudicación
a la empresa constructora, se realiza previa verificación de que se da cumplimiento a los
estándares de infraestructura de las carreras correspondientes, de que los costos de
construcción se encuentran dentro de parámetros razonables y de la idoneidad de la
empresa constructora.
 Ejecución, seguimiento y recepción de las obras
Inicio de las Obras de Construcción: Con la firma del Contrato y los documentos establecidos en el,
se hace entrega del terreno y permiso de Obras a desarrollar, dando inicio a los trabajos
contratados.
Seguimiento de las Obras y Aseguramiento de la Calidad: bajo la Supervisión de la Oficina de
Arquitectura, Inspector Técnico de Obra, Director de Obra, Supervisor de Obras, Profesionales
institucionales de la futura sede y Administración de la Empresa Constructora, en forma
permanente, con procedimientos habituales para el tipo de construcción, se revisa calidad y
avance según la planificación solicitada por el mandante, hasta el término de la misma.
Recepción de la Obra: en conformidad a los procedimientos señalados en las Bases Administrativas
Generales, la Institución recepciona los trabajos y procede a la obtención de la Recepción
Municipal delegada a la Oficina de Arquitectura.
Inicio de Operación: la dirección de Obras Institucional, entrega a su uso al Director del Proyecto
de las Obras construidas, la cual incluye la capacitación de los distintos servicios instalados en el
Edificio construido y terminado.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La recepción conforme de la
obra la realiza en conjunto la Dirección de la Sede y el Director de Obras.
Políticas: Durante la ejecución de la obra, se verifica el cumplimiento del plan de calidad y
prevención de riesgos elaborado para el desarrollo de las faenas. Finalmente, la recepción
de las obras se otorga una vez que se ha asegurado la disponibilidad de una
infraestructura adecuada a la oferta de carreras de la sede.
Mecanismos de rendición de cuentas del área infraestructura:
Los distintos procesos mencionados con anterioridad tienen diferentes mecanismos de rendición
de cuentas, los que dada su naturaleza, normalmente consisten en evidencias emanadas por
terceros, tales como: Certificado de Informaciones Previas, Autorización de Obras, Certificados de
Recepción Provisoria y Definitiva de Obras, Actas de licitación, etc.
A lo anterior se agregan, reuniones de coordinación periódicas con la Dirección de Desarrollo del
IP DuocUC en que se da cuenta del estado de avance de los diferentes proyectos.
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área infraestructura:
En el proceso de operación, desarrollo y revisión de los argumentos, metas y resultados del
proyecto analizado inicialmente, en reuniones permanentes del Director del Proyecto y la
Dirección Ejecutiva, se analiza permanentemente los resultados reales en su contexto general,
utilizando los indicadores y mecanismos descritos a lo largo de este informe.
Área Financiamiento
El área de infraestructura orienta su acción al cumplimiento del siguiente propósito:
Objetivo Estratégico: Ser fuerza impulsora para mantener un círculo
virtuoso entre el aumento del número de alumnos, el aumento de las
necesidades de financiamiento generadas en consecuencia y el aumento de
alternativas de financiamiento como repuesta a esas necesidades.
Procesos asociados al cumplimiento del objetivo:
Para el cumplimiento de su objetivo estratégico el área de financiamiento cuenta con 2 procesos:
 Apoyo y asesoría a los alumnos
Siguiendo lo propuesto en el plan estratégico institucional se creó el año 2007 una unidad de
Financiamiento de Alumnos en todas las Sedes de DuocUC para potenciar tanto el apoyo a los
alumnos como la administración de las distintas alternativas de financiamiento en DuocUC.
Diversos estudios han permitido comprobar la relación entre la deserción y la capacidad de
financiamiento de los alumnos. En respuesta a este problema se han tomado medidas como
aumento en los cupos para alumnos nuevos, mayor respaldo de alumnos de curso superior o
participación de riesgo en el caso de créditos, así como la modificación de condiciones para
beneficios y convenios, con un cambio de foco desde la simple mejora de la matrícula hacia la
protección de grupos de riesgo (ej. Beca sostenedor) o apoyo a iniciativas especiales (ej. Convenio
Súmate).
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Anualmente se define un
presupuesto para becas a los alumnos de buen desempeño y precaria situación
económica; y se revisan las condiciones de continuidad de otros mecanismos de apoyo a
los alumnos (convenios, etc.)
Políticas: El criterio con el que se administran estas medidas se encuentra en facilitar la
admisión para alumnos provenientes de sectores desfavorecidos (en el caso alumnos
nuevos) y la protección de grupos de riesgo de deserción (para los alumnos de
continuidad).
 Administración de las alternativas existentes e interacción con las entidades
externas correspondientes.
Las alternativas de apoyo a los alumnos de DuocUC se componen de iniciativas exógenas como el
Crédito con Aval del Estado (CAE) y las Becas Estatales, así como de otras gestadas al interior de la
institución como el Crédito Estructurado con el Corporación Financiera Internacional del Banco
Mundial (LCE-IFC), convenios con empresas o fundaciones y variados beneficios internos
(Funcionarios, Hermanos de Alumnos, Fallecimientos de sostenedor, etc.).
Tanto en Créditos como en Becas Externas, la mayoría de los procesos se desarrollan en
coordinación con entidades externas. Para el CAE destacan los procesos de postulación y
renovación de créditos, así como los de firma, constitución de fianzas y pagos. Sin embargo, el
principal proceso responsabilidad de las IES se refiere a la información final de alumnos
matriculados para preselección o renovación y el detalle de su situación académica. Las decisiones
institucionales se concentran en la fijación de cupos para alumnos de 1er año y condiciones de
respaldo para alumnos de curso superior, llevada como propuesta para definición de la dirección
ejecutiva de DuocUC. Por otro lado las fianzas generadas tanto para renovantes como nuevos
créditos son el principal reporte de resultados. En la LCE-IFC se opera en base a un contrato de
participación de riesgo que vincula a tres instituciones. La gestión de créditos descansa
mayoritariamente en banco Bci pero también contempla la generación de operaciones crediticias
directamente a través de DuocUC (bajo el control directo del banco), transfiriendo parte de los
procesos de postulación y evaluación. Al rol del IFC como banco asegurador de riesgo se suma el
de contralor a través de informes trimestrales que aseguran un seguimiento sobre las operaciones
generadas, el estado académico de los alumnos (información proporcionada por la institución) y
finalmente el estado de riesgo de la cartera. Para las Becas Externas los procesos que intervienen
presentan muchas semejanzas con aquellos del CAE (con excepción de los procesos de firma y
fianzas) siendo nuevamente la información de matrícula el tema más relevante. Responsabilidades
particulares para las becas externas son la obligación de evaluar e informar el cumplimiento de
condiciones exigidas para renovación y la recepción e información de la documentación solicitada
para respaldar postulación de alumnos a nuevas Becas. El principal reporte de beneficios viene
proporcionado por Mineduc a través de decretos que establecen los alumnos finalmente
beneficiados de las distintas instituciones. Finalmente para Becas Internas y Convenios, definidas
las condiciones y los grupos o tipos de beneficiarios, ambos involucran procesos de acreditación
simple a nivel de Sede para su posterior aplicación.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: En base a un análisis
desarrollado por la Vicerrectoría Económica, la Dirección Ejecutiva decide anualmente la
cantidad de cupos que se respaldaran para el proceso CAE (Crédito con Aval del Estado) y
al Convenio LCE-IFC.
Políticas: El criterio con el que se administran estas medidas se encuentra en facilitar la
admisión para alumnos provenientes de sectores desfavorecidos (en el caso alumnos
nuevos) y la protección de grupos de riesgo de deserción (para los alumnos de
continuidad), siempre velando por mantener la estabilidad financiera del IP DuocUC.
Mecanismos de rendición de cuentas del área financiamiento:
Existen reportes que dan cuenta de la cantidad de alumnos y montos asociados, que utilizan las
diferentes alternativas de financiamiento y beneficios que el IP DuocUC ofrece por sí o en que
participa. (Alumnos con becas, alumnos con CAE, alumnos con otro tipo de créditos, etc.)
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área financiamiento:
Además de los controles internos que se tienen de los distintos beneficios o apoyos de
financiamiento (variados reportes y control presupuestario), las principales alternativas de
financiamiento cuentan con procesos de control externo en desarrollo: auditorías a los procesos
de información y gestión de las IES participantes del CAE a partir del año 2009, a cargo de Ingresa,
en tanto que para las Becas Externas ya se han efectuado auditorías del proceso de respaldo y
documentación de alumnos postulantes por parte de Mineduc.
Área Desarrollo Tecnológico
El área de tecnologías orienta su acción al cumplimiento del siguiente propósito:
Objetivo Estratégico: El desarrollo, explotación y supervisión de la
plataforma de tecnologías de información y comunicaciones de la
organización, la que es puesta al servicio de las distintas unidades
operativas y directivas de DuocUC para contribuir al logro de su Misión
institucional.
La Dirección de Desarrollo Tecnológico es la responsable de: i) definir y mantener la arquitectura
informática completa de DuocUC; ii) implementar y supervisar el desarrollo de los sistemas
informáticos que utiliza la institución; iii) acompañar y apoyar la implementación de proyectos
tecnológicos en las diversas sedes y unidades; iv) dar soporte a la operación de los mismos
sistemas y proyectos informáticos, y a los procesos que estos apoyar, v) asegurar la disponibilidad
de los recursos informáticos básicos (hardware, software, procesos) requeridos para la operación
de las unidades y vi) operar y desarrollar la infraestructura tecnológica básica sobre la que operan
las actividades descritas anteriormente.
Para el cumplimiento de su objetivo estratégico, el área de desarrollo tecnológico cuenta con 4
procesos:
 Desarrollo de proyectos tecnológicos.
Este proceso se concentra en atender las necesidades de apoyo a procesos nuevos y mejoras de
procesos y sistemas existentes, según demandas y requerimientos de otras unidades, direcciones
y sedes de la institución. Cada vez se hace una toma de requerimientos operacionales y de
procesos, lo que son convertidos a requerimientos técnicos y una propuesta de arquitectura de
solución informática (el desarrollo de un software, la incorporación de una nueva plataforma, la
adquisición y puesta en operación de un nuevo hardware, la contratación de un servicio; o
cualquier combinación de las anteriores) y un plan de ejecución.
Existen 2 mecanismos principales para llevar a cabo este proceso: i) enmarcado en el proceso
presupuestario, ya sea centralizado o por sede; ó ii) como parte de un requerimiento planteado o
planificado en conjunto con otra unidad, los que se ejecutan y validan caso a caso; contra recursos
técnicos y económicos disponibles.
Para supervisar y controlar los diversos proyectos y sus diferentes etapas de implementación, se
utiliza una metodología de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO - del inglés Project Management
Office), que consiste en:
-
-
Contar con una metodología de definición y descripción de proyectos estandarizada y
formal.
Contar con un repositorio centralizado de información de estado de avance y
cumplimiento de cada proyecto (implementado sobre Microsoft Project Server).
Contar con un estándar de requerimientos técnicos y administrativos de arquitectura de
solución tecnológica los proyectos (una metodología de desarrollo, de seguridad,
estándares de comunicación, etc.).
Contar con un repositorio de los documentos formales y otros entregables de arquitectura
y diseño informático para cada proyecto implementado.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Cada desarrollo es aprobado en
conjunto por la DDT y la unidad, dirección o sede correspondiente, y se pasa a la
implementación del proyecto. Como resultado se obtiene un sistema o solución
informática implementada y probada.
Políticas: Mantener un control de los desarrollos tecnológicos de la institución y asegurar
su integración con los demás sistemas informáticos vigentes y el cumplimiento de los
estándares de seguridad correspondientes.
 Soporte a la operación de sistemas informáticos.
Este proceso se refiere a la capacidad de dar apoyo y asegurar la continuidad del apoyo de los
sistemas informáticos a los procesos operacionales, y de toma de decisión de la institución. Para
tal efecto, se desarrollan actividades que tienen que ver con:
-
-
Asegurar la mantención de la operación de los sistemas frente a cambios y nuevos
desarrollos, mediante:
o La definición, mantención y operación de una arquitectura de plataformas y
sistemas informáticos integrada para toda la organización mediante un
documento formal de Arquitectura de Sistemas Informáticos (hoy en desarrollo
en su primera versión).
o La definición, mantención y operación de Ambientes Informáticos equivalentes
para Desarrollo, Control de Calidad (QA – del inglés Quality Assurance) y
Producción para las principales plataformas definidas en la Arquitectura de
Sistemas Informáticos, junto a lo anterior un conjunto de normas y
procedimientos para llevar cada aplicación o plataforma desde un ambiente a
otro según requerimientos del proceso de Desarrollo de Proyectos Tecnológicos.
o La definición y control de Estándares Formales de Desarrollo de aplicaciones y
soluciones informáticas y un repositorio formal de documentación y otros
entregables asociado a cada aplicación y plataforma en producción.
Asegurar la comunicación e integración de información entre las diversas plataformas,
sistemas y aplicaciones informáticas internas como externas, mediante la definición,
mantención y operación de una Arquitectura de Integración, asociada a la Arquitectura de
Sistemas Informáticos y un conjunto de Normas de Operación e Integración definidas en
un documento formal, que establece los mecanismos, estrategias y recursos existentes
para asegurar la integralidad, eficiencia y calidad de la información dentro de la
plataforma informática de la institución.
o Asegurar la continuidad de operación de los procesos mediante la implementación
de acciones de soporte directo a las unidades operativas y directivas, mediante la
definición de mecanismos formales y definidos de soporte para cada aplicación en
producción (con el uso de un documento formal, mantenido en un repositorio
central) y la definición de un único punto de contacto y control de cada acción de
soporte requerida (un sistema de tickets centralizado).
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La definición de la Arquitectura
de Sistemas Informáticos, los Estándares Formales de Desarrollo, la Arquitectura de
Integración y las Normas de Operación e Integración la realiza el Comité Directivo Técnico
de la DDT (Dirección de Desarrollo Tecnológico)
Políticas: Asegurar la consistencia, comunicación e integración de los diversos sistemas
informáticos de la institución.
 Desarrollo de la infraestructura tecnológica.
A la par con el desarrollo de las aplicaciones y la arquitectura de aplicaciones, se hace necesario
contar con una infraestructura tecnológica básica (servidores, redes, hardware, sistemas
operativos, bases de datos, seguridad, entre otros) que tenga la capacidad para soportar la
operación de los procesos institucionales y la flexibilidad para responder a los requerimientos
futuros de los mismos.
Así, este proceso se concentra en la definición, mantención y adaptación permanente de la
infraestructura tecnológica básica de la institución, la que cubre aspectos de:
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Seguridad Informática: asociada a la implementación de sistemas informáticos, procesos y
procedimientos que permitan evitar la ejecución de acciones maliciosas (malware) dentro
de la plataforma informática de la institución.
Comunicaciones y Telecomunicaciones: asociada a la implementación de la
infraestructura física (cableado, fibras ópticas), electrónica (switches, routers, Wifi, entre
otras), telefónica y otros que aseguran el tráfico de datos entre las diversas sedes,
unidades y sistemas de la plataforma informática de la institución. Junto a esto el
conjunto de servicios, normas y procedimientos que aseguran el máximo
aprovechamiento y flexibilidad de la infraestructura existente, mediante la definición de
documentos y estándares formales.
Ingeniería de Sistemas: asociada a las actividades de definición, configuración,
mantención, operación y respaldo de la información de la totalidad de los servidores y
otros equipos (Storage, UPS, A/C, Generadores de Respaldo, entre otros) en los diversos
centros de computo (Datacenters) y salas de comunicaciones de la institución. Junto a
esto una definición formal de la Arquitectura Informática Básica en operación
actualmente y un conjunto de estándares, normas y procedimientos definidos
formalmente.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La definición de estándares,
normas y procedimientos le corresponde al Comité Directivo Técnico de la DDT (Dirección
de Desarrollo Tecnológico)
Políticas: la mantención y adaptación permanente de la infraestructura tecnológica básica
de la institución a los nuevos requerimientos derivados del aumento, modernización o
cambio de las demás actividades y procesos institucionales.
 Operación de servicios básicos de Tecnologías de la Información (TI).
En conjunto con los 3 procesos anteriores, se cuenta con un proceso concentrado en mantener, al
nivel más básico, la operación de toda la infraestructura mediante subprocesos de soporte que
operacionalizan los estándares y normas definidos para los procesos tecnológicos anteriores.
Particularmente:
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Soporte a Plataformas Principales: mediante definiciones formales de actividades posibles,
responsables y procedimientos para plataformas tales como: sistemas operativos (AIX,
RedHat, Windows), bases de datos (Oracle), ERP (SAP), LMS (Blackboard), LibraryMS
(Symphony), CMS (Oracle Portal), entre otros.
Soporte y monitoreo básico: mediante definiciones formales de revisión permanente de la
infraestructura básica definida en la Arquitectura Informática Básica; y el conjunto de
acciones preventivas y reactivas de soporte a tomar.
Soporte técnico de primera línea: mediante la operación de equipos técnicos localizados
en cada sede (CETECOM) y en casa central, responsables de implementar, mantener y dar
soporte a la infraestructura entregada directamente a los usuarios de la plataforma
informática institucional.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La definición de
procedimientos y protocolos de soporte le corresponde al Comité Directivo Técnico de la
DDT (Dirección de Desarrollo Tecnológico)
Políticas: Proveer al IP DuocUC de una capacidad básica de soporte tecnológico de manera
estandarizada, expedita, eficiente y eficaz.
Mecanismos de rendición de cuentas del área desarrollo tecnológico:
Considerando que los procesos y actividades de la DDT requieren alto nivel de integración interna
(entre los mismos procesos) y con las demás unidades y direcciones de DuocUC (cuyos procesos
soportan en gran medida), se ha establecido un Comité Directivo Técnico de la DDT, el que es
compuesto por todos los jefes de departamentos de la unidad y su director. Este Comité se reúne
semanalmente y es responsable de:
-
Mantener un control sobre los presupuestos de inversiones y operacionales de los
proyectos y totales de la DDT.
Analizar, validar e implementar cambios en los procesos fundamentales de la DDT y los
documentos formales que los definen.
Mantener una visión integrada sobre los proyectos más relevantes de la DDT
Definir y mantener las políticas y estrategias de desarrollo tecnológico de DuocUC.
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área desarrollo
tecnológico:
Las decisiones tomadas en este Comité Directivo Técnico son compartidas y discutidas con las
diversas unidades y direcciones que son afectadas por cada decisión y con la Dirección de
Desarrollo (jefatura directa de la DDT). A su vez estas decisiones son refrendadas con la Dirección
de Desarrollo y en caso de ser necesario con la Dirección Ejecutiva de la institución.
Área Marketing
El área de marketing orienta su acción al cumplimiento del siguiente propósito:
Objetivo Estratégico: Velar por el fortalecimiento y buen uso de la marca
DuocUC en todos los ámbitos que sean pertinentes. Este trabajo
permanente, debe permitir lograr los objetivos propuestos por la
organización en su Misión.
Para el cumplimiento de su objetivo estratégico, el área de marketing cuenta con 4 procesos:
 Marca
Desarrollar, potenciar y cuidar la marca en todos sus aspectos claves de manera de seguir
fortaleciendo a DuocUC en todos sus atributos principales; destacando lo que hacemos y cómo lo
hacemos, y en definitiva, construyendo un concepto que se busca transmitir. El trabajo de marca
está alojado en la Dirección de Marketing.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: Las definiciones más relevantes
de este proceso son la definición del logo institucional, el lema y los colores corporativos, y
la definición de políticas y criterios para el uso de la marca DuocUC. Estas definiciones son
tomadas por el Comité de Marketing a propuesta de la Dirección de Marketing.
Políticas: Asegurar la consistencia y el fortalecimiento del contenido de marca que se
busca transmitir en todos los ámbitos de acción del IP DuocUC.
 Campaña
Planificar, desarrollar y ejecutar las diferentes campañas que desarrolla el IP DuocUC. De esta
manera, se pueden identificar los siguientes tipos de campañas:


a) Especiales: en esta categoría están los lanzamientos de nuevas sedes, escuelas y/o
carreras. Son campañas que se requieren para comunicar ciertos eventos o hitos
contingentes.
b) Regulares: en esta categoría está la campaña de admisión de cada año, manejo de
marca, ferias laborales, educación continua, entre otras. Se debe planificar, desarrollar e
implementar la campaña de acuerdo al contexto en que ésta se desarrolla.
Todas las campañas obedecen a una realidad de negocio y por lo tanto se plasman en un
documento (brief) que describe los objetivos esperados y el tipo de desarrollo que se necesita.
Este documento o brief, es presentado a la agencia de publicidad, quienes desarrollan la idea
creativa y sugieren vías de implementarla.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La determinaciones relevantes
que se toman en este proceso corresponden a la definición de lo que se pretende
comunicar, los recursos de que se dispone y la definición del plan de medios que se
utilizará y ejecutará. Los responsables de estas decisiones son la Dirección de Marketing y
el Comité de Marketing.
Políticas: Asegurar la integridad de la marca DuocUC.
 Internet
Velar porque el sitio web de la institución sea realmente un medio de comunicación e información
para los diferentes grupos que se han definido (alumnos actuales, potenciales alumnos,
académicos, administrativos y empresas).
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La definición de la arquitectura
de la página web, su contenido y actualización.
Políticas: Facilitar el acceso a cada grupo de interesados a la información que se
requieran.
 Difusión a colegios
Organización y desarrollo de la actividad de difusión en colegios. Definición de la estrategia
comunicacional a potenciales y futuros alumnos DuocUC. Trabajo coordinado con las sedes y las
direcciones de difusión de cada una.
Mecanismos de toma de decisiones asociadas al proceso: La definición de los colegios
relevantes y del plan y cronograma de difusión corresponde a cada sede. La dirección de
marketing coordina el trabajo de las distintas sedes y orienta su accionar.
Políticas: Focalización de la actividad de difusión entre los colegios y alumnos perfilados
como más relevantes para el IP DuocUC.
Mecanismos de rendición de cuentas del área marketing:
Se cuenta con una serie de reportes e indicadores que dan cuenta del resultado de los diferentes
procesos del área de marketing, entre los que destacan, Cantidad de charlas a colegios, Cantidad
de puntos por contacto en diferentes actividades de difusión, apariciones en medios, visitas a la
página web institucional, etc.
Mecanismos de evaluación y aseguramiento del área marketing:
Existe una reunión de coordinación semanal con el comité de marketing en el que se evalúan los
resultados y grado de avance de los diferentes procesos y actividades. Por otra parte, durante el
año 2009 se contrató los servicios de una consultora externa con el objeto de tener una opinión
externa sobre los resultados y grado de cumplimiento del objetivo estratégico del área.