OBSERVACIONES PREVISORA 1. OBSERVACIÓN 2.2.2.1.

OBSERVACIONES PREVISORA
1. OBSERVACIÓN
2.2.2.1.
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
El ICETEX requiere como estados financieros básicos Balance General clasificado,
Estado de resultados, Estado de cambio en el patrimonio, estado de cambio de la
situación financiera y estado de flujo de efectivo; adicionalmente, en el numeral 2.2.2.2.
Notas a los estados financieros “los balances de deben presentar de manera
independiente cada año con sus respectivas notas, no se aceptarán notas a los estados
financieros si estas se presentan comparativas”.
Por lo anterior, solicitamos amablemente se modifique el numeral 2.2.2.1. de acuerdo con
lo establecido en la Circular Externa No. 067 de 28 de diciembre de 2001 emitida por la
Superfinanciera, estableció que los estados financieros básicos son, Balance general;
estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y estado de flujo de efectivo.
Así mismo, en el numeral 2.2.2.2. solicitamos que se acepte la presentación de los
Estados Financieros requeridos en forma comparativa con el período inmediatamente
anterior por las razones expuestas anteriormente.
RESPUESTA
Adendo No 2.
.
2. OBSERVACIÓN
3.4. Seguro de Transporte de Valores
Amablemente solicitamos informar el presupuesto anual de movilizaciones.
RESPUESTA
Teniendo en cuenta que para el ramo de transporte de valores se requiere amparar un
único valor para toda la vigencia del seguro, esta observación no es procedente.
3. OBSERVACIÓN
FORMATO No. 1
Seguro de Todo Riesgo Daños Materiales.
1. Favor informar si el sublimite de $1.000.000.000 para la adecuación de construcciones
a las normas de sismo resistencia se encuentran incluidos en el valor asegurado de
los inmuebles.
RESPUESTA
Dicha cobertura opera en exceso del valor asegurado y no haciendo parte del mismo.
4. OBSERVACIÓN
2. Favor aclarar el valor asegurado para la cobertura de Extensión de cobertura para
obras en construcción o montaje, en razón que se encuentra repetida como amparo
adicional y cláusula obligatoria con valor de sublimite diferente.
RESPUESTA
La cobertura requerida es la que se indica en la sección 2 – amparos adicionales del
formato No. 1. En consecuencia, mediante adendo No. 1 se elimina la cláusula adicional
de extensión de cobertura contenida en la sección 4 del formato No. 15. OBSERVACIÓN
FORMATO No. 4
Seguro de Transporte de Valores
1. Favor aclarar el valor de limite por despacho, en razón que en el numeral 3.4 se
establecen límites de $8.000.000; $10.000.000 y $15.000.000 y en el formato 4 se
registran límites de $800.000; $1.000.000 y $1.500.000
RESPUESTA
Los límites de cobertura requeridos son los que se señalan en el numeral 3.4.4. del pliego
de condiciones. Por lo tanto el proponente al elaborar su oferta deberá utilizar estos
valores en el formato respectivo. En consecuencia, mediante adendo No. 2 se aclara el
numeral 5 del formato No. 4.
6. OBSERVACIÓN
FORMATO No. 7
Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual
1. Amablemente y por restricción de los contratos de reaseguro, solicitamos eliminar la
cobertura de Responsabilidad civil contractual de los amparos adicionales y de las
cláusulas adicionales.
RESPUESTA
Se mantiene dicha cobertura la cual será evaluada al proponente que la ofrezca en
beneficio de los interese de la Entidad.
7. OBSERVACIÓN
FORMATO No. 8
Seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos
Amparos adicionales.
1. Amablemente solicitamos informar la fecha de retroactividad o la fecha desde cuando
el ICETEX tiene la cobertura de servidores públicos.
RESPUESTA
Mediante Adendo No. 1 se aclara la retroactividad requerida para este seguro.
8. OBSERVACIÓN
2. Ampliación de cobertura para miembros de junta directiva. Amablemente solicitamos
se agregue el texto “siempre y cuando estén relacionados dentro de los cargos
asegurados”.
3. Cubrimiento de organismos adscritos o vinculados. Amablemente solicitamos se
agregue el texto “siempre y cuando estén relacionados en la póliza”
4. Extensión de amparos a asesores externos y profesionales con contratos de
prestación de servicios. Amablemente solicitamos se agregue el texto “siempre y
cuando estén relacionados dentro de los cargos asegurados”.
5. Extensión de amparo a cualquier funcionario de la Entidad. Amablemente solicitamos
se agregue el texto “siempre y cuando estén relacionados dentro de los cargos
asegurados”.
RESPUESTA
No se aceptan las observaciones y mediante adendo No. 1 se aclaran los cargos
asegurados obligatorios y se traslada a obligatoria la ampliación de cobertura a miembros
de Junta Directiva, la cual se encuentra contratada en la actualidad. Se aclara que con
estos amparos adicionales se busca ampliar la cobertura básica a tales personas sin
incurrir en mayores costos de prima.
9. OBSERVACIÓN
6. Extensión de cobertura para funcionarios por dos años siguientes al retiro de la
Entidad, cuando la misma decida cancelar o no renovar la póliza. Amablemente
solicitamos incluir en la descripción de la póliza que se trata de una extensión de
cobertura para reclamaciones en caso que se cancele o no renueve la póliza, pero
esta extensión no es específica para el retiro de funcionarios individualmente
considerados.
RESPUESTA
El texto del amparo adicional es claro al señalar: “Extensión de Cobertura para
funcionarios, por dos años siguientes al retiro de la Entidad, cuando la misma decida
cancelar o no renovar la póliza”.
10. OBSERVACIÓN
7. Multas, sanciones administrativas o indemnizaciones impuestas por la Entidad o
cualquier organismo oficial, Incluyendo Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Defensoría
o Veeduría. Amablemente y por restricción de los contratos de reaseguro, solicitamos
eliminar esta cobertura o trasladarla a complementaria.
RESPUESTA
No se elimina esta cobertura la cual, además, es complementaria al estar contenida en la
sección de amparos adicionales.
11. OBSERVACIÓN
8. Perjuicios ocasionados a terceros por la responsabilidad civil profesional de la Entidad.
Amablemente y por restricción de los contratos de reaseguro, solicitamos eliminar esta
cobertura o trasladarla a complementaria.
RESPUESTA
No se elimina esta cobertura la cual, además, es complementaria al estar contenida en la
sección de amparos adicionales.
12. OBSERVACIÓN
Cláusulas adicionales.
1. Favor aclarar que para cualquier efecto en la póliza las cláusulas de “Período de
descubrimiento, extensión automática de 24 meses” y “Período opcional de cobertura
12 meses” son o corresponden a lo mismo: Es un período extendido para
reclamaciones por hechos ocurridos en la vigencia de la póliza o su retroactividad.
De acuerdo a lo mencionado y por restricciones en los contratos de reaseguro,
amablemente solicitamos unificar a 12 meses las dos coberturas.
RESPUESTA
No se acepta la solicitud y se mantiene la cláusula denominada
“Período de
descubrimiento, extensión automática de 24 meses”. Adicionalmente, mediante adendo
No. 1, se elimina la cláusula adicional denominada “Período opcional de cobertura 12
meses”.
13. OBSERVACIÓN
De igual forma, amablemente solicitamos suministrar los anexos definitivos para cada uno
de los ramos objeto de la presente invitación.
RESPUESTA
Los anexos definitivos del proceso son los que se encuentran publicados en el portal
único de contratación www.contratos.gov.co y en la página web del Icetex
www.icetex.gov.co.
14. OBSERVACION
FORMATO No. 8
Seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos
1.
Amablemente solicitamos informar el número de cargos que serán asegurados
bajo la póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se indican los cargos a amparar en esta póliza.
15. OBSERVACION
2.
Por restricciones de los contratos de reaseguro y en aras de presentar pluralidad
de ofertas, amablemente solicitamos que los gastos y costos de defensa puedan ser
sublimitados.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 2 se efectúa la modificación.
16. OBSERVACION
De acuerdo a la Contratación del asunto, amablemente nos permitimos solicitar modificar
y excluir los términos y condiciones de las siguientes cláusulas del contrato ANEXO
06 y del Capitulo V DISPOSICIONES GENERALES DEL CONTRATO.
Precisamos que los contratos de seguro (Pólizas) no requieren de la publicación en el
Diario Único de Contratación, conforme a las normas que regulan esta materia. Así mismo
es del caso advertir, que por tratarse de contratos de seguro, éstos se encuentran exentos
del impuesto de timbre, al tenor de lo previsto en el artículo 530, ordinal 28 del Estatuto
Tributario (Cláusula Vigésima Primera). Agradecemos causar la exclusión completa de
esta petición, Así como modificar en este sentido, La Minuta del Contrato, CLAUSULA
DECIMA -OCTAVA.
RESPUESTA
El Decreto 327 del 28 de febrero de 2002 determina que “...Deberán publicarse en el
Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva
entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad
administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido, todos los
contratos que celebren las entidades estatales señaladas en el artículo 2o de la Ley 80
de 1993, que conforme al artículo 39 de la misma ley deben hacerse con formalidades
plenas y aquellos sin formalidades plenas cuyo valor sea igual o superior a 50 salarios
mínimos legales mensuales, los contratos a celebrar requieren de su publicación en el
Diario Único de Contratación...” (Subrayado y destacado nuestros) Por lo tanto, la norma
que regula la materia es la que se acaba de señalar, situación por la cual se mantiene la
publicación requerida en los términos de referencia del proceso.
En segundo lugar, en los términos de referencia no se menciona el impuesto de timbre,
motivo por el cual la observación no es procedente.
17. OBSERVACION
Así mismo, solicitamos también excluir LA CLAUSULA DE GARANTIAS, toda vez que
para este tipo de contratos ( Pólizas) la garantía única de cumplimiento no es obligatoria,
conforme a lo preceptuado en el artículo 25 ordinal 19 inciso 4º, de la Ley 80 de 1993.
RESPUESTA
En los términos de referencia no se está requiriendo la garantía única de cumplimiento,
motivo por el cual la observación no es procedente.
18. OBSERVACION
Por otra parte, sírvanse tener en cuenta que en los contratos de seguros, no es
procedente la aplicación de CLAUSULAS EXORBITANTES O EXCEPCIONALES
(Interpretación, Modificación y terminación Unilateral, Caducidad), ( Articulo 14 numeral 2
de la Ley 80 de 1.993), así mismo y entratandose de las cláusulas de MULTAS y PENAL
PECUNIARIA, si bien es cierto que estas son comunes a los contratos privados, también
lo es que para los contratos de seguros ( Pólizas) y conforme a las normas que regulan
esta materia ( Libro Cuarto – Titulo V – CONTRATO DE SEGURO del Código de
Comercio ) tampoco es viable su aplicación. Amablemente agradecemos excluir de forma
completa LAS CLAUSULAS SEXTA- SEPTIMA,–APLICACIÓN DE LAS CLAUSULAS
EXCEPCIONALES, OCTAVA Y PARAGRAFO - CADUCIDAD ESPECIAL Y EFECTOS
respectivamente.
RESPUESTA
Aunque en los términos de referencia no se mencionan cláusulas exorbitantes es preciso
recordar que el Icetex podrá declarar la caducidad de los contratos de seguros en los
eventos previstos en el artículo 1º de la ley 828 de 2003.
Por otra parte se destaca que la imposición de multas y la cláusula penal pecuniaria no
son contrarias al contrato de seguros ni a ninguna de las normas contenidas en el Libro
Cuarto – Titulo V – CONTRATO DE SEGURO del Código de Comercio.
En consecuencia la solicitud no es procedente y se mantienen los términos de referencia
sin modificación a este respecto.
19. OBSERVACION
Del ANEXO No.02 Carta de Presentación de la Oferta NUMERAL 7). Amablemente
Solicitamos a la entidad eliminar la afirmación "...no somos deudores morosos de ninguna
obligación contraído con el Estado o tenemos vigente un acuerdo de pago...", ya que este
texto está relacionado con la norma que fue declarada inexequible por la Corte
Constitucional (parágrafo 3º del artículo 2º de la Ley 901 de 2004).
RESPUESTA
Mediante Adendo No. 2 se modifica el numeral 7 de la carta de presentación de la
propuesta para excluir la mención acerca de si el proponente es deudor moroso del
Estado.
OBSERVACIONES ACE
1. OBSERVACIÓN
Que presupuesto se tiene disponible para cada ramo de seguro, dado que ACE Seguro
quiere participar en la licitación para el ramo de Seguro de responsabilidad Civil para
Servidores Públicos y estamos analizando la posibilidad de entrar en el Seguro de
Infidelidad y Riesgos Financieros (global bancaria, crimen por computador y
responsabilidad civil profesional.
RESPUESTA
No se acepta la observación.
2. OBSERVACIÓN
Lista de Cargos a Asegurar bajo la póliza de Servidores Públicos.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se incluye esta información como parte integrante de los términos
de referencia.
3. OBSERVACIÓN
La empresa ha tenido reclamaciones o circunstancias de servidores públicos los últimos 5
anos?
RESPUESTA
No.
4. OBSERVACIÓN
La Garantía de seriedad de la propuesta se puede presentar por el valor del presupuesto
del ramo en el que se va a participar?
RESPUESTA
Tal como se indicó, el presupuesto no se encuentra desagregado por ramos, motivo por el
cual la garantía se debe constituir en la forma requerida en los términos de referencia.
OBSERVACIONES ROYAL & SUN
1. OBSERVACIÓN
Con el ánimo de participar en el proceso de la referencia, y una vez revisado el Pliego de
Condiciones Definitivo, agradeceríamos nos indicaran si se puede presentar la oferta, sin
la obligatoriedad de presentar todos los ramos.
RESPUESTA
Si. De acuerdo con lo previsto en el numeral 2.2.3.1. de los términos de referencia el
proponente podrá ofertar uno o varios ramos.
OBSERVACIONES AIG
1. OBSERVACIÓN
Ampliar El plazo para la entrega de la misma al máximo plazo que otorga la Ley.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se modifica parcialmente el cronograma del proceso.
2. OBSERVACIÓN
Suministrar la siguiente información: Estados financieros comparativos 2005-2006, Notas
a los estados y el informe del revisor fiscal. Estos documentos son requisito indispensable
para el análisis del riesgo.
RESPUESTA
La entidad que lo requiera, podrá solicitarlo y se le suministrara copia impresa de dicha
información.
3. OBSERVACIÓN
Ampliación del plazo de entrega de las pólizas a mínimo 3 días.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se modifica parcialmente el cronograma del proceso.
4. OBSERVACIÓN
Plazo de pago de la prima se fije máximo a 90 días.
RESPUESTA
De acuerdo con lo señalado en el numeral 2.2.3.4. la prima se pagará en el plazo ofrecido
por la aseguradora, el cual deberá ser mínimo de 90 días.
OBSERVACIONES SURAMERICANA
1. OBSERVACIÓN
1. De acuerdo a lo indicado en la ley 80, favor prorrogar el cierre de la licitación.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se modifica parcialmente el cronograma del proceso.
2. OBSERVACIÓN
2. en el Numeral 1.1.1 ALCANCE favor informar si la entidad acepta ofertas parciales.
RESPUESTA
Si. De acuerdo con lo previsto en el numeral 2.2.3.1. de los términos de referencia el
proponente podrá ofertar uno o varios ramos.
3. OBSERVACIÓN
3. Favor suministrar los formatos de los seguros a cotizar en formato Excel o Word,
teniendo en cuenta que en la página web solo aparece el seguro de Todo Riesgo daño
Material, y no se encuentran los demás ramos.
RESPUESTA
En la página web www.icetex.gov.co se pueden descargar los formatos en formato Excel.
4. OBSERVACIÓN
4. Para el seguro de Todo Riesgo Daño Material Favor permitir sublimitar la cobertura de
Sustracción con y sin Violencia para todos los bienes, sugerimos $1.500.000.000 por
evento y $3.000.000.000 vigencia
RESPUESTA
No se acepta la solicitud en razón a que los límites requeridos son los actualmente
contratados, y su disminución podría conllevar a desmejorar la protección de la Entidad.
5. OBSERVACIÓN
5. Teniendo en cuenta que en la pagina web no están todos los formatos de seguros,
solicitamos se amplié el plazo para hacer preguntas
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se modifica parcialmente el cronograma del proceso.
OBSERVACIONES QBE
1. OBSERVACIÓN
Respetuosamente solicitamos ampliar el plazo para la expedición de las pólizas a cinco
(5) después de la adjudicación del proceso.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se modifica parcialmente el cronograma del proceso.
2. OBSERVACIÓN
Adicionalmente agradecemos considerar prorrogar el cierre de la contratación para el día
13 de Julio de 2007, toda vez que consideramos que el plazo otorgado es muy corto,
teniendo en cuenta que requerimos efectuar colocación facultativa para las pólizas de
Infidelidad y Riesgos Financieros y Responsabilidad Civil Servidores Públicos
RESPUESTA
Mediante adendo No. 1 se modifica parcialmente el cronograma del proceso.
3. OBSERVACION
1 - En el Slip técnico aparece que se puede sublimitar el básico y no se puede sublimitar
gastos de defensa.
Consideramos que se trata de un error pues normalmente en la póliza de R.C. Servidores
Públicos es al contrario, por lo solicitamos confirmarnos.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 2 se efectúa la modificación.
4. OBSERVACION
2 - Solicitamos informarnos los cargos a asegurar.
RESPUESTA
Mediante adendo No. 2 se indican los cargos a amparar en esta póliza.
5. OBSERVACION
INFIDELIDAD Y RIEGOS FINANCIEROS
1 - Agradecemos aclararnos los valores de las oferta básica y alternativas, toda vez que
en
el
Slip
de
cotización
aparecen
los
siguientes
valores:
Oferta básica:
Alternativa 1:
Alternativa 2:
Alternativa 3:
$10.000.000.000
$15.000.000.000
$20.000.000.000
$25.000.000.000
Y en el formato suministrado en Excel se relacionan:
OFERTA BÁSICA
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
ALTERNATIVA 3
$3.000.000.000
$4.000.000.000
$5.000.000.000
$10.000.000.000
RESPUESTA
Efectuada la revisión se observa que tanto el pliego de condiciones definitivo como el
formato No. 6 expresan que los valores asegurados requeridos para el seguro de
Infidelidad y Riesgos Financieros son:
Oferta básica:
Alternativa 1:
Alternativa 2:
Alternativa 3:
$10.000.000.000
$15.000.000.000
$20.000.000.000
$25.000.000.000
6. OBSERVACION
2 - Solicitamos suministrarnos la relación del parque automotor el archivo de Excel.
RESPUESTA
Los interesados podrán descargar de la página web del Icetex www.icetex.goc.co dicho
listado en formato de Excel.