Estrategias para definir una estrategia para la asimilación de

Estrategia para definir una Estrategia para la asimilación de
tecnologías de información y comunicaciones
Maritza Rojas de Gudiño
[email protected]
Xavier Vargas G
[email protected]
Villegas, Hyxia
[email protected]
Universidad de Carabobo
Venezuela
Resumen
La asimilación de tecnologías en general, es una parte de la gestión tecnológica. Si se
considera esta asimilación como un proceso dirigido al aprovechamiento racional y
sistemático de la información y del conocimiento disponible para optimizar su utilización, se
puede observar que existe diversas razones que han impedido la asimilación exitosa de
muchas de las tecnologías de información y comunicaciones existentes. Estas razones no
difieren de los factores que inhiben el proceso de difusión y asimilación de cualquier
innovación en general. A pesar de los múltiples esfuerzos que se están realizando en ese
sentido, todavía se requieren estrategias de asimilación tecnológica que permitan vencer la
resistencia natural al cambio, que disminuyan el esfuerzo intelectual requerido para utilizar
estas técnicas y que propicien un entorno organizacional favorable para aceptar los
cambios. Es por eso que en este trabajo se generó una estrategia general para orientar el
proceso de asimilación de tecnologías de la información tomando en cuenta los
subcomponentes de los procesos directivos de la Teoría Triádica de la Inteligencia de
Robert Sterberg, los cuales corresponden a los pasos para resolver un problema. En este
contexto, el problema a resolver fue: definir una estrategia general para orientar el proceso
de asimilación de tecnologías de información. Puesto que todo problema, una vez definido,
requiere de la formulación de una estrategia para resolverlo, se generó una estrategia para
definir la estrategia. Es decir se obtuvo una metaestrategia. En consecuencia, se
determinaron tres fases en el proceso de asimilación: definición, desarrollo y
mantenimiento, luego se identificaron los diferentes factores que inciden en el proceso de
asimilación, los cuales fueron agrupados d acuerdo con el agente del cual dependen:
individuo, organización, proveedor y tecnología. Finalmente, con as actividades asociadas a
estos factores, se generaron los pasos ordenados de la estrategia. La especificidad de la
estrategia obtenida, dependerá del contenido y del contexto en el cual se aplique, lo cual
determinará los detalles inherentes a cada situación particular.
Palabras clave: gestión, tecnologías de información y comunicación, asimilación.
Abstract
The assimilation of technologies in general, is a part of the technological administration. If
this assimilation is considered like a process directed to the rational and systematic use of
the information and of the available knowledge to optimize their use, one can observe that
exist diverse reasons that have impeded the successful assimilation of many of the
technologies of information and existent communications. These reasons do not differ of the
factors that inhibit the diffusion process and assimilation of any innovation in general. In
spite of the multiple efforts that are being carried out in that sense, strategies of
technological assimilation are still required that allow to conquer the natural resistance to
the change that diminish the intellectual effort required to use these techniques and that
propitiate a favorable organizational environment to accept the changes. It is for that reason
that in this work a general strategy was generated to guide the process of assimilation of
technologies of the information taking into account the subcomponents of the directive
processes of Robert Sterbey Triadic Intelligence theory, which corresponds to the steps to
solve a problem. In this context, the problem to solve was: to define a general strategy to
guide the process of assimilation of technologies of information. Since all problem, once
defined, it requires of the formulation of a strategy to solve it, a strategy was generated to
define the strategy. That is to say, a metaestrategy was obtained. In consequence, three
phases were determined in the process of assimilation: definition, development and
maintenance, then the different factors that impact in the process of assimilation were
identified, which were grouped in agreement with the agent of which they depend:
individual, organization, supplier and technology. Finally, with the activities associated to
these factors, the orderly steps of the strategy were generated. The specificity of the obtained
strategy, will depend on the content and the context in which is applied, what will determine
the inherent details to each particular situation.
Keywords: management, technologies of information and communications, assimilation.
Introducción
A pesar de sus múltiples ventajas, la utilización de las tecnologías de información y
comunicación no ha logrado convertirse en una práctica estándar de amplia
aceptación. Existen múltiples razones que lo han impedido, pero ellas no difieren de
los factores que inhiben el proceso de difusión y asimilación de cualquier innovación
en general (Fichman y Karemer, 1997a). Estos inhibidores pueden ser agrupados en
tres categorías: (1) características de la innovación y del ambiente de difusión, (2)
características de la organización y del ambiente de adopción y (3) combinación
innovación-organización (Fichman, 2000). La asimilación de una innovación
tecnológica es un proceso dirigido al aprovechamiento racional y sistemático de la
información y del conocimiento disponible para optimizar su utilización
(Guerrero,1998). Es un proceso muy complejo que involucra, nuevas percepciones
acerca del aprendizaje individual y organizacional, gestión de conocimientos, y
nuevas prácticas gerenciales que permitan gestionar los cambios debidos al desarrollo
tecnológico acelerado que se vive hoy en día (Visser y Visser, 2000).
Fichman y Kamerer (1997a) en su investigación sobre el proceso de asimilación de
tecnologías complejas, comprobaron la importancia del aprendizaje organizacional
sobre la barrera de conocimientos debida a la nueva tecnología, porque los resultados
exitosos en las tareas relacionadas con la asimilación, dependen más de la relación de
estas tareas con la organización que con las dificultades intrínsecas de la tecnología,
pues generalmente, la organización contradice en la práctica todo lo que supone el
proceso de asimilación.
Paredes y Polo (1995), en una investigación realizada en 1995 en Maraven, S.A. Lagunillas sobre la gestión tecnológica de la industria petrolera nacional, plantearon
que la viabilidad de cualquier programa de asimilación tecnológica estaría
condicionado al compromiso de apoyo de la alta gerencia y al redimensionamiento de
las actividades técnico-gerenciales dirigidas a cubrir los requerimientos involucrados:
manejo de información, recursos humanos y disponibilidad de conocimientos
actualizados
El éxito de cualquier innovación, puede ser afectado por muchos problemas
atribuibles a errores estratégicos en el proceso de asimilación (Fichman, 2002). Estos
errores estratégicos conciernen tanto a los individuos como a las organizaciones. En
el caso de los individuos, a pesar de vencer la resistencia natural al cambio y superar
la barrera de conocimientos relacionados con la innovación, nada se logra si no se
encuentran en un entorno favorable para aceptar los cambios (Fichman y Karemer,
1997a). En consecuencia, hay una necesidad crítica de examinar y mejorar las
prácticas organizacionales usadas para introducir, integrar e institucionalizar alguna
innovación. Sólo se obtendrán los beneficios potenciales de cualquier tecnología
emergente, si se gerencia apropiadamente el proceso de asimilación.
Según Awbrey y Scott (1994), para el aprendizaje de nuevos conocimientos se
requiere capacidad de abstracción para construir significados a partir del
conocimiento, sistemas de pensamiento que permitan reconocer conexiones e
interrelaciones, capacidad de profundizar el conocimiento y capacidad de trabajar con
otros para alcanzar beneficios mutuamente provechosos. Estas destrezas deberían ser
desarrolladas con la participación activa de las universidades. Jan Visser, director del
Learning Development Institute en Delaware, con base en sus investigaciones y en la
percepción de la universidad propuesta por Awbrey y Scott, plantea que al estar la
universidad integrada a todos los factores que inciden en el aprendizaje humano, debe
ser el ente natural que vincule las innovaciones con la educación (Visser, 2002).
En la bibliografía consultada no está reportada hasta la fecha ninguna estrategia
aplicable al proceso de asimilación de tecnologías de información y comunicaciones.
Aún cuando éste es un proceso complejo, es importante disponer de una estrategia
general que oriente el proceso para optimizar el esfuerzo, evitar improvisaciones que
incidan en su eficacia y comprobar gradualmente que se está cumpliendo con el
propósito planteado. Es por eso que en este trabajo se propone esa estrategia, que
permita vencer la resistencia natural al cambio, que disminuya el esfuerzo intelectual
requerido para utilizar estas técnicas y propicie un entorno organizacional favorable
para aceptar los cambios. Para ello se integran los nuevos enfoques relacionados con
el aprendizaje individual, el aprendizaje organizacional y las prácticas gerenciales
involucradas en el proceso de difusión y asimilación de tecnologías de información y
comunicaciones.
Definición de la Estrategia
Estrategia para definir la estrategia
Una estrategia es un conjunto de pasos ordenados que orientan el alcance de un
objetivo. La definición de estrategias es uno de los subcomponentes de la subteoría
componencial de la Teoría Triádica de la Inteligencia propuesta por Robert Sternberg
(Sánchez,1992). Esta teoría consta además de otras dos subteorías: la experiencial y la
contextual. La subteoría componencial se refiere a los métodos que las personan
pueden usar potencialmente para procesar y analizar la información. La subteoría
experiencial implica el proceso seguido para el tratamiento eficiente de situaciones
novedosas y la automatización de ese proceso. La subteoría contextual identifica las
actividades que caracterizan la conducta inteligente del individuo frente al ambiente
que lo rodea: la adaptación al ambiente, la modificación del ambiente o el cambio de
ambiente.
La subteoría componencial a su vez se subdivide en tres procesos: directivos o
metacomponentes, ejecutivos o componentes de ejecución y de aprendizaje o
componentes de adquisición de conocimientos. Los subcomponentes de los procesos
directivos corresponden a los pasos generales para resolver un problema, los cuales
son:
 Definición del problema
 Formulación de una estrategia para resolverlo
 Representación mental del problema
 Distribución de recursos
 Supervisión de soluciones.
En el contexto de la Teoría Triádica de la Inteligencia, se puede considerar que hay
un problema en el proceso de asimilación de tecnologías de información, porque éste
no siempre es exitoso.
Definición del Problema
Un problema, en un sentido amplio, es una discrepancia entre una situación
observada y una situación deseada. En el caso particular del proceso de asimilación de
tecnologías de información se detecta lo siguiente:
Situación observada: Están identificados los factores que inciden en el proceso de
asimilación de tecnologías de información y no hay mecanismos que orienten este
proceso.
Situación deseada: Disponer de un conjunto de actividades que puedan ser
utilizadas sistemáticamente por una organización en el proceso de asimilación de
tecnologías de información. Estas actividades dependerán de los factores específicos
que deberían ser inhibidos o propiciados según el contexto de cada organización y de
la tecnología que se asimile.
El problema que se trata de resolver aquí es definir una estrategia general que
oriente el proceso de asimilación de tecnologías de información. Puesto que todo
problema, una vez definido, requiere de la formulación de una estrategia para
resolverlo, se va a formular una estrategia que permita definir la estrategia. Es decir,
se va a formular una metaestrategia.
Formulación de la metaestrategia
La formulación de una estrategia es un procedimiento que requiere cuatro pasos
fundamentales:
 Definir el objetivo de la estrategia,
 Definir los pasos,
 Ordenar los pasos,
 Verificar.
Objetivo de la Metaestrategia
Definir la Estrategia para orientar el Proceso de Asimilación de Tecnologías de
Información
Pasos de la Metaestrategia
a) Identificar las fases de la Estrategia para orientar el Proceso de
Asimilación de Tecnologías de Información.
b) Hacer una lista de los factores que inciden en la asimilación de
Tecnologías de Información.
c) Caracterizar estos factores.
d) Hacer una lista de los criterios que permiten la clasificación de esos
factores en varias categorías.
e) Construir una tabla para visualizar los factores en la primera columna y
los criterios en las columnas siguientes.
f) Decidir con ese resultado cómo se agruparán los factores.
g) Proponer actividades (documentos, encuestas, listas de chequeo, etc.)
relacionadas a esos factores de acuerdo con la fase de la estrategia.
h) Ordenar
esas
actividades
secuencialidad y simultaneidad.
cronológicamente
identificando
i) Generar los pasos de cada fase de la estrategia de acuerdo con las
actividades.
j) Verificar los pasos y su orden.
Representación Mental del problema
La representación mental del problema significa visualizar mentalmente las
relaciones entre las diferentes variables del problema. Algunos autores consideran
(Sánchez,1992) que durante la resolución de un problema hay estados sucesivos que
permiten el cambio desde el estado inicial hasta el estado final, mediante acciones,
llamadas operadores, que modifican un estado en otro sucesivo, tomando en cuenta
las limitaciones existentes. La identificación de todos esos elementos facilita la
representación mental del problema.
En el problema que estamos resolviendo, se identifican diferentes factores que
aceleran o inhiben el proceso de asimilación, actividades que están relacionadas con
estos factores y un orden cronológico o natural de estas actividades de acuerdo con su
propósito. Estas actividades ya ordenadas pueden corresponder a los pasos de la
estrategia para orientar el proceso de asimilación desde su inicio hasta el final. A su
vez cada una de estas actividades corresponde a un conjunto de tareas específicas que
tienen posibilidad de retorno. Esto permite hacer la representación mental del
problema estableciendo una analogía entre el proceso de asimilación y el ciclo de vida
del desarrollo del software (García, 2002).
Distribución de Recursos
Para resolver un problema es importante identificar los recursos de los cuales se
dispone para distribuirlos adecuadamente. Además de recursos materiales y de
tiempo, la definición de una estrategia requiere conocimientos y habilidades
cognitivas sobre estrategias para resolver problemas, organización de pasos, proceso
de asimilación de tecnologías, aprendizaje organizacional, aprendizaje significativo y
técnicas de formación o capacitación en un área específica.
Supervisión de Soluciones
La supervisión de soluciones se aplica en todas las fases de la resolución del
problema para ajustar el curso de acción del proceso y permitir resultados óptimos. En
la definición de una estrategia se debe chequear continuamente que los pasos estén
completos y en el orden adecuado.
Fases del Proceso de Asimilación de Tecnologías de Información
Tomando en cuenta los aspectos involucrados en el proceso de asimilación y a fines
de hacerlos operativos, se proponen tres fases para la estrategia: definición, desarrollo
y mantenimiento.
Fase de Definición
Esta es una fase que comprende la sensibilización sobre la tecnología y la detección
de necesidades en la organización. Para determinar necesidades se compara la
situación actual con la deseada tomando en cuenta los factores que favorecen o
inhiben el proceso. Aquí también se determinará en forma general, el nivel de usuario
al cual se dirigirá la asimilación: no sabe nada, sabe algo de otras técnicas, sabe algo
de la técnica, etc.
Fase de Desarrollo
Una vez identificados los factores que se deben favorecer o inhibir se proponen las
actividades para tal fin. En cada uno de los pasos de esta fase se debe chequear el
resultado mediante un indicador.
Fase de Mantenimiento
Se hace una evaluación del grado de asimilación alcanzado para introducir mejoras
y actualizaciones.
Factores que favorecen o inhiben el proceso de asimilación
De acuerdo con la bibliografía consultada (Fichman, 2000; DeFreitas y otros, 1999;
Sternberg y Lubbart,1997; Fichman y Karemer, 1997b), se identificaron veintisiete
factores que afectan al proceso de asimilación, los cuales van a ser clasificados a
continuación en la Tabla B1.
Criterio de Clasificación
Al analizar estos factores se observa que algunos son propios de la tecnología, otros
dependen de la organización, otros dependen de las personas que adoptarán la
tecnología y otros son propios del proveedor. Esto significa que de acuerdo con el
agente del cual dependen hay cuatro categorías básicas: individuo, organización,
tecnología, proveedor. Pero al analizar cada uno de los 27 factores se observa que
hay cuatro factores que dependen del individuo, ocho dependen de la organización,
cinco son propios de la tecnología, tres dependen del proveedor, tres dependen del
individuo-organización, uno depende de la organización-tecnología, dos dependen de
la tecnología-proveedor y uno depende de individuo-organización-tecnologíaproveedor.
Clasificación de los factores que inciden en el proceso de asimilación
De acuerdo con el análisis anterior se propone la siguiente clasificación en ocho
categorías (Tabla B1).
1. Los que dependen del individuo.
2. Los que dependen de la organización.
3. Los que dependen de la tecnología.
4. Los que dependen del proveedor.
5. Los que dependen del individuo-organización.
6. Los que dependen de la organización-tecnología.
7. Los que dependen de la tecnología-proveedor.
8. Los que dependen de individuo-organización- tecnología-proveedor.
Actividades propuestas
Las actividades propuestas dependerán no sólo del factor que se desee favorecer e
inhibir, sino también de la fase de la estrategia que se esté considerando.
Actividades para la Fase de Definición
Para la sensibilización acerca de la tecnología, es conveniente presentar las
características generales de la tecnología, tanto a las personas encargadas de tomar la
decisión como a los individuos que serán entrenados. Se sugiere utilizar cualquier
actividad de inducción que facilite la discusión en grupos. Esto permitirá la
retroalimentación inmediata y la adaptación de la estrategia a otras necesidades
implícitas.
Una necesidad de formación es todo déficit observable de conocimientos, destrezas
y actitudes que impiden que un individuo en particular desempeñe las funciones o
tareas asignadas con la calidad necesaria. Para detectar las necesidades existen
muchas técnicas, tales como el análisis de documentos de la organización, la
observación de comportamientos en el sitio de trabajo, estudios sectoriales sobre las
necesidades de formación, encuestas, entrevistas, listas de comprobación, etc (Andrés,
2001).
Tomando en cuenta el dinamismo del proceso de asimilación de tecnologías de
información, se sugiere usar encuestas con escalas simples que faciliten la recolección
oportuna y eficiente de los datos. El número de alternativas de cada ítem en la
encuesta dependerá de la complejidad de lo que se desea medir y de la capacidad de
discriminación de los encuestados (Trochim, 2002).
Las encuestas se diseñarán para determinar la presencia o ausencia, tanto en la
tecnología como en el proveedor, de los factores que favorecen el proceso de
asimilación. Así mismo deberán permitir determinar las aptitudes de los individuos
que recibirán el entrenamiento y las actitudes, frente al proceso de asimilación, tanto
de ellos como de las personas de la organización que tomarán la decisión.
Las aptitudes incluyen, tanto los conocimientos y destrezas previas que servirán de
base, como los nuevos aprendizajes relacionados con la tecnología. Estas aptitudes
deberán ser definidas por un experto en la tecnología a ser asimilada (Díaz y
Hernández, 1998).
Al analizar los resultados también se podrán detectar entre los individuos de la
misma organización los posibles multiplicadores de los conocimientos y destrezas
requeridos para la asimilación de la tecnología (Ferrari, 1997).
De acuerdo con los conocimientos y destrezas detectados, los individuos a ser
entrenados se podrán dividir en tres grupos.
a) Básico: Para personas que no conocen la tecnología y tienen algunas de
las destrezas y de los conocimientos previos relacionados a ella
b) Intermedio: Para personas que conocen y aplican una tecnología
similar.
c) Avanzado: Personas que conocen y aplican la tecnología. En este grupo
estarían los multiplicadores potenciales.
Actividades para la Fase de Desarrollo
Las actividades de esta fase tienen como propósito fundamental superar en forma
incremental la barrera de conocimientos que dificulta la adopción de la tecnología
(Fichman y Karemer, 1999a; Fichman, 1999b). Esto implica dos actividades
generales: la planificación de la acción formativa y el desarrollo de los materiales
instruccionales.
La planificación de la acción formativa corresponde a los administradores del curso.
Para ello se deben responder preguntas tales como: a quiénes se va a formar, en qué
se van a formar, quiénes van a impartir la formación, cómo se va a impartir, cuándo y
dónde, tiempo de duración, presupuesto necesario (Andrés, 2001).
El desarrollo de los materiales instruccionales debe ser planificado y coordinado por
los expertos en la tecnología, constituyendo, si es necesario, equipos de trabajo
multidisciplinarios con pedagogos, diseñadores gráficos y diseñadores informáticos.
Estos materiales, ya sean impresos, multimedia o interactivos, dependerán del grupo
hacia el cual están dirigidos: Básico, Intermedio o Avanzado. Así mismo, se debe
considerar el momento de su uso: a) preinstruccional, para la activación y generación
de las destrezas y conocimientos previos; b) coinstruccional, para la adquisición de
los nuevos aprendizajes o c) posinstruccionales, para integrar y valorar el aprendizaje
(Díaz y Hernández,1998).
La dinámica del proceso de asimilación requiere que el contenido de estos
materiales sea flexible, con ejemplos y estrategias que puedan adaptarse a las
necesidades particulares de cada grupo y a sus diferentes estilos de aprendizaje. Por
ello, se sugiere la descomposición en módulos que permitan al participante la
organización, interrelación y jerarquización de esos contenidos con una actitud crítica,
reflexiva y abierta frente al conocimiento (Perkins, 1999).
También es recomendable definir indicadores que permitan detectar el grado de
avance en cada módulo, pues cada nuevo aprendizaje debe tratar de vincularse con el
anterior. El proceso de asimilación debe verse como un continuo y la transición entre
módulos debe ser gradual; de hecho, en determinados momentos del proceso podrán
ocurrir superposiciones (Díaz y Hernaández, 1998).
Actividades para la Fase de Mantenimiento
En esta fase se detecta el grado de avance en la asimilación de tecnología y se recibe
retroalimentación para introducir mejoras y actualizaciones. Para ello se pueden
aplicar encuestas que permitan recabar opiniones.
Estrategia para orientar el Proceso de Asimilación de Tecnologías de
Información
En la Figura A1 se presentan los pasos de la estrategia generada.
Conclusiones
La asimilación de tecnologías de información y comunicaciones es un proceso
dirigido al aprovechamiento racional y sistemático de la información y del
conocimiento disponible para optimizar su utilización. La existencia de una estrategia
que oriente el proceso de asimilación tecnológica permitirá optimizar el esfuerzo,
evitando improvisaciones que disminuyan su eficiencia y estableciendo mecanismos
de comprobación gradual del cumplimiento del propósito. Los factores que inciden en
el proceso dependen de cuatro agentes: la tecnología en si misma, el proveedor, el
individuo y la organización.
Una vez que los expertos hayan decidido cuál es la tecnología y el proveedor
apropiado, hay que tomar en cuenta las características del individuo y de la
organización para desarrollar actividades que permitan superar los obstáculos y
propiciar las condiciones favorables. Las actividades relacionadas con el individuo
deben ser tendientes a vencer la resistencia natural al cambio y a disminuir el esfuerzo
intelectual requerido para su mejor aprovechamiento. Para ello, al igual que en el
aprendizaje significativo, se requiere contenidos ordenados, disposición del individuo
al entrenamiento y la existencia de conocimientos previos que se relacionen con los
nuevos. A pesar de ello, los individuos de la organización sólo obtendrán los
beneficios potenciales de cualquier tecnología emergente, si existe un entorno
favorable para aceptar los cambios. Por esta razón, las actividades relacionadas con la
organización deben enfatizar la importancia de propiciar los cambios tecnológicos y
de proporcionar el apoyo técnico-gerencial requerido.
Siguiendo esta estrategia, se espera que cualquier individuo o institución, pueda
ofrecer su liderazgo, orientación y asesoramiento en el proceso de asimilación exitosa
de innovaciones de cualquier tipo.
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