CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Concepto No. 024338 del 14 de julio de 2005 Síntesis: No es viable desempeñar simultáneamente cargos en el consejo, junta y gerencia Con toda atención damos respuesta a su comunicación citada en el asunto, mediante la cual eleva varias consultas relacionadas con una cooperativa, las cuales procedemos a absolver en el mismo orden en que aparecen relacionadas. Respecto a sus inquietudes 1 y 2, le manifestamos que esta Superintendencia mediante la Circular Externa No. 020 de 2000 sobre el Régimen de inhabilidades e incompatibilidades de las entidades supervisadas, incorporada en la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 2003), al despejar el interrogante de si un miembro del Consejo de Administración de una cooperativa puede acceder al cargo de Gerente, así sea esporádicamente, por encargo, instruyó lo siguiente: “Acudiendo a los principios cooperativos generalmente aceptados, por remisión expresa del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, esta Oficina Jurídica considera que el hecho de que un miembro del consejo de administración de una cooperativa sea a su vez gerente de la misma, atentaría contra el principio de la ‘Gestión Democrática’ consagrado en las Leyes 79 de 1988 y 454 de 1998, máxime si se tiene en cuenta que tanto el consejo de administración como el gerente de una cooperativa forman parte de los órganos de administración con funciones independientes y precisas estipuladas en los estatutos. “Sumado a lo anterior, si se tiene en cuenta que el Consejo de Administración es el órgano permanente de administración subordinado a las directrices y políticas de la asamblea general y el gerente es el representante legal de la cooperativa y ejecutor de las decisiones de la asamblea general y del consejo de administración (artículos 35 y 37 de la Ley 79 de 1988), el gerente al tener que ejecutar las decisiones del consejo, no podría ser simultáneamente miembro de este último. “Por lo tanto, se debe renunciar a la investidura de miembro del consejo de administración previamente a aceptar el cargo de Gerente de una Cooperativa. Esto mismo es aplicable para las demás entidades de economía solidaria, en cuanto al órgano permanente de administración (Junta Directiva u otro) y su representante legal. “La única excepción sería el caso de las asociaciones mutuales, en las cuales, el Decreto Ley 1480 de 1989 expresamente permite que el Presidente de la Junta Directiva sea el representante legal de la entidad. Pero si se estipula, como bien puede hacerse, que la asociación Mutual contará con un gerente que será su representante legal, entonces, se aplicaría la misma prohibición ya expuesta para las demás entidades.” Por unas entidades solidarias confiables Carrera 7° No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 489 50 09. FAX - Extensión 125 Línea gratuita 018000 511737 www.supersolidaria.gov.co Correo electrónico: [email protected] NIT: 830.053.043 5 - Bogotá D.C., Colombia 1100 Página 2 de 5 Acorde con lo anterior, en cuanto a su inquietud No. 3, igualmente considera esta Oficina, que el desempeño simultáneo por parte de una misma persona en los cargos de gerente y miembro principal o suplente de la junta de vigilancia, atentaría contra el principio de “Gestión Democrática” por parte de todos los asociados previsto en las leyes 79 de 1988 y 454 de 1998. Adicionalmente, no debería perderse de vista que la gerencia es un órgano administrativo y la junta de vigilancia es un órgano de control social. Una de las funciones de este último órgano es “velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios cooperativos” (numeral 1º, artículo 40 de la Ley 79 de 1988), por lo cual, considera esta Oficina que no sería viable la concurrencia de estos 2 cargos en una misma persona, pues no tendría sentido ni sería lógico que la controlante (junta de vigilancia) se controlara a si mismo en el evento de que fuera simultáneamente gerente de la cooperativa. Sobre su inquietud No. 4, le manifestamos que las cooperativas deben establecer estrictos requisitos rigurosos estatutarios para que los asociados puedan acceder a los órganos de administración y vigilancia (parágrafo del artículo 7º de la Ley 454 de 1998), por lo cual, sería necesario revisar los estatutos de la cooperativa para determinar si prevén como requisito riguroso para que un asociado pueda ser miembro del consejo “el estar al día en el pago de sus cuotas mensuales”, es decir, no encontrarse en mora en el pago de sus obligaciones. Respecto a sus consultas 5 y 6, le manifestamos que esta Oficina Jurídica mediante concepto SES-OJ-0262-02 del 12 de marzo de 2002, del cual le adjuntamos copia, concluyó que por economía y celeridad no es necesario que los miembros del consejo de administración y de la junta de vigilancia renuncien ante la asamblea general sino ante el mismo órgano colegiado al que pertenecen, esto es, ante el consejo o la junta de vigilancia, respectivamente. En cuanto a su inquietud No. 7, le manifestamos que en concepto de esta Oficina, la Asamblea General Ordinaria sí podría nombrar como miembro de la junta de vigilancia a un asociado que cumpla con los requisitos rigurosos antes mencionados que no se encuentre presente al momento de su elección, a menos que los estatutos dispongan lo contrario. En relación con su consulta No. 8, considera esta Oficina que la Asamblea General sí podría disminuir el valor de los aportes sociales obligatorios, siempre y cuando no se afecte el monto mínimo de aportes sociales irreducibles que debe mantener durante su existencia (numeral 7º del artículo 5º de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el numeral 5º del artículo 6º de la Ley 454 de 1998). Esos aportes sociales mínimos irreducibles se podrían incrementar mediante reforma estatutaria pero nunca reducir. Igualmente la disminución de los aportes sociales obligatorios a cargos de los asociados requiere de reforma estatutaria. En concepto de esta Oficina, es difícil emitir un concepto sobre las consecuencias o beneficios que conllevaría dicha disminución, sin conocer detalladamente la situación de la entidad solidaria y las razones por las cuales tomarían dicha decisión. Sin embargo, teniendo en cuenta que los aportes sociales hacen parte del patrimonio de la cooperativa (artículo 46 de la Ley 79 de 1988), lógicamente se afectaría su patrimonio, máxime si se tiene en cuenta que tal disminución sería de gran magnitud. Por unas entidades solidarias confiables Carrera 7° No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 489 50 09. FAX - Extensión 125 Línea gratuita 018000 511737 www.supersolidaria.gov.co Correo electrónico: [email protected] NIT: 830.053.043 5 - Bogotá D.C., Colombia 1100 Página 3 de 5 Ahora bien, podría suceder que dicha disminución ayude a algunos asociados a ponerse al día en el cumplimiento de sus obligaciones con la cooperativa por concepto de aportes sociales y, consecuentemente, se podrían habilitar para poder asistir a las asambleas con voz y voto. Respecto a sus inquietudes 9 y 10, le manifestamos que la forma de pago y el tiempo para la devolución de los aportes sociales a los asociados, debe ser la establecida expresamente en los estatutos de la cooperativa (numeral 10 del artículo 19 de la Ley 79 de 1988). Adicionalmente, en cuanto a la no devolución de los aportes sociales ante un retiro masivo de asociados, esta Oficina Jurídica mediante concepto SES-OJ-0573-02 del 23 de mayo de 2002, manifestó lo siguiente: “¿Es válido y legal que el consejo de administración (junta directiva) tome la decisión de no aprobar retiros de asociados, invocando que dichos retiros ponen en peligro la continuidad del ente económico?. Cabe anotar que la entidad en mención presenta problemas de liquidez y pérdidas acumuladas recurrentes.? “Sobre el particular, le manifestamos que dicho proceder atenta contra el derecho fundamental de libre asociación negativo, esto es, facultad de retirarse un asociado en cualquier momento, según Sentencias de la Corte Constitucional T-374-96 y T-274/2000. Sin embargo, en la última de las sentencias citada y en otros fallos, la Corte ha considerado, que excepcionalmente, ante un retiro masivo de asociados, si se afecta los aportes sociales mínimos irreducibles de las entidades solidarias y se reduce el número mínimo de asociados que se exige para la creación de las mismas y, además, en las cooperativas que ejercen actividad financiera cuando se afecta los límites sobre margen de solvencia, pueden las entidades solidarias, temporalmente, no aceptar el retiro de asociados mientras se recupera económicamente la entidad, pues en este caso prima el ‘interés general’ sobre el ‘interés particular’.” Así mismo, sobre este punto, en la referida Sentencia T-274/2000, la Corte en uno de sus apartes manifestó: “Un punto debe ser todavía esclarecido: ¿desde cuando puede una cooperativa negarle a los socios el reintegro de sus aportes?. En realidad, la respuesta a este interrogante solamente puede ser dada con base en un conocimiento muy preciso de la situación de cada cooperativa. Pero la regla que debe orientar esa decisión es la de que ello solamente puede ocurrir en los casos en los que se advierta que la cooperativa se encuentra en serios problemas económicos y amenaza con incumplir sus obligaciones para con los terceros. En estos casos se puede restringir . aplazar- la restitución de los aportes hasta que se supere la situación. Además, en virtud del principio de igualdad, una vez se ha tomado la decisión habrá de ser aplicada a todos los socios, sin establecer tratos preferenciales.” (Resaltamos) (Concepto Oficina Jurídica SES-OJ0681-02 del 17 de junio de 2002). En relación con su inquietud No. 11, le manifestamos que en concepto de esta Oficina, dicha negociación no es viable, pues sería una liberación parcial de aportes a los asociados sin que éstos se retiren de la cooperativa. No debe perderse de vista que los aportes, son de Por unas entidades solidarias confiables Carrera 7° No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 489 50 09. FAX - Extensión 125 Línea gratuita 018000 511737 www.supersolidaria.gov.co Correo electrónico: [email protected] NIT: 830.053.043 5 - Bogotá D.C., Colombia 1100 Página 4 de 5 propiedad de la cooperativa, constituyen el patrimonio básico de la entidad y quedan directamente afectados desde su origen a favor de la misma, como garantía de las obligaciones que contraigan con ella, esto es, constituye la prenda de garantía de los acreedores o terceros. (artículos 46 y 49 de la Ley 79 de 1988). Por tal razón, por regla general sólo pueden ser devueltos a los asociados ante el retiro definitivo de éstos de la entidad solidaria. Sobre el particular, el numeral 5, Capítulo VIII de la Circular Básica Contable y Financiera de esta Superintendencia (Circular Externa No. 0013 de 2003) establece lo siguiente: “ 5.- DE V O LU CIÓ N D E A P O RT E S SO CI AL E S. “La l ib er ac ió n p ar c i al de a po r t es p or p art e d e l a en t id a d o l a dev o l uc i ó n d e l os m is m os a s o lic i tu d d e l as oc ia d o, s e p odr á ef ec t u ar s i e mp re y c u an d o e l t ot a l d e ap or tes de la en t id a d no s e r e du zc a d e l a p o rte mí n im o n o re d uc ib l e (Nu m era l 5 d el art íc u l o 6 º d e l a L ey 4 54 de 1 9 98 ) en los s ig u ie nt es c as os : “ - Cu a nd o s e r et ir a e l a s oc ia d o. “ - Cu a nd o el as oc i a d o s e s o br ep as e d e l 1 0% c om o p ers o na na t ura l o d el 4 9% c om o pers o n a j ur í d ic a d e l t o ta l d e l os a po rt es d e l a e nt i da d. “ - Cu a nd o l a e nt i d ad a mo r t i za o r e ad q u ier a a por t es . “ - Cu a nd o s e li b e r a pa r c i al o to ta l m en t e l os a por t es v o lu n tar i os . “ - Cu a nd o s e li q u id a l a e nt i d ad . ” Respecto a su consulta No. 12, le manifestamos que dicho descuento de los aportes sociales del asociado con el saldo de cualquier obligación que se encuentre adeudando, no es viable por las mismas razones expuestas por esta Oficina en el punto anterior. En cuanto a su consulta No. 13, le manifestamos que las funciones de la junta de vigilancia se encuentran previstas expresamente en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988. Tales funciones deben ser complementadas con la Circular Externa No. 004 del 13 de julio de 2005 de esta Superintendencia. La anterior normatividad puede ser consultada en la página web de esta Entidad citada en el párrafo final de este concepto. De otro lado, las funciones del consejo de administración serán las establecidas en los estatutos de la cooperativa, de conformidad con el artículo 35 ibídem. Sobre su inquietud No. 14, le manifestamos que la obligación de cancelar dichos derechos de traspaso se rigen por las normas del derecho privado, lo cual escapa de la competencia de esta Superintendencia. Respecto a su consulta No. 15, le manifestamos que en concepto de esta Oficina, a un asociado que se vincula a una cooperativa, sólo le podrían cobrar cuotas extraordinarias a partir del momento en que adquiere su calidad de asociado, es decir, desde el momento en que es admitido como tal por el órgano competente de la cooperativa, pues sólo a partir de ese instante es sujeto de los derechos y deberes fundamentales previstos en los artículos 23 y 24 de la Ley 79 de 1988. Por unas entidades solidarias confiables Carrera 7° No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 489 50 09. FAX - Extensión 125 Línea gratuita 018000 511737 www.supersolidaria.gov.co Correo electrónico: [email protected] NIT: 830.053.043 5 - Bogotá D.C., Colombia 1100 Página 5 de 5 En cuanto a la obligación de afiliarse o asociarse a la cooperativa, le manifestamos que a ninguna persona contra su voluntad lo pueden obligar a asociarse a esa entidad solidaria ni a ninguna otra. Esto es lo que la Corte Constitucional denomina el derecho de libre asociación positivo en las citadas Sentencias T-374-96 y T-274/2000. Por último, en cuanto a su inquietud No. 16, le manifestamos que el procedimiento a seguir es el previsto en los artículos 106 al 121 de la Ley 79 de 1988 y en el Capítulo Decimoséptimo, Título Quinto de la citada Circular Básica Jurídica. Por unas entidades solidarias confiables Carrera 7° No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 489 50 09. FAX - Extensión 125 Línea gratuita 018000 511737 www.supersolidaria.gov.co Correo electrónico: [email protected] NIT: 830.053.043 5 - Bogotá D.C., Colombia