POLITICA DE MANEJO CONTABLE PARA CONTRATOS ADJUDICADOS A CARE Antecedentes: a) Care Ecuador desarrolla sus actividades mediante proyectos específicos financiados mediante convenios de donación, acuerdos cooperativos y contratos La presente política se refiere al registro de ingresos, gastos, tratamiento de consultores subcontratados y el registro de facturas emitidas por CARE. Un contrato es un instrumento de adquisición, usualmente a través de una licitación o proceso de compra realizado por el contratante. Un contrato es diferente a una donación o convenio cooperativo porque su propósito es adquirir propiedad y servicios para el beneficio directo y/o uso de la organización contratista. La organización que proporciona el financiamiento nunca requiere que la organización receptora proporcione fondos de contrapartida. La organización que proporciona el financiamiento casi siempre especifica las posiciones del personal clave a ser propuestas para el contrato. El contrato deberá estipular un monto que incluya costos directos y gastos de apoyo a programas, un monto para gastos misceláneos y/o un fee de ser necesario y posible. b) Care ecuador tiene definida su política de registro de ingresos y gastos para el manejo de Convenios y Acuerdos Cooperativos, y es necesario definir un proceso para el registro de Contratos, en los cuales los ingresos se registren cuando se generan y los gastos cuando se ejecutan. Objetivos de la Política: Proporcionar una guía de procedimientos para el registro de ingresos y egresos de contratos, así como el registro de facturas emitidas por CARE. Procedimientos: A: CONTRATOS POR PRODUCTOS ESPECIFICOS 1.- Asignación de Códigos de Fondo Extendidos.Los Contratos adjudicados a Care, siempre identifican productos u objetivos. Para cada uno de ellos el Departamento de Finanzas asignará un código de fondo extendido, que permita el seguimiento de ingresos, gastos y depósitos. No se elaborará una tabla de reconocimiento de ingresos. Ejemplo: El contrato firmado con Modersa contempla 10 Productos, para los cuales se ha identificado los siguientes CFs: FC DESCRIPCION ============= ==================================== EC32401 EC32402 EC32403 EC32404 EC32405 EC32406 EC32407 EC32408 EC32409 EC32410 EC32411 EC32412 Estudio Identificación Universo Pob Propuesta de un nuevo Modelo de Ase Propuesta para la Coordinación de S Informe del Estudio y Evaluación Informe sobre el estudio Jurídico-L Propuesta de Modernización y Mejora Sistema Licenciamiento y Acreditaci Desarrollo de Recursos Humanos Manual y Guía de la Implementación Manual y Guía del Seguimiento del M Informe de avance Implementación Pi Informe de avance implementación Gu Los gastos que no se pueden identificar directamente con un producto necesitan ser identificados con un CF independiente. Por ejemplo en el caso de MODERSA, tenemos: FC DESCRIPCION ============= ==================================== EC32413 EC32414 EC32415 EC32416 EC32499 Diferente Gastos Aseguramiento Costos Fijos Compartidos Quito Gastos Compartidos de Programa MODERSA/Fee MODERSA/Banco Mundial & AUS Si fuera necesario a fin de cada mes se pueden reclasificar los gastos proporcionalmente a cada producto en función del avance de cada uno o de manera igual para todos, según sea el caso. 2.- Recepción de dinero por anticipos recibidos del contratante Se realizará la siguiente transacción: DR: Bancos: Cuenta 10XXX CR: Cuentas por Pagar: Cuenta 2220-ECXXX99 Ejemplo: El Contrato con MODERSA para el Diseño del Aseguramiento Universal de Salud en el Ecuador es de $587.000. Se recibe un anticipo del 30% del Contrato. DR 10XXX $176.100 CR 2220 EC32499 -$176.100 Para registrar el depósito en nuestra cuenta del anticipo al contrato de Modersa 3.- Anticipos a Consultores contatados por CARE: Los contratos adjudicados a CARE se ejecutan a través de consultores. Muchos de los contratos requieren de la entrega de un anticipo al consultor. Los anticipos se registran de la siguiente manera: DR: 1341 CR: ECUXXX 2020 ECXXX LOC 10 Ejemplo: Se firma un contrato de consultoría por $ 20.000 con el Sr A., para la elaboración de tres productos (EC32401, EC32402 Y EC32403) desglosado de la siguiente manera : Producto 1 2 3 Valor % sobre total $ 10,000 50% $ 5,000 25% $ 5,000 25% Total del Contrato $ 20,000 Se paga al consultor un anticipo de $6.000: Producto 1 2 3 Valor % sobre total $ 3,000 50% $ 1,500 25% $ 1,500 25% Total del Anticipo El asiento será: DR: 1341 DR: 1341 DR: 1341 CR: 2020 DR: 2020 CR: 10312 ECU080 EC32401 ECU080 EC32402 ECU080 EC32403 10 10 10 $3.000 $1.500 $1.500 -$6.000 $6.000 -$6.000 4-. Devengar el anticipo entregado a Consultores: Al final de cada mes se debe dar seguimiento al avance de los productos, con la finalidad de ir devengando el anticipo entregado a los consultores, a pesar de que no se realicen pagos hasta la recepción definitiva de los mismos. Para el efecto, a fin de mes el Coordinador del proyecto debe enviar un informe de avance al analista financiero indicando los porcentajes de avance de cada producto contratado. Para realizar un control sobre los anticipos devengados por avance de productos se utilizará la cuenta 1343. Esta cuenta será reversada cuando se proceda al pago del consultor y se haga la liquidación definitiva del anticipo. Los asientos serán los siguientes: DR: 5103 ECU0XX ECXXX LOC SUB CR: 1343 ECU0XX ECXXX LOC Para devengar el anticipo DR: 1343 ECU0XX ECXX LOC CR: 1341 ECU0XX ECXX LOC SUB Para liquidar el anticipo una vez recibido el producto DR: 5103 ECU0XX ECXX LOC SUB CR: 2020 Por la diferencia del valor del producto contratado menos el anticipo devengado DR: 2020 CR: 10312 Para cancelación de productos . El pago de los productos a los consultores, debe estar sujeto a la aprobación de los productos por parte del contratante de CARE (nuestro cliente) Ejemplo: El Consultor del Proyecto MODERSA nos informa a fin de mes que el consultor A. ha terminado el producto 1 en un 100%, el producto 2 tiene un avance del 20% y el producto tres un avance del 10%. MODERSA aún no ha emitido su informe favorable de aceptación, por lo tanto no se procede a pagar por el primer producto sino que únicamente a fin de mes, se registrará como gasto, devengando el anticipo el valor correspondiente al porcentaje de avance de los diferentes productos así: Producto 1 2 3 Total Anticipo devengado a fin de mes ValorAnticipado % de avance Anticipo Devengado $ 3,000 100.00% $ 3,000 $ 1,500 20.00% $ 300 $ 1,500 10.00% $ 150 $ 3,450 El registro contable de la liquidación del anticipo será: DR: 5103 ECU080 EC32401 10 $3.000 DR: 5103 ECU080 EC32402 10 $ 300 DR: 5103 ECU080 EC32403 10 $ 150 CR: 1343 -$3.450 Para devengar el anticipo entregado al Sr. A por el avance de los productos 1, 2 y 3 El mes siguiente, MODERSA aprueba el producto 1, por lo que se procederá a cancelar al Sr. A el valor del producto uno, cuyo valor en el contrato es de $10000,00 dólares y por el cual ya se entregó un anticipo de $3000,00 que fue devengado en la cuenta 1343 del mes anterior. El registro contable será el siguiente: DR: 1343 $3.000 CR: 1341 ECU080 EC32401 10 $3.000 Para liquidar el anticipo entregado por el producto 1 al Sr. A previo el pago DR: 5103 ECU080 EC32402 10 $7.000 CR: 2020 -$7.000 Para registrar al gasto la diferencia del costo del producto 1 (10.000-3000 del anticipo) DR: 2020 $7.000 CR: 10312 -$7.000 Por el pago de la diferencia del producto 1 al Sr. A 5.- Registro del Ingreso: Una vez que se recibe la aceptación de los productos por parte del contratante de CARE, en ese momento se debe registrar el ingreso. Se debe utilizar para registrar el ingreso en la cuenta 1220 el código de fondo extendido que corresponda al producto recibido y por el valor estipulado en el convenio con el contratante, así: DR: 1220 ECXXX CR: 4220 ECUXXX ECXXXxx Ejemplo: En el ejemplo anterior el valor del producto 1 en el contrato del Contratante con CARE es de 15.000, pues a más de los honorarios del consultor que elabora el producto($10.000,00 dólares) se han incluido otros costos directos e indirectos. Por lo tanto el registro del ingreso una vez aceptado el producto por MODERSA será el siguiente: DR: 1220 EC32401 $15.000 CR: 4220 ECU080 EC32401 -$15000 Para registrar el ingreso por aceptación del producto 1 del contrato con MODERSA 6.- Registro Facturas emitidas por CARE: Cuando CARE emite una factura, se registra una cuenta por cobrar seleccionando como proveedor a la institución a la cual se factura por el monto total de la misma. Al mismo tiempo, se genera una cuenta por pagar por el valor neto de la factura (2042) y una cuenta por pagar al Servicio de Rentas Internas (2310) por el valor del IVA. La cuenta por pagar registrada en la cuenta 2042 es temporal, y utilizará siempre el subanálisis 51126, correspondiente a facturas emitidas por Care. Esta última cuenta se cerrará, cuando se acredite el valor neto cobrado y depositado en la cuenta 2220, con el Código de fondo correspondiente al contrato. DR: CR: CR: 1341 2042 2310 XXXX 51126 51127 XXXX XXXX Ejemplo Se emite una factura por el primer producto entregado a Modersa, por una valor de $10.000 dólares, 1200 de IVA total de la factura $11.200,00 DR: 1341 11.200,00 CR: 2042 51126 10.000,00 CR: 2310 51127 1.200,00 Para registrar la emisión de la Factura como cuenta por cobrar a Modersa Cuando CARE reciba el pago de la factura, se registra el valor recibido en bancos y cerramos la cuenta por cobrar del proveedor DR: CR: 103XX (Bancos) 1341 XXXX XXXX Utilizando el mismo ejemplo, Modersa cancela la factura a Care DR: 10308 11.200,00 CR: 1341 11.200,00 Para registrar el depósito del cheque entregado por Modersa a Care Seguido del registro del banco, inmediatamente debe registrarse el depósito en la cuenta 2220 con el código de fondo asignado al contrato, por el valor neto (sin IVA) de la factura recibido, y, cerrar la cuenta por pagar generada en el registro de la factura emitida por Care, utilizando el respectivo subanálisis así: DR: CR: 2042 51126 2220 ECXXX XXXX XXXX Siguiendo con el ejemplo de la factura cobrada a Modersa, el asiento sería DR: 2042 51126 10.000,00 CR: 2220 EC32499 10.000,00 Para registrar en el código de fondo el depósito por el cobro de la factura #xxx Como ya recibimos el valor de la factura, de igual manera cerramos la cuenta por pagar al SRI cuando pagamos impuestos, con el siguiente asiento: DR: CR: 2310 103XX 51127 1.200,00 XXXX En el ejemplo la contabilización sería: DR: 2310 51127 1.200,00 CR: 10308 1.200,00 Para cerrar la cuenta por pagar al SRI por el IVA generado en la Factura #xxx cobrada a Modersa 7.- Registro de Otros Gastos: El registro contable de los otros gastos que no corresponden a consultorías se registran directamente a las cuentas naturales de gasto que correspondan. B: CONTRATOS POR UN SOLO PRODUCTO CON PAGOS PARCIALES O UN SOLO PAGO El manejo de este tipo de contratos en lo referente a consultores contratados por CARE y otros, es el mismo que el caso anterior. Lo que cambia es el registro de los ingresos. Estos se registran al momento en que se entrega una factura al Contratante, entendiéndose que se factura una vez que los productos o el avance de los mismos han sido recibidos a satisfacción y existe la suficiente evidencia. DR: 1220 ECXXX CR: 4220 ECUXXX ECXXX