H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN
OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO
Tlaxcala, Tlax., Enero 15 de 2008
ACTUALIZACIÓN DE CIRCULAR O.F.S./108/2002
C.
PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE
, TLAX.
PRESENTE.
La Cuenta Pública Municipal se integra por Estados Financieros, anexos, informes y
documentación comprobatoria que deberá soportar cada uno de los registros
contables, por ende, ésta institución con fundamento en lo dispuesto en los artículos
104 y 105 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala; 1, 2, 4,
12, 14 fracciones I, III y XXI y 31 fracciones I y II de la Ley de Fiscalización Superior
para el Estado de Tlaxcala y sus Municipios, en relación con el Acuerdo emitido por el
H. Congreso del Estado de fecha 10 de Febrero de 2007 y publicado el 14 del mismo
mes y año; informa de manera enunciativa más no limitativa, los criterios de carácter
normativo a los cuales deberá sujetarse en la integración de la misma.
Para el control de ingreso y gasto público la normatividad vigente establece leyes que
son de observancia general para los Poderes del Estado, Municipios, Organismos
Autónomos y en general personas públicas o privadas que recauden o ejerzan recurso
público.
Las Leyes a observar son: La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Tlaxcala, Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tlaxcala y sus Municipios, Ley
Municipal del Estado de Tlaxcala, Ley de Ingresos de los Municipios del Estado de
Tlaxcala, Ley de Ingresos Propia (cuando en su caso corresponda), Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Tlaxcala, Ley del Patrimonio
Público del Estado de Tlaxcala, Ley de Obras Públicas para el Estado de Tlaxcala y
sus Municipios, Ley Laboral de los Servidores Públicos del Estado de Tlaxcala y sus
Municipios, Ley de Ecología y Protección al Ambiente del Estado de Tlaxcala, Ley de
la Construcción del Estado de Tlaxcala, Código Financiero para el Estado de Tlaxcala
y sus Municipios, Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Tlaxcala, así
como la Ley de Coordinación Fiscal y la Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las mismas, por citar algunas. Así mismo, en caso de establecer
sanciones a aquellos servidores públicos que incumplan con la normatividad se
sujetarán a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos
para el Estado de Tlaxcala, Código Civil y Penal del Estado de Tlaxcala, entre otras.
En este sentido, se describen las siguientes normas:
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DE LOS INGRESOS
A.
1. Todo ingreso que recaude o reciba el Municipio por cualquier concepto, debe
ingresar a la Tesorería Municipal, contabilizarse y anexar el recibo
correspondiente como soporte.
2. Por cada ingreso propio que reciba el Municipio deberá expedirse recibo con
folio consecutivo.
Estos recibos invariablemente deberán contener la firma y sello del responsable
de caja.
3. Para control de los ingresos municipales deberán elaborarse dos tipos de
recibos de ingresos, mismos que deberán tener folio consecutivo:
a. Para recepcionar contribuciones.
b. Para recepcionar participaciones, recursos extraordinarios y donaciones.
4. Todos los ingresos que se reciban en el día, deberán depositarse en la cuenta
de cheques correspondiente a nombre del Municipio, a más tardar al día
siguiente de su recepción.
5. Los Municipios que no cuenten con sucursal bancaria, harán los depósitos
invariablemente los lunes de cada semana.
6. Los recibos foliados son formas valoradas cuyo control, custodia, vigilancia y
buen uso es responsabilidad del Tesorero Municipal.
7. Cuando por error u omisión se cancele un recibo, el original y las copias
deberán anexarse a la póliza de ingresos con la leyenda “cancelado”.
8. El registro de los ingresos se hará mediante una póliza de ingresos. La póliza
deberá contener: el concepto y/o motivo del ingreso, folios consecutivos que
amparen el registro y anexar la ficha del depósito bancario.
9. Los recibos de ingresos no deberán tener tachaduras sobreescritura y/o
enmendaduras.
10. Los ingresos por concepto de intereses en cuentas productivas deberán
registrarse mediante póliza de ingresos en el periodo correspondiente,
adjuntando copia del Estado de Cuenta.
DE LOS EGRESOS:
La Gestión financiera de los gobiernos municipales debe estar sustentada en la
normatividad vigente y sus prácticas contables, métodos y procedimientos apegados a
los principios de contabilidad gubernamental o normas de información financiera.
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B.
1. Toda erogación que efectúe el municipio deberá registrarse mediante póliza
cheque o de egresos y estar comprobada con el original de la documentación
correspondiente. Salvo por la adquisición de vehículos, equipo de transporte y
bienes inmuebles, deberán anexar copia de las facturas y escrituras certificadas
por el Secretario del Ayuntamiento.
2. Las erogaciones superiores a $2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M. N.) se
pagarán invariablemente con cheque nominativo anexando la leyenda “No
Negociable” o “Para Abono en Cuenta del Beneficiario” al proveedor, prestador
de servicio, acreedor o beneficiario.
3. Los comprobantes del gasto deben reunir los requisitos fiscales que establece
el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. La falta de algún requisito
en la documentación comprobatoria del gasto, tendrá como consecuencia la
improcedencia del documento.
4. No serán aceptados recibos simples como comprobantes de gastos, aquellas
erogaciones que por sus características sean susceptibles de recabar facturas o
recibos de honorarios.
5. No deberá pagarse un gasto que no cuente con partida autorizada en el
presupuesto de egresos del Municipio y/o se encuentre sobregirada.
6. Toda comprobación de gasto debe estar a nombre del Municipio.
7. Toda póliza cheque y de egresos, deberá tener nombre y firma del beneficiario,
cantidad pagada, concepto del gasto y la fecha de pago.
8. Las facturas remitidas por la venta de un bien o la prestación de un servicio que
recibe el municipio deberán corresponder al giro de la empresa o negocio que la
expida,
9. Los comprobantes del gasto deben corresponder al mes de calendario del
ejercicio en que se registran.
10. Los comprobantes del gasto deberán estar a una sola tinta, a maquina o pluma
y no contener tachaduras, enmendaduras y/o alteraciones; de lo contrario, será
improcedente el gasto.
11. En las facturas, el Tesorero deberá anotar el destino del gasto, recabando
nombre, cargo y firma de recibido del funcionario o personal que hace uso del
servicio o del bien que se comprueba.
12. Se restringirá el uso de recibos simples como comprobantes del gasto,
únicamente se utilizarán en casos de extrema urgencia y siempre y cuando sea
justificable la erogación, no debiendo exceder de $2,000.00 (DOS MIL PESOS
00/100 M. N.) y deberán tener los requisitos siguientes: concepto de la
erogación, firma y nombre de la persona que recibe el recurso y copia de
credencial de elector.
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13. Toda adquisición y/o donación de bienes muebles e inmuebles deberá
registrarse al inventario y contabilizarse en el auxiliar correspondiente en el
mismo mes que se recibe.
14. Para erogaciones por concepto de “gastos médicos”, se deberá presentar
Recibo de Honorarios y Receta original firmada por el médico a nombre del
empleado y/o Dependiente económico que recibió el servicio, acreditando el
parentesco. Cuando exista Convenio con algún Sindicato se aplicarán los
porcentajes que al efecto establezca el convenio respectivo y se hará extensivo
al personal de confianza y funcionarios. Las facturas deberán expedirse a
nombre del Municipio tratándose del pago de servicios médicos de laboratorio,
medicamentos, lentes, prótesis, etc. En caso de no tener celebrado convenio
con sindicato alguno, se utilizarán los porcentajes que aplican los Poderes del
Estado; la documentación comprobatoria de gastos médicos deberá estar
autorizada por el Presidente siempre y cuando exista disponibilidad
presupuestal.
15. A los comprobantes de las erogaciones deberán ponerles sello de “Pagado”,
anotando: fecha de pago, número de cheque y banco.
16. Se considerarán “gastos menores” aquellas erogaciones no mayores a $500.00
(QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.).
17. El fondo fijo será por un monto máximo de $5,000.00 (CINCO MIL PESOS
00/100 M. N.) y estará a cargo del Tesorero Municipal o persona que se
designe, además la reposición del fondo se hará mediante cheque a nombre del
responsable y deberá entregarse la documentación comprobatoria a la tesorería
en un término no mayor a quince días.
18. La partida presupuestal de “combustibles y lubricantes” se comprobará con
factura a nombre del Municipio por la estación de servicio, anexando bitácora
individual acumulativa debidamente requisitada por cada unidad.
19. El concepto de “gastos a comprobar”, sólo se utilizará en casos de extrema
urgencia, especificando el motivo del gasto, el registro contable debe ser con
cargo a la cuenta de “deudores diversos” y deberá quedar saldada a más tardar
dentro de los 15 días siguientes a la fecha en que se recibió. En caso de no
recuperar el recurso en el mes registrado proceder a la reclasificación a la
cuenta 1106 “Responsabilidad de funcionarios y empleados” y recabar como
comprobante un pagaré a favor del municipio del cual deberá remitir copia
certificada por el Secretario del Ayuntamiento.
20. Queda estrictamente prohibido utilizar recursos de cualquier programa o fondo
para otorgar préstamos personales.
21. Los comprobantes por concepto de gastos de ceremonial y orden social, se
restringirán para eventos de carácter oficial, deberán anexar reporte fotográfico,
indicar motivo del evento, fecha de realización y emitir orden de trabajo
autorizada por el Presidente Municipal.
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22. En los comprobantes por concepto de “alimentación de personas” se
restringirán para eventos de carácter oficial y deberá anotar el motivo del gasto,
nombre y firma de los responsables. Para éste concepto anexarán bitácora
acumulativa por funcionario.
23. Las erogaciones por concepto de apoyos sociales, se comprobarán con:
solicitud original firmada y en su caso sellada por los solicitantes, la cual
deberá indicar el destino del gasto, recibo simple firmado y sellado por él o los
beneficiarios cuando éste no exceda un importe de $5,000.00 anexando copia
de credencial de elector de él o los beneficiarios. En caso de que el apoyo
otorgado sea igual o mayor a $5,000.00 (CINCO MIL PESOS 00/100 M. N.)
deberá remitirse documentación que reúna requisitos de ley.
24. El pago de pasajes, deberá limitarse al mínimo necesario para el traslado del
personal comisionado y en caso de ser un pago de pasaje foráneo se requerirá
presentar el oficio de comisión y un informe detallado de las actividades
realizadas.
25. Las erogaciones por concepto de “viáticos” se sujetarán a lo siguiente: deberán
anexar invitación, oficio de comisión el cual especificará nombre de la persona,
lugar y el periodo de la comisión, así como una descripción detallada de las
actividades realizadas y la comprobación correspondiente que reúna los
requisitos fiscales. El pago de éste concepto debe restringirse al mínimo
indispensable, los viáticos que se otorguen deberán ser exclusivamente por los
días estrictamente necesarios para el desempeño de la comisión conferida.
El monto de los viáticos deberá ajustarse a las tarifas establecidas en los
Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el
Ejercicio Fiscal correspondiente.
26. Las erogaciones por concepto de gastos de “mantenimiento y conservación de
instalaciones, maquinaria y equipo” deberán comprobarse con factura en la que
se anotará la instalación, maquinaria o equipo que recibe el servicio, anexando
bitácora individual acumulativa.
27. La nomina del personal deberá ajustarse al número de plazas incluidas en sus
presupuestos y organigramas aprobados por el H. Cabildo. Las nóminas o listas
de raya, deberán contener el RFC y la firma de cada uno de los empleados; así
mismo, los sueldos del personal deberán asignarse, tomando como base las
percepciones pagadas en la administración anterior y estos se podrán modificar
únicamente en proporción al incremento anual de los salarios mínimos.
28. En la primer nómina firmada por el empleado deberá anexarse copia legible de
la credencial de elector y Contrato de Prestación de Servicios.
29. En los casos en que uno o varios empleados no acudan a cobrar salario en un
plazo de 6 días hábiles, el importe correspondiente deberá depositarse en la
cuenta de cheques del Municipio.
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Después de transcurrido el plazo, el empleado deberá solicitar por escrito el
pago correspondiente, para lo cual deberá elaborarse nómina o lista de raya
complementaria.
30. Las retenciones de los servidores públicos por concepto del “Impuesto Sobre la
Renta por Salarios” se deberán calcular conforme lo establece la Ley del
Impuesto Sobre la Renta y estas deberán enterarse en los plazos establecidos
a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. El cálculo del impuesto será con
base al total de las percepciones ordinarias y extraordinarias.
31. Las retenciones a los empleados de base por concepto de cuotas sindicales
deberán ser enteradas al sindicato correspondiente en términos de lo
establecido en el contrato colectivo.
32. Las retenciones a los empleados de confianza por concepto de aportación a
Pensiones Civiles, deberán ser enteradas a dicho organismo en los plazos
establecidos.
33. Evitar contratar trabajadores eventuales, salvo que las contrataciones estén
previstas en el presupuesto destinado para el Capitulo 1000 Servicios
Personales.
34. Las erogaciones por concepto de servicio telefónico quedan restringidas a
llamadas oficiales, así mismo, deberán anexar bitácoras telefónicas por áreas o
por números asignados. En el caso de llamadas a números celulares,
especificar el nombre y cargo de la persona a la que se habla. Las llamadas no
registradas o no justificadas, serán a cargo de los responsables de su control y
los montos de estas deberán reintegrarse en forma mensual a la Tesorería
Municipal.
35. El pago de telefonía celular será utilizado exclusivamente por servidores
públicos considerados de mandos superiores, el monto máximo autorizado para
éste concepto se aplicará de conformidad con los importes establecidos en los
Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el
ejercicio fiscal respectivo y, en caso de que a la fecha de aplicación no se
hayan publicado deberán aplicar los del ejercicio inmediato anterior. Éste
importe incluye el monto pagado por servicio de radiocomuniciación, cuando en
su caso se cuente con dicho servicio.
36. La contratación de servicios profesionales independientes se restringirá al
mínimo indispensable y deberá cumplir con los siguientes requisitos: contrato
de prestación de servicios, la contratación deberá ser a corto plazo
especificando los beneficios obtenidos por la población del Municipio, los cuales
deberán coadyuvar al cumplimiento de los programas autorizados, además
emitir el dictamen del área usuaria de la convocante respectiva en el sentido de
que no cuenta con el personal capacitado para la actividad profesional a
desarrollar, anexando el informe de actividades señalando los objetivos y
beneficios alcanzados; el pago se hará contra entrega de recibo de honorarios
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que incluya la retención del 10% por concepto de impuesto sobre la renta, el
entero de este impuesto se hará en el plazo fijado a la S.H.C.P.
37. El registro contable de las operaciones deberá hacerse en el periodo mensual
correspondiente con los documentos originales, expidiéndose contra recibo que
indique la fecha de pago.
38. Queda estrictamente prohibido usar recursos presupuéstales de los programas
GIM, FISM y FORTAMUN-DF para financiar gasto corriente; así mismo no se
podrán hacer transferencias de recursos de programa a programa sin
autorización.
39. Los anticipos registrados a cargo de proveedores, prestadores de servicio,
contratistas, entre otros, no excederán en su antigüedad a 30 días y deberán
anexar a la póliza correspondiente recibo con hoja membretada, firma y sello.
40. Cuando por error se utilice un cheque, este deberá anexarse a la póliza de
egreso con la leyenda de “cancelado”.
41. No se afectaran las partidas de gasto por los montos de las comisiones que la
Institución bancaria cargue a las cuentas del municipio, que se originaron por el
sobregiro en la expedición de cheques, así como los recargos y actualizaciones
de ISR no enterado en tiempo. En tal caso estas erogaciones deberán cargarse
a la cuenta 1106 de Responsabilidades de Funcionarios y Empleados.
42. Los comprobantes de gastos por concepto de adquisición de material
fotográfico y revelado, deberá indicar que área administrativa usó el servicio y
contener la firma del responsable.
43. Las facturas de los centros comerciales deberán tener anexo el ticket de
compra que corresponda, verificado que el número de comprobante coincida
con lo señalado en la factura.
44. Para el pago de liquidaciones deberá anexar copia certificada del aviso ante el
Tribunal de Conciliación y Arbitraje, el cálculo de las liquidaciones y el soporte
de los pagos.
45. La falta de alguno de los requisitos anteriormente señalados en la
documentación comprobatoria, tendrá como consecuencia la improcedencia del
gasto y deberá realizarse el reintegro a la cuenta bancaria que corresponda.
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GENERALES
C.
1. La Cuenta Pública deberá validarse en su totalidad mediante sello y firma
autógrafa del Presidente, Síndico y Tesorero Municipal.
2. Para cada programa, fondo y ejercicio deberá aperturarse una cuenta bancaria.
3. Toda póliza remitida deberá contener folio consecutivo.
4. El registro de provisiones se realizará en póliza diario, anexando copia de la
factura que ampara la erogación y la documentación soporte correspondiente.
5. No serán aceptados los comprobantes de gastos de un mismo proveedor,
acreedor, prestador de servicio, etcétera, aquellos que presenten números de
folios consecutivos.
6. Para la aplicación de recursos provenientes de los fondos de aportaciones
federales, deberá observarse lo establecido en la Ley de Coordinación Fiscal.
7. La comprobación de cada programa o subprograma debe ser por separado.
8. De los programas o subprogramas que no tuvieron movimiento, presentar
estado de cuenta bancario, conciliación bancaria y libro de registro diario.
9. El pronóstico de ingresos y presupuesto de egresos debe estar acorde al
catalogo de cuentas vigente emitido por el OFS.
10. En la adquisición de activos fijos deberá efectuarse un doble registro contable,
el primero de afectación al presupuesto y el segundo de afectación al
patrimonio del municipio.
11. El registro contable de los ingresos, erogaciones y otras operaciones, se
deberán realizar ajustándose al clasificador de ingresos, al clasificador por
objeto de gasto y a los catálogos que para estos fines de a conocer el Órgano
de Fiscalización Superior.
ADQUISICIONES
D.
1. Las adquisiciones de materiales y servicios que hagan los Ayuntamientos
deberán sujetarse a lo establecido en el Decreto de Presupuesto de Egresos
del Estado y Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de
Tlaxcala.
2. Toda adquisición de bienes muebles deberá estar amparada con “requisición de
compra” que indique el área administrativa que usará dicho bien.
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3. Las facturas originales que amparen la adquisición se anexarán a la póliza de
egresos.
4. En caso de adquisición de vehículos la factura original deberá conservarse en el
Municipio enviando copia certificada como comprobante del gasto.
5. Queda prohibido desincorporar bienes muebles propiedad del H. Ayuntamiento
sin justificación y visto bueno de éste Ente Fiscalizador.
6. No podrá enajenarse vehículos propiedad del Municipio con antigüedad menor
a cinco años.
7. Las enajenaciones que se realicen deberán ser apegadas a la Ley Municipal del
Estado de Tlaxcala y a los Lineamientos para la Desincorporación y
Enajenación de Bienes Muebles Propiedad de los Ayuntamientos y demás
Entes Jurídicos Fiscalizables del Estado de Tlaxcala emitidos por éste Ente
Fiscalizador.
8. Por todos los bienes muebles propiedad del Municipio deberá elaborarse
resguardo en el que se indique la oficina y el empleado que tendrá a cargo
dicho bien.
9. Para el caso de bienes como palas, picos, bieldos, martillos, etc.; su reposición
se hará mediante requisición.
10. Los bienes muebles e inmuebles adquiridos con recursos federales del ramo
XXXIII y ramo XX, forman parte del patrimonio del Municipio y deberán
registrarse en las cuentas correspondientes.
11. Para la adjudicación de obras y adquisición de bienes y servicios, se deberá dar
prioridad a los contratistas, proveedores y prestadores de servicios del Estado.
12. Para la adjudicación de obras y adquisición de bienes y servicios, el municipio
deberá contar con un padrón de Contratistas y Proveedores especificando el
ramo y su especialidad.
13. Para la adjudicación se tomaran los parámetros establecidos en el Decreto de
Presupuesto de Egresos para el Estado de Tlaxcala para el ejercicio
correspondiente.
DE LAS OBRAS MUNICIPALES
E.
1. Toda obra municipal para su programación, planeación, presupuestación,
ejecución y control deberá tener los siguientes requisitos:
A. Estar incluida en el acta de priorización de obras que fue elaborada y
autorizada por el Consejo de Desarrollo Municipal.
B. Deberán contar con recursos disponibles dentro de su presupuesto
aprobado y en las partidas correspondientes. Además de contar con la
propiedad y posesión de los terrenos y con los estudios, proyectos,
normas y especificaciones de construcción totalmente terminados, o con
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un avance en su desarrollo, que permita a los contratistas interesados
preparar
sus
propuestas
en
forma
solvente
y
ejecutar
ininterrumpidamente los trabajos hasta su conclusión.
C. Con base en la autorización de cada obra municipal deberá asignarse un
número de autorización que la identifique y llevar el control en el registro
de estos para evitar duplicidad.
D. Por cada obra municipal programada, ya sea recurso Federal, Estatal,
Municipal u otros; deberá elaborarse un expediente técnico, el
expediente técnico de las obras propuestas por las comunidades y
aprobadas por los ayuntamientos, en el seno de los consejos de
desarrollo municipal o de los comités de Planeación de Desarrollo
Municipal, de conformidad a la ministración de los recursos, a fin de
garantizar y apoyar su realización y operación, mismo que se enviará a
COPLADET para su validación.
E. Una vez obtenida la validación deberá enviarse invariablemente al O.F.S.
para su registro, análisis y seguimiento.
2. Para la asignación y ejecución de la obra pública y acciones, se observará lo
que establecen las siguientes Leyes: Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las Mismas, Ley de Obras Públicas para el Estado de
Tlaxcala y sus Municipios, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Estado de Tlaxcala, Ley de la Construcción del Estado de Tlaxcala y sus
Normas Técnicas, el Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado de
Tlaxcala para el ejercicio Fiscal correspondiente, Reglamentos, Disposiciones y
Normatividad que de ellas emanen.
3. Las obras por administración directa, se realizarán cuando el municipio posea la
capacidad técnica para su ejecución y supervisión, así como los elementos
necesarios para tal efecto y no podrán bajo ninguna circunstancia participar
terceros como contratistas, sean cuales fueren las condiciones particulares, de
naturaleza jurídica o modalidades que éstos adopten, incluidos los sindicatos,
asociaciones, sociedades civiles y demás organizaciones o instituciones
similares.
4. Así mismo, el Presupuesto de Egresos del Estado, establecerá los montos
máximos que los gobiernos municipales podrán adjudicar en forma directa y los
montos de los contratos que siendo superiores podrán adjudicar al contratista
que cuente con la capacidad de respuesta inmediata, habiendo considerado por
lo menos tres propuestas.
Para la aplicación de este precepto, cada contrato se considerará
individualmente, a fin de determinar si queda comprendida dentro de los
montos máximos y límites que establezca el Decreto de Presupuesto de
Egresos del Estado, pero en ningún caso, el importe total de la obra podrá ser
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fraccionado para que quede comprendido en los supuestos a que se refiere el
Decreto del Presupuesto.
5. Toda obra asignada por contrato, deberá tener las fianzas de garantía
correspondientes, mismas que deberán estar plasmadas en el contrato
realizado por el Municipio.
6. Los calendarios de ejecución de obra, deberán cumplirse invariablemente como
lo establece el contrato, de no observar esta disposición se deberán aplicar las
penas convencionales cuando el atraso en la ejecución de las obras se dé por
la falta de realización de los trabajos y que son por causas imputables a los
contratistas y, que se determinaran únicamente en función de los trabajos que
no se hayan realizado conforme al contrato convenido, las que en ningún caso
podrán ser superiores, en su conjunto al monto de la garantía de cumplimiento.
El Municipio deberá fijar cuales serán los términos, las condiciones, las formas y
porcentajes para su aplicación de acuerdo con lo marcado en la normatividad
aplicable.
7. Para que sea aceptada la propuesta de un contratista, deberá verificarse que
este vigente su registro ante la S.H.C.P. y que cuente con la capacidad técnica
y financiera; además, que tenga la especialidad que corresponda a la obra o en
su caso, que se soporte quién será su residente de obra.
8. Para las obras por contrato y por administración directa, el Director de Obras
Públicas será el responsable de la programación, planeación, presupuestación,
ejecución, control, recepción y entrega de la obra; así mismo, deberá tener el
registro de Director Responsable de Obra.
9. En las obras por administración directa será responsabilidad de cada comité de
obras recaudar aportaciones de los beneficiarios y entregarlos a la Tesorería
Municipal, y esta a su vez solicitarlos para su debido registro y control.
10. Las listas de raya o nominas de las obras públicas deberán corresponder a las
estimaciones de los trabajos realizados y estar soportadas por generadores,
bitácoras de obra, reportes fotográficos y la explosión de insumos y
rendimientos aplicados, así mismo deberá de dar prioridad a la mano de obra
de la región.
11. La obra pública no debe provisionarse de acuerdo a los marcado en la Ley de
Obras Públicas para el Estado de Tlaxcala y sus Municipios.
11
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INFORMES SOBRE LA GESTIÓN FINANCIERA
F.
1. Los Gobiernos municipales deberán presentar por periodos mensuales
cuenta pública al O.F.S. en los primeros 15 días posteriores al mes de que
trate.
2. Las Presidencias de Comunidad deberá presentar su cuenta pública a
Tesorería Municipal dentro de los primeros 3 días de cada mes.
3. La cuenta pública municipal que presentará los Gobiernos Municipales
O.F.S., se integrará por los siguientes informes:
A.
B.
I.
II.
III.
C.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
la
se
la
al
Oficio de Presentación (original y copia).
Estados Financieros (original, copia y en medio magnético).
Estado de posición financiera del programa COI (balance).
Estado de Ingresos y Egresos mensual del programa COI.
Estado de origen y aplicación de recursos mensual.
Anexos a los Estados Financieros.
Balanza de Comprobación.
Relaciones analíticas del balance (anexos).
Estado presupuestal impreso y en medio magnético.
Libro de registro diario.
Auxiliares de cuentas de balance y de resultados.
Estados de cuenta bancarios originales.
Conciliaciones bancarias.
Talones de cheques.
Pólizas de ingresos, cheque, egresos y diario con documentación
soporte.
Informe mensual y acumulado de cobro del impuesto predial,
agua potable y registro civil impreso y en medio magnético.
Informe mensual del entero de los impuestos.
Informe mensual acumulado de adquisición de bienes muebles e
inmuebles. Impreso y en medio magnético;
Programa Operativo Anual calendarizado por mes;
Presupuesto de ingresos anual, calendarizado por mes, por
capítulo y partida;
Presupuesto de egresos anual, calendarizado por mes, por
capítulo y partida;
Inventario de recursos humanos por nivel y percepción
económica;
Actas donde constan las autorizaciones del Cabildo en materia de
ingresos, erogaciones y programas de operación.
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XVIII. Inventario de bienes muebles e inmuebles. (Este ultimo deberá
presentarse en el mes de julio de cada ejercicio fiscal
D.
Documentación comprobatoria de la Obra Pública.
DOCUMENTACIÓN DE OBRA PÚBLICA
G.
1
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
XVIII.
XIX.
XX.
XXI.
XXII.
XXIII.
Por primera vez:
A.
Por contrato:
Auxiliares por obra.
Anticipo.
Póliza de Cheque.
Expediente Técnico completo validado por el COPLADET y la institución
normativa correspondiente, cuando en su caso corresponda.
Acta del comité de obra.
Formato de registro y control de gastos acumulados.
Estado de cuenta de contrato.
Acta de autorización de la obra.
Acta de adjudicación de la obra.
Copia de convocatoria o invitación al concurso.
Copia del acta de fallo.
Contrato.
Calendario de ejecución.
Reporte Fotográfico.
Fianzas, en copias certificadas
Acumulado o concentrado de obras.
Proyecto ejecutivo
En obras realizadas con recurso de Gasto Corriente, presentar expediente
técnico y su importe quedara sujeto a los procedimientos legales
establecidos y enviarse al Órgano de Fiscalización Superior para su
registro.
Enviar copia en obras por convenio
Proceso de adjudicación
Catalogo de conceptos
Apertura de bitácora de obras
Validación y/o aprobación técnica por la Entidad Normativa
correspondiente, según sea el caso.
13
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I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
2
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
B.
Por administración directa:
Expediente técnico completo
Auxiliar de obras.
Bitácora.
Póliza de cheque.
Póliza de diario.
Factura de materiales.
Lista de raya o nóminas.
Generadores de obra.
Reporte Fotográfico.
Formato de registro y control de gastos acumulados.
Explosión de materiales.
Acumulado o concentrado de obras.
Explosión por mano de obra
Proyecto ejecutivo
Validación y/o aprobación técnica por la Entidad
correspondiente, según sea el caso.
Normativa
Documentación en la segunda comprobación y subsecuentes.
A.
Por Contrato:
Concentrado de Obra.
Auxiliar por obra.
Factura.
Copia de las hojas 1 y 4 sobre Información Básica y de Presupuesto de
Obra del expediente técnico y en caso de modificación, remitir el
expediente completo.
Póliza cheque.
Póliza de diario.
Formato de registro y control de gastos acumulados.
Estimación.
Generador de obra.
Bitácora.
Reporte fotográfico.
Prueba de laboratorio, según sea el tipo de obra
Estimación acumulada
Acta de terminación de obra.
Acta de entrega recepción
14
H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN
OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
B.
Por administración directa:
Concentrado de obra.
Auxiliar por obra.
Acta de comité de obra.
Factura(s) concentrado de facturas por suministro de materiales.
Copia de las hojas 1 y 4 sobre Información Básica y de Presupuesto de
Obra y en caso de modificación, remitir el expediente completo.
Lista de raya o nómina.
Póliza cheque.
Póliza de diario.
Formato de registro y control de gastos acumulados.
Bitácora.
Reporte fotográfico.
Estimación por mano de obra
Generador con croquis por concepto
Acta de entrega recepción.
15
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DE LOS INGRESOS