H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO Tlaxcala, Tlax., Enero 15 de 2008 ACTUALIZACIÓN DE CIRCULAR O.F.S./108/2002 C. PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE , TLAX. PRESENTE. La Cuenta Pública Municipal se integra por Estados Financieros, anexos, informes y documentación comprobatoria que deberá soportar cada uno de los registros contables, por ende, ésta institución con fundamento en lo dispuesto en los artículos 104 y 105 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala; 1, 2, 4, 12, 14 fracciones I, III y XXI y 31 fracciones I y II de la Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Tlaxcala y sus Municipios, en relación con el Acuerdo emitido por el H. Congreso del Estado de fecha 10 de Febrero de 2007 y publicado el 14 del mismo mes y año; informa de manera enunciativa más no limitativa, los criterios de carácter normativo a los cuales deberá sujetarse en la integración de la misma. Para el control de ingreso y gasto público la normatividad vigente establece leyes que son de observancia general para los Poderes del Estado, Municipios, Organismos Autónomos y en general personas públicas o privadas que recauden o ejerzan recurso público. Las Leyes a observar son: La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala, Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tlaxcala y sus Municipios, Ley Municipal del Estado de Tlaxcala, Ley de Ingresos de los Municipios del Estado de Tlaxcala, Ley de Ingresos Propia (cuando en su caso corresponda), Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Tlaxcala, Ley del Patrimonio Público del Estado de Tlaxcala, Ley de Obras Públicas para el Estado de Tlaxcala y sus Municipios, Ley Laboral de los Servidores Públicos del Estado de Tlaxcala y sus Municipios, Ley de Ecología y Protección al Ambiente del Estado de Tlaxcala, Ley de la Construcción del Estado de Tlaxcala, Código Financiero para el Estado de Tlaxcala y sus Municipios, Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Tlaxcala, así como la Ley de Coordinación Fiscal y la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, por citar algunas. Así mismo, en caso de establecer sanciones a aquellos servidores públicos que incumplan con la normatividad se sujetarán a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Tlaxcala, Código Civil y Penal del Estado de Tlaxcala, entre otras. En este sentido, se describen las siguientes normas: 1 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO DE LOS INGRESOS A. 1. Todo ingreso que recaude o reciba el Municipio por cualquier concepto, debe ingresar a la Tesorería Municipal, contabilizarse y anexar el recibo correspondiente como soporte. 2. Por cada ingreso propio que reciba el Municipio deberá expedirse recibo con folio consecutivo. Estos recibos invariablemente deberán contener la firma y sello del responsable de caja. 3. Para control de los ingresos municipales deberán elaborarse dos tipos de recibos de ingresos, mismos que deberán tener folio consecutivo: a. Para recepcionar contribuciones. b. Para recepcionar participaciones, recursos extraordinarios y donaciones. 4. Todos los ingresos que se reciban en el día, deberán depositarse en la cuenta de cheques correspondiente a nombre del Municipio, a más tardar al día siguiente de su recepción. 5. Los Municipios que no cuenten con sucursal bancaria, harán los depósitos invariablemente los lunes de cada semana. 6. Los recibos foliados son formas valoradas cuyo control, custodia, vigilancia y buen uso es responsabilidad del Tesorero Municipal. 7. Cuando por error u omisión se cancele un recibo, el original y las copias deberán anexarse a la póliza de ingresos con la leyenda “cancelado”. 8. El registro de los ingresos se hará mediante una póliza de ingresos. La póliza deberá contener: el concepto y/o motivo del ingreso, folios consecutivos que amparen el registro y anexar la ficha del depósito bancario. 9. Los recibos de ingresos no deberán tener tachaduras sobreescritura y/o enmendaduras. 10. Los ingresos por concepto de intereses en cuentas productivas deberán registrarse mediante póliza de ingresos en el periodo correspondiente, adjuntando copia del Estado de Cuenta. DE LOS EGRESOS: La Gestión financiera de los gobiernos municipales debe estar sustentada en la normatividad vigente y sus prácticas contables, métodos y procedimientos apegados a los principios de contabilidad gubernamental o normas de información financiera. 2 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO B. 1. Toda erogación que efectúe el municipio deberá registrarse mediante póliza cheque o de egresos y estar comprobada con el original de la documentación correspondiente. Salvo por la adquisición de vehículos, equipo de transporte y bienes inmuebles, deberán anexar copia de las facturas y escrituras certificadas por el Secretario del Ayuntamiento. 2. Las erogaciones superiores a $2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M. N.) se pagarán invariablemente con cheque nominativo anexando la leyenda “No Negociable” o “Para Abono en Cuenta del Beneficiario” al proveedor, prestador de servicio, acreedor o beneficiario. 3. Los comprobantes del gasto deben reunir los requisitos fiscales que establece el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. La falta de algún requisito en la documentación comprobatoria del gasto, tendrá como consecuencia la improcedencia del documento. 4. No serán aceptados recibos simples como comprobantes de gastos, aquellas erogaciones que por sus características sean susceptibles de recabar facturas o recibos de honorarios. 5. No deberá pagarse un gasto que no cuente con partida autorizada en el presupuesto de egresos del Municipio y/o se encuentre sobregirada. 6. Toda comprobación de gasto debe estar a nombre del Municipio. 7. Toda póliza cheque y de egresos, deberá tener nombre y firma del beneficiario, cantidad pagada, concepto del gasto y la fecha de pago. 8. Las facturas remitidas por la venta de un bien o la prestación de un servicio que recibe el municipio deberán corresponder al giro de la empresa o negocio que la expida, 9. Los comprobantes del gasto deben corresponder al mes de calendario del ejercicio en que se registran. 10. Los comprobantes del gasto deberán estar a una sola tinta, a maquina o pluma y no contener tachaduras, enmendaduras y/o alteraciones; de lo contrario, será improcedente el gasto. 11. En las facturas, el Tesorero deberá anotar el destino del gasto, recabando nombre, cargo y firma de recibido del funcionario o personal que hace uso del servicio o del bien que se comprueba. 12. Se restringirá el uso de recibos simples como comprobantes del gasto, únicamente se utilizarán en casos de extrema urgencia y siempre y cuando sea justificable la erogación, no debiendo exceder de $2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M. N.) y deberán tener los requisitos siguientes: concepto de la erogación, firma y nombre de la persona que recibe el recurso y copia de credencial de elector. 3 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO 13. Toda adquisición y/o donación de bienes muebles e inmuebles deberá registrarse al inventario y contabilizarse en el auxiliar correspondiente en el mismo mes que se recibe. 14. Para erogaciones por concepto de “gastos médicos”, se deberá presentar Recibo de Honorarios y Receta original firmada por el médico a nombre del empleado y/o Dependiente económico que recibió el servicio, acreditando el parentesco. Cuando exista Convenio con algún Sindicato se aplicarán los porcentajes que al efecto establezca el convenio respectivo y se hará extensivo al personal de confianza y funcionarios. Las facturas deberán expedirse a nombre del Municipio tratándose del pago de servicios médicos de laboratorio, medicamentos, lentes, prótesis, etc. En caso de no tener celebrado convenio con sindicato alguno, se utilizarán los porcentajes que aplican los Poderes del Estado; la documentación comprobatoria de gastos médicos deberá estar autorizada por el Presidente siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal. 15. A los comprobantes de las erogaciones deberán ponerles sello de “Pagado”, anotando: fecha de pago, número de cheque y banco. 16. Se considerarán “gastos menores” aquellas erogaciones no mayores a $500.00 (QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.). 17. El fondo fijo será por un monto máximo de $5,000.00 (CINCO MIL PESOS 00/100 M. N.) y estará a cargo del Tesorero Municipal o persona que se designe, además la reposición del fondo se hará mediante cheque a nombre del responsable y deberá entregarse la documentación comprobatoria a la tesorería en un término no mayor a quince días. 18. La partida presupuestal de “combustibles y lubricantes” se comprobará con factura a nombre del Municipio por la estación de servicio, anexando bitácora individual acumulativa debidamente requisitada por cada unidad. 19. El concepto de “gastos a comprobar”, sólo se utilizará en casos de extrema urgencia, especificando el motivo del gasto, el registro contable debe ser con cargo a la cuenta de “deudores diversos” y deberá quedar saldada a más tardar dentro de los 15 días siguientes a la fecha en que se recibió. En caso de no recuperar el recurso en el mes registrado proceder a la reclasificación a la cuenta 1106 “Responsabilidad de funcionarios y empleados” y recabar como comprobante un pagaré a favor del municipio del cual deberá remitir copia certificada por el Secretario del Ayuntamiento. 20. Queda estrictamente prohibido utilizar recursos de cualquier programa o fondo para otorgar préstamos personales. 21. Los comprobantes por concepto de gastos de ceremonial y orden social, se restringirán para eventos de carácter oficial, deberán anexar reporte fotográfico, indicar motivo del evento, fecha de realización y emitir orden de trabajo autorizada por el Presidente Municipal. 4 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO 22. En los comprobantes por concepto de “alimentación de personas” se restringirán para eventos de carácter oficial y deberá anotar el motivo del gasto, nombre y firma de los responsables. Para éste concepto anexarán bitácora acumulativa por funcionario. 23. Las erogaciones por concepto de apoyos sociales, se comprobarán con: solicitud original firmada y en su caso sellada por los solicitantes, la cual deberá indicar el destino del gasto, recibo simple firmado y sellado por él o los beneficiarios cuando éste no exceda un importe de $5,000.00 anexando copia de credencial de elector de él o los beneficiarios. En caso de que el apoyo otorgado sea igual o mayor a $5,000.00 (CINCO MIL PESOS 00/100 M. N.) deberá remitirse documentación que reúna requisitos de ley. 24. El pago de pasajes, deberá limitarse al mínimo necesario para el traslado del personal comisionado y en caso de ser un pago de pasaje foráneo se requerirá presentar el oficio de comisión y un informe detallado de las actividades realizadas. 25. Las erogaciones por concepto de “viáticos” se sujetarán a lo siguiente: deberán anexar invitación, oficio de comisión el cual especificará nombre de la persona, lugar y el periodo de la comisión, así como una descripción detallada de las actividades realizadas y la comprobación correspondiente que reúna los requisitos fiscales. El pago de éste concepto debe restringirse al mínimo indispensable, los viáticos que se otorguen deberán ser exclusivamente por los días estrictamente necesarios para el desempeño de la comisión conferida. El monto de los viáticos deberá ajustarse a las tarifas establecidas en los Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal correspondiente. 26. Las erogaciones por concepto de gastos de “mantenimiento y conservación de instalaciones, maquinaria y equipo” deberán comprobarse con factura en la que se anotará la instalación, maquinaria o equipo que recibe el servicio, anexando bitácora individual acumulativa. 27. La nomina del personal deberá ajustarse al número de plazas incluidas en sus presupuestos y organigramas aprobados por el H. Cabildo. Las nóminas o listas de raya, deberán contener el RFC y la firma de cada uno de los empleados; así mismo, los sueldos del personal deberán asignarse, tomando como base las percepciones pagadas en la administración anterior y estos se podrán modificar únicamente en proporción al incremento anual de los salarios mínimos. 28. En la primer nómina firmada por el empleado deberá anexarse copia legible de la credencial de elector y Contrato de Prestación de Servicios. 29. En los casos en que uno o varios empleados no acudan a cobrar salario en un plazo de 6 días hábiles, el importe correspondiente deberá depositarse en la cuenta de cheques del Municipio. 5 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO Después de transcurrido el plazo, el empleado deberá solicitar por escrito el pago correspondiente, para lo cual deberá elaborarse nómina o lista de raya complementaria. 30. Las retenciones de los servidores públicos por concepto del “Impuesto Sobre la Renta por Salarios” se deberán calcular conforme lo establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta y estas deberán enterarse en los plazos establecidos a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. El cálculo del impuesto será con base al total de las percepciones ordinarias y extraordinarias. 31. Las retenciones a los empleados de base por concepto de cuotas sindicales deberán ser enteradas al sindicato correspondiente en términos de lo establecido en el contrato colectivo. 32. Las retenciones a los empleados de confianza por concepto de aportación a Pensiones Civiles, deberán ser enteradas a dicho organismo en los plazos establecidos. 33. Evitar contratar trabajadores eventuales, salvo que las contrataciones estén previstas en el presupuesto destinado para el Capitulo 1000 Servicios Personales. 34. Las erogaciones por concepto de servicio telefónico quedan restringidas a llamadas oficiales, así mismo, deberán anexar bitácoras telefónicas por áreas o por números asignados. En el caso de llamadas a números celulares, especificar el nombre y cargo de la persona a la que se habla. Las llamadas no registradas o no justificadas, serán a cargo de los responsables de su control y los montos de estas deberán reintegrarse en forma mensual a la Tesorería Municipal. 35. El pago de telefonía celular será utilizado exclusivamente por servidores públicos considerados de mandos superiores, el monto máximo autorizado para éste concepto se aplicará de conformidad con los importes establecidos en los Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el ejercicio fiscal respectivo y, en caso de que a la fecha de aplicación no se hayan publicado deberán aplicar los del ejercicio inmediato anterior. Éste importe incluye el monto pagado por servicio de radiocomuniciación, cuando en su caso se cuente con dicho servicio. 36. La contratación de servicios profesionales independientes se restringirá al mínimo indispensable y deberá cumplir con los siguientes requisitos: contrato de prestación de servicios, la contratación deberá ser a corto plazo especificando los beneficios obtenidos por la población del Municipio, los cuales deberán coadyuvar al cumplimiento de los programas autorizados, además emitir el dictamen del área usuaria de la convocante respectiva en el sentido de que no cuenta con el personal capacitado para la actividad profesional a desarrollar, anexando el informe de actividades señalando los objetivos y beneficios alcanzados; el pago se hará contra entrega de recibo de honorarios 6 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO que incluya la retención del 10% por concepto de impuesto sobre la renta, el entero de este impuesto se hará en el plazo fijado a la S.H.C.P. 37. El registro contable de las operaciones deberá hacerse en el periodo mensual correspondiente con los documentos originales, expidiéndose contra recibo que indique la fecha de pago. 38. Queda estrictamente prohibido usar recursos presupuéstales de los programas GIM, FISM y FORTAMUN-DF para financiar gasto corriente; así mismo no se podrán hacer transferencias de recursos de programa a programa sin autorización. 39. Los anticipos registrados a cargo de proveedores, prestadores de servicio, contratistas, entre otros, no excederán en su antigüedad a 30 días y deberán anexar a la póliza correspondiente recibo con hoja membretada, firma y sello. 40. Cuando por error se utilice un cheque, este deberá anexarse a la póliza de egreso con la leyenda de “cancelado”. 41. No se afectaran las partidas de gasto por los montos de las comisiones que la Institución bancaria cargue a las cuentas del municipio, que se originaron por el sobregiro en la expedición de cheques, así como los recargos y actualizaciones de ISR no enterado en tiempo. En tal caso estas erogaciones deberán cargarse a la cuenta 1106 de Responsabilidades de Funcionarios y Empleados. 42. Los comprobantes de gastos por concepto de adquisición de material fotográfico y revelado, deberá indicar que área administrativa usó el servicio y contener la firma del responsable. 43. Las facturas de los centros comerciales deberán tener anexo el ticket de compra que corresponda, verificado que el número de comprobante coincida con lo señalado en la factura. 44. Para el pago de liquidaciones deberá anexar copia certificada del aviso ante el Tribunal de Conciliación y Arbitraje, el cálculo de las liquidaciones y el soporte de los pagos. 45. La falta de alguno de los requisitos anteriormente señalados en la documentación comprobatoria, tendrá como consecuencia la improcedencia del gasto y deberá realizarse el reintegro a la cuenta bancaria que corresponda. 7 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO GENERALES C. 1. La Cuenta Pública deberá validarse en su totalidad mediante sello y firma autógrafa del Presidente, Síndico y Tesorero Municipal. 2. Para cada programa, fondo y ejercicio deberá aperturarse una cuenta bancaria. 3. Toda póliza remitida deberá contener folio consecutivo. 4. El registro de provisiones se realizará en póliza diario, anexando copia de la factura que ampara la erogación y la documentación soporte correspondiente. 5. No serán aceptados los comprobantes de gastos de un mismo proveedor, acreedor, prestador de servicio, etcétera, aquellos que presenten números de folios consecutivos. 6. Para la aplicación de recursos provenientes de los fondos de aportaciones federales, deberá observarse lo establecido en la Ley de Coordinación Fiscal. 7. La comprobación de cada programa o subprograma debe ser por separado. 8. De los programas o subprogramas que no tuvieron movimiento, presentar estado de cuenta bancario, conciliación bancaria y libro de registro diario. 9. El pronóstico de ingresos y presupuesto de egresos debe estar acorde al catalogo de cuentas vigente emitido por el OFS. 10. En la adquisición de activos fijos deberá efectuarse un doble registro contable, el primero de afectación al presupuesto y el segundo de afectación al patrimonio del municipio. 11. El registro contable de los ingresos, erogaciones y otras operaciones, se deberán realizar ajustándose al clasificador de ingresos, al clasificador por objeto de gasto y a los catálogos que para estos fines de a conocer el Órgano de Fiscalización Superior. ADQUISICIONES D. 1. Las adquisiciones de materiales y servicios que hagan los Ayuntamientos deberán sujetarse a lo establecido en el Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado y Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Tlaxcala. 2. Toda adquisición de bienes muebles deberá estar amparada con “requisición de compra” que indique el área administrativa que usará dicho bien. 8 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO 3. Las facturas originales que amparen la adquisición se anexarán a la póliza de egresos. 4. En caso de adquisición de vehículos la factura original deberá conservarse en el Municipio enviando copia certificada como comprobante del gasto. 5. Queda prohibido desincorporar bienes muebles propiedad del H. Ayuntamiento sin justificación y visto bueno de éste Ente Fiscalizador. 6. No podrá enajenarse vehículos propiedad del Municipio con antigüedad menor a cinco años. 7. Las enajenaciones que se realicen deberán ser apegadas a la Ley Municipal del Estado de Tlaxcala y a los Lineamientos para la Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles Propiedad de los Ayuntamientos y demás Entes Jurídicos Fiscalizables del Estado de Tlaxcala emitidos por éste Ente Fiscalizador. 8. Por todos los bienes muebles propiedad del Municipio deberá elaborarse resguardo en el que se indique la oficina y el empleado que tendrá a cargo dicho bien. 9. Para el caso de bienes como palas, picos, bieldos, martillos, etc.; su reposición se hará mediante requisición. 10. Los bienes muebles e inmuebles adquiridos con recursos federales del ramo XXXIII y ramo XX, forman parte del patrimonio del Municipio y deberán registrarse en las cuentas correspondientes. 11. Para la adjudicación de obras y adquisición de bienes y servicios, se deberá dar prioridad a los contratistas, proveedores y prestadores de servicios del Estado. 12. Para la adjudicación de obras y adquisición de bienes y servicios, el municipio deberá contar con un padrón de Contratistas y Proveedores especificando el ramo y su especialidad. 13. Para la adjudicación se tomaran los parámetros establecidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos para el Estado de Tlaxcala para el ejercicio correspondiente. DE LAS OBRAS MUNICIPALES E. 1. Toda obra municipal para su programación, planeación, presupuestación, ejecución y control deberá tener los siguientes requisitos: A. Estar incluida en el acta de priorización de obras que fue elaborada y autorizada por el Consejo de Desarrollo Municipal. B. Deberán contar con recursos disponibles dentro de su presupuesto aprobado y en las partidas correspondientes. Además de contar con la propiedad y posesión de los terrenos y con los estudios, proyectos, normas y especificaciones de construcción totalmente terminados, o con 9 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO un avance en su desarrollo, que permita a los contratistas interesados preparar sus propuestas en forma solvente y ejecutar ininterrumpidamente los trabajos hasta su conclusión. C. Con base en la autorización de cada obra municipal deberá asignarse un número de autorización que la identifique y llevar el control en el registro de estos para evitar duplicidad. D. Por cada obra municipal programada, ya sea recurso Federal, Estatal, Municipal u otros; deberá elaborarse un expediente técnico, el expediente técnico de las obras propuestas por las comunidades y aprobadas por los ayuntamientos, en el seno de los consejos de desarrollo municipal o de los comités de Planeación de Desarrollo Municipal, de conformidad a la ministración de los recursos, a fin de garantizar y apoyar su realización y operación, mismo que se enviará a COPLADET para su validación. E. Una vez obtenida la validación deberá enviarse invariablemente al O.F.S. para su registro, análisis y seguimiento. 2. Para la asignación y ejecución de la obra pública y acciones, se observará lo que establecen las siguientes Leyes: Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, Ley de Obras Públicas para el Estado de Tlaxcala y sus Municipios, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Tlaxcala, Ley de la Construcción del Estado de Tlaxcala y sus Normas Técnicas, el Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado de Tlaxcala para el ejercicio Fiscal correspondiente, Reglamentos, Disposiciones y Normatividad que de ellas emanen. 3. Las obras por administración directa, se realizarán cuando el municipio posea la capacidad técnica para su ejecución y supervisión, así como los elementos necesarios para tal efecto y no podrán bajo ninguna circunstancia participar terceros como contratistas, sean cuales fueren las condiciones particulares, de naturaleza jurídica o modalidades que éstos adopten, incluidos los sindicatos, asociaciones, sociedades civiles y demás organizaciones o instituciones similares. 4. Así mismo, el Presupuesto de Egresos del Estado, establecerá los montos máximos que los gobiernos municipales podrán adjudicar en forma directa y los montos de los contratos que siendo superiores podrán adjudicar al contratista que cuente con la capacidad de respuesta inmediata, habiendo considerado por lo menos tres propuestas. Para la aplicación de este precepto, cada contrato se considerará individualmente, a fin de determinar si queda comprendida dentro de los montos máximos y límites que establezca el Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado, pero en ningún caso, el importe total de la obra podrá ser 10 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO fraccionado para que quede comprendido en los supuestos a que se refiere el Decreto del Presupuesto. 5. Toda obra asignada por contrato, deberá tener las fianzas de garantía correspondientes, mismas que deberán estar plasmadas en el contrato realizado por el Municipio. 6. Los calendarios de ejecución de obra, deberán cumplirse invariablemente como lo establece el contrato, de no observar esta disposición se deberán aplicar las penas convencionales cuando el atraso en la ejecución de las obras se dé por la falta de realización de los trabajos y que son por causas imputables a los contratistas y, que se determinaran únicamente en función de los trabajos que no se hayan realizado conforme al contrato convenido, las que en ningún caso podrán ser superiores, en su conjunto al monto de la garantía de cumplimiento. El Municipio deberá fijar cuales serán los términos, las condiciones, las formas y porcentajes para su aplicación de acuerdo con lo marcado en la normatividad aplicable. 7. Para que sea aceptada la propuesta de un contratista, deberá verificarse que este vigente su registro ante la S.H.C.P. y que cuente con la capacidad técnica y financiera; además, que tenga la especialidad que corresponda a la obra o en su caso, que se soporte quién será su residente de obra. 8. Para las obras por contrato y por administración directa, el Director de Obras Públicas será el responsable de la programación, planeación, presupuestación, ejecución, control, recepción y entrega de la obra; así mismo, deberá tener el registro de Director Responsable de Obra. 9. En las obras por administración directa será responsabilidad de cada comité de obras recaudar aportaciones de los beneficiarios y entregarlos a la Tesorería Municipal, y esta a su vez solicitarlos para su debido registro y control. 10. Las listas de raya o nominas de las obras públicas deberán corresponder a las estimaciones de los trabajos realizados y estar soportadas por generadores, bitácoras de obra, reportes fotográficos y la explosión de insumos y rendimientos aplicados, así mismo deberá de dar prioridad a la mano de obra de la región. 11. La obra pública no debe provisionarse de acuerdo a los marcado en la Ley de Obras Públicas para el Estado de Tlaxcala y sus Municipios. 11 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO INFORMES SOBRE LA GESTIÓN FINANCIERA F. 1. Los Gobiernos municipales deberán presentar por periodos mensuales cuenta pública al O.F.S. en los primeros 15 días posteriores al mes de que trate. 2. Las Presidencias de Comunidad deberá presentar su cuenta pública a Tesorería Municipal dentro de los primeros 3 días de cada mes. 3. La cuenta pública municipal que presentará los Gobiernos Municipales O.F.S., se integrará por los siguientes informes: A. B. I. II. III. C. I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. la se la al Oficio de Presentación (original y copia). Estados Financieros (original, copia y en medio magnético). Estado de posición financiera del programa COI (balance). Estado de Ingresos y Egresos mensual del programa COI. Estado de origen y aplicación de recursos mensual. Anexos a los Estados Financieros. Balanza de Comprobación. Relaciones analíticas del balance (anexos). Estado presupuestal impreso y en medio magnético. Libro de registro diario. Auxiliares de cuentas de balance y de resultados. Estados de cuenta bancarios originales. Conciliaciones bancarias. Talones de cheques. Pólizas de ingresos, cheque, egresos y diario con documentación soporte. Informe mensual y acumulado de cobro del impuesto predial, agua potable y registro civil impreso y en medio magnético. Informe mensual del entero de los impuestos. Informe mensual acumulado de adquisición de bienes muebles e inmuebles. Impreso y en medio magnético; Programa Operativo Anual calendarizado por mes; Presupuesto de ingresos anual, calendarizado por mes, por capítulo y partida; Presupuesto de egresos anual, calendarizado por mes, por capítulo y partida; Inventario de recursos humanos por nivel y percepción económica; Actas donde constan las autorizaciones del Cabildo en materia de ingresos, erogaciones y programas de operación. 12 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO XVIII. Inventario de bienes muebles e inmuebles. (Este ultimo deberá presentarse en el mes de julio de cada ejercicio fiscal D. Documentación comprobatoria de la Obra Pública. DOCUMENTACIÓN DE OBRA PÚBLICA G. 1 I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. XXIII. Por primera vez: A. Por contrato: Auxiliares por obra. Anticipo. Póliza de Cheque. Expediente Técnico completo validado por el COPLADET y la institución normativa correspondiente, cuando en su caso corresponda. Acta del comité de obra. Formato de registro y control de gastos acumulados. Estado de cuenta de contrato. Acta de autorización de la obra. Acta de adjudicación de la obra. Copia de convocatoria o invitación al concurso. Copia del acta de fallo. Contrato. Calendario de ejecución. Reporte Fotográfico. Fianzas, en copias certificadas Acumulado o concentrado de obras. Proyecto ejecutivo En obras realizadas con recurso de Gasto Corriente, presentar expediente técnico y su importe quedara sujeto a los procedimientos legales establecidos y enviarse al Órgano de Fiscalización Superior para su registro. Enviar copia en obras por convenio Proceso de adjudicación Catalogo de conceptos Apertura de bitácora de obras Validación y/o aprobación técnica por la Entidad Normativa correspondiente, según sea el caso. 13 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. 2 I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. B. Por administración directa: Expediente técnico completo Auxiliar de obras. Bitácora. Póliza de cheque. Póliza de diario. Factura de materiales. Lista de raya o nóminas. Generadores de obra. Reporte Fotográfico. Formato de registro y control de gastos acumulados. Explosión de materiales. Acumulado o concentrado de obras. Explosión por mano de obra Proyecto ejecutivo Validación y/o aprobación técnica por la Entidad correspondiente, según sea el caso. Normativa Documentación en la segunda comprobación y subsecuentes. A. Por Contrato: Concentrado de Obra. Auxiliar por obra. Factura. Copia de las hojas 1 y 4 sobre Información Básica y de Presupuesto de Obra del expediente técnico y en caso de modificación, remitir el expediente completo. Póliza cheque. Póliza de diario. Formato de registro y control de gastos acumulados. Estimación. Generador de obra. Bitácora. Reporte fotográfico. Prueba de laboratorio, según sea el tipo de obra Estimación acumulada Acta de terminación de obra. Acta de entrega recepción 14 H. CONGRESO DEL ESTADO DE TLAXCALA ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN OBSERVAR A PARTIR DEL MES DE JUNIO I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. B. Por administración directa: Concentrado de obra. Auxiliar por obra. Acta de comité de obra. Factura(s) concentrado de facturas por suministro de materiales. Copia de las hojas 1 y 4 sobre Información Básica y de Presupuesto de Obra y en caso de modificación, remitir el expediente completo. Lista de raya o nómina. Póliza cheque. Póliza de diario. Formato de registro y control de gastos acumulados. Bitácora. Reporte fotográfico. Estimación por mano de obra Generador con croquis por concepto Acta de entrega recepción. 15