e-Flexware - Importación de comprobantes de Ventas. Aclaraciones respecto del formato del archivo a importar Tipo de archivo ASCII. Todos los datos serán del tipo carácter alfanumérico. Los registros se incluirán uno por línea, con caracteres 13 y 10 de fin de línea. No deben incluirse separadores de campos. Todos los importes tienen al punto como separador de decimales y dos decimales. Las fechas tienen un formato fijo en los ASCII. Los nombres de los archivos ASCII que reconoce el Sistema e-Flexware son los siguientes: VCabecer.txt – Cabecera de comprobantes de ventas VItems.txt - Detalles de comprobantes de ventas VRegEsp.txt – Detalles de regímenes especiales VMedPago.txt – Detalle de medios de pago Aclaraciones Generales (válidas para todos los archivos): Cuando no se disponga de ciertos datos, completarlos con blancos si el campo es alfanumérico o con cero (respetando el formato correspondiente) si el campo corresponde a un número. La carga en el Sistema de las tablas relacionadas deberá ser realizada en forma manual por el usuario o en el caso de las tablas básicas ya van definidas con el Sistema; por Ej: - Tipos de comprobantes: FC, TK, ND, NC. - Condición de venta: 1- contado 2- cuenta corriente - Artículos y todas las tablas relativas a artículos Las descripciones asociadas a las tablas de definible1, definible2, tipos de cliente y zonas pueden sólo indicarse si se van a dar de alta estas tablas por medio del importador. El registro se dará de alta si no existe y se le indicará como descripción la indicada en este archivo (si se cambiara la descripción tendrán que ir a registrarlo directamente en el sistema. - Recodificación de clientes: Amenábar 2046 Piso 29 (1428) Buenos Aires Argentina Conmutador: 4788-1414 Ventas: 4788-1421 Fax: (54-011) 4787-2408 Soporte Técnico Telefónico: 4783-3015 Vía Fax: 4787-3000 BBS: 4788-1411 Control Remoto: 4788-1420 Si se desea redefinir el código de cliente desde e-Flexware (por ejemplo, porque el sistema original tiene un código de cliente más grande que el que soporta e-Flexware), se debe ingresar en los ASCII como código de cliente lo siguiente: ‘@@@#@@’. De esta forma, en lugar de buscar el cliente con ese código, el Sistema lo busca por número de CUIT o documento. Si no lo encuentra, realiza una recodificación del código de cliente en forma automática (secuencial y numérica) para darlo de alta. Si lo encuentra, reemplaza el código de cliente para ese comprobante por el encontrado. IMPORTANTE: como la recodificación es secuencial numérica, el usuario debe cuidar no ingresar en e-Flexware ningún código de cliente alto (por ej, 999999), para que no le inhabilite los nuevos códigos. www.bejerman.com.ar e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 1 Formato de los archivos de Comprobantes de Ventas La importación se realizará a partir de los siguientes archivos: - Cabecera de comprobantes de Ventas (contiene los datos generales del comprobante) Se debe grabar en todos los casos - Detalle de comprobantes de Ventas (contiene el detalle de los artículos o conceptos comprados) No generar registro en el archivo ASCII para los siguientes comprobantes: CR, CP, RC, AJC, AJD y comprobantes anulados - Detalle de Regímenes especiales (retenciones o percepciones efectuadas). Sólo si el comprobante tiene retenciones o percepciones - Detalle de Medios de Pago Sólo si el comprobante tiene asociado medios de pago (factura contado, recibo, etc) Se asume que todos los importes están expresados en moneda local. Tipos fijos de comprobantes que pueden importarse: factura, ticket, nota de crédito, nota de débito, recibo, certificado de retención, certificado de percepción, ajuste de crédito, ajuste de débito. Cabecera de Comprobantes de Venta Importante: No se importarían comprobantes en cuotas o plazos Campo 1 Tipo de Comprobante 2 Letra 3 Punto de Venta 4 Nro. De Comprobante 5 Nro. Hasta 6 7 8 9 Fecha de Comprobante Código de Cliente Razón social del Cliente Tipo de Documento Longitud Descripción y aclaraciones Obl. Tabl a Sí 3 Se indicará el código del tipo de comprobante. Sí P.ej: ‘FC’, ‘ND’, ‘NC’. 1 Se indicará “A”, “B”, según corresponda. Queda N No abierta la posibilidad para incorporar facturación o del tipo “C” o “X” 4 Punto de Venta del comprobante N No o 8 Nro. del comprobante. Si el comprobante es del Sí No tipo lote se deberá indicar el Nro. inicial del lote. 8 Si el comprobante es del tipo lote se deberá N No ingresar el Nro. Hasta del lote. o 8 Formato AAAAMMDD 6 Si es Clientes varios tiene que indicar 6 blancos 40 2 Tipo de documento asociado al cliente. Deberá contener alguno de los siguientes códigos: 1 = C.U.I.T.; 2 = D.N.R.P.; 3 = L.E.; 4 = L.C.; 5 = D.N.I.; 6 = Pasaporte; 7 = C.I. Policia Federal; 8 = C.I. Buenos Aires; 9 = C.I. Catamarca; 10 = C.I. Córdoba; 11 = C.I. Corrientes; 12 = C.I. Entre Ríos; 13 = C.I. Jujuy; 14 = C.I. Mendoza; 15 = C.I. La Rioja; 16 = C.I. Salta; 17 = C.I. San Juan; 18 = C.I. San Luis; 19 = C.I. Santa Fe; 20 = C.I. Santiago del Estero; 21 = C.I. Tucuman; 22 = C.I. Chaco; 23 = C.I. Chubut; 24 = C.I. Formosa; e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas Sí Sí Sí Sí No Sí No No - Página 2 10 Provincia 3 11 Situación de IVA 1 25 = C.I. Misiones; 26 = C.I. Neuquén; 27 = C.I. La Pampa; 28 = C.I. Río Negro; 29 = C.I. Santa Cruz; 30 = C.I. Tierra del fuego; Código de la provincia asociada al cliente. Es un código numérico que identifica a cada provincia en la correspondiente tabla de Flexware. 1 = Capital Federal; 2 = Buenos Aires; 3 = Catamarca; 4 = Córdoba; 5 = Corrientes; 6 = Chaco; 7 = Chubut; 8 = Entre Ríos; 9 = Formosa; 10 = Jujuy; 11 = La Pampa; 12 = La Rioja; 13 = Mendoza; 14 = Misiones; 15 = Neuquén; 16 = Río Negro; 17 = Salta; 18 = San Juan; 19 = San Luis; 20 = Santa Cruz; 21 = Santa Fe; 22 = Santiago del Estero; 23 = Tierra del Fuego; 24 = Tucumán; 25 = Exterior Situación de IVA asociada al cliente Deberá contener alguno de los siguientes códigos: 1 = Inscripto 2 = No Inscripto 3 = Consumidor Final 4 = No Responsable 5 = Exento 6 = Responsable Monotributo 7 = Sujeto No Categorizado El cuit/dni o lo que sea y sino un 0 Número de Incripción en Ingresos Brutos del Cliente 12 CUIT 13 Nro. Ingresos Brutos 11 15 14 Código de vendedor 15 Código de Zona 16 Código de la Clasificación adicional del cliente 4 4 4 Debe existir en la tabla informada en Clientes / Tablas relativas a Clientes / Clasificación Adicional 1 3 Condición de Venta del comprobante. 4 8 Formato AAAAMMDD 16 Suma de Todos los importes de la factura 2 Sí la factura consigna descuentos comerciales 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Condición de la Venta Código de Causa de Emisión Fecha de Vencimiento Importe Total Comprobante Código de Descuento Comercial Código de Descuento Financiero Código de Descuento al pie del comprobante Apertura contable Tipo de cliente Dirección Código Postal Localidad Código de la Clasificación adicional del cliente 2 30 Mensaje Sí No Sí No Si Sí No No *1 No Sí Sí Sí *1 Sí No No Sí No Sí Sí No No Sí 2 Sí la factura consigna descuentos financieros. No Sí 2 Sí la factura consigna descuentos al pie. No Sí 4 4 30 8 25 4 No No Para el caso de cliente vario o alta de cliente No Para el caso de cliente vario o alta de cliente No Para el caso de cliente vario o alta de cliente No Debe existir en la tabla informada en Clientes / No Tablas relativas a Clientes / Clasificación *1 Adicional 2 Si Si No No No Sí 40 e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 3 31 Comprobante anulado 32 Actualiza stock 33 Descripción de clasificación adicional 1 1 Comprobante anulado S=Si BLANCO=No Si 1 Actualiza Stock S=Si N=No Si 15 Descripción asociada a la clasificacion No 34 Descripción de clasificación adicional 2 15 35 Descripción de tipo de cliente 15 36 Descripción de zona 15 37 Descripción del vendedor 25 38 Comprobante preparado 1 39 Tasa descuento comercial nro 1 40 Tasa descuento comercial nro 2 41 Tasa descuento comercial nro 3 42 Tasa descuento financiero 8 43 Tasa descuento vario o al pie 8 8 8 8 adicional 1. Si ya esta dada de alta se puede poner en blanco Descripción asociada a la clasificacion adicional 2. Si ya esta dada de alta se puede poner en blanco Descripción asociada al tipo de cliente. Si ya esta dada de alta se puede poner en blanco Descripción asociada a la zona. Si ya esta dada de alta se puede poner en blanco Descripción del vendedor. Si ya esta dada de alta se puede poner en blanco Se considera comprabante preparado a los comprobantes no emitidos. S=Si Blanco=No. Tasa de descuento comercial (1 de 3). Si es descuento es negativo. Si es recargo es positivo. Tasa de descuento comercial (2 de 3). Si es descuento es negativo. Si es recargo es positivo. Tasa de descuento comercial (3 de 3). Si es descuento es negativo. Si es recargo es positivo. Tasa de descuento financiero. Si es descuento es negativo. Si es recargo es positivo. Tasa de descuento vario o al pie. Si es descuento es negativo. Si es recargo es positivo. No No Si No Si No Si No Si No Si Si No No No No No No No No No No No *1 Pueden ser obligatorios o no según la parametrización del Sistema. Con la importación de comprobantes se darán de alta los registros inexistentes en las siguientes tablas: - Condiciones de venta Clasificación adicional 1 de clientes Clasificación adicional 2 de clientes Tipo de clientes Zonas Vendedor Descuentos comerciales (se asume como descripción el código y tasa cero) Descuentos financieros (se asume como descripción el código y tasa cero) Descuentos al pie (se asume como descripción el código y tasa cero) Clientes Apertura contable (se asume como descripción el código) Causas de emisión (se asume como descripción el código) No se darán de alta: - Provincias (deben estar cargadas previamente) - Monedas (deben estar cargadas previamente) Para importar comprobantes anulados se prevé una marca en el archivo correspondiente a la cabecera de comprobantes (campo “Anulado”). En el caso de un comprobante de este estilo sólo se necesita un registro en el archivo de la cabecera. e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 4 Si el comprobante tiene algún concepto no gravado o sólo iva, no puede ingresarse ningún tipo de descuento. Los descuentos comerciales, financieros y por ítem sólo pueden ingresarse en las Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito y Tickets. Los descuentos al pie sólo se pueden ingresar en los tres primeros, y siempre que no haya regímenes especiales siendo el cliente consumidor final, exento, no alcanzado o monotributista. Sólo se aceptan tickets para condición de venta contado y para clientes con situación de iva consumidor final. Sólo se pueden registrar comprobantes a clientes varios si lleva condición de venta contado. El Sistema genera automáticamente un tipo de lista de precios fijo (si éste ya no existe) de acuerdo a la situación de iva del cliente. Este código de lista es INE (Lista neta) para clientes inscriptos y no inscriptos, e IFI (Lista precio final) para el resto de las situaciones. Detalle de Comprobantes de Venta Campo Long. 1 2 Tipo de Comprobante Letra 3 1 3 4 Punto de Venta Nro. de Comprobante 4 8 5 Nro. Hasta 8 6 7 8 Fecha de Comprobante Código de Cliente Tipo de Item 8 6 1 9 Código artículo del concepto / 23 10 Cantidad en Unidad de medida 1 11 Cantidad en Unidad de medida 2 12 Descripción del artículo / concepto / leyenda 13 Precio unitario 16 14 15 16 17 18 8 8 16 16 16 Tasa IVA Inscripto Tasa IVA No Inscripto Importe IVA Inscripto Importe IVA No Inscripto Importe Total 16 50 16 Descripción y aclaraciones Obl. Se indicará el código del tipo de comprobante. Se indicará “A”, “B”, según corresponda. Queda abierta la posibilidad para incorporar facturación del tipo “C” o “X” Punto de Venta del comprobante Nro. del comprobante. Si el comprobante es del tipo lote se deberá indicar el Nro. inicial del lote. Si el comprobante es del tipo lote se deberá ingresar el Nro. Hasta del lote. Formato AAAAMMDD Sí *1 Tabl a Sí No *1 Sí Si No No No Sí Sí Se deberá llenar con “C” , “A”, según se informe Sí un concepto o artículo, “L” para leyendas Según corresponda y se haya indicado en el Sí campo 8. En caso de utilizar atributos usar como separador entre el genérico y cada atributo el “-“. Se deberá completar siempre Sí No Sí No Completar solo si se utilizan dos unidades de *1 medida. Sí está en blanco, se asumirá la descripción del Sí concepto/artículo. Es el precio unitario del ítem. Si el cliente es Sí cons.final, exento, no alcanzado o monotributista, se debe agregar el IVA (es el precio impreso en la factura) Sí No Sí No Es el importe total neto del item Sí (Importe Total sin Iva luego de aplicar los No e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas Sí No No No No No No No No - Página 5 descuentos). 19 Importe de Dto. Comercial 20 Importe de Dto. Financiero 21 Importe de Dto. Al pie del comprobante 22 Código del Concepto no gravado 23 Importe Iva no gravado 16 16 16 24 Tipo de IVA 1 25 26 27 28 29 2 16 3 26 8 Cod Dto por línea Importe Dto por línea Deposito Partida Tasa descuento por ítem 30 Importe del renglón 4 16 16 Código del Concepto no Gravado asociado al Artículo / Concepto (Impuestos internos) Importe del concepto no gravado en Iva. (Imp internos) Tipo de tasa en ventas: 1=Ingresa Tasa / 2=Exento / 3=No Alcanzado / 5=Exportación/ blanco=para conceptos solo No Gravado. Código dto por línea Importe descuento por línea Código de Depósito Codigo de partida o serie o partida/serie Tasa de descuento por ítem. Si es descuento es negativo. Si es recargo es positivo. Es el importe de la línea (precio por cantidad menos bonificación por ítem), y si el cliente es cons.final, exento, no alcanzado o monotributista, también debe llevar el iva. No No No No No No No Sí No No Si No No No Si No No Si No No No No Sí No *1 Pueden ser obligatorios o no según la parametrización del Sistema. Signos de los ítems Comprobante Factura Factura Nota de Crédito Nota de Crédito Cantidad Positiva (estándar) Negativa (resta del comprobante) Negativa (estándar) Positiva (resta del comprobante) Importes Positivos Descuentos Negativos Negativos Positivos Negativos Positivos Positivo Negativos Los totales de los ítems y regímenes deben coincidir con el importe total de la cabecera del comprobante. Si surgiera alguna diferencia, ajustar el último ítem. Con la importación de ítems se darán de alta los registros inexistentes en las siguientes tablas: - Tasas de Iva - No gravados - Descuentos por ítem (para la descripción se asume el código) - Conceptos - Depósitos No se darán de alta: - Artículos - Partidas (si la partida no existe se rechazará el comprobante) Detalle de Regímenes Especiales e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 6 Campo Longitud Descripción y aclaraciones 1 Tipo de Comprobante 3 2 Letra 1 3 4 Punto de Venta Nro. de Comprobante 4 8 5 Nro. Hasta 8 6 7 8 9 Fecha de Comprobante Código del Cliente Código del Régimen especial Código Artículo 8 6 4 4 10 Importe 16 OBL. Tabl a Se indicará el código del tipo de comprobante. Sí Sí Sí el comprobante corresponde a un Recibo de Cobranza, se deberá completar con el código: “RC”. Se identificará con “A”, “B”, “C” o “X” según *1 No corresponda. Punto de Venta del comprobante *1 No Nro. del comprobante. Si el comprobante es del Sí No tipo lote se deberá indicar el Nro. inicial del lote. Si el comprobante es del tipo lote se deberá No ingresar el Nro. Hasta del lote. En el formato AAAAMMDD Sí No Código del cliente correspondiente a la factura . Sí Sí Es el código del regimen especial correspondiente Sí Sí El código del Artículo que se ingreso al dar de Sí Sí alta el regimen especial Importe correspondiente al regimen especial sin Sí No incluir el signo. Completar este archivo en caso de haberse efectuado retenciones o percepciones. Detalle de medios de Pago Campo Longitud Descripción 1 Tipo de Comprobante 2 Letra 3 4 Punto de Venta Nro. De Comprobante 5 Nro. Hasta 6 7 8 Fecha de Comprobante Código del Cliente Medio de pago 9 10 11 Moneda Tipo de cambio Caja/ Aplicación varia/Origen vario Obl. 3 Se indicará el código del tipo de comprobante. Sí el comprobante corresponde a un Recibo de Cobranza, se deberá completar con el código: “RC”. 1 Se identificará con “A”, “B”, “C” o “X” según corresponda. 4 Punto de Venta del comprobante 8 Nro. Del comprobante. Si el comprobante es del tipo lote se deberá indicar el Nro. inicial del lote. 8 Si el comprobante es del tipo lote se deberá ingresar el Nro. Hasta del lote. 8 En el formato AAAAMMDD 6 Código del cliente correspondiente a la factura . 1 1 = Caja 2=Cheques de terceros/ cupones/ otros 4 = Cuentas Bancarias 6=Orígenes Varios 8=Aplicaciones Varias 9=Documentos a cobrar 3 Moneda en que se expresa el medio de pago 3 Tipo de cambio 15 Ejemplo: El concepto Caja 01, puede tener Sí Tabl a Sí *1 No *1 Sí No No No Sí Sí Si No Sí No Si Si No Si Si Sí los siguientes subconceptos: Cod. Descripción Caja$ - Caja en pesos e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 7 CajaU$- Caja en dólares 12 13 Tipo cheque/ valor/ documento Fecha de Vencimiento 14 Importe del movimiento 15 16 Nro. De Cheque Código del Banco/Tarjeta 17 Sucursal del banco 18 19 Clearing Origen 20 21 22 23 24 25 26 Código cuenta bancaria Nro tarjeta Nro autorización Nombre del librador Dirección del librador Codigo Postal del librador Pcia. Del Librador 27 28 29 Localidad del Librador Telefono del Librador Importe del movimiento en moneda local 3 8 Fecha de vencimiento del cheque en el formato AAAAMMDD 16 Formato 999999999999.99. Se asumirá que el importe está expresado en la moneda indicada para este registro 8 3 Deberá estar dado de alta en la correspondiente tabla del Flexware 4 Sólo si desea trabajar con identificación de Sucursal, Sino = blancos 3 Horas de Clearing 1 Si el medio de pago es diferente a cheque de terceros completar con blanco, caso contrario con: “T” => De Terceros “P” => Del cliente 15 25 25 30 30 8 3 Ver los códigos válidos indicados en la explicación para el ascii de la cabecera del comprobante 25 30 16 Formato 999999999999.99. Se asumirá que el importe está expresado en moneda local No Si Sí No Sí No Sí Sí No Sí No Si Sí Sí No No No No No No No No No Sí No No No No No Si No No Sí No No No Con la importación de los medios de pago se darán de alta los registros inexistentes en las siguientes tablas: - Cajas Cuentas bancarias Orígenes varios Aplicaciones varias Tipos de valores Tipos de pagarés Bancos (para la descripción se asume el código) (para la descripción se asume el código) (para la descripción se asume el código) (para la descripción se asume el código) (para la descripción se asume el código) (para la descripción se asume el código) (para la descripción se asume el código) No se darán de alta: - Monedas - Provincias Si se realiza el alta de una caja, tipo de valor, cuenta bancaria, etc. se realizará considerando la moneda indicada para este detalle en el primer importe y en el segundo considerando la moneda local. e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 8 Los movimientos de fondos de devolución de cuentas bancarias (asociados a Notas de Crédito) se importarán por totales (no considerando la emisión de cheques). Datos a completar según medio de pago (Ejemplo) Campo Caja 8 9 10 11 Tipo de pago Moneda Tipo de cambio Caja 1 1 UNI CEN 12 13 14 15 Tipo cheque/ valor/ documento Fecha de Vencimiento Importe del movimiento Nro. De Cheque 16 17 18 19 20 Código del Banco/Tarjeta Sucursal del Banco Clearing Origen Código cuenta bancaria 21 Nro de tarjeta 22 Nro autorización 100.00 Cheque Tarjeta 2 1 UNI Document Cta o Bancaria 2 9 4 1 1 1 UNI UNI UNI DIF 1CU PAG 20010430 100.00 Nro cheque 20010430 100.00 Nro cupón 20010430 100.00 Nro docum 007(*) VISA 48 PóT 240 P 100.00 007(*) Cta bancaria Otro nro identificado r Nro tarjeta Nro autorizac. (*) Ver tabla de Bancos Aclaraciones: Los campos Nros. 1 al 7 identifican el comprobante, por tanto deben ser idénticos en todos los archivos Se debe verificar que la suma de los importes de movimientos que cancelan el comprobante coincida con los importes de la cabecera. De ser necesario ajustar el último ítem. e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 9 RECODIFICACION DE CLIENTES Si se desea redefinir el código de cliente desde e-Flexware (por ejemplo, porque el sistema original tiene un código de cliente más grande que el que soporta e-Flexware), se debe ingresar en los ASCII como código de cliente lo siguiente: ‘@@@#@@’. De esta forma, en lugar de buscar el cliente con ese código, el Sistema busca el cliente con ese número de CUIT o documento. Si no lo encuentra, realiza una recodificación del código de cliente en forma automática (secuencial y numérica) para darlo de alta. Si lo encuentra, reemplaza el código de cliente para ese comprobante por el encontrado. IMPORTANTE: como la recodificación es secuencial numérica, el usuario debe cuidar no ingresar en e-Flexware ningún código de cliente alto (por ej, 999999), para que no le inhabilite los nuevos códigos. e-Flexware – Importación de comprobantes de Ventas - Página 10