Manual de Ventas Foraneas

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PUESTO: VENTAS FORANEAS
PROCEDIMIENTO:
Venta
OBJETIVO:
El presente manual de procedimientos busca documentar los procesos del puesto de
ventas foráneas, con la finalidad de estandarizar la ejecución de los mismos, así como
de los formatos utilizados dentro de cada uno de los procesos; y dar a conocer esta
información a todo el personal que labora tanto en el área de ventas foráneas, como
en las demás áreas de Computer Land, logrando así, facilitar cada uno de los
procesos innovaciones y mejoras continuas en las labores desarrolladas.
NORMAS Y/O LINEAMIENTOS:

Toda persona que ingrese al área de ventas foráneas debe cubrir los requisitos
mínimos del puesto que va a ocupar, en este caso, los requisitos son:
conocimiento de equipo de cómputo y software, facilidad de palabra,
iniciativa, experiencia en ventas, aptitud y actitud de servicio.

El candidato a ocupar el puesto deberá presentar: currículum vitae, con datos
completos y mínimo dos referencias laborales y personales.

Una vez aceptado para ocupar el puesto, el candidato deberá presentar la
documentación requerida que formará parte de su expediente personal, en
este caso, la documentación es: Copia de IFE, comprobante de domicilio
actual, acta de nacimiento, NSS, CURP, comprobante de estudios, carta policía
original y firma del contrato laboral.

El pago de su salario se efectuará de acuerdo a los días laborados y a las
normas que marca la ley.

El horario de trabajo será de lunes a viernes de 9:00a.m. a 2:30 y 4:00 a
7:00p.m. Con 1:30 Hr. para comer y Sábados de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.

Todo el personal de Computer Land que cuente con equipo de computo y
correo de la empresa (Outlook) tiene la obligación de estar al pendiente,
revisar, responder y dar seguimiento a los correos, así como hacer uso del
MSN para facilitar la comunicación interna de la empresa durante el horario de
trabajo.

El colaborador está obligado a usar uniforme y gafete de lunes a viernes y en
caso de asistir a algún evento, lo mejor presentable.

El salario de un trabajador de ventas será un sueldo base mas comisión por
sus ventas.
El sueldo base será estipulado en entrevista.
1.- El personal debe siempre mostrar una actitud positiva tanto para los clientes
como para con sus compañeros de trabajo y una excelente actitud de servicio
para con los clientes.
2.- No acumular en el mes un total de 6 Retardos o 3 Faltas.
3.-No deberá traer aparatos de computo personales que ocasionen distracción y
falta de cumplimento del trabajo.
4.- No deberá de contar con ninguna queja tanto de sus clientes como de sus
compañeros.
5.- Cumplir con sus programas de proveedores asignados y certificarse en dichos
programas (antivirus, no break, aula inteligente, licenciamiento, etc.).
6.- El ejecutivo de Ventas debe tener la responsabilidad de darle servicio, soporte
y garantías al cliente tanto para las ventas realizadas por otros ejecutivos de
nuestra empresa esto auxiliándolo con el apoyo del departamento de servicio
técnico quien resolverá o canalizara dichas solicitudes a las políticas de servicio y
garantía que tiene cada uno de nuestros proveedores.
7.- En cuanto a los créditos el ejecutivo debe ser responsable de la recolección e
integración adecuada de los documentos para el otorgamiento del crédito a los
clientes.
8.- En caso de que el ejecutivo no cumpla con el mínimo de utilidad de venta
requerido mensualmente por un periodo consecutivo de 2 meses causará baja
automática por bajo rendimiento y se le rescindirá el contrato como separación
voluntaria de la empresa. Exceptuando al personal de nuevo ingreso.
9.- Es obligación del personal que haga uso los vehículos de la empresa informar
de inmediato cuando se les levante una infracción o multa para que se paguen en
el plazo del 50%. En caso de no informar se revisara la bitácora de los autos para
que la persona que aparezca como responsable se haga cargo del costo de la
misma.
10.- Es responsabilidad de todos la seguridad de la puerta.
11.- Todo empleado que tenga auto personal deberá estacionarlo fuera del
estacionamiento para clientes proveedores y vehículos de Computer land
12.- Todo personal de Computer land deberá actualizar periódicamente la base
de datos de correos internos y formar grupos de trabajo (ventas, administración y
servicio) para que la comunicación sea constante y continua. ( esto se podría
hacer referencia a la guía de soluciones )Donde se debe tener el listado de correos
y datos más actualizado.
10.-Debe hacer uso correcto de la telefonía, extensión telefónica, contestar los
buzones, los mensajes y al comunicarse con un celular de la empresa utilizar el #
para que la llamada salga por el telular. El tiempo de una llamada a celular, ya sea
por telular o de celular a celular, no debe de pasar más de 5 minutos por
llamada, para que no genere costo y aprovechar al máximo nuestra Red que
tenemos de celulares.
Para sacar llamadas desde la empresa solo marquen la extensión deseada:
NUMERO CEL
AREA
EXT TELULAR
3339552489
GERENTE DE VENTAS
1105
3316021993
VENTAS 1
1193
3314173540
VENTAS 2
1139
3314173539
COMPRAS
1539
3314173543
SERVICIO 1
1136
3314173544
SERVICIO 2
1107
3314173542
SERVICIO 3
1112
3314173545
CHOFER
1118
3314173541
MENSAJERO
1138
3338099921
DIRECTOR GENERAL
1113
3331065169
SRA PATY
1140

El persona tiene derecho adicional a las prestaciones de ley los siguientes
beneficios:
1. Adquirir productos a precio de costo de la empresa, pagando de
contado con la limitante de adquirir 1 equipo de escritorio, 1 equipo
portátil (notebook), 3 accesorios y una impresora máximo por año y
por trabajador.
2. Tendrá derecho a asistir a cursos que le ayuden en el desarrollo de sus
labores en la empresa (si estos cursos no tienen costo). Si el curso
tiene valor curricular la empresa podrá incentivar el tomar este curso al
empleado generándole un bono dependiendo el curso y previamente
autorizado.
3. Si los cursos tienen costo, la empresa podrá cubrir hasta el 100% del
mismo (previa autorización y revisión de Dirección). El empleado debe
firmar un pagare valido por dos años, si el empleado dejara la empresa
antes de dicho plazo tiene la obligación de pagar el costo generado
por dicho curso.
Todos los trabajadores tendrán revisión de salario cada año y se basará en un sistema
de métricas que se dará a conocer.
Descripción del procedimiento:
NO.
1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Ejecutivo de Venta
El ejecutivo de ventas, concentrará su atención en el
cliente y realizará lo siguiente:

Preguntarle
sus
datos
al
cliente:
Nombre,
teléfono, correo electrónico, el nombre de la
empresa de la que llama y su dirección

El Ejecutivo le preguntará sobre sus dudas y
necesidades

En base a la respuesta del cliente, el ejecutivo le
planteará una solución ofreciéndole las diversas
opciones de equipo o software con el que se
cuenta.

Realizará la cotización al cliente en CRM, la cual
tendrá los datos recabados anteriormente. (Ver
Anexo 1).

Se le entregará la cotización al cliente firmada
por el ejecutivo, ya sea en formato impreso o en
formato electrónico, previamente cerrado (en
formato puf)
2
Ejecutivo de Venta
El ejecutivo cotizara en línea con nuestros proveedores
(ingram, cva, wintel, entre otros) y no podrá vender con
un margen menor al 4%.
3
Ejecutivo de Venta
Si es un proyecto, es importante consultar bdd de
iniciativas
o
el
html
donde
se
pueden
encontrar
contactos de proveedores y mejores oportunidades de
precio y tiempo de entrega.
4
Ejecutivo de Venta
Es responsabilidad del ejecutivo de darle seguimiento al
proceso de la venta, llamando al cliente, o enviándole
información hasta lograr cerrar la venta.
5
Ejecutivo de Venta
Una vez que la venta se haya cerrado, se procede a tener
por escrito (Mail, firma del cliente en la cotización antes
presentada o anticipo del 50% y resto contra entrega de
mercancía y/o Orden de compra del cliente) en el folio
del CRM se capturara los datos de facturación del cliente,
el equipo que se le vendió, el precio al que se le dio y el
proveedor
con
el
que
se
apoyo
para
realizar
la
cotización. Es importante establecer el tipo de pago:
efectivo, tarjeta de crédito (aplica una comisión por el
uso de la tarjeta, ya sea de pago con tarjeta de contado o
a crédito a 12 meses), con transferencia bancaria y
cheque (salvo buen cobro). Cualquiera que sea la forma
de pago deberá indicarse en el anexo de notas de ventas
Ganadas. El ejecutivo deberá tener conocimiento de
todas estas formas de pago.
6
Ejecutivo de Venta
Una vez afectada la cotización en el CRM (Venta Ganada)
se le envía a administración de ventas
para que
rectifique los datos del cliente.
7
Administración
Una vez validado el crédito, anticipo, cheque y/o
depósito del cliente se mandara dicho movimiento (venta
ganada) al
encargado de compras, el cual procesa el
pedido.
8
Ejecutivo de Venta
También es responsabilidad del ejecutivo hacer la labor
de Tele marketing o mediante el envío de correos con
promociones
para
prospectar
nuevos
clientes.
Al
comenzar labores en la empresa, se le asignará una base
de datos con clientes las cual tendrán que alimentar con
nuevos datos día con día.
9
Ejecutivo de Venta
Es responsabilidad del ejecutivo reportar semanalmente
(anexo4) el seguimiento de sus ventas y clientes. En caso
de que el ejecutivo tenga algún proyecto especial deberá
comunicarlo a Dirección para que le ayude y asesore en
el cierre del mismo.
12
Ejecutivo de Venta
El
ejecutivo
deberá
capacitarse
constantemente
en
iniciativas, cursos o seminarios que los fabricantes o
mayoristas nos ofrezcan.
13
Ejecutivo de Venta
El ejecutivo de venta podrá realizar ventas en todo
México excepto en Jalisco.
ESTRUCTURA
En esta área se lleva a cabo los procesos de contacto con cliente, presentación de
productos a estos y cierre de ventas, de acuerdo a la siguiente estructura.
Dirección
General
Eje. Vta.
Foráneo