Subsistema de Ventas

Subsistema de Ventas
Subsistema de Ventas
Comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus
compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus
productos y servicios.
Modalidades
Diferentes formas de ventas.
1) Según las características del cliente
Ventas locales, exportaciones. Ventas minoristas, mayoristas.
2) Según la recepción del pedido
a. Ventas en salón: vendedor atiende a clientes en su local de ventas.
b. Ventas por corredores: vendedores visitan al cliente, ofrecen producto y
si se concreta la venta, toman el pedido.
c. Ventas por teléfono o correo: el comprador se comunica con el vendedor.
3) Según condiciones de pago convenidas
Ventas al contado, a crédito (Cuenta corriente, cuotas con garantía o no, pagarés.
4) Otras modalidades
Entrega directa del producto o vía intermediarios.
Normas específicas de control interno
1) Separación de funciones
El que vende no debe tener acceso a registros de stock y de cuentas de clientes.
La venta separada de la concesión del crédito (no otorga crédito a clientes
insolventes)
Ventas separada de facturación.
2) Aprobación de la venta
Fijar políticas de venta, otorgamiento de créditos, determinación de precios.
Aprobación a cargo de funcionario responsable de créditos que conoce saldo de
deuda de cliente, notas de pedido aprobadas pero no registradas e importe de
nota de pedido.
3) Bonificaciones
Autorizadas por funcionario. El vendedor puede aplicar un porcentaje
preestablecido y si lo excede, pedir autorización.
4) Movimiento de bienes
Circulación de mercaderías respaldada por comprobante firmado por
responsable de sector que recibe.
Considerar cobertura por riesgo de traslado de la mercadería.
5) Documentación
Notas de pedido, Remitos y Facturas, prenumeradas, se archivan por orden
numérico aún anuladas.
6) Control de la facturación
Contaduría realiza control cruzado.
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Subsistema de Ventas
Descripción del subsistema
Módulo del sistema
1) Recepción del
pedido
 Pedido del
Entradas
2) Aprobación de
Crédito
 NP
cliente
Archivos
 Fichas Stock
 Lista de Precios
 Condiciones de
Procesos
Salidas
 Consulta ficha stock
 Nota de Pedido
Emisión NP
Control NP
Valorizada
 Control Cta Cte, NP aprobadas y no
 Nota de Pedido
facturadas y límite crédito.
 Autorización Pedido
 Actualización registro NP sin
facturar
Valorizada
 Control stock
 Emisión Rto
 Actualización. Stock
 Envío merca a expedición
 Control merca con Remito
 NP
 Rto
 Parte faltante de
Emisión Hoja de Ruta
Entrega al cliente
Remito
 Control NP aya con Remito
 Factura
Emisión Factura
Remito
 Contabilización Facturas
 Actualización Cta Cte
 Descarga Ficha Stock
 Contabilidad
venta
Valorizada
 Cta Cte Cliente
 Límite Crédito
 Registro NP
aprobadas y no
facturadas
3) Preparación de
pedido
 Nota de
4) Despacho
 Remito
5) Facturación
 Ficha stock art.
Pedido
Valorizada
 Remito
 Lista Precios
 NP autorizada y
merca
 Hoja de Ruta
aprobada
6) Registración
 Factura
Remito
 Subdiario Ventas
 Facturas
 Remitos
 Cta Cte Cliente
 Stock
Diaria
1) Recepción del pedido
Lo capta el vendedor mediante una ‘Nota de Pedido’ (NP) que es valorizado por
‘Administración de ventas’ según condiciones de venta vigentes.
Nota de pedido o de venta (NP): lo emite el vendedor al recibir pedido con
condiciones de pago.
Original: Cliente.
Duplicado: Empresa.
Triplicado: Empresa.
Cuadruplicado: Vendedor.
2) Aprobación del crédito
Depto de Crédito recibe Nota de Pedido y verifica si otorga o no el crédito.
Crédito disponible =
Saldos impagos a la fecha
+ Pedidos Pendientes de facturación
– Cobranzas recibidas pendientes de registración
3) Preparación del pedido
Almacenes recibe NP, controla existencia para preparar mercaderías y los
remitos para Expedición.
Si no hay, pide a Producción su reposición.
El Remito (R), lo emite el vendedor para entregar lo vendido en el domicilio
indicado por el comprador. Detalla y acompaña mercaderías para comprobar su
entrega. Es firmado por el que recibe el pedido.
Al que vende, le sirve para controlar mercaderías de almacén.
Al que transporta, organizar y controlar entregas. Es la prueba de haber
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entregado lo vendido y derecho a cobrarlo.
El comprador controla lo recibido con NP u OC y con la factura que recibirá.
Original y Duplicado: Transportista. El duplicado vuelve firmado a Expedición.
Con el remito, se hace la baja en fichas de stock.
4) Despacho
Expedición recibe mercadería pendiente de entrega junto al remito y realiza las
entregas.
Decide recorrido y medio de transporte a utilizar.
Confecciona Hoja de Ruta (HR)
5) Facturación
Facturación o Contaduría, en base a la copia del Remito, genera las facturas.
Factura (FC): emite el vendedor al entregar mercaderías. Es un detalle de lo
vendido, notifica o comunica deuda y plazo de pago.
Si la venta es al contado, puede entregarse un Ticket.
Sirve para registrar contablemente la venta, y si es a crédito, actualizar la ficha
de Cta Cte del cliente.
6) Registración
A cargo de Contaduría. Pase diario de operaciones al subdiario de Ventas y de
actualizar Cuenta Corriente Cliente. Asiento de resumen de ventas.
Anotaciones extras:
Cuesta 6 veces más conseguir un cliente nuevo que mantener uno existente.
El que entrega, va con la ‘hoja de ruta’ y el ‘remito’
5.3 EJEMPLO DE UN CIRCUITO DE VENTA A CREDITO.
GILLI, Juan José y Colaboradores (1995), Sistemas Administrativos, Docencia,
Fundación Universidad a distancia Hernandarias. Bs. As. ( CODIGO: GS)
Unidad 8 . Pág 143 a 153.
1) Al recibir el requerimiento del cliente, el vendedor confecciona la Nota de
pedido (NP) por cuadruplicado. El original y triplicado se envían a
Administración de ventas, el duplicado se entrega al cliente y el
cuadruplicado queda adherido al talonario que dispone el vendedor.
2) Administración de ventas controla la nota de pedido con la lista de precios,
ficha de artículos y en fichas de clientes, verificando las condiciones de
venta y corrige si es necesario: Si no la acepta, la envía al vendedor para
que lo comunique al cliente. Si la autoriza, el original de la NP es enviado a
Créditos, y archiva el triplicado definitivamente.
3) Créditos analiza y controla la información recibida del cliente, de los bancos
y de empresas de informes y evaluación de riesgo crediticio. Consulta en la
ficha del cliente el saldo de deuda, y si supera el monto de crédito
disponible, se envía la NP a Administración de ventas y luego al vendedor
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para que lo comunique al cliente. Si se autoriza se envía la NP a
Almacenes.
4) En Almacenes se controla la NP con la ficha de stock
5) Si hay existencias para satisfacer el pedido, confecciona el remito por
triplicado y lo envía a Expedición junto con las mercaderías. La NP original
queda demorada en espera del remito conformado por expedición, para
luego ser archivados definitivamente.
6) Expedición controla la mercadería con el remito y envía el triplicado del
remito a Almacenes.
7) Expedición emite la hoja de ruta por duplicado. Prepara la mercadería y la
entrega al transporte con los remitos original y duplicado y la hoja de ruta
original. Se queda con el duplicado de la hoja de ruta firmado por el
transportista.
8) El transporte entrega la mercadería al cliente junto con el original del remito,
y solicita que le firme el duplicado en señal de conformidad de su recepción.
9) El transporte regresa con el original del remito conformado por el cliente,
anota las observaciones en la hoja de ruta y entrega ambos en expedición.
10) Expedición controla la hoja de ruta y los remitos. Destruye el duplicado de la
hoja de ruta y archiva definitivamente el original. Envía a Contaduría los
remitos conformados.
11) Contaduría, tomando como base el remito conformado, confecciona la
factura por cuadruplicado, envía el original y duplicado al cliente, el
triplicado a créditos.
12) Contaduría realiza la registración contable con el cuadruplicado de la
factura y el remito y envía a cobranzas.
13) Créditos actualiza la ficha de los clientes y archiva definitivamente la
factura.
VER CURSOGRAMA. Figura 7.4 de pág. 151 GS. GILLI, Juan José y
colaboradores (1995), Sistemas Administrativos, Docencia, Fundación
Universidad a distancia Hernandarias. Bs. As. ( CODIGO: GS)
CASOS PARTICULARES:
CURSOGRAMA DE VENTAS AL CONTADO. GS. Pág. 153. Ver otros casos.
Klein.
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