plan de mejora del archivo clinico del hospital

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE
HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL
SERVICIO DE GESTIÓN DEL
ARCHIVO DE UNIDADES
DOCUMENTALES CLÍNICAS
DEL HOSPITAL GENERAL UNIVERSITARIO
“J. M. MORALES MESEGUER”.
MURCIA.
SERVICIO MURCIANO DE SALUD.
Concurso Abierto.
Exp. nº 1860412-0-11/2003
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INDICE
TITULO I. OBJETO DEL CONTRATO. DEFINICIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
1. Objeto del Contrato.
1.1. Actuaciones a realizar de una sola vez.
a) Creación del Archivo de Pasivo.
b) Reorganización del Archivo Activo.
1.2. Actividades de Servicio Continuado
2. Definición.
3. Ambito de Aplicación.
TITULO II. PROCESOS A REALIZAR DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
1. Actuaciones a realizar de una sola vez.
A. Creación del Archivo Pasivo.
1. Aportación y gestión de un local para el Archivo Pasivo.
2. Extracción de Unidades Documentales.
3. Traslado.
4. Archivado.
B. Reorganización del Archivo Activo.
1. Dotación e instalación de Equipamiento Informático.
2. Reubicación de Unidades Documentales.
3. Inventariado del Archivo Activo y reetiquetado.
C. Cronograma de actuación.
2. Actividades de Servicio Continuado
1. Conservación y custodia.
2. Traslado y entrega de Unidades Documentales.
3. Reetiquetado del Archivo Pasivo.
4. Pasivización de Unidades Documentales Activas.
5. Destrucción de Documentación Clínica.
6. Reducción de tamaño de Historias Clínicas voluminosas.
3. Reubicación o Traslado de Unidades Documentales.
4. Otras obligaciones de la empresa adjudicataria.
TITULO III. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
1. Recursos Humanos.
2. Recursos Materiales, Auxiliares y de Transporte.
TITULO IV. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
TITULO V. RESOLUCIÓN DEL CONTRATO.
1. Supuesto de Resoluciones.
2. Mantenimiento del servicio durante el periodo de transferencia en caso de adjudicación.
3. Transferencia de las Unidades Documentales finalizado el periodo de contrato
TITULO VI. CONTROL Y SUPERVISIÓN.
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TITULO VII. DEMORA EN LA EJECUCIÓN.
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN
DEL SERVICIO DE GESTIÓN DEL ARCHIVO DE UNIDADES DOCUMENTALES
CLÍNICAS DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO “J.M. MORALES MESEGUER”. MURCIA.
SERVICIO MURCIANO DE SALUD.
Expediente nº 1860412-0-11/2003
TITULO I. OBJETO DEL CONTRATO. DEFINICIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
1. OBJETO DEL CONTRATO.
El objeto del presente concurso es la contratación del Servicio de Gestión del Archivo de
Unidades Documentales Clínicas del Hospital General Universitario “J. M. Morales Meseguer”,
que constará de una serie de procesos, clasificados en dos grupos, en función de que se trate
de actuaciones que se realicen de una sola vez o de actividades de servicio continuado.
1.1.
ACTUACIONES A REALIZAR DE UNA SOLA VEZ.
A. CREACIÓN DEL ARCHIVO PASIVO.
Este proceso estará definido por las siguientes actuaciones:
1.
Aportación y gestión, por parte de la empresa adjudicataria, de un local para el
Archivo Pasivo.
2. Extracción de Unidades Documentales.
3. Traslado.
4. Archivado, en el local dispuesto por la empresa.
B. REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ACTIVO.
1.
Dotación e instalación en el Hospital de Equipamiento Informático.
2. Reubicación de Unidades Documentales.
3. Inventariado del Archivo Activo y reetiquetado.
Concurso Abierto.
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1.2.
ACTIVIDADES DE SERVICIO CONTINUADO.
1.
Conservación y custodia.
2. Traslado y entrega de Unidades Documentales a solicitud del Hospital.
3. Pasivización de Unidades Documentales Activas.
4. Destrucción de Documentación Clínica.
5. Reducción de volumen de Historias Clínicas.
La prestación del servicio se realizará con arreglo a los requerimientos y condiciones
que se estipulan en el presente Pliego y en el Pliego de Cláusulas Administrativas, del
que derivarán los derechos y obligaciones de las partes contratantes.
El Servicio a prestar por el adjudicatario se desarrollará con la suficiente
infraestructura técnica, material y humana para desarrollar los servicios contratados
sin la mínima alteración de la gestión.
2. DEFINICIÓN.
2.1.
Se consideran como Archivo Pasivo, de acuerdo con los criterios establecidos por el
Hospital, las siguientes Unidades Documentales:
a) Historias Clínicas:
 de Exitus de más de un año.
 que lleven el año en curso más dos años sin movimiento.
b) Documentación de Urgencias con más de seis meses.
 Informes de Alta del Servicio de Urgencias.
 Placas radiográficas solicitadas por el Servicio de Urgencias.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
3.1.
Para la creación del Archivo Pasivo formarán parte las siguientes Unidades
Documentales:
a) Historias Clínicas:
 de Exitus. (5.000 aprox.)
 del Archivo Actual de Pasivo. (60.000 aprox.)
 que formarán parte del Archivo de Pasivo (125.000 aprox.), por extraer.
b) Documentación de Urgencias desde julio de 1.998
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

3.2.
Informes de Alta del Servicio de Urgencias.
Placas radiográficas solicitadas por el Servicio de Urgencias.
Todas las Unidades Documentales objeto del presente concurso se encuentran en el
Archivo General del Hospital General Universitario “J. M. Morales Meseguer” y
Archivos Anexos, ubicados todos ellos en la ciudad de Murcia.
TITULO II. PROCESOS A REALIZAR DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
Las empresas licitadoras deberán presentar un proyecto o Resumen Ejecutivo (máximo 10
folios) en el que especifiquen, cómo llevarían a cabo la ejecución del servicio, así como la forma
de realizar los distintos procesos que intervienen en el mismo. Dicho proyecto se adaptará a
las líneas generales definidas en este Pliego, aunque pueden aportar variantes/modificaciones
que, según el criterio de la empresa, mejoren la propuesta descrita en el presente Pliego.
1. ACTUACIONES A REALIZAR DE UNA SOLA VEZ.
A. CREACIÓN DEL ARCHIVO PASIVO.
1. Aportación y gestión, por parte de la empresa adjudicataria, de un local para el
Archivo Pasivo.
Para la ejecución del objeto de contrato, la empresa adjudicataria deberá disponer de
un local con las siguientes características:
a) Deberá estar situado a una distancia máxima de 30 Km. del Hospital.
b) Deberá tener la capacidad suficiente para albergar las Unidades Documentales
objeto del presente concurso y las que se puedan ir generando durante la ejecución
del contrato.
c) Deberá poseer las condiciones suficientes que garanticen el buen estado de
conservación, confidencialidad y seguridad de las Unidades Documentales.
Dichas condiciones serán como mínimo:

Señalización.
Ningún rótulo o señalización debe indicar la ubicación de los locales
destinados al Archivo de Pasivo.
Medidas contra incendios.
o

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
o
Prohibición absoluta y estricta de fumar en el local o de introducir
productos inflamables.
o
Deberá ajustarse al Real Decreto 2177/1996, de 4 de octubre , (BOE núm.:
261), por el que se aprueba la Norma Básica de la Edificación <<NBECPI/96: Condiciones de Protección contra Incendios de los edificios>>, del
Ministerio de Fomento, y normativa concordante y complementaria.
o
Deberá ajustarse al Real Decreto 1942/1993, de 5 de noviembre, por el
que se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra
incendios, del Ministerio de Industria y Energía, y normativa concordante y
complementaria.
o
Los aparatos, equipos y sistemas de protección contra incendios, así como
sus partes o componentes, deben reunir las características específicas,
ajustándose a normas UNE, para impedir el deterioro de las Unidades
Documentales.
o
Deberá existir un mantenimiento mínimo de las instalaciones de protección
contra incendios, sometiéndose a un programa de mantenimiento que será
efectuado por personal de un instalador o un mantenedor autorizado,
conservando constancia documental del cumplimiento del programa de
mantenimiento preventivo, indicando, como mínimo las operaciones
efectuadas, el resultado de las verificaciones y pruebas y la sustitución de
elementos defectuosos que se hayan realizado. Las anotaciones deberán
llevarse al día y estarán a disposición de los servicios de inspección del
Hospital.
Medidas contra la humedad/agua.
o


Mantenimiento y revisión periódica del recinto y de la cobertura del
edificio, que no exista instalación de agua ni desagüe en la zona del archivo.
Que las Unidades Documentales descansen en estanterías levantados por
encima del nivel del suelo, un mínimo de 10 cm.
Medidas antirrobo.
o
Dispondrá de detectores volumétricos y contactos magnéticos para la
protección de todos los posibles accesos.
o
Central de Alarma y sirena automática antisabotaje conectada con una
empresa de seguridad. Marcador automático conectado a un control de
seguridad las 24 horas.
Medidas contra factores biológicos.
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o
Limpieza regular de las instalaciones, desinsectación, así como medidas
eficaces antiroedores.
La empresa adjudicataria deberá acreditar, por medio de una empresa externa, el
cumplimiento de todas las condiciones descritas así como aportar un programa de
mantenimiento de dichas instalaciones.
2. Extracción de Unidades Documentales.
a) Historias Clínicas.
Deberá realizarse la extracción con arreglo a la siguiente metodología:
1.
El Hospital facilitará a la empresa adjudicataria el listado informático de las
Historias Clínicas susceptibles de ser extraídas. En dicho listado figurará el
número de Historia Clínica y Nombre y dos Apellidos del paciente, para su
comprobación.
2. La empresa adjudicataria pondrá el personal necesario para realizar la
búsqueda, localización, comprobación de los datos identificativos en el exterior
de los sobres con los del listado informático.
3. Si los datos coinciden, la Historia Clínica será extraída y se habilitará en un
contenedor. En el listado informático se le hará una marca que indicará que ha
sido encontrada y extraída. En el supuesto de que haya alguna anomalía tanto en
la localización como en la comparación, se comunicará al responsable designado
por la Dirección del Hospital, quien tendrá conocimiento a tiempo real del
problema para su resolución.
4. Igualmente se comunicará al responsable designado por la Dirección del
Hospital las posibles duplicaciones de sobres de Historias que se localicen tanto
en el transcurso de la extracción como del posterior inventario.
5. La empresa adjudicataria, se encargará de proporcionar los contenedores
donde irán colocando las Historias Clínicas del listado de Pasivo que se vayan
extrayendo. En su oferta técnica especificarán los contenedores (número y
características) que vayan a utilizar en la prestación del servicio.
6. Las obligaciones descritas en los apartados anteriores, se realizarán
necesariamente de lunes a viernes (excepto festivos) en horario nocturno
(desde las 22:00 horas hasta las 07:30 horas) y sábados, domingos y festivos
(las 24 horas), con el fin de no entorpecer la labor asistencial.
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7. Las empresas licitadoras propondrán en su oferta técnica la implantación de un
sistema de calidad que acredite la exhaustividad del proceso de extracción,
garantizando la ausencia de errores. Para ello las empresas deberán tener en
cuenta en el plan de calidad la intervención necesaria del personal del Hospital.
8. Como resultado del proceso descrito se llegará a un inventario del Archivo
Pasivo con las Historias Clínicas que finalmente se hayan pasivizado y que la
empresa adjudicataria pondrá a disposición documentada del Hospital.
9. Posteriormente a la firma del acta de entrega/recepción la empresa
adjudicataria procederá al traslado de las Historias Clínicas al local externo.
b) Documentación de Urgencias.
La Documentación de Urgencias relacionada en el apartado 3.1. b) del Título I, que
no necesita extracción individual como en el caso de las Historias Clínicas, se
encuentra archivada actualmente de la siguiente forma:

Informes de Alta del Servicio de Urgencias. Se encuentran archivados en cajas
y en archivadores A-Z, apareciendo reflejado en ellos el primer número de Alta
y su correspondiente fecha y el último número de Alta y su correspondiente
fecha.

Placas radiográficas solicitadas por el Servicio de Urgencias. Se encuentran
archivadas en sobres de plástico blancos, igual a los utilizados para las
Historias Clínicas, y en cada sobre están incluidas todas las radiografías
solicitadas por el Servicio de Urgencias, con la fecha del día en el exterior.
Al igual que en el punto 7 del apartado anterior, esta tarea deberá estar
acreditada por un sistema de calidad que tendrá que ser presentado por las
empresas licitadoras.
3. Traslado.
Una vez realizada la extracción y firmadas las correspondientes actas de
entrega/recepción, todas las Unidades Documentales objeto del presente contrato
serán trasladadas a los locales que la empresa adjudicataria disponga para su custodia.
El adjudicatario deberá presentar en su oferta técnica las características de los
vehículos de transporte que utilizará en la ejecución del servicio, tanto en la fase de
creación como en la de Gestión del Archivo Pasivo. Características que deberán ser las
adecuadas para la correcta prestación del servicio.
Serán por cuenta del adjudicatario todos los gastos necesarios para su funcionamiento:
conductor, combustible, mantenimiento, seguros, impuestos, etc.
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4. Archivado en el local dispuesto por la empresa.
Las empresas licitadoras deberán presentar propuesta en la que especifiquen cual sería
el método que consideran más oportuno para el archivado de las Unidades
Documentales del Archivo Pasivo.
B. REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ACTIVO.
1. Dotación e instalación en el Hospital del Equipamiento Informático.
Regirá lo impuesto en el punto 2. del Título III.
2. Reubicación de Unidades Documentales.
Una vez concluida la extracción y traslado de las Historias Clínicas al Archivo Pasivo, la
empresa adjudicataria deberá realizar la reorganización del Archivo Activo,
procediendo a recolocar las Historias Clínicas (ordenadas por triple dígito final),
siguiendo las instrucciones que la Dirección del Centro, o persona designada por ella,
les indique.
3. Inventariado del Archivo Activo y reetiquetado.
Tras la reorganización de todas las Historias Clínicas que queden en situación de
Activo, la empresa adjudicataria deberá realizar el inventario del Archivo Activo y
reetiquetado, unas 100.000 Historias Clínicas.
Con el fin de no interferir en las labores asistenciales, el horario para la elaboración
del inventario y reetiquetado será:

De lunes a viernes, en horario de 22:00 horas a 07:30 horas.

Sábados, domingos y festivos, durante todo el día (24 horas).
La empresa adjudicataria dispondrá del personal suficiente para la realización del
inventariado y reetiquetado del Archivo Activo.
Dicho personal realizará la extracción de cada una de las Historias Clínicas que formen
parte del Archivo Activo para la colocación de las etiquetas que incorporarán los
siguientes datos:

Número individual del expediente clínico (número de Historia Clínica) y su
correspondiente código de barras.

Apellidos y nombre del paciente.
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Las empresas licitadoras deberán presentar muestras de las etiquetas que emplearían
en caso de ser adjudicatarios, que deberán ser de PVC blanco brillo, de adhesivo
permanente y alta resistencia al deterioro. Las etiquetas serán únicas, tanto para las
Historias Clínicas del Archivo Activo como las del Archivo Pasivo que se activen. La
documentación de Urgencias no precisa de reetiquetado.
Tanto en el etiquetado del Archivo Activo como en el etiquetado de las Historias
Clínicas del Archivo Pasivo que se soliciten desde el Archivo Activo durante la
ejecución del contrato, los medios utilizados para ello (impresoras, cintas de impresora,
etiquetas adhesivas, etc.) serán por cuenta del adjudicatario.
El Centro aportará al adjudicatario la información necesaria para que la empresa pueda
preparar las etiquetas necesarias para la realización del etiquetado de las Historias
Clínicas inventariadas.
El personal que designe la Dirección del Centro se encargará de supervisar y controlar
la correcta ejecución del inventario, para lo cual la empresa adjudicataria deberá
entregar al Hospital, antes del inicio del inventario, todo el equipamiento informático
especificado en el punto 2.1. del Título III, (instalado y comprobado su correcto
funcionamiento, tanto software como hardware).
Las empresas licitadoras deberán presentar propuesta técnica pormenorizada en la que
se indique la forma en que realizarán el inventario y etiquetado del Archivo Activo y el
personal y el material del que dispondrán para ello.
Como resultado del proceso descrito se llegará a un inventario del Archivo Activo, que
la empresa adjudicataria pondrá a disposición documentada del Hospital.
C. CRONOGRAMA DE ACTUACIÓN.
La empresa adjudicataria dispondrá de un plazo máximo de 60 días naturales a contar
desde el inicio de la ejecución del contrato, para la realización de las actividades descritas
en el apartado 1. del Título II.
Asimismo deberán presentar cronograma de actuación detallando cada uno de los
procesos/actuaciones a realizar.
2. ACTIVIDADES DE SERVICIO CONTINUADO.
1. Conservación y custodia de las Unidades Documentales en los locales seleccionados
para la ubicación del Archivo Pasivo de acuerdo a las prescripciones descritas en el
presente pliego.
2. Traslado y entrega de Unidades Documentales desde el Archivo Pasivo al Archivo
Activo a solicitud del Hospital.
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Este servicio comprende la búsqueda y el suministro a demanda del Hospital General
Universitario “J.M. Morales Meseguer” de las Unidades Documentales solicitadas, que
serán tras su entrega, convenientemente identificadas por el Hospital realizando un
acta de entrega/recepción de las mismas.
Además la empresa adjudicataria deberá realizar el traslado al local de custodia de las
Unidades Documentales solicitadas y que no sean “activadas”, con la correspondiente
acta de entrega/recepción debidamente cumplimentada.
Las solicitudes se realizarán siempre desde el Archivo Activo, normalmente por medio
de listados en soporte papel generados por la aplicación informática del Hospital,
aunque también se utilizará el fax y teléfono. En cualquier caso, la empresa
adjudicataria deberá adaptar su sistema informático y procedimientos de trabajo al
método y medios que establezca el Hospital, durante la vigencia del contrato y sin
coste adicional.
Habrá tres únicas modalidades:
a) Solicitud y entrega de Unidades Documentales Diarias.
Las Historias Clínicas Programadas de Consultas Externas, Actividad Quirúrgica y
Urgencias podrán ser solicitadas hasta las 21:00 horas y deberán ser entregadas,
ordenadas por consulta/agenda, al archivo activo a las 12:00 horas del día siguiente
(las solicitudes podrán ser actualizadas a las 09:00 horas del día de la entrega).
b) Solicitud y entrega de Unidades Documentales no Diarias.
Las peticiones no urgentes y no referidas al funcionamiento regular del Hospital se
realizarán hasta las 21:00 horas y deberán ser entregadas al Archivo Activo a las
12:00 horas (transcurridas 39 horas desde su solicitud).
Estas solicitudes podrán ser:
o
Solicitud y entrega de Historias Clínicas de Exitus.
o
Solicitud de Documentación de Urgencias.
o
Solicitud de Historias para:





Realización de estudios/investigación.
Peticiones judiciales/extrajudiciales de pacientes.
Docencia.
Planificación y/o estadísticas.
Otros.
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c) La solicitud de Unidades Documentales Extraordinarias o de urgencia inaplazable.
Se podrán realizar a cualquier hora y deberán ser entregadas como máximo en un
plazo de 2 horas.
Los licitadores, en su oferta económica, deberán indicar el importe unitario de
dichas solicitudes.
Tras la solicitud de Historia Clínica del Archivo Externo de Pasivo por asistencia
médica del titular de la misma, esta se “activará” con entrega al Archivo Activo.
Las Historias Clínicas pasivas “activadas” dejarán de ser parte del censo de Historias
Clínicas en depósito y custodia del Archivo Externo de Pasivo. Por tanto producirá una
actualización del inventario de Unidades Documentales depositados y custodiados en el
Archivo Externo de Pasivo en el mes siguiente.
3. Reetiquetado del Archivo Pasivo.
La empresa adjudicataria deberá reetiquetar las Historias Clínicas del Archivo
Externo de Pasivo que sean solicitadas por el Hospital, durante la ejecución del
servicio, y antes de ser entregadas, incorporando una etiqueta con los mismos datos
que los definidos en el apartado “Inventariado del Archivo Activo y reetiquetado”.
4. Pasivización de Unidades Documentales Activas.
El Archivo Activo será actualizado dos veces al año, de acuerdo a calendario de
pasivización documental fijada por el Hospital.
La pasivización del Archivo Activo comprenderá las siguientes actuaciones:




Búsqueda y extracción.
Transporte.
Puesta a disposición, conservación y custodia en los locales adecuados.
Así como los tratamientos documentales e informáticos necesarios para todo
ello.
El número de Historias Clínicas que se estima que puedan pasar anualmente del Archivo
Activo al Archivo Pasivo es de unas 30.000.
5. Destrucción de Documentación Clínica.
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La empresa adjudicataria deberá realizar la destrucción de la Documentación Clínica en
los términos establecidos en la ley, conforme a las instrucciones dadas por el Hospital.
Para ello deberá aportar todos los recursos materiales y humanos necesarios para la
correcta realización del servicio.
Las empresas licitadoras deberán presentar, en su oferta técnica, plan en el que
especifiquen claramente cómo realizarán dicho servicio (locales, medios materiales y
humanos, medios de transporte, actas de destrucción, grabación de vídeo del proceso,
etc.); incluyendo métodos que utilizarán para asegurar toda la confidencialidad y
legalidad del proceso.
Esta prestación se considera incluida en el presupuesto del Hospital y no generará
cargo adicional alguno al Centro.
6. Reducción de volumen de Historias Clínicas.
Con el fin de maximizar el espacio en el Archivo Activo del Hospital, la empresa
adjudicataria reducirá el tamaño de las Historias Clínicas voluminosas a demanda del
Hospital.
La reducción de tamaño se realizará del siguiente modo:
a) En un sobre, debidamente etiquetado (según lo especificado en el apartado
“Inventariado del Archivo Activo y reetiquetado”), irá toda la documentación que
la Comisión de Historias Clínicas dictamine.
b) En otro sobre, con las mismas características que el descrito en el punto a)
anterior, irá aquella documentación que no se incluya en dicho punto.
El sobre especificado en el apartado a) permanecería en el Archivo de Activo del
Hospital, mientras que el especificado en el apartado b) iría al Archivo Externo de
Pasivo, pudiendo ser solicitado por el Hospital de la misma forma que el resto de
Unidades Documentales.
Los sobres serán aportados por el Hospital, no así los medios para la elaboración y
colocación de las etiquetas.
Esta prestación no iría incluida en el precio del contrato, en caso de que el Hospital
necesitara realizar la reducción de tamaño de Historias Clínicas voluminosas, se
facturará a parte. Para ello las empresas licitadoras deberán presentar, en su oferta
económica, presupuesto unitario por dicho servicio.
3. REUBICACIÓN O TRASLADO DE UNIDADES DOCUMENTALES.
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En ningún caso la reubicación o traslado de las Unidades Documentales depositadas en el
archivo Pasivo, tanto por adjudicación a una nueva empresa, como por otras causas ajenas
al hospital, podrá significar costo adicional alguno, interrupción o deterioro del servicio.
4. OTRAS OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA.
a) Todas las modificaciones de circuitos deberán ser comunicadas y autorizadas
previamente por la Dirección del Centro.
b) En el supuesto de que por cualquier causa no imputable al adjudicatario, éste no
pudiera ejecutar convenientemente el servicio, deberá comunicarlo inmediatamente al
Responsable designado por el Hospital y establecerá paralelamente las medidas
oportunas para evitar daños mayores.
c) El Hospital establecerá las penalizaciones por retraso en el cumplimiento de plazos o
por incumplimientos en las entregas.
TITULO III. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
1. RECURSOS HUMANOS.
La empresa adjudicataria especificará en su oferta la composición y cualificación del
equipo de trabajo para la creación, traslado, organización y gestión del servicio. Este
personal será propio de la empresa adjudicataria.
El servicio deberá contar con responsable directo, con amplia experiencia en este tipo de
servicios (incluir currículum en oferta técnica), que ostente la representación de la
empresa adjudicataria, lleve la coordinación, dirección técnica del presente contrato y
preste asesoramiento técnico y legal. Dicha persona deberá ser la misma durante la
ejecución del contrato.
1.1.
DEPENDENCIA FUNCIONAL.
Las personas que aporte la empresa adjudicataria al servicio dependerán del
responsable designado por la empresa, bajo la supervisión del personal nombrado por el
Hospital.
Con relación al personal que por su cuenta aporte la empresa adjudicataria no tendrá
derecho alguno respecto al Servicio Murciano de Salud ni al Hospital.
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En caso de accidente o perjuicio de cualquier género ocurrido a los trabajadores del
Archivo Externo de Pasivo con ocasión del ejercicio de sus cometidos, el adjudicatario
cumplirá lo dispuesto en la legislación vigente bajo su responsabilidad sin que alcance en
modo alguno al Servicio Murciano de Salud.
El adjudicatario está obligado asimismo, a dar de alta a todo su personal en la
Seguridad Social, tener cubierto el riesgo de Accidentes de Trabajo, atenerse a lo
dispuesto en los convenios provinciales o nacionales, si existiesen, y velar por el
cumplimiento de la legislación vigente en cada momento. Mensualmente deberá
presentar dicha acreditación y que está al corriente en el pago de sus cotizaciones
MOD. TC1 y TC2.
La Dirección del Centro se reserva el derecho de poder solicitar la sustitución de
cualquier persona del Archivo Externo de Pasivo cuando existan causas que lo
justifiquen o el desempeño de su actividad no resulte satisfactorio. Cualquier petición
realizada mediante escrito dirigido a la empresa adjudicataria deberá resolverse en un
plazo no superior a las 48 horas siguientes, no suponiendo gasto adicional alguno.
1.2.
UNIFORMIDAD.
Será obligación de la empresa adjudicataria uniformar por su cuenta a todo el personal
durante las horas que realice el servicio, debiendo ir provisto de una placa de
identificación colocada en lugar visible.
En todo caso, la Dirección del Centro podrá convenir modificaciones de uniformidad
con la empresa adjudicataria.
2. RECURSOS MATERIALES, AUXILIARES Y DE TRANSPORTE.
Todos los documentos, independientemente del soporte en que se plasmen (papel,
informática, etc.), que se elaboren y los trabajos que se realicen para la ejecución del
presente contrato, serán de la exclusiva propiedad de la Administración contratante,
debiendo devolverse al Centro a la finalización del contrato y en los términos establecidos.
Asimismo, la Administración contratante, a la finalización del contrato o sus posibles
prórrogas, será la propietaria de los programas o procesos informáticos realizados por el
adjudicatario para tratar la información, sin que éste adquiera ningún derecho sobre los
mismos en cuanto a su utilización posterior, por la Administración o por terceros,
modificación, alteración, etc.
Las infraestructuras, equipamiento del Archivo Externo de Pasivo, medios auxiliares
utilizados, elementos de transporte y equipamiento informático (que se menciona a
continuación), serán proporcionadas por la empresa adjudicataria.
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La empresa adjudicataria especificará en su oferta los medios materiales que aportará y
utilizarán para la realización del servicio.
2.1.
EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO.
La empresa adjudicataria deberá dotar al Hospital Morales Meseguer, sin cargo alguno,
de los medios informáticos cuyas características técnicas mínimas se especifican a
continuación:

1 Impresora de transferencia térmica, para la impresión de etiquetas.
Características Técnicas:
 Impresión: Transferencia térmica (ancho de impresión superior a 90 mm).
 Resolución: 8 puntos/mm (200 DPI), con posibilidad de mejora hasta los 12
puntos/mm. (300 DPI).
 Velocidad: superior a los 200 mm/seg.
 Tipos de papel: Debe permitir la impresión en etiquetas PVC blanco brillo,
de adhesivo permanente y alta resistencia al deterioro, además de la
utilización de consumibles con alto contenido en resinas que garanticen la
legibilidad y perdurabilidad en el tiempo.
 Interfaces: La impresora debe incorporar interfaces Centronics, RS-232C
y Tarjeta de Red Ethernet. En caso de no llevar incorporada internamente
la tarjeta de red, se deberán suministrar todos los elementos hardware y
software que permitan la conexión de la impresora a una red Ethernet
(protocolo TCP/IP).
 Configuración: La impresora debe ser fácilmente configurable a través del
panel de control (LCD y teclado) y con posibilidad de configuración a través
de intranet/internet de forma centralizada.
 Capacidades de impresión: La impresora tendrá capacidad de imprimir
Fuentes de Códigos de Barras (Code 39, EAN, etc.) y Caracteres, desde
Windows y HP-UX (v. 10.xx, 11.xx) permitiendo la programación de las
fuentes con secuencias de escape, en un lenguaje de uso sencillo del que se
facilitará documentación.

Software de impresión de etiquetas con códigos de barras para Windows.

5 Escáner de códigos de barras (de mano).
Características técnicas:
 Proyección manual y fija.
 Deberá permitir la captura y transmisión inalámbrica de datos en tiempo
real.
 Interfaces: conexión directa al ordenador a través de puerto USB,
emulación teclado y/o conexión RS232-C.
 Tecnología láser bidimensional.
 Soporte ajustable.
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Activación automática y manual, de corto y largo alcance.
Resistente a los golpes.
Diodo láser de alta visibilidad.
Capacidad de decodificación: Code 39, Code 39 ASCII completo, Código
128, EAN 8, EAN 13, PDF 417, UPC-A, UPC-E, etc.
Será responsabilidad de la empresa adjudicataria la instalación y configuración de
dicho material informático en las dependencias del Hospital, de forma que se asegure
su adecuado funcionamiento, conforme a las instrucciones establecidas por la Dirección
del Hospital o persona en quien delegue.
La empresa adjudicataria deberá adecuar sus rutinas de trabajo, así como la
configuración del equipamiento informático proporcionado, a la aplicación informática
utilizada actualmente por el Hospital, y a la que pudiera ser implantada en un futuro
para la gestión del Archivo.
2.2.
MANTENIMIENTO DEL EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO
Será responsabilidad de la empresa adjudicataria el mantenimiento preventivo y
correctivo del material informático especificado en el apartado 2.1 del presente pliego,
durante el periodo de duración del contrato.
Todos los gastos generados por cualquier clase de operación realizada por la empresa
adjudicataria, incluido el movimiento o retirada de las máquinas, los desplazamientos
del personal técnico, la mano de obra, las piezas y en general todas las acciones y
elementos necesarios para llevar a cabo el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo serán por cuenta del adjudicatario, que no podrá reclamar abonos por estos
conceptos.
2.2.1.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
El mantenimiento correctivo consiste en la reparación de averías y la subsanación de
cualquier tipo de anomalía.
La reparación del equipo o cualquiera de sus componentes no comportará en ningún caso
disminución de prestaciones ni de fiabilidad.
Todas las piezas y componentes a sustituir, incluidas las piezas de desgaste, lo serán
por cuenta del adjudicatario, sin repercusión económica adicional para el Hospital.
Cuando por motivo justificado el tiempo de reparación sea superior al de resolución
establecido en el apartado 2.2.3, el adjudicatario procederá a la sustitución temporal
del equipo averiado, mientras dure la reparación, por otro igual o de similares
características, siendo responsabilidad de éste la instalación y configuración de dicho
equipo.
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2.2.2.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO ESPECÍFICO DE LA IMPRESORA
La impresora de transferencia térmica será objeto de al menos dos revisiones
preventivas al año.
El mantenimiento preventivo consistirá en la limpieza interna del equipo y la
comprobación de su correcto funcionamiento. En caso de detectar elementos que deban
ser reparados o sustituidos serán aplicables las especificaciones recogidas en el
apartado 2.2.1.
El mantenimiento preventivo se acomodará a las especificaciones del fabricante del
equipo.
Será por cuenta del adjudicatario la sustitución de las piezas de desgaste que se
encuentren deterioradas durante la revisión de los equipos.
2.2.3.
TIEMPOS DE OPERACIÓN
El tiempo de resolución no podrá superar las 24 horas desde la comunicación de la
avería.
El horario de comunicación de incidencias será de lunes a viernes de 8:00 a 19:30
horas.
TITULO IV. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
Aunque la digitalización de documentos no es una prestación incluida en el objeto de este
concurso, los licitadores deberán incluir en sus ofertas una propuesta de digitalización de las
Historias Clínicas del Hospital. En dicha propuesta se deberá detallar el plan de trabajo, los
medios necesarios, los plazos, así como todos aquellos aspectos que el licitador considere
relevantes para llevar a cabo el proceso de digitalización, en el caso de que dicho proceso
hubiera que efectuarse durante la ejecución del contrato.
TITULO V. RESOLUCIÓN DEL CONTRATO.
1. SUPUESTO DE RESOLUCIONES.
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Además de lo previsto en la Cláusula 13 del Pliego de Cláusulas Administrativas
Particulares, son causas de resolución del contrato el comportamiento irregular del
personal de la empresa, el incumplimiento de las obligaciones establecidas en los convenios,
acuerdos, reglamentos y demás normas aplicables al caso, la vulneración del deber de
confidencialidad en los términos establecidos en el apartado 23.5 del Cuadro de
Características del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, la suspensión del
servicio así como la acumulación de 5 amonestaciones escritas, documentadas y probadas
por incumplimiento del contrato.
2. MANTENIMIENTO DEL SERVICIO DURANTE EL PERIODO DE TRANSFERENCIA EN
CASO DE ADJUDICACION A UNA NUEVA EMPRESA.
Las empresas que opten al concurso deberán presentar una exposición pormenorizada y
argumentada, que permita entender que los medios y procedimientos previstos (incluyendo
los procedimientos y medios informáticos), para la transferencia desde la empresa
adjudicataria a la que en futuros contratos pudiese resultar adjudicataria, garantizan la
continuidad del servicio sin interrupción ni deterioro alguno en el suministro de historias
clínicas solicitadas para la asistencia. Así como que la transferencia se completará en un
periodo de tiempo no superior a un mes, contado desde la firma del contrato.
3. TRANSFERENCIA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES FINALIZADO EL PERIODO
DE CONTRATO
Finalizado el periodo de contrato, si se produjera la adjudicación del archivo Pasivo a otra
empresa distinta o, por cualquier otro motivo, fuera necesario el traslado de las unidades
documentales a un emplazamiento diferente, la empresa adjudicataria se comprometería a
facilitar la transferencia ordenada de todos los documentos bajo su custodia.
Con este propósito, la empresa cuyo contrato finalizase pondría inmediatamente a
disposición del Hospital General Universitario “J. M. Morales Meseguer” una base de datos
actualizada, con toda la información necesaria para la gestión y localización inmediata de
las unidades documentales, incluyendo todos los códigos de identificación, situación y
localización.
La empresa adjudicataria de este contrato, deberá mantener la custodia de las unidades
documentales que permanezcan a su cargo mientras dure la transferencia; y mantener el
servicio que pueda corresponder a los documentos todavía depositados en su almacén.
TITULO VI. CONTROL Y SUPERVISIÓN.
El Centro llevará a cabo cuantos controles estime pertinentes respecto a la prestación de
servicio: calidad de los trabajos, personal, empleo correcto de los locales y recursos
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facultados por el Centro, cumplimiento de la legalidad, seguridad, confidencialidad y
cualquier otro, así como la supervisión de los sistemas informáticos utilizados en la
prestación del servicio.
TITULO VII. DEMORA EN LA EJECUCIÓN.
1.
Cuando el contratista, por causas imputables al mismo hubiere incurrido en retraso o
negligencia en la ejecución del contrato, el órgano de contratación podrá optar
indistintamente por la resolución del contrato o por la imposición de penalidades
diarias en la proporción de 50 por cada 601’01 €, del precio del contrato, conforme a lo
establecido en el párrafo segundo, apartado 3 del artículo 95 del Real Decreto
2/2000, de 16 de junio. Los importes de las penalidades por demora se harán efectivos
en los términos establecidos en el artículo 99 del Real Decreto 1098/2001, de 12 de
octubre.
En el plazo de quince días hábiles contados desde la fecha en que se hagan efectivas las
penalidades o indemnizaciones, el adjudicatario deberá reponer o ampliar la garantía
definitiva en la cuantía que corresponda, incurriendo, en caso contrario, en causa de
resolución.
2. Cuando las penalidades por demora alcancen el 20 por ciento del importe del contrato,
el órgano de contratación está facultado para proceder a su resolución o para acordar
la continuidad de su ejecución con imposición de nuevas penalidades.
En Murcia, a 12 de diciembre de 2003
EL COORDINADOR DE ADMISION
Fdo.: Francisco Marcos Navarrete
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