Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA ACODECO ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN 2016 ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 1 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia l. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS La Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia es una entidad pública descentralizada del Estado, con personería jurídica propia, autonomía en su régimen interno e independencia en el ejercicio de sus funciones, y adscrita al Ministerio de Comercio e Industrias. Mediante la ley N°45 del 31 de octubre de 2007 se dicta las normas sobre protección al consumidor y defensa de la competencia y otra disposición. El objetivo fundamental de nuestra institución es “proteger y asegurar los derechos del consumidor y el proceso de libre competencia económica y la libre concurrencia, erradicando las prácticas monopolísticas y otras restricciones en el funcionamiento eficiente de los mercados de bienes y servicios para preservar el interés supremo del consumidor”. La mística institucional es el estar comprometida con el bienestar de los panameños como consumidores y como productores a través de la inserción competitiva del país a la economía global, lo que nos impulsa a estar en un estado proactivo de transformación y cambios en la organización institucional para hacer más eficiente su gestión. Dentro de este marco de concepto y realizaciones, la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia, se organiza, fundamentalmente en dos Direcciones Nacionales: Dirección Nacional de Libre Competencia y Dirección Nacional de Protección al Consumidor, contando además con el apoyo de otras unidades administrativas que hacen posible al logro de los objetivos institucionales. Nuestra institución, al igual que gran número de instituciones del país, forma parte de una red interinstitucional de Ética y Transparencia Pública de la Procuraduría de la Administración y, por lo tanto, tiene conformada una Red Institucional de Ética y Transparencia Pública que tiene como misión promover y fortalecer permanentemente los valores éticos de los servidores públicos de la ACODECO, con miras a brindar un servicio a la comunidad. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 2 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Con las disposiciones que le permite la Ley N°45 en el desarrollo de nuestras actividades, se han incrementado las funciones de una manera extraordinaria, siendo así que el sistema archivísticos de las informaciones se han visto afectados, por el crecimiento del volumen de papel y que en la actualidad reposan en un local que no reúne las condiciones y especificaciones adecuadas para conservación de los mismos. ll. Solicitud del Anteproyecto de Inversión 2015 Frente a la necesidad del acondicionamiento, reordenamiento para la conservación de nuestros archivos, con el fin de cumplir las responsabilidades que debemos a sumir presentamos el Proyecto denominado ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA ACODECO, por lo tanto, presentamos anteproyecto de presupuesto 2015, por el monto de dos millones cincuenta mil ciento veinte balboas con 00/100, (B/.2,050,120.00). lll. Objetivo General Realizar la organización archivística de 260 metros cúbicos de los archivos de nuestra institución, la implementación de un sistema de información especializado en el control de archivo físico y el suministro de insumos. lV. Objetivos Específicos: Este proyecto tiene como objetivos específicos: Adquirir un archivo clasificado, depurado, organizado, inventariado, identificado con códigos de barras. Adquirir un sistema informático de control del archivo físico. Adquirir las tablas de vida documental actualizadas que permitan identificar las series y sub series que conforman el archivo así como la disposición de los documentos a intervenir. Adquirir el software y hardware para el control del archivo central. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 3 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Con este proyecto se busca que desde la producción del documento quede organizado el archivo, ahorrando costos y evitando una mayor inversión a futuro y asegurando una buena gestión documental, las actividades a desarrollar serán: Ejecutar el proyecto de Archivos y Digitalización de Documentos a fin de ahorrar costos y evitar una mayor inversión a futuro, asegurando una buena gestión documental. Plan Operativo Archivístico Elaboración de tablas de vida para toda la Institución. Organización y clasificación técnica de la documentación. Ordenamiento físico en carpetas y cajas con características específicas. Administración y gestión documental disminuyendo los tiempos de consulta de la información. Digitalización paralela a los procesos archivísticos permitirá consultar la información sin ir al documento físico. Intervención y organización archivística. Suministrar e implementar un sistema informático de control del archivo físico. Suministrar el hardware requerido para el sistema informático del control del archivo físico ubicado en los archivos centrales. Suministrar insumos de almacenamiento y estanterías adecuadas. Digitalización paralela a los procesos archivísticos permitirá consultar la información sin ir al documento físico. Capacitación. V. JUSTIFICACION DEL PROYECTO Atendiendo a la necesidad actual consideramos que en nuestra institución reposan archivos que al realizar una verificación de la importancia, condiciones, volumen, tipo de papel y consultas de los mismos, se ha determinado que en las distintas áreas donde reposan los archivos y documentos oficiales existe un gran riesgo, ya que incluye documentos de valor ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 4 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia administrativo, legal, contable, fiscal y técnico; por tanto deben ser intervenidos archivísticamente y seleccionados para una posible conservación histórica, teniendo en cuenta que estos documentos son de gran importancia para el país y sus ciudadanos. La Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental a través del Decreto Ejecutivo No. 928 del 21 de septiembre de 2010, se le creó el proyecto PANAMA SIN PAPEL, con la finalidad de incrementar la productividad, mejorar la calidad del servicio a los ciudadanos, brindar transparencia en la gestión pública y reducir los gastos de funcionamiento en el gobierno y de esta manera promover, mantener y desarrollar iniciativas dirigidas a otorgar celeridad, eficiencia y eficacia a la administración pública para el mejorar la calidad de la relación del ciudadano con el Estado, a través de innovaciones tecnológicas y el uso de los recursos informáticos. La AIG preparó un componente del PROYECTO PANAMA SIN PAPEL, que es la Organización Archivística dentro de las entidades del gobierno nacional ante la evidente problemática que presentan en las áreas donde reposan los archivos de la ACODECO. Luego de la Inspección que realizó el equipo del Programa de PANAMA SIN PAPEL, determinó que las áreas inspeccionadas (Sede de ACODECO en la Vía Fernández de Córdoba y Archivos Centrales ubicados en el Crisol), cuenta con un aproximado de 260 metros cúbicos de archivos y que el crecimiento del volumen de papel dentro de nuestra entidad es bastante considerable. Se considera que se conservan una parte fundamental del Patrimonio Documental; la AUTORIDAD NACIONAL PARA LA INNOVACION GUBERNAMENTAL (AIG) a través de su proyecto insignia PANAMA SIN PAPEL, que ha evidenciado la urgente necesidad de crear un registro documental eficaz y eficiente con tecnología de punta que permita el fácil acceso a la información requerida por el ciudadano. Nuestra institución carece de la aplicación de los procesos archivísticos y la falta de personal suficiente para adelantar dichos procesos, lo que ocasiona dificultades internas y externas en cuanto a los servicios administrativos, laborales y ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 5 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia fiscales o tributarios, afectando directamente la atención oportuna a sus colaboradores y ciudadanos. Vl. Diagnóstico de la Problemática de los archivos El diagnóstico y análisis de resultados contienen los siguientes resultados: 1. Aspectos Generales del archivo: se realizó una interpretación de los resultados de la ubicación física, el volumen de información. 2. La infraestructura física del archivo: las áreas de depósito no garantizan el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación; no se cuenta con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los documentos; no cuenta con zonas de trabajo archivísticos, consulta y prestación de servicios; el área debe contar con los recursos para la organización, conservación y recuperación de la documentación, en cualquier momento; la documentación no están archivados en las mejores condiciones. Observaron que el volumen documental es considerablemente alto debido a que por no ser intervenidos están llegando a un punto en la que el área no da abasto, además no cumplen con las mínimas normas para la conservación de los documentos provocando así el deterioro de los mismos. En los archivos hay una serie documental compleja (EXPEDIENTES DE COBROS COACTIVOS), y debido a esa importancia es necesario realizarle unos procesos técnicos (Clasificación, organización, foliación, ordenación, encarpetado, digitación, entre otros) a la hora de la intervención archivística, ya que por su volumen alto. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 6 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia La entidad cuenta con una persona responsable del archivo y un grupo de apoyo; sin embargo por su alta producción y consulta no es suficiente; no tienen las herramientas archivísticas, tecnológicas y personal capacitado para los procesos archivísticos que se necesitan realizar. La Entidad no cuenta con tablas de vida de valoración documental para el fondo acumulado y tablas de vida documental para el archivo de gestión. Las áreas de depósito destinadas para el almacenamiento de la documentación no tienen suficiente estanterías ni las adecuadas para soportar el peso del papel, espacio físico, bodegas no cumplen con normas de seguridad e infraestructura. VII. Recomendaciones por la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental Las recomendaciones realizada por la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental, es la siguiente: Crear un sistema de archivo que permita a la administración dictar políticas definidas en esta materia. Es importante que se cuente con la Implementación y aplicación de un programa de gestión documental permitiendo un incremento exponencial de la productividad administrativa, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Se recomienda se suministre o se acondicione una bodega destinada para almacenar los archivos y que esta cumpla con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental de seguridad y mantenimiento que garanticen la adecuada conservación y seguridad de los documentos y para ello se requiere contar con: Estantería acorde a las dimensiones de las unidades que contienen los documentos. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 7 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Unidades de conservación (cajas y carpetas) que garanticen la protección de los documentos con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos. Sistemas de alarmas y extinción de incendios. Es de vital importancia la Implementación de una herramienta tecnológica que permita tener control total de los inventarios, así como el control y seguimiento de las consultas y préstamos. Se recomienda la elaboración de las tablas de vida documental, esta se constituye como herramienta administrativa e indispensable para la normalización de los procesos archivísticos de la ACODECO. Concienciar, a través de seminarios, charlas, a todos los funcionaros de la ACODECO sobre el manejo, tratamiento, valoración y conservación de la documentación. Asegurar los procedimientos y su eficiente manejo de manera que exista continuidad en los sistemas para la recuperación de la información aún cuando el personal sea cambiado. VIII. Fuente de Financiamiento Los recursos financieros para la ejecución de este proyecto serán proporcionados por el gobierno central a través de Transferencias de Capital por dos millones cincuenta mil ciento veinte balboas (B/.2,050,120.00), debido a que somos una institución adscrita al Ministerio de Comercio e Industria, por lo tanto, no generamos ingresos propios y solicitamos las transferencias de los fondos mediante gestiones de cobros al Tesoro Nacional. IX. Consecuencias de la No Aprobación Al no aprobar este proyecto las consecuencias serán criticas, se incrementará el problema, ya que nuestros archivos no cuentan con las condiciones para recibir más volumen de papel, no cumpliremos con la solución de la problemática que tenemos que es buscar optimizar el manejo, consulta del archivo implementando una adecuada gestión documental y no evitaremos el deterioro de la información y preservar el patrimonio para agilizar la ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 8 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia respuesta a los usuarios tanto internos como externos, porque los archivos se encuentran en las siguientes condiciones: Las áreas de depósito NO garantizan el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. No posee una adecuación climática para la conservación de los documentos. No se cuenta con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los documentos. El archivo no cuenta con zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, no se presta la seguridad que se requiere debido a que el área se encuentra en una bodega y no hay control previo para el préstamo de los documentos. No se cuenta con el dimensionamiento de área que se requiere para el desplazamiento y almacenamiento. El área no contará con los recursos necesarios para la organización, conservación y recuperación de la documentación, en cualquier momento; a través de bases de datos y personal especializado en administración documental debido a que maneja series de gran importancia para la entidad. Los documentos seguirán ubicados en el piso, el área no cuenta con iluminación, y ventilación, en otros, la proliferación de hongos y ácaros se incrementaran en documentos, ellos los impiden su conservación a través del tiempo por su incorrecta manipulación o por la carencia de medios apropiados de almacenamiento. X. Aspectos Generales del Proyecto Se estableció una metodología con el fin de realizar un análisis detallado de cinco grandes aspectos, relacionado tanto para el fondo acumulado como para el archivo de gestión y central, así: 1) Aspectos generales de archivo: identificación de los datos más relevantes del archivo, determinando las condiciones generales, identificando su importancia institucional y principalmente, evidenciando su funcionalidad para la entidad; ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 9 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia 2) Infraestructura física del archivo: tanto condiciones estructurales y ambientales del edificio, archivo y depósito, como características intrínsecas relacionadas a los depósitos donde se hallan los archivos, información registrada en los formatos normalizados por el ente rector; 3) Estado de conservación de la documentación: por medio de la identificación de la preservación documental y la determinación de los niveles de deterioro del soporte papel y de las unidades de conservación para dependencia y la administración central; 4) Condiciones de almacenamiento de la documentación: donde se estableció la ubicación de la documentación en los archivos, unidades de conservación utilizadas y pautas de disposición de estas en el archivo diferenciando para cada dependencia y la administración central; y finalmente, 5) Estado de organización de la documentación: evidenciando los aspectos archivísticos que constituyen las pautas de organización del archivo (criterios de clasificación, ordenación, identificación y sistematización documental), así como los instrumentos que permiten la recuperación de la información para cada dependencia y la administración central. Para lograrlo, se desarrolló una metodología integral tanto para el fondo acumulado como para el archivo de gestión y central, que se sustenta bajo los lineamientos de los procesos normalizados, así: a) Establecer las áreas de depósito y almacenamiento del archivo de gestión y central. b) Se realizó las visitas a cada una de las áreas de depósito en el archivo central y de los archivos de gestión, con el fin de identificar el volumen documental, estado de conservación y almacenamiento. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 10 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia La digitalización es una combinación de ciencia, arte y tecnología, es la conservación del documento en imágenes, almacenadas como documento electrónico. La misma permite capturar todos los valores de cualquier imagen en blanco y negro y otras características. Ventajas de la digitalización: Rápida recuperación de la información. Ahorro de espacio. Evita el deterioro por la manipulación. Disminuye los costos del papel en el almacenamiento, entre otras. XI. Alcance del Proyecto El alcance de este Proyecto es suministrarnos, un archivo (central, gestión y fondos acumulados) clasificado, depurado, organizado, inventariado, identificado con códigos de barras; la digitalización de 500,000 imágenes y con un sistema de control de consultas, prestamos e inventarios para la administración del archivo. 1. Elaboración de las tablas de vida documental actualizadas: El alcance de la tabla de vida documental como elemento archivístico proporcionará: La racionalización de la producción documental, estableciendo las responsabilidades de cada unidad documental en la generación, trámite y conservación de los documentos, control de acceso a los documentos a través de los tiempos de retención establecidos, garantía de la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente o de conservación total. 2. Intervención y Organización Archivística donde se deberá realizar las siguientes actividades: a) Garantizar la absoluta confidencialidad del material trabajado durante la ejecución del contrato de organización del archivo. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 11 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia b) Realizar un proceso de limpieza a toda la documentación, con el fin de retirar todos aquellos elementos externos que puedan causar deterioro físico, biológico y químico a la documentación. c) Presentar un documento donde se identifiquen las sugerencias técnicas para el sostenimiento de la gestión documental en la Entidad una vez se culmine la intervención archivística. Realizar el proceso de valoración de la documentación física del archivo central y de gestión. d) Elaborar los inventarios documentales finales de conservación y de eliminación. e) Elaborar un diagnóstico preliminar de los documentos sujetos a intervención archivística. En el caso de planos, los cuales no se hacen parte del proceso archivístico, suministrar: cantidad encontrada, recomendaciones técnicas de conservación, uso y restauración de los mismos. f) Entregar los informes mensuales de avance, soportados con el cronograma de actividades suministrado por el proponente atendiendo al tiempo de ejecución propuesto por la entidad. g) Entregar un informe final que evidencie la totalidad del proceso antes, durante y después de la intervención archivística. h) Realizar el inventario de aquellos documentos que evidencien deterioro biológico determinante, el cual debe ser presentado a la entidad quien determinará las acciones que se han de tomar al respecto de estos documentos. i) El compromiso de valorar y seleccionar la documentación que conforma el archivo, para lo cual se deberán realizar las actividades que se describen a continuación: 1. Clasificación documental 2. Ordenación 3. Depuración 4. Organización y encarpetado 5. Foliación 6. Archivamiento 7. Inventario documental 8. Almacenamiento ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 12 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia j) Se realizará la identificación de las unidades documentales marcando las cajas y/o carpetas con códigos de barras, que permitirán por medio del software evaluar su contenido y su ubicación de tal manera que al finalizar la ejecución del proyecto, la Entidad cuente con un archivo organizado, identificado, y sistematizado. k) Se implementará un sistema en el archivo basado en los resultados de un análisis completo del proceso archivístico actual, así como la elaboración y/o actualización de las tablas de vida sobre las series documentales a intervenir archivísticamente. l) Las imágenes a digitalizar deben contar con las siguientes características: Las imágenes a digitalizar deben garantizar su posterior visualización e impresión, es decir, la imagen al visualizarse no debe ser borrosa ni defectuosa, de tal manera que al compararla contra la original debe mostrar el contenido o representación del mismo. Deberán garantizar que los documentos originales entregados por la Entidad no sean modificados, mutilados ni alterados, de tal manera que cuando se reproduzcan, su contenido coincida exactamente con el documento que obra en el expediente físico. El formato requerido para almacenamiento de las imágenes será TIFF. Los documentos deberán estar escaneados con una Resolución mínima de 240 dpi en escala de grises. Se indexaran los documentos digitalizados con cuatro índices de consulta que serán suministrados por la entidad, de acuerdo a los parámetros establecidos en las tablas de vida. Las hojas que estén diligenciadas o escritas en ambas caras deberán digitalizarse por ambas caras y asociarse a un solo folio. Se deberá asegurar la nitidez, claridad, orientación de la imagen. Las imágenes deberán ser entregadas a la ACODECO, en el servidor del aplicativo que será suministrado por la empresa. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 13 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia El proceso de digitalización e indexación debe contar con el control de calidad respectivo. 3. Sistema informático de control del archivo físico Se ha de suministrar e implementar un sistema informático de control del archivo físico con las siguientes especificaciones: Aspectos funcionales del Sistema Informático: Software para la Administración de Contenido. Parametrización del sistema informático. Control y Gestión de la Ubicación Topográfica. Gestión de Préstamos y Servicios: Control de Préstamos; Gestión de Servicios; Control de entrada y salida de unidades documentales mediante códigos de barra. Compatible con Hardware de Lectura de Códigos de Barra con tecnología alámbrica o inalámbrica. Reportes. Seguridad. Requisitos técnicos de la solución. Licencia del sistema informático. Documentación. Capacitación. 4. Hardware a suministrar: Los equipos relacionados que deberán ser suministrados para la implementación de la herramienta tecnológica los cuales deberán tener las siguientes características: Impresora para Labels. Lector láser. Dispositivo Mobile. Computador de Escritorio. Servidor. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 14 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Router inalámbrico. Licencia del Sistema Informático de administración del archivo implementado. 5. Insumos de Almacenamiento a suministrar Los elementos mínimos relacionados que se deberán suministrar para la ejecución de la Organización Archivística en la ACODECO, deberán cumplir con las siguientes características mínimas: carpetas, cajas, ganchos legajadores, rótulos. 6. Sistema de almacenamiento: Los archivos deberán ser almacenados en estanterías de tipo semi industrial los cuales deberán ser suministrados, y deberán cumplir con las siguientes características: Bastidores con un ancho frontal de (60 mm). Largueros de 1500 mm. Capacidad de carga total en un rango máximo de 400 a 600 kg por nivel, de dos largueros. Conectores con un espesor de 2.5 mm. Acabado con pintura en polvo epoxi-poliester. 7. Recurso Humano La ejecución de este proyecto debe contar con profesionales especializados en bibliotecología, archivística, historia, restauración documental, ingeniería industrial y de sistemas, con amplia experiencia en la dirección y coordinación de proyectos de gestión documental y archivística: Director de Proyecto Deberá ser un profesional en ciencias de la información, con más de diez años de experiencia en la dirección y supervisión de proyectos de gestión documental y manejo de personal. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 15 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Coordinador de Proyecto Deberá ser un profesional en administración de empresas, con más de diez años de experiencia en la coordinación y supervisión de proyectos de organización de archivos, gestión documental y manejo de personal. Ingeniero de sistemas Deberá ser un profesional en ingeniería de sistemas con más de dos años de experiencia en desarrollo e implementación de software de gestión documental. Auxiliares de Archivo Deberán contar con personal técnico con amplia experiencia en proyectos de organización, clasificación y selección del archivo. 8. Informe Final y Recomendaciones Será requerido la entrega de un Informe Final que evidencie la totalidad del proceso antes, durante y después, propio del resultado del análisis de la información obtenida durante la ejecución del proyecto. El documento en su conjunto, deberá ser entregado en formato digital y en una (1) copia impresa. El mismo deberá contener como mínimo los siguientes resultados: Estado de la documentación encontrada con registro fotográfico. Tablas de vida documental. Registro fotográfico del antes durante y después de la intervención archivística. Inventarios físicos de conservación y eliminación por vigencia y/o deterioro biológico. Procedimiento sugerido para efectuar el ordenamiento documental, en lo que se refiere a la aplicación del principio de orden original. Procedimiento sugerido para la organización física de las series y/o expedientes de valor histórico. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 16 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Recomendaciones sobre los procesos y procedimientos actuales para recibir y prestar las unidades documentales. incluyendo la descripción del proceso de recepción y las acciones de mejora. Condiciones físicas del depósito y recomendaciones acerca de las adecuaciones necesarias para que el archivo ofrezca las condiciones mínimas requeridas para optimizar el almacenamiento, conservación y preservación. Recomendaciones para contrarrestar los biodeterioros. Recomendaciones sobre la limpieza, conservación y preservación de los documentos. Recomendaciones en cuanto a la adecuación del marco legal y jurídico existente, aplicable a la producción, trámite, conservación y expurgo de los archivos, para mejorar la gestión documental en la Entidad. Registros de las capacitaciones realizadas de manejo del archivo y del sistema informático de control de inventarios. XII. BENEFICIOS DEL PROYECTO Los beneficios directos del proyecto serán: Recorte en los procesos del Estado. Disminución del tiempo que lleven los trámites. Las diligencias se realizaran de forma digital, el ciudadano no tendrá que ser el mensajero de nuestra entidad, cuando el documento que necesite involucre a más de una institución del Estado. XIII. FECHA DE INCIO Y FIN DEL PROYECTO DE INVERSIÓN 2016 El cronograma general nos indica que el proyecto iniciará sus actividades en el mes de enero de 2016 y termina con la entrega final de medios del sistema y manuales conjuntamente con el informe final en el mes de diciembre de 2016. ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 17 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia CRONOGRAMA GENERAL - ACODECO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO, SUMINISTRO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTION DOCUMENTAL, DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Y ADECUACIÓN DE LAS AREAS DE ARCHIVOS ACTIVIDADES ACTIVIDADES PRELIMINARES Firma del acta de proceder Reunión inicial, presentación del personal Definición de sitio de trabajo Adecuación de sitio de trabajo Instalación de Equipos DEFINICIONES ARCHIVISTICAS DIAGNOSTICO DOCUMENTAL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO ELABORACION DE LAS TABLAS DE VIDA PARA LOS ARCHIVOS CENTRALES ELABORACION DE LAS TABLAS DE VIDA PARA LOS ARCHIVOS DE GESTION ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS IMPLEMENTACION DEL MOBILIARIO (ESTANTERIAS) ALMACENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS GENERACION DE STICKERS CODIGOS DE BARRAS(CAJAS Y CARPETAS) DIGITALIZACION DE LOS ARCHIVOS SELECCIONADOS IMPLEMENTACION DE HARDWARE IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE ENTREGA FINAL Entrega de medios del sistema y manuales Informe final PROGRAMACIÓN DE FECHAS DE ACTIVIDADES ene- feb- mar- abr- may jun- Jul Ago sep- oct16 16 16 16 -16 16 -16 -16 16 16 X X X Nov dic-16 16 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 18 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS DE LA ACODECO VOLÚMEN TOTAL DE ARCHIVOS A ORGANIZAR 15 mts3 DOCUMENTOS APILADOS ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 19 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia DOCUMENTOS ACUMULADOS LOS DOCUMENTOS NO SE DAN ABASTO ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 20 Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia MODELOS DE ARCHIVOS ORGANIZADOS ANANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 TEPROYECTO DE INVERSION 2015 ANTEPROYECTO DE INVERSION 2015 21