Administración del conocimiento en las empresas y su relación con la cultura organizacional
Por José Eduardo Escobedo Peregrina
El mundo de los negocios se caracteriza, en la actualidad, por los mercados dinámicos y los grandes
avances tecnológicos. Para dominar estas tendencias, las organizaciones deben fortalecer su potencial
para aprender. Así, el conocimiento se convierte en uno de los factores más importantes que apoyan a la
creación de valor en las empresas.
Introducción
En nuestros días, los managers y los ejecutivos saben que el activo más valioso con el que cuentan sus
firmas es la gente, junto con sus conocimientos y habilidades. Al conocimiento lo podemos considerar
como la mezcla de experiencias, valores, ideas, expertise, ingenio, intuición e información contextual que
proporciona una estructura y un medio ambiente adecuados para incorporar nuevas experiencias e
información. En las organizaciones, el conocimiento no sólo se encuentra plasmado en documentos,
también se encuentra en prácticas, rutinas y normas organizacionales.
Por su parte, la administración del conocimiento (o knowledge management, KM) puede ser definida
como “el proceso de administrar en forma crítica el conocimiento organizacional para cumplir con las
necesidades existentes, así como también explotar el conocimiento adquirido previamente mediante la
comunicación y aplicación del mismo para el desarrollo de nuevas oportunidades”.
La habilidad de las empresas para manejar sus activos intangibles se vuelve, cada vez más, en factor
decisivo para el éxito. Cuando los mercados cambian, predomina un ambiente de incertidumbre, en
donde los competidores se multiplican y los productos o servicios se vuelven obsoletos con gran rapidez.
Esto obliga a pensar que, para que una compañía sea exitosa, debe consistentemente:
a) Crear nuevo conocimiento.
b) Distribuirlo con rapidez.
c) Incorporarlo a los productos o servicios ofrecidos.
¿Por qué introducir en la organización la administración del conocimiento?
En un futuro no lejano, el conocimiento se convertirá en la única fuente de ventaja competitiva, por lo
que, al tomar este principio como idea básica, es posible ennumerar otras razones que justifican la
inclusión de la administración del conocimiento (KM) en las empresas, como:
a) Las organizaciones están obligadas a competir en conocimiento.
b) La incapacidad de las tecnologías de la información de proporcionar y mantener posiciones de
ventaja por sí mismas.
c) La velocidad del cambio en los mercados actuales.
d) El dominio creciente del conocimiento como la base para la efectividad organizacional.
El proceso de KM
Durante este proceso se realizan acciones, como:
I.
Creación de conocimiento: transformaciones de conocimiento tácito-explícito-tácito.
II. Captura del conocimiento: la mayor parte es tácito, ganado a través de años de experiencia.
Es necesario capturarlo en documentos, bases de datos, depositarios, manuales, etc.
III. Aplicación del conocimiento: para lograr una ventaja competitiva, el conocimiento generado y
capturado debe ser aplicado a los productos o servicios de la empresa.
IV. Medida del conocimiento: para conocer qué tan efectivamente se ha incorporado el
conocimiento, se deben contar con mecanismos que generen la retroalimentación para así
detectar áreas de oportunidad.
¿Cómo integrar el KM a los proyectos de la empresa?
La integración se da en tres momentos:
I.
Establecimiento de un sistema de conocimiento: cualquier actividad orientada al
conocimiento debe ser tomada en cuenta para el proyecto al que se quiera incorporar el KM.
II. Transferencia de conocimiento entre proyectos: se refiere a la reutilización del conocimiento
adquirido y evitar a toda costa la reinvención de la rueda.
III. Transferencia de experiencia entre proyectos: sirve para ampliar el espectro de posibilidades
para la toma de decisiones evitando así la redundancia derivada de mecanismos como “prueba y
error”.
Modelo para la introducción efectiva del KM en la empresa
La apropiada administración del conocimiento es un factor que se ve reflejado en la habilidad de las
empresas para crear y mantener sus competencias clave (core competencies).
Los factores clave para la introducción efectiva del KM en la empresa son:
a) Cultura organizacional. Consiste en normas y prácticas que promueven el libre flujo de la
información a través de los empleados y departamentos de la empresa. Uno de los principales
requerimientos es que los empleados aporten conocimiento y experiencia a la empresa. Las
compañías que crean oportunidades y planes de carrera tienen más éxito en la implementación
del KM que aquellas que carecen de estos incentivos, vitales para sembrar la motivación y el
interés por compartir conocimiento y experiencia. La cultura organizacional óptima para los
programas de KM es aquella en donde se promueve la interacción entre empleados, basada en
la confianza y el respeto.
b) Liderazgo organizacional. Los líderes deben predicar con el ejemplo; las prácticas del KM
deben ser apoyadas activamente por los líderes de la compañía. Existen cinco categorías de
liderazgo cognitivo: 1) CKO (Chief Knowledge Officer), posición creada con el objeto de
promover, comunicar y facilitar las prácticas del KM; 2) analista de conocimiento, involucra
aprendizaje y esparcimiento de las mejores prácticas de la organización; 3) ingeniero de
conocimiento, se concentra en recolectar información y presentarla en forma organizada; 4)
gerente de conocimiento, involucra la coordinación del trabajo de ingenieros y analistas del
conocimiento; administrador de conocimiento, puesto temporal que suele crearse en empresas
pequeñas.
c) Tecnología. Las tecnologías de información y comunicación pueden ofrecer un gran apoyo a las
actividades empresariales. Sin embargo, la tecnología debe ser considerada únicamente como
habilitadora.
1) Tecnologías de comunicación: el e-mail y la videoconferencia son particularmente usados en
transferencia de conocimiento.
2)
Tecnologías de colaboración: combinar diferentes tipos de tecnologías, apoyan la creación y
transferencia del conocimiento.
3) Sistemas de administración de documentos y contenidos: recolección de todo el
conocimiento acumulado. Mantiene la información y apoya su transferencia.
4) Tecnologías de aplicación y presentación: herramientas de personalización y visualización
de contenidos, generadoras de recomendaciones y encargadas de reenviar información
relevante.
5) Ambientes de e-learning; integración de contenidos, habilitar la colaboración y la
comunicación con otros usuarios.
6) Herramientas generadoras de contenido: generan automáticamente nuevos contenidos y
apoyan la integración de conocimiento.
7) Herramientas de administración de conocimiento: realiza acciones específicas, como mapas
mentales u organización de recursos bibliográficos.
8) Inteligencia artificial
9) Tecnologías de networking: proveen infraestructura para la transferencia del conocimiento.
10) Hardware: provee infraestructura para el soporte de todos los grupos de tecnología antes
mencionados.
Rol de los ejecutivos involucrados en el KM
El papel que juegan los ejecutivos en cualquier iniciativa de KM es básico para lograr una exitosa
implementación, pues éstos tienen, entre otras responsabilidades, ser buenos líderes, comunicar, actuar,
retroalimentar, respetar, motivar y guiar a sus subordinados, con el fin de dirigir todos los esfuerzos hacia
un destino común.
Consejos que pueden considerarse una buena guía para los ejecutivos.
a) Volverse inteligente: comprender las actividades, buscar mecanismos de retroalimentación y
establecer puntos de referencia.
b) Empezar a planear: evaluar la compañía en la curva de aprendizaje del KM. Conocer en dónde
se está parado y qué es lo que se ha llevado a cabo hasta el momento.
c) Definir las guías, y necesidades imperantes. La correcta aproximación al KM depende del
contexto y las necesidades del momento.
d) Comandar la implementación y lanzar los proyectos. Asegurarse que las personas cuentan con
la capacitación necesaria.
e) Aplicar el conocimiento obtenido en proyectos previos.
f)
Sostener las mejoras.
Conclusiones
El conocimiento se ha convertido en la única fuente de ventaja competitiva sostenible en la actualidad,
en donde no importa cuántos activos tangibles posea una organización si no tiene la flexibilidad para
reaccionar a los cambios en el mercado. Así, el KM permitirá a las empresas lograr las metas
establecidas, tomando como punto de referencia al conocimiento.
Las ventajas más evidentes son contar con procesos de creación de valor basados en el conocimiento;
propiciar la participación de todos los integrantes de la organización; comunicación efectiva, incrementar
la competitividad, y asegurar una posición de ventaja sostenible en el largo plazo.
Invertir en KM no es de una sola vez, sino de un proceso de renovación constante, pues el conocimiento
se crea y se integra a los productos y servicios de la compañía diariamente.
En México, es necesario pensar en un cambio radical en la cultura organizacional de las empresas, en
donde se comparta lo que se sabe sin temor a perder el empleo, en donde los mecanismos de
comunicación sean realmente efectivos, los empleados estén motivados para participar en los proyectos
y se busque el logro de metas en la organización. Para hacer efectivo ese cambio, los ejecutivos juegan
un rol muy importante como líderes, está en sus manos saber incentivar o involucrar al resto del personal
en este nuevo paradigma.
Referencias
[1] Cairó, Osvaldo, Notas del curso: Administración del conocimiento, ITAM, Maestría en
Tecnologías de Información y Administración, México, DF, enero – marzo 2008.
[2] Prusak, Laurance, Principles of Knowledge Management, Journal of Knowledge Management, vol.
1, no. 1, 1997.
[3] Bornemann, Manfred, et.al. An Illustrated Guide to Knowledge Management, Wissensmanagement
Forum, Graz, Austria, 2003.
[4] Bell DeTienne, Kristen, Toward a Model of Effective Knowledge Management and Directions for
Future Research: Culture, Leadership, and CKOs, Journal of Leadership & Organizational Studies,
vol. 10, no. 4, pp. 26–43, 2004.
[5] Bergeron, Bryan, Essentials of Knowledge Management, John Wiley & sons, USA, 2003.
[6] www.intranetstoday.com/Articles/Default2.aspx?ArticleID=5572&ContextSubtypeID=58
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