PROGRAMA COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS …………………………..., Marzo 2008 Rosario Rojas Programa de Comunicación y Relaciones Públicas INDICE 1 INTRODUCCION ......................................................................................................... 4 2 ANTECEDENTES. ......................................................................................................... 5 3 DIAGNÓSTICO ............................................................................................................ 6 3.1 SITUACIÓN ORGANIZACIONAL ........................ ……………………………………………………...…..6 3.1.1 Situación organizacional de entrada. .................................................................... .6 3.1.2 Relación EPS XXXXXXXXXXX SA con la comunidad. ................................................ 7 3.1.3 Relación de la EPS con Autoridades. ...................................................................... 7 3.2 PÚBLICO OBJETIVO...................................................................... ……,………………………8 3.2.1 Público Objetivo Primario ....................................................................................... 8 3.2.2 Público Objetivo Secundario. .................................................................................. 8 3.2.3 Aliados Estratégicos................................................................................................ 9 3.2.5 Propuestas. .............................................................. Error! Bookmark not defined. 4 OBJETIVO GENERAL.................................................................................................. 10 5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................... 10 5.1 OBJETIVO ESPECÍFICO 1 ...................................................................................... 11 5.1.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 12 5.1.2 RESULTADO A DICIEMBRE 2008 ........................................................................... 12 5.1.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 12 5.2 OBJETIVO ESPECÍFICO 2 ...................................................................................... 13 5.2.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 13 2 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 5.2.2 RESULTADOS ......................................................................................................... 14 5.2.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 14 5.3 OBJETIVO ESPECÍFICO 3 ...................................................................................... 15 5.3.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 15 5.3.2 RESULTADOS A DICIEMBRE 2008......................................................................... 16 5.3.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 16 5.4 OBJETIVO ESPECÍFICO 4 ........................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 5.4.1 PROBLEMA ............................................................... Error! Bookmark not defined. 5.4.2 RESULTADOS A DICIEMBRE 2008 ............................ Error! Bookmark not defined. 5.4.3 ACTIVIDADES............................................................ Error! Bookmark not defined. 5.5 OBJETIVO ESPECÍFICO 5 ...................................................................................... 16 5.5.1 PROBLEMA ............................................................................................................ 17 5.5.2 RESULTADOS AL DICIEMBRE 2008 ........................................................................ 17 5.5.3 ACTIVIDADES......................................................................................................... 17 6 ESTRATEGIA ............................................................................................................. 17 7 PRESUPUESTO.......................................................................................................... 18 8 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas PROGRAMA DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES PUBLICAS 2008 EPS ……………………... 1.- INTRODUCCION No se puede comunicar de manera eficiente hacia fuera, si hacia adentro los actores desconocen la realidad de las otras áreas o si la información que circula es parcial o contradictoria. La EPS ……………………... en su afán de mejorar su servicio, en calidad y calidez, emprendió un gran cambio, desde el año 2007, lográndose buenos resultados que pueden mejorarse aun más, con la participación de los trabajadores desde el nivel gerencial hasta el nivel operativo. Es importante que los trabajadores, compartan esta necesidad de cambio, para que todos los integrantes de la EPS ……………………... a logren un mayor compromiso e identificación con su Empresa; siempre en pos de brindar un mejor servicio a la ciudadanía de ……………………... y que los usuarios estén más satisfechos con el servicio recibido. Asimismo se requiere el compromiso de la alta dirección para que la iniciativa perdure en el tiempo, pues de lo que se trata, en definitiva, es de generar un nuevo rumbo del proceso de la Comunicación tanto interno como externo en la Empresa. Una, cultura de democratización de la información, lo que, indudablemente, tomara su tiempo. En este sentido, la Oficina de Relaciones Pública e Imagen Institucional de la EPS ……………………..., ha elaborado el Plan Estratégico de Comunicación, que contiene las actividades del programa de Educación Sanitaria Ambiental y Comunicación Institucional. Estos dos componentes deben contribuir a lograr el desarrollo sostenible de la empresa a través del respaldo técnico, social y político. 4 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 2.- ANTECEDENTES En Octubre de 2006, se dio inicio del Programa de Medidas de Rápido Impacto - PMRI, a través de un taller participativo que utilizo la metodología de planificación por procesos de impacto – MPPI; mediante el cual se realizo el diagnostico y planificación de los tres procesos; es en este contexto que se vislumbró la carencia de las funciones de Comunicación Institucional y Educación Sanitaria Estas funciones vitales para una empresa de saneamiento no eran ejercidas, y/o no se le dio la debida importancia. Por lo tanto, la EPS ……………………... no contaba con ninguno de los Planes ni Programas orientados a Educación Sanitaria y Comunicación Institucional. Culminada la planificación del PMRI, no se conocía la percepción de los usuarios sobre los servicios que presta la EPS ……………………... por tal motivo, se desarrolló una encuesta1 en Diciembre 2006, (resultados de la encuesta). Para lograr los objetivos del PMRI se consideró necesario contar con una adecuada gestión de la Comunicación Institucional plasmado en un Plan Estratégico de Comunicación que permita contribuir a alcanzar los objetivos institucionales, el cual se elaboró en el mes de Abril y Mayo y aprobó en el mes de Junio. Cabe indicar que a pesar de no tener elaborado el Plan de Comunicación en los primeros meses del año, se desarrollaron diversas actividades relacionadas con la comunicación interna y externa LOGROS OBTENIDOS: 1.- Con la implementación del Plan de Comunicaciones, se ha institucionalizado la comunicación interna y externa en la EPS. 5 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 2.- Se ha logrado la elaboración validación y distribución de material educativo, respecto del Valor económico, y social del agua, así como su cuidado, acercando a la empresa con los usuarios 3.- Se ha hecho más fluida la comunicación interna entre los trabajadores y los mandos medios. 4. -Se han incorporado nuevos temas y herramientas comunicacionales en la Comunicación Externa. 3.- DIAGNÓSTICO 3.1.- SITUACION ORGANIZACIONAL 3.1.1 Situación Organizacional de Entrada Existe un sistema formal de comunicación interna y externa a través de la oficina de Relaciones Públicas, en proceso de consolidación. La relación que existe con las otras gerencias respecto al intercambio de información aún es muy débil. Aunque se han realizado distintas acciones que fortalezcan la comunicación interna debe continuarse para mejorar la comunicación La oficina de Relaciones Publicas, recién se está equipando, acción que debe continuar, en los próximos meses Se ha dado cierta mejora en la comunicación institucional interna, el personal se interrelaciona con mayor fluidez, el trabajo en equipo se ha acentuado por la demanda laboral y el cumplimiento de metas. La mayoría de trabajadores están motivados en la labor que realizan, se preocupan por solucionar los problemas cotidianos que suceden en el trabajo. Si bien ha habido un aumento gradual de la comunicación horizontal y vertical entre las gerencias, todavía existe cierto desconocimiento de lo que ocurre en el área 6 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas operacional, comercial y administrativa, desde el funcionamiento de cada área hasta la salida de la información. 3.1.2 Relación EPS ……………………... con la comunidad. La población se viene familiarizando con las actividades que realiza la EPS ……………………..., las mismas que deben impulsarse y motivarse con mayor fuerza y frecuencia. Las acciones de comunicación han mejorado, no sólo se emiten comunicados de corte de agua, sino también se elaboran Notas de Prensa con información institucional de actividades y obras que se realizan. Frente a las críticas en los medios de comunicación, La EPS ……………………... tiene una actitud informativa y explicativa de los temas en que se ve involucrada. Durante el 2007, la EPS, realizó actividades relacionadas a la Educación Sanitaria fomentando el uso racional del agua potable y el cuidado del servicio Existe una reacción favorable por una parte de la población respecto del Valor del Agua tanto económico como ambiental, queda todavía un gran porcentaje que cree que hay agua en abundancia y que debe ser gratuita La población no le da demasiada importancia a los problemas medioambientales como el “Efecto Invernadero” los cambios bruscos climatológicos y sus consecuencias, que se harán visibles en un futuro no muy lejano. 3.1.3 Relación de la EPS ……………………... con Autoridades. Las autoridad políticas Regionales y Municipales, han canalizado esfuerzos para cohesionar los recursos y ejecutar obras de Saneamiento Básico de mayor impacto que la población viene esperando. La Municipalidad Provincial de ……………………... tiene un Programa de Inversiones que regulados a través de la EPS ayudan a solucionar los problemas de 7 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas saneamiento. La sociedad civil organizada debería priorizar las obras en agua y alcantarillado, de manera que puedan ser incorporados en el Presupuesto Participativo. El Programa de Educación Sanitaria de la EPS, deberá ser informado para comprometer a las autoridades en el valor económico y uso del agua potable. La EPS logró construir alianzas estratégicas con los actores políticos las mismas que deben fortalecerse, para impulsar y legitimar sus proyectos de desarrollo. 3.2 PUBLICO OBJETIVO 3.2.1. Público Objetivo Primario Clientes de la EPS ……………………..., de ambos sexos, entre 18 y 60 años de edad, de la zona urbana y peri-urbana de distrito …………………….... Tiene 16.619 conexiones domiciliarias y se estima una población aproximada de 60 mil personas beneficiadas. Autoridades políticas locales. Directorio y trabajadores de la EPS …………………….... 3.2.2. Público Objetivo Secundario. Líderes sociales, políticos. Estudiantes del instituto superior tecnológico y pedagógico, universidades, Instituciones Educativas de la Región. Usuarios en general del servicio. 8 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 3.2.3. Aliados Estratégicos. La Municipalidad Provincial ……………………..., Las Comisiones medioambientales locales, La Mesa de Concertación de Lucha contra la Pobreza La Dirección Regional de Salud, para que a través de las Redes Asistenciales de Salud, se establezcan Convenios Institucionales para capacitar al público objetivo primario y secundario en temas relacionados a Educación Sanitaria (hábitos sanitarios), etc. La Dirección Regional de Educación de ……………………..., para continuar con el trabajo de sensibilización de los docentes y alumnos considerados como público objetivo secundario en Educación Sanitaria y la promoción de comportamientos para el buen uso de los servicios de agua y alcantarillado, y que esté inmerso en su política educativa institucional; con asesoría técnica para vigilar el buen estado de los servicios, y como medida de largo plazo, incluir el tema de Educación Sanitaria en la currícula educativa Regional. Medios de Comunicación ……………………..., Radial, Televisiva y medios impresos de a fin de establecer contratos de publicidad para difundir nuestros mensajes, además de sensibilizar a los periodistas mediante Talleres de Educación Sanitaria y Valor Económico del Agua, su escasez y otros. Juntas Vecinales: Para que a través de estas organizaciones de base social, se apliquen las medidas de cuidado del agua mediante los programas de Educación Sanitaria. Clubs de Madres y Comedores Populares; para que a través de estas organizaciones se aplique los programas de Educación Sanitaria. Empresa ……………………...: como auspiciador para que apoye en la impresión de boletines, trípticos, banderolas que promocionen el valor económico social y ambiental del agua, desarrollo de charlas del programa de Educación Sanitaria. Empresa ……………………..., como patrocinador de material informativo y 9 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas educativo 4.- OBJETIVO GENERAL Mejorar y posicionar la buena Imagen Institucional de la EPS ……………………... ante la Población, a través de un sistema de comunicación interno y externo articulado e integral, que facilite su relación con la comunidad 5.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Impulsar los canales, espacios y mecanismos de comunicación interna existentes para lograr la integración del personal y su identificación con la empresa. 2.- Continuar con la recuperación y posicionamiento de la imagen externa de la EPS ……………………... como una institución orientada al servicio de la ciudadanía, mediante la información de actividades y campañas de impacto a favor de la comunidad 3.-Continuar con los talleres de Sensibilización e información al público objetivo primario y secundario, sobre la problemática del medio ambiente, el valor económico, social y ambiental del agua, micro medición, etc. 4.-Implementar y continuar con la difusión del Plan Maestro Optimizado a los usuarios del servicio y beneficiarios en general. 10 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 5.1.- OBJETIVO ESPECÍFICO 1 Impulsar los canales, espacios y mecanismos de comunicación interna existentes a fin de contribuir con la integración del personal y su identificación con la empresa. Lineamientos GPS Relaciones Institucionales Programa de Programa de Comunicación y Educación Relaciones Públicas Sanitaria Campañas de Comunicación 11 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 5.1.1.- PROBLEMA Existe un sistema formal de comunicación interna y externa a través de la oficina de Relaciones Públicas, la cual se encuentra en proceso de consolidación. La relación que existe con las otras gerencias respecto al intercambio de información aún es muy débil. La oficina de Relaciones Publicas, recién se está equipando, acción que debe continuar, en los próximos meses la comunicación interna ha mejorado, el personal se interrelaciona con mayor fluidez, el trabajo en equipo se ha acentuado por la demanda laboral y el cumplimiento de metas, sin embargo, se hace necesario hacer mayor uso de las herramientas comunicacionales vinculadas con este tema. Si bien ha habido un aumento gradual de la comunicación horizontal y vertical entre las gerencias, todavía existe cierto desconocimiento de lo que ocurre entre las áreas operacional, comercial y administrativa. Se hace necesaria la capacitación sobre los lineamientos de la comunicación interna, a fin de mejorar los resultados de la misma. 5.1.2.- RESULTADOS A DICIEMBRE 2008 El 80% de los trabajadores conocen las actividades de la EPS …………………….... El 80% de los trabajadores se sienten identificados con la EPS …………………….... Se ha organizado el flujo de la información al interior de la EPS. Los canales de comunicación interna son usados por los trabajadores/as. Se cuentan con espacios permanentes de intercambio de información y coordinación entre las 3 áreas de la EPS. 5.1.3.- ACTIVIDADES 12 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas Desarrollar un flujograma de información y establecer los responsables por cada área a fin de brindar dicho servicio al responsable de comunicación institucional. Mejorar los sistemas de comunicación interna Página Web y correo electrónico y Periódico Mural. Crear un medio de comunicación interna, boletín trimestral y una revista anual. Instalar Buzones de Sugerencias, para conocer las opiniones, inquietudes de los trabajadores. Continuar con el desarrollo de talleres de relaciones humanas, ética y valores. Mejorar reuniones de intercambio de información al interior de cada Gerencia y entre todas las Gerencias. Realización de una visita guiada de los trabajadores a la empresa …………………….... 5.2.- OBJETIVO ESPECÍFICO 2 Continuar con la recuperación y posicionamiento de la imagen externa de la EPS ……………………... como una institución orientada al servicio de la ciudadanía, mediante la información de actividades y campañas de impacto a favor de la comunidad. 5.2.1.- PROBLEMA Poca familiaridad de la comunidad con las actividades que realiza la EPS ……………………..., las mismas que deben impulsarse y motivarse con mayor fuerza y frecuencia. Las acciones de comunicación han mejorado, no sólo se emiten comunicados de corte de agua, sino también se elaboran Notas de Prensa con información institucional de actividades y obras que se realizan, aunque con poca continuidad. La EPS ……………………... tiene una actitud menos reactiva y más informativa 13 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas explicativa de los temas en que se ve involucrada en los medios de comunicación. ……………………..., La EPS tiene un programa de Educación Sanitaria y comunicación, el mismo que debe impulsarse y es mas debe tener continuidad, que le permita realizar trabajos de información y sensibilización a los públicos primario y secundario. Los medios de comunicación tienen pocas veces en su agenda el tema del agua potable y los sub temas que acarrea el brindar el servicio de manera adecuada, por lo que deben impulsarse desde la EPS temas vinculados con la problemática del agua. 5.2.3.- RESULTADOS.- Diciembre 2008. El 70% de la población conoce las actividades de la EPS y los beneficios que estos generan. El Flujo de comunicación e información de la EPS es ordenado y planificado, emitiendo los avisos de corte, sólo cuando se trate de una emergencia. Fortalecimiento de la GPS, como parte de la estructura organizacional de la EPS ……………………... (MOF y ROF). La EPS ……………………... desarrolla una política de comunicación externa, pone en la agenda de los medios de comunicación, temas ambientales y del cuidado del agua, generando presencia pública positiva. El 80% de trabajadores de la EPS sensibilizados sobre la problemática del agua. El 80% de los periodistas de la localidad sensibilizados sobre la problemática del agua y el medio ambiente. 5.2.4.- ACTIVIDADES Producir mensajes electrónicos sobre las actividades, proyectos y avances de la gestión institucional. 14 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas Elaborar y validar instrumentos de comunicación impresos: boletines, volantes, trípticos, dípticos, mosquitos etc. Elaborar y validar y emitir los mensajes que se difundirán en radio, prensa y televisión. Continuar con el Programa Radial Gotas de Vida, emitido una vez por semana. Realizar campañas de comunicación sobre acciones de la EPS Ejecutar reuniones de trabajo con periodistas de los diferentes medios de comunicación de la localidad. 5.3.- OBJETIVO ESPECÍFICO 3 Continuar con los talleres de Sensibilización e información al público objetivo primario y secundario sobre la problemática del medio ambiente, el valor económico, social y ambiental del agua, etc. 5.3.1.- PROBLEMA Falta sensibilizar a un gran sector de la población educativa, sobre el valor Económico del agua, El año que pasó se logro llegar a más de 500 niños. La población desconoce los problemas medioambientales como el “Efecto Invernadero” y sus consecuencias, que nos dejará en un futuro no muy lejano. La EPS ……………………..., tiene su Programa de Educación Sanitaria el mismo que debe ser impulsado para que permita realizar trabajos de información y sensibilización a las autoridades. La población no es muy consciente del Valor del Agua tanto económico como ambiental, un gran porcentaje cree que hay agua en abundancia y que debe ser gratuita. La EPS ……………………... ha realizado sólo la campaña relacionada a Educación 15 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas Sanitaria, sin embargo es necesario trabajar otro tipo de campañas para que a través de ellas se informe a la población y cree un mayor vínculo con la empresa. 5.3.4.- RESULTADOS A DICIEMBRE 2008. El 70% del público objetivo primario conoce la problemática del agua y sus consecuencias en el medio ambiente. El 70% del público objetivo secundario conoce el valor económico, social y ambiental del agua. 60% de medios de comunicación locales difunden información sobre la problemática y el valor económico del agua. 100% de medios de comunicación registrados por la EPS. 80% de los miembros del CCL conocen la problemática del agua, el valor económico social y ambiental del agua. 5.3.5.- ACTIVIDADES Continuación de la campaña sobre el Valor Económico Social y Ambiental del agua. Realización de actividades por el Día Mundial del Agua y elaboración de material informativo. Realización de campañas sobre Mercados y Escuelas Saludables. Concursos radiales y /o televisivos de conocimientos sobre el valor económico social del agua. Concursos estudiantiles sobre el valor económico del agua (Instituciones Educativas). 5.4.- OBJETIVO ESPECÍFICO 4 Implementar el Plan Maestro Optimizado a los usuarios del servicio y población en general y difundir los beneficios del Contrato de Explotación. 16 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 5.4.1.- PROBLEMA El Plan Maestro Optimizado (PMO) se aprobó en diciembre del 2007, y su implementación se realizará en el 2008. Es necesario fortalecer la información respecto de los beneficios del PMO para que no la asocian únicamente con aumento de tarifas. La EPS necesita fortalecer las alianzas con los actores políticos para implementar, impulsar y legitimar sus proyectos de desarrollo a través de PMO. Este año está programado la firma del Contrato de Explotación, por lo que se hace necesario la difusión de sus beneficios en la población 5.4.2.-RESULTADOS AL DICIEMBRE 2008 Implementación del PMO en forma exitosa Implementación de nuevas tarifas sin conflicto social. Autoridades y líderes sociales y políticos conocen a cabalidad el PMO. Población concientizada sobre la importancia y beneficios del PMO. 5.4.3.- ACTIVIDADES Elaboración y validación de material informativo sobre los beneficios del PMO Difusión del Plan Maestro Optimizado en los medios de comunicación y en el Programa de Radio Gotas de Vida Elaboración de materiales informativos sobre los beneficios del Contrato de Explotación Difusión de los beneficios del Contrato de Explotación en los medios de comunicación. 6. ESTRATEGIA 17 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas Desarrollar las actividades estructuradas en los Programas de Comunicación Institucional (objetivo 1 y 2), Educación Sanitaria (objetivo 3) la campaña del PMO (Objetivo 4). Implementar las acciones planificadas y desarrollar las habilidades y competencias en los trabajadores de la EPS ……………………... para que puedan planificar e implementar lo planificado. 7. CRONOGRAMA (Ver cuadros) 8. PRESUPUESTO El Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 2008 de la EPS ……………………... tiene un presupuesto total de S/. 20,600.00 nuevos soles y cuenta con los siguientes aportes: EPS ……………………... …………………………………………………………S/ 5,950.00 Donación KFW (PMRI) ……………………………………………………S/ 12,340.00 Aporte GTZ (PMRI)……………………………………………………....S/ 2,310.00 18 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 1 Cronograma Objetivo / Actividades y Subactividades Resultados E Impulsar los canales, espacios y mecanismos de comunicación interna existentes a fin de contribuir con 1.0 la integración del personal y su identificación con la F M A M J J A S O N D Canales, espacios y mecanismos de comunicación impulsados e implementados empresa 1.1 Desarrollar un Flujo grama de información y establecer los responsables por cada área a fin de brindar dicho servicio al responsable de comunicación institucional. 1.2. Mejorar los sistemas de comunicación interna , Página Web, Correo Electrónico Institucional y Periódico Mural 1.2.1 Conformar un equipo de trabajo para filtrar y validar la información institucional conformado por las Oficinas de Relaciones Públicas, Administración, Comercial , Planificación , Informática y Operaciones 1.2.2 Relanzamiento de la Página Web 1.2.3 Actualización semanal de la Página Web con notas de prensa y actividades de la empresa 1.2.4 Actualización trimestral de la Página Web con Documentos de Gestión 1.2.5 Activación de los correos electrónicos institucionales 1.2.6 Construcción de dos paneles de Periódico Mural de 1.5 m. por 1.00 m. 1.2.7 Actualización mensual del Periódico Mural interno 1.3 Crear un medio de comunicación interna , Boletín mensual y una Revista Anual 1.4 Instalar Buzones de Sugerencias, para conocer las opiniones e inquietudes de los trabajadores 1.4.1 Construcción e instalación de Dos Buzones de Sugerencias. Uno para el local central y otro para la Planta de Tratamiento de Chen Chen Flujo grama establecido Mejora de la comunicación interna Equipo de trabajo conformado Página web relanzada Actualización constante de la página web Documentos de gestión en la web Correos activados Paneles construidos e implementados Periódico mural actualizado Boletín mensual y revista anual impresos Buzones instalados Buzones instalados 19 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2 Resultados Cronograma Objetivo / Actividades y Subactividades E F M A M J J A S O N D 6 Talleres desarrollados 1.5 1.6 1.6.1 Continuar con el desarrollo de talleres de relaciones humanas, ética y valores Una reunión mensual por gerencia Mejorar las reuniones de intercambio de información entre gerencias y al interior de cada gerencia Uso constante de recursos de comunicación Establecer formas de convocatorias adecuadas, pudiéndose utilizar documentos formales o el Periódico Mural interno. Visita realizada 1.7 Realización de una visita guiada de los trabajadores a Southern Perú, Continuar con la recuperación y posicionamiento de la imagen externa de Mejorar la imagen de la EPS ………….. 2.0 2.1 2.1.1 2.2 la EPS como una institución orientada al servicio de la ciudadanía, mediante la información de actividades y campañas de impacto a favor de la comunidad. Producir mensajes electrónicos sobre las actividades, proyectos y avances de la gestión institucional. Elaboración de Boletines electrónicos en la Página Web Elaborar y validar instrumentos de comunicación impresos: boletines, volantes, trípticos, dípticos, mosquitos etc. 2.2.1 Elaboración e Impresión de tres Millares de Boletines cada tres meses con información institucional 2.2.2 Impresión de 3 millares de volantes cada tres meses. Total 12 millares 2.3 Elaborar y validar y emitir los mensajes que se difundirán en radio, prensa y televisión 2.3.1 …………… . Mensajes elaborados . Boletines electrónicos elaborados Material comunicacional elaborado y entregado a la población Material comunicacional elaborado y entregado a la población Volantes elaborados Mensajes elaborados, validados y emitidos Selección de medios más importantes según difusión y alcance 20 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 3 Cronograma Objetivo / Actividades y Subactividades E 2.3.2 Elaboración y difusión de Notas de Prensa y Comunicados en prensa escrita, radio y televisión F M A M J J A S O N D Resultados 4 Notas de prensa elaboradas por mes Directorio Elaborado 2.3.3 Elaboración de Directorio de medios de comunicación y cotización 2.4 Continuar con el Programa Radial Gotas de Vida, emitido una vez por semana. 2.5 Realizar Campañas de Comunicación sobre acciones de la EPS 32 Propgrama de Radio emitidos 80% de las campañas realizadas Campaña realizada 2.5.1 Campaña de sobre Pago Puntual de los recibos 2.5.2 Campaña sobre Micro medición 2.5.3 Campaña sobre regularización de conexiones clandestinas. Campaña realizada Campaña realizada 2.5.4 Ejecutar reuniones de trabajo con periodistas de los diferentes medios de comunicación de la localidad sobre realización de campañas y otras actividades de la EPS Taller por el Día del Periodista 2.6 4 Reuniones de trabajo realizadas Taller desarrollado Continuar con los talleres de Sensibilización e información en Educación Sanitaria al público 3.0 objetivo primario y secundario sobre el valor económico social y ambiental del agua, etc. la problemática del medio ambiente, 3.1 Continuación de la Campaña sobre valor económico social y ambiental del agua. 3.1.1 Elaboración y validación de Spots de Radio y TV Campaña desarrollada Spots de radio y TV elaborados y emitidos 21 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 7. CRONOGRMA DE ACTIVIDADES Cronograma 4 Resultados E F M A M J J A S O N D Resultados Material elaborado 3.1.2 Elaboración y validación de Trípticos y volantes, gigantografìas 3.1.3 Instalación de un Stand Informativo de la EPS en la semana turística y /o fechas importantes de XXXXXXXXXXX. 3.2 Realización de actividades por el Día Mundial del Agua Stand de participación instalado Actividad realizada Spots realizados Elaboración y validación de Spots de Radio. 3.2.1 Campaña realizada 3.3 Realización de la campaña sobre Mercados y Escuelas saludables. 3.3.1 Elaboración y validación y difusión de Spots de Radio y TV Spots realizados Materiales elaborados 3.3.2 Elaboración y validación de volantes, afiches, trípticos, gigantografías, etc. Concursos realizados 3.4 Concursos radiales y /o televisivos de conocimientos sobre el valor económico social del agua. Medios seleccionados 3.4.1 Selección de Medios de Comunicación y elaboración de Propuesta de Concurso 3.5 Concursos estudiantiles sobre el Valor Económico del Agua (Instituciones Educativas). Concurso realizado Implementar el Plan Maestro Optimizado a los Plan Maestro implementado usuarios del servicio y población en general y difundir 4.0 los beneficios del Contrato de Explotación 4.1. Elaboración y validación de material informativo sobre los beneficios del PMO Material elaborado 4.1.1 Elaboración, validación de volantes, mosquitos y/o afiches Material impreso elaborado 22 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 5 Cronograma Resultados Objetivo / Actividades y Subactividades E 4.1.2 Elaboración y emisión de Spots de Radio y TV 4.2 Difusión del Plan Maestro Optimizado en los medios de comunicación y en el Programa de Radio Gotas de Vida 4.2.1 Elaboración y firma de contrato con la Emisora de mayor sintonía en F M A M J J A S O N D Spots elaborados y emitidos Plan maestro difundido Contrato firmado con la emisora ……………… Programa desarrollado 4.2.2 Producción del Programa y emisión en vivo Materiales informativos desarrollados 4.3 Elaboración de materiales informativos sobre los beneficios del Contrato de Explotación 4.3.1 Elaboración y validación de Volantes, mosquitos, trípticos y /o afiches 4.3.2 Producción , validación de Spots de Radio y /o TV Volantes y mosquitos elaborados Spots elaborados y validados Difusión realizada 4.4 4.4.1 Difusión masiva de los beneficios del Contrato de Explotación en los medios de comunicación. Elaboración y emisión de Notas de Prensa y entrega de materiales de comunicación elaborados Notas de prensa difundidas 23 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 7. PRESUPUESTO 1 PRESUPUESTO Objetivo / Actividades y Subactividades Impulsar los TOTAL Aporte EPS KfW Donación GTZ Aporte S/. 2,600 S/. 1,450.00 -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- S/ 1,000.00 S/ 500.00 S/ 500.00 -- -- -- -- S/.800.00 S/.500.00 S/.300.00 -- S/. 300.00 -- canales, espacios y mecanismos de comunicación interna existentes a fin de contribuir con la 1.0 integración del personal y su identificación con la empresa 1.1 Desarrollar un Flujo grama de información y establecer los responsables por cada área a fin de brindar dicho servicio al responsable de comunicación institucional. 1.2. Mejorar los sistemas de comunicación interna , Página Web, Correo Electrónico Institucional y Periódico Mural 1.2.1 S/. 1,150.00 Conformar un equipo de trabajo para filtrar y validar la información institucional conformado por las Oficinas de Relaciones Públicas, Administración, Comercial , Planificación , Informática y Operaciones 1.2.2 Relanzamiento de la Página Web 1.2.3 Actualización semanal de la Página Web con notas de prensa y actividades de la empresa 1.2.4 Actualización trimestral de la Página Web con Documentos de Gestión 1.2.5 Activación de los correos electrónicos institucionales 1.2.6 Construcción de dos paneles de Periódico Mural de 1.5 m. por 1.00 m. -- 1.2.7 Actualización mensual del Periódico Mural interno 1.3 Crear un medio de comunicación interna , Boletín Trimestral y una Revista Anual 1.4 Instalar Buzones de Sugerencias, para conocer las opiniones e inquietudes de los trabajadores 1.4.1 Construcción de Dos Buzones de Sugerencias. Uno para el local central y otro para la Planta de Tratamiento de Chen Chen S/300.00 24 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 7. PRESUPUESTO 2 PRESUPUESTO Objetivo / Actividades y Subactividades 1.5 Continuar con el desarrollo de talleres de relaciones humanas, ética y valores Mejorar las reuniones de intercambio de información entre gerencias y al interior de cada gerencia TOTAL Aporte EPS KfW Donación GTZ Aporte -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- S/. 500.00 S/. 450.00 S/. 50.00 -- S/: 8,700.00 S/. 1,000.00 -- 1.6 1.6.1 1.7 Establecer formas de convocatorias adecuadas, pudiéndose utilizar documentos formales o el Periódico Mural interno. Realización de una visita guiada de los trabajadores a Southern Perú, Continuar con la recuperación y posicionamiento de la imagen externa de la EPS 2.0 …………… como una institución orientada al servicio de la ciudadanía, S/. 11,700.00 S/. 2,000.00 mediante la información de actividades y campañas de impacto a favor de la comunidad. 2.1 Producir mensajes electrónicos sobre las actividades, -- -- -- Elaboración de Boletines electrónicos en la Página Web -- -- -- Elaborar y validar instrumentos de comunicación impresos: boletines, volantes, trípticos, dípticos, mosquitos etc. -- -- -- proyectos y avances de la gestión institucional. -2.1.1 2.2 2.2.1 Impresión de tres Millares de Boletines cada tres meses con información institucional S/. 2,000.00 S/. 300.00 S/. 1,500.00 2.2.2 Impresión de 3 millares de volantes cada tres meses. Total 12 millares S/. 1,200.00 S/. 200.00 S/. 1,000.00 -- -- -- S/. 2,500.00 S/. 700.00 S/. 1,500.00 2.3 2.3.1 -- S/. 200.00 -- Elaborar y validar y emitir los mensajes que se difundirán en radio, prensa y televisión Selección y emisión de spots en medios más importantes según difusión y alcance S/. 300.00 25 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 8. PRESUPUESTO 3 PRESUPUESTO Objetivo / Actividades y Subactividades 2.3.2 TOTAL Aporte EPS KfW Donación -- -- -- GTZ Aporte -- Elaboración y difusión de Notas de Prensa y Comunicados en prensa escrita, radio y televisión -- -- -- -- 2.3.3 Elaboración de Directorio de medios de comunicación y cotización 2.4 Continuar con el Programa Radial Gotas de Vida, emitido una vez por semana. 2.5 Realizar Campañas de Comunicación sobre acciones de la EPS 2.5.1 Campañas sobre Pago Puntual de los recibos, S/. 1,500.00 2.5.2 Campaña sobre Micro medición S/. 1,500.00 2.5.3 Campaña sobre regularización de conexiones clandestinas. S/. 500.00 2.5.4 Ejecutar reuniones de trabajo con periodistas de los diferentes medios de comunicación de la localidad sobre realización de campañas y otras actividades de la EPS S/. 500.00 2.6 Taller por el Día del Periodista S/. 500.00 S/. 500.00 S/. 5,370.00 S/. 2,000.00 -- -- -- -- S/. 1,500.00 S/. 500.00 S/. 1,000.00 -- S/. 1,500.00 S/. 300.00 S/. 1,200.00 -- -- -- -- -- S/. 1,300.00 S/. 200.00 S/ 1,200.00 S/. 300.00 -- -- -- -S/. 500.00 -- -S/. 500.00 -- -- Continuar con los talleres de Sensibilización e información al público objetivo primario y secundario sobre el valor 3.0 S/. 2,370.00 S/. 1,000.00 económico social y ambiental del agua, etc. la problemática del medio ambiente, 3.1 Continuación de la Campaña sobre valor económico social y ambiental del agua. 3.1.1 Elaboración y validación de Spots de Radio y TV 26 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 8. PRESUPUESTO 4 PRESUPUESTO Objetivo / Actividades y Subactividades TOTAL Aporte EPS KfW Donación GTZ Aporte S/. 1,570.00 S/. 600.00 970 -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- S/. 500.00 S/.300.00 S/. 200 S/. 500.00 S/.300.00 S/. 200 S/. 500.00 S/. 300.00 -- -- -- -- -- Elaboración y validación de Trípticos y volantes, gigantografìas 3.1.2 3.1.3 Instalación de un Stand Informativo de la EPS en la semana turística y /o fechas importantes de …………... 3.2 Realización de actividades por el Día Mundial del Agua 3.2.1 3.3 300 S/. 300.00 Elaboración y validación de, Spots, de Radio. Realización de la campaña sobre Mercados y Escuelas saludables. -- 3.3.1 Elaboración y validación y difusión de Spots de Radio y TV -3.3.2 Elaboración y validación de volantes, afiches, trípticos, gigantografías, etc. -- 3.4 3.4.1 3.5 Concursos radiales y /o televisivos de conocimientos sobre el valor económico social del agua. Selección de Medios de Comunicación y elaboración de Propuesta de Concurso Concursos estudiantiles sobre el Valor Económico del Agua (Instituciones Educativas). S/. 500.00 Implementar el Plan Maestro Optimizado a los usuarios del 4.0 S/. 200.00 servicio y población en general y difundir los beneficios del S/. 6,300.00 S/. 500 S/. 2,500.00 S/. 3,490.00 S/. 1,000.00 S/. 1.00.000 S/. 310.00 Contrato de Explotación. 4.1 4.1.1 Elaboración y validación de material informativo sobre los beneficios del PMO Elaboración, validación de volantes, mosquitos y/o afiches S/. 2,000.00 27 Programa de Comunicación y Relaciones Públicas 8. PRESUPUESTO PRESUPUESTO 5 Objetivo / Actividades y Subactividades TOTAL Aporte EPS KfW Donación GTZ Aporte S/. 2,000.00 S/. 1,000.00 S/. 1,000.00 -- -- -- -- -- -- S/. 190.00 S/. 310.00 -- -- -4.1.2 Elaboración y emisión de Spots de Radio y TV 4.2 Difusión del Plan Maestro Optimizado en los medios de comunicación y en el Programa de Radio Gotas de Vida 4.2.1 Elaboración y firma de contrato con la Emisora de mayor sintonía en ……………………. 4.2.2 Producción del Programa y emisión en vivo -- -- S/. 500.00 --- 4.3 Elaboración de materiales informativos sobre los beneficios del Contrato de Explotación S/. 300.00 4.3.1 Elaboración y validación de Volantes, mosquitos, trípticos y /o afiches 4.3.2 Producción , validación de Spots de Radio y /o TV -- -- -S/. 300.00. -- -- -- -4.3.3 Difusión de los beneficios del Contrato de Explotación en los medios de comunicación. TOTAL S/. 1,500.00 S/. 20,600.00 S/. 500.00 S/. 5,950.00 S/. 1,000.00 S/. 12,340,00 S/. 2,310.00 28