Secuenciación de las actividades del proyecto, estimación de la

Iniciación y Planeación de un Proyecto
Secuenciación de las actividades del proyecto, estimación de la duración de las
actividades y ruta crítica
Una vez que se han definido las actividades del proyecto se deben representar en un
calendario que permita conocer la duración total y presente las bases para el
seguimiento y control.
Para establecer la duración total se requiere definir el tiempo estimado de cada tarea,
la secuencia de las tareas, es decir, las dependencias que existen entre ellas para su
realización y finalmente hacer las adecuaciones necesarias para crear el calendario del
proyecto.
Administración del tiempo del proyecto
La administración del tiempo del proyecto inicia con la definición de los tiempos
estimados para realizar cada tarea e incluye los procesos requeridos para asegurar que
el proyecto sea terminado a tiempo de acuerdo con las estimaciones.
En muchas áreas de aplicación, las actividades comprenden un conjunto de tareas, sin
embargo, en otras áreas, las tareas comprenden un conjunto de actividades. No es
importante el término usado sino la descripción del trabajo que debe ser hecho por
las personas.
Estimación de la duración de las actividades
La estimación del tiempo por tarea involucra el cálculo del número de períodos de
trabajo que se requieren para completarla.
El cálculo lo provee la persona o equipo de trabajo que está más familiarizada con la
actividad, o al menos, debe aprobar el estimado considerando tiempos de espera como
fines de semana o asuetos
Para determinar los tiempos se requiere la siguiente información:
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Lista de actividades
Restricciones
Supuestos
Requerimientos de recursos
Información histórica
Es muy importante que el negocio administre información hostórica sobre la duración de
las actividades a través de diferentes fuentes como archivos de proyectos, bases de
datos comerciales con duraciones estimadas o el conocimiento del equipo del proyecto
La estimación la debe realizar la persona con más conocimiento de la tarea ya que el
juicio experto evita la incertidumbre y el riesgo. Otra técnica que puede utilizarse es la
estimación análoga que también es llamada Top down e implica usar la duración de
una actividad similar previa. Es útil para estimar la duración de proyectos con
información limitada. Se recomienda utilizarla cuando las actividades son realmente
similares y las personas que preparen los estimados poseen la experiencia necesaria
Existen herramientas mas sofisticadas como la simulación que nvolucra el cálculo de
múltiples duraciones con diferentes conjuntos de supuestos en este caso, el análisis más
común es el método de Monte Carlo que define para cada actividad una distribución de
posibles resultados para todo el proyecto.
Dependencias de tareas
Para que una tarea pueda ser realizada se requiere la autorización del inicio del proyecto
o la conclusión, inicio o terminación de otra tarea definida en la metodología para
desarrollar el producto final, esto es llamado dependencia. Por ejemplo, cuando se
construye una casa, no es posible realizar la tarea colocar el techo si haber realizado
previamente varias tareas, por ejemplo, construir muros. La tarea colocar techo es
dependiente de la tarea construir muros.
Para realizar el calendario del proyecto se requiere analizar y definir la dependencia de
cada una de las tareas del proyecto y con ellas, se construye un diagrama gráfico del
flujo de trabajo del proyecto. Este paso se desarrolla usando la información de las tareas
descritas en la WBS.
La red de actividades muestra:
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Las actividades del proyecto
La secuencia lógica de las actividades
Las interdependencias entre actividades
En algunas áreas, la WBS y la lista de actividades se desarrollan al mismo
tiempo. A continuación se muestra la representación gráfica de una red de
actividades:
Las Flechas representan dependencias, no se relacionan con duración
Los beneficios de representar el proyecto en función de una red de actividades son los
siguientes:
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Es fácil de comunicar la relación de actividades a todos los participantes
Permite hacer modificaciones cuando ocurren eventos inesperados
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Provee las bases para calendarizar la mano de obra y equipo
Fortalece la comunicación entre todos los grupos
Provee un estimado de la duración del proyecto
Provee las bases de presupuestación del flujo de efectivo
Identifica actividades críticas
Resalta actividades que podrían comprimirse para lograr fechas de entrega
Minimiza las sorpresas durante el desarrollo del proyecto
Para la construcción de la red de actividades se utilizan Nodos para representar actividades
y flechas para mostrar las dependencias y flujo del proyecto.
Cada actividad representa una o más tareas que requieren tiempo y el más alto nivel en un
diagrama del sistema es llamado milestone
La terminología utilizada en la construccion de las redes de actividades es la siguiente:
Actividad Evento que se lleva a cabo en el proyecto y que tiene asignado un
tiempo, costo y responsable (A)
Actividad fusionadora (Merge) Es una actividad que depende de la realización
de otras actividades (D)
Actividad de ruptura (Burst) Actividad de la que dependen varias actividades
(D)
Actividad paralela (Parallel) Actividad que puede realizarse al mismo tiempo
que otra (B)
Camino (Path) Secuencia de actividades dependientes (Inicio-B-D-Fin)
Camino crítico (Critical path) Serie de actividades dependientes
representan la máxima duración del proyecto. Se obtiene mediante cálculos
que
Evento Una actividad que no requiere tiempo para realizarse. (Inicio)
La red de actividades puede hacerse utilizando diferentes enfoques, por ejemplo:
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AON Activity on Node Las actividades se representan en nodos
AOA Activity on arrow Las actividades se representan en las flechas
Existen reglas básicas para desarrollar la red de actividades:
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El flujo de la red se interpreta de izquierda a derecha
Una actividad no puede iniciar hasta que se hayan terminado sus actividades
precedentes
Las flechas indican precedencia y flujo y pueden cruzarse
Cada actividad debe tener una identificación única
El identificador de una actividad debe ser mayor que el de todas sus actividades
predecesoras
No se permiten ciclos ya que no se representa el proceso, solo las dependencias
No se permiten estatutos condicionales
Cuando hay múltiples actividades que inician al mismo tiempo, se sugiere
integrarlas con un nodo de inicio. Lo mismo sucede con la terminación del
proyecto
Para la construcción de la red, se utilizan diferentes técnicas que tienen los mismos
objetivos y que difieren en la manera de representarla, tales como:
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Diagrama
Diagrama
Diagrama
Diagrama
Diagrama
CPM (Critical Path Method)
Pert (Program Evaluation Review Technique)
TLN (Time Line Network)
de precedencias PDM (Precedence diagramming Method)
de flechas (Arrow Diagramming Method)
El conocimiento de la disciplina establece ciertas dependencias entre las tareas, sin
embargo, existen otras dependencias que se definen como:

Dependencias mandatorias "hard logic": Son inherentes a la naturaleza
del trabajo que se realiza e incluyen limitaciones físicas. Un prototipo
primero debe crearse antes de ser probado.

Dependencias discrecionales: Son definidas por el equipo del proyecto
y normalmente se basan en el conocimiento de las "mejores prácticas" en
el área de aplicación
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Dependencias externas al proyecto: Involucra una relación entre las
actividades del proyecto con actividades fuera de él en las que intervienen
entidades externas

Restricciones: Factores que podrían limitar las opciones de trabajo y
decisión del equipo del proyecto
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Supuestos: Factores que para propósitos de planeación pueden ser
considerados verdaderos, reales o certeros, involucran un cierto grado de
riesgo
Una vez que se han determinado las tareas dependientes, se requiere establecer
el momento de la dependencia, por ejemplo, una tarea debe iniciar cuando
termine su predecesora por lo que será Final-Inicio. De igual manera existen las
siguientes dependencias:
Ruta Crítica
Hasta este momento se ha construido la red de actividades en la que cada una tiene
definida su duración, sin embargo, se desconoce la duración total del proyecto por lo que
debe calcularse la Ruta crítica que consiste en la serie de actividades dependientes que
representan la mayor duración del proyecto
El conocer la ruta crítica permite administrar el calendario, asignación los recursos de la
mejor manera y administrar el riesgo.
Los elementos mas importantes que se consideran en el cálculo son:
Que se representarán en la red de actividades:
Cada una de las actividades tendrá una fecha en el calendario dependiendo de su
duración y de sus actividades predecesoras por lo que requiere que sea calculado el
tiempo primero de inicio y de terminación de acuerdo a lo siguiente:
En este caso, la actividad A inicia en el tiempo 0 por lo que terminará optimistamente en
el tiempo 5, es decir, se calcula el tiempo de inicio mas la duración. El tiempo primero
de terminación de la actividad, será el tiempo primero de inicio de las subsecuentes. En
el caso de que una actividad dependa de varias actividades, su tiempo primero de inicio
será el tiempo de terminación de la actividad predecesora de mayor duración:
Con este cálculo se conoce el tiempo total del proyecto pero aun no se ha determinado
la serie de actividaes que generan este tiempo.
El siguiente cálculo consiste en el tiempo último de inicio y de terminación de cada
actividad de acuerdo a lo siguiente:
Para definir estos tiempos, se iguala la fecha optimista con los tiempos últimos y se
procede a calcular de derecha a izquierda los tiempos últimos de cada actividad.
El tiempo último de terminación de una actividad, será el tiempo último de inicio de su
actividad sucesora, mientras que el tiempo último de inicio será el tiempo último de
terminación menos la duración de la actividad. En el caso de haber mas de una actividad
sucesora, se toma como tiempo último de terminación la de menor duración:
Hasta este momento, se ha establecido la red de actividades con los tiempos, pero aun
no se establece la ruta crítica. Esta definición requiere calcular la holgura de cada
actividad.
La holgura se determina restando el tiempo último de terminación menos el tiempo
último de inicio o el mismo cálculo con los tiempos primeros. Una validación del proceso
consiste en verificar que el resultado sea el mismo utilizando cualquiera de los dos
conjuntos de tiempos: