NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD CON LOGOTIPO CÓDIGO: GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIÓN: ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN 1. FECHA: 1 DE 6 CARTA DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO: Acta de la junta de aclaraciones a la convocatoria a la licitación PROCESO: Contratación de obras y servicios relacionados con las mismas PROCEDIMIENTO: Proceso de licitación OBJETIVO: FUNDAMENTO LEGAL QUE LE DA ORIGEN: Documentar las aclaraciones realizadas por los servidores públicos de (Nombre de la dependencia o Entidad), así como las respuestas a los cuestionamientos de los licitantes sobre la convocatoria o requisitos de la invitación a cuando menos tres personas, sus anexos y cláusulas del modelo contrato, y las derivadas de la visita al sitio de los trabajos mediante un acta que formalice e integre esta información como referencia para que los licitantes formulen sus proposiciones. Artículo 34 y 35 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Artículo 3 fracción I de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Artículo 39 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. RESPONSABLE DE LLENARLO: Servidor público facultado para presidir la junta de aclaraciones. FORMA DE LLENADO: En computador. FRECUENCIA: Cada vez que se lleve a cabo una junta de aclaraciones. NUMERO DE EJEMPLARES: Original y copias para los participantes. DISTRIBUCIÓN DE EJEMPLARES: EJEMPLAR DESTINATARIO ORIGINAL Expediente de la licitación con firmas autógrafas COPIA 1 Representante del Órgano Interno de Control en la Dependencia o Entidad, o directamente de la SFP COPIA 2 Testigo Social de ser el caso COPIAS 3 Servidor público del área responsable de la ejecución de los trabajos COPIAS 4 Licitantes 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 2.1 Este documento debe ser llenado al momento de realización de la junta de aclaraciones de cualquier tipo de procedimiento de contratación. 2.2 Para que los licitantes participantes puedan solicitar aclaraciones a los aspectos contenidos en la convocatoria o bases de participación a la invitación a cuando menos tres personas, deberán presentar un escrito, en el que expresen su interés en participar en la licitación, por si o en representación de un tercero, manifestando en todos los casos los datos generales del interesado y, en su caso, del representante, se sugiere que se utilice el formato Escrito Interés en Participar. 1 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD CON LOGOTIPO CÓDIGO: GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIÓN: ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN FECHA: 2 DE 6 2.3 El contenido de este documento debe corresponder estrictamente a lo expresado por los licitantes y los representantes de la dependencia o entidad. 2.4 Las respuestas a las preguntas de carácter técnico corresponde exclusivamente al área responsable de los trabajos, las de carácter administrativo y normativo serán responsabilidad del área responsable de la contratación. 2.5 La respuestas que dé la convocante a las preguntas de los licitantes deberán resolver en forma clara y precisa las dudas o cuestionamientos que sobre la convocatoria a la licitación o invitación a cuando menos tres personas que formulen los interesados. Cada respuesta debe estar debidamente fundada y motivada. Deberá evitarse responder de manera escueta o dar respuestas tales como: “apegarse a la convocatoria”; “en la convocatoria viene la respuesta”;”remítase a lo establecido en la cláusula x de la convocatoria”, etc. 2.6 Las modificaciones que procedan a los términos de la convocatoria y sus anexos en ningún caso podrán consistir en la sustitución o variación sustancial de los trabajos convocados originalmente, o bien, en la adición de otros distintos. 2.7 Queda prohibido el establecer requisitos complementarios cuyo incumplimiento afecte la solvencia de las propuestas. 2.8 Las modificaciones al catálogo de conceptos o de actividades que evidencien un cambio sustancial en el alcance de los trabajos, la incorporación de requisitos adicionales no previstos como certificaciones de experiencia del personal técnico, evidencia de la propiedad de maquinaria, entre otros, son prácticas que deben omitirse. 2.9 El original de este documento debe ser firmado autógrafamente por todos los asistentes a la junta. 2.10 El encabezado deberá anotarse en todas las páginas. 2 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD CON LOGOTIPO CÓDIGO: GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIÓN: ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN 3. NÚMERO 1 FECHA: 3 DE 6 GUÍA DE LLENADO INSTRUCCIONES SUBSECRETARÍA, OFICIALÍA MAYOR O COORDINACIÓN U HOMOLOGO Anotar la Subsecretaría, Oficialía Mayor o Coordinación u homólogo a la cual está adscrita la Unidad Administrativa responsable de la contratación. NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE LA CONTRATACIÓN 2 Indicar la denominación de la unidad administrativa responsable de la contratación. NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA CONTRATACIÓN 3 Indicar la denominación del área específica que preside el Acto de Junta de Aclaraciones dentro de la unidad administrativa responsable de la contratación. TIPO DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 4 Registrar el tipo de procedimiento contratación que se indica continuación: Licitación Pública Nacional Licitación Pública Internacional bajo la cobertura de los tratados Licitación Pública Internacional abierta Por invitación a cuando menos tres personas NÚMERO DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 5 Anotar el número de licitación pública nacional que corresponda. Por ejemplo: 00009052-004-09. CIUDAD Y ESTADO 6 7 8 9 10 Indicar el nombre de la ciudad seguido de la Entidad Federativa en cual se está realizando el acto de aclaración de bases. HORA DE INICIO DEL ACTO Anotar con letra la hora en la que da inicio el acto de aclaración de bases, conforme a la convocatoria pública y a las bases de licitación. DÍA EN QUE SE CELEBRA EL ACTO Anotar el día en que se lleva a cabo el acto de aclaración de bases, conforme a la convocatoria pública o bases de participación del oficio de invitación. MES Anotar con letra el mes al que corresponde el día en que se lleva a cabo el acto de aclaración de bases, conforme a la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación. AÑO Anotar con número el año al que corresponde el mes y el día en que se lleva a cabo el acto de aclaración de bases, conforme a la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación. 3 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD CON LOGOTIPO CÓDIGO: GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIÓN: ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN NÚMERO 11 FECHA: 4 DE 6 INSTRUCCIONES NOMBRE DE LA OFICINA DONDE SE CELEBRA EL ACTO Indicar la denominación de la sala en la cual se lleva a cabo el acto de aclaración de bases, conforme a lo señalado en la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación. DOMICILIO DONDE SE UBICA LA OFICINA 12 Anotar el domicilio completo (calle número exterior, número interior, colonia, municipio o delegación, estado y código postal) del lugar en donde se lleva a cabo la junta de aclaraciones, el cual debe corresponder con el establecido en la convocatoria o bases de participación del oficio de invitación. NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE PRESIDE EL ACTO 13 Indicar el nombre completo del servidor público que preside al acto de la junta de aclaraciones. CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE PRESIDE EL ACTO 14 Indicar el cargo completo del servidor público que preside al acto de la junta de aclaraciones. DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS 15 Describir el objeto de la obra o servicio a que se refiere el acto de presentación y apertura, que se licita conforme se expreso en la convocatoria u oficio de invitación Para mayor claridad deberán anotarse los datos de referencia específicos del proyecto. PUNTO DE LAS BASES DE PARTICIPACIÓN DONDE SE HACE REFERENCIA A LA VISITA AL SITIO DE LOS TRABAJOS 16 Indicar el punto específico de las base de participación dónde se hace referencia a la visita al sitio de los trabajos. DÍA EN QUE SE REALIZÓ LA VISITA 17 Indicar el día de la fecha en que se llevará a cabo la visita de sitio de realización de los trabajos. MES DE LA VISITA 18 Indicar con letra el mes en que se llevará a cabo la visita de sitio de realización de los trabajos. AÑO DE LA VISITA 19 Indicar con número el año en que se llevó a cabo la visita al sitio de realización de los trabajos. NO. CONSECUTIVO DE LICITANTE 20 Asignar un número consecutivo a cada uno de los licitantes participantes. Por ejemplo: 2. NOMBRE DEL LICITANTE 21 Anotar la razón social de las empresas o personas físicas que participan en la junta de aclaraciones. 4 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD CON LOGOTIPO CÓDIGO: GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIÓN: ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN NÚMERO 22 FECHA: 5 DE 6 INSTRUCCIONES ACLARACIONES DE LA CONVOCANTE De manera consecutiva listar y describir de manera clara, concisa y haciendo referencia al soporte legal correspondiente, las aclaraciones que haya juzgado pertinentes realizar la convocante a la convocatoria y sus anexos. DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN Y SE ENTREGAN A LOS LICITANTES 23 24 De manera consecutiva listar y describir cada uno de los documentos y/o anexos que se entregan a los licitantes participantes en el acto de la junta de aclaraciones. PREGUNTA ACLARATORIA QUE FORMULA EL LICITANTE Después de cada pregunta del licitante, redactar la respuesta que corresponda de manera clara, concisa, fundamentada y motivada, definiendo e integrando la información que se considere conveniente. RESPUESTA A LA PREGUNTA FORMULADA POR EL LICITANTE Describir la respuesta de la convocante a cada una de las preguntas formuladas por los licitantes, de manera clara y precisa. Las de carácter técnico deberán ser atendidas por el área técnica responsable de la ejecución de los trabajos y las normativo-administrativas por el área responsable de la contratación. 25 Cada respuesta debe estar debidamente fundada y motivada, mencionando el clausulado de las bases de licitación y/o artículo de la normatividad aplicable que soporta la aclaración. La respuesta no debe contradecir lo establecido en la convocatoria de la licitación. No es conveniente responder escuetamente, ejemplos: “si”, “no”, “en la convocatoria viene la respuesta”, “remítase a lo establecido en la cláusula x de la convocatoria.” Lo anterior permitirá evitar que en una posible inconformidad, el licitante disponga de elementos que puedan fortalecer los motivos de la misma. NÚMERO DE JUNTA DE ACLARACIONES 26 Señalar el número de junta de aclaraciones que corresponda. INDICAR SI ES LA ÚNICA O HABRÁ OTRA JUNTA DE ACLARACIONES INDICANDO LUGAR, FECHA Y HORA 27 Especificar una de las siguientes opciones: a. Esta es la única junta, por lo que no se llevarán cabo juntas posteriores. b. Se celebrará una próxima junta de aclaraciones. En este caso, indicar fecha y lugar de celebración de la junta siguiente, utilizando el formato: dd de mmmmmm de aaaa. HORA TERMINO DEL ACTO 28 Registrar con número la hora exacta en que se da por terminada la junta de aclaraciones. FIRMA AUTOGRAFA DE LOS PARTICIPANTES 29 Los participantes deberán firmar el original y copias del acta. 5 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD CON LOGOTIPO CÓDIGO: GUÍA DE LLENADO DE DOCUMENTOS REVISIÓN: ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES A LA CONVOCATORIA A LA LICITACIÓN NÚMERO FECHA: 6 DE 6 INSTRUCCIONES CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO 30 Anotar el cargo de cada servidor público que participa en el acto de la junta de aclaraciones. NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO 31 Anotar el nombre completo (nombre, apellido paterno y apellido materno) de cada servidor público que participa en el evento. NOMBRE DEL TESTIGO SOCIAL 32 Escribir del nombre completo del testigo social. NOMBRE DEL REPRESENTANTE 33 Anotar el nombre completo (nombre, apellido paterno y apellido materno) de cada representante del licitante y el cargo completo del representante de la empresa licitante. Nombre de la Dependencia o Entidad 34 Anotar el nombre completo sin abreviaturas. 4. FECHA DE MODIFICACIÓN CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN MOTIVO DEL CAMBIO 6