Mesa Redonda:
Las competencias y obligaciones de los archivistas
a partir de la legislación costarricense
“El caso de los Archivos de las Universidades Públicas”
Marco Antonio Cordero Rojas
Comisión de Archivos Universitarios
Costa Rica cuenta con cuatro universidades autónomas financiadas por el Estado:
la Universidad de Costa Rica (UCR) creada en 1940, el Instituto Tecnológico de
Costa Rica (TEC) establecido en 1971, la Universidad Nacional Autónoma (UNA)
creada en 1973 y la Universidad Estatal a Distancia (UNED) establecida en 1977.
La legislación Universitaria común a estas cuatro universidades, comprende los
artículos 88 y 89 de la Constitución Política de Costa Rica, donde se consagra su
autonomía; el Convenio de Coordinación de la Educación Superior Universitaria
Estatal, que permite un trabajo concertado y que regula los principios de
distribución del Fondo de la Educación Superior (FES); y luego, las Leyes y
Reglamentos comunes a todas la Administración Pública. En cuanto a la
normativa interna, existe una jerarquía de normas que comprende: los
correspondientes Estatutos Orgánicos, donde se definen sus principios,
propósitos, funciones y estructura; los reglamentos generales, las normas
generales, las resoluciones de las autoridades superiores y las disposiciones de
los órganos internos de la administración.
La autonomía de organización y funcionamiento que la Constitución le otorga a las
Universidades, les permite modificar sus estructuras mediante los procesos de
Congreso Universitario que se llevan a cabo cada cierto tiempo. El Convenio de
Coordinación de la Educación Superior, crea un órgano de toma de decisiones
llamado el Consejo Nacional de Rectores (CONARE) y permite a las
Universidades llevar a cabo un proceso de planificación común por medio de la
Oficina de Planificación de la Educación Superior (OPES). Además, en los últimos
años, del seno del CONARE ha surgido y madurado la iniciativa de establecer un
Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES), que hoy en
día ya cuenta con un Manual de requerimientos de información válido para todas
las universidades públicas o privadas que quieren ser acreditadas por él.
En cuanto a las regulaciones de la Administración Pública, del conjunto de leyes y
reglamentos vigentes que regulan el funcionamiento de los procesos de toma de
decisión por parte de los órganos y autoridades internas de las Universidades,
merece destacarse La Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos del 24 de
octubre de 1990 y su Reglamento; la Ley Nº 8220 de la Protección al ciudadano
del exceso de requisitos y trámites administrativos y la Ley Nº 8292 del Control
Interno y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría
General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización,
pues en los últimos años estas leyes han obligado a las universidades a
replantearse su capacidad de respuesta en materia de administración documental.
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En el caso del Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC), que cuenta con el
Centro de Archivo y Comunicaciones desde 1972, la legislación citada ha venido a
fortalecer sus procesos de dirección y coordinación archivística y ha favorecido la
introducción de nueva tecnología para facilitar la consulta de tipos documentales
como los planes de estudios y las actas del Consejo Institucional. Además, con el
paso del tiempo el sistema de clasificación institucional de archivo del Instituto
Tecnológico (ORFUAS), ha servido de referente a las otras tres universidades
para establecer el suyo.
La Universidad Estatal a Distancia (UNED), por su parte, ha desarrollado desde
1986 un centro de documentación referente a la Universidad, el cual,
respondiendo a las políticas internas aprobadas en la institución en materia de
información, se integra en los últimos años al Centro de Información,
Documentación y Recursos Bibliográficos de la institución. Actualmente, el Archivo
de la UNED centraliza la documentación administrativa producida en todas las
oficinas de la Universidad y asesora a todos los archivos de gestión, tanto de la
Sede Central como de los 29 centros universitarios.
Con diez años de funcionamiento, el Sistema Institucional de Archivo de la
Universidad Nacional ha desarrollado un modelo de archivos periféricos que le
permite cubrir las áreas académicas mediante la asignación conjunta de recursos
para el desarrollo de nuevos archivos. Desde la Jefatura del Sistema, además, se
dirigen, coordinan y supervisan las políticas en materia archivística vigentes en la
Universidad.
El más joven de todos, el Archivo Universitario de la Universidad de Costa Rica, es
la mejor prueba del efecto de la Ley Nº 7202 en el mejoramiento de la
administración documental de las Universidades; pues su organización y puesta
en funcionamiento a partir del año 2003, fue motivada por el cumplimiento de esta
Ley.
Independencia de organización y responsabilidad en el cumplimiento obligatorio
de la Ley Nº 7202, son las características más notorias del cumplimiento de la
legislación archivística vigente por parte de las Universidades Públicas
Costarricenses.
En cuanto al crecimiento y al mejoramiento continuo de los archivos universitarios,
éste se caracteriza por ser gradual, exigente y competitivo. Gradual, porque las
Universidades están sometidas a una presión financiera muy alta que proviene
tanto de su propio crecimiento académico, como de los nuevos requerimientos que
le establece la legislación; tal es el caso de la legislación sobre igualdad real de
oportunidades, protección del ambiente o la ley de pensiones. Esta relación
desigual entre generación de proyectos y capacidad financiera de las
universidades, obliga a los archivos universitarios a revisar constantemente sus
estrategias, para que los objetivos por alcanzar no dependan únicamente de sus
presupuestos, siempre insuficientes. En este sentido, el trabajo conjunto con otras
áreas afines de la Universidad como información, planificación o bibliotecas, ha
resultado ser muy beneficioso.
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También se ha tratado de un desarrollo gradual, porque la rentabilidad de la
inversión en los archivos, cuando no se articula como un proyecto integral en el
que converjan recursos humanos, físicos y tecnológicos, no es todo lo eficiente
que podría ser. En los últimos diez años, las Universidades se caracterizaron por
haber dado más prioridad a la contratación de recursos humanos calificados, que
a la construcción de la infraestructura necesaria (depósitos de documentos) o al
desarrollo de programas automatizados que faciliten el flujo y el control de la
información. Recae en los Archivos Universitarios, la responsabilidad de no perder
el hilo conductor que establece la Ley Nº 7202 e insistir en la necesidad de un
planteamiento y una estrategia de archivo integral.
La legislación vigente que afecta a las Universidades y cuestiona su proceder en
el campo documental, ha venido a significar para los archivos un arma de doble
filo. Por una parte, presiona a las autoridades universitarias para que aumenten
sus inversiones en este campo. Por otra, ponen en jaque los sistemas de archivo
existentes –de las cuales los archivos centrales son solo un componente- porque
en el corto plazo rebasan su capacidad de respuesta en cuanto a agilidad en el
trámite, velocidad de respuesta y pertinencia de la información.
Esta disconformidad entre alcances y metas, sumada a la exigencia propia de
calidad que corresponde a cualquier archivo universitario, por la vocación de
excelencia que caracteriza a estas instituciones, es una pesada carga que los
archivos universitarios de las universidades públicas costarricenses han resuelto
compartir en el seno de una comisión coordinadora, por medio de la cual
compensan con prácticas de cooperación y transferencia de experiencia, las
debilidades de recursos que los archivos no han podido superar.
Esta estrategia de articulación de un frente común, sin embargo, necesita todavía
de un punto de encuentro con las autoridades universitarias y los órganos de
planificación y desarrollo de las universidades, para que las competencias y
obligaciones de los archivistas universitarios a partir de la legislación vigente,
venga acompañada de una norma legal que promueva más claramente en las
instituciones públicas y particularmente en las universidades, las competencias y
obligaciones de las instancias de más alto nivel en la Universidad, sin cuya
intervención, los archivos universitarios difícilmente podrán desarrollarse como
sistemas institucionales altamente efectivos y eficientes en el cumplimiento de sus
funciones.
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