NATURALEZA DEL ESTUDIO

PLANEACIÓN
NATURALEZA DEL ESTUDIO
Auditoría administrativa a la empresa Ejemplo de S.A. de C.V.
ALCANCE
Se pretende llevar a cabo un análisis de toda la empresa para identificar las
áreas con mayor problemática y así mismo proponer alternativas que ayuden a
mejorar la situación actual, por lo que el alcance de esta auditoría es integral.
OBJETIVOS
1. Brindar a la empresa Ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su
funcionamiento,
2. Establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño organizacional,
3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la
empresa y,
4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el
mercado.
ESTRATEGIA
Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para
estimular el trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los
recursos de los que dispone para llevar a cabo sus actividades.
JUSTIFICACION
Detener la pérdida de clientes y del segmento de mercado en que participa
la empresa, así como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participación
de la empresa en el mercado.
ACCIONES
1.
2.
3.
4.
Formalizar la aplicación de la auditoría,
Establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución,
Consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología,
Derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada función del
proceso y elemento bajo revisión y,
5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementación y efectuar su
seguimiento.
RECURSOS
Integración de un equipo de ocho auditores (todos ellos estudiantes de
octavo semestre de la asignatura Auditoría Administrativa en la Licenciatura de
Administración) y definición de los requerimientos materiales y tecnológicos
necesarios.
COSTO
El trabajo se llevará a cabo de manera totalmente gratuita, salvo el caso en
que la empresa auditada desee realizar alguna aportación de manera voluntaria a
manera de donativo para la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM.
RESULTADOS ESPERADOS
1.
2.
3.
4.
Fortalecer adminstrativamente a la empresa,
Dotarla de los instrumentos idóneos para mejorar su rendimiento,
Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y,
Elevar la competitividad de la empresa.
INFORMACION COMPLEMENTARIA
Recopilación y revisión de todo el material normativo, administrativo y
funcional de la empresa como son manuales, procedimientos, estados financieros,
etc.
EXAMEN
De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realizó un
estudio de la información captada, lo que se tradujo en la determinación de los
criterios y elementos de decisión necesarios para la emisión de juicios sustentados
en los resultados alcanzados.
Con este fin, en forma individual y en equipo, los auditores basados en sus
conocimientos, hicieron uso de las técnicas de análisis administrativo y plasmaron
sus observaciones y conclusiones en los papeles de trabajo.
Es necesario recalcar, que el bloque de técnicas de análisis administrativo
que regularmente facilitan el estudio de una organización no siguen una secuencia
aislada, esto es, no se tiene que seleccionar una y agotarla en forma
independiente de las demás, sino que se interrelacionan para llegar a
conclusiones más estructuradas y mejor sustentadas.
Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso
administrativo, lo que facilitó la organización del rango aceptable para cada
función revisada.
De acuerdo con los resultados obtenidos se determinó la evaluación
siguiente para cada puesto:
DIRECCION GENERAL
La dirección general presenta un funcionamiento "regular" ya que de
acuerdo a la evaluación realizada en los cuatro factores (planeación, organización,
dirección y control) se detectaron algunas deficiencias como las que se mencionan
a continuación:
 En planeación su funcionamiento es muy pobre debido a que sólo acumula 117
puntos de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dándole
una calificación de "mal".
 En organización se encontró que está funcionando de manera "regular" al
acumular 5 puntos de 12 posibles.
 En dirección está operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con
los que ha sido evaluado este factor.
 En control también opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace
que en suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para
darle un funcionamiento "regular".
CONTADOR
El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificación
de "mal" tras realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes
mencionados.
 En el factor uno planeación su funcionamiento es "malo" al sumar sólo 12
puntos de un total de 36.
 En el factor dos organización opera de manera "regular" contando con 7 puntos
de los 12 que suma en su totalidad el factor.
 En el factor tres dirección su funcionamiento también es "regular", puesto que
sólo acumula 10 puntos de un total de 16.
 El factor cuatro control también opera "mal" al sólo sumar 10 puntos de 24
posibles; lo que en términos generales le da una suma de 345 puntos.
PROMOTOR DE VENTAS
El puesto de promotor de ventas presenta un funcionamiento calificado
como "malo" tras la suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditoría
administrativa.
 El factor uno sólo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal".
 El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un
funcionamiento "regular".
 El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y
lo posicionan en "regular".
 El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo
que suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles.
SECRETARIA
El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total
de su puntaje en los cuatro factores.
 El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24
posibles.
 El factor dos acumula también 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle
como "regular".
 El factor tres se encuentra "muy mal" al sólo sumar 13 puntos de 20 que suma
en su totalidad.
 El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho
puntos de 12 posibles. Todo esto hace que sólo acumule 120 puntos de los
200 que tiene en su totalidad el puesto.
GERENTE DE VENTAS
Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar
a cabo la sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores
evaluados.
 El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar sólo con 13 puntos de 36
posibles.
 El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles.
 El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de
los 16 que suma el factor en su totalidad.
 El factor cuatro también se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que
totaliza el factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de
1400 posibles.
TODA LA EMPRESA
En términos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento
"regular" toda vez que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que
representa un 50.55% del 100% que significan los 4000 puntos obtenidos al sumar
la totalidad de la empresa.
A continuación se presenta la gráfica de Gantt que se sigue durante la auditoria
Administrativa a la empresa.
EVALUACIÓN
Las siguientes tablas representan la evaluación gráfica que se realizó a toda la
empresa en general, así como a cada uno de los integrantes de la empresa, con la
finalidad obtener datos importantes para su evaluación final, la cual se muestra al
final de cada puesto.
Toda la Empresa
Muy Bien
x4
1620
840
620
920
4000
1 Planeación
2 Organización
3 Dirección
4 Control
Total
Bien
x3
1215
630
465
690
3000
Regular
x2
810
420
310
460
2000
Mal
x1
405
210
155
230
1000
Muy Mal
x0
Ponderación de Puestos
Puesto
Porcentaje
Directora General
25
Contador
20
Gerente de Ventas
35
Promotora de Ventas
15
Secretaria
Determinación de Factores a Evaluar
1 Planeación
2 Organización
3 Dirección
4 Control
5
Total
100
Determinación de Grados
Apreciación
MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL
MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL
Grados
4
3
2
1
0
Dirección General
250
250
250
250
250
Cumplimiento
81-100%
61-80%
41-60%
21-40%
0-20%
4
3
2
1
0
1000
750
500
250
0
0
0
0
0
Gerente de Ventas
350
350
350
350
350
MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL
4
3
2
1
0
1400
1050
700
350
0
Promotora de Ventas
MUY BIEN
150
4
600
BIEN
150
3
450
REGULAR
150
2
300
MAL
MUY MAL
150
1
150
150
0
0
MUY BIEN
200
4
800
BIEN
200
3
600
REGULAR
200
2
400
MAL
MUY MAL
200
1
200
200
0
0
MUY BIEN
50
4
200
BIEN
50
3
150
REGULAR
50
2
100
MAL
MUY MAL
50
1
50
50
0
0
Contador
Secretaria
Totales por Empresa
Directora General
Gerente de Ventas
Promotora de Ventas
584
688
293
Contador
Secretaria
345
112
2022
Total
Directora
General
1 Planeación
Contador
4000-100
2022-X
X=50.55%
REGULAR
Gerente de
Ventas
Promotora
de Ventas
Secretaria
Toda la
Empresa
100
70
150
70
15
405
25
10
100
50
25
210
100
20
25
10
0
155
4 Control
25
100
75
20
10
230
Total
250
200
350
150
50
1000
2 Organización
3 Dirección
Gerente de Ventas
Muy Bien
Bien
Regular
x3
x2
x4
Mal
Muy Mal
x1
x0
1 Planeación
600
450
300
150
0
2 Organización
400
300
200
100
0
3 Dirección
100
75
50
25
0
4 Control
300
225
150
75
0
Total
1400
1050
700
350
0
Gerente de Ventas
Cuestionario
Factor 1. Planeación
4
3
2
1
1
0
X
2
X
3
X
4
X
5
X
6
X
7
X
8
X
9
X
0
0
2
3
1
3
X3
X2
X1
X0
6
6
1
0
Total=13
36=600
13=X
X=217
MAL
Factor 2. Organización
4
3
10
2
1
0
X
11
X
12
X
0
1
2
0
0
0
0
X3 X2
0
3
4
Total=7
12=400
7=X
X=233
REGULAR
Factor 3. Dirección
4 3
13
14
X
15 X
16
1 1
X4 X3
4 3
2
X
1
X
2
X2
4
0
0
0
0
0 Total=11
16=100
11=X
X=69
REGULAR
Factor 4. Control
4
17
18
19
20
3
2
X
X
X
X
1 3
X3 X2
0 3 6
0
1
0
0
0
0
0
Total=9
16=300
9=X
X=169
REGULAR
TOTAL GERENTE DE VENTAS= 688
Evaluación Dirección General
Factor Planeación
4
3
1
X
2
3
4
5
6
2
1
0
X
X
X
X
X
Factor Organización
4
3
2
7
8
9
1
X
24 - 40'0
7-X
117
12 - 100
5-X
42
0
X
X
Factor Dirección
4
3
10
2
1
0
X
11
X
12
13
X
16 - 400
X
14 - X
350
Factor Control
4
3
2
1
14
0
X
15
16
X
12 - 100
X
9-X
TOTAL 584 Regular
4
3
2
1
0
81 - 100 61 - 80 41 - 60 21 - 40 0 - 20
Planeación
400
300
200
100
0
Organización
100
75
50
25
0
Dirección
400
300
200
100
0
Control
TOTAL
100
75
50
25
0
1000
750
500
250
0
75
EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE CONTADOR
GRADOS DE
CUMPLIMIENTO
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
TOTAL
4
3
81-100
61-80
Muy bien
Bien
280
210
40
30
80
60
400
300
800
600
2
1
41-60
21-40
Regular
Mal
140
70
20
10
40
20
200
100
400
200
0
0-20
Muy mal
0
0
0
0
0
1. CUESTIONARIO FACTOR 1
PLANEACION
4
1. Planeación
3
2
1
0
X
2. Visión
X
3. Misión
X
4. Objetivos
X
5. Políticas
X
6. Procedimientos
X
7. Recursos
X
8. Presupuestos
X
0
3X1=3
2X2=4
1X5=5
0
2
1
0
0
0
3+4+5 = 12
32 = 28
12 = 105
2. CUESTIONARIO FACTOR 2
ORGANIZACIÓN
4
9. Estructura
3
X
10. Funciones
X
11. Personal
X
1X3 = 3
12 = 40
7 = 23
2X2 = 4
4+3 = 7
3. CUESTIONARIO FACTOR 3
DIRECCION
4
3
12. Línea de autoridad
X
13. Dirección
X
14. Cambios
X
2
15. Comunicación
1
0
X
0
3X3 = 9
0
1X1=1
2
X
X
1
9+1 = 10
16 = 80
10 = 50
4. CUESTIONARIO FACTOR 4
CONTROL
4
3
16. Resguardo de información
17. Resultados
18. Control de recursos
19. Registros contables
20. Ingresos mensuales
21. Egresos mensuales
X
X
X
X
2X4 = 8
0
24 = 400
10 = 167
SUMATORIA DEL PUESTO
PLANEACION
105
ORGANIZACIÓN
23
DIRECCION
50
CONTROL
TOTAL
0
167
345
MAL
1X2 = 2
8+2 = 10
EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE PROMOTOR DE VENTAS
GRADOS DE
4
3
2
1
0
CUMPLIMIENTO
81-100
61-80
41-60
21-40
0-20
Muy bien
Bien
Regular
Mal
Muy mal
PLANEACIÓN
280
210
140
70
0
ORGANIZACIÓN
200
150
100
50
0
DIRECCIÓN
40
30
20
10
0
CONTROL
80
60
40
20
0
TOTAL
600
450
300
150
0
1. CUESTIONARIO FACTOR 1
PLANEACION
4
17. Planeación
X
18. Visión
19. Misión
20. Objetivos
21. Políticas
22. Procedimientos
4X1=4
3
2
1
0
X
X
X
X
2X2=4
24=280
9=X
1X1=1
X
0X1=0
4+2+1+0=9
1
0
(9X280)/24= 105 = MAL
2. CUESTIONARIO FACTOR 2
ORGANIZACIÓN
4
3
2
23. Estructura
X
24. Funciones
X
25. Personal
X
26. Problemas
X
27. Condiciones de trabajo
X
28. Incentivos
X
3X3=9
2X1=2
1X1=1
0X1=0
24=200
(12X200)/24=100 = 100 = REGULAR
12=X
3. CUESTIONARIO FACTOR 3
DIRECCION
4
29. Línea de autoridad
3
X
2
1
0
9+2+1+0=12
30. Dirección
31. Cambios
32. Comunicación
33. Capacitación
X
X
X
X
4X2=8
3X1=3
2X1=2
1X1=1
20=40
14=X
(14X40)/20= 28 = REGULAR
8+3+2+1=14
4. CUESTIONARIO FACTOR 4
CONTROL
4
34. Resguardo de información
35. Resultados
36. Control de recursos
3
X
X
X
3X3=9
2
(9X80)/12=
SUMATORIA DEL PUESTO
105
ORGANIZACIÓN
100
DIRECCION
28
CONTROL
TOTAL
60
293
0
9=9
12=80
9=X
PLANEACION
1
MAL
60 = BIEN
SECRETARIA
PLANEACIÓN
4
1
3
2
1
0
X
24-60
2
X
3
X
4
14-X
REGULAR
35
X
5
X
6
4*2=8
0
X
2*2=4
2*1=2
0
2
1
0
ORGANIZACIÓN
4
3
1
X
24-100
14-X
2
X
3
58.3
REGULAR
X
4
X
5
X
6
X
0
3*3=9
2*2=4
1*1=1
0
2
1
0
DIRECCIÓN
4
1
3
X
20-100
13-X
2
X
MUY MAL
3
4
X
X
0
5
1*4=4
2*3=6
1*2=2
1*1=1
0
CONRTOL
4
3
1
2
1
X
0
12 40
8-X
2
X
3
26.6
REGULAR
X
0
2*3=6
1*2=2
119.9 REGULAR
SECRETARIA
4
3
2
1
0
81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
PLANEACIÓN
60
45
30
15
0
ORGANIZACIÓN
100
75
50
25
0
DIRECCIÓN
0
0
0
0
0
CONTROL
40
30
20
10
0
TOTAL
200
150 100
50
0