Resolución No.015 Manual de Adminstración, Conservación y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado (Archivo PDF, peso 2.29 MB)

PRoCURADURTA GENERAL DEL
RESoLUCTóN
83tr?)? tr O E
N. {1 t 5
Dr. Diego García Carrión
PROCURAOOR GENERAL DEL ESTADO
CONSIDERANDO:
Que, de conformidad con lo previsto en la letra k) del artículo 3 de la Ley Orgánica de la
Procuraduría General del Estado, corresponde
Procurador General del
Estado: "Expedir reglamentos, acuerdos, resoluciones e ¡nstructivos de carácter
general y pañicular, dentro del ámbito de su competencia'',
al
Que, mediante Resolución No. 094 de 10 de octubre de 2013, publicada en el Registro
Oficial Edición Especial No. 63 de 29 de octubre de 2013, se expidió el
Reglamento Orgánico Funcional de la Procuraduría General del Estado, que fue
reformado mediante Resolución No. 1 15 de 13 de mazo de 2014. oublicada en
el Registro Oficial No. 217 de 2 de Abril de 2014;
Que, mediante Resolución No. 127 de 28 de julio de 2014, publicada en el Registro
Oficial Edición Especial No. 198 de 27 de octubre de 2014, se puso en vigencia
el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del
Estado;
Que, medrante Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010, el Procurador General del
Estado aprobó el Manual de Administración y Custodia de Documentos de la
Procuradurla General del Estado;
Que, la Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información
sensible, que debe ser manejada en forma técnica
sistemat¡zada,
aprovechando la tecnología existente, que ayude a la organización, inventario y
depuración de los archivos, dentro de un proceso de mejoramiento continuo y
actualización permanente;
y
Que, para el funcionamiento eficaz de la Procuraduría General del Estado, es necesario
establecer procedimientos para la administración y custodia de su fondo
documental, debiéndose contar para ello con una herramienta que permita la
consecución de esos fines: en consecuencia.
En uso de la atribuciones conferidas por la Ley;
Av.ArnazoflasN39-123v,\ízaga,trüf.-.\nrazorrasPlaza. Quito, Ir,cuador. PBX.
*.e.w,pge.gob.ec
(593
2)
294 1300
RESUELVE:
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Art. l.- Aprobar el "Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos
de la Procuraduría General del Estado", que consta como documento adjunto a esta
resolución.
Art.2.- Deróguese la Resolución No.
108 de 6 de mayo de 2010.
Art. 3.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de esta fecha, sin perjuicio
de su publicación en el Registro Oficial; de su ejecución, encárguese el Secretario
General de la ProcuradurÍa General del Estado.
Dado en la ciudad de San
Quito, D. M.,
-
3 JU¡t,
?015
García Carrión
GENERAL DEL ESTAOO
Av.Amazon¡sN39-123y,\rízage,Edif.,\,mazonasPlaza.-Quiro,Ecuador. PBX:
www.Pge.gob.ec
(593
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MANUAL DE ADMINISTBACIÓN. CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE
DOCUMENTOS OE LA PROCURADURíA GENERAL DEL ESTADO
La Secretaría General,
es coordinadora, administradora y custodio
del fondo documental que contiene la información de la lnst¡tuc¡ón
Av.,{mazrnas N39
123 v Arizaga,
Edi{ Amazonas Plaza ._ Quito, Fruador
www.Pgc.goD.ec
.
PBX: (593
2)
29a 1300
PRocuRADURfe
csr¡n'n¡l
DEL ESTADo
UCUADOR
INTRODUCCION
La Procuraduría General del Estado, desde su creación en 1928 asum¡ó un papel
protagónico en la v¡da jurÍdica del país, pues pr¡mord¡almente se le entregÓ el
legal. En nueslros días, frente a los
cambios que se han producido en la legislación ecuatoriana a partir de la emisión de
la nueva Constitución de la República del Ecuador, publ¡cada en el Registro Ofic¡al
patrocinio del Estado y paralelamente la asesorÍa
No. 449 de 20 de octubre de 2008, así como la creac¡ón y reforma de otras
disposiciones legales y normativas, asume nuevos retos y func¡ones como son: La
representación judicial del Estado; el patrocinio del Estado y de sus instituciones; el
asesoramiento legal y la absolución de las consultas jurídicas a los organismos y
entidades del sector públ¡co con carácter v¡nculante, sobre la inteligencia o aplicaciÓn
de la ley, en aquellos temas en que la Constitución o la ley no otorguen de los actos y
contratos que suscriban los organismos y entidades del sector públ¡co.
La Procuraduría General del Estado, tiene bajo su responsabil¡dad el manejo de
documentación vinculada d¡rectamente con el sustento legal del Estado, acervo
documental que debe ser manejado bajo criterios técnicos y uniformes.
El presente lvlanual de Administración y Custodia de Documentos, es concordante con
el marco normativo vigente está d¡señado bajo principios adm¡n¡strativos,
disposiciones legales y normativa técn¡ca pertinente.
y
Dr. Diego GarcÍa Carrión
PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO
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A,n¡zonas
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294 1300
PRocURADURÍ¡. cBNBn¡,r DEL ESTADo
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PRESENTACIÓN
La Procuraduría General del Estado cuenta en sus deoendencias con información
sensible que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada.
Para ello se procedió a:
1. Revisar la organización y el ¡nventario de la documentación existente en los
distintos archivos, aplicando criterios técnicos para una adecuada clasificac¡ón,
ordenamiento e ¡dentif ¡cación de dicha documentac¡ón;
2. Revisar los sistemas para reg¡strar y procesar la información básica de cada
fondo documental; y,
3. Revisar y depurar el proceso, subprocesos e ¡nstructivos que se aplican en cada
una de las actividades que ejecutan las secretarias institucionales,
Aprovechando la tecnología existente y los procedimientos establec¡dos, que
conllevan diferentes tipos de consulta, se accede en forma ágil y oportuna a la
información procesada, que const¡tuye el fondo documental de la Institución.
Se pretende un manual claro y sencillo que sirva de soporte para la organización,
¡nventariado, depuración y custodia de los archivos, el m¡smo que debe ser el inicio de
un
proceso
de
mejoram¡ento
y
actual¡zación permanente que consegu¡rá el
y con ello la mejora de los
perfeccionamiento de esta heramienta administrativa
niveles de atención a los usuarios.
NORMATIVA QUE SUSTENTA EL PRESENTE MANUAL
.
.
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.
.
.
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.
.
.\\
Constituc¡ón de la Bepública, Reg¡stro Of¡c¡at Nro, 449 de 20 de octubte de
2008.
Ley del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial Nro. 265, de 16 de Junio
de 1982.
Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Arch¡vos, Feg¡stro Of icial Nro.
517 de 20 de junio de 1983. Feforma: Decreto E.lecutivo 1346 pubticado en el
Registro Of¡cial Nro. 830 de 14 de nov¡embre de 2012.
Instructivo para la Digitalización de Archivos de los Beg¡stros de Datos
Públicos. Resoluc¡ón de la DINARDAP 114; Reg¡stro Of¡cial Nro. 724 de 14 de
jun¡o de 2012; reforma: R.O. Suplemento 100 de t4 de octubre de 2015.
Reglamento Interno del Archivo Intermedio "Archivo General de la
Adm inistración". Registro Oficial Nro.l del 11 de agosto de 1992.
Instructivo de Organización Básica y Gestión de Arch¡vos Administrativos.
Reg¡stro Of¡cial Nro. 67 del 25 de jul¡o de 2005.
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado. Registro Ofic¡al Nro. 312,
de 13 de Abril del 2004: reforma publicada en el Registto Of¡c¡al Nro. tS4 de g
de enero de 2014.
Estatuto Orgánico de Gest¡ón por Procesos de la Procuraduría General del
Estado. Reglstro Oficial Nro. 198, de 27 de octubre de 2014.
Reglamento Orgán¡co Funcional. Registto Of¡c¡al Suplemento Nro. 63, de 29 de
octubrc 2013; reforma Reg¡stro Of¡c¡al Nrc. 217 de 2 abril de 2014.
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PRocURADURÍI
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DEL ESTADo
liCU.\D()R
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la ¡nformac¡ón Pública. Registro
Oficial 337 det 18 de mayo del 2004.
Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la ¡nformación
Pública. Decrcto Ejecutivo No. 2471; Reg¡dro A¡cial Nrc. 507, del 19 de Enero
det 2005: rcfoma Decreto Ejecut¡vo 163, Reg¡stro Oficial Nro. 33 de 7 de iunio
de 2005.
Reglamento General de Bienes del Sector Público. Acuedo de la Contraloría
General del Estado No.25; Reg¡stro Of¡c¡al Nro. 378 de 17 de octubre de2006;
reformas: Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 37, publicado en
Begistro Ofic¡al Suplemento Nro. 287 de 11 de Julio del 2014 y, Acuerdo de la
CoñtralorÍa General del Estado Nro. 44, publicado en Registro Oficial
Suplemento Nro.317 de 22 de Agosto del 2014.
Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del
Estado No 39-CG, Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009'
última modificac¡ón B.o. 178 de 6 de febrero de 2014 Acuerdo No 006 CG2014
Instructivo para la entrega y recepción de documentac¡ón, ¡nformación y
archivos a cargo de los funcionarios, servidores y trabajadores de la
Procuraduría General del Eslado. ResolucíÓn Nro. 125; Reg¡stro Ofic¡al Nro
284 de 22 de septiembre de 2o10.
Reglamento para la Elaborac¡ón Manejo y Custod¡a de c¡erta documentac¡ón
oficial, publicado en el Registro Of¡cial Nro.478 de 30 de marzo de 1954.
MANUAL DE ADMINISTRACIóN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE
DOCUMENTOS DE LA PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
CAPITULO
I
ASPECTOS GENERALES
1.
OBJETO.-
El presente lvanual tiene por objeto establecer los procedim¡entos idóneos a f in de
que, el ingreso, tramitación, d¡recc¡onamiento, producción y organizaciÓn de los
documentos ¡nst¡tucionales, se ejecuten bajo normas y criterios técnicos uniformes,
oue oermitan la s¡stematización de las actividades de administración, custod¡a y
archivo de documentos.
2.
ALCANCE.'
Las áreas de acción encargadas de los procesos
y
procedimientos
de
la
administración, archivo y custod¡a de documentos son: la Secretaría General, Unidad
de Documentación y Archivo, SecrelarÍa de la Regional
Reoionales v
\\
Of
1
y las
Direcciones
icinas Provinciales.
trnrzonrs N-'19 ll.l \ ,\í7ag¡. Ld1l. A,nar(nLis I'lx7rr
.
Qurt,r.Ir..',¡dor
.
l)B\1(593 21 2(rl
110(l
PRocURADURÍn ceNBn¡,1 DEL ESTADo
l.CL,All()R
Este subproceso tiene dos fases diferenciadas:
La pr¡mera fase in¡cia con la recepción en ventanilla V verifjcación de la
documentación presentada por el usuario, cumpl¡do con lo cual se procede
a la elaboración de la hoja de ruta, d¡g¡talización de la documentación,
búsqueda de antecedentes, de ser el caso, direccionam¡ento a una de las
Un¡dades Admrn¡strativas de la Institución y concluye con el descargo en el
libro correspondiente. Aquellas Direcciones que reciban documentación en
forma directa, (discos compactos, correos electrónicos u otros) tienen la
obligación de enviar a la unidad de documentación y archivo para que ta
documentación sea Ingresada y dig¡tal¡zada, a excepción de aquellas
unidades que por la especialidad del trabajo administran y custodian sus
prop¡os archivos y que están citadas en el Art. 16 del Reqlamenro oe
Administración y Custod¡a del Fondo Documental de la Érocuraouna
General del Estado,
D)
La segunda fase comienza con la recepción de la documentación
o
respuesta generada por la Unidad Administrattva pertinente, se verifjca que
haya cumplido con todos los requisitos formales, se remite al usuaio bor
med¡o de un Cour¡er), se crean las claves de correspondencia, se procesa
la hoJa de ruta y se culm¡na el proceso con el archivo respectivo.
3.
RESPONSABLES..
Como actores del proceso de administración y custodia de documentos y arch¡vos de
la
Procuraduría General del Estado, son responsables todos los funcionarios y
la procuradurÍa
servidores que balo cualquier régimen laboral presten serv¡cios en
General del Estado.
4.
POLíTICAS..
Atención a los usuarios: La atenc¡ón a los usuarios internos V externos
será con agilidad, transparencia, calidad y calidez.
Técnica de archivo: Para el archivo del fondo documental se utilizará el
sistema alfanumérico y cronológico.
Receryión de documentos.. Tanto la recepc¡ón de comun¡cac¡ones
a la ProcuradurÍa General del Eslado, como los of¡cios
generados en las d¡stintas un¡dades admin¡strativas para su respectivo
of¡ciales dirigidas
despacho, se las receptará en el horario de 8:30 a 17:00.
por
de
La
Entrega
documentación
ventanilla:
entrega de
comun¡caciones of¡ciales a los requirentes se lo hará previa la presentación
de la credenc¡al que le ¡dentifique como servidor de la entidad a la que se
dir¡ge la documentación. En caso de que el destinatar¡o sea una persona
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-\rn¡z¡n¡s N39 Llj
1
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.
Qufo, t.;(.r¡¡(,r
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291 l30tl
pRoCURADURÍ¡. cEI.IBRAT DEL ESTADO
I,,CUADOR
natural, presentará Ia cédula de ident¡dad
o
ciudadanía' pasaporte o
licenc¡a de conducir.
Acta de entrega recepción de documentos.' Cuando exista un cambio
adminiskat¡vo o separación de la inst¡tuciÓn por cualquier motivo,
incluyendo los casos de comisiÓn de servicios, el serv¡dor firmará el acta de
entrega recepción pertinente, para precautelar la custodia de los
documentos.
en la atención de trámites: Cada Unidad Adm¡nistrat¡va
c¡ón de tener conoc¡miento de los trámites que son de su
competencia y preparar las respuestas correspondientes.
Conservación de documentos y de ta infomación: La conservación es
un conlunto de técnicas, tratamientos y procedimientos de cualqu¡er
naturaleza, prevent¡vos o curativos que t¡enen por objeto garantizar la
durabilidad de los soportes documentales y la salvaguarda de la
informac¡ón en ellos contenida; por lo tanto, la inst¡tuciÓn está obligada a
conservar los
establecer programas de seguridad para proteger
para
incorporará
lo
cual
arch¡víst¡cas,
las
Unidades
de
documenlos
tecnologÍas de avanzada en la protección, administración y conservación
de sus archivos, empleando herram¡entas electrónicas, ¡nformáticas,
ópticas o telemáticas debiendo para el efecto realizar estudios técnicos.
y
El acervo documental es la riqueza histórica de la Institución, en tal virtud
los servidores de la ProcuradurÍa General del Estado y qu¡en rec¡ba tal
documentación, la custodiará y será el responsable de su cuidado a fin de
evitar deterioros, mut¡laciones, deformaciones o adulteraciones de los
exDedientes; en consecuencia, el responsable de la Unidad Administrat¡va
o ei funcionario o servidor que sol¡citare en préstamo un expediente, deberá
devolverlo a la Un¡dad de Documentac¡ón y Archivo en el mismo orden
cronológico que lo recibió. De su parte la Un¡dad de Documentac¡Ón y
Archivo tendrá la obl¡gac¡ón de mantener un registro de tales préstamos y
de recordar periódicamente a los funcionarios, servidores o a la Unidad
Administrativa a la que pertenecen, que tales documentos están en su
poder a fin de que se cumpla el propósito del cuidado del acervo
documental, de conformidad con el numeral 2 del artÍculo 69 del
Reglamento Orgánico Funcional de la PGE.
Depuración del fondo documental: operación mediante Ia cual se
descartan, ret¡ran, excluyen o suprimen del expediente los documentos que
no tienen valor primario. La evaluación de toda la documentaclÓn y
destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conform¡dad con las
disposiciones legales, con la intervenciÓn de un Comité que se encargara
de analizar, cal¡frcar y evaluar toda la ¡nformaciÓn existente y determinar los
procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la
documentación, los datos relac¡onados con el contenido, nÚmero de
carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
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;\m3zrnrrs \13,)
lti
y
Afi/;l$¡.Iidif. ¡rnr?onis I,1¡r¡
. {lurt,r.llcrrÍloL . I)B\:(591:)
194 L:lr)tr
PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
ECT]ADOR
Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del
Estado 39, Registro Oficial Suplemenio 87 de 14 de diciembre de 2009, Última
modificación Acuerdo de la Contraloría General del Estado No.006 CG-2014,
publicado en Reg¡stro Oficial Suplemento 178 de 6 de febrero de 2014.
Generaclón de documentosi Los funcionarios y servidores que estén a cargo
de generar documentos, se regirán a los formatos pre establecidos
por
Comunicac¡ón Soc¡al.
Actualización permanente de inventarios: Serán responsables, la Unidad de
Documentación y Archivo, la Secretaría Regional 1, las Direcciones
Regionales y Oficinas Provinciales, quienes aclualizarán permanentemente los
inventarios del fondo documental a su cargo.
Conseruación de los archivos.'La Institución dotará de la infraestructura
y tecnológica necesaria para la óptima conservación del fondo
documental; para lo cual, se realizarán estudios técnicos de conservación
física
física, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad y reproducción de
la información, así como el funcionamienlo razonable del sistema.
5.
ORGANIGRAMA.-
ORGANICRAMA DE POSICIÓN DE LA SECRETARiA CENERAL
5ÉCRFTAR|o GEHE*AL
?ROsÉCNEIARIO
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CADENA DE VALOR
Cadena de valor: Modelo teór¡co que describe el curso de los procesos que agregan
valor al trabajo que desempeña la Secretaria General.
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Amazonas
Nl9
123 y Atízaga,
Bdii Am¡?onas P1¡2r .- Quito, Ecuador
sl¡'n'.Pge.80 b,cc
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PBli: (593 2) - 29a 1100
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HO.AS
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I
CAPITULO II
ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL
1.
OBJET|VO.-
Efectuar el registro de los documentos y trámites que ingresan a la administración de
la Procuraduría General del Estado, de forma tal que permita un eficaz seguimiento y
control de los mismos durante las etapas de recepc¡ón, análisis, d¡stribución,
procesamiento, emisión de respuestas, de la infomación y de d¡ctámenes espec¡ales,
brindando una oportuna atención a los requerimientos solicitados por el usuario.
2,
ALCANCE.-
Participan en el presente proceso la Secretaría General, la Secretaría Regional l, la
Unidad de Documentac¡ón y Arch¡vo, y las Unidades de Gestión que procesan la
información recib¡da.
Participan las áreas e Inst¡tuciones del Sector Público encargadas de la recepción y
distribuc¡ón de la conespondencia generada por la Procuraduría General del Estado,
adicionalmente la participación en el proceso no implica obligación de cumplimiento de
Av Ama,zmas N39-123
y
Arizas4 Edf. Amázon¡s Plaza
.-
q)uito,
c¡ws¡,Pge.goD.€c
Ecu.dor
. PBX:(593)
29a 1300
PRocuRADURfe
cpunner
esle manual, sino únicamente en cuanto
DEL ESTADo
l.iCt rÁDOR
a los requisitos para poder retirar
documentac¡ón de la PGE.
3.
RESPONSABLES.-
La aplicación y cumplim¡ento de las normas y procedimientos relativos al capÍtulo de
adm¡nistración de documentos, corresponde a los funcionarios y serv¡dores de la
Secretaría General, la Un¡dad de Documentación y Archivo, la Secretaría de la
Regional 1 y las D¡recciones Reoionales y Of icinas Provinc¡ales.
4.
DESCBIPCIÓN Y FLUJO OEL SUBPROCESO.4.1 Ingreso de Documentos.-
a.
Fecibir y ver¡ficar Ia documentación presentada por el usuario, por
Cour¡er o Correos del Ecuador; a excepc¡ón, de los documentos
reservados y los determinados en el Reglamento de Administración y
Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General Del Estado,
oue son receotados directamente en la Secretaria General.
Ver¡ficar que los anexos que se invocan en la petic¡ón son los que en
el número de las fojas útiles,
biblioratos, libros o legajos, revistas, discos compactos y otros.
c. Cuando la documentación no está completa se la devolverá al usuario;
d. Si la documentación está completa, se imprimirá el sello de recepción y
se continuará con el trámite,
e. Delerminar el tipo de atención que se debe dar según el tipo de
documentación (Administrativos AD: y, Patroc¡n¡o JJ; se añadirá a este
código las iniciales del Procurador en lunciones).
realidad se acompañan, esto es:
f.
lmprimir las hojas de ruta utilizando el Sistema de Documentación y
Archivo.
s. Si la documentación ingresada pertenece a un exped¡ente exrstente, se
la deberá adjuntar al mismo, utilizando para la búsqueda el sistema de
Claves de Correspondenc¡a.
Remit¡r al Jefe de Documentación y Archivo ¡os expedientes de forma
fÍsica y electrónica para su control y revisión; finalizado este proceso, se
remit¡rá
I
la
documentación
al
Secretario General
un¡dades adminrstrativas, dejando constanc¡a de
registro "Entrega de Documentación Interna".
A!
para
su
direccionamiento a la unidad administrativa oue corresoonda.
El Jefe de Documentación y Archivo actualizará los datos constantes en
la hoja de ruta en el Sistema de Gestión de Trám¡tes.
Entregar fisicamente ¡a documentaclón y la correspondencia a las
Aoriiz(mas N19
l:l \ ;\riz¡gx.
I
ldit. \rrúz<¡us Irl.rz¡
.
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1lvav.pge gob.cc
su recepc¡ón en
. P¡X: (5rl :)
:94
1300
el
PRocURADURI¡, cBNSRAL DEL ESTADo
IiCUADoR
5.
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
5.r oBJETIVO.D¡gitalizar la documentación que ¡ngresa en forma of¡cial a la Procuraduría General del
Estado. con la finalidad de respaldar esta información en forma electrónica, la m¡sma
que estará d¡sponible para los usuarios inlernos y externos. Esta informac¡ón
digitalizada, puede servir también, como una herram¡enta, para que las direcciones
misionales puedan estructurar sus archivos internos para un mejor maneio de la
¡nformación.
5.2 ALCANCE.Part¡c¡pan en el presente proced¡m¡ento los servidores de la Unidad de Documentación
y Archivo que fueren designados para el caso y los serv¡dores designados para el
cumplimiento de estas actividades en la D¡recc¡ón Regional 1, las Direcciones
Fegionales y Oficinas Provinciales
5.3 RESPONSABILIDAD,-
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de las normas y procedimientos relativos al
capítulo de administración de documentos, es responsabilidad del Jefe de la Unidad
de Documentación y Arch¡vo conjuntamente con el Secretario General; y, func¡onarios
encargados de esta labor en la Secretaría Reg¡onal 1 , en las Direcciones Begionales y
Ofic¡nas Prov¡nc¡ales
s.4 DESCRTPCTÓN.-
a.
Una vez reg¡strada física y electrónicamente la documentac¡ón, se digitaliza de
acuerdo al código y número de trámite que asigna el Sistema de Gestión de
Trámites. Estos datos están ¡mpresos en la Hoia de Ruta blanca 44.
b. Se digitaliza tanto el ped¡do como los anexos.
c. Se almacena en la l¡brería correspondiente depend¡endo de la codif¡cación
técnica de archivo establecida en la Unidad.
d. Las librerías de acuerdo al tema son:
.
.
.
.
,\y
Amazonas
Consultas
Contratos
Administrativos
Seriales
Nl9 l2l r
Arizaga. L:d'f Arnrzo'r¡s l)h¿a
.
Qu,L,). F'lcú¡do.
www.pge.gob,ec
.
PUX: (59j
2)
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTA.DO
IlCUADOR
.
.
.
.
e.
Delegaciones
Patrocin¡os: Nacional e Internacional
Derechos Humanos
Y las oue se crearen
Si la documentac¡ón no contiene antecedentes, se la remite directamente al
Jefe de Documentación y Arch¡vo, caso contrario funcionario responsable
adiuntará los antecedentes v continuará con el trámite.
y
ardbo 0rEm,
Dffi'oÉn.'
o
I 06Fúo
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Av. Amazonas N39 123 y Arizasr, Edjf. Ain zonas Plaza ._ Quito, Ecuador
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d. cm4ónd€no.
y
aEhM (hg@,
J.f. d. uodñnEdón
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y
Dl.rcbr.ñsb
y D€.F.dro
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, o¡Éronáni.nio iL D.úmnb!)
Despacho extefno y archivo de documentog,-
Recibir y verif¡car la documentación presentada por las diferentes unidades
administrativas oara su desoacho.
Ll.Verificar que la documentación constante en la hoja de ruta y en el oficio
L2.
de salida esté completa.
Solic¡tar la documentación faltante, en caso de no estar comoleta.
Av. Amazonas N39
l2l
y Arizaga,
Edit AmaznnarPl^za .- Quito, Ecuador . PllX:
(593
2)
294 1300
P&e cu &4eu Rf e cEl\m BAL
oE! E$TAD9
ECUÁDOR
b. Asignar el número secuencial y fecha correspond¡ente_
Registrar los datos correspond¡entes en el libro de ,,of¡cios despachados".
d Desglosar las copias de la documentación saliente y entregarlas las
f.
a
unidades
administrativas corresDondientes.
Crear las seriales, (el original al archivo h¡stórico de la inst¡tución y cop¡a al
Procurador General del Estado).
Ingresar los datos en el Sistema de Gestión de Trámites.
Digitalizar los oficios de salida utilizando el s¡stema informático utilizado Dor la
Institución..
h. Clasificar y entÍegar la correspondencia a Ia mensajeria institucional,
o Correos del Ecuador con el reporte diario para su distribución.
al
cofEFñ4ndara'dre (&+¿
(DesPcho Eúc'n0 dÉ
Ar.
N39-123 y Aúaga,
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D-úrnr3t
tidif Aruzoda¡ Plua .
Quho, trcu|rdor
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(593 2) - 29,1 1300
Courier
PRocURADURÍ¡ cnNsRAr DEL ESTADo
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7.
Claves de CorresPondenc¡a.-
a.
Evaluar, valorizar, cod¡ficar, clas¡ficar, indizar (crear descriptores) y actualizar el
cargo del Jefe de
antecedente documental respectivo, activ¡dades
Archivo.
Documentación Y
Alimentar los campos con los descriptores en el sistema de claves de
b.
a
correspondencla.
El servidor encargado de ingresar los descr¡ptores a las claves de correspondencla
revisará Dreviamente la base de datos para unif icar criter¡o.
8.
Clas¡ficación, ruteo y archivo de las hoias de ruta.-
Las hojas de ruta se clas¡fican en dos grupos:
a. Hoja de ruta original (blanca)
b. Dos Holas de ruta cop¡a (color)
Las hojas de ruta original (blanca) es aquella donde el Secretar¡o General, ¡nserta su
sumilla para d¡recc¡onarla a la Unidad Administrativa que corresponda' Se la envía
con una hoja de ruta copia (color)
La primera hoja de ruta cop¡a (color), s¡rve para que la Unidad de DocumentaciÓn y
Arch¡vo, descargue el ruteo en el S¡stema de Gestión de Trámites. Esta hoia se
mantendrá en la Unidad de Documentación y Arch¡vo como "pendiente".
La segunda copia de la hoja de ruta (colo0 quedará en los archivos de cada Unidad
Administrativa donde se estudia el trám¡te.
La hoja de ruta or¡g¡nal (blanca), será devuelta a la Unidad de Documentación y
Archivo, una vez que el trámite haya f¡nalizado, o cuando se establezca que dicho
documento sea arch¡vado. La hoja de ruta original (blanca) sust¡tuirá a la hoja de ruta
de color, que 6e encuentra en la Unidad de DocumentaciÓn y Arch¡vo como
"pendiente", la misma que será eliminada.
Las hojas de ruta se archivan bajo el s¡stema alfanumérico Institucional que mant¡ene
el archivo activo
9.
Archivo de expedientes.-
a.
Organizar, clasificar y cuslodiar el acervo documental de la Institución en forma
alfanumérica y cronológica, de acuerdo al formato establecido.
Archivar los exped¡entes en un espacio fÍsico adecuado con los requer¡mientos
necesarios para su ópt¡ma conservaclon
b.
El archivo del fondo documental de la Procuraduría General del Estado
se
encuentra clas¡f¡cado en cuatro tipos:
a. Act¡vo;
b. Intermedio o temPoral;
c. Permanente o Pasivo: Y
d. El
Arch¡vo histÓrico que se encuentra bajo custodia del Sistema
Nacional de Archivos SINAR
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E&OCUR./DUBIA GEI{E&!L DEr. EITADO
ECUADOR
a. Archivo activo.- Son arch¡vos activos, aquellos cuya documentación se
considera de utilización frecuenle y con quince años o menos de existencia;
b. A¡chivo intermed¡o o temporal,- Archivo intermedio es aquel al que se
transfieren los documenlos cuya consulta no es frecuente, y que han
cumpl¡do quince años de vida inst¡tuc¡onal;
c. Archivo permanente
o
pasivo.- Es aquel cuya documentación, por sus
características específ¡cas e importanc¡a, const¡tuven tuenle de esludio e
investigación en cualquier rama. Es el acervo documental histórico de la
Procuraduría General del Estado, conforme lo establece la Lev del Sistema
Nacional de Archivos: y,
d. Arch¡vo histórico.- Es aquel que reposa en el Sistema Nacional de Archivo
SINAR, y que constituye fuente de estudio e investigación.
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10. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS.-
La Institución establecerá programas de seguridad para proteger y conservar los
documentos en cada una de las Unidades Archivísticas, para lo cual incorporará
acciones, planes, políticas y programas tend¡entes a la protección óptima del fondo
documental teniendo por objeto el prevenir y retardar los efectos del detefioro que
sufren los documentos.
Los documentos reproducidos, empleando cualquier medio o técnica, gozarán de
validez y eficacia como el documento or¡ginal, siempre que cumplan con los requ¡sitos
ex¡gidos por la ley.
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pRocURADURÍe
cnr.¡pn¡r DEL ESTADo
I,CtJADOR
Toda informac¡ón contará con respaldos
a
través de soportes de comprobada
durabilidad y calidad.
Espac¡o físico.Se dotará de un espacio fís¡co adecuado y con los requer¡m¡entos necesarios para la
óot¡ma conservación de los documentos en custod¡a.
El archivo además de contar con la of¡cina de labores admin¡strativas que incluyen
equipos y materiales necesanos para el desarrollo de las actividades diarias, contará
con el repos¡torio de documentos que cumplirá con los requisitos y normas técnicas
prev¡stas para el caso.
El peso por metro lineal de documenlos es de 50 a 60 kilogramos, la altura estará en
un máx¡mo de 2,20 m. a2.40 m. con bandejas de 1.25 m a 1.50m de largo por 40 cm.
de fondo. La primera bandeja debe estar mínimo a 25cm del suelo para facilitar la
limpieza y ev¡tar daños en las obras en caso de inundac¡ones; la superficie de un
deDós¡to de archivo ouede ser de máx¡mo 200 metros cuadrados.
Los pas¡llos entre estanlerías deben tener mínimo 70 cm. de ancho y los principales 1
metro para facil¡tar la circulac¡ón y limpieza. Ninguna estantería debe pegarse a las
paredes.
En caso de que el espacio fís¡co con el que cuenta la ent¡dad sea ¡nsuficiente, podrá
arrendar un repositorio de archivos, en cuyo contralo establecerá que el arrendador se
responsabiliza de su custodia y determ¡nará que la administración de la información se
la ejecutará a través de un coordinador nombrado por el arendatario.
lluminación.En caso de que el ¡nmueble en donde se encuentra un repositorio tuviere ventanas, se
colocarán filtros de luz.
La luz artificial contará con lum¡narias que proyecten luz indirecta preferentemente fría,
con sensores de mov¡miento.
Temperatura y Humedad relat¡va.La temperatura óptima oscila entre 18 a 22 grados centígrados y la humedad entre 45
variante se ut¡lizará sistemas de control del
ambiente,
y 55 por ciento, de producirse una
Limpieza.-
El repositorio debe mantenerse ¡nmaculadamente limpio todo el tiempo, para lo cual no
se utilizará sustancias abrasivas o ouÍmicos oue afecten la conservación de los
documentos. La limpieza debe hacerse con aspiradoras con f¡ltros de trampa de agua
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
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a fin de evitar que se levante el polvo. Cabe recalcar que la l¡mpieza
inadecuada
puede dañar los documentos, principalmente los f rá9iles.
Ventilación.-
El repositor¡o contará con ventilación sea natural o art¡fic¡al, por lo que, puede
d¡sponerse de a¡re acondic¡onado o corrientes provocadas que eliminen el aire
contaminado y lo inyecten puro; adicionalmente se utilizarán f¡ltros tanto en grietas,
como en lugares en donde existan ingreso de aire.
Muebles para archivos,Las estanterías para el archivo serán metálicas de alta resistencia (mínimo 100 kilos
por metro cuadrado, con pintura anticorrosiva estable p¡ntado al horno), ab¡ertas que
permitan una fácil limpieza, ventilación y ubicación del fondo documental así como su
fácil clasificación y consulta.
Los s¡stemas de almacenaje de alta densidad, compacto o móvil, son recomendados
en caso de no disooner esoacio suficiente.
Para el archivo pasivo e intermedio se utilizarán cajas o contenedores de cartón PH
neutro.
Consideraciones generales en la conservación de archivos.Ex¡sten varias factores externos de degradación y destrucción del fondo documental
tales como: condiciones ambientales deficientes, ubicación geográfica del ed¡f¡cio,
practicas inadecuadas de almacenam¡ento, fuego, ¡nundaciones, robos, vandalismo o
sin¡estros accidentales, roedores, insectos y otros agentes biológ¡cos; para lo cual, se
dotará de todos los elementos tecnológicos, técnicos y químicos necesarios para
óptima conservación, prevención y preservación del fondo documental.
Los serv¡dores encargados del manejo del fondo documental tendrán periódicamente
capacitación y retroalimentación tanto de la adm¡nistración de documentos como de su
conlen¡do.
I1. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Descripción.-
1.
El funcionario o serv¡dor que requiera de documentación específ ica la sol¡citará
al Secretario General, al Jefe de la Unidad de Documentac¡ón y Archivo o
al
Secretario de la Regional 1 de ser el caso.
2, El servidor
designado localizará
la documentación requerida ut¡lizando el
Sistema de Claves de Correspondencia.
3.
Una vez local¡zado el documento, el funcionario o serv¡dor que lo requiera,
entregará lleno el formulario denom¡nado "Préstamo de Documentos", en el
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PRocURADURÍ¡ cnNpnet DEL ESTADo
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que se harán constar los datos de descr¡pc¡ón del documento y la firma del
fesoonsaDte.
De igual forma, se llenará el formulario de préstamo de documento cuando el
requer¡m¡ento incluya el antecedente por ser parte activa de un Ingreso o
trámite
de un proceso; y, se dejará el
formulario
en el
correspond¡ente como constancia de que se retiró un expediente.
4.
bibl¡orato
La Unidad de Documentación y Archivo o la Secretaría de la Regional .l
mantendrá un reg¡stro de todos los préstamos de documentos, debiendo
recordar periódicamente a los funcionar¡os o serv¡dores o a la Un¡dad
Administrativa a la que pertenecen, que tales documentos están en su poder a
fin de que se cumpla el propósito del cujdado del acervo documental, de
conform¡dad con el numeral 2 del artÍculo 69 del Reglamento Orgán¡co
Funcional de la PGE.
Devuelto el expediente o documento se le entregará al funcionario o serv¡dor,
el original del formulario "préstamo de documentos,'y se ubicará el expediente
en er ¡ugar que corresponda.
Tanto el funcionario o servidor que entrega la documentación como el que la
recibe, verificará que el expediente eslé completo y en buen estado de
conservación (s¡n enmendaduras, mut¡laciones, rayaduras, resaltados y más
características que alteren la autenticidad del documento, ya sea en sus
or¡g¡nales asÍ como en las copias que forman parte del expediente).y que su
orden corresponda cronológicamente al que está digitalizado.
r2. CONCESIóN DE COPIAS SIMPLES
1. El
usuario externo presentará una solic¡tud
de
cop¡a
adjuntando copia de la cédula de identidad o c¡udadanía o
El usuario ¡nterno solicitará verbal o electrónicamente la co
copias simples.
2. Se ubicará electrón¡ca y ísicamente lo solic¡tado.
3. Previa la entrega de las copias simples sol¡citadas, el usuario firmará la
recepción correspondiente.
4. Las solic¡tudes de copias simples se archivarán en Secretaría General
f
o en la Secretaría de la Flegional 1 de ser el caso.
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Extensión de Copias Simples de Documentos (Usuarios Internos)
Asistente
Usuanos Intemos
Jefe de
Administrativo
As¡stente Admin¡strativo
Documentación y
(Recepción de
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Archivo
Documentos)
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I3. DEPURACÉN DE ARCHIVOS ACTIVOS
Descripción y flujo del Instructivo
I 3.1.
Descripción de Actividades.-
El Secretario General, el Jefe de Documentación y Archivo
o
el Secretario de la
Regional 1, o sus delegados de la unidad administrativa correspond¡ente, deberán:
l. ldentificar
la documentación que cumplió su plazo de retención.
2. Elabora¡ el inventario de unidades seleccionadas para dar de baja. En
esta activ¡dad se recibirá la solicitud de baja de documentación
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Av
Amá-zonas
presentada por las un¡dades admin¡strativas de la Procuradurla General
del Estado.
Notificar la intención de dar de baja la documentación seleccionada a
las unidades administrativas de la Procuraduría General del Estado, las
cuales em¡tirán un pronunciamiento.
Solicitar la conformación del Comité de Evaluación v Descarte de
documentos.
Conformado este Comité, el mismo será convocado.
Verificar flsicamente la documentación para dar de baja en base al
inventar¡o elaborado.
Preparar un Acta de El¡minación de DocumentosEliminar la documentación v firmar dicha acta.
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CAP|TULO ill
PROCEDIMIENTOS DE SECRETARíA GENERAL
CONFERIR COPIAS O COMPULSAS SIMPLES Y CERTIFICADAS
1.
OBJETIVO
Atender el requerimiento de los usuarios con relac¡ón a la conces¡ón de cop¡as o
compulsas simples o certificadas, así como, la tram¡tación, archivo y custodia de
Resoluc¡ones, Resoluciones Reservadas, Acuerdos y Ofic¡os Reservados.
2.
ALCANCE
Participan en estos procedim¡entos la Secretaría General y la Secretarfa Regional
3.
1
EMISIÓN OE COPIAS CERTIFICADAS
DESCRIPCIÓN DE ACTIV¡DAOES..
L
Recibir por ventanilla el ped¡do de copias certif icadas.
1 .1 Buscar f fsica y electrón¡camente los documentos solicitados.
1.2 Localizados
los
documentos fotocopiar
solicitada.
2, Remitir
3.
4,
5.
6,
Ar
al
Secretar¡o General
el
la
documentación
pedido conjuntamente con los
documentos solicitados.
Verif¡car que las copias corresponden al pedido.
Una vez verilicadas. sumillar v sentar la razón corresoondiente.
Remitir mediante of¡c¡o las cop¡as solicitadas.
Registrar en el libro de cop¡as certificadas.
Aflazolras N39
123 y AríZrya,
Edif. AmaTnn sPlaza
..
Quiro, Ecuador
.
PBX: (593 2) ' 294130tr
LRqCURADUXIA GENERAL DEL ESTADO
IlCU^DOR
Diagrama de Fluio
Av.
N39-123 y
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. Quito, EcuadDr
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Araag,Fnif. tuvzoaas l,lazz
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PBX: (593
2)
29a 1300
PRocuRADURf,c. cBNnRAr DEL ESTADo
ECUADOR
4.
Y
CUSTODIAR LAS
RESOLUCIONES RESERVADAS, RESOLUCIONES, ACUERDOS, OFICIOS
Y OFICIOS RESERVADOS
NUMERAR, FECHAR, NOTIFICAR, ARCHIVAR
4.1 Descripción de Activ¡dades.-
a. Recibir las resoluciones, resoluciones reservadas, acuerdos
b.
y
oficios
reservados remitidos por el Despacho del Procurador General del Estado.
Numerar, fechar y dig¡talizar las resoluciones, acuerdos y oficios.
Despacho del Procurador General del Estado y a las diferentes
unidades administrativas, copias de las resoluc¡ones, acuerdos y oficios
debidamente numerados y fechados, cuando corresponda.
d. Archivar las resoluciones, acuerdos y of¡c¡os en la respecliva caja de seguridad.
e. Generar cop¡as cert¡licadas cuando el caso lo amerite.
f. Rem¡tir las resoluciones que fueren pertinentes para su publicac¡Ón en el
c. Remitir al
Reo¡stro Of¡c¡al.
Av. Amazonas N39'l23 y ¡.rizaga, Edil Am¡zonas Plaza
. Quito,Ecuador.
www.pge.gob.ec
PBX: (593 2) - 294 1300
PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
ECUADOR
Pást^a. 27
DIAGBAMA DE FLUJO
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Av. Amazonas N39 123
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Quito, Ecuador
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PRoCURADURIA GENERAL
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CAPITULO IV
CUSTODIA DEL FONDO DOCUMENTAL
1. Custodia.' Besponsabilidad que implica el control
y la adecuada conservac¡ón
de los documentos por parte del custodio de los mismos, cualquiera sea su
n¡vel.
Custodia permanente: Responsabilidad de los funcionarios y serv¡dores de
SecretarÍa General, de la Unidad de Documentac¡ón y Archivo, de la Secretaría
de la Dirección Reg¡onal 1 y los responsables de las diferentes Unidades
Admin¡strativas que, por la act¡vidad que desempeñan en la Instituc¡ón, deban
mantener bajo su v¡gilancia, cu¡dado y protección, los documentos que les son
entregados para su trabajo, adm¡n¡strac¡ón y/o archivo.
b,
Custodia temporal: Responsabilidad del funcionar¡o o servidor que por la
activ¡dad que desempeña en la Instituc¡ón, debe mantener bajo su vigilancia,
cuidado y protección los documentos que le son entregados para su trabajo.
Elecutado que sea su trabajo entregará los documentos recibidos al custodio
permanente para su administración y archivo.
Responsabilidad del custodio.- Es responsab¡l¡dad de quien en forma
temporal o permanente tuviere bajo su custod¡a documentos del fondo
documental de la Inst¡tución cuidarlos celosamente; por lo tanto, deberá actuar
con diligencia, peric¡a y prolijidad para que los bienes rec¡b¡dos permanezcan
¡ntactos
sin
ralladuras, enmendaduras, resaltados, ajaduras, dobleces,
mutilac¡ones totales o parciales, rasgaduras. En consecuencia, no se podrá
agregar elemento alguno que altere la originalidad del documento entre otras,
pestañas, cintas adhesivas, grapas; así como, no se alterará el orden
cronológico utilizado por la Unidad de Documentación y Archivo y la Secretaría
de la Regional 1. El serv¡dor se proveerá de copias fotostáticas o magnét¡cas
en caso que el estudio del documento requiera de resaltados u olras
anotaciones.
En caso de incumplimiento de la proh¡b¡ción antes mencionada, se impondrán
las sanc¡ones previstas en el Reglamento de Admin¡stración y Custodia del
Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado, sin perjuicio de lo
que determ¡nen otras normas, siempre que aquello no ¡mplique la aplicación de
doble sanción para una misma falta, según el Art. 76, letra i) de la Constitución
de la República.
AsÍ mismo, quien por acceso ¡ndeb¡do a los documentos, destruye, mutila,
deteriora maliciosamente, falsifica, sustrae, o incumple las medidas de
conservación de los mismos, inobserva las normas archivísticas, dificulta la
consulta , los el¡mina, saca documentos sin autorizac¡ón, exporta ilegalmente
información, serán sancionados de conform¡dad a lo que establecen los
criterios de la Ley y Destrucción Efectiva Del Patr¡monio Documental del
Estado o a lo d¡spuesto en la Ley Orgán¡ca de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, sin perjuicio de las sanc¡ones civ¡les y penales a que
hub¡ese luoar.
Av A,nrzo,r¡s
N-19
l:l I
Arizaga. F:dit. ¡\m¡zoras lrlaua
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Qr¡to. EcLr¡dor
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
ticr.JAD( )R
"Normas de Control lnteno para las Entidades, Organismos del Sector Públ¡co
y Personas Jurídicas de Derecho Privado que D¡spongan de Recursos Públicos
(Acuerdo de la Contraloía Generul del Estado 39, Reg¡stro Oficial Suplemento
87 de 14-dic.-2009. Ult¡ma mod¡f¡cac¡ón: R.O. 178 de 6 de febrero de 2014
Acuerdo No. 006 CG-2014
406-07 Custodia
La custod¡a permanente de los bienes, petm¡te salvaguardat adecuadamente
los recursos de la entidad, foñalec¡endo los contrcles internos de esta área;
también fac¡l¡ta detectar si son ut¡l¡zados para los fines que fueron adqu¡ridos, s¡
sus condiciones son adecuadas v no se encuentran en riesqo de deter¡oro,
La máx¡ma autoridad de
O"O pbOl¡ca, a través de la un¡dad respect¡va,
""0" a los custod¡os de los bienes y de establecer los
será responsable de des¡gnat
procedimientos que garant¡cen la conservac¡ón, segur¡dad y manten¡m¡ento de
"r
las existencias y b¡enes de larga durcción.
Corresponde
a la
adm¡n¡stración
de cada ent¡dad pública, implementar su
prop¡a reglamentación relat¡va a la custod¡a fisica y seguridad, con el objeto de
salvaguardar los b¡enes de[ Estado.
406-08 Uso de los b¡enes de larga duruc¡ón
En cada entídad públ¡ca los b¡enes de larya duración se ut¡lizarán ún¡camente
en las labores inst¡luc¡onales y por ningún motivo para t¡nes personales,
pol ít¡cos, electorales, rel¡giosos u otras activ¡dades pañ¡culares.
Solamente el Dersonal autorizado debe tener acceso
a los bíenes de
Ia
instituc¡ón, deb¡endo asum¡r la rcsponsab¡l¡dad por su buen uso y conservac¡ón.
Cada serv¡dora o sevidor señ responsable del uso, custod¡a y conseruac¡ón
de los bienes de larga durac¡ón que le hayan s¡do entregados para el
desempeño de sus func¡ones, dejando constancia escr¡ta de su recepc¡ón: y
por ningún motivo serán util¡zados para ottos f¡nes que no sean los
¡nst¡tucíonales.
En el caso de b¡enes que son ut ¡zados indistintamente por var¡as personas, es
responsab¡lídad del Jefe de la Un¡dad Admin¡sttat¡va, defin¡r los aspectos
relativos a su uso, custod¡a y verif¡cación, de manera que estos sean ut¡lizados
coÍrectamente.
El daño, pétd¡da o destrucc¡ón del bien por negligencia comprobada o mal uso,
no ¡mputable al deteríoro normal de las cosas, será de responsabil¡dad del
servidor que lo tiene a su caryo.
Los cambios que se produzcan y que altercn la ub¡cac¡ón y naturaleza de los
bienes, serán reporlados a la d¡recc¡ón correspondiente, por el perconal
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
I.]CUADoR
responsable del uso
y
custod¡a
de los m¡smos, para que se adopten
los
correct¡vos que cada caso requiera."
Son responsables del manejo y custodia del acervo documental de la Procuraduría
General del Estado, los serv¡dores o funcionarios que en forma temporal o permanente
mantengan bajo su poder documentos de la Institución".
2.
Repos¡ción de documentos,-
En caso de pérd¡da de documentos el Secretar¡o General o Secretario de la Dirección
Reg¡onal 1, dispondrá la repos¡ción de los mismos, conforme a lo d¡spuesto en el
Reglamento de Adm¡n¡strac¡ón y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría
General del Estado.
CAPITULO V
DEPURACION DE ARCHIVOS
Depuración de los archivos es el procedimiento administrativo que implica el análisis,
estudio, emisión de informes y el¡m¡nac¡ón de la documentación que cumpl¡ó el plazo
de conservación. Actividad que real¡zará anualmente el D¡rector de cada un¡dad o su
delegado conjuntamente con el Jefe de la Unidad de Documentación y Archivo, el
Secretar¡o de la Regional 1 , o sus delegados.
1
.
De las tablas de plazos de conservación y eliminación de documenlos
Para la conservación, evaluación y eliminación de los documentos de los archivos
físicos de la lnstituc¡ón, se conformará un Comité de Evaluación y Descarte, y se
apl¡cará lo dispuesto en el lnstruct¡vo de Organización Básica y Gest¡ón de
Archivos Administrativos, emitido por el Consejo Nacional de Archivo, mediante
Resolución No. CNA-001-2005, publ¡cada en el Begistro Of¡c¡al Nro. 67 de 25 de
julio de 2005.
El Comité estará conformado por:
a.
El Secretario General, el Secretario de la Regional 1 o sus delegados; quien lo
presidirá;
b.
El Director o quien haga sus veces de la Unidad Administrativa que generó el
c,
d.
documento;
Un Delegado de Aud¡toría Interna; y,
El Jefe de la Unidad de Documentación y Arch¡vo, o el delegado del Secretar¡o de
Ia Regional 1 s¡ es el caso, qu¡enes actuarán como Secretarios del Com¡té.
2.
De las funciones del Com¡té de Evaluación y Descarte.-
El Comité, cumplirá con las siguientes funciones:
2.1 Elaborar las tablas del tiempo de conservac¡ón de documentos f Ísicos;
A\
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
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2.? Aptoba( las tablas de plazos de conservación de documentos, según la norma
establecida para el efecto;
2.3 Preparar el proyecto de Resolución de las tablas de plazos de conservación
documental aorobadas:
2.4 Evaluar el informe de depuración y eliminación de la documentación que
cumplió el plazo de conservación, generado por cada Director de área; y,
2.5 Emitir informe y recomendaciones pert¡nentes.
3,
Del Informe del Secretario General
oel Secretar¡o de la Regional
1,-
El Secretario General o el Secretar¡o de la Fegional 1, o sus delegados, apl¡cando la
tabla de plazos de conservación, analizarán los documentos que han cumplido Ios
períodos de vigencia; hecho lo cual, pondrá en conocrmiento de la Unidad
Adm¡nistrativa que generó el documenlo de depuración y eliminación de la
documentac¡ón que cumplió el plazo de conservación a f in de que recomiende su
eliminación cuando el caso así lo amerite, para lo cual deberá:
a.
b.
c.
d.
Comprobar que el documento ha perd¡do su util¡dad para la Institución por no
ex¡stir labor pendienie de ejecución que implique la utilización del documento
como prueba;
Salvaguardar la conf idencialidad de la información que contenga el documento a
el¡minar;
Ver¡f¡car que al el¡minar un documento, se eliminen también todas las cop¡as de
conservac¡ón y las de seguridad electrónicas o magnéticas que existan de éste; y,
Hecho lo cual el Secretario General em¡tirá un informe motivado el cual será
puesto en considerac¡ón del señor Procurador General del Estado para contrnuar
con el proceso.
4.
De la eliminación de documentos.-
En vista del informe motivado presentado por el Secretario General, el Procurador
General del Estado, sol¡citará la autorización al Comité Ejecut¡vo del Consejo Nacional
de Archivos para la eliminac¡ón de documentos, de conform¡dad con lo dispuesto en el
artÍculo 10 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
5. Instruct¡vo del Comité de Evaluación y Descarte.-
a.
Anualmente la Unidad de Documentación y Archivo seleccionará aquella
documentación que ha cumplido su plazo de vigencia o se haya decidido dar
de baja.
b.
Las Unidades de Gest¡ón interesadas en depurar o no su arch¡vo, manifestarán
por escrito la necesidad de dar baja sus documentos al Secretario General.
c,
El Secretar¡o General oficiará a la Dirección JurÍdica Nacional y a las demás
Drrecciones Regionales, el inicio del proceso para la depuración y dar de baja
la
documentación seleccionada, conforme lo establece el lvlanual de
y Custodia de Documentos de la Procuraduria
Administración, Conservación
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General del Estado. El Secretar¡o de la Regional
Jurídica oara ¡niciar el mismo proceso,
d.
l,
of¡c¡ará
a la Dirección
La Direcciones una vez notificadas, verificarán la utilidad o no de la
documentación selecc¡onada en los trámites que tengan a su cargo, y se
pronunciarán respecto de los documentos a dar de baja en un plazo máximo de
tre¡nta días contados a partir de la fecha de Ia comun¡cación.
En caso de que alguna(s) de las área(s) not¡f¡cada(s), haya formulado algún
impedimento para elim¡nar parte de la documentación selecc¡onada para la
baja, se procederá a separar la m¡sma, actualizar el ¡nventario y se continuará
con el trám¡te de eliminación del resto de la documentación.
f. S¡ el ¡mpedimento es para toda la documentación seleccionada, se debe
¡ncorporar al exped¡ente del proceso de eliminación de documentos, las
debidas justif icaciones
s. La Unidad de Documentac¡ón y Archivo solic¡tará al Secretario General o al
Secretar¡o de la Regional 1 convocar al Comité de Evaluación y Descarte de
Documentos oue elim¡nará la documentación selecc¡onada.
h. El Secretario General o Secretario de la Regional 1 convocará a los Directores
o sus delegados para la conformac¡ón de la Comité de Evaluación y Descarte
de Documentos que eliminará la documentac¡ón selecc¡onada. El quorum
estará constituido por cuatro miembros al menos; cada m¡embro tendrá voz y
voto, el presidente tendrá voz y voto dir¡mente.
Previa la elim¡nación de los documentos que han cumplido los plazos de
conservación, la institución solicitará la autorización al Consejo Nacional
de Archivos. los documentos oue ésta Institución considere con valor
oermanente e histórico, podrán transferirse al Archivo Intermed¡o de la
Adm¡nistrac¡ón Pública y aquellos que no sean calif icados como tales,
se dispondrá su eliminación, previo ¡nforme escrito.
6.
7.
Los m¡embros del Comité de Evaluac¡ón y Descarte verificarán
físicamente que la documentación que consta en el Inventar¡o de
El¡m¡nación de Documentos corresponda a la que se ha seleccionado
para eliminari que dicha documentación, conforme a los plazos de
retención f¡jados, haya agotado cualqu¡er valor; y, que no existan
observaciones de las áreas a las que se comunicó sobre la baja de los
documentos.
8. Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos
de conservación, la instituc¡ón solicitará la autorización al Consejo
Nacional de Archivos, Los documentos que esta institución considere
histórico, podrán transterirse al Archivo
con valor permanente
Intermedio de la Administración Pública y aquellos que no sean
calificados como tales se dispondrá su eliminac¡ón, previo ¡nforme
escflto.
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
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9. En caso de estar
conformes
con su constatación física,
la
documentación se lrasladará al sitio donde será destruida, med¡ante los
mecanismos existentes en los procesos de reciclaje.
10. Luego
de destru¡r la
documentac¡ón,
el
Secretario General,
el
Secretario de la Regional 1, o sus delegados prepararán el Acta de
Eliminac¡ón y los miembros suscrib¡rán la misma; posteriormente se
d¡stribuirá el or¡ginal y sus copias. Ver Anexo (a)
Anexo (a)
ACTA DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS
En la ciudad
de.,., a los ...días del mes de... de......,
quienes suscribjmos el
presente documento como miembros del comité de EvaluaciÓn y Descarte de la PGE,
y, ......, nos constituimos para dar fe de que la documentación que
se describe en el Inventario de Elim¡nación de Documentos, que torma parte integrante
de este documento, es la que fís¡camente se ha seleccionado para proceder a su
el¡m¡nac¡ón.
Hemos rev¡sado también que conforme a los plazos de retención fijados previamente,
y habiendo efectuado las consultas pertinentes de .........de ....,.de ..., enviado a los
señores:.,..y..,, d¡cha documentación ha perdido su valor probator¡o y referencial.
F¡nalmente, hemos constatado que la documentac¡ón se¡eccionada ha sido destruida
mediante el proceso de ...(describir el mecanismo de rec¡claje), en la local¡dad de ...e|
día de hov ... de ... de .... a las .. .
Secretario General
o su delegado
Director de la Unidad de Asesoría
Jurídica o su delegado
Jefe de la Unidad de Auditoría
Interna o su delegado
Jefe de la Unidad de Documentación
v Archivo o su deleoado
Delegado del Consejo Nacional de
Archivos
GLOSARIO
Para la aplicac¡ón y entend¡miento de los términos usados en el presenle manual, se
tendrán en cuenta los s¡guientes conceptos:
.
Antecedente Documental: Expediente conformado por oficios de entrada y
sal¡da.
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2)
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
IJCT,ADOR
Archivar: (1)Conjunto de operac¡ones intelectuales y fÍsicas que componen las
diferentes fases del tratamiento archivístico prop¡as de cada uno de los t¡pos de
arch¡vo, según la etapa del ciclo v¡tal de los documentos. (2) Dar por terminado un
exped¡ente o asunto de un proced¡m¡ento administrativo o judicial, es decir,
transferirlo al archivo ('arch ívese").
Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y práct¡cos (tipología,
organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos.
Archivo: (1)Conjunto orgánico de documentos produc¡dos y/o recibidos en
el
ejercic¡o de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
(2) El local donde se conservan consultan los conjuntos orgánicos de
documentos. (3) La ¡nst¡tución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y
difunden los conjuntos orgán¡cos de documentos para la gest¡ón administrat¡va, la
información, la investigación y la cultura.
y
Archivo Central: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y
controla el funcionamiento de los distintos archivos de gest¡ón.
Archivo de Gestión: El archivo de of¡cina que reúne su documentac¡ón en trámite
o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.
Cada Arch¡vo de Gestión debe tener un responsable de su administración,
custod¡a y traslado al Arch¡vo Central.
Ca¡a de retención: Contenedor de cartón que sirve para la conservación de una o
var¡as carDetas o Unidades de instalación.
C¡clo vital de los documentos: Etapas por las que sucesivamente atrav¡esan los
documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el
archivo central, hasta que se eliminan o se trasladan a un archivo hislór¡co.
Codilicación: es orocedimiento med¡ante el cual se identifica un trámite con la
asignación de siglas así: AD, para los trám¡tes administrativos;
JJ, para
y,
Patrocinio
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por
una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones fís¡cas en los
documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.
y
el control la adecuada
conservación de los documentos por parte un archivo, cualquiera que sea el nivel
del m¡smo.
Descargo: Liberación de una obligación o carga administrat¡va
Descripción: Fase del tratamiento archivíst¡co dest¡nada a la elaboración de los
Custodia: Responsabilidad juríd¡ca que implica
instrumentos
de consulta para fac¡litar el conocimiento y consulta de
los
documentos de archivo.
Descr¡ptores: Palabras u orac¡ones con las que se ident¡fica un tema específico.
Exped¡ente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y func¡onalmente por un sujeto productor en la resoluc¡ón de
un mismo asunto.
Inventario: Instrumenlo de consulta que describe las Un¡dades de instalac¡ón y/o
Un¡dades documentales de una serie o series respetando su estructura.
Lega¡o: Atado de documentos a veces proteg¡dos por tapas de cartón con lo que
se forma una unidad de instalac¡ón.
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Qr¡ro,
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PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO
TCLIADOR
Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que
.
le
corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las
fases de clasificación y ordenación.
Original: Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y
forma en que se emitió. La originalidad lleva implicita la autenticidad administrativa
y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse
también documentos originales los autógrafos y los originales múltiples.
Original múltiple: Ejemplares de unos mismos documentos emitidos
simultáneamente para ser entregados a las partes interesadas.
Responsable de la Unidad Administrativa: Para efectos de éste Manual son
resoonsables de la Unidad Administrat¡va, el Secretario Particular, Secretario
General, Coordinadores, Directores Nacionales y Directores Regionales.
Repositorio: Almacén o lugar donde se guardan y mantiene información digital
habitualmente base de datos o archivos.
Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desanollo de una
misma actividad administrat¡va y regulado por la misma norma jurídica y/o de
orocedimiento.
Sistema archivístico: Conjunto de normas y procedim¡entos que participan en la
dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la
organización, el tratamiento, la conservación y la difusión de los documentos de
archivo. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos,
la admin¡stración de archivos, la normat¡v¡dad archivística y el personal.
Sistema de Gestión de Trámites: Sistema implementado para el seguimiento del
flujo de la información.
Soporte: Material físico en el que se registra la información (papel, c¡ntas y discos
magnéticos, películas fotográficas, etc.).
Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de
proced¡miento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
Trámite: Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.
Transferencia: Proced¡miento hab¡tual de ingreso de documentos a un archivo,
mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas
han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la
valoración para cada una de las etapas del c¡clo vital de los documentos.
Valor histórico: Aquel que posee el documento como fuente primaria para la
historia.
Valor informativo: Aquel que s¡rve de referencia para la elaboración o
reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede
ser testimon¡o de la memoria colect¡va.
Valor jurídico: Aquel el que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas
por el derecho común.
Valor legal: Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimon¡o
ante la lev.
Valor primario: es el que poseen los documentos originales, las copias
certificadas y los anexos de cualqu¡er tipo que forman parte de un expediente. En
consecuencia no están dentro de estos las copias simples y los borradores
preparados por los servidores a cargo de los fámites.
Av ,{mazon¡s N39
123 y Arizag¡,
E¿it Anazonas Plaza .- Quito, Ecuadur
wwsr.Pge.goD.ec
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PBX: (593 2) -294 1300
PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
ECUADOR
Vaforación: Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fiando
los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
Unidad administrativa: Son Unidades Administrativas: Los Despachos del
Procurador y Subprocurador General del Estado, las Coordinaciones Nacionales e
institucional, las Direcciones Nacionales y Regionales, las Oficinas Provinciales y
la Secretaría General.
DISPOSICION GENERAL..
y procedimientos incluidos en el presente
manual, son de obl¡gatorio cumplimiento para todos los funcionarios y servidores de la
Procuraduría General del Estado a nivel nacional, y entrarán en vigencia sin perjuicio
de su publicación en el Registro Oficial.
Las políticas, contenido, subprocesos
DrsPosrcrÓN FTNAL.Queda sin efecto el Proyecto de Manual de Administración y Custodio de Documentos,
puesto en vigencia mediante Resolución Nro. 108 de 6 de mayo de 201O, publicada en
el Reg¡stro Oficial Nro. 269 de 1 de septiembre de 2010.
Redactado por:'
Dr. Xavier U. Zambran
Dr. Gabriél Ghauvín
Revisado y aprobado por:
Dra. Lina Rosa Silva
\e*
(..-/'
Av. Amazonas N39-123 y A¡izrge, Eclit ¡\mazonas Plaza
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Quito, Ecuador
www,pge.gob.ec
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PtsX: (593
2)-294
1300