Control directo y preventivo

CONTROL DIRECTO VS CONTROL PREVENTIVO
El Control Directo es la manera en que una empresa puede encontrar y eliminar de raíz los problemas que se
vayan presentando en su administración. Actualmente hay varios tipos de entidades que basan sus operaciones
con esas técnicas, pero cabe destacar que este tipo de control se basa mas en disciplina y no pone a prueba las
capacidades del personal.
El Control Preventivo en cambio se basa en la correcta formación de administradores que apliquen todos sus
conocimientos, técnicas y conceptos capaces de eliminar todos aquellos problemas y resultados que el Control
Directo espera a que sucedan.
CONTROL DIRECTO
El Control Directo se enfoca en una serie de normas que nos sirven como estándar para comparar nuestra
producción en términos monetarios y que por su naturaleza nos sirven para saber si los resultados son los que
esperábamos o no. Por eso en el Control Directo hay 2 tipos de desviaciones a considerar y son:
• Incertidumbre, esto se traduce como aquellos riesgos que no prevemos en un plan o proyecto, es
decir, aquellas variables que por mas estudios estadísticos y de probabilidad aun no podemos
controlar pues no están a nuestro alcance.
• Falta de conocimientos, experiencia o juicios, es la característica mas importante con que debe de
contar un administrador de alto nivel, pues sus decisiones deben de estar acompañadas de experiencia
y conocimientos que una persona nueva no tiene. Estos atributos son los mas difíciles de encontrar
pues los administradores de alto nivel son escasos y difíciles de encontrar en la actualidad.
A parte de los costos que la implementación del Control Directo agrega a la administración hay unos cuantos
supuestos mas que lo acompañan y son:
• El desempeño se puede medir, aunque actualmente sabemos que la implementación de Puntos
Críticos de Control es una gran herramienta de la administración actual no debemos de esperar que
ésta nos diga completamente como anda nuestro desempeño real.
• Existe responsabilidad personal, no en todos los casos los errores se cometen por los administradores,
hay ciertos aspectos que no podemos controlar como las tasas de interés o la inflación de nuestro país.
• Se justifica el consumo del tiempo, aunque la solución de problemas a veces demande la utilización
de tiempo de nuestros ejecutivos no siempre es razonable esta opción pues el llegar al problema nos
puede tomar mas tiempo del que tomaría dejarlo a criterio de una sola persona.
• Los errores pueden descubrirse con el tiempo, el único enemigo a la hora de ejercer un control es el
tiempo y los errores que va arrojando nuestro sistema, la única manera de evitarlos es mediante el
Control Anticipante que es una herramienta que en lugar de corregir nuestros errores los evita.
• La persona responsable tomará medidas correctivas, no todos las actividades que realicemos se basan
en aplicar nosotros la corrección sino que a veces estaremos a merced de la decisión de una persona
con un puesto mas alto y por lo tanto no dependerá totalmente de nosotros la responsabilidad.
PRINCIPIO DEL CONTROL PREVENTIVO
El principio por el cual se basa este tipo de control es que cuando mas preparados y adaptados al cambio estén
nuestros administradores mejor será su rendimiento y menos errores se cometerán en la empresa, además de
que se eliminarán mas Controles Directos en la empresa.
La importancia del Control Preventivo se basa en tres supuestos que son:
1
• Los administradores calificados cometen un mínimo de errores, es una mentira el creer que los
mejores administradores no cometen ningún error, lo que si sucede es que cometen errores mínimos
que no son comparables con errores de un mal administrador. Actualmente las características de un
buen administrador radican en su capacidad de cometer errores que no comprometan el futuro de la
empresa además de su capacidad de prevenir variables fuera de su alcance con un grado razonable de
exactitud.
• Los fundamentos de la administración pueden ser útiles para medir el desempeño, indudablemente la
aplicación de los conceptos y teorías administrativas nos facilitarán en gran medida la manera en que
nos desempeños a favor o en contra de las normas de la empresa.
• Es posible evaluar la aplicación de los fundamentos de la administración, la mejor manera de evaluar
a nuestros administradores es mediante los objetivos verificables, que son los logros individuales que
cada administrador ha hecho durante toda su existencia en la empresa. Otra manera de evaluar
mediante la aplicación de los fundamentos de las administración es la aplicación de evaluaciones que
pongan en cuestión las capacidades de respuesta y análisis de nuestros administradores.
VENTAJAS DEL CONTROL PREVENTIVO
El Control Preventivo es una de las herramientas administrativas mas efectivas en la actualidad y que permite
enfocarnos en la solución de posibles problemas y no en resolver los problemas existentes causados por los
controles directos en una empresa.
Además crea en los administradores la responsabilidad de autoevaluarse y buscar las correcciones pertinentes
a todas sus acciones, es decir, se adelanta a posibles evaluaciones y problemas que surjan del trabajo diario. El
Control Preventivo es una herramienta para eliminar los controles directos que en ocasiones por ser tan
restringidos no nos permiten adecuarnos a las necesidades de libertad entre los procesos haciendo estos más
tediosos y cansados.
Por ultimo la relación de los subordinados para con su administrador se vuelve mas unida pues estos no se
preocupan por la difíciles evaluaciones que éste les aplique en un determinado momento ya que comparten la
responsabilidad del administrador que es la de buscar siempre la mejor manera de evitar los problemas de los
controles directos y enfocarse en como evitarlos antes de que sucedan.
APLICACIÓN DE CONTROL AL ENFOQUE DE SISTEMAS
El enfoque de sistemas es una evaluación de todo nuestro proceso de control que implementamos en la
empresa, es decir, la comparativa de los objetivos que nos propusimos al inicio de nuestro proceso y los
resultados que obtuvimos al final, además de los problemas y desviaciones que nos encontramos en el camino
y la manera en que estos fueron superados.
El conocimiento de todo el sistema de control en la empresa nos da una perspectiva mas amplia de el
ambiente externo e interno de la compañía, pues el conocer estos aspectos nos brinda la posibilidad de saber
nuestras fortalezas y debilidades competitivas y de esa forma podremos posicionarnos mas fácilmente en el
mercado que hoy en día exige de mas calidad y menos errores por parte de la administración.
Un ejemplo claro es la evaluación anual de una empresa como IBM la cual por medio de sus sofisticadas
redes de comunicación realizan un programa que les permite evaluar el desempeño y la administración de los
centros de trabajo ubicados en varios países alrededor del mundo.
DESARROLLO DE ADMINISTRADORES DE EXCELENCIA
En la actualidad el desarrollo de administradores con excelencia es una tarea difícil de lograr debido a las
diversas variables que ahora debe de lograr controlar como tarea principal, pero los principios en los cuales
2
nos debemos de basar son los siguientes:
• El deseo de aprender, es importante lograr entender que la escuela de la administración no tiene un
titulo definitivo y que por lo mismo no podemos dejar de estar siempre al día con los grandes cambios
que ésta ciencia supone.
• Aceleración del desarrollo administrativo, con la creciente necesidad de incluir a todos en nuestro
proceso de integración para el eficiente control surge la tarea de todo administrador de preocuparse
por este hecho, la posibilidad de incrementar los seminarios y conferencias con nuestro personal les
darán las herramientas para entender a donde queremos llegar y como lo lograremos.
• Planeación de la innovación, las necesidades de adelantarse al mercado y a los consumidores son
características que el nuevo administrador debe de poseer, la planeación de la innovación es una
habilidad que toma las características de todos nuestros recursos para establecer nuevas formas de
aprovecharlos al máximo para el beneficio de la empresa misma.
• Medición y recompensa de la administración, uno de los problemas que acompañan a la
administración es la forma de calificarla o evaluarla, es decir, que los nuevos administradores deberán
de implementar nuevos y mejores métodos de evaluación del sistema de administrativo de la empresa
para lograr que ésta siga los objetivos en lo que se basó su sistema inicialmente.
• Adecuación de la información, el contar con la información cuando la necesitemos es una
característica que en su momento nos da una gran ventaja no solo de nuestro mercado sino también en
nuestra empresa, por ejemplo no podríamos mejorar cualquier proceso sin antes no saber su
desempeño real o actual.
• Ampliación de la investigación y desarrollo de instrumentos y técnicas, aunque el desarrollo de
investigaciones en el área de la administración son realmente difíciles debido a su gran contenido
poco verificable y muy cambiante siempre debe de mantenerse en la cabeza de todo administrador el
de crear nuevas formas de administrar más eficazmente su empresa.
• Las variables que nos afectan a la hora de realizar un estudio se enfocan generalmente al lado humano
y al cambiante mercado actual, la mejor manera de elaborar un nuevo sistema es enfocarnos al
nuestras necesidades especificas y hacerlo funcionar por nuestros propios medios y recursos, si la
implementación es buena de ahí podremos compartir nuestros estudios y experiencias con otras
entidades.
• Creación de un sólido liderazgo intelectual, es la herramienta mas poderosa de un administrador, pues
no solo de conceptos teóricos se puede lograr dirigir una empresa eficazmente. Los elementos
prácticos y las experiencias laborales formaran a un verdadero administrador capaz de enfrentarse a
las variables mundiales de actualidad además de que podrá ser capaz de aprovechar todos los recursos
con los que cuenta una empresa para su correcto funcionamiento y administración.
3