ISO 15489 - 2 Información y Documentación. Gestión de Registros

ISO 15489 - 2 Información y Documentación.
Gestión de Registros
Iniciativa Cero Papel
Archivo General de la Nación
Luis Eduardo Peña Z.
Profesional en Sistemas de Información y Documentación
Auditor de Calidad
Septiembre 2011
Contenido
1. Origen
2. Alcance y Descripción de la Norma.
3. Principales Beneficios
4. Etapas de Implementación
1. Origen
Estándar Australiano AS 4390 de 1996
1. Origen
La metodología tiene un enfoque para satisfacer las
necesidades del negocio de la organización.
2. Alcance y Descripción de la Norma.
La norma provee una guía sobre cómo gestionar los documentos,
indistintamente de su soporte o medio de reproducción.
Su objetivo es
normalizar
las
políticas, procedimientos
y
prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar
que se crean, capturan y administran de manera adecuada, como
evidencia de las actividades y facilitando su recuperación de modo más
eficiente y eficaz.
2. Alcance y Descripción de la Norma.
15489 - 1
15489 - 2
Que…
Como…
Debe
Guía
3. Principales Beneficios
Aplica para todos los documentos de cualquier
organización.
3. Principales Beneficios
Responsabilidad
Desarrollo Sostenible:
“Satisfacer las necesidades de las
generaciones presentes sin
comprometer las posibilidades de las
del futuro para atender sus propias
necesidades.”
(ONU Comisión Brundtland): Nuestro Futuro Común. 1987
3. Principales Beneficios
ISO 15489
ISO 14000
ISO 9000
3. Principales Beneficios
3. Principales Beneficios
4. Etapas de Implementación.
A. Investigación Preliminar
B. Análisis Actividades de Negocio
C. Requisitos para Registros
D. Evaluación Sistemas Existentes
E. Estrategias para Satisfacer los Requisitos de los Registros
F. Diseño de un Sistema de Registros
G. Implementación Sistema de Registros
H. Revisión Posterior a la Implementación
A. Investigación Preliminar
Positivo
Negativo
Origen Interno
Fortalezas
Debilidades
Origen Externo
Oportunidades
Amenazas
B. Análisis Actividades de Negocio
Estudio de Caso: Open Compliance and Ethics
Group (OCEG)
http://www.xplane.com
C. Requisitos para Registros
D. Evaluación Sistemas Existentes
E. Estrategias para Satisfacer los Requisitos de los Registros
F. Diseño de un Sistema de Registros
G. Implementación Sistema de Registros
H. Revisión Posterior a la Implementación
Instrumentos
Tomado de: http://www.digitalnz.org/contributor/technical-details/metadata-enhancement/
Captura
Procesos de Gestión de Registros
B. Análisis Actividades de Negocio
Estudio de Caso: Open Compliance and Ethics
Group (OCEG)
http://www.xplane.com
4. Etapas de Implementación.
Auditoria de Conformidad
Evidencia Legal
Monitoreo de Desempeño
Tipo de
Entrenamiento
Formal
Quién…?
No Formal
Gracias…!
Iniciativa Cero Papel
Archivo General de la Nación
Luis Eduardo Peña Z.
Email: [email protected]