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REGLAMENTO ESPECIFICO
PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE
FONDOS DE CAJA CHICA
Artículo 1.
El Reglamento Específico de Administración de Fondos de Caja Chica,
regula y norma la administración de los fondos de Caja Chica de los
Centros Culturales y la Secretaria Ejecutiva dependientes de la Fundación
Cultural del Banco Central de Bolivia.
Artículo 2.
Los fondos de Caja Chica se destinarán exclusivamente a cubrir gastos
menores e imprevisto por la adquisición de bienes y servicios.
Artículo 3.
Para compras por valores iguales o inferiores al monto máximo autorizado
en el Reglamento Específico de Contratación de Bienes y Servicios que
asciende a Bs500.- para compras mediante caja chica no se recabaran
cotizaciones.
Artículo 4.
El registro y control correlativo de operaciones de Caja Chica se efectuará
en el “Libro de Caja Chica”, el registro también podrá realizarse en forma
computarizada, aplicándose el formato del libro de caja chica.
Artículo 5.
La apertura del libro se efectuara mediante Acta Notariada en la primera
página hábil y llevara las firmas del Director y del Jefe de Administración
y Finanzas de cada Centro Cultural y por el secretario Ejecutivo y el
Administrador en la Secretaria Ejecutiva.
Artículo 6.
Para el manejo de fondos de caja chica se asigna un importe global de
Bs2.000.- (Dos Mil 00/100 Bolivianos), que serán administrados por el
funcionario designado para estas funciones. La designación corresponderá
al Director de Cada Centro Cultural y al Administrador en el caso de la
Secretaria Ejecutiva, esta designación deberá ser por escrito y haciendo
conocer al funcionario el contenido del presente reglamento.
Artículo 7.
Mediante nota escrita el responsable del manejo de los fondos de caja chica
presentará los descargos respectivos al Jefe de Administración y Finanzas
de cada Centro Cultural y al Administrador en el caso de la Secretaria
Ejecutiva, quienes a su vez aprobarán o rechazarán los descargos. La
presentación de los descargos para su reposición, se realizará en función a
los gastos que se presenten al cabo del mes, teniendo como fecha limite de
presentación el día 28 de cada mes.
Artículo 8.
La rendición de cuentas será respaldada por facturas originales o recibos a
nombre de la Fundación Cultural del B.C.B. o de cada Centro Cultural y la
reposición de fondos se efectuará por el importe igual a la suma de las
adquisiciones realizadas.
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Artículo 9.
La supervisión del manejo de caja chica en cada Centro Cultural estará a
cargo del Jefe de Administración y Finanzas y en la Secretaria Ejecutiva a
cargo del Administrador.
Artículo 10.
El administrador y el Auditor Interno de la Fundación Cultural del B.C.B.,
dentro de sus facultades y programas de trabajo deberán disponer y aplicar
las revisiones, arqueos sorpresivos de caja chica y realizar las
comprobaciones de las operaciones realizadas con estos fondos.
Adicionalmente los Jefes de Administración y Finanzas de cada Centro
Cultural efectuaran arqueos sorpresivos periódicos.
Artículo 11.
En las operaciones con fondos de caja chica queda terminantemente
prohibido:
a)
Comprar con los fondos de caja chica bienes y
servicios que de manera periódica debe realizar el
Departamento de Administración y Finanzas.
b)
Comprar material de escritorio, papelería,
suministros y otros que existan en los almacenes.
c)
Prestar dinero a los empelados.
d)
Entregar fondos sin la constancia escrita y
autorizada.
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e)
Realizar el manejo de fondos de caja chica por
personal no autorizado.
f)
Que el responsable del manejo de caja chica delegue
estas funciones a otro funcionario.
g)
Cambiar cheques personales de los empleados o
terceros con los fondos de caja chica.
h)
Cancelar facturas de compras fraccionadas.
i)
Aceptar facturas o recibos que presenten raspaduras,
borrones o enmiendas.
Artículo 12.
El funcionario que reciba dinero del responsable de caja chica para
compras inherentes a la institución, tiene la obligación de presentar su
rendición de cuentas documentada en un plazo no mayor a las 48 horas,
caso contrario se procederá al cargo inmediato del importe recibido a los
haberes del mes siguiente.
ELABORADO POR:
Administración
APROBADO POR:
Consejo de
Administración
FECHA DE
VIGENCIA:
14 de mayo de 2002
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