PROGRAMA ESTATAL DE SISTEMATIZACIÓN INTEGRAL I. INTRODUCCIÓN La Secretaría de Educación Pública y Cultura, reconoce que los tiempos actuales reclaman efectividad, rapidez, objetividad, transparencia, optimización de recursos, simplificación de procesos y procedimientos, y una organización claramente sistematizada e interconectada para garantizar resultados positivos en tiempos más cortos, que se vean reflejados en la eficiencia y calidad del servicio educativo. Por lo que, es propósito de la presente administración, lograr el aprovechamiento de los recursos con mayor eficiencia y obtener una información oportuna y confiable, apoyándose, para ello, con el uso de la nueva tecnología que su desarrollo continuo obliga tanto al personal directivo como docente, a una capacitación más consistente y al aprendizaje de una nueva cultura informática. En tal virtud, se cumplió con el objetivo de conformar un sistema integral de información que permita conocer con precisión las necesidades del sistema educativo, con el fin de llevar a cabo con mayor eficiencia las tareas de planeación, administración, control y evaluación del mismo; a la vez que coadyuva a la toma de decisiones tendientes a mejorar la prestación de los servicios educativos. Lo anterior, se logró con los desarrollos modernos de la informática, que constituye un instrumento de apoyo, que nos impulsa y agiliza los procesos administrativos de las áreas de oficinas centrales y regionales de la Secretaría de Educación Pública y Cultura del Estado de Sinaloa, así como de las jefaturas de sector y zonas escolares. Hoy, es prioritario hacer de la educación, una invitación a la innovación y al cambio. Los cambios innovadores tienen que ir a los espacios educativos ya que la tecnología avanzada nos entrega instrumentos de gran utilidad para la educación. El educando se vuelve más exigente en la búsqueda del conocimiento, lo que nos lleva a ampliar la infraestructura de medios electrónicos como apoyo a la educación. En resumen, se consideró pertinente la capacitación del personal técnico y de sistemas para la implantación de un sistema integral de información educativa en el estado, cuyas características más sobresalientes son las siguientes: integral, confiable, oportuno, flexible y relacionable. Además, se apoyó para la adquisición de equipo y software con sus respectivas licencias de uso, las cuales complementaron nuestro Programa Estatal de Sistematización Integral. 2. JUSTIFICACIÓN O ANTECEDENTES Una de las tareas prioritarias de la actual administración, es la sistematización de los procesos administrativos y del área educativa que tienen lugar en las actividades que como entidad pública desarrolla. Como producto de este propósito, la Secretaría efectuó una reestructuración y reasignación de funciones. La magnitud de los recursos humanos de esta institución, requiere mayores esfuerzos en tecnología, capacitación y apoyo administrativo. De ahí surge la necesidad de realizar un cambio importante y significativo en los procesos administrativos que se realizaban en la Secretaría de Educación Pública y Cultura. Lo anterior con la intención de hacer más rápidos eficientes y sustanciales los procesos; para ello se utilizarían equipos de vanguardia y personal informático de la misma Secretaría. Se creó un grupo de trabajo el cual determinaría la factibilidad de llevar a cabo dicha iniciativa, el resultado fue positivo y se autorizó el Programa Estatal de Sistematización. Posteriormente, se hizo una selección del personal informático de la Secretaría, para integrarlo al equipo que llevaría a cabo el proceso de sistematización. Como resultado del análisis previo a la autorización del Programa Estatal de Sistematización Integral, se obtuvo una visión general de la problemática que se presentaba en ese momento en la Secretaría y de los factores favorables para el cambio a una nueva forma de trabajo. Entre la problemática se puede mencionar que la normatividad en algunos casos era de 1981, por lo que resultaba inoperante; existían bastantes procesos innecesarios; también una gran cantidad de sistemas aislados que sólo satisfacían parcialmente las necesidades del área en que se encontraban; una gran cantidad de procesos manuales que aumentaban el tiempo en los trámites; también, el desaprovechamiento de equipo útil por algunas áreas; la falta de equipo y equipos obsoletos; áreas desempeñando funciones que no le correspondían; la existencia de desconfianza en el manejo de la información en algunos casos; inútil repetición de procedimientos; entre otros. Entre las fortalezas que se tuvieron, está la concientización del personal involucrado en sistemas de información de la institución; la disponibilidad total del personal a nivel usuario de las áreas involucradas en el Programa de Sistematización; todo el personal que participa en el Programa Estatal de Sistematización Integral de la Dirección de Sistemas e Informática pertenece a la Institución; se detectaron las áreas que tenían funciones cruzadas y/o duplicadas y el personal informático que participa en la sistematización se encontraba profesionalmente bien capacitado. El Programa Estatal de Sistematización Integral consta de tres etapas: la primera, es la Sistematización de las áreas administrativas; la segunda, el uso de Internet e Intranet en el área administrativa y educativa; y la tercera, la Sistematización del área educativa. Se logró con este gran proyecto, la unificación de bases de datos estatales únicas, la conectividad entre el área administrativa y educativa, procesos más eficientes y rápidos y el otorgar un mejor servicio administrativo y educativo mediante el uso de nuevas tecnologías. 3. OBJETIVOS PROGRAMA ESTATAL DE SISTEMATIZACIÓN INTEGRAL Objetivos Generales: Lograr mediante el uso de tecnología de punta, la sistematización integral administrativa; facilitando las tareas de cada una de las áreas y aprovechando al máximo la información, con el fin único de ofrecer mejores opciones para aumentar la oportunidad, calidad y relevancia en la toma de decisiones; obteniendo con ello una más alta imagen institucional y elevando la calidad del servicio administrativo y educativo. Interconectar las unidades regionales, zonas escolares, jefaturas de sector y las escuelas, para el intercambio de información con oficinas centrales. Y aprovechando dicha interconectividad, para el desarrollo de programas educativos basados en la nueva tecnología y el uso de Internet. Objetivos específicos: - Integrar los sistemas de oficinas centrales de México a los desarrollados por en el Programa Estatal de Sistematización Integral. Disminuir costos de operación en el mantenimiento e instalación de equipos informáticos. Tener un mayor control de los recursos asignados a la Secretaría. Mejorar al máximo el aprovechamiento de los equipos de cómputo. Otorgar equipo de cómputo a las áreas administrativas carentes del mismo. 4. Dotar estratégica y equitativamente equipos de cómputo a los servicios regionales, zonas escolares, jefaturas de sector, centros de maestros y escuelas de todo el Estado. Incrementar la productividad en forma sustancial. Eliminar en su totalidad procesos innecesarios. Tener personal informático capaz de resolver problemas técnicos y de sistemas para disminuir en la medida de lo posible la dependencia de asesorías y servicios externos. Hacer de la información una mejor herramienta para la toma de decisiones. Tener la información a tiempo mediante la utilización de los sistemas de información integrales, para tomar decisiones de manera oportuna. Permitir el uso de la información a quien la necesita. Tener seguridad en el resguardo de la información. Mejorar la planeación educativa mediante el uso de nuevos y mejores sistemas de información. Lograr una satisfacción en los puestos. Elevar la cultura informática del personal de la institucional. Tener empleados estimulados y que tengan una buena voluntad de servicio. Cambiar la normatividad de la Secretaría. Definir manuales de funciones y procedimientos. Lograr la conectividad educativa (Internet e Intranet). Reducir el tiempo de recolección y procesamiento de la información estadística de las escuelas. Facilitar los trámites de maestros y personal administrativo que no se encuentre en la capital del Estado. Consultar, procesar, analizar y emitir información desde los servicios regionales, zonas escolares, jefaturas de sector, centros de maestros y escuelas. Contar con la totalidad de licencia de uso de software para cada uno de los equipos utilizados en el Programa Estatal de Sistematización Integral. Contar con páginas Web exclusivas de la Secretaría de Educación Pública y Cultura. ACTIVIDADES - - Realizar supervisiones en los Servicios Regionales, Jefaturas de Sector, Zonas Escolares, Centros de Maestros y escuelas, para determinar necesidades de equipo de cómputo. Seguir capacitando y actualizando al personal del área de soporte técnico. Realizar un sistema completo en lo referente a la distribución, asignación y gasto del presupuesto, que facilite las tareas de las áreas encargadas de estos rubros. Dar capacitación a los usuarios en lo referente al manejo de los nuevos sistemas de información. Seguir capacitando y actualizando al personal de sistemas de la Coordinación de Informática, encargado del desarrollo de sistemas de información. Cumplir con los tiempos programados en la calendarización de actividades de sistematización. Crear grupos de trabajo en la Dirección de Sistemas para que realicen los manuales de procedimientos. Crear grupos de trabajo en la Dirección de Sistemas para que realicen los manuales de funciones de cada una de las áreas de la Secretaría de Educación Pública y Cultura. Realizar cursos periódicos de capacitación al personal directivo y operativo de la Secretaría, en lo referente a procesadores de texto, hojas de cálculo e Internet. Descentralizar los procesos de recolección de Información hacia los Servicios Regionales. Capacitar a los responsables de los Servicios Regionales para que coordinen el proceso de recolección de Información. Dotar de módulos de información para consulta y trámites administrativos en los Servicios Regionales. - - - - - 5. Desarrollar y mantener páginas Web. Adquirir las licencias de uso de Software de Microsoft Windows 2000 Cliente, para cada una de las estaciones de trabajo que estarán integradas a la red del Programa Estatal de Sistematización Integral. Adquirir las licencias de uso de Software de Microsoft Office 2000 para cada una de las estaciones de trabajo que estarán integradas a la red del Programa Estatal de Sistematización Integral. Adquirir las licencias de uso de Software de Antivirus para cada una de las estaciones de trabajo. (pendiente tipo de antivirus) Adquirir las licencias de servicio de uso de Software de Microsoft Back Office de cada uno de los servidores que quedarán integrados al Programa. Adquirir las licencias de servicio de Microsoft Exchange Server de Back Office para un completo envío de mensajes y colaboración institucional en cada una de las estaciones de trabajo que hagan uso del servicio de Internet. Adquirir las licencias de servicio de Microsoft SQL Server para soluciones escalables y mensajes de bases de datos y almacenamiento de información en los servidores que estarán integrados a la red del Programa Estatal de Sistematización Integral. Adquirir las licencias de servicio de Microsoft Windows NT para cada una de las estaciones de trabajo que estarán integradas a la red del Programa Estatal de Sistematización Integral. PRODUCTOS De las tres fases que tiene el Programa Estatal de Sistematización Integral, se espera lo siguiente como productos finales: Sistematización Administrativa (Finalizada) Desarrollo, Implementación, Operación y Mantenimiento de los siguientes sistemas de información: - Recursos Materiales, Recursos Humanos, Recursos Financieros, Planeación Educativa y Control Escolar. Internet-intranet (En proceso) Análisis, evaluación, asignación de equipos, conexión y mantenimiento de las siguientes áreas: - Oficinas Administrativas de la Secretaría de Educación Pública y Cultura, Servicios Regionales, Jefaturas de Sector, Centros de Maestros, Supervisiones escolares, Normal de Sinaloa y Escuelas. Sistematización Educativa (En proceso) Desarrollo, Implementación, Operación y Mantenimiento de los siguientes sistemas de información: - Educación Inicial, Educación Preescolar, Educación Especial, Educación Primaria, Educación Secundaria, Educación Media y Superior y Sistema BECASIN. Reporte de Avances Mensuales Sistematización Administrativa Internet-Intranet Sistematización Educativa Capacitación El personal que maneja los sistemas de información integrales, está bien capacitado en lo referente al manejo de los sistemas de información; además, en el uso y resguardo de los equipos de cómputo. El personal informático responsable del proceso de sistematización, también está en condiciones de seguir actualizando los sistemas de información realizados y en posición de llevar a cabo otros proyectos. El personal directivo tiene una nueva cultura informática acorde a los cambios en las tecnológicos informáticas. El personal docente y alumnos tendrán una visión más amplia en el ambiente informático y serán participativos en la nueva era de la información. Hardware Dotación, instalación y conectividad completa de equipo de cómputo en oficinas centrales en las áreas que eran susceptibles al proceso de sistematización administrativa. Dotación, instalación y conectividad de equipos de cómputo en Servicios Regionales, Jefaturas de Sector, Centros de Maestros, Supervisiones Escolares y Escuelas. Dotación, instalación y conectividad de equipos de cómputo en el área educativa que va a ser susceptible de la sistematización educativa. Licencias de Software 7. Tener las licencias de uso de software requerido para los equipos que estarán conectados a la red computacional del Programa Estatal de Sistematización Integral. PERFILES Una gran ventaja del Programa Estatal de Sistematización Integral, es que la el equipo de trabajo en lo que se refiere al análisis, desarrollo e implementación de los sistemas del área administrativa y educativa; instalación y mantenimiento de redes computacionales; es la Dirección de Sistemas e Informática de la Secretaría. A continuación se presentan algunas de las funciones que cumple el personal adscrito a la Dirección de Sistemas e Informática: Del área de sistemas. Funciones: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Realizar estudios, análisis y recomendaciones de tipo organizativo, motivados por la implantación de nuevos sistemas de tratamiento de flujos automatizados y tecnologías de la información. Elaborar el diseño de las tablas de las bases de datos de los sistemas de información. Elaborar planes de desarrollo y mantenimiento de sistemas de información a mediano y largo plazo que satisfagan los objetivos de la Secretaría. Controlar mediante el uso de técnicas de evaluación y seguimiento de proyectos, el desarrollo de los mismos, a fin de cumplir las exigencias y necesidades que se presentan. Planificar y coordinar el desarrollo de sistemas de información. Coordinar la implantación y evaluación de sistemas de información a través del uso de técnicas y metodologías apropiadas. Preparar y analizar la información requerida de los sistemas a ser automatizados y realizar el estudio de factibilidad a fin de determinar su posible implantación. Documentar y entrenar a los usuarios en las aplicaciones desarrolladas. Controlar y mantener el inventario de software desarrollado en la Secretaría. Elaborar informes técnicos. Dirigir y coordinar equipos de trabajo interdisciplinarios que participen en la ejecución de proyectos computarizados. Del área de Soporte Técnico: Funciones: a) b) c) d) e) f) g) Planificar la instalación y mantenimiento de los sistemas informáticos, garantizando el funcionamiento operativo de los mismos de forma ininterrumpida, tanto en el área administrativa como en el área educativa. Diseñar las redes de comunicaciones básicas y de servicios avanzados que sean de interés. Administrar la Red de la Secretaría, los servicios de correo electrónico y aquellos nuevos que se implanten. Administrar las redes locales instaladas en los distintos edificios administrativos. Administrar los sistemas operativos y bases de datos, controlando dispositivos instalados, supervisando procesos, gestionando autorizaciones de usuarios y actualizando versiones, todo ello con el objetivo de tener los sistemas permanentemente optimizados en cuanto a recursos y prestaciones. Atender las incidencias que planteen los usuarios de redes locales, relacionadas con los puestos de trabajo microinformáticos y las aplicaciones de gestión ofimática. Garantizar la seguridad de los sistemas informáticos de la Secretaría, mediante la adopción de medidas que impidan accesos no autorizados, definición de perfiles en derechos de acceso, copias de seguridad y planes que permitan asegurar la confidencialidad, privacidad y protección de datos. Supervisar las instalaciones donde se ubiquen los sistemas informáticos, procurando que reúnan las condiciones ambientales idóneas de locales de tratamientos de datos y controlando su acceso autorizado. Octubre 2005