Ver en este enlace el documento del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano del año 2016

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
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Año 2016
Fecha de publicación en página Web: 09 de marzo de 2016 para consulta a la ciudadanía
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3 1. Objetivo y Alcance .................................................................................................................. 3 2. Marco Legal ............................................................................................................................. 4 3. Aspectos Generales. .............................................................................................................. 4 COMPONENTES DEL PLAN ...................................................................................................... 6 4. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN – MAPA DE RIESGOS DE
CORRUPCIÓN ....................................................................................................................... 6 5. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES ........................................................................................... 8 6. RENDICIÓN DE CUENTAS ............................................................................................... 10 7. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO .......................... 12 8. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ............................... 21 Anexos:
1 - Mapa de riesgos de corrupción
2 - Plan antitramites
3 - Plan de rendición cuentas
4 - Carta de trato digno al usuario
5 – Política de tratamiento de datos personales
6 - Plan de atención al ciudadano
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INTRODUCCIÓN
El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, dando cumplimiento a las políticas
establecidas por el Gobierno Nacional, ha definido el presente plan anticorrupción y de atención
al ciudadano siguiendo los estándares de la herramienta de diseño “Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2015”, expedida por
la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República.
Los componentes que conforman este plan, como son:
 La gestión del riesgo de corrupción - Mapas de riesgo de corrupción
 Racionalización de trámites
 Rendición de cuentas
 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
 Mecanismos para la transparencia y acceso a la información pública
 Iniciativas adicionales
El desarrollo de los anteriores componentes se enmarca en el alcance, tamaño y objeto de
Fogacoop.
1.
Objetivo y Alcance
Establecer las líneas de acción que ejecutará la entidad en desarrollo de lo dispuesto en la
Ley 1474 de 2011, artículo 73, con el fin de desarrollar la estrategia institucional de
prevención de actos de corrupción y gestionar de manera eficaz los canales y herramientas
de participación y de atención a la ciudadanía con el fin de facilitar el control social,
asegurando una gestión transparente y participativa por parte del Fondo.
El presente plan anticorrupción y de atención a la ciudadanía es complementario al Código
de Ética de Fogacoop, en el que se establece las pautas de comportamiento y conducta que
se espera de todas las personas empleadas por el Fondo, por lo que su aplicación y atención
es obligatoria por todos los funcionarios del Fondo y personal provisto por terceras partes
que desarrollen funciones propias de Fogacoop.
Este plan anticorrupción es parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y las
acciones e iniciativas señaladas para cada componente son parte integrante del plan de
acción institucional del año 2016 mediante el cual se desarrolla dicho modelo.
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2.
3.
Marco Legal

Ley 1474 de 2011. Artículo 73. “Plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Cada
entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una
estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia
contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad,
las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los
mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Decreto 2641 de 2012, Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de
2011 y Decreto 1081 de 2015 Arts. 2.1.4.1. y 2.2.22.1. Para el año 2016, se adopta el
documento de “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano – Año 2015”.

Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”

Decreto Ley 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.

CONPES 3654 de 2010: “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los
Ciudadanos.”

Ley 1755 de 2015 Derecho fundamental de petición – Regula el Derecho de Petición.

Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Decreto Presidencial 103 del 20 de enero de 2015 - Por el cual se reglamenta parcialmente
la Ley 1712 del 2014

Ley 1757 del 06 de julio de 2015, por la cual se dictan disposiciones en materia de
promoción y protección del derecho a la participación democrática.
Aspectos Generales.
Este Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, es parte integrante del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión y se constituye en parte de los componentes de las
políticas de “Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano” y “Eficiencia
Administrativa”. En este sentido, los lineamientos y las tareas para el mantenimiento y
actualización del Plan los establece en Fogacoop el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, el cual tiene bajo su responsabilidad liderar, coordinar y facilitar la
implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Este Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y cada uno de sus componentes se
actualiza anualmente y se publica en la página Web de Fogacoop el 31 de enero de cada
año. Adicionalmente, este plan se somete a consideración de los grupos de interés en la
entidad (Cooperativas inscritas, ahorradores de las cooperativas inscritas, gremios
cooperativos, funcionarios y demás interesados), quienes con sus aportes fortalecen los
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mecanismos adoptados por el Fondo en su estrategia de prevenir actos de corrupción al
interior de la entidad.
El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas
del plan anticorrupción y atención al ciudadano, está a cargo de la Auditoria Interna de
Fogacoop. Esta oficina publicará en la página Web, las actividades realizadas, de acuerdo
con los parámetros y en las oportunidades establecidas por las disposiciones y lineamientos
gubernamentales.
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COMPONENTES DEL PLAN
4.
GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN – MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Fogacoop gestiona el riesgo de corrupción con un mapa de riesgos en el que se han
identificado situaciones susceptibles de materializar hechos de corrupción por cada proceso.
Para cada uno de los riesgos se tienen establecidas mediciones y controles orientados a
prevenir la ocurrencia de hechos de corrupción. Para el año 2016, la metodología para gestión
de los riesgos ha sido actualizada con base en los lineamientos de la “Guía para la Gestión
de Riesgo de Corrupción – Año 2015”, emitido por el DAFP.
Estrategia: De la revisión y análisis del mapa de riesgos que se realizó con el fin de adoptar
la nueva metodología para la gestión de estos riesgos, se encontró que los controles y las
acciones de mejora que se tienen ya implementados, se orientan a evitar la ocurrencia y
materialización del riesgo, aspecto éste que se considera fortalecido, pues no se ha
evidenciado la materialización de riesgos en ningún momento. Dado lo anterior, es propósito
de la entidad a partir del año 2016, adelantar acciones de revisión, ajuste y mejora del mapa
para incorporar controles y mejoras orientadas a minimizar o evitar el impacto que se
produciría en caso de la materialización del riesgo.
Política de Administración del Riesgo de Corrupción: La política de administración de
riesgo de corrupción, se encuentra establecida en el plan estratégico de la entidad para el
periodo 2012-2016, en el cual el eje estratégico denominado “Gestión de Riesgo” indica que
la entidad busca “Contar con los mecanismos adecuados de prevención y control … del riesgo
interno de la entidad”.
Para el año 2016, en cumplimiento de la política mencionada, y teniendo en cuenta la
adopción de la nueva metodología de gestión, el plan de acción a ejecutar establece
actividades orientadas a la revisar los riesgos actuales e identificar nuevas situaciones
susceptibles de ocasionar hechos de corrupción, y en consecuencia la revisión y análisis de
los controles. Adicionalmente, mediante comunicaciones y actividades específicas que se
adelantarán en el transcurso del año, se busca la apropiación y sensibilización de los
funcionarios sobre el mapa de riesgos.
El mapa de riesgos de corrupción de la entidad se presenta en el anexo No. 1
El plan de acción del año 2016 para fortalecer los mecanismos de prevención del riesgo de
corrupción, es el siguiente:
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Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción ‐ Mapa de Riesgos de Corrupción Subcomponente/procesos Subcomponente/proceso 1 Política de Administración de Riesgos Subcomponente/proceso 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción Subcomponente/proceso 3 Consulta y divulgación Subcomponente/proceso 4 Monitorio y revisión Subcomponente/proceso 5 Seguimiento VERSIÓN
6.0
Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada Acto Administrativo que fije las políticas. *Secretaría General *Área de Riesgo Interno Primer semestre de 2016 Aplicar la metodología para incluir 2.1 nuevos riesgos de corrupción que se identifiquen. N.A. Todas las pareas del Fondo Envío de comunicaciones por correo 3.1 electrónico a todos los funcionarios sobre riesgos de corrupción Seis (6) comunicaciones enviadas en el año Área de Riesgo Interno Marzo ‐Mayo ‐ Julio ‐ Agosto‐ Octubre ‐
Diciembre Dos (2) actividades al año Área de Riesgo Interno Una en cada semestre 1.1 Revisión de políticas sobre el riesgo de corrupción 3.2 Actividad presencial relacionada con los riesgos de corrupción 4.1 Revisar funcionamiento controles, causas, consecuencias, impactos. Detectar Cambios 4.2 Detectar cambios 4.3 Identificar Nuevos Riesgos 5.1 Revisión al mapa de riesgos de corrupción. Análisis de Causas y efectividad de los controles. FECHA DE ACTUALIZACIÓN
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* Un (1) Informe de monitoreo realizado *Área responsable del proceso del riesgo identificado Noviembre de 2016
*Área de Riesgo Interno Tres (3) Informe sobre la revisión realizada APRUEBA
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*Auditoría Interna 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
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5.
ESTRATEGIA ANTITRÁMITES
Los trámites que la entidad tiene regulados y presta a las cooperativas inscritas y ahorradores
en desarrollo de su objeto social, son los siguientes:
No.
Nombre del Proceso
/ Subproceso /
Procedimiento
(Misional)
Nombre del Trámite
1
Gestión del Riesgo
Inscribir entidades al
Fondo
Inscripción de entidades cooperativas
con actividad financiera
2
Gestión del Riesgo
Evaluar operaciones
de apoyo
Otorgamiento de operaciones de
apoyo a corto plazo
3
4
Administración de
Reservas
Recaudar la prima a
las entidades inscritas
Administración de
Medidas de
Intervención
Pagar el seguro de
depósitos
Normatividad que le aplica
Norma única del objeto (Resolución 025
/ 2015) - Título I - Capítulo I
Anexo único Título I, Capítulo I (Circular
Externa 02 / 2015)
Norma única del objeto (Resolución 025
/ 2015) - Titulo II - Capítulo II y III
Anexos 1 a 10 Titulo II, Capitulo III
(Circular Externa 02 / 2015)
Prima de seguro de depósitos
Norma única del objeto (Resolución 025
/ 2015) - Título I - Capítulo II
Pago del Seguro de Depósitos
Norma única del objeto (Resolución 025
/ 2015) - Título V - Capítulo I
Anexos 1 a 6 Título V, Capítulo I
(Circular Externa 02 / 2015)
Estos trámites fueron objeto de racionalización según los lineamientos de la ley anti-trámites,
la priorización establecida y acciones planteadas durante los años 2013 y 2014.
Objetivo: Para el año 2016, la entidad continua con su propósito de revisar y mejorar
permanentemente sus trámites a fin facilitar a las cooperativas, ahorradores y ciudadanos
interesados, sus actuaciones ante Fogacoop, incorporando, según sea aplicable, estrategias
que permitan simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites
mencionados.
En este sentido, para el año 2016 se actualizarán los registros sobre los mecanismos de
pago por medios electrónicos que le son aplicables a los trámites de Inscripción de Entidades
Cooperativas con Actividad Financiera y Prima de Seguro de Depósitos.
Se precisa que los trámites de Fogacoop tal y como están caracterizados no requieren
compartir o intercambiar información de otras entidades por medios físicos o tecnológicos,
por lo que no le son aplicables los conceptos y acciones relacionadas con los temas de
interoperabilidad y en consecuencia cadenas de trámites.
Todos los trámites del Fondo pueden ser gestionados bien sea por la página Web, correos
electrónicos o directamente en la sede, lo que se constituye en una ventanilla única para su
gestión.
Este plan de racionalización de trámites para el año 2016, es el siguiente:
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(Plan consolidado de la estrategia generado por el sistema de suit.gov.co, el día 09-03-2016)
El plan anterior, se ejecutará sin perjuicio de que durante lo corrido del año se ejecuten procesos de revisión e identificación de
mejoras que tiendan a la racionalización de los tramites de la entidad.
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6.
RENDICIÓN DE CUENTAS
Fogacoop realiza el proceso de rendición de cuentas bajo los parámetros del CONPES 3654
del 12 de abril de 2010, el cual señala que “la rendición de cuentas es una expresión de control
social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la
evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración
pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno”.
Estrategia: La estrategia de rendición de cuentas de Fogacoop para el año 2016, se orienta
hacia un proceso permanente de rendición de cuentas, en el que a lo largo del año se someta
a consideración de los grupos interesados la gestión realizada por el Fondo y se brinden
espacios de interlocución para explicar los resultados obtenidos.
Objetivo: Establecer para el año 2016 un plan de rendición de cuentas permanente, en el
que además de incorporar los lineamientos que para el efecto establecen las disposiciones
legales y gubernamentales, incorporar las acciones de mejora que han resultado de las
evaluaciones del proceso de años anteriores.
El plan del año 2016, busca fortalecer la estrategia en los siguientes aspectos:
a. Información
Publicar la información sobre la gestión de la entidad como mínimo dos veces en el año,
haciendo uso de los canales habilitados por el Fondo, Publicar información propia de la
entidad en medio físico para conocimiento de los interesados que acudan a la sede del
Fondo; en ambos casos utilizar un lenguaje dirigido al ciudadano buscando la apropiación
y correcta interpretación de la gestión realizada.
b. Diálogo
Se busca realizar sesiones de dialogo, con el fin de someter a consideración de los
interesados la gestión del Fondo. Así mismo, consultar a los interesados sobre los temas
que consideran deben ser informados y serían de su interés conocerlos. Dichas consultas
se realizarán haciendo uso de todos los canales disponibles y a la totalidad de grupos de
interés.
c. Incentivos
Se busca reconocer la participación de los interesados en los eventos de diálogo, de
marera directa y/o pública.
d. Evaluación del proceso y mejora continua
Realizar evaluaciones de cada aspecto o subcomponente con la participación de los
grupos de interés, buscando identificar oportunidades de mejoras que fortalezcan este
proceso.
Con base en lo anterior, la estrategia de rendición de cuentas para el año 2015, es la
siguiente:
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente: RENDICIÓN DE CUENTAS Subcomponente
Información de calidad y en lenguaje comprensible Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones Actividades
Comunicar / Divulgar la estrategia de rendición de
1.1
cuentas
1.2
Publicar información de la entidad en medios
físicos
1.3
Elaborar y publicar informes sobre la gestión del
Fondo
Consultar a los interesados sobre temas sobre los
temas que consideran deben ser informados y
2.1
serían de su interés conocerlos y publicar los
resultados
Realizar mínimo dos (2) sesiones de dialogo con la
2.2 ciudadanía para responder las inquietudes sobre la
gestión realizada.
2.3 Publicar las memorias de las acciones de dialogo
Incentivos para motivar la cultura Reconocer la participación en las sesiones de
de la rendición y 3.1
diálogo
petición de cuentas Realizar y divulgar la evaluación de cada uno de
Evaluación y los componentes al finalizar cada sesión de
retroalimentación 4.1 diálogo realizadas de las acciones de la estrategia
a la gestión de Rendición de Cuentas y el plan de
institucional mejoramiento que resulte de dicha evaluación
Meta o producto
1 Divulgación
1 Informe publicado
2 Informes publicados
1 Encuesta realizada
Mínimo 2 sesiones de dialogo
realizadas
Mínimo dos 2 Publicaciones (
una para cada sesión de diálogo)
Gerencia de Asuntos
Estratégicos
I Trimestre 2016
III Trimestre 2016
Todos las áreas
Coordina: Gcia. de
Asuntos Estratégicos
Gerencia de Asuntos
Estratégicos
I Trimestre 2016
I Trimestre 2016
II Trimestre 2016
IV Trimestre 2016
II Trimestre 2016
IV Trimestre 2016
II Trimestre 2016
IV Trimestre 2016
Gerencia de Asuntos
Estratégicos
II Trimestre 2016
IV Trimestre 2016
1 Informe publicado con la
información consolidada
Gerencia de Asuntos
Estratégicos
IV Trimestre 2016
Número de Acciones Planeadas / Número de Acciones Ejecutadas
Meta:
Mínimo el 90%
Fecha de
medición:
Diciembre de 2016
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Fechas programadas
1 Reconocimiento
Indicador:
VERSIÓN
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Responsable
Gerencia de Asuntos
Estratégicos
Secretaria General
Gerencia de Asuntos
Estratégicos
Todos las áreas
Coordina: Gcia. de
Asuntos Estratégicos
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7.
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
En concordancia con los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación, a
continuación, se presentan los mecanismos dispuestos por Fogacoop para la atención al
ciudadano y a partir de su revisión del estado actual, al final de este aparte se presenta el
plan de acción para su mejora, acorde con la disponibilidad de recursos, tamaño y objeto de
la entidad.
Los mecanismos de atención al ciudadano se fundamentan en los siguientes aspectos:
a. Trámites y servicios que presta la entidad:
Nombre del
trámite
Descripción general
Inscripción de
entidades
cooperativas con
actividad financiera
Todas las cooperativas financieras, cooperativas de
ahorro y crédito y cooperativas multiactivas o integrales
con sección de ahorro y crédito, que ejerzan o pretendan
ejercer actividad financiera, están obligadas a tramitar su
inscripción ante FOGACOOP, a fin de tener acceso al
Seguro de Depósitos y demás mecanismos de apoyo que
pueda otorgar FOGACOOP en cumplimiento de sus
funciones
Pago del seguro de
depósitos
Los ahorradores de una entidad cooperativa inscrita a
FOGACOOP que sea objeto de liquidación y requiera el
pago del seguro de depósitos, pueden solicitarlo ante el
Fondo para recuperar, hasta los montos establecidos, sus
depósitos o ahorros.
Las cooperativas inscritas pagan la Prima destinada a
amparar los depósitos de los ahorradores de las
cooperativas que por algún motivo entren en proceso de
liquidación.
Pago de la prima
de seguro de
depósitos
Este trámite se facilitó con la implementación del botón de
pagos PSE, el cual se encuentra disponible en la página
Web de la entidad.
Operaciones de
apoyo a corto plazo
VERSIÓN
6.0
Las operaciones de apoyo a corto plazo que se estructuren
e implementen tendrán como objeto proporcionar fuentes
de apalancamiento para atender necesidades transitorias
de liquidez, atribuibles a disminuciones imprevisibles de
sus depósitos que le haya obligado a utilizar previamente
recursos líquidos internos de la entidad y agotado otras
acciones de contingencia.
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Documentos, pasos y
requisitos (Portal del Estado
Colombiano)
Ver el siguiente enlace:
https://www.gobiernoenlinea.gov.
co/web/guest/home//governmentservices/T435/maximized
Ver el siguiente enlace:
https://www.gobiernoenlinea.gov.
co/web/guest/home//governmentservices/T2704/maximized
Ver el siguiente enlace:
https://www.gobiernoenlinea.gov.
co/web/guest/home//governmentservices/T434/maximized
Enlace en construcción en el
SUIT
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b. Procedimientos que soportan la entrega de trámites y servicios al ciudadano y de
atención de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias:
Los trámites se encuentran reglamentados en la Norma Única del Objeto Social de
Fogacoop (Resolución Nos. 025 de 2015 del 20 de noviembre de 2015).
Internamente, el Fondo desarrolló las caracterizaciones de los procesos para atender estos
trámites y servicios. Dichas caracterizaciones, describen las actividades, responsables,
documentos, soportes, registros, tiempos, entre otros, según los lineamientos del Sistema
de Gestión Integral.
c. El sistema para la Atención de Peticiones, Quejas Reclamos, Denuncias y
Solicitudes
Se encuentra reglamentado con Resolución 021 de 31 de julio de 2015 y operativamente
establecido con el procedimiento PR-EPLAN-002 - Atención a peticiones, quejas, reclamos
y denuncias.
Ver el reglamento de PQRD de Fogacoop en:
http://fogacoop.gov.co/apc-aafiles/37383832666265633962316339623934/resolucion_021_de_2015_reglamentacion_pqr.pdf
Seguimiento a solicitudes: El sistema de registro a través de la página web o PQRD
presentadas directamente la sede física, generan un registro de radicación, mediante el
cual se puede consultar el estado del trámite, bien sea a través de la misma página o
mediante otro de los canales de atención.
Atención prioritaria: Conforme a lo establecido en el artículo 20 del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Fogacoop dará atención
prioritaria a las personas en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres
gestantes o adultos mayores, y en general, a las personas en estado de indefensión o
debilidad manifiesta. Igualmente, se dará trámite preferencial cuando la petición se
relacione con derechos fundamentales cuya respuesta pueda evitar un perjuicio
irremediable al peticionario; en este caso, el peticionario deberá probar sumariamente la
titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados.
Costo de las copias: Cuando en ejercicio del derecho de petición se solicite la expedición
de copias físicas y estas excedan de un número de cinco (5), el Fondo cobrará por éstas
el valor de su reproducción. Este valor en ningún caso excederá el precio de referencia
que se cobra en sector de domicilio de Fogacoop. En caso que la información solicitada
se encuentre en medio magnético, Fogacoop informará al peticionario el formato en que
se encuentra disponible y la remitirá si es el caso por medio electrónico sin ningún costo.
Si el peticionario solicita su presentación en otro formato o medio (USB, CD, DVD, entre
otros) que requiera para su reproducción, el Fondo le comunicará los costos en que se
incurren para la transformación. El peticionario deberá efectuar el pago mediante
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consignación en la entidad bancaria que el Fondo indique, para lo cual el peticionario
tendrá un término de un (1) mes, contado a partir de la fecha en que reciba la comunicación
del Fondo, allegando copia del recibo de pago efectuado. Efectuado el pago referido, el
Fondo expedirá y hará entrega de la información en un plazo de diez (10) días hábiles
siguientes a la notificación del pago. Si el peticionario no cancela el valor por la expedición
de las fotocopias o de la transformación de la información en el plazo indicado, se
entenderá que ha desistido de su solicitud.
d. Medición de la satisfacción del ciudadano en relación con los trámites y servicios
que presta la Entidad e identificar necesidades, expectativas e intereses del
ciudadano para gestionar la atención adecuada y oportuna.
El Fondo gestiona anualmente una encuesta de satisfacción con las cooperativas inscritas,
la cual mide, entre otros aspectos, la satisfacción de este cliente con los servicios
prestados.
Adicionalmente, se mantiene una encuesta permanente de satisfacción respecto de la
atención recibida por parte de FOGACOOP, cuyos resultados nos permiten mejorar
nuestro servicio.
Ver la encuesta en el siguiente enlace:
http://www.fogacoop.gov.co/es/otras-secciones/item-otras-secciones/17574-encuesta-de-atenci
e. Información para la ciudadanía:
I.
Derechos de los usuarios y medios para garantizarlos.
El Fondo ha expedido la “CARTA DE TRATO DIGNO A LOS USUARIOS DEL FONDO
DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP”, en ésta la entidad
manifiesta su compromiso de garantizar la efectividad de los derechos de los usuarios
sin discriminación alguna, a través de actuaciones que consulten criterios de eficiencia,
igualdad, buena fe, moralidad, transparencia, publicidad, economía y celeridad, así
como la garantía del debido proceso.
Esta carta se encuentra adjunta a este documento (anexo 4) y se encuentra también
publicada en la página Web:
Ver el siguiente enlace:
http://200.41.6.60/documentos/CARTA_TRATO_DIGNO_AL_USUARIO.pdf
II.
Tratamiento de datos personales
En virtud de la política de tratamiento de datos personales, expedida en cumplimiento
del Decreto 1377 de 2013, Fogacoop no requiere autorización para el tratamiento de
datos personales cuando este corresponda al ejercicio de las facultades y funciones
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del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas. En este sentido los ciudadanos
que accedan y/o hagan uso de los trámites, servicios y demás actividades del Fondo
en cumplimiento de su objeto legal, si bien no deben dar autorización para el
tratamiento de sus datos, gozan de la protección de los mismos en los términos
establecidos en dicha política
La política de tratamiento de datos personales de Fogacoop se adjunta este documento
(ver anexo 5) y se encuentra en la página Web del Fondo:
Ver el siguiente enlace:
http://fogacoop.gov.co/apc-aa-files/37383832666265633962316339623934/cir-ext-003-de2013.pdf
III.
Descripción de los procedimientos, trámites y servicios de la entidad.
Los requisitos, pasos y documentos que debe diligenciar el cliente para realizar trámites
ante la Entidad y recibir sus servicios se encuentran descritos en la página web:
http://www.fogacoop.gov.co/es/tramites-y-servicios/tramites. Igualmente ver información del
literal a. anterior.
En el portal de Sivirtual (www.sivirtual.gov.co) se encuentras relacionados los trámites
de la entidad, en el que se describen los pasos que debe adelantar los usuario
interesados.
Respecto de la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, estos, como ya se
mencionó en el literal a. anterior, se encuentran reglamentados con Resolución 036 del
30 de noviembre de 2012 y operativamente establecido con el procedimiento PREPLAN-002 - Atención a peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
IV.
Tiempos de entrega de cada trámite o servicio.
En la Norma Única del Objeto Social de Fogacoop (Resolución Nos. 025 de 2015 del
20 de noviembre de 2015) se indican los tiempos, plazos y demás requisitos
establecidos para los trámites de:
 Inscripción de cooperativas
 Pago del Seguro de Depósitos
 Recaudo de Prima de seguro
 Operaciones de Apoyo a Corto Plazo
En el portal de Sivirtual (www.sivirtual.gov.co), en donde se relacionan los trámites de
la entidad, para cada uno se indican los plazo de entrega de cada trámite.
Las Peticiones, Quejas y Denuncias se regulan por los tiempos establecidos
legalmente.
VERSIÓN
6.0
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Director
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
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V.
Requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus
obligaciones o ejercer sus derechos.
Ver literal a. anterior.
VI.
Horarios y puntos de atención.
a. Atención personal en la Sede física. Carrera 13 No. 32-93 Interior 3/Carrera 13 A
No. 32-30 Local 23, Edificio Parque Residencial Baviera, Código Postal: 110311 Bogotá D.C. – Colombia. Horarios de atención al público: entre las 8:00 a.m. y las
5:00 p.m., de lunes a viernes.
b. Buzón de Sugerencias: Ubicado en la recepción de la entidad. Disponible en los
mismos horarios de atención al público.
c. Sede electrónica. FOGACOOP tiene habilitado en su página web,
www.fogacoop.gov.co, a través del menú Atención a la Ciudadanía, la opción
peticiones, quejas, reclamos y denuncias, a través de esta se puede diligenciar un
formulario de petición. El sistema permite hacer seguimiento a la petición con el
código que se provee una vez ingresada la solicitud.
d. Sistema Móvil de PQRD: A través de teléfonos celulares inteligentes con acceso
a internet, se puede dirigir a la dirección electrónica del Fondo
www.fogacoop.gov.co, opción de Atención a la Ciudadanía, opción de peticiones,
quejas, reclamos y denuncias, mecanismo a través del cual también se accede al
formulario para presentar una PQRD.
e. Correo electrónico Institucional: Fogacoop cuenta con un buzón de correo
institucional, [email protected],. Estas dos últimas herramientas están
disponibles las 24 horas del día.
f.
Chat institucional. FOGACOOP tiene habilitado un canal de interacción con los
ciudadanos, en vivo, disponible los días miércoles de cada semana, en el horario
comprendido entre las 2:00 p.m. y 4:00 p.m. A través de éste, los ciudadanos
pueden conectarse y realizar sus preguntas en línea, realizar comentarios y
sugerencias y presentar cualquier tipo de petición, queja o reclamo.
g. Twitter. La cuenta de FOGACOOP en Twitter es @fogacoop. Por este medio se
publican twitts relacionados con noticias, eventos, encuestas, publicaciones de
interés para el sector cooperativo, mensajes encaminados a generar
concientización sobre el seguro de depósitos, y se envían mensajes direccionados
a cooperativas, gremios, asociaciones, medios de comunicación, entre otros.
Igualmente, pueden recibirse mensajes con comentarios, recomendaciones,
opiniones, etc. Servicio disponible las 24 horas del día.
VERSIÓN
6.0
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Director
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h. Videoconferencias. FOGACOOP interactúa con las cooperativas inscritas a través
de video conferencias programadas, con participación de funcionarios del Fondo y
de los órganos de administración de aquellas, para compartir análisis sobre la
evolución del riesgo de las entidades inscritas. A través de este canal, las
cooperativas pueden presentar solicitudes o presentar quejas y reclamos.
VII.
i.
Líneas telefónicas. Línea serie 018000 919-723, gratuita, con cobertura nacional.
Línea local: 3202727. En los mismos horarios de atención al público.
j.
Foros virtuales: FOGACOOP pone a disposición sus foros virtuales en la página
web como proceso de consulta a la ciudadanía sobre temas que pueden resultar
de interés o que pueden tener impacto para la misma. Para los procesos de
Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas se ha puesto a disposición este
mecanismo con el objeto de que los usuarios participen sobre los temas de interés
a tratar en dichos eventos, y manifiesten sus dudas, inquietudes y
recomendaciones. También se ha utilizado para consultar otros procesos como los
planes de capacitación a cooperativas y otros sobre normatividad y planeación de
la entidad.
Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja
o un reclamo.
Dependencia:
Cargo y Funcionario:
Secretaria General
Secretario General – Santiago Díaz
Profesional Legal – Paola Cardona Hernández
f. Procedimientos, espacios físicos y facilidades estructurales para la atención
prioritaria a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes
y adultos mayores.
Para desarrollar su objeto y prestar sus servicios, Fogacoop no requiere de espacios
especializados para la atención al público. Ocasionalmente se reciben visitas de
ciudadanos, clientes (representantes de cooperativas y/o ahorradores), proveedores o
funcionarios de entidades relacionadas.
La disposición de espacios físicos de la sede del Fondo, les dificulta a las personas en
situación de discapacidad motriz el acceso directo a las oficinas de los funcionarios. En
estos casos la atención se realiza directamente en la recepción de la entidad, en donde
se dispone de los mecanismos para brindar el servicio.
VERSIÓN
6.0
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
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Director
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
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g. Cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos.
Fogacoop está desarrollando un programa a mediano plazo para el fortalecimiento de las
competencias organizacionales de los funcionarios encaminadas a ofrecer una adecuada
atención y buen servicio a clientes y usuarios. Este programa se desarrolla mediante
capacitaciones y actividades establecidas dentro del programa de capacitación anual.
Fogacoop participa y atiende las convocatorias que realiza el sector en encuentros
relacionados con la atención al cliente, dentro de ellos los comités sectoriales.
h. Información Pública
En cumplimiento del derecho de acceso a la información pública que tiene la ciudadanía
y la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad de
la entidad y que son de interés público, Fogacoop ha dispuesto en su página Web del
registro de publicaciones que relacionan e indican el acceso a los documentos publicados.
Este registro se puede consultar en la sección de la página Web denominado
“Transparencia y acceso a la información pública” o en el siguiente enlace:
http://fogacoop.gov.co/es/otras-secciones/item-otras-secciones/16592-registro-deinformaci
El registro incluye además de la publicación de la información mínima obligatoria, otros
temas que se consideran son de interés de los usuarios del Fondo, es decir las
cooperativas y ahorradores del sector cooperativo inscrito a la entidad. Incluye las
herramientas de divulgación establecidas para este propósito en la Ley 1712 del 6 de
marzo de 2014, reglamentada por el Decreto 103 del 20 de enero de 2015 y del Programa
de Gobierno en Línea -
PLAN DE MEJORA DE ATENCIÓN A LA CIUDADANIA
VERSIÓN
6.0
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Director
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ATENCIÓN AL CIUDADANO
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Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 4: Servicio al Ciudadano Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada Incluir en el presupuesto 2016 recursos
para mejora de la infraestructura física
1.1 del Fondo para la atención a personas
discapacitadas
Adecuar un mecanismo que permita
mejorar la accesibilidad a las
instalaciones del Fondo
Gerencia de
Servicios
Corporativos
I Trimestre de
2016
Subcomponente Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención Subcomponente 3 Talento humano VERSIÓN
6.0
Publicar en un lugar visible de la entidad
Que el ciudadano a través de todos
Secretaria General
la información sobre el Fondo, de
los canales tenga conocimiento de
2.1 contacto, Área Responsable, Horarios
Gerencia de Asuntos
cómo puede acceder a Fondo para
de Atención y Procedimiento para la
Estratégicos
presentar PQRDS
presentación del PQRDS
Adelantar los procesos de adecuación
Adecuar un mecanismo que permita
Gerencia de
2.2 de la infraestructura física para la
mejorar la accesibilidad a las
Servicios
atención a personas discapacitadas
instalaciones del Fondo
Corporativos
Gerencia de
Diseñar e implementar protocolos de
3.1 atención al ciudadano para el uso de los
Servicios
Corporativos
funcionarios del Fondo.
Gerencia de
Evaluar a los funcionarios de la entidad
3.2 Servicios
en torno al servicio al ciudadano.
Corporativos
Prestar los servicios de la
organización con claridad,
Desarrollar sesiones de capacitación
Gerencia de
que permitan reflexionar y fortalecer, en demostrando amabilidad y respeto
con los distintos grupos de interés
3.3 los funcionarios del Fondo, la
Servicios
del Fondo.
Corporativos
competencia "nuestro enfoque es el
cliente y el servicio"
Incluir en el Plan de Incentivos 2016
Gerencia de
reconocimientos para los funcionarios
3.3 Servicios
con permanente actitud de ayuda y
Corporativos
servicio
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APRUEBA
Director
II Trimestre de
2016
III Trimestre de
2016
II Trimestre de
2016
III Trimestre de
2016
I Semestre de
2016
III Trimestre de
2016
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
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Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 4: Servicio al Ciudadano Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada Publicar trimestralmente en la página
4.1 Web el informe de PQRDS que se
hayan desistido tácitamente.
Incluir un enlace de ayuda a los
ciudadanos, dentro del link para
presentación de PQRDS, donde se
4.2 detallen las características, requisitos y
plazos de respuesta a cada tipo de
solicitud.
Que los ciudadanos conozcan y
tengan trazabilidad sobre los
PQRDS presentados ante la entidad
Secretaria General
I Trimestre de
2016
Facilitar a los ciudadanos la
presentación y seguimiento de
PQRDS
Área de TI
IV Trimestre de
2016
Subcomponente Subcomponente 4 Normativo y procedimental Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano VERSIÓN
6.0
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ FECHA DE ACTUALIZACIÓN
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8.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
En cumplimiento de la Ley 1712 de 2914 y del Decreto Reglamentario 103 de 2015 que
establecen las disposiciones para garantizar el derecho fundamental de acceso a la
información pública, Fogacoop viene desarrollando desde el año 2015 acciones tendientes al
cumplimiento de cada uno de los lineamientos, enmarcado dentro de su objeto, tamaño y
funciones. Si bien, se ha logrado avanzar con dichos lineamientos, se encuentra necesario
afianzar y fortalecer diferentes aspectos contemplados en la Ley con el fin de implementar
adecuadamente los instrumentos por ella establecidos:
VERSIÓN
6.0
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Director
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Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 5: Transparencia y Acceso de la Información
Subcomponente
Actividad
1.1
Subcomponente
1
Lineamientos de
Transparencia
Activa
Subcomponente
2
Lineamientos de
Transparencia
Pasiva
1.2
VERSIÓN
6.0
Definir el mecanismo de publicación de
los contratos de prestación de servicios
Elaborar relación de contratos de
prestación de servicios y publicarla junto
con la información sobre contratación
pública
Mecanismo,
responsabilidades y
procedimiento
establecido
1.4
Mecanismo de
Definir esquema de conservación de la
conservación definido e
información publicada con anterioridad
implementado
2.1
-----------------------------------------------------
3.1
Subcomponente
3
Elaboración de los
instrumentos de
Gestión de la
Información
Meta y producto
3.2
Acto administrativo de
adopción y actualización
Revisión y aprobación del índice de de los instrumentos de
Gestión de la Información
información clasificada y reservada
Pública (art 52, numeral
3, art 36)
Publicación del PGD
Actualización del Programa de Gestión actualizado acorde a los
Documental
lineamientos de la Ley
1712/2014
3.3
Actualizar la "Guía de Clasificación de la Guía Clasificación de la
Información"
información
3.4
Registro de Activos de
Publicar en el Portal de Datos Abiertos del
Información, índice de
Estado Colombiano el registro de activos
información clasificada y
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Director
Indicadores
Responsables
Secretaria
General
Gerencia de
Servicios
Corporativos
Fecha
programada
Marzo de 2016
Mayo de 2016
Área de T.I
Gerencia de
Servicios
Corporativos
Diciembre de
2016
Comité
Institucional
de Desarrollo
Administrativo
Abril de 2016
Gerencia de
Servicios
Corporativos
Junio de 2016
Gerencia de
Servicios
Corporativos
Riesgo Interno
Gerencia de
Servicios
Corporativos
Agosto de 2016
Junio de 2016
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
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Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 5: Transparencia y Acceso de la Información
Subcomponente
Actividad
Meta y producto
de información, índice de información reservada publicados en
clasificada y reservada
portal de datos abiertos
Subcomponente
4
Criterio Diferencial
de Accesibilidad
5.2
5.3
5.4
VERSIÓN
6.0
Responsables
Fecha
programada
Gerencia de
Asuntos
Estratégicos
-----------------------------------------------------
5.1
Subcomponente
5
Monitoreo del
Acceso a la
información
Pública
Indicadores
Área de TI
Secretaria
General
Gerencia de
Servicios
Corporativos
Septiembre de
2016
Informe de solicitudes de
acceso a la información
como mecanismo de
seguimiento y acceso a la
información pública (art
52, numeral 7)
Secretaria
General
Agosto de 2016
Espacio
físico
de
consulta de documentos
(Art. 19, parágrafo 2)
Secretaria
General
Gerencia de
Servicios
Corporativos
Junio de 2016
Esquema de publicación
Secretaria
General
Agosto de 2016
Definir el informe de solicitudes de acceso
Reporte parametrizado
a información desde el aplicativo
en trámites (Art. 17)
TRÁMITES
Definir periodicidad y encargado de
publicar en la web las solicitudes de
información recibidas, trasladadas a otra
institución, tiempo de respuesta a cada
solicitud y solicitudes en las que se negó
el acceso a la información
Definir un espacio físico para garantizar la
consulta de documentos e informar que
se cuenta con éste en "Carta de Trato
Digno a los Usuarios y en el Plan
Anticorrupción
Ejecutar procedimiento participativo para
la adopción y actualización del Esquema
de Publicación
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HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA
NUMERAL
VERSIÓN
30-Abril-2013
--
1.0
CAMBIOS
Expedición del documento
Se revisaron cada uno de los componentes del plan
(Metodología para la elaboración del mapa de riesgos, las
acciones planteadas para simplificar, reducir y mejorar los
trámites, el plan de rendición de cuentas a la ciudadanía y el
plan de atención de la ciudadanía) adecuando los mismos a
una nueva estrategia o confirmando la ya utilizada de
acuerdo con las acciones y los resultados obtenidos en el
año 2013.
31-Enero-2014
Todo el
documento
2.0
Se actualizan las acciones de mejora del mapa de riesgo de
corrupción, junto con los indicadores a medir en el año
2014. Se incorpora al plan las acciones para integrar la
metodología y el proceso de identificación de riesgos al
esquema general del Fondo.
Se actualizan los planes particulares para realizar el
proceso de rendición de cuentas, el plan de atención al
ciudadano y el plan de anti-trámites.
Se incorpora las políticas de tratamiento de datos
personales.
30-Junio-2014
4.
3.0
Se revisó y actualizó la metodología de identificación y
valoración de los riesgos de corrupción: En este sentido, se
ajustó la información del mapa de riesgo para precisar en el
proceso de identificación, el riesgo, las causas y las
consecuencias; se complementaron los rangos de
probabilidad (casi seguro, posible y raro) y en consecuencia
se ajusta la matriz de valoración.
Se revisó y actualizó al mapa de riesgos (anexo 1) teniendo
en cuenta los ajustes metodológicos antes descritos.
En consecuencia se actualiza la información descrita sobre
el plan de acción de 2014 (Literal g), ya que con este
ejercicio se da cumplimiento al plan elaborado en enero de
2014.
Se actualizan los enlaces de los trámites y servicios al PEC,
por actualización de este último, al igual que los enlaces a la
página a ítems de la página Web del Fondo allí
relacionados.
7.1
30-Octubre2014
7.3
4.0
Anexo 3
VERSIÓN
6.0
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
09 – marzo – 2016
Se suprime el numeral 7.3 - referencia a proyectos de TI no
aplicables a la fecha.
Anexo 3: Se ajustan algunas acciones del plan de rendición
de cuentas, en particular las que hacen referencia a
proyectos de Ti no aplicables a la fecha. Dicha modificación
fue aprobada por el Comité Sectorial de Desarrollo
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FECHA
29-Enero-2015
18-Diciembre2015
09- Marzo -2016
VERSIÓN
6.0
NUMERAL
Todos el
Documento, sus
anexos y planes
anuales
Anexo 2
Todo el
Documento, sus
anexos y planes
anuales
VERSIÓN
CAMBIOS
5.0
Administrativo del Sector hacienda – Sesión del día 6 de
noviembre de 2014
Se revisa y actualiza en su totalidad la información
presentada en el documento, se actualizan y complementan
los enlaces a mayor información, así como los planes de
acción correspondientes, los cuales hacen parte del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión.
Se incorpora al contenido información relativa al
cumplimiento de la Ley 1712 – Ley de transparencia y
acceso a la información publica
5.0
Se ajusta el anexo No. 2 estrategia de racionalización,
(no cambia
incorporando el plan de racionalización en el formato
versión por ser dispuesto por el DAFP, y atendiendo la recomendación de
un ajuste de
dicha entidad según comunicación del 26 de noviembre de
forma)
2015.
Se actualiza la totalidad del plan, teniendo en cuenta los
lineamientos establecidos en el documento de “Estrategias
6.0
para la anticorrupción del Plan Anticorrupción y de atención
al ciudadano – Año 2015”, expedido por la Secretaria de
Transparencia de la Presidencia de la República.
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09 – marzo – 2016
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Director
ANEXO 1
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN POR PROCESOS
ENTIDAD:
FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS
Versión:
MISIÓN:
Somos la entidad administradora del seguro de depósitos de los ahorradores del sector cooperativo financiero en Colombia, y mediante el fortalecimiento permanente y eficiente de la solidez
patrimonial, financiera y operativa de la entidad otorgamos un respaldo para el crecimiento sano y sostenido del sector en el país a través del seguimiento y la implementación de las distintas
operaciones autorizadas al Fondo.
Fecha de
actualización
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
Gestionar
Recursos
Internos
-/
Administrar
Bienes
y
Servicios
/
Administració
n de activos /
Administrar
Activos
Gestionar
Recursos
Internos
Administrar
Bienes
y
Servicios
/
Administració
n de activos /
Procesos de
Contratación
Procesos de
Contratación
Causa
Desconocimiento
e
indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte
del
Funcionario
Desconocimiento
e
indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte
del
Funcionario
Gestionar
Desconocimiento
Recursos
e
indebida
Internos
- aplicación de la
Administrar
normatividad
Riesgo
Utilización
indebida de los
activos
del
Fondo, omisión
de las Políticas,
requisitos,
condiciones,
procedimientos
y líneas de
comunicación
respecto de la
administración
de activos en
provecho
propio o de un
tercero
(uso
diferente para
el cual está
destinado)
Estudios
previos o de
factibilidad,
pliegos
de
condiciones,
términos
de
referencia
o
adendas, entre
otros,
indebidamente
sustentados o
que establecen
necesidades
inexistentes,
suministro de
información
privilegiada o
aspectos que
benefician
exclusivamente
a un tercero.
Contratar
personal para el
Fondo sin el
lleno de los
Consecuenc
ia
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Sanciones
y/o trabajos
de
mala
calidad/
Análisis de Riesgo
Riesgo Inherente
Probabilidad
Rara vez
Rara vez
Rara vez
Impacto
Moderado
Mayor
Mayor
Zona
del
riesgo
Baja
Baja
Baja
Valoración del Riesgo de Corrupción
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Controles
Zona
Descripción
Probabilidad
Impacto
del
riesgo
Asignación de los activos a los funcionarios
a través de actas de entrega en el cual se
establece las responsabilidades a su cargo.
Revisión anual de inventarios de activos
fijos
Procedimiento de seguridad para el ingreso
y retiro de activos a la entidad.
Realizar la verificación del hardware de los
computadores de manera periódica cada
seis meses.
Rara vez
Moderado
Baja
Procesos y procedimientos y responsables
de cada etapa y tarea definidos.
Reglamento, procesos y procedimientos y
responsables de cada etapa y tarea
definidos.
Obligaciones
de
los
supervisores
determinadas.
Reglamento, procesos y procedimientos y
responsables de cada etapa y tarea
definidos.
Evaluación de Riesgos de contratación y de
seguridad de la información en los casos
que aplica.
Comité de contratos (para cuantías igual o
superior a 25 SMMLV)
Obligaciones
de
los
supervisores
determinadas y delegadas.
Divulgación a todos los supervisores y
seguimiento a la programación anual para
la
celebración
de
los
contratos
administrativos y del giro ordinario y
aprobación presupuestal.
Lineamientos y manuales de selección de
personal, perfiles y requisitos definidos.
La convocatoria para suplir vacantes o
cargos nuevos es de carácter público y los
5.0
9 de marzo de 2016
Monitoreo y Revisión
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Rara vez
Mayor
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Rara vez
Mayor
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
Fecha
Acciones
Responsable
Indicador
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia de
Servicios
Corporativos
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia de
Servicios
Corporativos
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Informe de
revisión
de
controles y
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
*Gerencia de
Servicios
Corporativos
*Informe
de
monitoreo
Acciones
Registro
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
Bienes
y
Servicios
/
Administració
n de activos /
Procesos de
Contratación
Reclutar,
Seleccionar y
Vincular
Gestionar
Recursos
Internos
Administrar el
Talento
Humano
/
Reclutar,
Seleccionar y
Vincular
Reclutar,
Seleccionar y
Vincular
Causa
Riesgo
Probabilidad
Impacto
Zona
del
riesgo
relacionada con la requisitos con Pérdida
de
selección
de el propósito de recursos
personal
beneficiar a un financieros.
tercero.
Valoración del Riesgo de Corrupción
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Controles
Zona
Descripción
Probabilidad
Impacto
del
riesgo
criterios y valoraciones de selección se
definen en coordinación con el área
solicitante
del
recurso.
Monitoreo y Revisión
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Desconocimiento
e
indebida
aplicación de la
normatividad
relacionada con la
selección
de
personal
Aceptar tráfico
de influencias
en la provisión
de
empleos,
con el propósito
de beneficiar a
un tercero.
Manipulación
fraudulenta de
los sistemas de
Sistemas
información o
vulnerables
adulteración de
Conducta dolosa la
o culposa por documentación
parte
del , en perjuicio
Funcionario
del Fondo, para
obtener
un
beneficio propio
o de un tercero.
Sanciones
y/o trabajos
de
mala
calidad/
restricción del
crecimiento
profesional
de
los
funcionarios
ya vinculados
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Rara vez
Mayor
Baja
Lineamientos y manuales de selección de
personal, perfiles y requisitos definidos.
La convocatoria para suplir vacantes o
cargos nuevos es de carácter público y los
criterios y valoraciones de selección se
definen en coordinación con el área
solicitante
del
recurso.
Rara vez
Mayor
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Existe un Comité evaluador conformado por
3 personas de distintas gerencias
Rara vez
Rara vez
Mayor
Mayor
Baja
Baja
Delegación de facultades determinadas
La "Solicitud y autorización de Pago" debe
estar debidamente diligenciada y con todos
los soportes. Incluye el control de la
verificación del supervisor responsable.
La carta de solicitud de expedición de
cheque o traslado debe tener dos firmas,
sello y protector.
Confrontación de extractos bancarios vs.
Registros contables.
El proceso de pago de seguro de depósitos,
permite la participación de un tercero
experto e incluye la constitución de pólizas
de seguros por pagos no debidos
Procedimiento Gestión de Control de
Cambios en TI
Procedimiento
Gestión de Usuarios y
Contraseñas
Capacitaciones periódicas sobre el manejo
de archivos.
Sistema de gestión de seguridad de la
información definido y en operación
Procedimientos
y
responsabilidades
definidas.
Procedimiento Gestión de Control de
Cambios en TI
Procedimiento
Gestión de Usuarios y
Contraseñas
Rara vez
Rara vez
Mayor
Mayor
Fecha
Acciones
Responsable
Indicador
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Área de
Riesgo Interno
realizado
*
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia de
Servicios
Corporativos
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia de
Servicios
Corporativos
*Gerencia
Técnica y
Administración
de Reservas
*Área de TI
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia de
Servicios
Corporativos
*Área de TI
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Acciones
Registro
- Responsable
Líder del
proceso
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Existe un Comité evaluador conformado por
3 personas de distintas gerencias
Autorizar
y
realizar pagos
de recursos a
proveedores,
Gestionar
acreedores o
Recursos
beneficiarios
Sistemas
Internos
/
vulnerables
del Seguro de
Administrar
Conducta dolosa Depósitos no
los recursos
o culposa por reconocidos por
financieros
parte
del el
Fondo
Administrar
Funcionario
lesionando los
los recursos
intereses de la
financieros
entidad
para
obtener
un
beneficio propio
o de un tercero.
Gestionar
Recursos
Internos
/Administrar
los recursos
tecnológicos
y Gestionar
los
documentos
de la entidad
Administrar
los recursos
Consecuenc
ia
Análisis de Riesgo
Riesgo Inherente
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
tecnológicos
y Gestionar
los
documentos
de la entidad
Administració
n
de
Reservas
/
Administrar el
portafolio
Administrar el
portafolio de
acuerdo con
las políticas
de
estructuració
n, Duración y
VaR,
así
como de los
límites
por
riesgo emisor
establecidos
para
la
entidad.
Administració
n de Riesgos
/
Inscribir
entidades al
Fondo
y
Evaluar
Operaciones
de
Apoyo
Reducir
el
tiempo
utilizado por
el Fondo para
pronunciarse
sobre
una
inscripción,
sobre la base
del
tiempo
preestablecid
o.
Administració
n de Riesgos
/
Inscribir
entidades al
Fondo
y
Evaluar
Operaciones
de
Apoyo
Administració
Causa
Riesgo
Manejo
fraudulento de
las
políticas,
requisitos,
condiciones,
Sistemas
procedimientos
vulnerables
y líneas de
Conducta dolosa comunicación
o culposa por del proceso de
parte
del inversión
del
Funcionario
portafolio cuyo
efecto lesione
los intereses de
la entidad y
beneficie a un
tercero
Manejo
fraudulento de
la información
dentro
del
proceso
de
Sistemas
inscripción,
vulnerables
imputable
al
Conducta dolosa Fondo,
que
o culposa por lleven a la toma
parte
del de decisiones
Funcionario
favorables a un
tercero
o
entidad objeto
de inscripción.
Sistemas
vulnerables
Conducta dolosa
o culposa por
parte
del
Funcionario
Manejo
fraudulento de
la información
dentro
del
proceso
de
otorgamiento
de operaciones
de
apoyo,
imputables al
Consecuenc
ia
Análisis de Riesgo
Riesgo Inherente
Probabilidad
Impacto
Zona
del
riesgo
Valoración del Riesgo de Corrupción
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Controles
Zona
Descripción
Probabilidad
Impacto
del
riesgo
Políticas, procedimientos y responsables
definidos
Se
cuenta con
un
Sistema
de
Administración de Riesgo de Mercado SARM que define funciones y responsables
Decisiones unánimes del Comité de
Inversiones
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Rara vez
Rara vez
Rara vez
Catastrófic
o
Mayor
Moderado
Moder
ada
Baja
Baja
Rara vez
Presentación al CAT y a la Junta Directiva
Verificación de reporte por cada uno de los
profesionales
del
área,
para
sus
cooperativas asignadas
Validadores del programa SIAF: revisión y
actualización periódica de los validadores
Participación
interdisciplinaria
de
funcionarios y dependencias en las
actividades del proceso de inscripción
Procedimiento Gestión de Control de
Cambios en TI
Procedimiento
Gestión de Usuarios y
Contraseñas
Presentación al CAT y a la Junta Directiva
Verificación de reporte por cada uno de los
profesionales
del
área,
para
sus
cooperativas asignadas
Validadores del programa SIAF: revisión y
actualización periódica de los validadores
Participación
interdisciplinaria
de
funcionarios y dependencias en las
actividades del proceso de apoyo
Rara vez
Rara vez
Catastrófico
Mayor
Moderado
Monitoreo y Revisión
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Acciones
Registro
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Modera
da
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Fecha
Acciones
Responsable
Indicador
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia
Técnica y
Administración
de la Reserva
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia
Técnica y
Administración
de la Reserva
*Área de TI
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
*Gerencia
Técnica y
Administración
de la Reserva
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
n
de
Reservas
/
Implementar
operaciones
de
apoyo
Identificar
potenciales
necesidades
de recursos
para
operaciones
de apoyo o
pagos
del
seguro
de
depósitos de
las
cooperativas
inscritas.
Ofrecer una
solución
adecuada y
oportuna a la
situación de
las
cooperativas
que
pueda
llegar
a
presentar
problemas de
liquidez
Administració
n de Riesgos
/ Recaudar la
prima a las
entidades
inscritas
Asegurarse
de que todas
las inscritas
paguen
la
prima
y
dentro de los
plazos
establecidos.
Reducir
el
número
de
casos
y
entidades
que
presentan
diferencias
en el valor
Causa
Riesgo
Consecuenc
ia
Análisis de Riesgo
Riesgo Inherente
Probabilidad
Impacto
Zona
del
riesgo
Valoración del Riesgo de Corrupción
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Controles
Zona
Descripción
Probabilidad
Impacto
del
riesgo
Monitoreo y Revisión
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Acciones
Fecha
Fondo,
que
lleven a la toma
de decisiones
favorables a un
tercero
o
entidad objeto
de apoyo
Manejo
fraudulento de
la información
dentro
del
Sistemas
proceso
de
vulnerables
recaudo de la
Conducta dolosa
prima,
o culposa por
imputables al
parte
del
Fondo,
que
Funcionario
lleven a la toma
de decisiones
favorables a un
tercero
Acciones
Responsable
Indicador
*Gerencia
Técnica y
Administración
de la Reserva
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Registro
nuevos
riesgos.
Generación automática de la información
de los valores a cobrar
Recaudo electrónico
Verificación de la información por parte de
la coordinación
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Rara vez
Mayor
Baja
Rara vez
Mayor
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
pagado
de
PSD.
Gestionar
Recursos
Internos
/Gestionar
Procesos
Judiciales y
Administrativ
os
Representar
eficientement
e
los
intereses de
Fogacoop,
ante
las
autoridades
administrativ
as
y
judiciales
Planeación y
seguimiento
a la Gestión
/Realizar el
seguimiento
a la gestión y
al
cumplimiento
de objetivos y
divulgar
Divulgar
la
gestión y los
resultados
del
Fondo
(Eventos de
rendición de
cuentas,
Noticias,
entrevistas,
boletín,
comunicados
, etc.)
Causa
Riesgo
Desconocimiento
e
indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte
del
Funcionario .
Acción
u
omisión en las
actuaciones
judiciales
en
perjuicio de la
entidad
representada
por
interés
propio o de un
tercero
Desconocimiento
e
indebida
aplicación de la
normatividad
vigente (Estatuto
anticorrupción Ley 1474 de 2011
Art.
10
)
Conducta dolosa
o culposa por
parte
del
Funcionario .
Uso de los
mecanismos de
publicidad
oficial
o
mecanismos de
divulgación de
programas
y
políticas
oficiales
que
implique
utilización
de
los
recursos
institucionales,
en donde se
haga
promoción de
un
servidor
público o un
tercero para su
beneficio
personal
Consecuenc
ia
Pérdida
de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida
de
imagen
institucional,
pérdida
reputacional
y de recursos
financieros
Análisis de Riesgo
Riesgo Inherente
Probabilidad
Rara vez
Rara vez
Impacto
Catastrófic
o
Mayor
Zona
del
riesgo
Moder
ada
Baja
Valoración del Riesgo de Corrupción
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Controles
Zona
Descripción
Probabilidad
Impacto
del
riesgo
Contratos vigentes para la vigilancia judicial
en el lugar donde se tramita el proceso.
Realizar visitas periódicas por parte de los
abogados de la Secretaria General, según
se estime necesario, con el fin de verificar
lo reportado por los abogados contratados
para la vigilancia.
Consultar semanalmente vía internet los
procesos judiciales siempre y cuando se
encuentre habilitada la consulta por dicho
mecanismo
Comité de Conciliación.
Difusión de la normatividad vigente en
términos de Publicidad
Rara vez
Rara vez
Catastrófico
Mayor
Monitoreo y Revisión
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Modera
da
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Baja
Octubre
(La revisión a
los controles
se realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Acciones
Registro
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
- Responsable
Líder del
proceso
Informe de
revisión
de
controles y
ajuste de
calificació
n en caso
de sufrir
cambios.
Fecha
Acciones
Responsable
Indicador
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Revisar
funcionamiento
controles,
causas,
consecuencias,
impactos.
*Detectar
cambios.
*Identificar
nuevos
riesgos.
*Gerencia de
Asuntos
Estratégicos
*Área de
Riesgo Interno
*Informe
de
monitoreo
realizado
*
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
Gestionar
Recursos
Internos Administrar
Bienes y
Servicios /
Administración
de activos /
Procesos de
Contratación
Gestionar
Recursos
Internos Administrar
Bienes y
Servicios /
Administración
de activos /
Procesos de
Contratación
Gestionar
Recursos
Internos Administrar
Bienes y
Servicios /
Administración
de activos /
Procesos de
Contratación
Valoración del Riesgo de Corrupción
Análisis del riesgo
Riesgo Inherente
Causa
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Riesgo
Utilización
indebida de los
activos del
Fondo (uso
diferente para
el cual está
destinado) en
provecho
propio o de un
tercero
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Omisión de las
Políticas,
requisitos,
condiciones,
procedimientos
y líneas de
comunicación
respecto de la
administración
de activos en
provecho
propio o de un
tercero
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Estudios
previos o de
factibilidad,
pliegos de
condiciones,
términos de
referencia o
adendas, entre
otros,
superficiales o
que establecen
necesidades
inexistentes,
suministro de
información
privilegiada o
Consecuencia
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Probabili
dad
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Impacto
Moderado
Mayor
Mayor
Zona
del
riesgo
BAJA
BAJA
BAJA
Probabi
lidad
1
1
1
Monitoreo y Revisión
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Impact
o
5
10
10
Zona
del
riesg
o
5
10
10
Controles
Preventivos:
* Asignación de los activos a
los funcionarios a través de
actas de entrega.
* Revisión anual de
inventarios de activos fijos
* Procedimiento de seguridad
para el ingreso y retiro de
activos a la entidad.
* Realizar la verificación del
hardware de los
computadores de manera
periódica cada seis meses.
* Reglamento, procesos y
procedimientos y
responsables de cada etapa
y tarea definidos.
Preventivos:
* Asignación de los activos a
los funcionarios a través de
actas de entrega.
* Revisión anual de
inventarios de activos fijos
* Procedimiento de seguridad
para el ingreso y retiro de
activos a la entidad.
* Realizar la verificación del
hardware de los
computadores de manera
periódica cada seis meses.
* Reglamento, procesos y
procedimientos y
responsables de cada etapa
y tarea definidos.
* Obligaciones de los
supervisores determinadas.
Preventivos:
* Reglamento, procesos y
procedimientos y
responsables de cada etapa
y tarea definidos.
* Evaluación de riesgos de
contratación y de seguridad
de la información en los
casos que aplica.
* Comité de contratos (para
cuantías igual o superior a 25
SMMLV)
* Obligaciones de los
supervisores determinadas.
* Divulgación a todos los
supervisores y seguimiento a
Probabili
dad
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Impacto
Moderado
Mayor
Mayor
Zona
del
riesgo
BAJA
BAJA
BAJA
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Acciones
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Fecha
Acciones
Responsabl
e
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo
Interno
*Informe de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo
Interno
*Informe de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizados
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Indicador
Registro
Ajuste
calificación
controles
Ajuste
calificación
controles
Ajuste
calificación
controles
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
Valoración del Riesgo de Corrupción
Análisis del riesgo
Riesgo Inherente
Causa
Riesgo
Consecuencia
Probabili
dad
Impacto
Zona
del
riesgo
Probabi
lidad
Impact
o
Zona
del
riesg
o
aspectos que
benefician
exclusivamente
a un tercero.
Gestionar
Recursos
Internos Administrar
Bienes y
Servicios /
Administración
de activos /
Procesos de
Contratación
Gestionar
Recursos
Internos Administrar el
Talento
Humano /
Reclutar,
Seleccionar y
Vincular
Gestionar
Recursos
Internos Administrar el
Talento
Humano /
Reclutar,
Seleccionar y
Vincular
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
relacionada con
la selección de
personal
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
relacionada con
la selección de
personal
Designación de
Supervisores
que no cuentan
con experiencia
o
concentración
de supervisión
en poco
personal, cuyas
acciones
lesionen los
intereses de la
entidad en
beneficio
propio o de un
tercero.
Contratar
personal para
el Fondo sin el
lleno de los
requisitos con
el propósito de
beneficiar a un
tercero.
Analizar los
riesgos de
corrupción
identificados
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Sanciones y/o
trabajos de
mala calidad.
Sanciones y/o
trabajos de
mala calidad.
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Mayor
Mayor
Moderado
BAJA
BAJA
BAJA
1
1
1
Monitoreo y Revisión
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
10
10
5
10
10
5
Controles
la programación anual para
la celebración de los
contratos administrativos y
del giro ordinario.
Preventivos:
* Reglamento, procesos y
procedimientos y
responsables de cada etapa
y tarea definidos.
* Evaluación de riesgos de
contratación y de seguridad
de la información en los
casos que aplica.
* Obligaciones de los
supervisores determinadas.
* Divulgación a todos los
supervisores y seguimiento a
la programación anual para
la celebración de los
contratos administrativos y
del giro ordinario.
Preventivos:
* Lineamientos y manuales
de selección de personal,
perfiles y requisitos definidos.
* La convocatoria para suplir
vacantes o cargos nuevos es
de carácter público y los
criterios y valoraciones de
selección se definen en
coordinación con el área
solicitante del recurso.
* Existe un Comité
evaluador conformado por 3
personas de distintas
Gerencias
Preventivos:
* Lineamientos y manuales
de selección de personal,
perfiles y requisitos definidos.
* La convocatoria para suplir
vacantes o cargos nuevos es
de carácter público y los
criterios y valoraciones de
selección se definen en
coordinación con el área
solicitante del recurso.
* Existe un Comité
evaluador conformado por 3
personas de distintas
Gerencias
Probabili
dad
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Impacto
Mayor
Mayor
Moderado
Zona
del
riesgo
BAJA
BAJA
BAJA
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Acciones
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Fecha
Acciones
Responsabl
e
Indicador
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizados
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizados
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizados
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Registro
Ajuste
calificación
controles
Ajuste
calificación
controles
Ajuste
calificación
controles
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
Administración
de Reservas /
Administrar el
Portafolio
Valoración del Riesgo de Corrupción
Análisis del riesgo
Riesgo Inherente
Causa
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Riesgo
Transgresión
de las políticas,
requisitos,
condiciones,
procedimientos
y líneas de
comunicación
del proceso de
inversión del
portafolio cuyo
efecto lesione
los intereses de
la entidad y
beneficie a un
tercero
Administración
de Reservas /
Administrar el
Portafolio
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Decisiones con
abuso de
autoridad que
deriven en
acciones que
favorezcan a
un tercero
Administración
de Reservas /
Administrar el
Portafolio
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Expedición de
actos y
regulación en
materia de
inversiones
ajustadas a
intereses
propios o de
particulares
Sistemas
vulnerables
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario
Manejo
fraudulento de
la información
dentro del
proceso de
inscripción,
imputable al
Fondo, que
lleven a la toma
de decisiones
favorables a un
Administración
de Riesgos /
Inscribir
entidades al
Fondo y
Evaluar
Operaciones
de Apoyo
Consecuencia
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Probabili
dad
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Impacto
Mayor
Mayor
Mayor
Mayor
Zona
del
riesgo
BAJA
BAJA
BAJA
BAJA
Probabi
lidad
1
1
1
1
Monitoreo y Revisión
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Impact
o
10
10
10
10
Zona
del
riesg
o
Controles
10
Preventivos:
* Políticas, procedimientos y
responsables definidos
* Se cuenta con un Sistema
de Administración de Riesgo
de Mercado - SARM que
define funciones y
responsables
* Decisiones unánimes del
Comité de Inversiones
10
Preventivos:
* Políticas, procedimientos y
responsables definidos
* Se cuenta con un Sistema
de Administración de Riesgo
de Mercado - SARM que
define funciones y
responsables
* Decisiones unánimes del
Comité de Inversiones
10
Preventivos:
* Políticas, procedimientos y
responsables definidos
* Se cuenta con un Sistema
de Administración de Riesgo
de Mercado - SARM que
define funciones y
responsables
* Decisiones unánimes del
Comité de Inversiones
10
* Presentación al CAT y a la
Junta Directiva
* Verificación de reporte por
cada uno de los
profesionales del área, para
sus cooperativas asignadas
* Validadores del programa
SIAF: revisión y actualización
periódica de los validadores
* Participación
interdisciplinaria de
Probabili
dad
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Impacto
Mayor
Mayor
Mayor
Mayor
Zona
del
riesgo
BAJA
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
BAJA
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
BAJA
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
BAJA
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Acciones
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Fecha
Acciones
Responsabl
e
Indicador
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
Técnica y
Administra
ción de la
Reserva
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizados
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
*Gerencia
Técnica y
Administra
ción de la
Reserva
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
*Gerencia
Técnica y
Administra
ción de la
Reserva
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
*Gerencia
Técnica y
Administra
ción de la
Reserva
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Registro
Ajuste
calificación
controles
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
Ajuste
calificación
controles
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
Ajuste
calificación
controles
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
Ajuste
calificación
controles
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
Administración
de Riesgos /
Inscribir
entidades al
Fondo y
Evaluar
Operaciones
de Apoyo
Planeación y
seguimiento a
la Gestión /
Planear las
actividades del
Fondo
Gestionar
Recursos
Internos /
Gestionar
procesos
judiciales y
administrativo
s
Valoración del Riesgo de Corrupción
Análisis del riesgo
Riesgo Inherente
Causa
Riesgo
Consecuencia
Probabili
dad
Impacto
Zona
del
riesgo
Probabi
lidad
Impact
o
Zona
del
riesg
o
Controles
tercero o
entidad objeto
de inscripción.
funcionarios y dependencias
en las actividades del
proceso de inscripción
Sistemas
vulnerables
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario
Manejo
fraudulento de
la información
dentro del
proceso de
otorgamiento
de operaciones
de apoyo,
imputables al
Fondo, que
lleven a la toma
de decisiones
favorables a un
tercero o
entidad objeto
de apoyo
* Presentación al CAT y a la
Junta Directiva
* Verificación de reporte por
cada uno de los
profesionales del área, para
sus cooperativas asignadas
* Validadores del programa
SIAF: revisión y actualización
periódica de los validadores
* Participación
interdisciplinaria de
funcionarios y dependencias
en las actividades del
proceso de inscripción
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Decisiones
internas
relacionadas
con las
actividades del
Fondo,
ajustadas a
intereses
particulares y/o
tráfico de
influencias
Desconocimient
o e indebida
aplicación de la
normatividad
vigente
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario .
Acción u
omisión en las
actuaciones
judiciales en
perjuicio de la
entidad
representada
por interés
propio o de un
tercero
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Mayor
Mayor
Mayor
BAJA
BAJA
BAJA
1
1
1
Monitoreo y Revisión
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
10
10
10
10
10
* Responsabilidades y
delegaciones formalizadas
* Esquema de comités para
evaluación y recomendación
a la Dirección
* Divulgación de decisiones
* Auditoria Interna
10
Preventivas:
* Contratos vigentes para la
vigilancia judicial en el lugar
donde se tramita el proceso.
* Realizar visitas periódicas
por parte de los abogados de
la Secretaria General, según
se estime necesario, con el
fin de verificar lo reportado
por los abogados
contratados para la
vigilancia.
* Consultar semanalmente
vía internet los procesos
judiciales siempre y cuando
se encuentre habilitada la
consulta por dicho
Probabili
dad
Impacto
Zona
del
riesgo
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Acciones
Fecha
Responsabl
e
Indicador
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
Técnica y
Administra
ción de la
Reserva
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de Asuntos
Estratégico
s
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Secretaría
General
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Acciones
Registro
identifique
n.
Rara
Vez
Rara
Vez
Rara
Vez
Mayor
Mayor
Mayor
BAJA
BAJA
BAJA
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Ajuste
calificación
controles
Ajuste
calificación
controles
Ajuste
calificación
controles
Identificación del riesgo
Procesos /
Objetivo
Gestionar
Recursos
Internos /
Administrar los
recursos
financieros
Gestionar
Recursos
Internos
/Administrar
los recursos
tecnológicos y
Gestionar los
documentos
de la entidad
Valoración del Riesgo de Corrupción
Análisis del riesgo
Riesgo Inherente
Causa
Riesgo
Sistemas
vulnerables
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario
Autorizar y
realizar pagos
de recursos a
proveedores,
acreedores o
beneficiarios
del Seguro de
Depósitos no
reconocidos
por el Fondo
lesionando los
intereses de la
entidad para
obtener un
beneficio
propio o de un
tercero.
Sistemas
vulnerables
Conducta dolosa
o culposa por
parte del
Funcionario
Manipulación
fraudulenta de
los sistemas de
información o
adulteración de
la
documentación
, en perjuicio
del Fondo, para
obtener un
beneficio
propio o de un
tercero.
Consecuencia
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Pérdida de
recursos
financieros o
pérdida
reputacional
Probabili
dad
Rara
Vez
Rara
Vez
Impacto
Mayor
Mayor
Zona
del
riesgo
BAJA
BAJA
Probabi
lidad
1
1
Monitoreo y Revisión
Valoración del riesgo
Riesgo Residual
Impact
o
10
10
Zona
del
riesg
o
10
10
Controles
mecanismo
* Comité de Conciliación.
Preventivas:
* Delegación de facultades
determinadas
* La "Solicitud y autorización
de Pago" debe estar
debidamente diligenciada y
con todos los soportes.
Incluye el control de la
verificación del supervisor
responsable.
* La carta de solicitud de
expedición de cheque o
traslado debe tener dos
firmas, sello y protector.
* Confrontación de extractos
bancarios v.s. Registros
contables.
* El proceso de pago de
seguro de depósitos, permite
la participación de un tercero
experto e incluye la
constitución de pólizas de
seguros por pagos no
debidos
* Capacitaciones periódicas
sobre el manejo de archivos.
* Sistema de gestión de
seguridad de la información
definido y en operación
* Procedimientos y
responsabilidades definidas.
Probabili
dad
Rara
Vez
Rara
Vez
Impacto
Mayor
Mayor
Zona
del
riesgo
BAJA
BAJA
Acciones asociadas al control
Periodo de
ejecución
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Octubre
(La revisión
a los
controles se
realiza
terminado el
mes, durante
el mes
siguiente)
Acciones
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Revisar
controles
registrados y su
funcionamiento
Fecha
Acciones
Responsabl
e
Indicador
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Área de
Riesgo
Interno
*Informes de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Octubre
(El
monitoreo
se realiza
terminado
el mes,
durante el
mes
siguiente)
*Analizar
los riesgos
de
corrupción
descritos
en el mapa
*Incluir
nuevos
riesgos de
corrupción
que se
identifique
n.
*Gerencia
de
Servicios
Corporativ
os
*Área de TI
*Área de
Riesgo
Interno
*Informe de
monitoreo
realizado
*Versión
actualizada
del mapa de
riesgo de
corrupción.
Registro
Ajuste
calificación
controles
Ajuste
calificación
controles
ANEXO 2
CARTA DE TRATO DIGNO A LOS USUARIOS DEL FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES
COOPERATIVAS FOGACOOP
El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP manifiesta su compromiso de garantizar la
efectividad de los derechos de los usuarios sin discriminación alguna, a través de actuaciones que consulten
criterios de eficiencia, igualdad, buena fe, moralidad, transparencia, publicidad, economía y celeridad, así
como la garantía del debido proceso.
En este sentido, FOGACOOP en atención a lo previsto en la Ley 1437 de 2011 garantiza que todos y cada
uno de los usuarios puedan:
1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro
medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación acerca de los
requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
FOGACOOP ha habilitado los siguientes canales de atención:
a. Sede física. FOGACOOP recibirá las peticiones, quejas y reclamos que sean presentadas por escrito
o verbalmente en los horarios de atención de su sede, esto es, entre las 8:00 a.m. y las 5:15 p.m., de
lunes a viernes.
b. Líneas telefónicas. FOGACOOP cuenta con las siguientes líneas telefónicas, disponibles en los
mismos horarios de atención establecidos para la sede física:
Línea serie 018000-919723, gratuita, con cobertura nacional.
Línea local: PBX 3202727 FAX 3202720
c. Buzón de Sugerencias: Disponible en la recepción de la entidad.
e. Sede electrónica. FOGACOOP ha habilitado en su página web www.fogacoop.gov.co, a través del
menú Interactuemos, un Buzón de peticiones, quejas y reclamos, así como el buzón Contáctenos1, a
través de la dirección de correo institucional [email protected], los cuales ofrecen la
herramienta de diligenciamiento en línea para el usuario. Disponible las 24 horas del día.
f. Chat institucional. FOGACOOP ha habilitado un canal de interacción con los ciudadanos, en vivo,
disponible los días miércoles de cada semana, en el horario comprendido entre las 2:00 y 4:00 p.m.
A través de éste, los ciudadanos pueden conectarse y realizar sus preguntas en línea, realizar
comentarios y sugerencias y presentar cualquier tipo de petición, queja o reclamo.
g. Twitter. FOGACOOP incursionó en las redes sociales a través de Twitter, cuya dirección es
@fogacoop. A través de este medio se envían twitts a las cooperativas y medios de comunicación
que posean cuenta de twitter, relacionados con noticias, eventos o publicaciones de interés en el
sector cooperativo e igualmente a través de este canal pueden recibirse peticiones, quejas y reclamos.
Servicio disponible las 24 horas del día.
h. Videoconferencias. FOGACOOP interactúa con las cooperativas a través de video conferencias
programadas, con participación de funcionarios del Fondo y de los órganos de administración de
aquellas, para compartir el análisis sobre la evolución del riesgo de las entidades inscritas, con corte
trimestral. A través de este canal, las cooperativas pueden presentar solicitudes o presentar quejas y
reclamos.
2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su
costa, de los respectivos documentos. En este caso, se garantiza que el valor de las fotocopias no
excederá el costo de reproducción.
3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos
previstos por la Constitución y las leyes.
4. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.
5. Ser tratado con el respeto y con la consideración debida a la dignidad de la persona humana.
1
Incorporado desde el año 2014 en el sistema de atención a peticiones, quejas y reclamos
6. Recibir atención especial y preferente si se trata de personas en situación de discapacidad, niños, niñas,
adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado de indefensión
o de debilidad manifiesta de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política.
7. Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y de los particulares que
cumplan funciones administrativas.
8. A formular alegaciones y aportar documentos u otros elementos de prueba en cualquier actuación
administrativa en la cual tenga interés, a que dichos documentos sean valorados y tenidos en cuenta por
FOGACOOP al momento de decidir y a que se le informe cuál ha sido el resultado de su participación en
el procedimiento correspondiente.
ANEXO 5
(Anexo Circular Externa 03 de 2013)
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, en adelante FOGACOOP, en cumplimiento de las
disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario 1377 de 2013 y con el
propósito de garantizar el respeto de los derechos, garantías y libertades señaladas en el artículo 15 de la
Constitución Política de Colombia, expide la presente política para el tratamiento de datos personales.
1. Naturaleza del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP
El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una entidad de naturaleza única,
organizada como una entidad financiera vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
En cumplimiento de su objeto legal, FOGACOOP protege la confianza de los depositantes y ahorradores de
las entidades cooperativas inscritas a través de la administración de las reservas correspondientes al Seguro
de Depósitos y demás fondos y reservas que se constituyan con el fin de atender los distintos riesgos
asociados a la actividad financiera cooperativa. Sus funciones y objetivos se encuentran desarrollados en el
Decreto Ley 2206 de 1998.
2. Datos que son objeto de tratamiento en FOGACOOP
2.1 Datos obtenidos en ejercicio del objeto legal:
Corresponde a los datos que aportan las personas naturales titulares de los mismos, con la finalidad de
acceder a los trámites y servicios ofrecidos por FOGACOOP en desarrollo de su objeto legal y relacionados
con la inscripción al Fondo de las cooperativas que ejercen actividad financiera y su posterior seguimiento;
otorgamiento de operaciones de apoyo a las entidades inscritas y pago del Seguro de Depósito a los
ahorradores de las cooperativas inscritas.
Así mismo, los datos otorgados por los titulares con el fin de presentar a FOGACOOP peticiones, quejas,
reclamos, denuncias y sugerencias.
2.2 Datos obtenidos para el funcionamiento de la entidad:
Son los datos aportados por los empleados de FOGACOOP; los aspirantes dentro de los procesos de
selección de personal del Fondo, por las personas naturales que pretendan establecer una relación
contractual para la prestación de bienes y servicios con el Fondo y por los candidatos a conformar listas de
agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las cooperativas inscritas e intervenidas
por la Superintendencia de la Economía Solidaria o Financiera.
Se encuentran dentro de esta categoría los datos personales suministrados por los ciudadanos para acceder
a servicios electrónicos de información de la entidad.
3. Tratamiento de los datos obtenidos por FOGACOOP
Para el tratamiento de los datos personales obtenidos por FOGACOOP, conforme al numeral 2.1 de este
documento, no se requiere autorización previa y expresa del titular, de acuerdo en lo establecido en el literal
a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Para el tratamiento de los datos personales obtenidos por FOGACOOP, conforme al numeral 2.2 de este
documento, se requiere autorización del titular de los mismos, salvo que se trate de datos de naturaleza
pública.
FOGACOOP no recolectará datos sensibles. Sin embargo, si requiere su recolección, conforme a lo
establecido en el artículo 6 de la precitada Ley, deberá solicitar autorización de su titular informándole que
se encuentra en libertad de acceder o no a la solicitud.
Tratándose de datos de niños y adolescentes FOGACOOP asegurará el respeto de sus derechos
fundamentales y en caso de requerirse conforme a la ley, los mismos se suministrarán con la autorización de
los padres o representantes.
3.1. Recolección.
En todos los casos, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que sean pertinentes y
adecuados para las finalidades descritas, las cuales serán informadas al titular al momento de la recolección.
3.2. Uso y almacenamiento.
FOGACOOP utilizará los datos personales únicamente para los propósitos citados, por el tiempo que resulte
necesario, de acuerdo con la normatividad vigente, especialmente de índole administrativa, contable y fiscal.
FOGACOOP, sus empleados y todas las personas que intervengan en el tratamiento de la información
garantizarán la reserva legal que se exige respecto de ésta. Igualmente se garantiza que los datos personales
serán tratados con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los
registros.
3.3. Circulación
FOGACOOP no divulgará ni comunicará a terceros la información objeto de tratamiento, excepto cuando la
información sea requerida por una autoridad administrativa o judicial en cumplimiento de sus funciones, en
cuyo caso se garantizará el principio de veracidad o calidad al que se refiere la Ley 1581 de 2012.
4. Derechos de los titulares y procedimiento para su ejercicio (derecho a conocer, actualizar,
rectificar, suprimir información y revocar la autorización).
El titular de la información, su representante o apoderado o sus causahabientes, tendrán los siguientes
derechos:
4.1 Consultas
En todo tiempo, sin restricciones y de forma gratuita, podrán conocer la existencia de los datos personales
que le conciernan de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo,
tendrá derecho a conocer el uso que ha dado FOGACOOP a los mismos.
En desarrollo de dichos derechos, el titular, sus causahabientes o la persona autorizada por el Titular podrán
solicitar el acceso a la información a través de los canales habilitados por FOGACOOP para la recepción de
peticiones, quejas, reclamos y denuncias, contenida en la Resolución 036 de 2012 de FOGACOOP.
La consulta de la información será atendida en el término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo de la misma. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la
consulta, que no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
4.2 Corrección y supresión de los datos
E todo momento los titulares de la información podrán solicitar la corrección de los datos personales inexactos
o que induzcan a error, la eliminación de datos respecto de los cuales no se haya concedido la autorización
y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un
reclamo, siguiendo el procedimiento establecido en esta política.
El derecho a corregir los datos personales y/o a revocar la autorización para el tratamiento no procederá
cuando los datos personales recolectados constituyen la base de la actuación administrativa adelantada por
FOGACOOP, tal es el caso de los datos descritos en el numeral 2.1 o cuando el titular tenga un deber legal
o contractual de permanecer en las bases de datos.
Así mismo, se entenderá que la corrección o actualización de la información que llegare a solicitar el titular
recaerá sobre la base de datos que se hubiera conformado, mas no sobre los datos que hayan sido
consignados en su momento por el titular o su representante en los respectivos formularios para trámites
ante FOGACOOP, pues tales datos constituyen prueba de la actuación legal desplegada por solicitud del
Titular. ….
4.3 Procedimiento
Para ejercer el derecho a corregir o actualizar los datos personales, el titular, sus causahabientes o la persona
autorizada podrá solicitarlo a través de los canales habilitados por FOGACOOP para la recepción de
peticiones, quejas y reclamos, contenidas en la Resolución 036 de 2012 de FOGACOOP, con la descripción
de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación de la decisión y acompañando los
documentos que se quiera hacer valer como prueba.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente
a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo en dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá ser superior a ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
5. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento para los casos que se desarrollan en esta política es el Fondo de Garantías
de Entidades Cooperativas FOGACOOP, identificado con NIT. 830.053.319-2, con domicilio en la Carrera 13
No. 32-93 Interior 3 del Parque Residencial Baviera de la ciudad de Bogotá. Correo electrónico:
[email protected] Página web: www.fogacoop.gov.co. PBX: 1 – 3202727 Fax: 3202720. Línea
gratuita: 018000-919723.
La política se aplicará de manera obligatoria en todas las actividades de FOGACOOP que involucren la
recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión total o parcial de datos como responsable del
tratamiento o por los terceros que actúen en su nombre en virtud de disposiciones legales o contractuales.
La presente política estará disponible en la página web de FOGACOOP y será dada a conocer a todos los
que por razón de sus vínculos con el FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS o para el
acceso a los trámites y servicios de éste, deban suministrar sus datos personales.