Descargars el plan PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO - año 2015 Tipo de archivo: pdf Tamaño: 263.1 kB
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Año 2015 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 2 de 31 CONTENIDO INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3 1. Objetivo y Alcance .................................................................................................................. 3 2. Marco Legal ............................................................................................................................. 3 3. Aspectos Generales. .............................................................................................................. 4 COMPONENTES DEL PLAN ..................................................................................................... 5 4. METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN, MAPA DE RIESGOS Y ACCIONES PARA SU MANEJO ............................................... 5 5. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES ........................................................................................... 8 6. RENDICIÓN DE CUENTAS ................................................................................................. 9 7. MECANISMOS PARA LA ATENCIÓN AL CIUDADANO............................................... 11 7.1. Desarrollo Institucional para el Servicio al Ciudadano: .................................................. 11 7.2. Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos. .................... 16 7.3. Información Pública .............................................................................................................. 16 Anexos: 1 - Mapa de riesgos de corrupción 2 - Plan antitramites 3 - Plan de rendición cuentas 4 - Carta de trato digno al usuario 5 – Política de tratamiento de datos personales 6 - Plan de atención al ciudadano VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 3 de 31 INTRODUCCIÓN El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, dando cumplimiento a las políticas establecidas por el Gobierno Nacional, ha definido el presente plan anticorrupción y de atención al ciudadano siguiendo los estándares de la herramienta de diseño “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, expedida por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República. Los componentes que conforman este plan, como son: los riesgos de corrupción a los que podría estar expuesto el Fondo, las acciones planteadas para simplificar, reducir y mejorar los trámites, el plan de rendición de cuentas a la ciudadanía y el plan de atención de la ciudadanía, se enmarcan en el alcance, tamaño y objeto de Fogacoop. 1. Objetivo y Alcance En línea con lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, de fortalecer los mecanismos para la prevención de actos de corrupción y gestionar de manera eficaz los canales y herramientas de participación y de atención a la ciudadanía con el fin de facilitar el control social, asegurando una gestión transparente y participativa por parte del Fondo. El presente plan anticorrupción y de atención a la ciudadanía es complementario al Código de Ética de Fogacoop, por cuanto las acciones aquí previstas se soportan básicamente en el comportamiento y conducta que se espera de todas las personas empleadas por el Fondo, las cuales están señaladas en dicho código, por lo que su aplicación y atención es obligatoria por todos los funcionarios del Fondo y personal provisto por terceras partes que desarrollen funciones propias de Fogacoop. 2. Marco Legal Ley 1474 de 2011. Artículo 73. “Plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Decreto 2641 de 2012, Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: 3. Página 4 de 31 Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos” Decreto Ley 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. CONPES 3654 de 2010: “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos.” Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Decreto Presidencial 103 del 20 de enero de 2015 - Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 del 2014 Aspectos Generales. En cumplimiento del Decreto 2641 de 2012, el presente Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y cada uno de sus componentes (el mapa de riesgos de corrupción y las medidas para reducirlos y evitarlos, el plan antitrámites, el plan de rendición de cuentas y el plan de atención a la ciudadanía) se actualizará anualmente y se publicará en la página Web de Fogacoop el 31 de enero de cada año. Este Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, es parte integrante del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y se constituye en parte de los componentes de las políticas de “Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano” y “eficiencia Administrativa”. En este sentido, los lineamientos y las tareas para el mantenimiento y actualización del Plan los establece en Fogacoop el Comité de Dirección, el cual tiene bajo su responsabilidad liderar, coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del plan anticorrupción y atención al ciudadano, está a cargo de la Auditoria Interna de Fogacoop. Esta oficina publicará en la página Web, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 5 de 31 COMPONENTES DEL PLAN 4. METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN, MAPA DE RIESGOS Y ACCIONES PARA SU MANEJO Se adopta la metodología señalada por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, ajustada a los requerimientos del Fondo, según los siguientes criterios: a. Definición: Riesgo de corrupción: Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular. b. Identificación: Es necesario identificar las DEBILIDADES (factores internos) y las AMENAZAS (factores externos) que pueden influir en los procesos y procedimientos que generan una mayor vulnerabilidad frente a riesgos de corrupción. c. Análisis de riesgo: El análisis de riesgo tiene en cuenta la matriz de probabilidad de ocurrencia/impacto: Probabilidad de ocurrencia: Casi seguro Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias Posible: El evento puede ocurrir en algún momento Raro: Puede ocurrir sólo en circunstancias excepcionales. Impacto: Catastrófico (Severo) VERSIÓN 5.0 La materialización de un riesgo de corrupción lesiona la imagen, la credibilidad, la transparencia y la probidad de la Entidad, afectando los recursos, la confianza y el cumplimiento de las funciones de la administración. FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Página 6 de 31 CÓDIGO: d. Matriz de valoración: Impacto: Catastrófico Casi Seguro Probabilidad Inaceptable e Intolerable Posible Raro e. Valoración de riesgo de corrupción (Evaluación de los Controles) Tipo de control Control preventivo: Disminuyen la probabilidad de ocurrencia o materialización del riesgo. Control correctivo: Buscan combatir o eliminar las causas que lo generaron, en caso de materializarse Criterios de medición del control (Cumplimiento): Existe(n) herramienta(s) o mecanismo(s) de control. Existen manuales y/o procedimientos que expliquen el manejo de la herramienta o mecanismo de control. En el tiempo que lleva implementada la herramienta o mecanismo de control ha demostrado ser efectiva f. Mapa de riesgos de corrupción IDENTIFICACIÓN Riesgo Probabilidad de Proceso ‐ Sub‐proceso materialización (Casi Seguro; / Objeto No. Descripoción Causa Consecuencia Posible, Raro) VERSIÓN 5.0 MEDIDAS DE MITIGACIÓN ANÁLISIS FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 VALORACIÓN Administración SEGUIMIENTO Descripción de los controles del Riesgo (evitar Acciones de /reducir) actuales por tipo Responsable Indicador mejora (Preventivo/Correctivo) REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 7 de 31 g. Administración del Riesgo Evitar el riesgo: “Tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas”. Reducir el riesgo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad (medidas de prevención). “La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles”. h. Ejercicio de identificación y mapa de riesgo de corrupción en Fogacoop: El mapa de riesgo de corrupción de Fogacoop que se presenta en el anexo No.1, es el resultado del trabajo de identificación que realizaron los responsables de los procesos, tomando como base el mapa de riesgos operativos y de gestión actuales y considerando los resultados de los procesos que pueden verse afectados por conductas o comportamientos generadores de riesgos de corrupción, en todo caso aplicando la metodología, los lineamientos descritos anteriormente y ayudas para la identificación que definió la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República. Para el año 2015 se tienen previsto las siguientes actividades: Revisión de los riesgos de Corrupción actuales para identificar nuevos riesgos o cambios en los mismos Socializar e interiorizar en los funcionarios del Fondo sobre los mecanismos de prevención de riesgos de corrupción. Campaña de sensibilización a los funcionarios del Fondo sobre conductas y motivaciones de los procesos del Fondo que lleven a la corrupción y maneras de prevenirlas. Realizar una capacitación relacionada con los temas de seguridad de la información para todos los funcionarios del Fondo. Las anteriores acciones forman parte del plan Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y responde a la estrategia institucional de “Fortalecer los criterios para prevenir la corrupción al interior de la entidad”. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: 5. Página 8 de 31 ESTRATEGIA ANTITRÁMITES Los trámites que la entidad presta a las cooperativas inscritas y ahorradores, están registrados en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT, estos fueron objeto de racionalización según los lineamientos de la ley anti-trámites y acciones planteadas en los años 2013 y 2014: Inscripción de cooperativas Pago del seguro de depósitos Recaudo de prima de seguro Para el año 2015, la entidad continua con su propósito de revisar y mejorar permanentemente sus trámites a fin facilitar a las cooperativas, ahorradores y ciudadanos interesados sus actuaciones ante Fogacoop. En este sentido, para el año 2015 se ejecutará una acción encaminada a la creación de un único cuerpo normativo que regule los trámites y servicios que presta Fogacoop, con el fin de asegurar su aplicación mejorando su consulta por parte de las cooperativas y ahorradores y la actualización por parte del Fondo. Este plan anti-trámites para el año 2015, se detalla en el anexo No. 2. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: 6. Página 9 de 31 RENDICIÓN DE CUENTAS Fogacoop ha realizado en los años anteriores los procesos de rendición de cuentas bajo los parámetros del CONPES 3654 del 12 de abril de 2010, el cual “señala que la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno”. Para el año 2015, mantiene la iniciativa y actualiza el plan, adoptando además los lineamientos del Manual Único de Rendición de cuentas expedido por el Comité de Apoyo Técnico en la Política de Rendición de Cuentas y procurando fortalecer la consulta y la participación ciudadana. De manera particular, se seguirá fortaleciendo la estrategia en los siguientes aspectos: a. Información Emitir información para los depositantes y ahorradores de las cooperativas y demás interesados en dos periodos del año, utilizando un lenguaje dirigido al ciudadano, presentando información sobre su gestión, a través de la página web, redes sociales y publicaciones en otros medios del sector solidario o tradicional. Así mismo la entidad pública trimestralmente los boletines financieros y jurídicos, que incluyen informes de coyuntura, investigaciones y/o estudios de temas relevantes para el sector. b. Diálogo La entidad continuará fortaleciendo los diferentes medios virtuales para atender a los ciudadanos e intercambiar información, tales como web, chat, foros, videoconferencias, encuestas de satisfacción, etc. Para el año 2015, se adelantará un proceso en donde se defina con la participación de las cooperativas y ahorradores el mecanismo que se consideran más apropiados para presentar la gestión del Fondo (Audiencia pública - Presencial + streaming, Videoconferencia, Video pregrabado, entre otros). c. Incentivos En el año 2015, se aplicarán los incentivos previstos en el Manual Único de Rendición de Cuentas a los funcionarios que participan y/o desarrollan el proceso de información y dialogo de la rendición de cuentas. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 10 de 31 Con base en lo anterior, la estrategia de rendición de cuentas para el año 2015, es la siguiente: Continuar con el proceso permanente de rendición de cuentas a la ciudadanía, mediante la publicación de información y disponibilidad de espacios de interlocución, fomentando la participación de los diferentes públicos, tanto usuarios como beneficiarios de los servicios de nuestra entidad, tales como cooperativas, ahorradores y asociados de las cooperativas inscritas y del público en general, utilizando espacios, medios y escenarios de información al ciudadano que se encuentren al alcance de los mismos. Para responder a esta estrategia se definió el plan de rendición de cuentas para el año 2015, que se detalla en el anexo No. 3, en el cual se describen las acciones, responsables y programación de tareas a ejecutar y recursos. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Página 11 de 31 CÓDIGO: 7. MECANISMOS PARA LA ATENCIÓN AL CIUDADANO En concordancia con los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación, a continuación se presentan los mecanismos dispuesto por Fogacoop para la atención al ciudadano y el plan de acción para mejorarlos: 7.1. Desarrollo Institucional para el Servicio al Ciudadano: a. Portafolio de Trámites y Servicios de la entidad Trámites VERSIÓN 5.0 Nombre del trámite Descripción general Inscripción de entidades cooperativas con actividad financiera Todas las cooperativas financieras, cooperativas de ahorro y crédito y cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, que ejerzan o pretendan ejercer actividad financiera, están obligadas a tramitar su inscripción ante FOGACOOP, a fin de tener acceso al Seguro de Depósitos y demás mecanismos de apoyo que pueda otorgar FOGACOOP en cumplimiento de sus funciones Pago del seguro de depósitos Los ahorradores de una entidad cooperativa inscrita a FOGACOOP que sea objeto de liquidación y requiera el pago del seguro de depósitos, pueden solicitarlo ante el Fondo para recuperar, hasta los montos establecidos, sus depósitos o ahorros. FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno Documentos, pasos y requisitos (Portal del Estado Colombiano) Ver el siguiente enlace: https://www.gobiernoenlinea. gov.co/web/guest/home//governmentservices/T435/maximized Ver el siguiente enlace: https://www.gobiernoenlinea.gov. co/web/guest/home//governmentservices/T2704/maximized APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Página 12 de 31 CÓDIGO: Las cooperativas inscritas pagan la Prima destinada a amparar los depósitos de los ahorradores de las cooperativas que por algún motivo entren en proceso de liquidación. Pago de la prima de seguro de depósitos Este trámite se facilitó con la implementación del botón de pagos PSE, le cual se encuentra disponible en la página web de la entidad e inicia operación en concreto con el recaudo del mes de febrero de 2014. Ver el siguiente enlace: https://www.gobiernoenlinea. gov.co/web/guest/home//governmentservices/T434/maximized Servicios Nombre del Servicio Boletín Financiero y Jurídico Seguimiento trimestral a las cooperativas inscritas Descripción general Publicación periódica que contiene información relacionada con la evolución financiera de las cooperativas inscritas, artículos y estudios con información útil para el sector cooperativo con actividad financiera. También presenta información de tipo jurídico relacionada con novedades en legislación y jurisprudencia producidas en el último periodo. FOGACOOP realiza seguimiento periódico a la situación financiera de las cooperativas inscritas en el esquema de seguro de depósito, la evolución de las cifras de sus estados financieros y su capacidad para administrar los riesgos relacionados con el ejercicio de la actividad financiera. Ver el siguiente enlace: http://www.fogacoop.gov.co/es/t ramites-y-servicios/servicios b. Procedimientos que soportan la entrega de trámites y servicios al ciudadano y de atención de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias: Los trámites se encuentran reglamentados en las Resoluciones expedidas por el Fondo Nos. 031 de 2010 - Normas relativas al Seguro de Depósitos y 032 de 2010 Reglamentación para la inscripción de cooperativas modificadas por la Resoluciones 038 y 037 de 2012 respectivamente. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 13 de 31 Internamente, el Fondo desarrolló las caracterizaciones de los procesos para atender estos trámites y servicios. Dichas caracterizaciones, describen las actividades, responsables, documentos, soportes, registros, tiempos, entre otros, según los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad. El sistema para la Atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, se encuentra reglamentado con Resolución 036 del 30 de Noviembre de 2012 y operativamente establecido con el procedimiento PR-EPLAN-002 - Atención a peticiones, quejas, reclamos y denuncias. c. Medición de la satisfacción del ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta la Entidad e identificar necesidades, expectativas e intereses del ciudadano para gestionar la atención adecuada y oportuna. El Fondo gestiona anualmente una encuesta de satisfacción con las cooperativas inscritas, la cual mide, entre otros aspectos, la satisfacción de este cliente con los servicios prestados. Adicionalmente, se mantiene una encuesta permanente de satisfacción respecto de la atención recibida por parte de FOGACOOP, cuyos resultados nos permiten mejorar nuestro servicio. Ver la encuesta en el siguiente enlace: http://www.fogacoop.gov.co/es/otras-secciones/item-otras-secciones/17574-encuesta-deatenci d. Información para la ciudadanía: I. Derechos de los usuarios y medios para garantizarlos. El Fondo ha expedido la “CARTA DE TRATO DIGNO A LOS USUARIOS DEL FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP”, en ésta la entidad manifiesta su compromiso de garantizar la efectividad de los derechos de los usuarios sin discriminación alguna, a través de actuaciones que consulten criterios de eficiencia, igualdad, buena fe, moralidad, transparencia, publicidad, economía y celeridad, así como la garantía del debido proceso. Esta carta se encuentra adjunta a este documento (anexo 4) y se encuentra también publicada en la página Web: Ver el siguiente enlace: http://200.41.6.60/documentos/CARTA_TRATO_DIGNO_AL_USUARIO.pdf VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: II. Página 14 de 31 Tratamiento de datos personales En virtud de la política de tratamiento de datos personales, expedida en cumplimiento del Decreto 1377 de 2013, Fogacoop no requiere autorización para el tratamiento de datos personales cuando este corresponda al ejercicio de las facultades y funciones del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas. En este sentido los ciudadanos que accedan y/o hagan uso de los trámites, servicios y demás actividades del Fondo en cumplimiento de su objeto legal, si bien no deben dar autorización para el tratamiento de sus datos, gozan de la protección de los mismos en los términos establecidos en dicha política La política de tratamiento de datos personales de Fogacoop se adjunta este documento (ver anexo 5) y se encuentra en la página Web del Fondo: Ver el siguiente enlace: http://fogacoop.gov.co/apc-aa-files/37383832666265633962316339623934/cir-ext-003-de2013.pdf III. Descripción de los procedimientos, trámites y servicios de la entidad. Los requisitos, pasos y documentos que debe diligenciar el cliente para realizar trámites ante la Entidad y recibir sus servicios se encuentran descritos en la página web: http://www.fogacoop.gov.co/es/tramites-y-servicios/tramites. Igualmente ver información del literal a. anterior. Respecto de la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, estos, como ya se mencionó en el literal a. anterior, se encuentran reglamentados con Resolución 036 del 30 de Noviembre de 2012 y operativamente establecido con el procedimiento PR-EPLAN-002 - Atención a peticiones, quejas, reclamos y denuncias. IV. Tiempos de entrega de cada trámite o servicio. Las Resoluciones 031 y 032 indican los tiempos, plazos y demás requisitos establecidos para los trámites de: Inscripción de cooperativas Pago del Seguro de Depósitos Recaudo de Prima de seguro Seguimientos a cooperativas El Boletín financiero y Jurídico tiene una periodicidad trimestral. Las Peticiones, Quejas y Denuncias se regulan por los tiempos establecidos legalmente. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: V. Página 15 de 31 Requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos. Ver literal a. anterior. VI. Horarios y puntos de atención. o Sede física. FOGACOOP recibirá las peticiones, quejas y reclamos que sean presentadas por escrito o verbalmente en los horarios de atención de su sede ubicada en la Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3, entre las 8:00 a.m. y las 5:15 p.m., de lunes a viernes. o Líneas telefónicas. FOGACOOP cuenta con las siguientes líneas telefónicas, disponibles en los mismos horarios de atención establecidos para la sede física: o Buzón de Sugerencias: Disponible en la recepción de la entidad. o Sede electrónica. FOGACOOP ofrece las siguientes herramientas en línea para la presentación de solicitudes y peticiones disponibles las 24 horas del día: peticiones, quejas, reclamos y denuncias - PQRD a través del menú Atención a la Ciudadanía; A través de la dirección de correo institucional [email protected]. o Chat institucional. FOGACOOP ha habilitado un canal de interacción con los ciudadanos, en vivo, disponible los días miércoles de cada semana, en el horario comprendido entre las 2:00 y 4:00 p.m. A través de éste, los ciudadanos pueden conectarse y realizar sus preguntas en línea, realizar comentarios y sugerencias y presentar cualquier tipo de petición, queja o reclamo. o Redes sociales: A través de las cuentas en Twitter (@fogacoop) y Facebook. se envían y reciben twitts y mensajes a las cooperativas y medios de comunicación, relacionados con noticias, eventos o publicaciones de interés en el sector cooperativo. o Videoconferencias. FOGACOOP interactúa con las cooperativas a través de video conferencias programadas, con participación de funcionarios del Fondo y de los órganos de administración de aquellas, para compartir el análisis sobre la evolución del riesgo de las entidades inscritas, con corte trimestral. A través de este canal, las cooperativas pueden presentar solicitudes o presentar quejas y reclamos. VII. VERSIÓN 5.0 Línea serie 018000-919723, gratuita, con cobertura nacional. Línea local: PBX 3202727 FAX 3202720 Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o un reclamo. FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 16 de 31 Dependencia: Secretaria General Cargo y Funcionario: Secretario General – Santiago Díaz Profesional Legal – Paola Cardona Hernández e. Establecer procedimientos, diseñar espacios físicos y disponer de facilidades estructurales para la atención prioritaria a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores. Para desarrollar su objeto y prestar sus servicios, Fogacoop no requiere de espacios especializados para la atención al público. Ocasionalmente se reciben visitas de ciudadanos, clientes (representantes de cooperativas y/o ahorradores), proveedores o funcionarios de entidades relacionadas. La disposición de espacios físicos de la sede del Fondo, les dificulta a las personas en situación de discapacidad motriz el acceso directo a las oficinas de los funcionarios. En estos casos la atención se realiza directamente en la recepción de la entidad, en donde se dispone de los mecanismos para brindar el servicio. En el anexo 6 se presentan las acciones que se desarrollarán en el año 2015 para mejorar la atención a la ciudadanía - Plan de atención al ciudadano 7.2. Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos. Durante el año 2015 se desarrollaran actividades para fortalecer las competencias organizacionales de los funcionarios encaminadas a ofrecer una adecuada atención y buen servicio a clientes y usuarios. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión, incluye la participación de los funcionarios que tengan relación con la atención al cliente en encuentros sectoriales que se enfocaran en mejorar las condiciones de la relación entre el ciudadano y la Administración Pública. y/o capacitaciones para todo el personal en temas de atención a la ciudadanía. Con base en lo anterior, para el año 2015, el Fondo ha establecido el plan de fortalecimiento para la atención al ciudadano, el cual se presenta en el anexo No. 6 7.3. Información Pública En cumplimiento del derecho de acceso a la información pública que tiene la ciudadanía y la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad de la entidad y de interés público, Fogacoop ha dispuesto en su página web del registro de publicaciones que relacionan e indican el acceso a los documentos publicados. VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO CÓDIGO: Página 17 de 31 Ver este registro en la sección de la página Web denominado “Transparencia y acceso a la información pública” o en el siguiente enlace: http://fogacoop.gov.co/es/otras-secciones/item-otras-secciones/16592-registro-de-informaci Para el año 2015, complementará dicha información teniendo en cuenta los lineamientos del Decreto • Decreto Presidencial 103 del 20 de enero de 2015 - Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 del 2014. Igualmente la entidad ha dispuesto para consulta y uso de los interesados información primaria que Fogacoop produce en formato interoperable que facilitan su acceso, con el propósito de que estos puedan ser reutilizados y se creen servicios derivados de estos: Ver en la página web la sección de “Datos abiertos” o el siguiente enlace: http://fogacoop.gov.co/es/otras-secciones/item-otras-secciones/16302-items-otras-secciones VERSIÓN 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Página 18 de 31 CÓDIGO: HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA NUMERAL VERSIÓN CAMBIOS 30-Abril-2013 -- 1.0 Expedición del documento Se revisaron cada uno de los componentes del plan (Metodología para la elaboración del mapa de riesgos, las acciones planteadas para simplificar, reducir y mejorar los trámites, el plan de rendición de cuentas a la ciudadanía y el plan de atención de la ciudadanía) adecuando los mismos a una nueva estrategia o confirmando la ya utilizada de acuerdo con las acciones y los resultados obtenidos en el año 2013. Todo el documento 2.0 31-Enero-2014 Se actualizan las acciones de mejora del mapa de riesgo de corrupción, junto con los indicadores a medir en el año 2014. Se incorpora al plan las acciones para integrar la metodología y el proceso de identificación de riesgos al esquema general del Fondo. Se actualizan los planes particulares para realizar el proceso de rendición de cuentas, el plan de atención al ciudadano y el plan de anti-trámites. Se incorpora las políticas de tratamiento de datos personales. 30-Junio-2014 4. 3.0 Se revisó y actualizó la metodología de identificación y valoración de los riesgos de corrupción: En este sentido, se ajustó la información del mapa de riesgo para precisar en el proceso de identificación, el riesgo, las causas y las consecuencias; se complementaron los rangos de probabilidad (casi seguro, posible y raro) y en consecuencia se ajusta la matriz de valoración. Se revisó y actualizó al mapa de riesgos (anexo 1) teniendo en cuenta los ajustes metodológicos antes descritos. En consecuencia se actualiza la información descrita sobre el plan de acción de 2014 (Literal g), ya que con este ejercicio se da cumplimiento al plan elaborado en enero de 2014. Se actualizan los enlaces de los trámites y servicios al PEC, por actualización de este último, al igual que los enlaces a la página a ítems de la página Web del Fondo allí relacionados. 7.1 30-Octubre-2014 7.3 4.0 Se suprime el numeral 7.3 - referencia a proyectos de TI no aplicables a la fecha. 5.0 Anexo 3: Se ajustan algunas acciones del plan de rendición de cuentas, en particular las que hacen referencia a proyectos de Ti no aplicables a la fecha. Dicha modificación fue aprobada por el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector hacienda – Sesión del día 6 de noviembre de 2014 Se revisa y actualiza en su totalidad la información presentada en el documento, se actualizan y complementan los enlaces a mayor información, así como los planes de acción correspondientes, los cuales hacen parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Anexo 3 Todos el 29-Enero-2015 Documento, sus anexos y planes anuales 18-Diciembre2015 VERSIÓN 5.0 Anexo 2 5.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 29 de enero de 2015 Revisado: 18-12-2015 Se incorpora al contenido información relativa al cumplimiento de la Ley 1712 – Ley de transparencia y acceso a la información publica Se ajusta el anexo No. 2 estrategia de racionalización, incorporando el plan de racionalización en el formato dispuesto por el DAFP, y atendiendo la recomendación de dicha entidad según comunicación del 26 de noviembre de 2015. REVISA Secretaria General - Gerencia de Asuntos Estratégicos – Área de Riesgo Interno APRUEBA Director ANEXO 1 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN POR PROCESOS ENTIDAD: FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS Versión: MISIÓN: Somos la entidad administradora del seguro de depósitos de los ahorradores del sector cooperativo financiero en Colombia, y mediante el fortalecimiento permanente y eficiente de la solidez patrimonial, financiera y operativa de la entidad otorgamos un respaldo para el crecimiento sano y sostenido del sector en el país a través del seguimiento y la implementación de las distintas operaciones autorizadas al Fondo. Fecha de actualización IDENTIFICACIÓN Riesgo Proceso ‐ Sub‐ proceso / Objeto Gestionar Recursos Internos ‐ Administrar Bienes y Servicios / Administración de activos Administrar Bienes y Servicios / Procesos de Contratación Gestionar Recursos Internos ‐ Administrar el Talento Humano / Reclutar, Seleccionar y Vincular Administración de Reservas / No. Descripción Causa Consecuencia ANÁLISIS Probabilidad de materialización (Casi Seguro; Posible, Raro) 1 Utilización indebida de los activos del Fondo (uso diferente para el cual está destinado) en provecho propio o de un tercero Posible 2 Omisión de las Políticas, requisitos, condiciones, procedimientos y líneas de comunicación respecto de la administración de activos en provecho propio o de un tercero Posible 3 Estudios previos o de factibilidad, pliegos de condiciones, términos de referencia o adendas, entre otros, superficiales o que establecen necesidades inexistentes, suministro de información privilegiada o aspectos que benefician exclusivamente a un tercero. 4 Designación de Supervisores que no cuentan con experiencia o concentración de supervisión en poco personal, cuyas acciones lesionen los intereses de la entidad en beneficio propio o de un tercero. 1 Contratar personal para el Fondo sin el lleno de los requisitos con el propósito de beneficiar a un tercero. Desconocimiento e indebida aplicación de la normatividad vigente Conducta dolosa o culposa por parte del Funcionario Pérdida de recursos financieros o pérdida reputacional Posible Posible Sanciones y/o trabajos de mala calidad. 2 Aceptar tráfico de influencias en la provisión de empleos, con el propósito de beneficiar a un tercero. Desconocimiento e indebida aplicación de la normatividad relacionada con la selección de personal 1 Transgresión de las políticas, requisitos, condiciones, procedimientos y líneas de comunicación del proceso de inversión Desconocimiento e Pérdida de recursos indebida aplicación financieros o de la normatividad pérdida Posible Posible Raro 4.0 30 de Enero de 2015 MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Descripción de los controles actuales por tipo (Preventivo/Correctivo) Preventivos: Asignación de los activos a los funcionarios a través de actas de entrega. Revisión anual de inventarios de activos fijos Procedimiento de seguridad para el ingreso y retiro de activos a la entidad. Realizar la verificación del hardware de los computadores de manera periódica cada seis meses. Reglamento, procesos y procedimientos y responsables de cada etapa y tarea definidos. Evaluación de riesgos de contratación y de seguridad de la información en los casos que aplica. Comité de contratos (para cuantías igual o superior a 25 SMMLV) Obligaciones de los supervisores determinadas. Divulgación a todos los supervisores y seguimiento a la programación anual para la celebración de los contratos administrativos y del giro ordinario. Correctivos: Seguros contra todo riesgo para todos los activos de la entidad. Preventivos: Lineamientos y manuales de selección de personal, perfiles y requisitos definidos. La convocatoria para suplir vacantes o cargos nuevos es de carácter público y los criterios y valoraciones de selección se definen en coordinación con el área solicitante del recurso. Existe un Comité evaluador conformado por 3 personas de distintas Gerencias Preventivos: Políticas, procedimientos y Administración del Riesgo (evitar /reducir) SEGUIMIENTO Acciones de mejora Responsable Indicador Socializar e interiorizar en los funcionarios del Fondo los riesgos de corrupción identificados en la revisión al mapa de riesgo de corrupción, así como aspectos sobre el Código de Ética, buen gobierno y Seguridad de la Información. Gerencia de Servicios Corporativos Secretaria General Control de asistencia presentación Campaña de sensibilización a los responsables del proceso de contratación de personal sobre conductas y motivaciones que lleven a la corrupción y maneras de prevenirlas Gerencia de Servicios Corporativos Soportes de la campaña Campaña de sensibilización a los responsables del proceso de administración del Gerencia de Servicios Corporativos Soportes de la campaña Evitar Evitar Evitar Evitar Evitar Evitar Evitar IDENTIFICACIÓN Riesgo Proceso ‐ Sub‐ proceso / Objeto No. Administrar el Portafolio 2 3 Administración de Riesgos / Inscribir entidades al Fondo y Evaluar Operaciones de Apoyo Planeación y seguimiento a la Gestión / Planear las actividades del Fondo Gestionar Recursos Internos / Gestionar procesos judiciales y administrativos Gestionar Recursos Internos / Administrar los recursos financieros 1 2 1 Descripción Causa del portafolio cuyo efecto lesione los intereses de la entidad y beneficie a un tercero Decisiones con abuso de autoridad que deriven en acciones que favorezcan a un tercero Expedición de actos y regulación en materia de inversiones ajustadas a intereses propios o de particulares Manejo fraudulento de la información dentro del proceso de inscripción, imputable al Fondo, que lleven a la toma de decisiones favorables a un tercero o entidad objeto de inscripción. vigente. Conducta dolosa o culposa por parte del Funcionario Manejo fraudulento de la información dentro del proceso de otorgamiento de operaciones de apoyo, imputables al Fondo, que lleven a la toma de decisiones favorables a un tercero o entidad objeto de apoyo Decisiones internas relacionadas con las actividades del Fondo, ajustadas a intereses particulares y/o tráfico de influencias Consecuencia ANÁLISIS Probabilidad de materialización (Casi Seguro; Posible, Raro) reputacional Raro MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Descripción de los controles actuales por tipo (Preventivo/Correctivo) responsables definidos Área de administración de riesgo de mercado en operación Decisiones unánimes del Comité de Inversiones Raro Posible Sistemas vulnerables. Conducta dolosa o culposa por parte del Funcionario Pérdida de recursos financieros o pérdida reputacional Desconocimiento e indebida aplicación de la normatividad vigente. Conducta dolosa o culposa por parte del Funcionario Pérdida de recursos financieros o pérdida reputacional 1 Acción u omisión en las actuaciones judiciales en perjuicio de la entidad representada por interés propio o de un tercero Desconocimiento e indebida aplicación de la normatividad vigente. Conducta dolosa o culposa por parte del Funcionario 1 Autorizar y realizar pagos de recursos a proveedores, acreedores o beneficiarios del Seguro de Depósitos no reconocidos por el Fondo lesionando los intereses de la entidad para obtener un beneficio propio o de un tercero. Sistemas vulnerables. Conducta dolosa o culposa por parte del Funcionario Posible Pérdida de recursos financieros o pérdida reputacional Pérdida de recursos financieros o pérdida reputacional Raro Posible Raro Administración del Riesgo (evitar /reducir) SEGUIMIENTO Acciones de mejora Responsable Indicador portafolio ‐ Inversiones sobre conductas y motivaciones que lleven a la corrupción y maneras de prevenirlas Evitar Evitar Presentación al CAT y a la Junta Directiva Verificación de reporte por cada uno de los profesionales del área, para sus cooperativas asignadas Validadores del programa SIAF: revisión y actualización periódica de los validadores Participación interdisciplinaria de funcionarios y dependencias en las actividades del proceso de inscripción Responsabilidades y delegaciones formalizadas Esquema de comités para evaluación y recomendación a la Dirección Divulgación de decisiones Auditoria Interna Preventivas: Contratos vigentes para la vigilancia judicial en el lugar donde se tramita el proceso. Realizar visitas periódicas por parte de los abogados de la Secretaria General, según se estime necesario, con el fin de verificar lo reportado por los abogados contratados para la vigilancia. Consultar semanalmente vía internet los procesos judiciales siempre y cuando se encuentre habilitada la consulta por dicho mecanismo Comité de Conciliación. Preventivas: Delegación de facultades determinadas La "Solicitud y autorización de Pago" debe estar debidamente diligenciada y con todos los soportes. Incluye el control de la verificación del supervisor responsable. Evitar Revisión de los procesos y guías de inscripción y operaciones de apoyo Gerencia Técnica y Registro de Administración la revisión de Reservas Evitar Evitar Campaña de sensibilización a todos los funcionarios del Fondo con toma de decisión sobre conductas y motivaciones que lleven a la corrupción y maneras de prevenirlas Gerencia de Servicios Corporativos Soportes de la campaña Evitar Campaña de sensibilización a los responsables del proceso de Administración de procesos judiciales y administrativos sobre conductas y motivaciones que lleven a la corrupción y maneras de prevenirlas Gerencia de Servicios Corporativos Soportes de la campaña Evitar Campaña de sensibilización a los responsables del proceso de Administración de recursos financieros sobre conductas y motivaciones que lleven a la corrupción y maneras de prevenirlas Gerencia de Servicios Corporativos Soportes de la campaña IDENTIFICACIÓN Riesgo Proceso ‐ Sub‐ proceso / Objeto No. Descripción Causa Consecuencia ANÁLISIS Probabilidad de materialización (Casi Seguro; Posible, Raro) MEDIDAS DE MITIGACIÓN VALORACIÓN Descripción de los controles actuales por tipo (Preventivo/Correctivo) Administración del Riesgo (evitar /reducir) SEGUIMIENTO Acciones de mejora Responsable Indicador Realizar una capacitación relacionada con los temas de seguridad de la información. Gerencia de Servicios Corporativos Control de asistencia presentación La carta de solicitud de expedición de cheque o traslado debe tener dos firmas, sello y protector. Confrontación de extractos bancarios vs. Registros contables. El proceso de pago de seguro de depósitos, permite la participación de un tercero experto e incluye la constitución de pólizas de seguros por pagos no debidos. Correctivas: Adelantar acciones legales para la recuperación Gestionar Recursos Internos ‐ / Administrar los recursos tecnológicos y Gestionar los documentos de la entidad 1 Manipulación fraudulenta de los sistemas de información o adulteración de la documentación, en perjuicio del Fondo, para obtener un beneficio propio o de un tercero. Sistemas vulnerables Conducta dolosa o culposa por parte del Funcionario Pérdida de recursos financieros o pérdida reputacional Posible Capacitaciones periódicas sobre el manejo de archivos. Sistema de gestión de seguridad de la información definido Evitar ANEXO 2 ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Entidad: FOGACOOP Sector: Financiero cooperativo Fecha: Enero de 2015 Estrategia Nombre de la Tarea Diseñar e implementar estrategias de racionalización de trámites, servicios y/o procedimientos. Descripción Fecha Inicio ARTÍCULO 28 COMPROBANTES DE DESCUENTOS Y RETENCIONES ... para tal efecto, podrán enviar la certificación a la dirección electrónica que haya registrado el beneficiario e implementar en su página Web, un mecanismo para que exclusivamente los beneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con la discriminación de los descuentos y retenciones que le fueron 01/jul/2015 practicados. Implementar mecanismos con las herramientas actuales que faciliten el trámite para los contratistas y proveedores. Creación de un único cuerpo normativo que regula los trámites y servicios que presta Fogacoop, con el fin de asegurar su aplicación mejorando su consulta por parte de las cooperativas y ahorradores y actualización por parte del Fondo. Expedir los certificados de los descuentos y retenciones practicados a los contratistas mediante mecanismos en línea a través de la página web Agrupar en un solo cuerpo normativo las disposiciones que regulan los trámites y servicios que presta la entidad El proceso incluye la consulta a los interesados (participación ciudadana). Actualmente estas disposiciones se encuentran reglamentadas en resoluciones y circulares y sus actualizaciones igualmente generan otros documentos normativos, lo que dificulta su consulta. El documento propuesto es único e incorporará todas las disposiciones de manera organizada según los temas. Igualmente el esquema de actualización se realizará sobre el documento base, con lo cual la consulta siempre será en un único documento. Fecha Fin 31/dic/2015 01/ene/2015 30/sep/2015 18-Dic-2015: Se pública a continuación este mismo plan en el formato dispuesto por el DAFP, teniendo en cuenta la recomendación de dicha entidad según comunicación del 26 de noviembre de 2015. ESTRATEGIAS DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Nombre de la entidad: FONDO DE GARANTIAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS Departamento: Cund. Municipio Año vigencia Nivel BOGOTÁ D.C. PLANEACION DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN FECHA No 1 NOMBRE DEL TRÁM ITE Expedición de certificados de retefuente MOTIVO DE RACIONALIZACIÓN TIPO DE ACCIÓN DESCRIPCIÓN DE LA M EJORA O PROYECTO M ETA Expedir los certif icados de los descuentos y retenciones practicados a los contratistas mediante mecanismos en línea a través de la página w eb Implementar mecanismos electronicos enla pagina Web, que f aciliten el trámite para los contratistas y proveedores. Creación de un único cuerpo normativo que regula los trámites y servicios que presta Fogacoop, con el f in de asegurar su aplicación mejorando su consulta por parte de las cooperativas y ahorradores y actualización por parte del Fondo. Implementar una norma única que regula los trámites del Fondo Cumplimiento disposición legal Tecnológica Trámite OPA en línea Ley 019 de 2012 Artículo 28 1. Incripción de Cooperativas 2 TIPO DE RACIONALIZACIÓN 2. Pago del Seguro de Depósitos 3. Recaudo de primas de seguro de depósitos Iniciativa de la institución Normativa Agrupación y organización de disposiciones normativas que regulan los tramités (Reducción de requisitos) DEPENDENCIA RESPONSABLE Gerencia de Servicios Coporativos INICIO dd/m m /aa FIN dd/m m /aa 15/07/2015 31/12/2015 01/01/2015 30/09/2015 SEGUIM IENTO Y CONTROL INFORM E AVANCE ACTO 1° Se m e s tre (Junio 30) 2° Se m e s tre (Dic. 15) Secretaria General SEGUIM IENTO Y CONTROL N.A. Nombre del responsable Correo electrónico Santiago Díaz Patiño s [email protected] A D M IN IS T R A T IV O D E F O R M A LIZ A C I ÓN Área de TI INTERCAM BIO DE INFORM ACIÓN (CADENAS DE TRÁM ITES - VENTANILLAS ÚNICAS) 1 2015 CENTRAL Telefono Fecha de publicación 3202727 Publicación inicial - 30-01-2015 Publicación en este formato - 18-12-2015 N° Y F EC H A D E ACTO ANEXO 3 FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA Entidad: FOGACOOP Sector: Financiero cooperativo Fecha: Enero de 2015 ESTRATEGIA: Continuar con el proceso permanente de rendición de cuentas a la ciudadanía, mediante la publicación de información y disponibilidad de espacios de interlocución, fomentando la participación de los diferentes públicos, tanto usuarios como beneficiarios de los servicios de nuestra entidad, tales como cooperativas, ahorradores y asociados de las cooperativas inscritas y del público en general, utilizando espacios, medios y escenarios de información al ciudadano que se encuentren al alcance de los mismos. INFORMACIÓN Emitir información para los depositantes y ahorradores de las cooperativas y demás interesados en dos periodos del año, utilizando un lenguaje dirigido al ciudadano, presentando información sobre su gestión, a través de la página web, redes sociales y publicaciones en otros medios del sector solidario o tradicional. Así mismo la entidad pública trimestralmente los boletines financieros y jurídicos, que incluyen informes de coyuntura, investigaciones y/o estudios de temas relevantes para el sector. Nombre de la Tarea INFORMACIÓN Informar sobre la gestión de Fogacoop con corte al 31 de diciembre DIÁLOGO La entidad continuará fortaleciendo los diferentes medios virtuales para atender a los ciudadanos e intercambiar información, tales como web, chat, foros, videoconferencias, encuestas de satisfacción, etc. Para el año 2015, se adelantará un proceso en donde se defina con la participación de las cooperativas y ahorradores el mecanismo que se consideran más apropiados para presentar la gestión del Fondo (Audiencia pública - Presencial + streaming, Videoconferencia, Video pregrabado, entre otros). INCENTIVOS En el año 2015, se aplicarán los incentivos previstos en el Manual Único de Rendición de Cuentas a los funcionarios que participan y/o desarrollan el proceso de información y dialogo de la rendición de cuentas. Descripción Divulgar la gestión que se presenta en el informe de gestión que la administración le presenta a la Asamblea General con corte a 31 de diciembre de 2014. Fecha Inicio Fecha Fin Complementar el informe con los temas básicos que indica el Manual único de rendición de cuentas 01/may/2015 30/may/2015 Foro por la página Web, atención por redes sociales, teléfono y correos 01/jun/2015 15/jun/2015 Informar por los medios internos de las cooperativas u otros medios y/o canales establecidos, sobre los aspectos que se consideren de interés para las cooperativas y ahorradores 01/ene/2015 31/dic/2015 01/oct/2015 30/oct/2015 01/oct/2015 30/oct/2015 Divulgar por : página WEB, correos electrónicos, Aviso en boletín FJ, redes sociales DIALOGO Abrir un foro para que la ciudadanía pregunte sobre la gestión del Fondo con corte al 31 de diciembre INFORMACIÓN Informar sobre la gestión del Fondo en lo corrido del año INFORMACIÓN Presentar el informe de gestión del Fondo con corte agosto 2014 a agosto 2015 DIALOGO Consultar sobre los temas que deben incluirse en la rendición de cuentas Divulgar al menos dos informes en el año Divulgar la gestión de la entidad en el periodo agosto de 2014 a agosto de 2015 Divulgar por : página WEB, correos electrónicos, Aviso en boletín FJ, redes sociales Utilizar foros por la página web Convocar mediante correos Divulgar mediante noticias en la página Web Dirigido a ciudadanía en general DIALOGO Consultar sobre los mecanismos que se consideran más apropiados para presentar la gestión del Fondo (Audiencia pública - Presencial + streaming, Videoconferencia, Video pregrabado, entre otros) y definir medio de dialogo. DIALOGO Ejecutar el proceso de dialogo resultante de la consulta INCENTIVOS Aplicar los incentivos previstos a funcionarios que participan en los procesos de información y dialogo Consulta a cooperativas, ahorradores, entre otros interesados, por medios de encuestas en páginas web, correos y redes sociales Incorporar los aportes de la consulta realizada y ejecutar según el mecanismo de dialogo Entregar reconocimientos a los funcionarios que contribuyen con las acciones de información y dialogo del proceso de rendición de cuentas de la Entidad 01/sep/2015 30/sep/2015 01/nov/2015 30/nov/2005 01/nov/2015 30/nov/2005 ANEXO 4 CARTA DE TRATO DIGNO A LOS USUARIOS DEL FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP manifiesta su compromiso de garantizar la efectividad de los derechos de los usuarios sin discriminación alguna, a través de actuaciones que consulten criterios de eficiencia, igualdad, buena fe, moralidad, transparencia, publicidad, economía y celeridad, así como la garantía del debido proceso. En este sentido, FOGACOOP en atención a lo previsto en la Ley 1437 de 2011 garantiza que todos y cada uno de los usuarios puedan: 1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto. FOGACOOP ha habilitado los siguientes canales de atención: a. Sede física. FOGACOOP recibirá las peticiones, quejas y reclamos que sean presentadas por escrito o verbalmente en los horarios de atención de su sede, esto es, entre las 8:00 a.m. y las 5:15 p.m., de lunes a viernes. b. Líneas telefónicas. FOGACOOP cuenta con las siguientes líneas telefónicas, disponibles en los mismos horarios de atención establecidos para la sede física: Línea serie 018000-919723, gratuita, con cobertura nacional. Línea local: PBX 3202727 FAX 3202720 c. Buzón de Sugerencias: Disponible en la recepción de la entidad. d. Sede electrónica. FOGACOOP ha habilitado en su página web www.fogacoop.gov.co, a través del menú Interactuemos, un Buzón de peticiones, quejas y reclamos, así como el buzón Contáctenos 1 , a través de la dirección de correo institucional [email protected], los cuales ofrecen la herramienta de diligenciamiento en línea para el usuario. Disponible las 24 horas del día. e. Chat institucional. FOGACOOP ha habilitado un canal de interacción con los ciudadanos, en vivo, disponible los días miércoles de cada semana, en el horario comprendido entre las 2:00 y 4:00 p.m. A través de éste, los ciudadanos pueden conectarse y realizar sus preguntas en línea, realizar comentarios y sugerencias y presentar cualquier tipo de petición, queja o reclamo. f. Twitter. FOGACOOP incursionó en las redes sociales a través de Twitter, cuya dirección es @fogacoop. A través de este medio se envían twitts a las cooperativas y medios de comunicación que posean cuenta de twitter, relacionados con noticias, eventos o 1 Incorporado desde el año 2014 en el sistema de atención a peticiones, quejas y reclamos publicaciones de interés en el sector cooperativo e igualmente a través de este canal pueden recibirse peticiones, quejas y reclamos. Servicio disponible las 24 horas del día. g. Videoconferencias. FOGACOOP interactúa con las cooperativas a través de video conferencias programadas, con participación de funcionarios del Fondo y de los órganos de administración de aquellas, para compartir el análisis sobre la evolución del riesgo de las entidades inscritas, con corte trimestral. A través de este canal, las cooperativas pueden presentar solicitudes o presentar quejas y reclamos. 2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos. En este caso, se garantiza que el valor de las fotocopias no excederá el costo de reproducción. 3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes. 4. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto. 5. Ser tratado con el respeto y con la consideración debida a la dignidad de la persona humana. 6. Recibir atención especial y preferente si se trata de personas en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado de indefensión o de debilidad manifiesta de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política. 7. Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y de los particulares que cumplan funciones administrativas. 8. A formular alegaciones y aportar documentos u otros elementos de prueba en cualquier actuación administrativa en la cual tenga interés, a que dichos documentos sean valorados y tenidos en cuenta por FOGACOOP al momento de decidir y a que se le informe cuál ha sido el resultado de su participación en el procedimiento correspondiente. ANEXO 5 (Anexo Circular Externa 03 de 2013) POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, en adelante FOGACOOP, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario 1377 de 2013 y con el propósito de garantizar el respeto de los derechos, garantías y libertades señaladas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, expide la presente política para el tratamiento de datos personales. 1. Naturaleza del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una entidad de naturaleza única, organizada como una entidad financiera vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En cumplimiento de su objeto legal, FOGACOOP protege la confianza de los depositantes y ahorradores de las entidades cooperativas inscritas a través de la administración de las reservas correspondientes al Seguro de Depósitos y demás fondos y reservas que se constituyan con el fin de atender los distintos riesgos asociados a la actividad financiera cooperativa. Sus funciones y objetivos se encuentran desarrollados en el Decreto Ley 2206 de 1998. 2. Datos que son objeto de tratamiento en FOGACOOP 2.1 Datos obtenidos en ejercicio del objeto legal: Corresponde a los datos que aportan las personas naturales titulares de los mismos, con la finalidad de acceder a los trámites y servicios ofrecidos por FOGACOOP en desarrollo de su objeto legal y relacionados con la inscripción al Fondo de las cooperativas que ejercen actividad financiera y su posterior seguimiento; otorgamiento de operaciones de apoyo a las entidades inscritas y pago del Seguro de Depósito a los ahorradores de las cooperativas inscritas. Así mismo, los datos otorgados por los titulares con el fin de presentar a FOGACOOP peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias. 2.2 Datos obtenidos para el funcionamiento de la entidad: Son los datos aportados por los empleados de FOGACOOP; los aspirantes dentro de los procesos de selección de personal del Fondo, por las personas naturales que pretendan establecer una relación contractual para la prestación de bienes y servicios con el Fondo y por los candidatos a conformar listas de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las cooperativas inscritas e intervenidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria o Financiera. Se encuentran dentro de esta categoría los datos personales suministrados por los ciudadanos para acceder a servicios electrónicos de información de la entidad. 3. Tratamiento de los datos obtenidos por FOGACOOP Para el tratamiento de los datos personales obtenidos por FOGACOOP, conforme al numeral 2.1 de este documento, no se requiere autorización previa y expresa del titular, de acuerdo en lo establecido en el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Para el tratamiento de los datos personales obtenidos por FOGACOOP, conforme al numeral 2.2 de este documento, se requiere autorización del titular de los mismos, salvo que se trate de datos de naturaleza pública. FOGACOOP no recolectará datos sensibles. Sin embargo, si requiere su recolección, conforme a lo establecido en el artículo 6 de la precitada Ley, deberá solicitar autorización de su titular informándole que se encuentra en libertad de acceder o no a la solicitud. Tratándose de datos de niños y adolescentes FOGACOOP asegurará el respeto de sus derechos fundamentales y en caso de requerirse conforme a la ley, los mismos se suministrarán con la autorización de los padres o representantes. 3.1. Recolección. En todos los casos, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que sean pertinentes y adecuados para las finalidades descritas, las cuales serán informadas al titular al momento de la recolección. 3.2. Uso y almacenamiento. FOGACOOP utilizará los datos personales únicamente para los propósitos citados, por el tiempo que resulte necesario, de acuerdo con la normatividad vigente, especialmente de índole administrativa, contable y fiscal. FOGACOOP, sus empleados y todas las personas que intervengan en el tratamiento de la información garantizarán la reserva legal que se exige respecto de ésta. Igualmente se garantiza que los datos personales serán tratados con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros. 3.3. Circulación FOGACOOP no divulgará ni comunicará a terceros la información objeto de tratamiento, excepto cuando la información sea requerida por una autoridad administrativa o judicial en cumplimiento de sus funciones, en cuyo caso se garantizará el principio de veracidad o calidad al que se refiere la Ley 1581 de 2012. 4. Derechos de los titulares y procedimiento para su ejercicio (derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización). El titular de la información, su representante o apoderado o sus causahabientes, tendrán los siguientes derechos: 4.1 Consultas En todo tiempo, sin restricciones y de forma gratuita, podrán conocer la existencia de los datos personales que le conciernan de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, tendrá derecho a conocer el uso que ha dado FOGACOOP a los mismos. En desarrollo de dichos derechos, el titular, sus causahabientes o la persona autorizada por el Titular podrán solicitar el acceso a la información a través de los canales habilitados por FOGACOOP para la recepción de peticiones, quejas, reclamos y denuncias, contenida en la Resolución 036 de 2012 de FOGACOOP. La consulta de la información será atendida en el término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, que no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. 4.2 Corrección y supresión de los datos E todo momento los titulares de la información podrán solicitar la corrección de los datos personales inexactos o que induzcan a error, la eliminación de datos respecto de los cuales no se haya concedido la autorización y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, siguiendo el procedimiento establecido en esta política. El derecho a corregir los datos personales y/o a revocar la autorización para el tratamiento no procederá cuando los datos personales recolectados constituyen la base de la actuación administrativa adelantada por FOGACOOP, tal es el caso de los datos descritos en el numeral 2.1 o cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos. Así mismo, se entenderá que la corrección o actualización de la información que llegare a solicitar el titular recaerá sobre la base de datos que se hubiera conformado, mas no sobre los datos que hayan sido consignados en su momento por el titular o su representante en los respectivos formularios para trámites ante FOGACOOP, pues tales datos constituyen prueba de la actuación legal desplegada por solicitud del Titular. …. 4.3 Procedimiento Para ejercer el derecho a corregir o actualizar los datos personales, el titular, sus causahabientes o la persona autorizada podrá solicitarlo a través de los canales habilitados por FOGACOOP para la recepción de peticiones, quejas y reclamos, contenidas en la Resolución 036 de 2012 de FOGACOOP, con la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación de la decisión y acompañando los documentos que se quiera hacer valer como prueba. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. 5. Responsable del tratamiento El responsable del tratamiento para los casos que se desarrollan en esta política es el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP, identificado con NIT. 830.053.319-2, con domicilio en la Carrera 13 No. 32-93 Interior 3 del Parque Residencial Baviera de la ciudad de Bogotá. Correo electrónico: [email protected] Página web: www.fogacoop.gov.co. PBX: 1 – 3202727 Fax: 3202720. Línea gratuita: 018000-919723. La política se aplicará de manera obligatoria en todas las actividades de FOGACOOP que involucren la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión total o parcial de datos como responsable del tratamiento o por los terceros que actúen en su nombre en virtud de disposiciones legales o contractuales. La presente política estará disponible en la página web de FOGACOOP y será dada a conocer a todos los que por razón de sus vínculos con el FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS o para el acceso a los trámites y servicios de éste, deban suministrar sus datos personales. ANEXO 6 PLAN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Entidad: FOGACOOP Sector: Financiero cooperativo Fecha: Enero de 2014 Estrategia Nombre de la Tarea Capacitar o sensibilizar a los funcionarios del Fondo en buenas prácticas relacionadas con la atención al ciudadano Evaluar alternativas y definir acciones para dar cumplimiento a los lineamientos normativos en materia de accesibilidad en espacios físicos Descripción Fortalecer la Cultura de Servicio al Ciudadano Fecha Inicio Participar en encuentros sectoriales u otros que se coordinen sectorialmente en temas de atención a la ciudadanía u organizar capacitaciones internas para todos los funcionarios en temas de atención a la ciudadanía Evaluar cumplimiento de: Ley 361 de 1997 -artículo 53 Ley 361 de 1997 - artículo 54 Ley 1618 de 2013 - artículo 14 Definir plan de acción Fecha Fin 01/ene/2015 30/jun/2015 01/abr/2015 30/sep/2015
