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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Avances
Se realizó auditoría externa de seguimiento a la Certificación de Calidad bajo las
normas: NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, por parte del ICONTEC, en el mes de
Mayo de 2013.
Como desarrollo del talento humano se realizaron diferentes
capacitaciones y asistencia a distintos eventos para los funcionarios de la
entidad, entre otros:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Aplicación de Normas Internacionales de Información Financiera.
GOW TIC 2013.
Conectados hacemos más.
Congreso de Riesgos Financieros.
Seminario Plan Anticorrupción.
Simposio Mercado de Capitales.
Encuentro sectorial de Servicios al Ciudadano.
Mitos y realidades.
Seminario Colombia a los ojos del Wall Street, Aceleración
Económica y Reformas Estructurales,
En el mes de Marzo de 2013 se confirmó al Secretario General del Fondo
como líder del proceso anti-trámites establecido en el artículo 5 del decreto
2693 de 2012; igualmente, se publicó en la página Web del Fondo el Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano el 30 de Abril del mismo año,
cumpliendo así con el artículo 73 de la ley 1474 del 2011 y del decreto
2641 del 2012.
Como consecuencia de la definición e implementación del Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano, se adoptó el Mapa de Riesgos de
Corrupción de la entidad. Este mapa describe para cada proceso o
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subproceso, que sea susceptible de riesgos de corrupción en el ente, las
medidas para reducir o evitar los riesgos identificados.
Debilidades
Como consecuencia de la reestructuración del Sistema de Gestión de
Calidad que se dio en la entidad a finales del año 2012, se percibe
desconocimiento generalizado por parte de los funcionarios sobre este
tema, ocasionando su falta de apropiación del sistema; además, la
caracterización de los perfiles para los cargos de dicha estructura no
están ajustados a las funciones a desempeñar por cada uno de los
empleados.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Avances
En Marzo de 2013 se le asignó al Comité de Dirección la responsabilidad de liderar,
coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
dando cumplimiento a lo dispuesto en el decreto 2482 de 2012.
Se han ajustado y actualizado los requisitos y las actividades que se deben tener en
cuenta para que cualquier funcionario de FOGACOOP pueda ejecutarlas en el
momento en que se puedan presentar peticiones, quejas, reclamos y denuncias PQRD, en la entidad, por parte de la ciudadanía. Adicionalmente se estableció un
formato para documentar los PQRD que se reciban por cualquier canal diferente al
físico.
Se continúa con el desarrollo del Proyecto Tecnológico CONECTA, al cual se sumó
la Superintendencia de Economía Solidaria, mediante la firma de un convenio interadministrativo, lo que permitirá interactuar de manera directa e inmediata entre las
dos entidades para el fortalecimiento del sector Cooperativo. Con la suscripción de
este convenio se compartirá el módulo de captura de información que suministran
las cooperativas, ahorrando costos y tiempo en la obtención de información para el
seguimiento y control que deben desarrollar, tanto la SES como Fogacoop.
Se actualizaron procesos como es el caso del formato Evaluación de Proveedores,
el cual sirve para realizar evaluación del desempeño de contratistas, que hace parte
de la caracterización del proceso de gestión de recursos internos; se actualizó la
ficha técnica del Indicador del Subproceso Gestión de Recursos Tecnológicos, que
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mide la disponibilidad en porcentajes en determinado periodo de tiempo de los
servicios de TI.
Se continúa con la expedición del Boletín Jurídico Financiero del Fondo, el cual
tiene como objetivo actualizar a las cooperativas en temas de gran trascendencia e
impacto para ellas, como es el caso del boletín número 39 del mes de abril que
contiene artículos como el de “El Gobierno Corporativo en el enfoque de mercado”,
entrevista al Ministro de Hacienda con respecto al impacto de la Reforma Tributaria
para los vinculados a las cooperativas; adicionalmente se incluyen análisis de
coyuntura donde se muestran los Indicadores de Gestión de cooperativas inscritas y
comparativos frente al sector financiero tradicional y al resto del sector cooperativo.
Artículos de actualidad y entrevistas de interés con personajes influyentes para el
sector: también se incluyen temas sobre gestiones que ha adelantado el Fondo en
materia de Educación Financiera y una sección de jurisprudencia y doctrina donde
se actualizan las últimas leyes, decretos y regulaciones que les compete al sector,
entre otros.
En el mes de Marzo del 2013 se diseñó y público el Plan GEL en la página Web del
Fondo, con el fin de cumplir con los indicadores exigidos por el Gobierno Nacional
para permitirle a los ciudadanos interactuar con el estado y simplificar los trámites a
los cuales están expuestos.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Avances
A través del Comité de Dirección se han realizado seguimientos periódicos a la
Gestión del Fondo y al desarrollo de los diferentes proyectos que se adelantan en la
actualidad; otros mecanismos de autoevaluación de gestión y de control lo
constituyen la Junta Directiva y el Comité de Auditoría que se vienen reuniendo con
una periodicidad mensual.
Por parte de la auditoría interna se han realizado seguimientos a los diferentes
procesos y proyectos de la entidad, como es el caso de:
1.
2.
3.
4.
5.
Seguimiento permanente al Proyecto CONECTA.
Arqueos mensuales de Cajas Menores.
Seguimientos a Operaciones al Portafolio.
Seguimientos a pagos y rendimientos financieros de cuentas de ahorro.
Seguimiento a Gestión de Talento Humano.
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En la actualidad se adelanta auditoría integral a los diferentes procesos de la
Gerencia de Servicios Corporativos.
Se realizó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en el mes de
Junio de 2013, donde se hizo análisis de la Gestión de la oficina de Control Interno
durante el primer semestre de este año.
Debilidades
No se han realizado programas y campañas de autocontrol al interior de la entidad. .
Recomendaciones
 Capacitar y sensibilizar a los funcionarios del Fondo en el nuevo Sistema de Gestión
Integral con el propósito de que este sea tomado como una herramienta de trabajo para
así contribuir con el mejoramiento continuo de la entidad.
 Se deben ajustar los perfiles de los cargos acorde con las funciones a desarrollar por cada
uno de los funcionarios del fondo.
 Para mitigar el impacto por el desconocimiento del Sistema de Gestión Integral la oficina
del Control Interno tiene proyectado iniciar campaña para la sensibilización al interior de la
entidad sobre el Autocontrol.
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