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FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS
FOGACOOP
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2013
Subsistema de Control Estratégico
Fortalezas
En los componentes del control estratégico como son: Ambiente de Control,
Direccionamiento Estratégico y la Administración de Riesgos se destacan los
siguientes aspectos:
Se realizó auditoría externa de seguimiento a la Certificación de Calidad
bajo las normas: NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, por parte del
ICONTEC, en el mes de Mayo de 2013.
Como desarrollo del talento humano se realizaron diferentes capacitaciones
y asistencia a distintos eventos para los funcionarios de la entidad, entre
otros:
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Aplicación de Normas Internacionales de Información Financiera.
GOW TIC 2013.
Conectados hacemos más.
Congreso de Riesgos Financieros.
Seminario Plan Anticorrupción.
Simposio Mercado de Capitales.
Encuentro sectorial de Servicios al Ciudadano.
Mitos y realidades.
Seminario Colombia a los ojos del Wall Street, Aceleración Económica y
Reformas Estructurales.
Taller de reforzamiento de los principios y valores éticos del servidor
público.
Curso en XBRL - Intercambio Electrónico de Información Contable y
Financiera.
III Seminario Internacional de Archivos y Documentos.
Curso de capacitación de Riesgo de Mercado.
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 Seminario Taller Aspectos Técnicos del Modelo de Contabilidad para
Empresas no Emisoras de Valores, o que no Captan o Administran Ahorro
del Público a Partir de las NIIf.
 III Encuentro Sectorial de Servicio al Ciudadano - Sector Hacienda - "En
Busca del Mejoramiento Continuo".
 II Congreso de Normas Internacionales para el Sector Publico - El camino
Recorrido y el futuro inmediato hacia las Normas NIIf en las Entidades
Públicas.
 Desarrollo de competencias: Orientación al cliente y capacidad de
relacionamiento.
 Sensibilización sobre la implementación del sistema de gestión ambiental
con base en la norma ISO 14001
 Entre otras.
Se continuó con el desarrollo del Modelo de Gestión por Competencias
Organizacionales y Técnicas, para lo cual se realizaron talleres y
actividades, en los que se reforzaron los conceptos sobre: La evaluación y
desarrollo del talento humano a través de las competencias, para definir las
brechas con base en la evaluación de conocimientos, habilidades y
conductas; evaluación de alternativas de desarrollo, tanto de tipo global
como individual; de igual manera el desarrollo de las competencias
técnicas, basadas en un diagnóstico de necesidades de desarrollo de
competencias técnicas en la entidad, que tienen como objetivo lograr un
desempeño más eficaz y ajustado a los requisitos del puesto de trabajo, de
manera individual.
En el mes de Marzo de 2013 se confirmó al Secretario General del Fondo
como líder del proceso anti-trámites establecido en el artículo 5 del decreto
2693 de 2012; igualmente, se publicó en la página Web del Fondo el Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano el 30 de Abril del mismo año,
cumpliendo así con el artículo 73 de la ley 1474 del 2011 y del decreto 2641
del 2012.
Como consecuencia de la definición e implementación del Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano, se adoptó el Mapa de Riesgos de
Corrupción de la entidad. Este mapa describe para cada proceso o
subproceso, que sea susceptible de riesgos de corrupción en el ente, las
medidas para reducir o evitar los riesgos identificados.
En lo relativo al Direccionamiento Estratégico de la entidad, Fogacoop
desarrolló la Planeación General enfocándose en el Modelo Integrado de
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Planeación y Gestión, por lo cual se tiene en ejecución un Plan Estratégico
Institucional con términos 2012-2016; el Plan de Desarrollo Administrativo
2013; el Plan Anticorrupción y atención al ciudadano y un Plan de Recursos
Humanos.
Adicionalmente, en el mes de Noviembre de 2013, se realizó por parte de
un consultor externo la medición del Clima Organizacional de la Entidad,
con el fin de determinar y analizar el estado de la satisfacción laboral de los
trabajados para encontrar aspectos que puedan entorpecer la obtención de
los resultados programados, identificar fuentes de conflicto que puedan
traer resultados inadecuados, evaluar el comportamiento de la toma de
decisiones y las acciones que se ponen en práctica, poder tomar las
medidas correctivas relacionadas con los planes puestos en práctica,
determinando nuevas acciones o consolidando las existentes, corregir
comportamientos de los jefes y personal que dirige, entre otras.
Para el mes de Diciembre se contrató a la empresa TOPA y Asociados para
la Evaluación del Sistema Integral de Riesgos Internos (Operativo,
Corrupción, Cumplimiento y Estratégicos), en la actualidad continua en
ejecución.
Debilidades
Como consecuencia de la reestructuración del Sistema de Gestión de
Calidad que se dio en la entidad a finales del año 2012, se percibe
desconocimiento generalizado por parte de los funcionarios sobre este
tema, ocasionando su falta de apropiación del sistema; además, la
caracterización de los perfiles para los cargos de dicha estructura no están
ajustados a las funciones a desempeñar por cada uno de los empleados.
Se detectaron debilidades en el proceso de selección de personal, las
cuales fueron corregidas y se encuentran para aprobación de la Junta
Directiva.
Con respecto a la medición del Clima Organizacional, realizado por un
consultor externo SIS consultores, se determinó que: “en la entidad se
percibe que hay algunos aspectos que invitan a la reflexión, para el diseño
de acciones de mejora, ya que los funcionarios expresan un concepto
neutro y desfavorable en los siguientes puntos: a) el trabajo en equipo que
se viene realizando en la entidad. b) El trabajo que en general desarrolla el
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Director General. c) la oportunidad de crecer y desarrollarse a nivel laboral
y personal.
Es de anotar que si la Dirección General se limita a reunir información y no
diseña o desarrolla acciones como respuestas a las inquietudes planteadas
por su equipo humano, se generaran frustraciones que tendrán efecto
negativo sobre el Clima y Cultura Organizacional, así como en el
desempeño y resultados de la entidad”.
Subsistema de Control de Gestión
Fortalezas
En el año 2013 se destaca el fortalecimiento de los siguientes aspectos:
En Marzo de 2013 se le asignó al Comité de Dirección la responsabilidad
de liderar, coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión dando cumplimiento a lo dispuesto en el decreto 2482
de 2012.
Se han ajustado y actualizado los requisitos y las actividades que se deben
tener en cuenta para que cualquier funcionario de FOGACOOP pueda
ejecutarlas en el momento en que se puedan presentar peticiones, quejas,
reclamos y denuncias - PQRD, en la entidad, por parte de la ciudadanía.
Adicionalmente se estableció un formato para documentar los PQRD que
se reciban por cualquier canal diferente al físico.
FOGACOOP realizó audiencia pública de rendición de cuentas el día 24 de
Octubre del 2013, en este se entregaron los resultados de la gestión
correspondiente a los periodos comprendidos entre Agosto 2012 a Agosto
2013. Esta audiencia fue transmitida en la página de inicio de la web de
FOGACOOP a través del sistema de video por internet (video Streaming),
lo cual permitió que nuestras cooperativas inscritas, ahorradores y
ciudadanos interesados, ubicados en diferentes regiones del país, puedan
ver la transmisión. Asimismo se habilitaron diferentes canales para que la
comunidad pudiera, de manera rápida y ágil, formular preguntas y aclarar
dudas, como: Foro virtual, Twitter, correo electrónico institucional de la
entidad, línea nacional gratuita, PBX y chat en línea, todo esto con el fin de
fomentar la participación ciudadana y fortalecer los mecanismos de
consulta y seguimiento participativo a la gestión pública.
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Se continúa con el desarrollo del Proyecto Tecnológico CONECTA, al cual
se sumó la Superintendencia de Economía Solidaria, mediante la firma de
un convenio inter-administrativo, lo que permitirá interactuar de manera
directa e inmediata entre las dos entidades para el fortalecimiento del sector
Cooperativo. Con la suscripción de este convenio se compartirá el módulo
de captura de información que suministran las cooperativas, ahorrando
costos y tiempo en la obtención de información para el seguimiento y
control que deben desarrollar, tanto la SES como Fogacoop.
Los adelantos más significativos se han presentado en el módulo de
Cliente-Captura el cual logrará robustecer el proceso de información
financiera y reportes a Supersolidaria y FOGACOOP. Con respecto a la
parametrización de formatos se encuentra en un 100% desarrollado.
También se han presentado avances en el desarrollo del módulo de riesgos
que incluye el cálculo de indicadores financieros y de las metodologías
diseñadas por FOGACOOP para la medición del riesgo tales como: MAT,
CAME, brecha de liquidez y los demás establecidos para medir el riesgo de
liquidez, de mercado y de crédito.
Recientemente se aprobó la prórroga solicitada por el contratista que
desarrolla la solución (ENÉSIMA) hasta el 30 de abril de 2014.
Se actualizaron procesos, como es el caso del formato Evaluación de
Proveedores, el cual sirve para realizar evaluación del desempeño de
contratistas, que hace parte de la caracterización del proceso de gestión de
recursos internos; se actualizó la ficha técnica del Indicador del Subproceso
Gestión de Recursos Tecnológicos, que mide la disponibilidad en
porcentajes en determinado periodo de tiempo de los servicios de TI.
Asimismo, se modifican los formatos FR-20 Acciones preventivas,
correctivas o de mejora y FR-22 Quejas y reclamos de clientes, todo lo
anterior con el fin de mantener la trazabilidad de las acciones.
Se actualiza la caracterización del proceso de Gestionar Recursos Internos,
en donde se aclara el alcance de la macroactividad “Realizar la planeación
financiera” y se documenta mediante una guía de los aspectos que son
objeto de planeación dentro del proceso de Gestionar Recursos
Financieros.
Con respecto al Sistema de Gestión Integral se incorporan las siguientes
normas:
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 Resolución 012 de Julio 2013 - Precisa algunas funciones en materia
de Representación Legal del Gerente de Riesgos y Administración
de Reservas, Circular Interna 005 de 2013.
 Se modifica el Manual para la Administración de Riesgos de
Mercado – SARM.
 Resolución 018 de 2013 - Define las Políticas y Requisitos para
Operaciones de Apoyo a Corto Plazo.
 Resolución 019 de 2013 - Expide el Reglamento de Operaciones de
Apoyo a corto Plazo.
 Desde Noviembre del 2013 hay una nueva versión de las tablas de
retención documental del Fondo.
Se continúa con la expedición del Boletín Jurídico Financiero del Fondo, el
cual tiene como objetivo actualizar a las cooperativas en temas de gran
trascendencia e impacto para ellas, como es el caso del boletín número 41
del mes de Octubre de 2013 que contiene artículos como el anunció de la
rendición de cuentas de Fogacoop, evento que se realizó en la Sala de
Juntas de la entidad el 24 de octubre del 2013. También se incluye un
artículo sobre la evolución de las colocaciones y captaciones en las
cooperativas de ahorro y crédito inscritas; adicionalmente se incluyen
análisis de coyuntura donde se muestran los Indicadores de Gestión de
cooperativas inscritas y comparativos frente al sector financiero tradicional y
al resto del sector cooperativo. Artículos de actualidad y entrevistas de
interés con personajes influyentes para el sector, igualmente se incluyen
temas sobre gestiones que ha adelantado el Fondo en materia de
Educación Financiera y una sección de jurisprudencia y doctrina donde se
actualizan las últimas leyes, decretos y regulaciones que les compete al
sector, entre otros.
FOGACOOP se encuentra avanzando en el Plan de Implementación de
Gobierno en Línea GEL; a septiembre de este año se presentó al Comité de
Dirección el estado actual de avance de GEL y en éste se analizaron los
componentes que no alcanzan el nivel esperado, como son Interacción y
Transacción, por cuanto en ellos el aspecto tecnológico es de vital
importancia y depende su avance de los resultados oportunos del proyecto
CONECTA, mediante el cual entrará a funcionar el nuevo proyecto integral
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tecnológico. Se considera de importancia que se implementen y refuercen
algunos componentes de GEL como:
 Institucionalizar la estrategia de Gobierno en Línea, de manera que se
promocionen los diferentes temas que se tratan en las capacitaciones GEL,
tales como la accesibilidad y usabilidad, la interoperabilidad y la
colaboración interinstitucional de la información que se comparte.
 Implementación de la política Editorial y de actualización de la página WEB
la cual se encuentra incluida en el documento Políticas Generales de
Comunicación que se implementó con la Circular Interna 03 de Septiembre
de 2013.
 El componente de transacción mediante el cual se define el esquema de
atención al ciudadano por múltiples canales, que se encuentra contenido en
el documento Políticas Generales de Comunicación.
 El componente de Democracia, incluido dentro del Plan de Participación
Ciudadana, se estableció que se sometería a consideración de la
ciudadanía dentro de la Planeación 2014 del Fondo dentro de las
actividades derivadas como convocatorias, consultas, realimentación y
resultados.
Adicionalmente se definió que, dentro de sus Datos Abiertos, es apropiado
presentar el listado de las cooperativas inscritas al Fondo, las cuales tienen
acceso al seguro de depósitos y a los demás mecanismos de apoyo que
pueda otorgar FOGACOOP en cumplimiento de sus funciones.
Próximamente se publicará el Dataset con estos datos que se espera sean
de utilidad cumpliendo con el propósito de Gobierno en Línea - GEL sobre
este tema.
En el mes de Noviembre de 2013 se realizó encuesta con el fin de
identificar el nivel de satisfacción de los productos del portafolio de
FOGACOOP. Fueron 288 encuestas diligenciadas y remitidas, con una
participación de 171 cooperativas inscritas, lo que significa que atendieron
la invitación el 91.4% de las inscritas al seguro de depósito.
Debilidades
No se identifican debilidades para este componente.
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Subsistema de Control de Evaluación
Fortalezas
A través del Comité de Dirección se han realizado seguimientos periódicos
a la Gestión del Fondo y al desarrollo de los diferentes proyectos que se
adelantan en la actualidad; otros mecanismos de autoevaluación de gestión
y de control lo constituyen la Junta Directiva y el Comité de Auditoría que se
vienen reuniendo con una periodicidad mensual.
La Oficina de Control Interno, en este año, desarrolló las actividades de
auditoría propuestas en el Plan de Acción de Auditoría, el cual fue aprobado
por la Dirección y la Junta Directiva en su momento, y que, además de
realizar los informes de Ley a entes de control y organismos relacionados y
del sector Hacienda, efectúa seguimientos a los diferentes procesos y
proyectos de la entidad, y auditorias independientes que se proponen en
nuestra oficina, como parte de mantener y asegurar que el control interno
está funcionando de acuerdo a los objetivos establecidos en el Fondo. Para
este período se realizaron actividades de control y seguimiento tales como:
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Seguimiento mensual al Proyecto CONECTA.
Arqueos mensuales de Cajas Menores.
Seguimientos a Operaciones al Portafolio.
Seguimientos mensuales al sistema de pago de cuentas y rendimientos
generados en cuentas de ahorro.
Auditoría de seguimiento a las medidas de Austeridad del Gasto Público.
Auditoría de seguimiento integral al proceso de Servicios Corporativos.
Auditoría al proceso de Contratación del Fondo.
Evaluación al Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez y de
Mercado SARL y SARM.
Auditoria de seguimiento a los descuentos de nómina por concepto de
retención en la fuente.
Auditoria de Nomina.
Auditoria de Administración de la Reserva.
Entre otros.
El Comité de Dirección realiza seguimientos mensuales a la Gestión del
Fondo y al desarrollo de los diferentes proyectos que se adelantan en la
actualidad; otros mecanismos de autoevaluación de gestión y de control lo
constituyen la Junta Directiva y el Comité de Auditoría que se vienen
reuniendo con una periodicidad mensual.
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A partir del mes de Noviembre del año 2013, se están realizando campañas
de autocontrol con los funcionarios del fondo, una vez a la semana, con el
fin de que el empleado pueda tener la capacidad de controlar su trabajo,
detectar desviaciones y así efectuar los correctivos a lo que haya lugar.
Debilidades
No se identifican debilidades para este componente.
Conclusiones
Capacitar y sensibilizar a los funcionarios del Fondo en el nuevo Sistema de
Gestión Integral, con el propósito de que este sea tomado como una
herramienta de trabajo y así contribuir con el mejoramiento continuo de la
entidad.
Se deben ajustar los perfiles de los cargos acorde con las funciones a
desarrollar por cada uno de los funcionarios del fondo.
Tomar nota de los resultados de la medición del clima organizacional y
trabajar en las diferentes estrategias que permitan mejorar el bajo índice
alcanzado, lo que contribuirá a un mejor desempeño de los funcionarios.
El sistema de Control Interno en Fogacoop, viene operando normalmente,
dándose cumplimiento a los procedimientos, con sujeción a las normas y
aplicación de los controles establecidos en el mapa de riesgos.
Con en el proceso de evaluación se hacen auditorías y monitoreo
permanentes, verificando la efectividad de los controles.
CRR/JMZT 17/01/2014
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