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FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI VIGENCIA 2014
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 y de
conformidad con la información y evidencias encontrados a través del cumplimiento
del rol de evaluación y seguimiento la Oficina de Control Interno, se presenta informe
de avances en cada uno de los dos (2) Módulos de Control: El de Planeación y
Gestión y el de Evaluación y Seguimiento y el Eje Transversal Información y
Comunicación del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, en los siguientes
términos:
1. Módulo de Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente Talento Humano
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos:
Se entregó el resultado de la medición del clima organizacional, que generó un
plan de trabajo que se comenzó a desarrollar desde el mes de enero de 2014 y
que incluye acciones para realizar a lo largo de esa vigencia.
La Junta Directiva aprobó las modificaciones al proceso de selección de
personal, lo que garantiza que el Fondo sea una entidad de alto desempeño.
Mediante Circular Interna 01, de marzo 11 de 2014, se actualizó la guía de
selección, vinculación y desvinculación de personal, dando así cumplimiento a
la directriz de la Junta Directiva, que en reunión de febrero 27 de 2014, aprobó
las políticas generales a la que se debe sujetar la administración del Fondo
para adelantar estos procesos.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano:
Como desarrollo del talento humano se realizaron diferentes capacitaciones y
asistencia a distintos eventos para los funcionarios de la entidad, como:
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Avances en la convergencia a estándares internacionales NIIF,
aseguramiento de la información y política tributaria distrital.
Seminario de productividad.
Salud Ocupacional "ALTERNATIVAS EN PREVENCIÓN PARA EL
TRABAJO SEGURO EN ALTURAS".
Infraestructura y desarrollo regional.
Seminario enfoque de procesos aplicados a la gestión del riesgo.
Escuela de formación de líderes de brigadas.
Videoconferencia implementación de la Política de “Estímulos para los
estados empleados del Estado”.
Entrenamiento Especializado en Gestión de Riesgos Financieros
XIII Congreso de riesgo financiero.
26 Congreso mercados capitales.
Colombia a los ojos del Wall Street.
Accesibilidad GEL.
Actualización MECI.
NIIF.
Entre otros.
Mediante circular interna número 004 del 14 de Octubre de 2014 se adoptó el
Plan de Incentivos con vigencia 2014-2015, el cual establece el programa así
como los lineamientos generales de este. El programa se orienta a otorgar
reconocimientos por el buen desempeño individual o colectivo, generando una
cultura de trabajo orientada a la calidad de los servicios y al mejoramiento
permanente en la atención y prestación de los servicios que brindan y a la
productividad en cumplimiento del quehacer institucional.
Como resultado del Plan de Incentivos aprobado mediante Circular Interna No.
004 del 14 de octubre de 2014, se dieron reconocimientos a distintos
empleados del fondo de acuerdo a los siguientes parámetros:
Desempeño Individual
Sentido de Servicio
Equipos de Trabajo.
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Es preciso mencionar que este reconocimiento se llevó a cabo el 19 de
diciembre de 2014 en las Instalaciones de CAFAM.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos:
En lo relativo al direccionamiento estratégico de la entidad, Fogacoop tiene en
desarrollo la Planeación General con enfoque del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión, por lo cual se tiene en ejecución un Plan Estratégico
Institucional 2012-2016, el Plan de Desarrollo Administrativo 2014, el Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano y un Plan de Recursos Humanos.
El Decreto 2482 de 2012 establece los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión, FOGACOOP ha venido ejecutando
las actividades programadas, permitiendo el debido cumplimiento, sin mayores
variaciones, como se evidencia en los seguimientos periódicos realizados por
la alta dirección.
Dando cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa 100-01 de 2014 del
DAFP, se diligenció el Formulario Único de Reporte de Avance de la gestión
(FURAG), en el cual se reportó el avance de la implementación del Sistema
Integrado de Planeación y Gestión y las políticas de desarrollo administrativo
de la vigencia 2013.
En el mes de junio de 2014 se realizaron las auditorías de certificación a los
sistemas de Gestión de Calidad y Gestión Ambiental, bajo las normas ISO
9001-2008, NTCGP 100-2009 y la ISO 14001-2004, por parte de la firma
Bureau Veritas, las cuales dieron como resultado que FOGACOOP se
encuentra certificado en los tres sistemas con una vigencia hasta Junio 24 de
2017.
Adicionalmente se realizaron Auditorías Internas al Sistema Integrado de
Gestión, las cuales fueron realizadas por funcionarios de la entidad en el mes
de Diciembre de 2014, de acuerdo a los requisitos de las normas
NTCGP1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e ISO 27001,
identificando oportunidades de mejora.
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Se continúa la tarea de implementación de Gobierno en Línea, complementada
con las capacitaciones que se están dictando a la totalidad de los funcionarios
de la entidad.
El Fondo continúa con la expedición del Boletín Jurídico Financiero, que tiene
como fin primordial el de actualizar a las cooperativas en temas de gran
trascendencia e impacto para ellas, tales como el Informe de Coyuntura, donde
se muestran asuntos relacionados con el desarrollo de las cooperativas y los
indicadores de gestión de las cooperativas inscritas; una sección de
Jurisprudencia y Doctrina donde se actualizan las últimas leyes, decretos y
regulaciones que son de interés del sector solidario, entre otros.
Se socializó a la Alta Dirección, por parte de Auditoría Interna, sobre el proceso
de Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. Se reactivó el equipo
MECI y se llevó a cabo la actualización del mismo.
En la actualidad la entidad desarrolla el proceso de convergencia a las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), la que se encuentra en su
fase de diagnóstico y capacitación. Igualmente se adelanta, en forma paralela,
la actualización del ERP, lo que permitirá su adaptación a las NIFF y que la
entidad tenga un sistema de información financiera más ágil y robusto.
FOGACOOP realizó audiencia pública de rendición de cuentas el día 30 de
Octubre del 2014, en este se entregaron los resultados de la gestión
correspondiente a los periodos comprendidos entre Agosto 2013 a Agosto
2014. Esta audiencia fue transmitida en la página de inicio de la web de
FOGACOOP a través del sistema de video por internet (video Streaming), lo
cual permitió que nuestras cooperativas inscritas, ahorradores y ciudadanos
interesados, ubicados en diferentes regiones del país, pudieran ver la
transmisión; así mismo, se habilitaron diferentes canales para que la
comunidad pudiera, de manera rápida y ágil, formular preguntas y aclarar
dudas, como: Foro virtual, Twitter, correo electrónico institucional de la entidad,
línea nacional gratuita, PBX y chat en línea, todo esto con el fin de fomentar la
participación ciudadana y fortalecer los mecanismos de consulta y seguimiento
participativo a la gestión pública.
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FOGACOOP, en materia presupuestal, ostenta autonomía respecto del
Presupuesto General de la Nación, según se desprende de los artículos 1º y 4º
del Decreto Ley 2206 de 1998. Está regido de manera especial en materia de
elaboración, ejecución y control presupuestal por la Resolución 2416 de 1997
expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por el Reglamento
Interno de Presupuesto adoptado mediante Resolución 013 de 2009, emitida
por su Junta Directiva. El presupuesto de Fogacoop tiene una finalidad
gerencial y sirve como herramienta de planeación, seguimiento y control del
gasto, tanto del Fondo Administrador como de la Reserva del Seguro de
Depósitos.
En cuanto a la ejecución del presupuesto 2014 se presenta el siguiente
resultado, el cual nos da un porcentaje de ejecución del 98% de ingresos y el
81% de los gastos presupuestados, tal como se refleja en los siguientes
cuadros:
Presupuesto del Fondo Administrador
Ingresos:
Gastos:
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Presupuesto de la Reserva del Seguro de Depósito:
Ingresos:
Gastos:
1.3 Componente Administración del Riesgo:
Relativo a la administración de riesgos, el Fondo tiene en su plan de acción
unas metas definidas que apuntan a apoyar a las cooperativas en la adopción
de un sistema de administración de riesgos y a identificar y administrar las
matrices de riesgos del Fondo, entre otras. Adicionalmente, se realiza
evaluación del sistema integral de riesgos internos (Operativo, Corrupción,
Cumplimiento y Estratégicos).
Se contrató consultoría para la realización de un diagnóstico, por parte de un
tercero al Sistema de Administración de Riesgos de la Entidad, el cual concluyó
que se deben fortalecer tanto las políticas como los elementos del SARO, así
como realizar ajustes y actualizaciones a las metodologías y procedimientos
para su gestión y administración.
Como parte del “Plan anticorrupción y atención al ciudadano” de Fogacoop
para el año 2014, establecido en la ley 1474 de 2011, se actualizó el mapa de
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riesgos de la entidad; esta nueva versión se genera a raíz de los ajustes
metodológicos y revisión que se adelantó con corte al 30 de junio de 2014. En
general, se vienen realizando distintas actividades encaminadas a la
disminución de los riesgos identificados como corrupción en la entidad así
como también fortaleciendo la participación ciudadana.
Se aprobó y se consolidó la Unidad de Riesgos que entró en funcionamiento en
noviembre de 2014. Es un gran avance que permite consolidar en una sola
área la administración de los riesgos de la entidad.
2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento.
2.1 Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión:
El Comité de Dirección continúa con los seguimientos periódicos a la Gestión
del Fondo y al desarrollo de los diferentes proyectos que se adelantan en la
actualidad; los otros mecanismos de autoevaluación de gestión y de control
como la Junta Directiva y el Comité de Auditoría, se vienen reuniendo con una
periodicidad mensual.
Desde la Oficina de control Interno se viene desarrollando la campaña de
autocontrol a todos los funcionarios de la entidad.
Se debe mencionar que cada Gerencia a través de las observaciones y planes
de acción suscritos con la Oficina de Control Interno, realizan las respectivas
acciones de mejora con el fin de subsanar las observaciones y hallazgos.
2.2 Componente de Auditoría Interna
2.2.1 Auditoría Interna:
Se aprobó por parte de la Junta Directiva y del Comité de Auditoría, el
Programa de Auditoría propuesto para el año 2014 y el cual para finales del
año tuvo una ejecución del 95% esto debido a la realización de algunos ajustes
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al plan. Las auditorías se desarrollaron según lo establecido en el programa de
auditoria.
Las personas vinculadas a Auditoría Interna asistieron a capacitaciones en
temas de NIIF y actualización del MECI.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
2.3.1 Plan de Mejoramiento:
Producto de la Auditoría Integral realizada por la Contraloría General de República,
a las vigencias 2011 y 2012, en el mes de Diciembre de 2013, se recibió el informe
correspondiente en el mes de Enero de 2014, en el que el ente Auditor manifiesta
que FOGACOOP fenece las cuentas fiscales correspondientes a las vigencias
auditadas, con concepto favorable a la gestión y opinión limpia sobre sus estados
financieros. De acuerdo al informe de la Contraloría, se elaboró el plan de
mejoramiento correspondiente, para las vigencias 2011 y 2012, el cual fue remito
dentro del término establecido por el SIRECI, este plan de mejoramiento para
diciembre de 2014 quedo con un avance del 100%. Fue realizada la Auditoría
Integral para la vigencia 2013, feneciendo la cuenta, nuevamente con resultado
favorable a la gestión y opinión limpia a los estados financieros. Como resultado
de la misma, se elaboró y suscribió un nuevo plan de mejoramiento.
.
3. Eje Transversal Información y Comunicación
1. Información y Comunicación interna y externa:
La entidad tiene reglamentado el manejo interno para la atención de peticiones,
quejas, reclamos y denuncias que se presenten, así como la herramienta
habilitada en la página web a fin de que cualquier ciudadano tenga acceso a
ellas.
Es importante resaltar que en cumplimiento de las estrategias de “Atención al
Ciudadano”, ”Estrategia Antitramites” y la de “Rendición de Cuentas” que
hacen parte del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano del año 2014,
se desarrollaron varias actividades que permitieron una mejor y efectiva
comunicación de la comunidad y el Fondo. Este resultado puede ser
consultado en el link:
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http://www.fogacoop.gov.co/es/nuestragestion/informes?relacion=b7d8304933fb2b569223bec0e9544402
2. Sistemas de Información y comunicación:
La Gestión Documental del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas se
rige por los lineamientos del Archivo General de la Nación de Colombia, Ley
594 de 2000, decretos y acuerdos reglamentarios. En el año 2013 se elaboró,
aprobó y adoptó el Programa de Gestión Documental en cumplimiento del título
V, Gestión de Documentos, Artículo 21, 22, 19, 25 y 26 en lo referente al tema
de la Ley General de Archivos.
En el marco del Sistema de Gestión Integral se caracteriza lo referente al tema
en el proceso GESTIONAR LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD, adoptado
como política interna sobre responsabilidades, procesos y actividades
mediante la Resolución 025 de 2010.
Para todo lo relacionado con la gestión de correspondencia interna y externa,
se adoptada el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
Se encuentran suscritos dos contratos, uno de ellos con Servicios Postales
Nacionales, para gestión de distribución de correspondencia a nivel nacional e
internacional y otro contrato suscrito con la empresa Alpopular para el
almacenamiento y custodia de documentos y cintas magnéticas en fase II del
ciclo de vida de los documentos.
Además la entidad cuenta con 88 microcomputadores y 8 servidores. El
software instalado en todos los equipos se encuentra debidamente licenciado.
Se realizan mantenimientos preventivos a los microcomputadores del Fondo
(cada 4 ó 6 meses, de acuerdo a la necesidad), al tiempo se realiza la actividad
de verificar el software instalado en los equipos con la ayuda de la herramienta
PCINFO. Así mismo, éste aspecto fue incorporado tanto en los contratos de
trabajo del personal del Fondo (a partir de abril de 2004) como en las políticas
del Sistema de Gestión de Seguridad de la información de Fogacoop.
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Es importante comentar que hasta la fecha no se ha dado de baja a ningún
software.
Asimismo, los encargados de TI realizan copias de seguridad de los recursos
compartidos en la Red y bases de datos, semanalmente. También se tiene un
sistema de backup de un recurso compartido (Plan de Continuidad del
Negocio) el cual es actualizado por cada funcionario y TI se encarga de colocar
las copias en la nube de modo que la entidad pueda tener una guía de las
operaciones manuales de cada área con el fin de continuar con sus
operaciones normalmente, mientras se reestablecen los sistemas de cómputo.
Conclusiones y Recomendaciones
Los resultados de la medición de Clima Organizacional indican que se deben
implementar acciones tendientes a mejorar el resultado obtenido y a fortalecer
el trabajo en equipo, labores que ya fueron iniciadas y plasmadas en un plan
de trabajo que involucran tanto a directivos como a funcionarios.
Se debe continuar con la socialización y sensibilización de los sistemas de
Gestión Ambiental y Gestión de la Calidad.
Para el período Enero – Junio de 2014, se presentaron un total de 102
peticiones; dos de ellas, realizadas durante los meses de Febrero y Marzo de
2014 respectivamente, no fueron atendidas en el tiempo legal vigente,
situación que fue corregida de manera oportuna por los responsables del
proceso.
El informe de Peticiones, Quejas y Reclamos correspondiente al periodo Abril –
Junio de 2014, no se encontró publicado en la página web, igualmente
corregido.
No se evidenció archivo físico de tres respuestas a peticiones las cuales fueron
remitidas por los peticionarios a través de correo electrónico y carta, también
corregida.
Durante el período Julio– Octubre de 2014, se presentaron dos eventos de
riesgo (SARO), los cuales se detallan a continuación:
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Evento 1:
Hubo un traslado de recursos de un producto fiduciario a otro, por decisión
unilateral de la Fiduciaria Fiduagraria. Fogacoop no impartió instrucción alguna
al respecto y ello resultó en una afectación a la estructura que por política de
inversiones tiene esta entidad. Por las acciones adelantadas, los recursos
fueron trasladados al producto original en dos partes el día 9 y el día 14de julio.
Lo anterior no generó pérdidas de ningún tipo para la entidad. El control diario
de los saldos operó detectando la falla, lo que permitió actuar de manera
inmediata.
Acción Correctiva Realizada:
Al ser un evento difícilmente previsible para la entidad no hubo acción
correctiva al respecto, sin embargo, se realizaron acciones de choque para
atacar dicho riesgo: Se comunicó la situación telefónicamente y se remitió
comunicación escrita a Fiduagraria con copia al Defensor del Cliente, asimismo
se remitió para evaluación al área jurídica de Fogacoop.
Evento 2:
El 25 de agosto de 2014, aproximadamente a las 11:24 a.m., se presentó una
falla en la subestación que atiende el fluido eléctrico de la sede de Fogacoop,
generando un corte de luz. El servicio se restableció a las 12:30 p.m.
Acción Correctiva Realizada:
Teniendo en cuenta la interrupción de fluido eléctrico, la única acción correctiva
sería la implementación de una planta eléctrica. Al respecto se menciona que
TI ya realizó una primera aproximación arrojando inviabilidad dada la
tecnología actual y las condiciones de la sede. No obstante, se realizará un
estudio documentado de las diferentes alternativas que se podrían implementar
estableciendo los recursos requeridos
Se debe trabajar más la comunicación interna de la entidad, lo que contribuirá
al mejoramiento del Clima Organizacional.
Se llevó a cabo la actualización del MECI.
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El proyecto CONECTA entró en una frase crítica debido al incumplimiento del
contratista, lo que obligó al Fondo a determinar estrategias jurídicas y técnicas
para enfrentar el proceso derivado del incumplimiento.
Para la vigencia 2014 esta oficina evidenció que las oportunidades de mejora
identificadas han sido, en su gran mayoría, subsanadas, concluyendo que el sistema
de Control Interno en Fogacoop viene operando normalmente, dándose cumplimiento
a los procedimientos, con sujeción a las normas y aplicación de los controles
establecidos en el Mapa de Riesgos.
CRR/JMZT 12/02/2015
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