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FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS
FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Julio 2015 – Octubre 2015
Bogotá, noviembre de 2015
FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 y de conformidad con la
información y evidencias encontrados a través del cumplimiento del rol de evaluación y
seguimiento la Oficina de Control Interno, se presenta informe de avances en cada uno de los dos
(2) Módulos de Control: El de Planeación y Gestión y el de Evaluación y Seguimiento y el Eje
Transversal Información y Comunicación.
1. Módulo de Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente Talento Humano
1.1.1
Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos:
Se publicó actualización del Código de Ética, disponible en la página WEB de la entidad.
1.1.2
Desarrollo del Talento Humano:
Capacitación.
Se capacitó a 13 funcionaros, auditores internos de calidad, como Auditores Internos
Integrales HSEQ, curso que tuvo una intensidad de 56 horas.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos:
En lo relativo al direccionamiento estratégico de la entidad, Fogacoop tiene en desarrollo la
Planeación General con enfoque del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, por lo cual
se tiene en ejecución un Plan Estratégico Institucional 2012-2016, el Plan de Desarrollo
Administrativo 2015, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y un Plan de Recursos
Humanos.
El Decreto 2482 de 2012 establece los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión, FOGACOOP ha venido ejecutando las actividades programadas,
permitiendo el debido cumplimiento, sin mayores variaciones, como se evidencia en los
seguimientos periódicos realizados por la alta dirección.
Se continúa la tarea de implementación de Gobierno en Línea, complementada con las
capacitaciones que se están dictando a la totalidad de los funcionarios de la entidad.
FOGACOOP, en materia presupuestal, ostenta autonomía respecto del Presupuesto
General de la Nación, según se desprende de los artículos 1º y 4º del Decreto Ley 2206 de
1998. Está regido de manera especial en materia de elaboración, ejecución y control
presupuestal por la Resolución 2416 de 1997 expedida por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público y por el Reglamento Interno de Presupuesto adoptado mediante
Resolución 013 de 2009, emitida por su Junta Directiva. El presupuesto de Fogacoop tiene
una finalidad gerencial y sirve como herramienta de planeación, seguimiento y control del
gasto, tanto del Fondo Administrador como de la Reserva del Seguro de Depósitos.
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1.3 Componente Administración del Riesgo:
La Coordinación de Riesgos inició el trabajo de actualización del mapa de riesgos, para lo
cual se diseñó un instructivo y unas matrices para que los responsables de cada proceso
actualicen sus riesgos bien sea diseñando unos nuevos, rediseñando anteriores o
eliminando otros.
2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento.
2.1 Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión:
El Comité de Dirección continúa con los seguimientos periódicos a la Gestión del Fondo y
al desarrollo de los diferentes proyectos que se adelantan en la actualidad; los otros
mecanismos de autoevaluación de gestión y de control como la Junta Directiva y el Comité
de Auditoría, se vienen reuniendo con una periodicidad mensual.
Desde la Oficina de control Interno se viene desarrollando la campaña de autocontrol a
todos los funcionarios de la entidad.
Se debe mencionar que cada Gerencia a través de las observaciones y planes de acción
suscritos con la Oficina de Control Interno, realizan las respectivas acciones de mejora con
el fin de subsanar las observaciones y hallazgos.
El Comité de Dirección, coordinado por la Gerencia de Asuntos Estratégicos, adelanta los
preparativos para la rendición de cuentas que se realizará el próximo 5 de noviembre. Esta
rendición de cuentas comprende la vigencia de 2014 y el primer semestre de la vigencia
2015.
2.2 Componente de Auditoría Interna
2.2.1 Auditoría Interna:
Las auditorías se vienen desarrollando según lo establecido en el programa de auditoria
para el año 2015, que fue aprobado por parte de la Junta Directiva y del Comité de
Auditoría.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
2.3.1 Plan de Mejoramiento:
Se emitió para el mes de abril de este año el Informe Consolidado Anual con corte al 31 de
diciembre del 2014. Adicionalmente, en el mes de Julio de 2015 se realizó el seguimiento
semestral del Plan de Mejoramiento con vigencia 2014 el cual fue remitido en el plazo
establecido por el SIRECI.
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3. Eje Transversal Información y Comunicación
1.
Información y Comunicación interna y externa:
La entidad tiene reglamentado el manejo interno para la atención de peticiones, quejas,
reclamos y denuncias que se presenten, así como la herramienta habilitada en la página web
a fin de que cualquier ciudadano tenga acceso a ellas.
A continuación se presenta el cuadro resumen de la gestión de PQR que fuera presentado por
Secretaría General al Comité de Auditoría realizado en el mes de Agosto.
Estadísticas año: 2015 (enero - agosto)
Página Web
49
Quejas y Reclamos
solucionadas vía
49
Correo electrónico
19
19
Presenciales
8
8
Correo físico
28
28
Otras
0
0
104
104
Mecanismos
Quejas y Reclamos formulados vía
TOTAL
PETICIONES RECEPCIONADAS DE ENERO A AGOSTO DE 2015
MEDIO DE RECEPCION
DE WEB
49
CARTA
19
E-MAIL
28
PRESENCIALES
8
TOTAL
104
CLASIFICACIÓN
DE CONSULTA
2
DE INFORMACIÓN
102
TOTAL
104
Se observa que el 100% de las peticiones recibidas fueron gestionadas cumpliendo los
tiempos legales. Es destacable que de las 104 peticiones presentadas de enero a agosto de
2015, 102 fueron solicitando información y 2 de consulta sobre temas de la entidad.
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2. Sistemas de Información y comunicación:
La Gestión Documental del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas se rige por los
lineamientos del Archivo General de la Nación de Colombia, Ley 594 de 2000, decretos y
acuerdos reglamentarios. En el año 2013 se elaboró, aprobó y adoptó el Programa de
Gestión Documental en cumplimiento del título V, Gestión de Documentos, Artículo 21, 22,
19, 25 y 26 en lo referente al tema de la Ley General de Archivos.
Para todo lo relacionado con la gestión de correspondencia interna y externa, se adoptada
el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
Se adelanta el trabajo para identificar y elaborar los registros de activos de información de
Fogacoop. Esta información junto con las tablas de retención documental se constituye en
los soportes del proceso de Gestión documental.
El inventario de registros de activos de información se generó a partir de los reportes e
informes que se encuentran registrados en las caracterizaciones de procesos, en la matriz
de activos del sistema de gestión de seguridad de la información y de las tablas de
retención documental.
Conclusiones y Recomendaciones
Esta oficina evidenció que las oportunidades de mejora identificadas han sido, en su gran mayoría,
subsanadas, concluyendo que el sistema de Control Interno en Fogacoop viene operando
normalmente, dándose cumplimiento a los procedimientos, con sujeción a las normas y aplicación
de los controles establecidos en el Mapa de Riesgos.
No se detectaron deficiencias materiales de ninguna clase y por ende no hay impactos de esta
naturaleza en las cifras de los estados financieros del Fondo.
Atentamente,
JOSE MANUEL ZABALA TORRES
Auditor Interno FOGACOOP
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