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FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS
FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Noviembre 2014 – Febrero 2015
Bogotá, Marzo de 2015
FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 y de conformidad con la información y evidencias
encontrados a través del cumplimiento del rol de evaluación y seguimiento la Oficina de Control Interno, se presenta
informe de avances en cada uno de los dos (2) Módulos de Control: El de Planeación y Gestión y el de Evaluación y
Seguimiento y el Eje Transversal Información y Comunicación.
1.
Módulo de Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente Talento Humano
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos:
Como resultado de la medición del clima organizacional, se generó un plan de trabajo que se comenzó a
desarrollar desde el mes de enero de 2014 y que incluye acciones para realizar a lo largo de esa vigencia.
1.1.2
Desarrollo del Talento Humano:
Mediante Circular Interna número 004 del 14 de Octubre de 2014 se adoptó el Plan de Incentivos con vigencia
2014-2015, el cual establece el programa así como los lineamientos generales de este. El programa se orienta
a otorgar reconocimientos por el buen desempeño individual o colectivo, generando una cultura de trabajo
orientada a la calidad de los servicios y al mejoramiento permanente en la atención y prestación de los
servicios que brindan y a la productividad en cumplimiento del quehacer institucional.
Como resultado del Plan de Incentivos aprobado mediante Circular Interna No. 004 del 14 de octubre de 2014,
se dieron reconocimientos a distintos empleados del fondo de acuerdo a los siguientes parámetros:
Desempeño Individual
Sentido de Servicio
Equipos de Trabajo.
Es preciso mencionar que este reconocimiento se llevó a cabo el 19 de diciembre de 2014 en las Instalaciones
de CAFAM.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos:
En lo relativo al direccionamiento estratégico de la entidad, Fogacoop tiene en desarrollo la Planeación General
con enfoque del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, por lo cual se tiene en ejecución un Plan
Estratégico Institucional 2012-2016, el Plan de Desarrollo Administrativo 2014, el Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano y un Plan de Recursos Humanos.
El Decreto 2482 de 2012 establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión,
FOGACOOP ha venido ejecutando las actividades programadas, permitiendo el debido cumplimiento, sin
mayores variaciones, como se evidencia en los seguimientos periódicos realizados por la alta dirección.
Dando cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa 100-01 de 2014 del DAFP, se diligenció el
Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión (FURAG), en el cual se reportó el avance de la
implementación del Sistema Integrado de Planeación y Gestión y las políticas de desarrollo administrativo de la
vigencia 2013.
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Se realizaron Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión, las cuales fueron realizadas por funcionarios
de la entidad en el mes de Diciembre de 2014, de acuerdo a los requisitos de las normas NTCGP1000:2009,
ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e ISO 27001, identificando oportunidades de mejora.
Se continúa la tarea de implementación de Gobierno en Línea, complementada con las capacitaciones que se
están dictando a la totalidad de los funcionarios de la entidad.
El Fondo continúa con la expedición del Boletín Jurídico Financiero, que tiene como fin primordial actualizar a
las cooperativas en temas de gran trascendencia e impacto para ellas, tales como el Informe de Coyuntura,
donde se muestran asuntos relacionados con el desarrollo de las cooperativas y los indicadores de gestión de
las cooperativas inscritas; una sección de Jurisprudencia y Doctrina donde se actualizan las últimas leyes,
decretos y regulaciones que son de interés del sector solidario, entre otros.
Se reactivó el equipo MECI y se llevó a cabo la actualización del mismo.
En la actualidad la entidad desarrolla el proceso de convergencia a las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF), que se encuentra en su fase de diagnóstico y capacitación. Igualmente se adelanta, en forma
paralela, la actualización del ERP, lo que permitirá su adaptación a las NIIF y que la entidad tenga un sistema
de información financiera más ágil y robusto.
FOGACOOP realizó audiencia pública de rendición de cuentas el día 30 de Octubre del 2014, en este se
entregaron los resultados de la gestión correspondiente a los periodos comprendidos entre Agosto 2013 a
Agosto 2014. Esta audiencia fue transmitida en la página de inicio de la web de FOGACOOP a través del
sistema de video por internet (video Streaming), lo cual permitió que nuestras cooperativas inscritas,
ahorradores y ciudadanos interesados, ubicados en diferentes regiones del país, pudieran ver la transmisión;
así mismo, se habilitaron diferentes canales para que la comunidad pudiera, de manera rápida y ágil, formular
preguntas y aclarar dudas, como: Foro virtual, Twitter, correo electrónico institucional de la entidad, línea
nacional gratuita, PBX y chat en línea, todo esto con el fin de fomentar la participación ciudadana y fortalecer
los mecanismos de consulta y seguimiento participativo a la gestión pública.
FOGACOOP, en materia presupuestal, ostenta autonomía respecto del Presupuesto General de la Nación,
según se desprende de los artículos 1º y 4º del Decreto Ley 2206 de 1998. Está regido de manera especial en
materia de elaboración, ejecución y control presupuestal por la Resolución 2416 de 1997 expedida por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por el Reglamento Interno de Presupuesto adoptado mediante
Resolución 013 de 2009, emitida por su Junta Directiva. El presupuesto de Fogacoop tiene una finalidad
gerencial y sirve como herramienta de planeación, seguimiento y control del gasto, tanto del Fondo
Administrador como de la Reserva del Seguro de Depósitos.
En cuanto a la ejecución del presupuesto 2014 se presenta el siguiente resultado, el cual nos da un porcentaje
de ejecución del 98% de ingresos y el 81% de los gastos presupuestados, tal como se refleja en los siguientes
cuadros:
Presupuesto del Fondo Administrador
Ingresos:
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Gastos:
Presupuesto de la Reserva del Seguro de Depósito:
Ingresos:
Gastos:
1.3 Componente Administración del Riesgo:
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Relativo a la administración de riesgos, el Fondo tiene en su plan de acción unas metas definidas que apuntan
a apoyar a las cooperativas en la adopción de un sistema de administración de riesgos y a identificar y
administrar las matrices de riesgos del Fondo, entre otras. Adicionalmente, se realiza evaluación del sistema
integral de riesgos internos (Operativo, Corrupción, Cumplimiento y Estratégicos).
Se aprobó y se consolidó la Unidad de Riesgos que entró en funcionamiento en noviembre de 2014. Es un
gran avance que permite consolidar en una sola área la administración de los riesgos de la entidad.
2.
Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento.
2.1 Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión:
El Comité de Dirección continúa con los seguimientos periódicos a la Gestión del Fondo y al desarrollo
de los diferentes proyectos que se adelantan en la actualidad; los otros mecanismos de
autoevaluación de gestión y de control como la Junta Directiva y el Comité de Auditoría, se vienen
reuniendo con una periodicidad mensual.
Desde la Oficina de control Interno se viene desarrollando la campaña de autocontrol a todos los
funcionarios de la entidad.
Se debe mencionar que cada Gerencia a través de las observaciones y planes de acción suscritos con
la Oficina de Control Interno, realizan las respectivas acciones de mejora con el fin de subsanar las
observaciones y hallazgos.
2.2 Componente de Auditoría Interna
2.2.1 Auditoría Interna:
Se aprobó por parte de la Junta Directiva y del Comité de Auditoría, el Programa de Auditoría propuesto
para el año 2015, el cual para finales del año tuvo una ejecución del 95% esto debido a la realización de
algunos ajustes al plan. Las auditorías se desarrollaron según lo establecido en el programa de
auditoria.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
2.3.1 Plan de Mejoramiento:
Producto de la Auditoría Integral realizada por la Contraloría General de República, a las vigencias 2011 y 2012, en
el mes de Diciembre de 2013, se recibió el informe correspondiente en el mes de Enero de 2014, en el que el ente
Auditor manifiesta que FOGACOOP fenece las cuentas fiscales correspondientes a las vigencias auditadas, con
concepto favorable a la gestión y opinión limpia sobre sus estados financieros. De acuerdo al informe de la
Contraloría, se elaboró el plan de mejoramiento correspondiente, para las vigencias 2011 y 2012, el cual fue
remitido dentro del término establecido por el SIRECI, este plan de mejoramiento para diciembre de 2014 quedo
con un avance del 100%. Fue realizada la Auditoría Integral para la vigencia 2013, feneciendo la cuenta,
nuevamente con resultado favorable a la gestión y opinión limpia a los estados financieros. Como resultado de la
misma, se elaboró y suscribió un nuevo plan de mejoramiento en el mes diciembre de 2014.
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3. Eje Transversal Información y Comunicación
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1.
Información y Comunicación interna y externa:
La entidad tiene reglamentado el manejo interno para la atención de peticiones, quejas, reclamos y denuncias
que se presenten, así como la herramienta habilitada en la página web a fin de que cualquier ciudadano tenga
acceso a ellas.
Es importante resaltar que en cumplimiento de las estrategias de “Atención al Ciudadano”, ”Estrategia
Antitramites” y la de “Rendición de Cuentas” que hacen parte del Plan de Anticorrupción y Atención al
Ciudadano del año 2014, se desarrollaron varias actividades que permitieron una mejor y efectiva
comunicación de la comunidad y el Fondo. Este resultado puede ser consultado en el link:
http://www.fogacoop.gov.co/es/nuestra-gestion/informes?relacion=b7d8304933fb2b569223bec0e9544402
2.
Sistemas de Información y comunicación:
La Gestión Documental del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas se rige por los lineamientos del
Archivo General de la Nación de Colombia, Ley 594 de 2000, decretos y acuerdos reglamentarios. En el año
2013 se elaboró, aprobó y adoptó el Programa de Gestión Documental en cumplimiento del título V, Gestión de
Documentos, Artículo 21, 22, 19, 25 y 26 en lo referente al tema de la Ley General de Archivos.
En el marco del Sistema de Gestión Integral se caracteriza lo referente al tema en el proceso GESTIONAR
LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD, adoptado como política interna sobre responsabilidades, procesos y
actividades mediante la Resolución 025 de 2010.
Para todo lo relacionado con la gestión de correspondencia interna y externa, se adoptada el Acuerdo 060 de
2001 del Archivo General de la Nación.
Se realizan mantenimientos preventivos a los microcomputadores del Fondo (cada 4 ó 6 meses, de acuerdo a
la necesidad), al tiempo se realiza la actividad de verificar el software instalado en los equipos con la ayuda de
la herramienta PCINFO. Así mismo, éste aspecto fue incorporado tanto en los contratos de trabajo del personal
del Fondo (a partir de abril de 2004) como en las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la
información de Fogacoop.
Es importante comentar que hasta la fecha no se ha dado de baja a ningún software.
Asimismo, los encargados de TI realizan copias de seguridad de los recursos compartidos en la Red y bases
de datos, semanalmente. También se tiene un sistema de backup de un recurso compartido (Plan de
Continuidad del Negocio) el cual es actualizado por cada funcionario y TI se encarga de colocar las copias en
la nube de modo que la entidad pueda tener una guía de las operaciones manuales de cada área con el fin de
continuar con sus operaciones normalmente, mientras se reestablecen los sistemas de cómputo.
Conclusiones y Recomendaciones
Para la vigencia 2014 esta oficina evidenció que las oportunidades de mejora identificadas han sido, en su gran mayoría,
subsanadas, concluyendo que el sistema de Control Interno en Fogacoop viene operando normalmente, dándose
cumplimiento a los procedimientos, con sujeción a las normas y aplicación de los controles establecidos en el Mapa de
Riesgos.
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No se detectaron deficiencias materiales de ninguna clase y por ende no hay impactos de esta
naturaleza en las cifras de los estados financieros del Fondo.
Con todo el incumplimiento de la Firma Enésima en la entrega de la Solución Tecnológica Integral,
dio ocasión a una reclasificación contable con un efecto en el P y G de $1.100 aproximadamente.
Es de anotar que la Revisoría Fiscal, respecto de los estados financieros transmitidos a la
Superintendencia Financiera de Colombia, analizó el registro contable del proyecto Conecta y llegó
a la conclusión que no era posible mantener el activo diferido, toda vez que se conoce que el
proyecto no va a reportar un beneficio. Informa que se realizaron mesas de trabajo con la
administración del Fondo y se concluyó que debía hacerse una reclasificación de los recursos
asociados al proyecto como un derecho en otros activos y provisionarlo al 100%.
La administración del Fondo analizó la adquisición de unas licencias base que, si bien en principio
estaban asociadas al proyecto Conecta, las mismas van a ser utilizadas en los procesos
tecnológicos de TI y además se usaron en las pruebas, razón por la cual serán activadas
contablemente.
Se solicitó autorización de la Superfinanciera para retransmitir los estados financieros al 31 de
diciembre de 2014 y se obtuvo autorización.
En cuanto a las actuaciones por parte de los órganos de supervisión y control, la Contraloría
General de la República realizó una visita para verificar la gestión 2013, de la misma se obtuvo un
puntaje favorable de 91.575 sobre 100. Así mismo, se feneció la cuenta 2013 De otra parte, se
establecieron tres (3) hallazgos administrativos. El Fondo presentó el plan de mejoramiento
correspondiente.
En lo que se refiere a la Superintendencia Financiera de Colombia, la misma no realizó ninguna
visita a FOGACOOP, como tampoco realizó solicitudes distintas al suministro de información. La
Contaduría General de la Nación no realizó ningún requerimiento al Fondo.
Atentamente,
JOSE MANUEL ZABALA
Auditor Interno FOGACOOP
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