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FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS
FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Noviembre 2015 – Febrero 2016
Bogotá, Marzo de 2016
FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 y de
conformidad con la información y evidencias encontrados a través del cumplimiento
del rol de evaluación y seguimiento la Oficina de Control Interno, se presenta
informe de avances en cada uno de los tres (3) Módulos de Control: El de
Planeación y Gestión y el de Evaluación y Seguimiento y el Eje Transversal
Información y Comunicación.
1. Módulo de Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente Talento Humano
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos:
En Diciembre de 2015 se dio capacitación a los funcionarios del Fondo sobre los
temas de riesgos de corrupción y los riesgos a que está expuesta la Entidad en el
mapa de riesgos.
Adicionalmente el 6 de noviembre de 2015 se enviaron vía correo electrónico a
todos los funcionarios, tips sobre causas de corrupción.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano:
En Noviembre de 2015 se capacitaron tres (3) funcionarios en el tema de
METADATOS; así mismo, para el mes de Enero de 2016 se participó en el Congreso
de Tesorería realizado por la ASOBANCARIA en la ciudad de Cartagena donde
participó el Director del Fondo.
También se realizó capacitación a todos los funcionarios del Fondo con respecto a
Office 365 implementado en la entidad recientemente.
Adicionalmente, la Caja de Compensación Familiar dio paso al fortalecimiento de
competencias a todos los funcionarios, actividad desarrollada en el mes de
Diciembre.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos:
En lo relativo al direccionamiento estratégico de la entidad, Fogacoop tiene en
desarrollo la Planeación General con enfoque del Modelo Integrado de Planeación
y Gestión, por lo cual se tiene en ejecución un Plan Estratégico Institucional 20122016, el Plan de Desarrollo Administrativo 2014, el Plan Anticorrupción y Atención
al Ciudadano y un Plan de Recursos Humanos.
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El Decreto 2482 de 2012 establece los lineamientos generales para la integración
de la planeación y la gestión, FOGACOOP ha venido ejecutando las actividades
programadas, permitiendo el debido cumplimiento, sin mayores variaciones, como
se evidencia en los seguimientos periódicos realizados por la alta dirección.
Se encuentra en desarrollo la operación de apoyo a la Cooperativa Coopetrol.
1.3 Componente Administración del Riesgo:
Se adelantó la actualización del mapa de riesgos de la entidad, finalizando en el
mes de diciembre de 2015.
Se inició en la vigencia 2016 la actualización del mapa de riesgos de corrupción,
con el concurso de todos los funcionarios de la entidad.
En el mes de Noviembre de 2015 se presentó un riesgo operativo en el proceso de
Gestionar Recursos Internos - Gestionar Bienes y Servicios, el cual fue reportado
en el mes de Febrero de 2016.
2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento.
2.1 Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión:
El Comité de Dirección continúa con los seguimientos periódicos a la Gestión del
Fondo y al desarrollo de los diferentes proyectos que se adelantan en la actualidad;
los otros mecanismos de autoevaluación de gestión y de control como la Junta
Directiva y el Comité de Auditoría, se vienen reuniendo con una periodicidad
mensual.
Se adelantaron las Auditorías Internas Integrales de Calidad en el mes de Enero y
Febrero del año 2016, a todos los procesos. Es de destacar que se realizaron
totalmente con personal de la entidad.
2.2 Componente de Auditoría Interna
2.2.1 Auditoría Interna:
Se aprobó por parte de la Junta Directiva y del Comité de Auditoría, el Programa de
Auditoría propuesto para el año 2016, el cual para finales del año tuvo una ejecución
del 100%. Las auditorías se desarrollaron según lo establecido en el programa de
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auditoría. Igualmente se aprobó el Manual de Procedimientos de Auditoría, en
sesión del Comité de Auditoría No. 70 de febrero 29 de 2016.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
2.3.1 Plan de Mejoramiento:
Producto de la Auditoría Integral realizada por la Contraloría General de República,
a las vigencias 2011 y 2012, en el mes de Diciembre de 2013, se recibió el informe
correspondiente en el mes de Enero de 2014, en el que el ente Auditor manifiesta
que FOGACOOP fenece las cuentas fiscales correspondientes a las vigencias
auditadas, con concepto favorable a la gestión y opinión limpia sobre sus estados
financieros. De acuerdo al informe de la Contraloría, se elaboró el plan de
mejoramiento correspondiente, para las vigencias 2011 y 2012, el cual fue remitido
dentro del término establecido por el SIRECI, este plan de mejoramiento para
diciembre de 2014 quedó con un avance del 100%.
Fue realizada la Auditoría Integral para la vigencia 2013, feneciendo la cuenta,
nuevamente con resultado favorable a la gestión y opinión limpia a los estados
financieros. Como resultado de la misma, se elaboró y suscribió un nuevo plan de
mejoramiento en el mes diciembre de 2014. A diciembre de 2015, este plan se ha
cumplido en un 100%.
No hubo visita de la Contraloría durante la vigencia 2015.
3. Eje Transversal Información y Comunicación
1. Información y Comunicación interna y externa:
La entidad tiene reglamentado el manejo interno para la atención de peticiones,
quejas, reclamos y denuncias que se presenten, así como la herramienta habilitada
en la página web a fin de que cualquier ciudadano tenga acceso a ellas.
Es importante resaltar que en cumplimiento de las estrategias de “Atención al
Ciudadano”, “Estrategia Antitrámites” y la de “Rendición de Cuentas” que hacen
parte del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano del año 2015, se
desarrollaron varias actividades que permitieron una mejor y efectiva comunicación
de la comunidad y el Fondo.
2. Sistemas de Información y comunicación:
La Gestión Documental del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas se rige
por los lineamientos del Archivo General de la Nación de Colombia, Ley 594 de
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2000, decretos y acuerdos reglamentarios. En el año 2013 se elaboró, aprobó y
adoptó el Programa de Gestión Documental en cumplimiento del título V, Gestión
de Documentos, Artículo 21, 22, 19, 25 y 26 en lo referente al tema de la Ley General
de Archivos.
En el marco del Sistema de Gestión Integral el tema se caracterizó en el proceso
GESTIONAR LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD, adoptado como política
interna sobre responsabilidades, procesos y actividades mediante la Resolución
025 de 2010.
Para todo lo relacionado con la gestión de correspondencia interna y externa, se
adoptó el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
Se realizan mantenimientos preventivos a los microcomputadores del Fondo (cada
4 ó 6 meses, de acuerdo a la necesidad), al tiempo se realiza la actividad de verificar
el software instalado en los equipos con la ayuda de la herramienta PCINFO. Así
mismo, éste aspecto fue incorporado tanto en los contratos de trabajo del personal
del Fondo (a partir de abril de 2004) como en las políticas del Sistema de Gestión
de Seguridad de la información de Fogacoop. Es importante comentar que hasta la
fecha no se ha dado de baja a ningún software.
De acuerdo a la expedición del acuerdo 06 de 2014 y la ley 1712 de 2014 el área
encargada de la gestión documental de la Entidad realizó actualización de la tabla
de retención documental y el cuadro de clasificación documental y definió el
esquema de publicación, registro de activos de información y el sistema de
conservación en el sistema de gestión integral. Estos se encuentran publicados en
la página web de la entidad.
Se transcribe el informe de seguimiento que hace Auditoría Interna al licenciamiento
de software.
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Asimismo, los encargados de TI realizan copias de seguridad de los recursos
compartidos en la Red y bases de datos, semanalmente. También se tiene un
sistema de backup de un recurso compartido (Plan de Continuidad del Negocio) el
cual es actualizado por cada funcionario y TI se encarga de colocar las copias en la
nube de modo que la entidad pueda tener una guía de las operaciones manuales
de cada área con el fin de continuar con sus operaciones normalmente, mientras se
reestablecen los sistemas de cómputo.
Conclusiones y Recomendaciones
Para la vigencia 2015 esta oficina evidenció que las oportunidades de mejora
identificadas han sido, en su gran mayoría, subsanadas, concluyendo que el
sistema de Control Interno en Fogacoop viene operando normalmente, dándose
cumplimiento a los procedimientos, con sujeción a las normas y aplicación de los
controles establecidos en el Mapa de Riesgos.
Con base a la observación realizada en el componente Administración del Riesgo,
esta oficina recomienda que los riesgos identificados sean reportados
oportunamente.
No se detectaron deficiencias materiales de ninguna clase y por ende no hay
impactos de esta naturaleza en las cifras de los Estados Financieros del Fondo.
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En lo que se refiere a la Superintendencia Financiera de Colombia, la misma no
realizó ninguna visita a FOGACOOP, como tampoco realizó solicitudes distintas al
suministro de información. La Contaduría General de la Nación no realizó ningún
requerimiento al Fondo.
Atentamente,
JOSE MANUEL ZABALA
Auditor Interno FOGACOOP
CRR/JMZT 10/03/2016
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