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FONDO DE GARANTÍAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS FOGACOOP
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI VIGENCIA 2015
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 y de
conformidad con la información y evidencias encontrados a través del cumplimiento
del rol de evaluación y seguimiento la Oficina de Control Interno, se presenta informe
de avances en cada uno de los Módulos de Control: El de Planeación y Gestión y el
de Evaluación y Seguimiento y el Eje Transversal Información y Comunicación del
Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, en los siguientes términos:
1. Módulo de Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente Talento Humano
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos:
Se actualizaron y socializaron los códigos de Ética y Buen Gobierno, los cuales
fueron publicados en la página WEB de la entidad.
Dando cumplimiento al artículo 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, se realizó
seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de este trabajo se
evidenció que se realizaron algunas actividades que minimizan los 8 riesgos del Mapa
de Corrupción por Procesos de la Entidad; adicionalmente se hizo seguimiento a
otras actividades que se anexaron al Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En
general, se concluyó que la entidad realizó distintas actividades encaminadas a la
disminución de los riesgos identificados como de corrupción en la entidad así como
también fortaleciendo la participación ciudadana.
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SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
FOGACOOP
VIGENCIA: 2015
FECHA DE PUBLICACÓN: 18 DE ENERO 2016
COMPONENTE:
Seguimiento 3 OCI
Fecha Seguimiento: Al 31 de Diciembre de 2015
Actividades
Componente
Programadas
Estrategia de
Racionalización de
2
Tramites
Plan Atencion al
Ciudadano.
Formulación de la
Estrategia de Rendición
de Cuentas a la
Ciudadanía.
Transparencia y Acceso a
la Información Publica.
2
Actividades
Cumplidas
% de
Avance
Observaciones
2
100%
Sin Observaciones
100%
La actividad: "Evaluar alternativas y definir acciones para dar cumplimiento a los
lineamientos normativos en materia de accesibilidad en espacios físicos", ha venido
realizándose de manera extemporánea, por lo complejo del estudio; sin embargo, se
han evaluado las diferentes alternativas y se han definido acciones tendientes a
definir el cumplimiento de estos lineamientos. Ya se encuentra partida presupuestal
del año 2016 para la compra de alguna de las alternativas propuestas. Se está
esperando visitas técnicas de diferentes empresas.
2
8
8
100%
Para la actividad "Presentar el informe de gestión del Fondo con corte agosto 2014 a
agosto 2015", se evidenció que el 5 de Noviembre de 2015, se presentó en audiencia
pública, informe de gestión con corte de Diciembre 2014 con avance a Junio 2015,
quedando presentado, dicho informe en audiencia publica, con un termino de año y
medio, tiempo superior al establecido.
4
4
100%
Sin Observaciones
INICIATIVAS ADICIONALES
Mapa de Riesgos de
Anticorrupción
4
4
100%
En la actividad "Realizar una capacitación relacionada con los temas de seguridad de la
información para todos los funcionarios del Fondo" se evidenció que el 21 de
septiembre de 2015, se lanzó la campaña para interiorizar entre los funcionarios del
Fondo todo el Sistema de Seguridad de la Información, se inició con la lectura de la
Circular 003 del 17 de mayo de 2012 que describe la adopción al Sistema, se refrendó
dicha lectura con la participación de 30 funcionarios del Fondo en el concurso que se
realizó el pasado 13 de octubre de 2015. Esta actividad queda registrada como
extemporánea porque la misma fue realizada en meses posteriores.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano:
Clima organizacional - Resultados de evaluación y ejes de acción:
El estudio se enfocó en tres aspectos principales: Clima y Cultura, Microclima y
Liderazgo.
Los resultados generales se complementan con resultados por segmentos: Género,
Edad, Antigüedad, Escolaridad, Tipo de vivienda, Cabeza de familia, Hijos, Edad de
los hijos, tipo de contrato, por áreas.
El resultado general del índice de Clima Laboral es del 76.26%. Si bien debe
mejorarse, se considera un buen resultado dado que mejora el índice obtenido en la
última medición y es superior al promedio obtenido por las entidades del estado que
es del 70%.
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Los resultados de los tres aspectos son:
Clima y Cultura – 73.86%.
Liderazgo – 73.49%.
Microclima - 81.42%.
Los resultados indican que el trabajo de mejoramiento debe enfocarse en temas
como el de Liderazgo principalmente.
Las recomendaciones sobre este estudio incluyen entre otros, desplegar los
resultados en las áreas y funcionarios y socializarlos buscando su empoderamiento,
obtener asesoría para trabajar el tema de liderazgo, el fortalecimiento de los líderes
y su alineamiento con las estrategias organizacionales, revisar el tema de
reconocimiento a los empleados, intervenir las áreas más críticas, fortalecer el trabajo
en red.
Capacitación.
Se capacitó a 13 funcionaros, auditores internos de calidad, como Auditores Internos
Integrales HSEQ, curso que tuvo una intensidad de 56 horas.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos:
En lo relativo al direccionamiento estratégico de la entidad, Fogacoop tiene en
desarrollo la Planeación General con enfoque del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión, por lo cual se tiene en ejecución un Plan Estratégico Institucional 2012-2016,
el Plan de Desarrollo Administrativo 2015, el Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano y un Plan de Recursos Humanos.
El Decreto 2482 de 2012 establece los lineamientos generales para la integración de
la planeación y la gestión; FOGACOOP ha venido ejecutando las actividades
programadas, permitiendo el debido cumplimiento, sin mayores variaciones, como se
evidencia en los seguimientos periódicos realizados por la alta dirección.
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En cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa 100-01 de 2014 del DAFP,
se diligenció el Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión (FURAG), en
el cual se reportó el avance de la implementación del Sistema Integrado de
Planeación y Gestión y las políticas de desarrollo administrativo de la vigencia 2014.
Los días 1 y 2 de junio se realizó la Auditoría de Seguimiento a los sistemas de
Gestión de la Calidad por parte de firma BUREUA VERITAS, recomendando
mantener las certificaciones a la Entidad.
Se adelanta la tarea de implementación de Gobierno en Línea, complementada con
las capacitaciones que se están dictando a la totalidad de los funcionarios de la
entidad.
El Fondo continúa con la expedición del Boletín Jurídico Financiero, que tiene como
fin primordial actualizar a las cooperativas en temas de gran trascendencia e impacto
para ellas, tales como el Informe de Coyuntura, donde se muestran asuntos
relacionados con el desarrollo de las cooperativas y los indicadores de gestión de las
cooperativas inscritas; una sección de Jurisprudencia y Doctrina donde se actualizan
las últimas leyes, decretos y regulaciones que son de interés del sector solidario,
entre otros.
La Junta Directiva de FOGACOOP en la sesión del 24 de junio, acordó incrementar
el valor del seguro de depósito administrado por FOGACOOP en los siguientes
términos:
a. Para las cooperativas Financieras autorizadas y supervisadas por la
Superintendencia Financiera de Colombia, el valor máximo asegurado será de
veinte millones de pesos ($20.000.000) moneda legal, por persona.
b. Para las cooperativas de Ahorro y Crédito, Multiactivas o Integrales con sección
de ahorro y crédito autorizadas y supervisadas por la Superintendencia de la
Economía Solidaria, el valor máximo asegurado será de doce millones de pesos
($12.000.000) moneda legal, por persona.
Las sumas anteriores no tendrán deducibles por ningún concepto.
FOGACOOP, en materia presupuestal, ostenta autonomía respecto del Presupuesto
General de la Nación, según se desprende de los artículos 1º y 4º del Decreto Ley
2206 de 1998. Se rige de manera especial en materia de elaboración, ejecución y
control presupuestal por la Resolución 2416 de 1997 expedida por el Ministerio de
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Hacienda y Crédito Público y por el Reglamento Interno de Presupuesto adoptado
mediante Resolución 013 de 2009, emitida por su Junta Directiva. El presupuesto de
Fogacoop tiene una finalidad gerencial y sirve como herramienta de planeación,
seguimiento y control del gasto, tanto del Fondo Administrador como de la Reserva
del Seguro de Depósitos.
1.3 Componente Administración del Riesgo:
Relativo a la administración de riesgos, el Fondo tiene en su plan de acción unas
metas definidas que apuntan a apoyar a las cooperativas en la adopción de un
sistema de administración de riesgos y a identificar y administrar las matrices de
riesgos del Fondo, entre otras. Adicionalmente, se realiza evaluación del sistema
integral de riesgos internos (Operativo, Corrupción, Cumplimiento y Estratégicos).
La Coordinación de Riesgos inició el trabajo de actualización del mapa de riesgos,
para lo cual se diseñó un instructivo y unas matrices para que los responsables de
cada proceso actualicen sus riesgos bien sea diseñando unos nuevos, rediseñando
anteriores o eliminando otros. Esta labor culminó en el mes diciembre
2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento.
2.1 Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión:
El Comité de Dirección continúa con los seguimientos periódicos a la Gestión del
Fondo y al desarrollo de los diferentes proyectos que se adelantan en la actualidad;
los otros mecanismos de autoevaluación de gestión y de control como la Junta
Directiva y el Comité de Auditoría, se vienen reuniendo con una periodicidad mensual.
Se debe mencionar que cada Gerencia a través de las observaciones y planes de
acción suscritos con la Oficina de Control Interno, realizan las respectivas acciones
de mejora con el fin de subsanar las observaciones y hallazgos.
El Comité de Dirección, coordinado por la Gerencia de Asuntos Estratégicos,
adelantó los preparativos para la rendición de cuentas que se realizó el 5 de
noviembre. Esta rendición de cuentas comprendió a la vigencia de 2014 y el primer
semestre de la vigencia 2015.
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Los resultados del FURAG fueron publicados y divulgados a todos los funcionarios
del Fondo mediante correo en el que se presentó el informe consolidado del estado
de las políticas de desarrollo administrativo y de GEL.
Para el año 2015 no se realizará evaluación de los Índices de Transparencia Nacional
según comunicado de Transparencia por Colombia.
2.2 Componente de Auditoría Interna
2.2.1 Auditoría Interna:
Se aprobó por parte de la Junta Directiva y del Comité de Auditoría, el Programa de
Auditoría propuesto para el año 2015 el cual para finales del año tuvo una ejecución
del 97% esto debido a la realización de algunos ajustes al plan. Las auditorías se
desarrollaron según lo establecido en el programa de auditoria.
Las personas vinculadas a Auditoría Interna asistieron a capacitaciones en Auditorías
de Calidad.
Trimestralmente, la oficina de Auditoría Interna, verifica que las áreas de Presupuesto
y Contabilidad emitan, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información
Financiera (CHIP), el reporte sobre los saldos y movimientos contables, las
operaciones recíprocas así como también las notas de carácter específico con
respecto al balance de la Entidad. Además del avance de ejecución del presupuesto
para cada trimestre. Se verificó que la entidad esté al día con dicho reporte.
Adicionalmente esta oficina realiza auditorias tanto legales como de seguimientos los
cuales han sido reemitidos a las áreas auditadas teniendo como resultado la adopción
de las recomendaciones dadas, definiendo e implementando acciones de mejora
para el buen funcionamiento de todos los procesos.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
2.3.1 Plan de Mejoramiento:
Fue realizada la Auditoría Integral para la vigencia 2013 por la CGR, feneciendo la
cuenta, nuevamente con resultado favorable a la gestión y opinión limpia a los
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Estados Financieros. Se elaboró y suscribió un nuevo plan de mejoramiento al que
esta oficina realizó los respectivos seguimientos en junio y diciembre de 2015, estos
seguimientos fueron remitido en el plazo establecido por el SIRECI y se encuentran
publicados en la página Web del Fondo.
El siguiente es el Plan de Mejoramiento con corte al 31 de diciembre de 2015:
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3. Eje Transversal Información y Comunicación
1. Información y Comunicación interna y externa:
La entidad tiene reglamentado el manejo interno para la atención de peticiones,
quejas, reclamos y denuncias que se presenten, así como la herramienta habilitada
en la página web a fin de que cualquier ciudadano tenga acceso a ellas.
El 100% de las peticiones recibidas fueron gestionadas cumpliendo los tiempos
legales. Es destacable que de las 104 peticiones presentadas de enero a agosto de
2015, 102 fueron solicitando información y 2 de consulta sobre temas de la entidad.
2. Sistemas de Información y comunicación:
La Gestión Documental del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas se rige
por los lineamientos del Archivo General de la Nación de Colombia, Ley 594 de 2000,
decretos y acuerdos reglamentarios. En el año 2013 se elaboró, aprobó y adoptó el
Programa de Gestión Documental en cumplimiento del título V, Gestión de
Documentos, Artículo 21, 22, 19, 25 y 26 en lo referente al tema de la Ley General
de Archivos.
En el marco del Sistema de Gestión Integral se caracteriza lo referente al tema en el
proceso GESTIONAR LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD, adoptado como
política interna sobre responsabilidades, procesos y actividades mediante la
Resolución 025 de 2010.
Para todo lo relacionado con la gestión de correspondencia interna y externa, fue
adoptado el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
De acuerdo a la expedición del acuerdo 06 de 2014 y la ley 1712 de 2014 el área
encargada de la gestión documental de la Entidad realizó actualización de la tabla de
retención documental y el cuadro de clasificación documental y definió el esquema
de publicación, registro de activos de información y el sistema de conservación en el
sistema de gestión integral. Estos se encuentran publicados en la página web de la
entidad.
Por otra parte, en relación con el Acuerdo 02 de 2014 Artículo 12°. Organización de
documentos al interior de los expedientes y unidades documentales simples, se les
ha realizado seguimiento y acompañamiento a las asistentes de la Entidad, en la
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elaboración de este nuevo requisito, La Gerencia de Servicios Corporativos prestó
apoyo a los procesos técnicos para transferencias documentales 2015.
Se encuentran suscritos dos contratos, uno de ellos con Servicios Postales
Nacionales, para gestión de distribución de correspondencia a nivel nacional e
internacional y otro contrato suscrito con la empresa Alpopular para el
almacenamiento y custodia de documentos y cintas magnéticas en fase II del ciclo
de vida de los documentos. Actualmente se tienen en custodia los títulos de la
operación de apoyo adelantada con Coopetrol.
Además, la entidad cuenta con 78 microcomputadores y 6 servidores. El software
instalado en todos los equipos se encuentra debidamente licenciado.
Se realizan mantenimientos preventivos a los microcomputadores del Fondo (cada 4
ó 6 meses, de acuerdo a la necesidad), al tiempo se realiza la actividad de verificar
el software instalado en los equipos con la ayuda de la herramienta PCINFO. Así
mismo, éste aspecto fue incorporado tanto en los contratos de trabajo del personal
del Fondo (a partir de abril de 2004) como en las políticas del Sistema de Gestión de
Seguridad de la información de Fogacoop.
Asimismo, los encargados de TI realizan copias de seguridad de los recursos
compartidos en la Red y bases de datos, semanalmente. También se tiene un sistema
de backup de un recurso compartido (Plan de Continuidad del Negocio) el cual es
actualizado por cada funcionario y TI se encarga de colocar las copias en la nube de
modo que la entidad pueda tener una guía de las operaciones manuales de cada
área con el fin de continuar con sus operaciones normalmente, mientras se
reestablecen los sistemas de cómputo.
El inventario de registros de activos de información se generó a partir de los reportes
e informes que se encuentran registrados en las caracterizaciones de procesos, en
la matriz de activos del sistema de gestión de seguridad de la información y de las
tablas de retención documental.
Conclusiones y Recomendaciones
Los resultados de la medición de Clima Organizacional indican que se deben
implementar acciones tendientes a mejorar el resultado obtenido, fortaleciendo
principalmente el tema de liderazgo, labores que ya fueron iniciadas y plasmadas en
un plan de trabajo que involucran tanto a directivos como a funcionarios.
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Producto de la labor de acompañamiento y asesoría por parte de Auditoría Interna,
las oportunidades de mejora identificadas han sido, en su gran mayoría, subsanadas,
concluyendo que el sistema de Control Interno en Fogacoop viene operando
normalmente, dándose cumplimiento a los procedimientos, con sujeción a las normas
y aplicación de los controles establecidos en el Mapa de Riesgos.
JOSE MANUEL ZABALA TORRES
Auditor Interno
CRR/JMZT 11/03/2016
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