1. CA-GC-01 Caracterización Proceso Sistemas Integrados de Gestión

VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
CÓDIGO: CA-GC-01
VIGENCIA: JUN/15/2014
PÁGINA: 1
IDENTIFICACIÓN GENERAL
RESPONSABLE
OBJETIVO
ALCANCE
PROVEEDORES
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
Representante de la Dirección.
Establecer, documentar, implementar y mantener los Sistemas Integrados de
Gestión (MECI, Calidad, Salud Ocupacional, Documental), en el logro de la
política y objetivos de calidad, dirigido a la satisfacción del
cliente y el
autocontrol, fomentando la cultura de mejora continua.
INICIA: Planeación, implementación y sensibilización de los Sistemas Integrados
de Gestión en la institución.
INCLUYE: Procedimientos de control de documentos, control de registros, control
del producto no conforme y acciones preventivas, correctivas y de mejora
FINALIZA: Control del producto no conforme y las acciones correctivas,
preventivas y de mejora concernientes del proceso y planes de mejoramiento si
se requieren.
ENTRADAS
Código de Ética
Plan Estratégico
de Gestión
Humana
Políticas
Institucionales
DESCRIPCIÓN GENERAL
PLANEAR
ACTIVIDADES
Acciones para contribuir a la
interiorización de los valores y
principios del IMETY.
SALIDAS
Autocontrol
CLIENTES
Proceso
Gestión
Humana
Programación de las actividades
de
inducción,
reinducción,
entrenamiento,
capacitación,
bienestar
y
evaluación
del
desempeño.
Participación en las actividades
que adelante el Proceso de
Gestión Humana.
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
Plan Estratégico
Política y
Objetivos de
Calidad
Plan Estratégico
Política y
Objetivos de
Calidad
Contexto
Estratégico
Proyectar el desempeño del
proceso, hacia el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
Planificar acciones que den
cumplimiento a las estrategias
establecidas
en
el
Plan
Estratégico del IMETY.
Planificar la medición de la
efectividad de los controles y los
resultados de la gestión en
tiempo real.
Identificar, analizar, valorar y
generar políticas para la
administración de los riesgos del
proceso.
Plan de Acción
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
Informe de
Autoevaluación
del Control
Proceso
Sistemas
Integrados de
Gestión
Informe de
Autoevaluación
de la Gestión
Mapa de
Riesgos
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
PÁGINA: 2
CÓDIGO: CA-GC-01
PROVEEDORES
Dirección
ENTRADAS
Acto
Administrativo
por medio del
cual se adopta
el Sistema de
Gestión de la
Calidad (SGC).
Acto
Administrativo
por medio del
cual se adopta
el Modelo
Estándar de
Control Interno
(MECI).
Acto
Administrativo
por medio del
cual se adopta
el Modelo de
Salud
Ocupacional
(SO).
Proceso
Sistemas
Integrados de
Gestión
Entorno Legal
Acto
Administrativo
por medio del
cual se adopta
la Gestión
Documental
(GD).
Norma Técnica
de Calidad para
la Gestión
Pública
NTCGP
1000:2009
Ley 872 de 2003
Decreto 1599 de
2005
Modelo
Estándar de
Control Interno
MECI
1000:2005
VIGENCIA: JUN/15/2014
HACER
ACTIVIDADES
Dirigir la implementación y
mantenimiento de los Sistemas
Integrados de Gestión (SIG),
alcanzando su sostenibilidad a
través del tiempo.
Dirigir y coordinar las actividades
y reuniones de SGC y MECI.
Supervisar
y
apoyar
las
actividades y reuniones de SO y
GD.
SALIDAS
Sistema de
Gestión de la
Calidad
CLIENTES
Todo el
Instituto
Modelo Estándar
de Control
Interno
Modelo de Salud
Ocupacional
Gestión
Documental
Someter a validación del Proceso
Control Estratégico de Gestión,
las propuestas de normalización
de cada Elemento de Control.
Apoyar la rendición de informes
dirigidos
al
seguimiento
y
evaluación de los SIG.
Mantener contacto permanente
con las partes externas que
permitan informar y actualizar
los asuntos relacionados con los
SIG.
Administrar
y
controlar
los
documentos y registros del SGC
y MECI.
Elaborar un cronograma anual de
actividades de medición, análisis
y mejora articulado con la
planificación de cada proceso,
teniendo en cuenta:
Programa
de
auditorías
internas
Auditorías externas
Plazos de Ley
Plazos del IMETY
El
cronograma
debe incluir
acciones tendientes a:
Generar
una
cultura
organizacional enfocada al
mejoramiento continuo y al
cumplimiento de la política y
objetivos de calidad.
Mejorar en la satisfacción de
Cronograma
Todo el
Instituto
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
PÁGINA: 3
CÓDIGO: CA-GC-01
-
Todos los procesos
Informe de
Autoevaluación
de la Gestión
Informe de
Autoevaluación
del Proceso
Control
Estratégico de
Gestión
Informe
Ejecutivo Anual
de Control
Interno
Informe de
Auditorías
Internas
Informe de
Auditorías
Externas
Informe de
evaluación
sobre el Plan
Estratégico de
Gestión
Humana
Clientes Externos
Informe de
Seguimiento a
la Satisfacción
del Cliente
Información
Primaria
Clientes Internos
Información
Secundaria
VIGENCIA: JUN/15/2014
los requisitos del cliente
Optimizar
la
operación
interna institucional.
Elevar
los
niveles
de
eficiencia,
eficacia
y
efectividad de los procesos.
Generar
una
cultura
de
autocontrol que permita a los
funcionarios
planear
las
correcciones
y
mejoras
del
proceso.
Realizar la revisión de los
Sistemas Integrados de Gestión
para
asegurarse
de
su
conveniencia,
adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad.
Presentar las recomendaciones
para la mejora y la necesidad de
efectuar cambios.
Asesorar y capacitar a los
funcionarios de los procesos, en
los temas que contribuyan a
subsanar
las
variaciones
presentadas entre las metas
esperadas por cada proceso y los
resultados obtenidos.
Informe sobre
los Sistemas
Integrados de
Gestión
Dirección
Todos los
Procesos
Asesoría y
Capacitación
Solicitud de
Acciones
Preventivas,
Correctivas y de
Mejora
Solicitar a los procesos, la
formulación e implementación de
acciones preventivas, correctivas
o de mejora, con base en el
análisis de datos de hechos
ocurridos en los procesos que
afecten el cumplimiento de los
requisitos del cliente o aquellos
identificados como potenciales.
Procesar y dar trámite a las
solicitudes de los clientes
internos y externos, que sean de
competencia del Proceso de
Sistemas Integrados de Gestión
o por solicitud expresa de la
Dirección, utilizando los medios
de acceso a la información con
Solicitud
tramitada
Cliente Externo
Clientes
Internos
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
VIGENCIA: JUN/15/2014
PÁGINA: 4
CÓDIGO: CA-GC-01
que cuenta el instituto.
PROVEEDORES
Entorno Legal
Ley 594 de 2000
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
PROVEEDORES
Proceso Sistemas
Integrados de
Gestión
VERIFICAR
ACTIVIDADES
ENTRADAS
Tablas de
retención
Documental
Verificar que se cumpla con las
disposiciones legales para el
control
de
documentos
y
registros, de conformidad con las
tablas de retención documental
aprobadas en IMETY.
Garantizar que la auditoría
interna efectuada por el Proceso
de Control Estratégico de Gestión
se desarrolle sin dificultad,
verificando que corresponda a un
plan detallado que permita
evaluar el control a la gestión, a
los resultados y al seguimiento
de los planes de mejoramiento
del proceso.
Análisis de datos e indicadores
Información
Secundaria
Auditoría
Interna
Tablero de
control de
indicadores
ACTUAR
ACTIVIDADES
ENTRADAS
Asesoría
Capacitación
y
Solicitud
de
Acciones
Preventivas,
Correctivas y de
Mejora
Tomar
las
acciones
de
mejoramiento,
correctivas
y
preventivas
necesarias
para
corregir
desviaciones
encontradas a los Sistemas
Integrados de Gestión y las
acciones que se derivan de los
procesos
de
autoevaluación,
evaluación independiente y de
las auditorías externas.
PROCESOS DE SOPORTE
Sistema de Planeación y Desarrollo Estratégico
Gestión Académica
Gestión Comunitaria y Responsabilidad Social
Gestión Administrativa y de Servicios
Gestión Financiera
Gestión de Promoción y Atención al Ciudadano
Gestión Humana
Control Estratégico de Gestión
SALIDAS
CLIENTES
Gestión
documental
Todo el
Instituto
Información
Secundaria
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
Información
Secundaria
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
SALIDAS
Planes de
Mejoramiento
CLIENTES
Sistema de
Gestión de la
Calidad
MECI
Salud
Ocupacional
Gestión
Documental
RECURSOS
Talento Humano: Directivos, docentes,
personal administrativo.
Infraestructura: Instalaciones del IMETY
Ambiente de trabajo: Normas de seguridad
básicas
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
VIGENCIA: JUN/15/2014
PÁGINA: 5
CÓDIGO: CA-GC-01
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES
ESPECIFICACIONES
POR EL CLIENTE
Eficiencia en
planeamiento y
ejecución del proceso
LEGALES Y
REGLAMENTARIOS
Ver Normograma
Satisfacción en la
prestación del servicio
ORGANIZACIONALES
Implementación y
mejora de los SIG.
Cronograma de
reuniones
Planes de acción
NTCGP 1000: 2009,
MECI 1000:2005
4.1, 4.2.1, 4.2.2,
4.2.3, 4.2.4, 5.4.2,
5.5.1, 5.5.3, 6.2.1,
7.1, 7.2.3, 7.5.3, 8.1,
8.2.2, 8.2.3, 8.4,
8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.
Informes de gestión









DOCUMENTOS
REGISTROS Y ACTAS
INTERNOS:
 Informe para la revisión por la dirección.
 Solicitud modificación y/o creación de
documentos.
 Listado de distribución de documentos.
 Listado maestro de documentos internos.
 Listado maestro de documentos externos.
 Listado maestro de registros
 Acciones correctivas, preventivas o de
mejora.
 Plan auditoría interna de calidad.
 Programa auditoría interna de calidad.
 Lista de verificación
 Informe de Auditoria
 Listado maestro documentos obsoletos.
 Control de servicio no conforme.
 Listado maestro de indicadores
 Formato de quejas y sugerencias
 Reporte No Conformidad Auditoría
Interna.
Manual de Calidad.
Procedimiento de control de documentos
Procedimiento de control de registros
Procedimiento de auditorías internas de calidad.
Procedimiento control servicio no conforme.
Procedimiento acciones correctivas, preventivas
o de mejora.
PEI
Procedimiento de norma fundamental
Instructivo Herramientas Básicas de Calidad
EXTERNOS:
Norma ISO 9001:2008
Norma 19011:2004
Norma NTCGP 1000:2009
Norma MECI 1000:2005
Guía 34
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
CÓDIGO: CA-GC-01
VIGENCIA: JUN/15/2014
PÁGINA: 6
CONTROL DEL PROCESO
INDICADORES DE GESTIÓN
1. Acciones correctivas y/o preventivas implementadas
2. Acciones tomadas en relación con las quejas y reclamos
ELABORÓ:
Carmen Elisa Gómez Tobón
Junio 15 / 2014
REVISÓ:
Comité de Calidad
Septiembre 09 / 2014
APROBÓ:
Fernando Forero Cruz Director IMETY
Diciembre 22 / 2014