UD 1 – Tema 6 - Planeamiento estratégico de sistemas (PES) Algunos conceptos sobre PES: El Planeamiento Estratégico de Sistemas es una actividad esencial que fundamentalmente permite: 1. Alinear los objetivos del negocio con estrategias de Tecnología de la Información. 2. Integrar las diferentes áreas del negocio bajo una única arquitectura de información. 3. Definir los proyectos que implanten las estrategias tecnológicas. 4. Administrar los riesgos de cada estrategia y los presupuestos de una manera metódica. 5. Definir mejores estructuras organizacionales de Sistemas. 6. Definir indicadores para evaluar la efectividad de cada estrategia. 7. Administrar de una manera ordenada y consensuada las nuevas estrategias con los problemas del día a día. 8. Facilitar proyectos de mejoras a los procesos de desarrollo y mantenimiento de Sistemas. Planeamiento Estratégico de Sistemas de Información Orienta la organización y gestión de los servicios informáticos de una empresa. En él se expresa las nuevas formas de trabajo, los sistemas y servicios de información a adquirir o construir, la tecnología a utilizar y los presupuestos sobre el efecto que tendrá la nueva forma de gestión sobre los usuarios y la organización de la institución. Lo siguiente debe leerse como complemento del apunte de la UD1- Tema 6 Planeamiento estratégico de sistemas de Cristóbal. Esto lo obtuve de: http://www.osde.com.ar/fundacion_osde/pdf/biblioteca/sistemas.pdf Es un informe donde se enumeran las etapas del PES, la idea es la misma que la del apunte de Cristobal, pero creo que lo siguiente es un poco más comprensible. En la formulación del planeamiento estratégico de sistemas, deben cumplirse las siguientes etapas principales: —Diagnóstico de la situación organizativa Esta etapa implica realizar el diagnóstico de la situación de la organización en aspectos claves vinculados con las actividades informáticas, tales como: cultura organizacional, objetivos, planeamiento, estructura de organización, sistemas y procedimientos, conducción y toma de decisiones, productividad, relaciones interpersonales, etc. —Identificación de los objetivos estratégicos El objetivo de esta etapa es vincular el planeamiento de sistemas con el planeamiento comercial. Se efectúa el análisis de la orientación estratégica de la organización y se identifican sus implicaciones en la función de administración de recursos informáticos, determinando el valor estratégico de los sistemas de información y de la aplicación de la tecnología informática para fortalecer la respuesta de la organización a los diferentes factores que determinan su relación con el mercado. Esta etapa produce como resultado la definición de los objetivos estratégicos del plan de sistemas, en el contexto del marco referencial compuesto por el plan comercial, el diagnóstico emergente de la etapa anterior y el análisis de la competencia. Esta definición incluye el establecimiento de la prioridad y el peso relativo de cada objetivo, en el contexto de estrategias de liderazgo de costos, de diferenciación o de focalización. —Análisis de los métodos y procedimientos Los objetivos de esta etapa son: proveer la comprensión de la situación operativa, generar herramientas útiles de comunicación con los usuarios y obtener elementos para estructurar un puente entre el planeamiento y la implementación del plan. —Identificación de las necesidades informativas En esta etapa se definen los procesos o partes del ciclo de vida de cada uno de los recursos de la organización (personal, dinero, clientes, productos, información, instalaciones, etc.). Se determina, para cada proceso de cada recurso, cuáles son las necesidades de información que deben ser satisfechas para administrarlo eficientemente. Entre otras herramientas, se utiliza en esta etapa el método de los factores claves para el éxito. —Evaluación de la arquitectura de sistemas El objetivo de esta etapa es la identificación de los principales sistemas de información existentes, estableciendo la relación de cada uno de ellos entre sí y con la estructura de la organización, con los procesos y con los archivos. —Análisis de la infraestructura existente El propósito de esta etapa es reconocer el equipamiento de computación y de comunicaciones existente, a fin de obtener los elementos para planear la transición de la situación actual a la situación que se persigue como objetivo. —Definición de la arquitectura de aplicaciones Esta etapa constituye la primera de los que conforman el resultado de la formulación del plan. La arquitectura de sistemas, definida en el nivel estratégico, incluye tres elementos básicos: la descripción de archivos y bases de datos, la descripción de funciones de cada sistema a implantar y la descripción de la lógica global que enlaza los sistemas. —Definición de arquitecturas de hardware, software y comunicaciones El objetivo esencial de esta etapa es definir el hardware, el software y las redes de comunicaciones de datos que deben servir de soporte a los sistemas. También se define cuál es la distribu-ción óptima de los diferentes sistemas. Incluye, como primer paso, el análisis de las tendencias tecnológicas. Asimismo, se determina el grado de centralización o descentralización que se aplicará en cada una de las tres dimensiones siguientes: configuración de hardware, desarrollo de software y ejercicio de la función de administración de recursos informáticos. Uno de los puntos esenciales de esta etapa es la identificación de las tecnologías informáticas que resultan decisivas para la posi ción competitiva de la organización, así como la definición de las pautas para la implementación de estas tecnologías. —Organización y procedimientos En esta etapa, se determina todo lo relacionado con el soporte organizativo y administrativo de los sistemas de información. Para ello, se ponderan elementos tales como: la distribución de las necesidades de acceso a las bases de datos, los requerimientos de acceso a los archivos centrales, los tiempos de respuesta y de actualización de las base de datos, el volumen proyectado de transaccio-nes, los momentos y lugares de captura de datos, las bases de orga-nización de las actividades informáticas, etc. Además, se definen la composición y funciones del comité de sistemas, organismo formado por representantes de la dirección, del área ARI y de las áreas usuarias, y destinado a coordinar y controlar el desarrollo del plan. —Plan de sistemas En esta etapa se formula detalladamente el plan de sistemas de la organización. Se divide en tres partes que corresponden, respectivamente, al plan estratégico, al plan táctico y al plan operativo anual. El contenido principal de cada una de estas partes es el siguiente: Plan estratégico (largo plazo) — Sistemas • Plan estratégico / objetivos. • Arquitectura de sistemas, existente. • Arquitectura de sistemas, futura. • Principales sistemas a desarrollar. — Recursos Técnicos • Arquitecturas de hardware, de software y de comunica-ciones existentes. • Arquitecturas de hardware, de software y de comunica-ciones futuras. • Principales proyectos de instalación de hardware, de soft-ware y de comunicaciones. — Recursos humanos • Políticas y normas para el personal informático. • Desarrollo de ejecutivos de sistemas y personal técnico clave. — Organización y Procedimientos • Objetivos de cada grupo de sistemas. • Composición y funciones del comité de sistemas. — Plan de Acción • Plan de proyectos. • Proyección de gastos de desarrollo. — Apéndices • Análisis de los procesos administrativos. • Análisis de la competencia. • Tendencias tecnológicas. • Necesidades informativas (corto y largo plazo). Plan táctico (mediano plazo) — Sistemas • Lista de los proyectos a desarrollar. • Criterios de medición de performance. — Recursos técnicos • Plan de capacidad (proyección de la capacidad del equipamiento para absorber el crecimiento previsto de las aplicaciones informáticas). — Recursos humanos • Plan de reclutamiento de personal. • Plan de capacitación. • Plan de promoción. — Organización y procedimientos • Cambios organizativos. — Plan de acción • Plan de proyectos. • Costos de desarrollo. Presupuesto y plan operativo anual — Sistemas • Sistemas a desarrollar en el siguiente año. — Recursos técnicos • Plan de instalación. • Proyección de utilización de recursos. — Recursos humanos • Asignación por proyecto. — Plan de acción • Gantt de implementación. • Presupuesto. • Planes por proyecto. ------------------------------------------------------------------------------------------- Necesidad e importancia del planeamiento estratégico de sistemas La planificación del uso de los recursos informáticos en la organización responde a los mismos fundamentos que sostienen la necesidad de planificar todas las restantes actividades empresarias. Sin embargo, presenta además los siguientes fundamentos específicos: —La labor de desarrollo y operación de sistemas de informa-ción tiene una profunda repercusión en la eficiencia de todas las funciones de la organización, tanto en los niveles operativos como en los de planeamiento y control. —La función de sistemas es una función de servicio. En consecuencia, resulta imprescindible planificar su desarrollo de acuerdo con las prioridades operativas y estratégicas que la dirección asigne a cada una de las unidades de negocio de la organización. —Las actividades informáticas requieren importantes inver-siones, tanto en mano de obra como en equipos e infraestructura. —Las aplicaciones de los recursos informáticos exigen un proceso de diseño, programación, prueba, implementación y mantenimiento que se desarrolla en períodos de, por lo menos, varios meses, y terminan conformando un paquete de proyectos cuya coordinación es imposible sin una adecuada planificación de la asignación de recursos. —La configuración, la contratación, la instalación y la puesta en funcionamiento de equipos e instalaciones informáticas sue-len demandar largos períodos (muchas veces medidos en años), importantes costos, conversión de aplicaciones o archivos, capacitación del personal, entrenamiento de usuarios, y otras accio-nes similares cuyo éxito no es concebible sin un adecuado planeamiento. —El cambio tecnológico involucrado en las actividades informáticas es vertiginoso. Sin embargo, responde a tendencias que pueden identificarse y entre las cuales la organización debe hacer su elección para mantenerse en los mejores niveles de eficiencia en el uso de la tecnología informática. La aplicación de la tendencia escogida debe ser planificada. —El planeamiento de sistemas va más allá de la problemá-tica de computación: suministra una clara definición y un preciso inventario de la información clave para dirigir y administrar el negocio, y proporciona mecanismos de regulación y control para asegurar la rápida adecuación de la organización a los cambios de contexto.