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Fecha de
Aprobación
25 de Marzo
de 2014
Versión
003
Registro:
GTCI-AU112015
SEGUIMIENTO
Proceso
Informe de Auditoría Interna
Formato
Auditor Líder o
Responsable de
Auditoría
Código
SEG-FOR02
Germán Alberto Moreno González
Asesor 1020 grado 16 con funciones de Control Interno (e)
Decreto No. 1387 del 22 de junio de 2015 - Minvivienda
Equipo Auditor
Cliente Auditoria
Luz Mary Peñaranda Villamil
Subdirectora Administrativa y
Financiera
Edilberto Pineda Alvarado
Objetivo
Evaluar la gestión institucional frente a los procesos y procedimientos que se realizan
en la gestión contractual de la entidad.
Cumplimiento
Alcance
Criterios y directrices a aplicar
Esta auditoría cubre la evaluación de los siguientes aspectos:
Los criterios para la realización de esta auditoria son los
establecidos en la ley 87 de 1993, ley 80 de 1993, ley
1474 de 2011 y la ley 1150 de 2007, así como los
Decretos 019 de 2012, 1510 de 2013 y 1082 de 2015
entre otras normas vigentes. Así mismo, se tendrán en
cuenta los procedimientos y formatos correspondientes la
gestión contractual que se encuentran aprobados en el
sistema de gestión de la calidad de la entidad.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para
el grupo de contratos de acuerdo a la normatividad legal vigente.
Cumplimiento
100%
21 de diciembre de 2015
100%
24 de diciembre
de 2015
23 de diciembre de 2015
Reunión de Apertura
Oficina Subdirección Administrativa y Financiera
Elaboración Informe Preliminar
de Auditoría (sólo equipo
auditor)
Reunión de Cierre
Área de trabajo de
Control Interno
Oficina
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Resumen de la Auditoria
El Grupo de Trabajo de Control Interno - GTCI realizó el proceso de auditoría a la gestión institucional frente a los procesos y procedimientos que se realizan en la contratación de la entidad; teniendo en cuenta los
criterios y directrices a aplicar definidos en la apertura de este proceso auditor.
Para la verificación de la contratación institucional, el Grupo de Trabajo de Control Interno seleccionó una muestra de dieciséis (16) contratos del total de los cien (100) celebrados a fecha del 10 de diciembre de
2015, equivalente a un 16%, de los cuales obtuvimos los siguientes resultados:
No. del contrato
Objeto Contractual
Periodo Contractual
Prorrogas, adiciones
y otros
Modalidad de
selección
Observaciones particulares
1. De acuerdo a las cuatro productos que se deben
5
Prestar los servicios profesionales y de apoyo a la
gestión mediante la elaboración, coordinación,
implementación y revisión de los proyectos regulatorios
de carácter general y particular para los servicios
Acta de terminación
públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y 06-01-2015 al 10-08-2015
anticipada del
aseo previstos en la Agenda Regulatoria indicativa par
contrato.
el año 2015, en los asuntos de conocimiento y
competencia del Experto Comisionado, Dr. Alejandro
Gualy Guzmán.
entregar mensualmente, solamente se evidencia en la
carpeta uno, que es el informe de actividades.
Contratación directa
2. En la carpeta no se evidencia el pago correspondiente
del mes de enero de 2015, de acuerdo a la factura de
venta No. 0043 de enero de 2015.
1. En la carpeta no se evidencia el seguimiento mensual
16
20
Prestar el servicio de vigilancia y seguimiento a nivel
nacional de los procesos judiciales que cursen y se
presenten en contra y a favor de la Comisión de
Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - 19-01-2015 al 18-12-2015
CRA, garantizando la información confiable y oportuna
de las actuaciones dentro de los procesos judiciales
conforme se vayan generando.
Contrato de obra a todo costo para la adecuación de
una oficina ubicada las instalaciones de la CRA.
de los procesos por parte de la firma contratista, éste se
N/A
15 días a partir de la firma Adición en el valor del
del acta de inicio.
contrato.
Invitación Pública
encuentra en un cd en el archivo general de la entidad.
2. No se encontraron pagos mensuales de acuerdo a la
Invitación Pública
facturación que realiza el contratista.
1. El contrato se celebró por el rubro presupuestal de
Mantenimiento de Otros Bienes, siendo que la oficina es
un bien inmueble de la CRA y a la vez en el presupuesto
de 2015 existe el rubro de Mantenimiento de Bienes
Inmuebles.
2. No se registro la fecha de suscripción de la adición al
contrato por valor de $645.000 M/cte.
3. En el informe de actividades aparece que el acta de
entrega a satisfacción se recibió el día 09 de enero de
2015. Siendo la fecha real el día 09 de febrero de 2015.
4. No se encuentra soportes de pago del contrato.
5. Falta acta de liquidación del contrato.
Fecha de
Aprobación
25 de Marzo
de 2014
Versión
003
Registro:
GTCI-AU112015
SEGUIMIENTO
Proceso
Formato
Código
SEG-FOR02
Informe de Auditoría Interna
1. Durante los tres primeras facturas de cobro la
representante legal certifica "que se encuentra al día en el
pago de seguridad social y parafiscales, en la última
25
Suministrar los insumos necesarios para el
mantenimiento preventivo y correctivo de la sede donde
funciona la Comisión de Regulación de Agua Potable y
Saneamiento Básico (CRA), de conformidad con las
especificaciones técnicas establecidas en el estudio
previo, la invitación pública y la aceptación de la oferta.
factura certifica que la empresa no cuenta con empleados
Desde el 17-02-2015 al
30-10-2015 / Hasta
agotar presupuesto.
Prorroga hasta el día
22 de diciembre de
2015.
de nómina, ni por prestación de servicios, razón por la cual
Invitación Pública
no esta obligada a realizar aportes a seguridad social ni a
parafiscales,
igualmente
argumenta
que
ella
es
pensionada y que los aportes a salud son descontados en
la pensión".
2. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación
que realiza la empresa.
1. El contrato se celebro para mantenimiento preventivo y
correctivo de los vehículos, dentro de las facturas de
cobro aparecen sensores de reversa con cámara para los
27
Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo incluido los repuestos originales, derivados
de la actividad de mantenimiento, a los vehículos de la
Comisión de Regulación de Agua Potable y
03-03-2015 al 31-12-2015
Saneamiento Básico, de conformidad con las
especificaciones técnicas establecidas en el estudio
previo, invitación pública y en el contrato.
4 vehículos, los cuales son accesorios.
N/A
Invitación Pública
2. Dentro de las facturas aparece el cobro de chalecos
reflectivos y cables de iniciar para los 4 vehículos, los
cuales no son repuestos.
3. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación
36
Suministrar el vestuario y calzado de dotación con
destino a los conductores y auxiliares administrativos
18-04-2015 al 18-12-2015
de la Comisión de Regulación de Agua Potable y
Saneamiento Básico - CRA durante la vigencia 2015.
50
Prestar los servicios de soporte técnico y actualización
al programas PIMISYS, en los módulos de
contribuciones especiales y nómina de la Comisión de 10-06-2015 al 27-12-2015
Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico –
CRA.
que realiza la empresa.
1. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación
N/A
Invitación Pública
que realiza la empresa.
68
71
77
N/A
Prestar los servicios profesionales para el apoyo de la
construcción del Plan Estratégico Quinquenal de la
Prorroga hasta el día
CRA, para el periodo 2016-2020, de acuerdo con lo 29-07-2015 al 28 12-2015
31 de enero de 2016.
dispuesto en el artículo 2.3.6.3.2.6 del Decreto 1077 de
2015.
Prestar sus servicios profesionales para el apoyo
técnico, a las funciones asignadas a la oficina Asesora
12-08-2015 al 22-12-2015
de Planeación y TIC’s de la CRA, en los requerimientos
contemplados en la estrategia de gobierno en línea.
Prestar los servicios a la Comisión de Regulación de
10-09-2015 al 22-12-2015 N/A
Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA), en la
elaboración de un documento de compilación que
contenga las resoluciones de carácter general vigentes
expedidas por la CRA desde el primer día de octubre
de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2014, de
conformidad con el Decreto 1077 de acueducto,
alcantarillado y aseo, excluyendo las de carácter
transitorio.
Contratación directa
1. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación
que realiza la empresa
1. No se evidencia la certificación de no existencia de
personal de planta, igualmente en el contrato no se
Contratación directa
menciona.
1. Las actividades que desarrolló en el contrato no se
evidencian en la carpeta.
N/A
Contratación directa
2. No se evidencia los pagos de acuerdo a los informes de
actividades que presenta el contratista mensualmente.
Contratación directa
1. Dentro de los productos a entregar para el primer pago
se exigía socializar el contenido del producto en sesión de
expertos, verificado el informe de seguimiento técnico
administrativo y financiero, supervisión e interventoría
"Formato RGE-FOR36", en el cual se informa sobre las
actividades realizadas por el contratista y se certifica el
cumplimiento a satisfacción por parte del supervisor, se
refleja que la socialización del producto se realizó en la
Oficina Jurídica y no en el Comité de Expertos.
2. Para el segundo pago también se exige la socialización
en Comité de Expertos del contenido del producto,
aparece en el informe de actividades como "fecha a
disposición".
Código
SEG-FOR02
Fecha de
Aprobación
25 de Marzo
de 2014
Versión
003
Registro:
GTCI-AU112015
SEGUIMIENTO
Proceso
Informe de Auditoría Interna
Formato
1. En la certificación de cumplimiento de pagos de
seguridad social y parafiscales adjuntada para el concurso
de méritos, el representante legal certifica que se
encuentra al día en el pago de los aportes de empleados
al sistema de seguridad social y parafiscales, y que ha
realizado el pago de los aportes en los últimos 6 meses;
79
Realizar el diagnostico, evaluación, planeación e
implementación del Sistema de gestión de Seguridad
de la información SGSI, basada en la norma técnica
NTC-ISO-IEC27001:2013.
en las certificaciones para el pago del contrato por parte
21-09-2015 al 20-12-2015
N/A
Concurso de méritos
de la CRA menciona en las certificaciones
que se
encuentra a paz y salvo por estos conceptos ya que
durante los últimos 6 meses no ha tenido personal
vinculado por nómina, por ende no se generan dichos
aportes, el documento soporte de la certificación se
encontraba firmado por funcionario diferente establecido
en la ley 789 de 2002.
Sin observaciones
85
Adecuación del centro de cómputo de la Comisión de
Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico –
Adición en el valor del
CRA, con suministro e instalación de aires
08-10-2015 al 18-12-2015
contrato.
acondicionados de alta disponibilidad, de conformidad
con las condiciones técnicas exigidas.
Licitación pública
Sin observaciones
89
Contratar los servicios de consultoría para la
elaboración de un estudio sobre el impacto de la
regulación vigente en la prestación de los servicios
60 días calendario a partir
públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, en la
de 29-10-2015
sostenibilidad, viabilidad y dinámica del sector durante
el periodo 2012-2014, de conformidad de las
especificaciones técnicas definidas en este documento.
91
Contratar el suministro de combustible para los
vehículos de propiedad de la Comisión de Regulación
de Agua Potable y Saneamiento Básico, de acuerdo
03-11-2015 al 31-10-2016
con las condiciones y especificaciones establecidas en
la orden de compra 4695 del Acuerdo Marco de
Precios.
94
Prestar apoyo de manera autónoma e independiente,
en el desarrollo de las actividades de gestión
documental, en especial la radicación de
10-11-2015 al 30-12-2015
correspondencia, clasificación, ordenación y
descripción de archivos que reposan en la Comisión.
100
Prestar el servicio integral de aseo y cafetería en las
instalaciones de la Comisión de Regulación de Agua
Potable y Saneamiento Básico, de acuerdo con las
condiciones y especificaciones establecidas en el
Acuerdo Marco de Precios N° 5524 de 2015.
N/A
Concurso de méritos
Sin observaciones
N/A
Selección abreviada
Sin observaciones
N/A
Contratación directa
Sin observaciones
09-12-2015 al 31-10-2016
N/A
Selección abreviada
Observaciones, aspectos relevantes, fortalezas y aspectos por mejorar
Fortalezas:
1- Se resalta como fortaleza el cumplimiento oportuno del cargue de la información legal en el SECOP.
2- La Entidad cuenta con un Manual de Contratación que a la fecha de la auditoría se encuentra actualizado.
Observaciones:
1.En carpetas de los contratos No. 05 y 71 no se evidencia los productos entregables en cada una de los pagos acordados, de acuerdo a las obligaciones del contratista.
2. En las carpetas de los contratos no se encuentra reflejado los pagos que se realizan en cada uno de los ellos. Se recomienda adjuntar en la carpeta del contrato la relación de pagos que se encuentran en el
Sistema Integrado de Información financiera SIIF - Nación.
3. El contrato No. 20 cuyo objeto contractual fue " Contrato de obra a todo costo para la adecuación de una oficina ubicada las instalaciones de la CRA" fue celebrado por un rubro presupuestal diferente al que se
encuentra dentro del presupuesto de la entidad.
4. Las certificaciones de paz y salvo en seguridad social y parafiscales de los contratos números 25 79 aportadas por las empresas en el momento de radicar las facturas de cobro de algunos contratos celebrados
con la Entidad, no guardan relación con las aportadas en el momento de la presentación de la ofertas en la invitación pública y en un caso la certificación no se encuentra firmadas por las personas autorizadas en
la ley 789 de 2002. "Revisor Fiscal y/o Representante legal".
5. En el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo en el que se incluyen los repuestos originales de los vehículos, se adquirieron accesorios y otros elementos que no hacen parte de los repuestos.
7. En el contrato No. 77 se realizó el primer pago sin el cumplimiento de la totalidad del producto fijado para el desembolso.
Código
SEG-FOR02
Fecha de
Aprobación
25 de Marzo
de 2014
Versión
003
Registro:
GTCI-AU112015
SEGUIMIENTO
Proceso
Informe de Auditoría Interna
Formato
Hallazgos de auditoria
Proceso / Procedimiento / Actividad
Ejercicio presupuestal
Evidencia del
hallazgo
Hallazgo
El contrato se celebró por el rubro presupuestal
de Mantenimiento de Otros Bienes, siendo que la
Contrato número 20 de
oficina es un bien inmueble de la CRA y a la vez
2015.
en el presupuesto de 2015 existe el rubro de
Mantenimiento de Bienes Inmuebles.
Recomendación del equipo
auditor
Responsable
de la acción de
mejora
La Entidad deberá realizar las
acciones que considere necesarias
frente a este hallazgo.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Ejercicio de supervisión contractual
Diferencias entre las certificaciones de pago de
aportes parafiscales en la fase precontractual y
contractual.
Contratos 25 y 79 de
2015
La Entidad deberá realizar las
acciones que considere necesarias
frente a este hallazgo.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Ejercicio de supervisión contractual
Certificaciones de pago de aportes parafiscales
firmadas por personas diferentes a las
autorizadas en la ley 789 de 2002.
Contratos 79 de 2015
La Entidad deberá realizar las
acciones que considere necesarias
frente a este hallazgo.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Fase precontractual
No se evidencia la certificación de no existencia
de personal de planta.
Contratos 68 de 2015
La Entidad deberá realizar las
acciones que considere necesarias
frente a este hallazgo.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Ejercicio de supervisión contractual
Adquisición de accesorios y otros elementos que
no hacen parte del contrato de "Mantenimiento Contrato número 27 de
preventivo y correctivo de vehículos incluido los
2015.
repuestos originales".
La Entidad deberá realizar las
acciones que considere necesarias
frente a este hallazgo.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Ejercicio de supervisión contractual
Pago del primer desembolso por la entidad, sin el
Contrato número 77 de
cumplimiento de la totalidad de las obligaciones
2015.
pactadas en el contrato.
La Entidad deberá realizar las
acciones que considere necesarias
frente a este hallazgo.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Conclusiones del equipo auditor
Se evidencia debilidades en las diferentes etapas del proceso contractual de la Entidad.
Lista de Distribución
N° Copia - Cargo - Nombre
Dirección Ejecutiva
Subdirección Administrativa y Financiera
N° Copia - Cargo - Nombre
una copia
una copia
NOTA: Este informe se comunicará después de la auditoría ÚNICAMENTE al personal relacionado en la lista de distribución y no será divulgado a terceros sin la autorización
escrita de los líderes de los procesos involucrados y del cliente de la auditoría.
ORIGINAL FIRMADO
Germán Alberto Moreno González
Responsable de la Auditoría
ORIGINAL FIRMADO
Luz Mary Peñaranda Villamil
Auditado
ORIGINAL FIRMADO
Edilberto Pineda Alvarado
Auditor