Términos de Referencia Elaboración del Manual Operativo del

Fondo de Apoyo a la Realización de Oportunidades Locales
Manual Operativo
Noviembre 20, 2007
Términos de Referencia
Elaboración del Manual Operativo
del
Fondo de Apoyo a la Realización de Oportunidades Locales (FAROL)
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ANTECEDENTES
1.1. Como parte del Programa de Cooperación de Canadá en Nicaragua, el Gobierno de la República de
Nicaragua ejecuta a través del Ministerio de Relaciones Exteriores (MINREX), el Instituto
Nicaragüense de Tecnología Agropecuaria (INTA), el Fondo de Inversión Social de Emergencia
(FISE) y el Ministerio de Energía y Minas (MEM) un programa que será financiado por los
próximos cinco años con recursos de contravalor, el cual se rige por el Memorando de
Entendimiento para la Iniciativa Integrada de Desarrollo / Fondo de Apoyo a la Realización de
Oportunidades Locales firmado el 12 de Septiembre de 2006.
1.2. La meta de FAROL es contribuir a mejorar las condiciones socioeconómicas de los segmentos más
vulnerables de la población rural nicaragüense, a través de iniciativas agrícolas, de agua y
saneamiento, y de electrificación rural, integrando activamente las políticas de igualdad de género y
de medioambiente establecidas por ambos gobiernos a la vez que se potencian los procesos de
desconcentración y descentralización del estado de Nicaragua.
1.3. El área geográfica de enfoque la componen aproximadamente diez municipios a seleccionar de los
Departamentos de Jinotega, Matagalpa, Estelí, Nueva Segovia y Madriz, los cuales deberán ser
elegidos según criterios consensuados entre Canadá y Nicaragua.
1.4. El FAROL prevé inversiones del orden de Cad$ 12 millones para el período 2006-2011, las cuales
se distribuirán en tres componentes técnicos: (i) apoyo a la producción agrícola de pequeña escala, a
través del INTA; (ii) mejoramiento de la provisión de agua y saneamiento a familias rurales, a
través del FISE; y (iii) aumento de la cobertura de electrificación rural, a través del MEM. Las
contribuciones del FAROL tendrán como marco de planificación las acciones sectoriales
multianuales que ejecuten las tres instituciones en el territorio de enfoque geográfico seleccionado y
que se complementen con los esfuerzos de la inversión pública y de otros donantes.
1.5. El FAROL se enmarca en las actuales condiciones sectoriales y dentro de las políticas generales, el
Programa de Desarrollo Sostenible y el Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno de Nicaragua con
el fin de mejorar las condiciones de vida de las familias rurales pobres y extremadamente pobres en
su zona de influencia. Adicionalmente, el Fondo se apoyará en una cercana relación de trabajo con
los gobiernos municipales y sus planes de desarrollo, aprovechando las oportunidades para
potenciar los procesos de desconcentración y descentralización que impulsa el estado de Nicaragua.
1.6. El FAROL es conducido estratégicamente por un Comité de Dirección compuesto por dos
representantes de Canadá, un representante independiente nicaragüense y representantes de la
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Secretaría Técnica de la Presidencia (SETEC) y del Ministerio de Relaciones Exteriores (MINREX)
de la República de Nicaragua. Un Comité de Asesoría Técnica, formado por delegados de las
mismas instituciones, proveerá recomendaciones y análisis al Comité de Dirección.
1.7. La gestión diaria del FAROL esta a cargo de la Secretaria Técnica, la cual esta ubicada en el
MINREX y tiene activa interacción con las instituciones ejecutoras y con los gobiernos
municipales. La Secretaria Técnica dependerá del MINREX para la contratación del personal
gerencial y técnico requerido.
1.8. La Secretaria Técnica de FAROL es una entidad administrativa liderada por el Coordinador del
FAROL, la cual tiene como misión apoyar la implementación de las decisiones tomadas por el
Comité de Dirección de FAROL. Su función principal es la de realizar, con solvencia técnica y
administrativa, la gestión diaria del Fondo para garantizar y maximizar el uso eficiente de los
fondos de FAROL y promover su implementación a través de las instituciones ejecutoras y de sus
programas para contribuir a reducir la pobreza en los municipios seleccionados. Esta Secretaria
estará a cargo de las actividades de planificación y monitoreo general del FAROL y de hacer
seguimiento a los proyectos que ejecuten las instituciones sectoriales en los municipios, junto a las
autoridades locales. El Coordinador del FAROL se apoyará en un Especialista de Administración y
Monitoreo, en especialistas sectoriales y otros profesionales que serán contratados
según lo
requiera el Comité de Dirección.
1.9. Como parte de las responsabilidades de la Secretaria Técnica de FAROL se prevé la preparación del
Plan de Implementación del Proyecto, que incluya un manual de operaciones
OBJETIVO DE LA CONSULTORIA
El objetivo de la consultoría es la elaboración del Manual de Operaciones del Proyecto FAROL III y el
planteamiento de las herramientas normativas y de control interno de la Secretaria Técnica del Proyecto,
fortaleciendo la capacidad gerencial en la ejecución del Proyecto, capacitando a los usuarios principales de los
instrumentos diseñados.
ENFOQUE DE LA CONSULTORIA
La consultoría revisará, actualizará y generará una serie de instrumentos gerenciales, a integrarse en la
elaboración de un Manual de Operaciones, con la finalidad de fortalecer a la Secretaria Técnica del Proyecto
FAROL, aumentando su nivel de eficiencia y efectividad. Para este fin, la consultoría se concentrará en tres
temas principales.
1.
Responsabilidades asignadas en los documentos normativos del Proyecto: Memorando de Entendimiento,
Estrategia Interina Revisada y Acuerdos de Contribución.
2.
Establecimiento de mecanismos de planificación, monitoreo y seguimiento en los diferentes niveles del
Proyecto.
3.
Formas de integración de los esfuerzos sectoriales en el logro de los objetivos establecidos.
Basado en estos elementos, iniciará con la formulación del Manual Operativo que conforma los lineamientos
para enfocar el papel de los diferentes actores y la ubicación básica de responsabilidades dentro de FAROL
III y constituye la etapa de perfeccionamiento de la ejecución en cada zona de influencia del Proyecto.
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TAREAS DE LA CONSULTORIA
Las tareas de la consultoría comprenden:
Manual Operativo:
1.
Se efectuará un análisis de la estructuración del proyecto con la finalidad de articular la actuación de los
diferentes niveles y actores dentro del mismo. En el contexto del proyecto y su ejecución existente la
siguiente estructura:
Niveles
Comité de Dirección
Ámbito
Autoridad competente para establecer la planificación estratégica, definir las
políticas y los lineamientos del Fondo dentro del alivio a la pobreza y la
generación de empleo.
Comité de Accesoria Técnica
Elemento de apoyo al Comité de Dirección en coordinación, planificación y
seguimiento de las actividades de cada sector.
Secretaria Técnica
Entidad administrativa, apoya la implementación de las decisiones tomadas por
el Comité de Dirección. Planifica detalladamente las actividades del programa
con estrecha relación con las instituciones sectoriales ejecutoras, gestión
administración diaria del proyecto. que permite la actuación armónica de las
actividades del Proyecto.
Instituciones Sectoriales.
Planificación para las intervenciones sectoriales en los municipios y los grupos
beneficiarios seleccionados. Compuesta por FISE, MEM, INTA. Ejecutoras
de los proyectos.
Gobiernos Municipales- Comité Socios principales para la planificación territorial de las intervenciones.
de Desarrollo Municipal
2.
Se simplificará la presentación organizativa para la ejecución, partiendo de los niveles y ámbitos de
influencia. La información deberá ser ordenada y puesta de una manera fácil de comprender para
cualquier lector.
3.
Metodológicamente, debe realizarse una separación de las funciones propias del proyecto en cuanto a la
necesidad de la Secretaria Técnica de implementar procesos de planificación y evaluación, tanto técnica
como financieramente, de los requerimientos de ejecución hacia fuera de la Secretaria Técnica,
apoyándose para ello en los mecanismos y metodología ya establecidos en las instituciones ejecutoras..
4.
Se definirá una matriz de co financiamiento o, por lo menos, establecer explícitamente los requisitos de
contrapartida local.
5.
Los procedimientos administrativos de la medición de los gastos relacionados a las distintas instituciones
ejecutoras del Proyecto deben estar explícitos en la Reglamentación del Proyecto.
De esta manera, el Manual Operativo será estructurado bajo la siguiente guía:
1.
2.
3.
4.
INTRODUCCION
ANTECEDENTES
PROPOSITO.
ESTRATEGIA DE CORTO Y MEDIANO PLAZO DE FAROL
El proyecto, características, objetivos, metas y medios de ejecución.
Misión
Estrategia
Áreas prioritarias
Ámbito geográfico
Priorización de grupos sociales
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5.
Integración de la mujer en el desarrollo y equidad de género
Concertación entre actores
Descentralización.
ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE FAROL
Organización, niveles y responsabilidades. Esto incluye el flujograma de relaciones entre los distintos
niveles.







6.
OPERATIVIDAD DEL PROYECTO EN LOS TRES NIVELES.

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

7.
La organización de FAROL,
Niveles de políticas, planificación estrategia y financiamiento
Nivel de evaluación, supervisión y control
Nivel operativo administrativo
Nivel operativo ejecutivo.
Flujos para ejecución, Flujo para el seguimiento y evaluación (Financiero y Técnico).
Componentes, descripción, objetivos, metas y actividades
Metodología de ejecución del Proyecto
Tipología de inversiones.
Ciclo de subproyecto, incluyendo identificación, diseño, evaluación ex ante, ejecución,
seguimiento y evaluación.
Requerimientos y responsabilidad administrativa, revisiones, controles, adquisiciones.
Requerimientos de reportes, informes.
ANEXOS:
Esquema metodológico de los procedimientos y estructura del proyecto en cuanto a:
 Auditoria y Control Interno.
 Contratación de bienes y servicios.
 Desembolsos y contabilidad.
Lo anterior, estará en función de los distintos manuales que en ese sentido manejan las Instituciones
Ejecutoras, que se pueden resumir en los siguientes: Manual de Funciones, Manual de Normas
Técnicas de Control Interno, Manual de Procedimientos de Desembolsos y Contabilidad.
Con esta revisión se pretende desarrollar un proceso de revisión organizacional que permita a los miembros
de la Secretaria Técnica efectuar una revisión participativa sobre:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Su ubicación jerárquica dentro de la estructura
Los niveles y líneas de autoridad e instancia de solución de problemas
Funciones sumarias y específicas asignadas de acuerdo a la organización del proyecto.
Clasificar al máximo la ruta crítica de las acciones de inversión minimizando los niveles de aprobación y
proporcionando los medios de control y verificación que optimicen la razonabilidad de las acciones que
se siguen en el ciclo de proyecto.
Estructurar el ciclo del proyecto, identificando los pasos, documentos, formatos, avales, etc. que sean
necesarios para respaldar el proceso de: (1) aprobación; (2) desembolso; (3) supervisión; (4) ejecución;
(5) supervisión; (6) evaluación.
Los procedimientos a seguir dentro de la estructura orgánica y funcional aprobada para el proyecto, en
cuanto al funcionamiento diario de las unidades ejecutoras y en base a sus mismas estructuras
procedimentales (uso de equipos, viáticos, entrenamiento, etc.).
El análisis y revisión de los Manuales existentes en la Instituciones Ejecutoras, deberá permitir obtener:
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




Examen de la estructura organizacional y funcional que se utiliza como referencia.
Descripción de puesto y funciones, indicando claramente los niveles de responsabilidad, niveles
de información.
La ruta crítica del ciclo de proyecto, incluyendo los diferentes niveles en los cuales se genera,
procesa, envía y capta información, así como las responsabilidades en cada nivel.
Documento de Procedimientos absorbiendo los elementos en marcha y que son provechosos, las
nuevas propuestas y separando aquellos procedimientos que generen lapsos críticos en el buen
funcionamiento del Proyecto.
Revisión de las políticas específicas en las áreas de: operaciones de oficina; viáticos; uso de
equipos (computadoras, vehículos, etc.).
El propósito expreso de la consultoría es apoyar a la Secretaria Técnica en el fortalecimiento de las
herramientas de manejo gerencial.
PRODUCTOS DE LA CONSULTORIA
Los productos finales de la consultoría:
1.
2.
Un Manual Operativo para el Proyecto FAROL III congruente con las necesidades de manejo
transparente del Proyecto para todos los actores involucrado, con las herramientas de control y
seguimiento necesarios.
El documento deberá de contener dos (2) copias impresas y soportadas electrónicamente.
Actividades y Productos conexos:
1.
2.
3.
4.
Durante el primer día de la consultaría, deberá elaborar un Plan de Trabajo, incluyendo un cronograma de
entrega de sub.-productos.
Durante la primer semana de la consultaría, deberá entregar un tabla de contenido del Manual de
Procedimientos y su formato.
Deberá revisar todos los manuales y procedimientos existentes en las instituciones ejecutoras.
Presentación a los usuarios del Manual, incluyendo al personal de la Secretaria Técnica y las instancias
ejecutoras.
Referencias útiles al Consultor.
Es deseable que el consultor pueda disponer de la siguiente información:
1.
Manuales de Contabilidad, de Normas Técnicas de Control Interno, de Funciones y Organización,
Manuales Operativos y Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos Financieros, de las
tres instituciones ejecutoras involucrada en este proyecto.
2.
Presupuesto del Proyecto de los años que lo comprenden.
3.
Políticas y líneas estratégicas del proyecto y plan de inversión.
4.
Documentación del programa de cooperación referido a Farol III.
IDIOMA
El idioma del Manual Operativo será el español.
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