Instrucciones de Operación, para el proceso de Otros Compromisos Instrucciones de Operación, para el proceso de Otros Compromisos última actualización: 07/jun/2004 Definición: Los otros compromisos es un proceso establecido por la Dirección Administrativa (a través de la Subdirección de Finanzas) para la comprobación de gastos efectuados por algún suceso o evento extraordinario. Como evento extraordinario entendemos que se realizó un gasto de emergencia, por lo mismo no se pudo hacer una solicitud de viáticos, abastecimiento, servicio, etc. por sistema, en su debido tiempo y forma. Otros compromisos sólo opera con cuentas Internas y exclusivamente en los capítulos 2000, 3000 y 9000. Responsables del proceso: El responsable de vigilar, facultar su uso, borrar compromisos previamente establecidos y emitir cambios al proceso es la Subdirección de Finanzas. Dentro de las Divisiones, la Delegada Administrativa, tiene la responsabilidad de vigilar el cumplimiento de todos los requisitos del proceso. Le corresponde dar seguimiento a los Otros Compromisos que establezca. También puede (si el monto del Fondo Fijo lo permite) entregar efectivo correspondiente a la(s) facturas registradas en Otros Compromisos. Las Secretarias de Dirección son las responsables de operación dentro de las Direcciones de Apoyo. Tiene la responsabilidad de vigilar el cumplimiento de todos los requisitos del proceso. Le corresponde dar seguimiento a los Otros Compromisos que establezca. También puede (si el monto del Fondo Fijo lo permite) entregar efectivo correspondiente a la(s) facturas registradas en Otros Compromisos. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, tiene la responsabilidad de registrar el ingreso de artículos adquiridos y servicios contratados. También puede (si el monto del Fondo Fijo lo permite) entregar efectivo correspondiente a la(s) facturas registradas en Otros Compromisos. La Biblioteca, tiene la responsabilidad de registrar el ingreso de los libros. La Subdirección de Recursos Financieros, es la responsable de la emisión de los cheques solicitados por Otros Compromisos y la afectación contable a las cuentas internas. Las Secretarias en general, están facultadas para realizar los Otros compromisos por sistema. Requisitos previos: 1.- Debe existir un factura a nombre de CICESE, que avale la compra o servicio. 2.- La factura debe cumplir con los requisitos fiscales actuales (anexo A) 2015/11/13 1-3 Instrucciones de Operación, para el proceso de Otros Compromisos 3.- En el caso de una adquisición de libros, la factura debe estar firmada/sellada por personal de Biblioteca. 4.- En el caso de otra adquisición es necesario presentar el producto en Almacén para que personal de Almacén selle la factura y se asigne (en caso de se necesario) un número de inventario. Requisitos al momento de hacer el movimiento por sistema: 1.- Debe haber disponible en la cuenta interna a la que se le va a cargar el gasto. 2.- Se debe presentar la factura sellada/firmada en el caso de adquisiciones, para el caso de servicios, sólo se presenta la factura y para boletos de avión se presenta el boleto. Instrucciones de Operación 1.2.3.4.5.- Solicitud Control y Consulta Cancelación del compromiso. Liquidación y comprobación. Cierre 1.- Solicitud de Otro Compromiso. La solicitud se hace a partir de los sistemas administrativos (Administración/Otros Compromisos), la persona debe tener derechos de operación sobre la cuenta y presupuesto suficiente. La pantalla de operación se presenta en el anexo B. 2.- Control y Consulta La solicitud puede ser impresa y consultada, cuantas veces sea necesario, por el mismo usuario que realizó el compromiso. 3.- Cancelación del compromiso. Mientras están en estado de SOLICITADO, se pueden cancelar, borrando el Compromiso. 2015/11/13 2-3 Instrucciones de Operación, para el proceso de Otros Compromisos 4.- Liquidación y comprobación. La comprobación para liquidación se realiza según el monto global del compromiso: Monto (M.N.) Lugar en donde se entrega la solicitud y Factura Requisitos De 400.00 en adelante 1. Forma de liquidación, con VoBo de la Fondo Fijo del Delegada/Secretaria de Dirección de Apoyo Departamento de Compras (anexo C). y/o Departamento de 2. Factura(s) que cumpla(n) los requisitos Servicios fiscales 1. 3. 4. 5. Firma de Aprobación del departamento de Compras o Servicios (según se especifique en la forma de liquidación) Para el caso de artículos adquiridos, se necesitara presentar el artículo en Almacén para que se registre en el inventario o deben solicitar (por vía telefónica) al personal del Almacén que visite sus instalaciones para inventariar el artículo. En el caso de libros la factura deberá ser presentada en la Biblioteca para sello/firma. La liquidación del compromiso (pago del dinero) se hace, según el monto global del compromiso: Monto (M.N.) Lugar en donde se entrega el efectivo o documento Tiempo estimado de entrega De 400.00 – 800.00 Fondo Fijo del Mismo día hábil que se Departamento de Compras recibe la solicitud y/o Departamento de Servicios Ventanilla de Tesorería 5 días hábiles De 800.00 en adelante *Para factura en dólares, la Tesorería emitirá un cheque. Se entrega: Efectivo Cheque 5.- Cierre Los compromisos se verán reflejados como ejercido, cuando el compromiso sea registrado en el Departamento de Contabilidad. Al consultar el reporte de disponible, podrá ver la lista de Otros Compromiso, relacionado por número de folio y descripción. 2015/11/13 3-3