lineamientos para la formulacion del plan operativo anual y el

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN
OPERATIVO ANUAL Y EL PRESUPUESTO
2015
La formulación del POA – PRESUPUESTO, se desarrollará con base en la
normativa legal y técnica establecida en el Código Municipal, la Ley de
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la Ley
General de Control Interno Nº 8292, Normas Técnicas de Presupuesto y las
diferentes circulares emitidas por la Contraloría General de la República en
materia presupuestaria para el sector municipal, las cuales están a disposición en
la MUNInet.
1. El proceso de formulación del POA - PRESUPUESTO, será coordinado por el
Equipo Gerencial, el cual contará con un Comité de Apoyo en Materia de POA
y PRESUPUESTO. Dicho comité estará integrado por la Gerencia
Administrativa Financiera, la Dirección Financiera, la Dirección de Planificación
y Evaluación, Dirección de Recursos Humanos y Departamento de
Presupuesto. El Comité tendrá la potestad de convocar a cualquier otra
dependencia que por el tema y sus funciones sea necesario.
2. La formulación del POA - PRESUPUESTO, será responsabilidad de la Alcaldía
y cada Gerencia, mediante la conformación de equipos de trabajo con sus
dependencias adscritas.
3. El POA - PRESUPUESTO se debe formular en concordancia con el Plan de
Desarrollo Municipal vigente, que se encuentra ubicado en el link de la
Dirección de Planificación de Evaluación, y de acuerdo con los formularios de
los anexos del 1 hasta el 9.
4. Producto de las proyecciones financieras para el periodo 2015, se determinó
que existen escasas o nulas posibilidades de incorporar dentro del presupuesto
nuevos proyectos y metas, siendo posible únicamente mantener los planteados
en el periodo 2014 así como la actividad ordinaria, con un crecimiento por
inflación. No obstante lo anterior, las Gerencias en cumplimiento del punto
anterior, deberán plantear proyectos y metas que atiendan el Plan de
Desarrollo Municipal.
El financiamiento de estos nuevos proyectos y metas podrá realizarse en razón
de las posibles alternativas:
- Prioridades que establezcan las Gerencias, cerrando en su totalidad
proyectos existentes, o disminuyendo la asignación de recursos de estos.
- Con la elaboración de la proyección definitiva de ingresos para 2015, en
caso de que hubiera excedente de recursos que se generen sobre el
presupuesto de 2014, se procederá por parte del Comité de Apoyo a
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realizar una propuesta de asignación, tomando como base las necesidades
y prioridades que no quedaron cubiertas en la primera fase, propuesta que
se someterá a conocimiento y valoración del Equipo Gerencial.
De no ser posible el financiamiento de estos proyectos mediante los
mecanismos anteriores, quedara sujeto a ser financiado en futuros
documentos presupuestarios.
5. El POA - PRESUPUESTO debe estar vinculado, lo que significa que la
sumatoria del costo total de las metas debe coincidir con el presupuesto total
solicitado por la dependencia.
6. El Proyecto y la meta deben ser definidos en forma clara y precisa, significando
esto que se analicen todas las etapas que involucran el proyecto o el servicio y
no solamente el producto final, que no necesariamente se concreta en el
término de un año. Asimismo, las metas deben indicar la cantidad que se
pretende realizar, expresada en la unidad de medida a utilizar (KM, ML,
Estudios, T.M. M2, entre otros), el lugar donde se realizará y la fecha de su
cumplimiento.
7. Para cada meta, debe realizarse la estimación del presupuesto requerido,
considerando los grupos presupuestarios (remuneraciones, servicios,
materiales y bienes duraderos). Para tal efecto, deben ajustarse al clasificador
de cuentas y al diccionario de artículos.
8. Las dependencias deben elaborar el cronograma de ejecución financiera de los
proyectos aprobados, a afecto de que sirva de base para realizar la
programación del flujo de efectivo y la programación semestral del Plan
Operativo. (Ver anexo 4).
9. El Departamento de Presupuesto envía a la Gerencia de Provisión Servicios, la
estimación de ingresos correspondientes a la Ley 8114. Esta gerencia debe
enviar al Comité de Apoyo la propuesta que determinará la inversión pública de
la red vial, al Comité de Apoyo el 14 de mayo. La citada Gerencia deberá
tramitar para su aprobación ante la Junta Vial cantonal y al Concejo Municipal
respectivamente la propuesta; dicho acuerdo deberá ser tomado y remitido al
Departamento de Presupuesto a más tardar el 14 de agosto.
10. Los recursos de “Actividades de Capacitación” se incluirán en la Sección de
Desarrollo de Personal, de acuerdo al diagnóstico que presente esta sección.
Por lo tanto las dependencias no deben incluir recursos por este concepto,
exceptuando con visto bueno de la Alcaldía y Gerencias, los cursos y charlas
que forman parte de la actividad ordinaria de algunas dependencias, ó en el
caso de proyectos específicos a nivel institucional o comunal. Esto de
conformidad a Directriz del Alcalde 2027-2012 (misma que se encuentra
publicada en la Muninet en la página de presupuesto) referente al tema de
capacitación; las cuáles serán totalmente restrictivas.
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11. No se deben incorporar compras de equipo automotor liviano y pesado.
12. Ninguna dependencia deberá incluir recursos de infraestructura de edificios
municipales.
13. En concordancia con las políticas institucionales de racionalización del gasto,
no se autorizará la creación de plazas nuevas (fijas o sueldos por Servicios
Especiales), transformaciones y/o recalificaciones de puestos.
14. Se establece restricción del gasto, para el pago de suplencias, jornales
ocasionales, horas extras, recargo de funciones y diferencia de salario
cuyas peticiones, en todo caso, deben ser avaladas por cada Director y
Gerente del área respectiva. Se advierte sobre la necesidad de que al requerir
de estos conceptos, se respete la condición de temporalidad de cada uno de
ellos, diferenciándolos de lo que pueden ser necesidades permanentes.
15. No se autoriza la inclusión de recursos para el pago de compensación de
vacaciones.
16. Toda dependencia que requiera labor extraordinaria de personal adscrito a
otras instancias, deberá incluir esos recursos en su propia petición de
asignación presupuestaria, esto con el fin de que donde se desarrolle la
actividad se dé el cargo presupuestario. Se exceptúa de lo anterior, las extras
que se produzcan en Aseo de Vías, Gestión de Desechos, Policía Municipal,
Estacionómetros, Maquinaria, y cualquier otra similar, las cuales se consideran
propias del servicio de apoyo que prestan y que, en consecuencia, deben
solicitarlas dentro de sus asignaciones presupuestarias, obviamente,
atendiendo la petición de quienes van a requerir de dicho apoyo y bajo la
responsabilidad de estas instancias generadoras de la actividad, en caso de no
gestionar dicha presupuestación. Ejemplos típicos de lo antes expuesto, sería
el Departamento de Cultura, que en sus actividades ocupa personal de apoyo
de otras dependencias, cuyas extras debe asumirlas y, por ende,
presupuestarlas; e igualmente los responsables del Festival de la Luz, de
Festejos Populares y Protocolo.
17. El proyecto de formulación POA - PRESUPUESTO será enviado por cada una
de las áreas a su respectiva Gerencia y Alcaldía, las cuales remitirán a la
Dirección de Planificación y Evaluación y al Departamento de Presupuesto
dicho proyecto. Al mismo tiempo a la Dirección de Recursos Humanos lo
correspondiente a Remuneraciones, a la Sección de Publicaciones lo
correspondiente a diseño gráfico, impresión y encuadernación y a la Dirección
Administrativa compra y reparación de electrodoméstico, compra y reparación
de equipo de oficina.
18. En el caso de las necesidades concentradas en la Dirección Administrativa, se
seguirá el siguiente procedimiento:
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a) Las dependencias enviarán las solicitudes de necesidades a la Dirección
Administrativa, según la fecha indicada en el calendario.
b) La Dirección Administrativa realizará una valoración de campo de dichas
solicitudes, las integrará a nivel institucional, las cuantificará y las
incorporará en su presupuesto como proyecto.
c) Aprobado el presupuesto, la Dirección Administrativa elaborará un único
pedido a nivel institucional, lo cual implica que las dependencias no deben
hacer pedidos.
19. En el caso de las necesidades concentradas en la Sección de Publicaciones ,
se seguirá el siguiente procedimiento:
a) Las dependencias enviarán las solicitudes de necesidades a la Sección de
Publicaciones, según la fecha indicada en el calendario.
b) La Sección de Publicaciones las integrará a nivel institucional, las
cuantificará y las incorporará en su presupuesto como proyecto.
c) Aprobado el presupuesto, la Sección de Publicaciones elaborará los
pedidos a nivel institucional, lo cual implica que las dependencias no deben
hacer pedidos.
20. En el caso de las necesidades concentradas en la Dirección de Recursos
Humanos, se seguirá el siguiente procedimiento:
a) Las dependencias enviarán las solicitudes de necesidades a la
Dirección de Recursos Humanos, según la fecha indicada en el
calendario.
b) La Dirección de Recursos Humanos realizará cuantificación de cada
una de las solicitudes, las integrará a nivel institucional y las remitirá
a la Comisión de Presupuesto.
c) Aprobado el presupuesto, la Dirección de Recursos Humanos
elaborará un único documento a nivel institucional, lo cual implica
que las dependencias no deben hacer pedidos.
21. Lo relacionado con las siguientes partidas, será presupuestado por las
dependencias responsables, por lo que las dependencias no deben realizar
ninguna solicitud ni pedido:
a) Servicios Públicos (agua, luz, teléfono, correo, etc.).
b) Combustibles y lubricantes.
c) Seguros, deducibles, RTV
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DIRECCION
ADMINISTRATIVA
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d) Artículos de Aseo.
e) Mantenimiento de multifuncionales.
Artículo 46 de la Convención Colectiva (alimentación), dietas.
Suministros de oficina (anexo #6).
a) Medicamentos.
b) Uniformes, calzado, capas, para empleados.
c) Capacitación institucional.
Gastos de Viajes (viáticos), transporte al Exterior. Sujeto a
documento de Modificación, según la ubicación presupuestaria de
la dependencia a la cual pertenece el funcionario. El cual requiere
ser planificado con suficiente anterioridad.
Compra y/o arrendamiento de equipo de cómputo( micros,
impresoras, ups , accesorios)
Repuestos equipo cómputo
Mantenimiento y reparación equipo Cómputo
Recursos de Proyectos en Marcha
PRESUPUESTO
PROVEEDURIA
RECURSOS
HUMANOS
ALCALDIA Y
FONDO
INSTITUCIONAL
DIRECCION
TECNOLOGIA
22. En el diseño de las obras y en la elaboración de los proyectos y de acuerdo
con su naturaleza, debe incorporarse la perspectiva de Género, (ver anexo 5).
Asimismo debe incorporarse lo establecido en el “Plan de Acción para la
implementación de la política municipal para la Equidad de Género”; el cual
puede ser consultado en la Muninet:
http://muninet/gestion/unidades_organizacionales/g_gest_mun/dto_part_ciud/ofi_mujer/documentos.ht
ml
23. Asimismo, en el tema
de Accesibilidad (Ley 7600), debe incluirse lo
establecido en el Plan de Accesibilidad Institucional, el cual se encuentra en la
Muninet, en el sitio POA- Presupuesto. También debe incorporarse, todo lo
relacionado con Gestión de Riesgo, Código de Niñez y Adolescencia, Ley de
Simplificación de Trámites (Ley 8220), entre otras.
24. Respecto a las necesidades de hardware y software las dependencias no
deberán realizar ninguna solicitud; debido a que esta es responsabilidad de
la Dirección de Tecnologías de Información, según diagnóstico de necesidades
realizadas. Esta debe incorporar en su presupuesto la cuantificación de dichas
necesidades como proyecto.
25. La presupuestación de los siguientes servicios y artículos, será totalmente
restrictivos por contención del gasto:
Servicios de alimentación (catering), cámaras digitales y de video, ipad, data
car, celulares, agendas electrónicas, suscripciones de revistas y periódicos
(salvo los ya autorizados), tarjetas de presentación, maletines, compra de
jackets, pines, llaveros, botones distintivos, lapiceros lujosos y otros artículos
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de esta naturaleza, servicios para agasajos, inauguraciones, fiestas, regalías,
otros (De acuerdo a los principio del buen uso de los recursos públicos).
26. El documento del POA Presupuesto, el mismo debe ser enviado vía digital
(CD) e impreso al Departamento de Presupuesto como a la Dirección de
Planificación.
27. Los documentos enviados se considerará como definitivos, por lo que no se
aceptarán cambios de los mismos, y únicamente se harán cambios con la
anuencia de la Dirección de Planificación y Evaluación y el Departamento de
Presupuesto.
28. Para efectos de estimación de los bienes y/o servicios a presupuestar, el
Departamento de Recursos Materiales destinará un funcionario para consultas
de precios de mercado y de cualquier otro aspecto relacionado con este tema,
dicha
información
estará
disponible
en
la
Página
www.hacienda.go.cr/comprared, a efecto de consultar directamente sobre el
histórico de precios de artículos.
29. Cada Gerencia y la Alcaldía debe presentar y justificar ante el Equipo
Gerencial, el POA - PRESUPUESTO de su área, en reuniones programadas al
efecto y en el formato ya establecido (Ordinario, Proyectos y Metas). (Ver
anexo 9.)
30. En caso de tener duda sobre la ubicación presupuestaria y la formulación,
deben comunicarse al Departamento de Presupuesto (ext. 6346,6025, 6480,
6226); en relación con el Plan Operativo Anual, con la Dirección de
Planificación y Evaluación (ext. 6049, 6355, 6681); en materia de Recursos
Humanos comunicarse a las extensiones 6645 ó 6197.
31. La asignación presupuestaria se orientará prioritariamente, al financiamiento de
los servicios y las obras de inversión, de acuerdo a las prioridades que se
definan.
32. Las actividades con sustento en destinos específicos deberán ajustar su
presupuesto al monto esperado de ingreso, dicha información es temporal ya
que el mismo puede variar una vez que se publique en la gaceta. Para tal
efecto el Departamento de Presupuesto suministrará la información
correspondiente.
33. El POA - PRESUPUESTO deben ser integrados por las Gerencias y la
Alcaldía, y presentados debidamente validados a la Dirección de Planificación
y Evaluación y al Departamento de Presupuesto, de acuerdo con el calendario
que se adjunta (anexo 7). Sin excepciones, los formularios deben venir
completos y con las justificaciones del caso. De no cumplir con la entrega,
será responsabilidad de la Gerencia respectiva. De igual forma la no inclusión
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de una partida esencial para la operatividad o cumplimiento de una meta será
responsabilidad de la Dependencia.
34. Cuando la Dirección de Planificación y/o Departamento Presupuesto, requiera
reunirse con alguna jefatura para ajustar el POA - PRESUPUESTO sea por
ajuste presupuestario o por razones técnicas, deberá acudir según la
convocatoria establecida para tales efectos, caso contrario, se realizarán los
cambios según criterio del Comité de Apoyo.
35. Todo asunto que deba coordinarse para efectos de aclaración y/o modificación
al POA-PRESUPUESTO, se tratará únicamente con la Alcaldía, las Gerencias
y jefatura correspondiente.
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