Minuta de la Reunión del Comité Operativo de Calidad

Minuta de la primera Revisión del SGI en 2010 por la dirección
Lugar: Sala de la DE, Edif. 12 – tercer piso
Fecha: 19 de abril de 2010
Asistentes del Comité de Calidad:
Ing. Julián Adame Miranda
(JAM)
Dr. José M. González Santaló
(JMGS)
Ing. Fernando Kohrs Aldape
(FKA)
C.P. José Alfredo Pérez Gil
(JAPG)
M.C. Juan Arellano Gómez
(JAG)
en representación del Dr. Ángel Fierros Palacios
M.C. Favio Perales Martínez
(FPM)
en representación del Dr. Rolando Nieva Gómez
Dr. Salvador González Castro
C.P. J. Orlando Pacheco Aguilar
(SGC)
(JOPA)
Asistentes del Comité Operativo de Calidad y Gerentes:
L.I. Gabriela Franco Pedroza
(GFP)
Dr. Luis Barrero Pérez
(LBP)
Ing. Donaciano Barragán Reyes
(DBR)
Lic. Francisco Escárcega Rodríguez
(FER)
Ing. Pedro Lagunas Salgado
(PLS)
Agenda de la reunión:
1.- SEGUIMIENTO DE ACUERDOS ANTERIORES
2.- REVISIÓN DEL PERÍODO
3.- PROPUESTAS DE MEJORA / CAMBIOS
Como preámbulo de la reunión, JAM comentó sobre los resultados recientes de sus interacciones con
PEMEX y con la secretaría de desarrollo económico del Gobierno de Sonora, lo cual representa buenas
oportunidades de trabajo para el IIE.
Por su parte, GFP comentó que no fue posible integrar información completa y revisada en el COC de
algunos temas correspondientes a cuestiones de seguridad y medio ambiente, por lo que complementará
la presentación de esa información en la siguiente revisión. Los temas que quedan pendientes de
informar para la siguiente revisión son:
 Comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas y sugerencias.
 Estado de investigación de incidentes, accidentes, acciones correctivas y preventivas de SST.
 Cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos
relacionado con los aspectos ambientales significativos, y de seguridad y salud en el trabajo.
1.- SEGUIMIENTO DE ACUERDOS ANTERIORES
GFP comentó la situación de los acuerdos de la revisión anterior:
Respecto del acuerdo 6/09, GFP presentó la propuesta para orientar los esfuerzos del IIE hacia el logro
de premios, certificaciones, acreditaciones, calificaciones como proveedor confiable, etc.
Acuerdo 1/10: Se aprobó la propuesta presentada por GFP la cual para el presente año considera
nuevamente la participación en los premios nacionales de calidad y de tecnología, la implementación
del modelo de gestión de tecnología y la obtención del certificado de empresa segura.
Respecto del acuerdo 7/09 referente a la documentación de acciones correctivas para desviaciones de
indicadores del 2008, se comentó que el indicador de IAT “avance de los proyectos de mantenimiento y
obra pública, de acuerdo con los programas anuales” al cierre de 2009 volvió a presentar desviación
por lo que se requiere que se documente la acción correctiva. GFP comentó que a solicitud de JAPG,
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se proporcionará el apoyo de la Gerencia de Calidad y Competitividad a través de la M.C. Leticia Colín
para apoyar en la atención de no conformidades de auditoría externa, en la revisión de documentos
pendientes, en el programa de capacitación, así como para otros asuntos del proceso IAT.
Con relación al acuerdo 8/09, DBR aclaró que de acuerdo con el reglamento de la ley del servicio
profesional de carrera en la administración pública federal, es vigente la obligación de cumplir con al
menos 40 horas de capacitación anual para los servidores públicos de carrera.
Respecto del acuerdo 9/09, DBR presentó el comportamiento del indicador de días de capacitación
promedio anual, el cual volvió a presentar desviación 2009, así como el análisis de acción correctiva.
Acuerdo 2/10: JAPG y DBR enviarán a la GCC sus planteamientos de acción correctiva, en el formato
F-02/P-COC-010, para las desviaciones de los indicadores “avance de los proyectos de mantenimiento
y obra pública, de acuerdo con los programas anuales” y “días de capacitación promedio anual”.
Con lo anterior, se dieron por concluidos los acuerdos de las revisiones anteriores (2009).
2.- REVISIÓN DEL PERÍODO
Resultados de auditorias internas y externas. GFP presentó el programa de auditorías 2010 del cual
resaltó que en las auditorías internas se incluirán, además de las oficinas del IIE en Cuernavaca, las
instalaciones foráneas como Veracruz, D.F., Villahermosa, Oaxaca o Monterrey, ya que el alcance de
la certificación incluye las actividades de campo. Los directores estuvieron de acuerdo en que se visiten
oficinas foráneas y solamente aclararon que en Monterrey y Oaxaca, en este momento no se tienen
actividades técnicas, lo cual deberá ser considerado también para los otros sitios.
Asimismo, comentó que solo recibiremos una auditoría de vigilancia por parte del IMNC la cual tiene
que ser antes de que se cumpla un año de la auditoría de vigilancia anterior, por lo que se considera a
principios de noviembre. Al respecto se planteó que se adelante a septiembre, aunque sería deseable
que la auditoría fuera en el primer trimestre del año.
Acuerdo 3/10: GFP solicitará al IMNC que la auditoría de vigilancia del SGI se lleve a cabo en el mes
de septiembre.
Retroalimentación del cliente. LBP informó que en la última RAE presentó el resultado de las
evaluaciones correspondientes al período enero-diciembre 2009, por lo que en esta reunión presentó
los datos al primer trimestre de 2010. En este período se recibieron 7 cuestionarios contestados por los
clientes y 14 evaluaciones de la encuesta rápida.
Los resultados de los indicadores se muestran en la siguiente tabla:
Indicador
Satisfacción del
cliente
Considera
innovación
Creación de valor
Por medio del
cuestionario
(7 evaluaciones)
Por medio de la
encuesta rápida
(14 evaluaciones)
Resultados
(21 evaluaciones)
6 OK (1) no
14 OK
95.24%
6 OK (1) no
14 OK
95.24%
7 OK
14 OK
100%
Asimismo, LBP presentó la gráfica del comportamiento de la evaluación de las expectativas de los
clientes, destacando que con los resultados de este primer trimestre del año, el número de expectativas
rebasadas superó al número de expectativas cubiertas, comportamiento que sería deseable que se
mantenga permanentemente.
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JAM preguntó sobre la adopción del IMSU, comentándose que se tendría que contratar cada vez que
se haga la medición por lo que se definió dar por concluido este asunto.
Desempeño de los procesos y conformidad de los productos.
- Desempeño de los proyectos técnicos. LBP presentó un resumen de proyectos terminados en
tiempo 53.68% y en costo 70.59% con desglose por división. Asimismo, comentó que en el documento
de excel también se presenta el detalle por división. FPM comentó sobre diversas situaciones que
influyen en la terminación oportuna de proyectos por lo que JAM pidió incluir en el programa de
auditorías internas los proyectos que no cumplieron su terminación en tiempo.
Acuerdo 4/10: GFP incluirá en el programa de auditorías internas una auditoría de los proyectos que
no terminaron en tiempo en el año 2009.
- Desempeño de los Procesos. LBP presentó el cálculo de la eficacia de los procesos del SGI al mes
de diciembre, señalando que los indicadores que no alcanzaron sus metas son:
% meta
Proceso
Indicador
cumplida
Porcentaje de proyectos con Índice Costo real/Costo presupuestado
86.1%
GP
Porcentaje de proyectos terminados oportunamente
65.5%
GCP*
Nuevas patentes
66.7%
RH
Días de capacitación promedio anual al personal de la institución
59.5%
Avance de los proyectos anuales de Mantenimiento, Obra Pública y
60.0%
de calibración de equipos de Labs.
IAT
Índice de participación en Programas de Salud
84.2%
Residuos Peligrosos Dispuestos Adecuadamente
40.0%
* Ya se entregó a la GCC el planteamiento de acción correctiva para la desviación del proceso GCP.
LBP comentó que ya se documentaron las acciones correctivas para los dos indicadores del proceso
GP. JAPG manifestó extrañamiento de que el indicador de residuos peligrosos dispuestos
adecuadamente no se haya cumplido ya que se maneja por contrato con un prestador del servicio.
Acuerdo 5/10: Se documentarán acciones correctivas en el formato F-02/P-COC-010 para las
desviaciones en el cumplimiento de la meta de los indicadores de los procesos RH e IAT.
LBP mostró la propuesta de indicadores y metas 2010 para los procesos del SGI en donde se están
considerando indicadores del CAR, del CMI y de los contratos-programa que se han estado firmando
con la Dirección Ejecutiva. GFP comentó que falta incluir los contratos-programa de la DAF, DPATI, así
como de la Gerencias de Energías No Convencionales y de Calidad y Competitividad.
Se hicieron comentarios como los siguientes:
 La dificultad de medición de algunos de los indicadores como el % de cierre de brechas de
competencias conductuales.
 Necesidad de precisar el indicador referente a la elaboración de un plan de carrera por persona (%
del personal con plan definido/Total del personal).
 Reducir metas al 80% de los indicadores “Establecimiento de las brechas de competencias técnicas
del personal” y “Elaboración de un plan de carrera por persona (% del personal con plan
definido/Total del personal)”.
 Falta ajustar pesos de cada indicador en los procesos del SGI.
 Precisar si los derechos de autor de trabajos con CFE también cuentan para las metas. JAM precisó
que sí.
Acuerdo 6/10: LBP revisará con cada responsable de proceso los indicadores y metas propuestos
para evaluar la eficacia así como para definir el peso que les corresponderá.
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Acuerdo 7/10: FER agendará las reuniones para definir los contratos-programa de las divisiones y
gerencias faltantes (DAF, DPATI, GENC, GCC).
Objetivos del SGI. LBP presentó el estado de cumplimiento de objetivos al mes de diciembre,
comentando que los objetivos que no alcanzaron al menos el 90% de cumplimiento fueron:
 Objetivo D.- Atraer, formar y retener personal competente, en un ambiente que permita el
aprovechamiento de sus capacidades (89.9%).
 Objetivo E.- Utilizar los recursos humanos, materiales y financieros, dentro del marco normativo y
de eficiencia (81.2%)
 Objetivo F.- Lograr y mantener en el personal una cultura de protección del medio ambiente (85%)
Los indicadores que afectaron al cumplimiento de los objetivos corresponden con los indicadores de
eficacia de los procesos mencionados en el punto de desempeño de los procesos.
Estado de Acciones Correctivas y Preventivas. GFP informó que de las 17 no conformidades de la
auditoría del IMNC, a la fecha ninguna se ha concluido y de 5 a cargo de M. Dovalí, no se ha recibido el
estado de seguimiento correspondiente a los planteamientos.
3.- PROPUESTAS DE MEJORA / CAMBIOS
Cambios que podrían afectar el SGI incluyendo en su caso, la Política y los Objetivos.
Política. Se comentó que la política tiene fecha de autorización: 5 de septiembre del 2007 y la última
ratificación: 27 de marzo del 2009. Se propuso que como parte del siguiente ejercicio de planeación
estratégica se revise la política y se hagan las adecuaciones y que en este momento se ratifique la
política actual.
Acuerdo 8/10: Se ratifica la política.
Acuerdo 9/10: En el siguiente ejercicio de planeación estratégica institucional se incluirá la revisión de
la política del SGI.
Objetivos, indicadores y metas. Ver la sección “Desempeño de los Procesos” y los acuerdos 6/10 y
7/10.
Responsabilidades y cambios a procesos. GFP presentó una tabla con los responsables actuales
de los procesos del SGI, incluyendo sus apoyos. Asimismo, hizo algunos comentarios para considerar
ajustes en estas responsabilidades, así como sobre los representantes de las áreas en el COC:
 Los cambios en la organización han trasladado a la DAF la responsabilidad de la gestión de recursos
humanos del IIE al integrarse la Gerencia de Evaluación del Desempeño en esa división, así mismo,
como apoyo al responsable del proceso RH estaría bien que quedara DBR, quien aclaró que funge
como suplente del responsable de del proceso.
 El nombramiento de LBP como Gerente de Gestión de Proyectos sugiere que debería ser quien
apoye al responsable del proceso GP.
 Al revisar costo del proyecto de mantenimiento del SGI, se ve que algunos miembros del COC que
tienen categorías altas convendría asignarles otras responsabilidades más apropiadas, en ese caso
están Miguel Vergara quien podría ser enlace del área de planeación para la integración de informes
para los premios, y Sara Paniagua quien atiende los informes del PMG.
Se hicieron los siguientes comentarios al respecto:
 FKA manifestó no tener inconveniente de seguir como responsable del proceso RH.
 Se pueden hacer los cambios en los apoyos y manejarse este año como período de transición.
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Acuerdo 10/10: Se ratifican a los responsables actuales de cada proceso y se designan como apoyos
a las personas indicadas en la siguiente tabla. La transición de los apoyos se llevará a cabo a lo largo
del presente año.
Proceso del SGI
Alta Dirección
Responsable actual
Ing. Julián Adame Miranda
Apoyo actual del RP: Dr. Luis Barrero Pérez
Nuevo apoyo: P. Lagunas
Gestión
de
Cartera
de Dr. Rolando Nieva Gómez
Proyectos
Apoyo del RP: M.C. Javier Martínez Hernández
Gestión de Proyectos
Dr. José Miguel González Santaló
Apoyo del RP: L.C. Nohemí Alvarado Peral
Nuevo apoyo: L. Barrero
Infraestructura y Ambiente de C.P. José Alfredo Pérez Gil y García
Trabajo
Apoyo del RP: Ing. Francisco Manuel Dovali Ramos
Nuevo apoyo: Por definir
Recursos Humanos
Ing. Fernando Kohrs Aldape
Apoyo del RP: Ing. Miguel Vergara Ibáñez
Nuevo apoyo: D. Barragán
JOPA confirmará la designación de la Lic. Vera Maguregui como su nueva representante en el COC.
Acuerdo 11/10: Los directores revisarán la conveniencia de nombrar a otro representante ante el COC,
notificando el cambio a GFP.
Informe de Seguridad, Salud y Medio Ambiente. GFP comentó el informe presentado por el área de
seguridad, salud y medio ambiente donde se resume lo siguiente:
 Se tienen dos aspectos ambientales significativos que todavía no se concluyen referentes a la
contaminación del aire por vapores de soldadura y solventes de pintura en el taller mecánico.
 Se tiene un peligro-riesgo de nivel alto en el taller mecánico por el proceso de pintura que genera
nubes contaminantes.
 GFP comentó que JAG está apoyando en la revisión de los procedimientos para la identificación de
peligros y evaluación de riesgos.
 Respecto del cumplimiento de requisitos legales, se están revisando los listados y agrupando los
requisitos que pertenecen a una misma norma.
CONCLUSIONES.
Se tomaron 11 acuerdos relacionados con:
Salida del proceso Alta Dirección
Lineamientos y acciones para mejorar la satisfacción del cliente y partes
interesadas
Lineamientos y acciones para mejorar la eficacia del SGI y sus procesos
Lineamientos y acciones para mejorar la gestión de recursos
Lineamientos y acciones para la mejora en materia ambiental y de
seguridad y salud en el trabajo
Acuerdos relacionados
4
2, 5, 6, 7, 8
1, 3, 9, 10, 11
-
Elaboró: P. Lagunas.
Revisó: G. Franco/J. Martínez H., V. Maguregui, L. Barrero / O. Pacheco, J.M. González, J.A. Pérez Gil.
Aprobó: J. Adame.
Fecha de emisión: mayo del 2010.
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