Manual de usuario Herram DTR

Ministerio de Salud de Costa Rica
División Técnica de Rectoría de la Salud
Herramienta de Programación y Control de Temas
Estratégicos
Manual de Usuario
I.
Objetivo del manual
El presente documento constituye una herramienta de apoyo en el uso de la Herramienta de
Programación y Control de Temas Estratégicos, utilizada por el personal de la División Técnica de
Rectoría de la Salud del Ministerio de Salud.
II. Uso de la Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos
Este instrumento está diseñado para dar seguimiento al estado de los siguientes temas
estratégicos:
 Agua
 Enfermedades crónicas
 Residuos sólidos
 Sexualidad saludable
 Inmunizaciones
 Cambio climático
 VIH-SIDA
 Dengue-Malaria
 Gestión del riesgo
Apertura de la Herramienta
En el caso de utilizar la aplicación Microsoft Excel 2003 para abrir la Herramienta, aparecerá el
siguiente mensaje:
Figura 1: Habilitación de macros en la Herramienta, Microsoft Excel 2003
Se debe seleccionar el botón “Habilita Macros” para que la Herramienta funcione correctamente.
En el caso de utilizar la aplicación Microsoft Excel 2007 para abrir la Herramienta, aparecerá el
siguiente mensaje:
Figura 2: Habilitación de macros en la Herramienta, Microsoft Excel 2007
Advertencia de
Seguridad
En la Advertencia de seguridad se debe hacer click sobre el botón “Opciones (Options…)”, a
continuación aparecerá el siguiente mensaje:
Figura 3: Mensaje de Alerta para Habilitación de macros en la Herramienta, Microsoft Excel 2007
Se debe seleccionar la opción “Habilitar este contenido (Enable this content)” para que la
Herramienta funcione correctamente.
Introducción de datos
La Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos cuenta con 2 tipos de hojas de
cálculo: por Dirección y por Tema. Está diseñada para que los datos se introduzcan por medio las
hojas por Dirección, tal y como se explica a continuación.
Las siguientes 3 imágenes muestran las hojas de cálculo por Dirección:
Figura 4: Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos –por Dirección- (parte 1)
Encabezado
Matriz
Figura 5: Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos – por Dirección - (parte 2)
Encabezado
Matriz
Figura 6: Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos – por Dirección - (parte 3)
Matriz
Indicaciones para llenar el Encabezado
El Encabezado se debe completar de la siguiente forma:
1. Periodo: se indica el periodo en el que se utiliza la Herramienta (ya sea el mes, el semestre,
el año, etc.)
2. Unidad Organizativa: Se especifica el nombre de la Unidad Organizativa o Dirección.
3. Director: Se especifica el nombre del Director(a) de la Unidad Organizativa
4. Responsable del seguimiento: Se especifica el nombre de la persona delegada en la
Dirección para dar seguimiento a los diferentes temas
5. Cumplimiento global: Se muestra el cumplimiento global por parte de una dirección
específica en la realización de las tareas relacionadas con los temas.
Indicaciones para llenar la Matriz
La Matriz se debe completar de la siguiente forma:
1. Tema: Se indica el nombre del tema estratégico en cuestión
2. No. Actividad PAO: Se coloca el número de la actividad del Plan Anual Operativo (PAO)
3. Actividad del PAO: Se indica el detalle de la actividad del PAO
4. Indicador del PAO: En este campo se detallan los indicadores (ya sean de gestión o de
impacto) que se utilizarán para controlar la realización de las actividades del PAO
5. Peso relativo del indicador del PAO: Se especifica el peso relativo de cada indicador (entre
0% y 100%) para determinar cuál es más importante a la hora de medir el cumplimiento de
una actividad del PAO. Se debe recordar que la suma de los pesos relativos de los
indicadores diseñados para una tarea deben sumar 100%
6. Tarea: Se especifican las tareas puntuales que se deben controlar y programar relacionadas
con el tema
7. Meta Anual de la tarea: Se especifica la meta anual de las tareas.
8. Meta trimestral: Se especifica la meta trimestral de las tareas, de forma que se aprecie el
avance trimestral en el cumplimiento de las mismas
9. Cumplimiento Anual Acumulado: Esta celda se calcula automáticamente e indica el
cumplimiento de las metas programadas para las tareas
10.Cumplimiento Trimestral: En cada trimestre se indica el avance de las tareas para ese
periodo
11.Fecha de finalización: Se indica la fecha en que se espera que se finalice la tarea
12.Responsable del Tema: Se especifican los nombres de los responsables de las tareas
relacionadas con los temas
13.¿Requiere coordinación con otras direcciones?: Se selecciona entre las opciones que la
celda ofrece, ya sea “Si” o “No”
14.Indique las otras direcciones: Si fuera necesaria la coordinación con otras direcciones se
indican los nombres de las mismas
15.Acciones correctivas: En caso de que se presenten atrasos, se indican las acciones que se
deben llevar a cabo para procurar el cumplimiento de las tareas
16.Observaciones: Se coloca cualquier observación que se considere pertinente
Las hojas de cálculo anteriores se elaboraron para las siguientes Direcciones1:
 Dirección de Regulación de la Salud (DRS)
 Dirección de Garantía de Acceso a los Servicios en Salud (DGASS)
 Dirección de Desarrollo Científico y Tecnológico en Salud (DDCTS)
 Dirección de Mercadotecnia de la Salud (DMS)
 Dirección de Planificación Estratégica y Evaluación de las Acciones en Salud (DPEEAS)
 Dirección de Vigilancia de la Salud (DVS)
Visualización de los datos:
Una vez que se han introducido los datos en las hojas de cada Dirección, estas hojas también son
utilizadas para visualizar los datos.
Las hojas por Tema únicamente se utilizan para visualizar los datos y especificar el responsable
de temas en la División Técnica de Rectoría. Nunca se deben modificar datos en estas hojas de
cálculo, por debajo de la fila 8.
Es así que se pueden visualizar los datos de 2 formas: 1) Por Dirección y 2) Por Tema Estratégico,
con el siguiente detalle:
1
Las siglas se utilizan para nombrar las hojas de cálculo de la Herramienta
1) Visualización por Dirección
Para conocer el estado de situación de los temas en cada Dirección, el usuario debe ir a cada hoja
de cálculo por Dirección.
2) Visualización por Tema Estratégico
Para visualizar los datos por tema estratégico se debe ir a cada hoja.
Las siguientes 3 imágenes muestran las hojas de cálculo por Tema:
Figura 7: Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos –por Tema- (parte 1)
Encabezado
Matriz
Figura 8: Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos –por Tema- (parte 2)
Encabezado
Matriz
Figura 9: Herramienta de Programación y Control de Temas Estratégicos –por Tema- (parte 3)
Matriz
Indicaciones para llenar el Encabezado
El Encabezado se debe completar de la siguiente forma:
1. Periodo: se indica el periodo en el que se utiliza la herramienta (ya sea el mes, el semestre,
el año, etc.)
2. Tema: Se especifica el nombre del Tema
3. Responsable del tema en la DTR: Se especifica el nombre del responsable del tema en la
División Técnica de Rectoría
4. Fecha de última actualización: Este campo se actualiza automáticamente al presionar el
botón “Actualizar”, mismo que siempre debe presionarse para que la información que se
visualice se encuentre actualizada
5. Cumplimiento global: Este campo se calcula automáticamente y muestra el promedio del
cumplimiento anual acumulado de las tareas
La Matriz no se debe modificar ya que las hojas por Tema únicamente son utilizadas para
visualizar los datos. La Matriz muestra los siguientes datos:
1. Dirección: Se muestra el nombre de la Dirección responsable de la actividad relacionada con
el tema
2. Tema: Se muestra el nombre del tema
3. No. Actividad PAO: Se aprecia el número de la actividad del Plan Anual Operativo (PAO)
4. Actividad del PAO: Se observa el detalle de la actividad del PAO
5. Indicador del PAO: En este campo se muestran los indicadores (ya sean de gestión o de
impacto) que se utilizan para controlar la realización de las actividades del PAO
6. Peso relativo del indicador del PAO: Se muestra el peso relativo de cada indicador (entre
0% y 100%) para determinar cuál es más importante a la hora de medir el cumplimiento de
una actividad del PAO
7. Tarea: Se observan las tareas puntuales que se deben controlar y programar relacionadas
con el tema
8. Meta Anual de la tarea: Se muestra la meta anual de las tareas.
9. Meta trimestral: Se muestra la meta trimestral de las tareas, de forma que se aprecie el
avance trimestral en el cumplimiento de las mismas
10. Cumplimiento Anual Acumulado: Esta celda indica el cumplimiento de las metas
programadas para las tareas
11. Cumplimiento Trimestral: En cada trimestre se aprecia el resultado del indicador para ese
periodo
12. Fecha de finalización: Se muestra la fecha en que se espera que se finalice la tarea
13. Responsable del Tema: Se aprecian los nombres de los responsables de las tareas
relacionadas con el tema
14. ¿Requiere coordinación con otras direcciones?: Se muestra el resultado a esta pregunta, ya
sea “Si” o “No”
15. Direcciones que se coordinan: Si fuera necesaria la coordinación con otras direcciones se
muestran los nombres de las mismas
16. Acciones correctivas: En caso de que se presenten atrasos, se muestran las acciones que se
deben llevar a cabo para procurar el cumplimiento de las tareas
17. Observaciones: Se aprecia cualquier observación que se considere pertinente