SERVICIO DE ATENCIÓN AL USUARIO

Solicitud de Documentación Clínica
SOLICITUD DE
DOCUMENTACIÓN CLÍNICA
Protocolos S.A.U.
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Solicitud de Documentación Clínica
SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN CLÍNICA
DEFINICIÓN
Conjunto de acciones encaminadas a gestionar la copia de la
documentación clínica, que se inicia con la solicitud por parte del
interesado y concluye con su entrega.
Se podrá solicitar en cualquier punto S.A.U. del Hospital Virgen de
las Nieves, al margen de que la historia se encuentre en el archivo
de otro centro. Lo mismo cabe decir para la petición de
documentación clínica de cualquier otro centro sanitario (el
hospital remitirá la petición al centro que dispone de la historia).
El mismo formulario servirá para solicitar diferentes informes
clínicos, aunque procedan de distinto centro.
TRAMITACIÓN –
TRAMITACION Y
CIRCUITO
1. Explicación del trámite al usuario peticionario, orientándole
para definir sus requerimientos, con objeto de evitar la
petición indiscriminada de documentación. Tratar de
centrar sus necesidades, y expresar en el formulario la
petición acotada (con fechas de episodio, o tipo de
información, etc.).
2. Entrega de MOD. 111/01 de solicitud de documentación y
ANEXO I.
3. Recepción de solicitud y documentación acreditativa del
derecho a solicitarla.
Opciones de petición:
 COPIA COMPLETA DE HISTORIA CLINICA
 COPIA PARCIAL DE HISTORIA CLINICA: episodio de
hospitalización, de consultas, etc.
 PRESTAMO DE PRUEBAS DIAGNÓSTICAS EN
SOPORTE DE RADIOIMAGEN O GRABACIÓN EN
SOPORTE C.D.
 INFORMES ACTUALIZADOS. (CASO ESPECIAL EXITUS
– imprescindible que exista informe de alta por esta
causa)
Una vez recepcionada la solicitud, se procederá a su registro
(aplicativo específico en red o base de datos) y se trasladará a la
unidad correspondiente:
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o
o
o
COPIAS DE HISTORIA COMPLETA O PARCIAL y
PRUEBAS DIAGNOSTICAS, al Archivo de Historias
Clínicas.
COPIA DE C.D. A LA UNIDAD DE REPROGRAFIA VÍA EMAIL.
INFORMES
MEDICOS
ACTUALIZADOS,
a
las
Secretarías de los Servicios correspondientes. Si no existe
un informe actualizado, se procederá a dar una cita en
consulta para el/la paciente, con el fin de que el médico
elabore el informe actualizado.
*Los INFORMES MEDICOS solicitados por Unidades de
Evaluación de Incapacidad, Servicios Sociales, Juzgados...se
canalizaran por vía interna, sin la participación de los usuarios.
ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN
OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES
 La documentación será entregara al solicitante previa
presentación
del
D.N.I.
original
o
autorización
correspondiente. En caso que solicite su envío por correo se
realizará con acuse de recibo.
Cuando se trate de originales de pruebas de radioimagen, a su
entrega el solicitante firmará un compromiso de devolución de las
mismas, que será archivado dentro de su Historia Clínica.
NUNCA se enviará a un usuario al Archivo a solicitar o reclamar su
documentación clínica. El Archivo es un servicio interno, y no tiene
servicio de cara al público.
La demanda, por parte de los ciudadanos, de acceder a la
información de sus historias clínicas, requiere una respuesta
adecuada por parte de nuestro centro, que custodia esta
documentación, debiendo garantizar:
-EL DERECHO DE ACCESO A LA DOCUMENTACION,
cualquiera que sea su soporte.
-LA CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS, y en consecuencia el
respeto a la privacidad de los ciudadanos.
-LA CONTINUIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN CLÍNICA de un
paciente en su recorrido asistencial por los servicios.
* Se recomienda que cada quincena se revisen las solicitudes
pendientes para su reclamación al archivo.
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NORMATIVA
ANEXOS
* LEY 41/2002, básica, reguladora de autonomía del paciente y
de derechos y obligaciones en materia de información y
documentación clínica.
* LEY 15/99, de protección de datos de carácter personal.
* RESOLUCION SC. 23/2001
* RESOLUCION 111/2003
* RESOLUCION 184/2003
MOD.111/01
ANEXO
I.
REQUISITOS
DOCUMENTACIÓN
LEGALES
PETICIONARIOS
* INDICADOR = Nº DE ENTREGAS DE DOCUMENTACIÓN
REALIZADA / Nº DE PETICIONES x 100
INDICADORES
ESTÁNDAR DE CALIDAD :
1º.- EL 80 % DE LAS PETICIONES SEÁN ENTREGADAS EN UN
MÁXIMO DE 30 DÍAS.
2º.- EL 95-100 % DE LAS PETICIONES ESTÉN, SI NO
CONTESTADAS, SI CONTROLADAS Y/O INFORMADAS EN 30
DÍAS.
* INDICADOR = Nº DE Hª Cª COMPLETA SOLICITADA / Nº DE
PETICIONES x 100
ESTÁNDAR DE CALIDAD :
1º.- REDUCIR EL ---% DE SOLICITUDES DE Hª Cª
COMPLETAS CADA AÑO.
A) PACIENTE
TITULAR
DE
LA
DOCUMENTACIÓN
SOLICITADA:
Deben aportar DNI o pasaporte.
REQUISITOS
LEGALES
B) Interesados QUE NO SEAN TITULARES
de la
documentación y que soliciten documentación de un titular
MAYOR DE EDAD:
B.1. TITULAR CON CAPACIDAD PARA CONSENTIR.
- Autorización expresa del titular y fotocopia de su DNI. En caso de
que el titular no pueda manifestar expresamente su autorización,
se presentará informe de Médico de familia, donde se acredite su
imposibilidad.
- Fotocopia del DNI de la persona que le represente.
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B.2. TITULAR INCAPACITADO.
- Fotocopia del documento acreditativo del nombramiento de tutor.
- Fotocopia del DNI del titular de la documentación.
- Fotocopia del DNI del interesado solicitante.
B.3. TITULAR FALLECIDO.
- Certificado de defunción del titular.
- Fotocopia del DNI del interesado que formula la petición.
- Documentación acreditativa de ser pareja de hecho o de
derecho, ascendiente y/o descendiente en primer grado (padres o
hijos).
- Documentación legal que acredite su derecho (Libro de familia,
documento notarial,…etc.)
De suscitarse dudas sobre el legítimo interés del solicitante, se le
requerirá la documentación que se estime pertinente para tal fin.
Si persistiera la duda, se denegará de forma motivada la solicitud.
En estos casos consultar al/a la Jefe/a del SAU.
B.4. TITULAR MENOR DE EDAD.
- Padres del titular: Fotocopia de libro de familia y fotocopia del
DNI del padre o la madre solicitante.
- Tutor del titular: Fotocopia del documento acreditativo del
nombramiento de tutor y fotocopia del DNI del tutor y del tutelado,
en su caso.
SUGERENCIAS PARA
LA MEJORA DEL
CIRCUITO
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