LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ARCHIVO EN EL

LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ARCHIVO EN EL ARCHIVO
GENERAL DEL ESTADO
CIRCULAR No. OM-02
FECHA: 24 DE ENERO DE 2006
Objetivo.
Establecer los lineamientos a los que se deberán apegar las dependencias y entidades del
Poder Ejecutivo del Estado, para concentrar en el Archivo General del Estado la
documentación en custodia de asuntos terminados o no, mientras vence su periodo de vida
activa para determinar en tiempo su destino final.
Lineamientos generales
a) Será responsabilidad de los titulares de cada unidad administrativa que integren las
dependencias o entidades, inventariar y clasificar la información que genere, obtenga,
adquiera o transforme la unidad a su cargo.
b) El instrumento básico de consulta y control para la organización, conservación y
localización expedita de los archivos administrativos se realizarán a través del
formato anexo “Inventario de Transferencia”, el cual deberá ser presentado impreso
con su respectivo respaldo en medio magnético.
c) Será responsabilidad de la Dirección de Archivo General de la Oficialía Mayor
conforme a la normatividad vigente, vigilara que las unidades administrativas cumplan
con las normas establecidas en esta circular.
d) La documentación sólo se recibirá en cajas archivadoras, mismas que no deberán
estar sujetas con hilo o mecate de ixtle, no se reciben documentos húmedos.
e) Los expedientes y formatos de inventario recibidos y valorados, se revisarán
anualmente para proceder a la depuración que corresponda, lo cual se efectuara en
forma coordinada entre dependencia remitente y la Dirección del Archivo General del
Estado.
Políticas de operación
Recepción
a) El personal del Archivo General del Estado revisará la documentación mencionada en
el inventario, realizando la compulsa de cada uno de los expedientes en presencia del
empleado, enlace o coordinador de archivos de la dependencia remitente, con lo cual
verificará la concordancia entre expedientes contenidos en las cajas remitentes y el
inventario presentado.
b) Si la compulsa es correcta, el original del inventario será sellado por la Dirección del
Archivo General del Estado, quien lo entregará a la dependencia remitente; una copia
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del mismo y respaldo en medio magnético quedará para el control interno de la
Dirección del Archivo.
c) Las cajas de archivo de concentración deberán entregarse rotuladas por los costados y
en la parte superior con los siguientes datos: nombre de la Dependencia o Entidad,
Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento, años a que se refiere la
documentación y fechas de caducidad, señalando los tiempos de valoración y sus
bases legales. (Se anexa la tabla de tipologías documentales, tabla de caducidades de
los documentos).
Clasificación.
a) Efectuada la recepción, el personal encargado del Archivo de Concentración del
Archivo General del Estado, procederá a revisar y organizar la documentación
recibida conforme al cuadro de clasificación de la dependencia de origen.
Transferencia.
a) Las transferencias de documentos de las dependencias se realizarán de acuerdo a la
programación que establezca la Dirección del Archivo General del Estado y que al
inicio de cada año dará a conocer en el mes de enero.
b) La Contraloría General del Estado, la dirección de Archivo General del Estado y la
Oficialía Mayor vigilarán que las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo del
Estado cumplan con las normas establecidas en esta circular para las transferencias
secundarias.
c) El traslado de los expedientes en sus respectivas cajas archivadoras a las instalaciones
de la Dirección de Archivo General del Estado es a cargo de la dependencia remitente.
Solicitud y préstamo de expedientes.
a) Al solicitar las dependencias algún expediente resguardado en el archivo de
concentración lo deberán hacer mediante oficio dirigido al Director del Archivo
General del Estado indicando el título, clasificación y fecha de envío del mismo
según el inventario de transferencia secundaria.
b) Se deberá de presentar el vale oficial de préstamo con los datos del expediente
solicitado, anotando la fecha del préstamo y número de folio que éste contiene. Dicho
vale deberá ser firmado por el titular de la dependencia ó el director administrativo ó
el responsable del archivo.
c) Si pasado el periodo de préstamo que es de cinco días hábiles, para su estudio, deberá
regresarlo, dándosele otros cinco días más, debiendo firmarlo el titular de la
dependencia. Una vez agotado este tiempo se tomaran las medidas administrativas del
caso.
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d) En el caso de que fuese necesario un segundo requerimiento del expediente, y no ser
devuelto, se hará del conocimiento del Director General de Servicios Administrativosinstitución de la que depende jerárquicamente el Archivo General del Estado- para su
intervención directa, con el fin de evitar el secuestro de documentos y conseguir el
rescate del mismo.
Depuración
a) Para la depuración, expurgo documental o destino final de los documentos cuyo lapso
de vida útil ha terminado, el Director del Archivo General del Estado, conjuntamente
con los integrantes de un grupo multidisciplinario integrado por todos los empleados
del Archivo General del Estado, levantarán una constancia de dichas bajas en original
y copia, la primera será para la dependencia remitente de la documentación para que
firme de conformidad y la copia para el Director del Archivo General del Estado.
b) En la depuración invariablemente deberán estar presentes el contralor interno, el titular
administrativo y en su caso el titular del área jurídica de la dependencia o entidad de
origen de los documentos, por parte del Archivo General del Estado, el Director, quien
será asistido por el personal que este designe.
Custodia
a) La documentación que se encuentra en el archivo de concentración, estará bajo la
custodia y responsabilidad del Archivo General del Estado, por lo tanto sólo podrán
acceder al mismo, personal que preste sus servicios en él, personas autorizadas por el
Oficial Mayor del Ejecutivo, siempre guiadas por personal responsable del Archivo,
con el fin de cumplir cabalmente las funciones de preservación y custodia que tiene
encomendadas ésta área.
Cualquier duda o aclaración al respecto favor de comunicarse con el Lic. Salvador Martínez
Rosales, Director del Archivo General del Estado al teléfono 8140965.
FORMULA
Lic. Gonzalo Ortuño Castro
Director de Organización y
Métodos
APRUEBA
Ing. Vicente Loredo
Gallardo
Director General de Servicios
Administrativos
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AUTORIZA
C.P. Humberto Picharra
Carrete
Oficial Mayor