TUTORIAL DROPOBOX DEFINITIVO

Tutorial. DCADEP-UA (coord.: Rosabel Roig Vila, [email protected])
HERRAMIENTA/APLICA8CIÓN WEB:
URL:
https://www.dropbox.com/
Autores de este tutorial:
Cerdá Navarro, Blanca
Pérez Rodríguez, Santiago
DESCRIPCIÓN:
Dropbox es una aplicación para guardar una copia de tus archivos en la “nube”, es
decir, una aplicación gratuita (aunque su capacidad puede incrementarse previo pago)
que conecta tu equipo con un disco duro virtual de como mínimo 2 Gb de capacidad y
que te permite sincronizar cualquier tipo de archivo o extensión (xls, ppt, doc, audio…)
entre diferentes dispositivos o acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a
Internet: cualquier archivo que guardes en tu Dropbox se guardará automáticamente
en todos tus ordenadores, teléfonos e incluso en el sitio web de Dropbox.
Otra ventaja que nos ofrece Dropbox es la facilidad con la que se puede compartir con
otras personas, ya que puedes invitar a amigos, familiares, compañeros… a cualquier
carpeta en Dropbox y será como si la guardaras directamente en sus equipos.
También puedes enviar enlaces de archivos específicos en tu Dropbox. Esto hace de
Dropbox el medio perfecto para trabajar en proyectos de equipo, para compartir fotos,
etc. En resumen, podemos decir que esta aplicación:
-
Sincroniza cualquier tipo de archivo en todos tus dispositivos; lo hace
automáticamente cuando se detecten cambios.
-
Sustituye a las memorias flash USB o similares; o a los correos adjuntos con
otras personas.
-
Accede desde cualquier lugar a través de www.dropbox.com.
USO DIDÁCTICO:
En el contexto educativo se necesita disponer de soluciones ágiles e interesantes para
compartir archivos entre profesorado y alumnado. El uso de una cuenta de Dropbox
por parte del profesor facilita poner a disposición de los alumnos archivos que sirvan
de base para su trabajo.
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Asimismo, otra opción podría ser la de manejar un espacio común de intercambio en
los distintos ordenadores del alumnado y profesorado para la elaboración de un
trabajo, o incluso entre los alumnos para hacer un trabajo colaborativo. Por su parte,
los profesores pueden realizar trabajos cooperativos o intercambiar información,
materiales didácticos, etc. a través de esta aplicación.
También es factible que cada alumno disponga de una cuenta personal para poner a
disposición del profesor sus trabajos personales, o incluso una cuenta privada para él
mismo ya que si tiene más de un dispositivo esta aplicación le servirá para
organizarse.
EJEMPLOS:
A continuación comentamos cinco usos que se le pueden dar al Dropbox en centros
educativos.
1.
Compartir documentos con alumnos.
A través de la carpeta Public de Dropbox podemos compartir con todo el mundo
ciertos archivos o documentos. Dicha carpeta posee una peculiaridad y es que se
puede compartir cualquier archivo que haya en ella con cualquier persona aunque
no tenga Dropbox. Cada documento o archivo genera un enlace público que es
accesible desde cualquier navegador.
2.
Página web para una asignatura.
A través de un sencillo editor de páginas web como Adobe Dreamweaver podemos
crear una página simple con información, enlaces, vídeos y todo el contenido que
queramos y pasarlo a los alumnos una vez más a través del enlace público de
Dropbox. Bastaría con poner la página HTML en la carpeta Public y compartirla.
3.
Trabajo colaborativo en departamentos.
De una forma rápida podemos trabajar de forma colaborativa en los departamentos
de los centros educativos compartiendo una carpeta común para todos los
miembros del mismo, así todos tendrán siempre las últimas versiones y las
actualizaciones de los documentos. Eso sí, hay que tener cuidado al borrar algo, ya
que se borraría para todos los usuarios. Sin embargo, Dropbox guarda una copia de
los últimos archivos modificados, para que los puedas deshacer en caso de que se
haya borrado algo accidentalmente.
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4.
Envío de trabajos directamente a Dropbox.
Junto a una aplicación web denominada "Send To Dropbox", se puede conseguir
una dirección de correo, con la cual todo aquello que nos envíen a dicha dirección
nos llegará directamente a una carpeta de Dropbox y no a nuestro programa de
correo electrónico. Con ello agilizamos mucho más el proceso y tenemos los
archivos que nos han enviado los alumnos al instante en nuestro ordenador. ¡Se
acabó el hecho de tener que abrir cada e-mail para descargar los adjuntos!
5.
Historial de cursos académicos.
Tener Dropbox como un historial de cursos anteriores resulta muy interesante a la
hora de recuperar ficheros de otros cursos y hacer consultas. Lo mejor, gracias a la
nueva versión de la aplicación de Dropbox, es poder hacer una sincronización
selectiva. Podemos tener cursos pasados en nuestra carpeta, pero sin que ellos
aparezcan en el ordenador, sino que estén solamente almacenados en la nube. Así
están pero no ocupan espacio.
TUTORIAL/CÓMO UTILIZAR LA HERRAMIENTA/APLICACIÓN:
A continuación, confeccionaremos un tutorial sobre cómo utilizar el recurso. El primer
paso que debemos seguir para la utilización de Dropbox, es crearnos una cuenta. Para
ello accederemos a la página web www.dropbox.com, y hacemos click en “Iniciar
sesión”.
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Se desplegará una pestaña en la que rellenaremos el formulario y clickaremos en
“Crear una cuenta”.
Otra opción es que cuando vamos a crear varias cuentas (una por alumno) se puedo
partir de una cuenta ya existente para invitar a otros, de manera que las nuevas
cuentas tendrán un espacio extra de 250 Mb y la que invita se le incrementan 250Mb.
Para ello hay que ir a https://www.dropbox.com/referrals y allí poner las direcciones de
correo electrónico a invitar, o bien desde un navegador acceder a la URL que allí se
nos da.
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Una vez hayamos iniciado sesión con nuestra cuenta nos aparece la página principal.
A la izquierda nos encontramos con cuatro opciones para clickar, que son las
siguientes:
Si clickamos en “Dropbox” observamos cómo nos ofrece una visión general de nuestra
estructura de carpetas, tanto las personales, las compartidas, etc. Además, tenemos la
opción de crear o compartir nuevas carpetas aparte de las que ya tenemos; cargar
archivos y mostrar los archivos eliminados.
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En este apartado nos encontramos con dos carpetas con particularidades especiales:
La carpeta “Photos”: Nos permite crear galerías de imágenes y nos proporciona
-
un link público con el que poder compartirla con las personas que deseemos
sin que sea necesario pertenecer ni iniciar sesión en Dropbox.
La carpeta “Public”: Nos permite almacenar cualquier tipo de archivo
-
proporcionándonos un link público para cada archivo almacenado con el que
poder compartirlo.
Para subir cualquier archivo a Dropbox basta con meternos a la página principal de la
web, y hacer click en el icono que nos da la opción de “Cargar”. Pinchamos y nos sale
una ventana en la que hay que pulsar sobre “Elegir archivos”. Seleccionamos los
archivos que queremos subir y le damos a “Abrir” y una vez seleccionados pulsamos
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en “Terminado”. De esta forma podremos disponer de los archivos que deseemos
tener en Dropbox desde cualquier dispositivo con conexión a internet:
- PASO 1:
- PASO 2:
Por otro lado, si el archivo lo queremos en alguna carpeta en particular, antes de
pulsar en el icono que nos da la opción de cargar, seleccionaremos la carpeta en la
que deseemos guardar el archivo. Todo esto se realiza desde la web, pero desde la
aplicación instalada en nuestro equipo o dispositivo sincronizado, también podemos
sincronizar archivos, arrastrándolo al lugar en que queremos que quede guardado.
Para descargar un archivo basta con clickar sobre él con el botón derecho y
seleccionar “descargar” (otras opciones que nos da clickando el botón derecho es:
“eliminar”, “asignar nuevo nombre”, “mover”, “copiar”, o “ver versiones anteriores”.
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La segunda opción es “Compartir” en la que podemos crear carpetas compartidas con
otros usuarios y también obtenemos una visión general de todas nuestras carpetas
compartidas así como con quién están compartidas.
Con el botón “Nueva carpeta compartida” podemos crear nuevas carpetas compartidas
con otros usuarios de Dropbox.
Con el botón “Carpetas anteriores” tenemos la opción de ver las carpetas compartidas
a las que hemos pertenecido, dándonos la opción de volver a unirnos a ellas o
eliminarlas definitivamente.
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Otro itinerario para crear “Carpetas compartidas” con archivos compartidos sería el
siguiente:
- Pulsar sobre el icono que se indica en la imagen siguiente:
Una vez pulsada nos aparecerá el recuadro siguiente:
-
Seleccionaremos la opción deseada y clickaremos en siguiente.
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Si la opción seleccionada es “me gustaría crear y compartir una carpeta nueva”, nos
aparecerá una ventana emergente en la que introduciremos el email de la persona/as
con la/as que deseamos compartir la carpeta:
Una vez introducidos los emails les llegará a estos usuarios una invitación electrónica
que deben aceptar previamente para poder hacer uso de la carpeta compartida y de
los archivos que contenga.
De lo contrario, si la opción elegida en el primer paso es “Me gustaría compartir una
carpeta ya existente”, la ventana emergente que nos aparecerá en pantalla es la
siguiente:
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Como se puede observar es un desplegable con nuestra estructura de carpetas de
Dropbox, en el debemos seleccionar la carpeta que deseamos compartir. Una vez
seleccionada clickamos en siguiente y nos aparecerá la siguiente ventana en la que
invitaremos vía email a los usuarios con los que deseamos que la carpeta sea
compartida.
Los usuarios podrán hacer uso de la carpeta y los archivos que contiene previa
aceptación de la invitación electrónica.
La tercera opción es “Actividades”, este apartado nos proporciona un detalle
cronológico de todos los movimientos y modificaciones realizadas sobre nuestros
archivos ya sea desde la creación de nuestra cuenta o de un rango temporal concreto.
También nos permite la opción de seleccionar la carpeta sobre la que queremos el
informe de actividad.
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En esta opción se nos proporciona información estructurada para aprender a utilizar
Dropbox.
PARA SABER MÁS:
A continuación seleccionamos una serie de sitios web relacionados con la aplicación,
que son los siguientes:
1. YouTube - Qué es dropbox:
http://www.youtube.com/watch?v=AQml7f6weZw
2. YouTube – Tutorial sobre dropbox:
http://www.youtube.com/watch?v=22a0V8qA4OE&feature=player_embedded#!
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