LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
Por:
Prof. Emilio A. Bernales E.
Departamento de Bibliotecología,
Archivología y Documentación
La recuperación de información de un Centro de Documentación se usa para
brindar respuestas y preguntas muy específicas realizadas por investigadores y
científicos entre otros. La presente conferencia tiene el propósito divulgar las nuevas
ideas que enumeran la planificación, gestión, innovaciones y funciones de los
Centros de Documentación.
Un Centro de Documentación es aquel que examina y evalúa
minuciosamente las fuentes primarias y secundarias de información técnica y
científica, esto incluye documentos comerciales, históricos y otros. Su función
básica es la de transformar fuentes primarias de información científica y técnica en
productos que sean utilizados directamente por los usuarios del Centro de
Documentación.
Los Centros de Documentación son un medio, un camino y gracias a sus
funciones de selección, tratamiento y difusión de la información, deben actuar de
intermediarios entre los conocimientos y el cliente real o potencial que lo solicite,
pero contando siempre con la presencia y participación directa o indirecta del usuario
para facilitarle el acceso a la masa documental.
Y todo ello: analizando la información, generalizando o limitando campos
informativos, y, adaptando las fuentes documentales a sus necesidades; para
difundir una respuesta informativa (referencias documentales) presentadas sobre un
soporte documental, ya sea, en forma escrita, audiovisual o electrónica.
Los propósitos de un Centro de Documentación pueden ser definidos de la
siguiente manera:
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


Recopilar información de todo lo investigado sobre un área temática en
particular y bien definida.
Analizar y evaluar la información investigada o recopilada.
Condensar y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de datos y
revisiones.
Transmitir la información obtenida a los usuarios interesados por medio de
servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.
La organización de un Centro de Documentación posee tres características
principales, ellas son:
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
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División de Biblioteca: se encarga de todas las colecciones del Centro de
Documentación (adquisiciones, catalogación, almacenamiento, conservación).
División de Documentación: es la encargada de procesar las informaciones
recopiladas o por propia iniciativa, previendo los requisitos nacionales o a
largo plazo de documentación e información científica y técnica.
División de publicación: permite agrupar, editar y reproducir por impresión,
fotocopia, duplicación u otros procedimientos, cualquier número de copias que
serán facilitadas a los científicos o divulgadas a través del país y cambiadas
con centros extranjeros de documentación.
Las operaciones fundamentales se organizan en forma de cadena. Los elementos
que conforman esta cadena son de gran importancia para el desarrollo de todo
Centro de Documentación, ya que brinda información a los usuarios que la necesiten
(análisis, selección y difusión documental).

Selección Documental: consiste en escoger entre los documentos que se
producen mundialmente (publicado o inédito), aquellos que cubran el campo
definido por el Centro, Servicio o Sistema Documental y que por su utilidad
merezcan registrarse en el fondo. Para proceder a esta selección se precisa
dirigirse a fuentes de información internas o externas al Centro Documental o
Bibliográfico. La documentación publicada es fácilmente accesible; no
obstante, existe un tipo de documentación no publicada según los métodos
clásicos: informes de investigación, tesis, preprints (documentos publicados
en tirajes limitados antes de su publicación definitiva y que no llega a
realizarse), comunicaciones de congresos, etc... que llamaremos literatura
subterránea. Esta muchas veces, de necesaria adquisición, la recolección de
esta documentación requiere de un proceso lento, complicado y muchas
veces costoso. Un modo de obtenerla, consiste en establecer relaciones
profesionales con organismos que la produzcan o posean.

Tratamiento documental: comprende el conjunto de operaciones realizadas
por el documentalista con el fin de transformar las informaciones contenidas
en los documentos. Esta transformación y tratamiento de los documentos se
fundamenta en una serie de procedimientos de elaboración documental que
sirven para identificar un documento y su contenido de los otros existentes en
la colección documental y de este modo permitir la búsqueda de la
información seleccionada. Constituye el proceso de transformación de un
documento, que se lleva a cabo en la fase de análisis documental y sus
operaciones respectivas, y el proceso de elaboración y creación de un
subproducto o documento secundario que actúa como intermediario o un
instrumento de búsqueda obligado, entre el documento original y el usuario
que solicita la información y localización de este documento. Es la fase de
búsqueda y sus métodos respectivos.
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
Análisis documental: es el conjunto de operaciones que tienden a
representar el contenido de un documento de una forma distinta a la original.
Provoca la elaboración de un documento secundario. Las operaciones de
análisis las dividiremos en cuatro grupos: descripción bibliográfica,
catalogación, indización y resumen.

Búsqueda documental: una vez analizados los documentos con el fin de
disponer de la información contenida en ellos, éstos se organizan en la
memoria documental a partir de la cual se llevarán a cabo los procedimientos
de búsqueda o recuperación de la información elaborada. En la operación de
búsqueda documental interviene: la memoria o fondo documental distribuido y
elaborado en base fundamental de recuperación; las operaciones de
selección o ecuaciones lógicas de búsqueda de los documentos memorizados
según un sistema previo; los soportes y equipos documentales o instrumentos
de recuperación de la información que pueden ser manuales, semimecánicos, mecánicos o automáticos y electrónicos; el utilizador y/o
documentalista que realizará los distintos métodos consecutivos para exponer
y dar respuesta a la demanda documental.

Difusión documental: son los procedimientos y métodos para llevar a cabo
la difusión general o específica de documentos, pertenecen a la última fase de
la cadena documental y también a la que más concretamente responde al
interés del utilizador. Difundir la información es responder a las
preocupaciones informativas del utilizador. Todas las unidades documentales
que así se reconozcan persiguen dicho objetivo. Las formas de realizar sus
prestaciones varían, indudablemente, según la tipología característica con
que se diferencian, por ejemplo; un Servicio de Documentación a un Centro
de Documentación especializado o una Biblioteca de Empresa a un Sistema
Documental Internacional y según los distintos funcionamientos de una serie
de servicios documentales o de difusión.

Difusión general: consiste en la distribución global de la información a un
conjunto de personas interesadas. Se efectúa en diversas formas que
requieren un tratamiento sencillo, bastante económico y en cierto modo
superficial debido a que está basada en una simple distribución de la
información recopilada: circulación de revistas, confección de boletines de
sumarios, ficheros tradicionales, préstamos, archivos de Dossier, impresos de
difusión y lista bibliográfica.

Difusión bibliográfica: es la distribución de la información profundamente
tratada y elaborada por el sistema. El tipo de información que estos centros
procuran son informaciones que conforman: nombres de autores, título del
documento o su traducción, datos bibliográficos del documento y su lugar de
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edición, un resumen corto o largo, palabras claves que caracterizan el
contenido del documento. Y se difunden mediante: boletines de resúmenes,
boletines bibliográficos, boletines de índices y búsquedas bibliográficas
retrospectivas.

Difusión Selectiva de la Información (DSI): distribución parcial de la
información preparada para cada necesidad de un usuario o grupos de
usuarios. Consiste en el método de difundir periódicamente las referencias
bibliográficas a los usuarios que previamente definieron su perfil de interés.
Por perfil documental entenderemos el conjunto de palabras claves que
describen las necesidades documentales de un utilizador. El perfil es una
demanda documental permanente que el mismo centro efectúa
sistemáticamente sobre los nuevos documentos entrados. Periódicamente el
usuario recibe la información definida en su perfil y que consistirá en el envío
de referencias bibliográficas o analíticas de artículos y documentos
aparecidos en el mundo sobre el tema o autor que le interese.
Un Centro de Documentación tiene como función primordial la de estructurar,
mantener y operar una red de relaciones y comunicaciones a nivel nacional e
internacional para aprovechar las colecciones que hay en todo el mundo y
proporcionar al usuario la documentación que ser requiere en el grado conveniente
para el caso.
En el desempeño de tal función, el Centro recibe, clasifica, archiva y difunde
materiales de diversas índoles y, como consecuencia, o efectos secundarios, forma
una colección interna y local, la cual puede llegar a denominarse Biblioteca del
Centro de Documentación y que como tal, toma su lugar como una de entre todas
las fuentes a las que se dirige el Centro para servir al usuario.
Un factor muy importante en la función de un Centro, es hacer que la
información y documentación llegue a mano del usuario en un tiempo adecuado y en
cantidad suficiente para el avance de un trabajo determinado y economicen el
tiempo requerido para llevarlo a cabo. Esto implica que el conjunto de todas las
actividades necesarias para llenar esa función sea debidamente planeado y
programado.
La actividad de la ciencia de documentación, es pues desarrollar las técnicas,
colecciones y filosofías que se propongan para entregar la información necesaria en
las manos de quien la pida, a la hora señalada y en la forma más conveniente.
Un Centro de Documentación hace la función intermedia entre el usuario y la
fuente. Estas son generalmente, Bibliotecas locales o foráneas, otros Centros de
Documentación, casas editoras, organizaciones e instituciones de investigaciones,
universidades, dependencias de gobiernos, nacionales o extranjeras, etc.
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El principal fin es el de suministrar el máximo de informaciones, en el debido
momento y en la forma más conveniente, al mayor número de usuarios mediante el
tratamiento permanente y sistemático de documentos o datos.
La proliferación actual de Sistemas Documentales de Información a todos los
niveles de la actividad humana, puede provocar una desorientación nada beneficiosa
a sus fines propuestos. Es por ello, que conviene medidas en la atención a la
diferenciación tipológica de Centros de Documentación que evidentemente existen y
sobre todo ahora, cuando organismos internacionales como la UNESCO, OCDE,
FID.... se preocupan de coordinar todos los trabajos referentes a la información y
documentación para evitar duplicidades y difundir una política orientativa que
reúna, imparta y seleccione esfuerzos intentando crear unos foros nacionales bien
definidos, representados por expertos sectoriales bajo una dirección beneficiosa a
todos los campos y que en definitiva, proporcione mayor calidad de información
documental, mejoras económicas, evite monopolios centralizados y posibilite un
métodos organizado de acceso a la información.
Un Centro de Documentación para ser competente en su actividad funcional,
tiene que evidenciar manifiestamente sus líneas de actuación, definir su situación en
el marco que le corresponda y trabajar consecuentemente. Debe exigirse un estudio
objetivo particular y general de la información actual en todos los aspectos y
adecuarse lo más estrictamente posible, dentro de su situación, a la política
documental nacional e internacional vigente.
La distinción que estableceremos de tipos de Centros de Documentación a
partir de los que ya funciones, tiene como fin principal el de destacar la existencia de
diferenciación de funciones y servicios respectivos y el de señalar la importancia que
merece cada uno de ellos para que la información y documentación llegue a un
público de todos los niveles.
Los Centros Nacionales de Documentación son aquellos centros
dependientes de los organismos del estado, que abarcan el conjunto de campos
científicos y técnicos de los conocimientos, además, unifican, tratan y difunden toda
la documentación nacional y en la mayoría la documentación internacional.
Algunas de sus funciones principales consisten en la recopilación y
conservación de los documentos nacionales en especial. Por lo general, promueven
la investigación científica y técnica de su país. Además se encargan de coordinar los
centros de la información y tareas documentales, organizan foros nacionales de
estructura abierta, y no de control, en las cuales sus miembros proceden de Centros
Documentales en funcionamiento y ayudan a una mejor distribución de los sistemas
documentales.
Los Centros Internacionales son centros especializados que laboran en un
campo bien definido de técnica o ciencia, actúan a modo de grandes centrales
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documentales. Muchos de ellos surgen de organizaciones internacionales que les
brindan la oportunidad de utilizar las últimas técnicas documentales. Estos Centros
se encargan de recopilar toda la información que existe sobre un área específica,
para ello utilizan métodos muy modernos de tratamiento de la información
documental, que les ayuda a desarrollar la cantidad de información obtenida. Estos
Centros se diferencian de otros por los siguientes aspectos:
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
Son centros especializados.
Centros automatizados con “software”, o programas de documentación
automática propios.
 Proporcionan exclusivamente, listas de referencias bibliográficas, con o sin
resumen analítico, sobre lo que se publica en el mundo, en su campo de
interés.
 Atienden más a la exhaustividad que a la pertinencia.
 Generalmente no proporciona los documentos, sino las referencias de estos
documentos.
La distribución y el acceso de sus informaciones documentales se realiza a
través de soportes documentales tales como: boletines de resúmenes, perfiles
documentales, índice, cintas magnéticas y mediante la consulta directa de un
terminal a distancia.
Los Centros Especializados, se dedican a la investigación sobre un campo o
tema muy específico. En la actualidad, estos centros son los que se encuentran en
mejores condiciones para responder a la demanda de documentación. Esto se debe
a que su gran especialización les permite brindar una mayor pertinencia y calidad
documental; su trabajo es destinado específicamente a técnicos e investigadores; el
documentalista interviene como intermediario de la demanda del usuario al sistema;
utilizan las nuevas técnicas documentales y ofrecen la posibilidad de realizar
búsquedas bibliográficas mediante ficheros documentales en cintas magnéticas que
a veces ponen a la venta, ofreciendo así una descentralización, o bien, centralizan
toda la documentación en su propio centro; permiten poner al día la información muy
definida mediante el servicio de difusión selectiva de información; el interés de estos
centros radica en que brindan a los servicios de usuarios sus resultados de registro
documental a un precio bastante módico.
Los Servicios de Documentación no son centros autónomos, ya que siempre
dependen de un organismo que les indica su acción a seguir. Estos organismos
pueden ser Asociaciones Profesionales o Centros de Investigación, Laboratorios,
Empresas Industriales, Servicios de Estudio. Muchas veces reciben apoyo de
organismos como los son las Cámaras Sindicales, Escuelas Universitarias. Estos
centros son esenciales para la difusión de información porque:
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Poseen un conocimiento muy claro de sus usuarios y conocen sus
necesidades.
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
Facilitan el acceso a toda la masa documental.
Brindan todos los medios informativos que solicite el usuario para realizar su
trabajo preparándole el camino a seguir para obtener su objetivo.
Resuelven problemas concretos.
Brindan los mismos documentos o su reproducción.
Agrupan la información pertinente y cualitativamente.
Forman a los usuarios en la utilización de la documentación.
Los Centros de Documentación ofrecen los servicios de responder a
preguntas en forma particular a científicos e investigadores. Estos servicios se
conocen como “servicios bajo pedidos”. Existen tres servicios bajo pedidos que
son considerados los más importantes en los países desarrollados.

Compilación de bibliografía: ayuda al usuario a conocer lo que ha sido
publicado en cualquier parte del mundo sobre el tema investigado.

Suministro de documentos: se preocupa para que el investigador obtenga
una micropelícula o microficha, fotocopia, ejemplar impreso de cualquier
documento publicado, científico o técnico que puede usar para realizar su
investigación.
Traducción de información: ayuda al usuario a comprender la información
científica-técnica cuando la misma esté publicada en otro idioma que no
pueda entender. Además de estos servicios, también existen otros tales
como: Servicios de Biblioteca y Fondo Documental, Servicios de Consultas
Técnicas, Servicios de Información de Referencia y Servicios de Catálogos.

En la actualidad existen Centros de Documentación capacitados para
responder a preguntas, ya sea por teléfono, cartas, según lo solicite el usuario
cualquiera información que tenga relación con publicaciones o información pública
de carácter científico y técnico.
Los usuarios del Centro de Documentación son:



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
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
Científicos e investigadores.
Profesores.
Técnicos
Administrativos
Estudiantes
Bibliotecas
Centros de Documentación e Información
Centros de Investigación.
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

Instituciones de enseñanza.
Empresas, industrias.
CONCLUSIONES
1. Los Centros de Documentación tienen como función primordial transformar las
fuentes primarias de información científica y técnica en productos que sean
utilizados directamente por el usuario.
2. Los Centros de Documentación actúan de intermediario entre los conocimientos
y el cliente real o potencial que lo solicite.
3. Los Centros de Información analizan la información , generalizan a limitar los
campos informantes y adaptar las fuentes documentales a sus necesidades.
4. Los propósitos de los Centros de Información se centran en difundir referencias
documentales presentadas sobre un soporte documental, en forma escrita,
audiovisual o electrónica.
5. La organización de un Centro de Documentación es a través de operaciones
documentales concatenadas.
6. Las operaciones básicas se centran en recoger, seleccionar, ordenar, tratar y
disponer los documentos con objeto de conseguir la mejor distribución de los
mismos al punto de proporcionar al usuario una información específica.
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7. Los procedimientos y métodos para llevar a cabo la difusión general o
específica, responden concretamente al interés del utilizador.
8. El fin de un Centro de Documentación es suministrar información oportuna y
conveniente al mayor número de usuarios mediante tratamiento permanente y
sistemático de documentos y datos.
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